Продвижение event-агенства средствами PR на примере ID GROUP ADVERTISING

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ РЫНКА УСЛУГ В СФЕРЕ EVENT-МЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Рынок special events в России

1.2 Особенности PR-деятельности в организации событий

2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ EVENT-АГЕНТСТВА "ID GROUP ADVERTISING"

2.1 Общие сведения об event-агентстве "ID GROUP ADVERTISING"

2.2 Анализ PR-деятельности "ID GROUP ADVERTISING"

3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ И МЕРОПРИЯТИЙ ПО УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ PR-ДЕЯТЕЛЬНОСТИ "ID GROUP ADVERTISING"

3.1 Спонсорская поддержка "Кубок 12 коллегий - 2012" в СПбГУ как средство PR

3.2 Разработка полиграфического материала

3.3 Рекомендации по информационному наполнению официального сайта event-агентства "ID GROUP ADVERTISING"

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ



ВВЕДЕНИЕ

event агентство полиграфический

Актуальность выбранной темы заключается в том, что на сегодняшний день стало необходимым продвижение деятельности различных организаций, работающих в социокультурной сфере.

Современная теория связей с общественностью рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент PR-специалиста поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории. -

Специальные события (special events) - это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и продуктам. Специальные события призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности.

Организация событий рассматривается как один из главных элементов коммуникаций компании с целевой аудиторией, важный инструмент формирования и управления репутацией. Мероприятия встраиваются в информационную стратегию организаций и являются информационными поводами. Такой взгляд на роль мероприятий серьезно отличается от господствовавшего до последнего времени. Однако надо с сожалением отметить, что новая тенденция пока не до конца осознана не только компаниями-клиентами, но и многими компаниями-исполнителями, не имеющими должного опыта для проведения мероприятий на высоком уровне.

Очень часто специальное мероприятие "привязывают" к особым корпоративным датам и событиям, так как это позволяет удвоить его эффективность, кроме того, появляется широкое поле для творческой деятельности. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций не только для первичной целевой аудитории, но и для поставщиков, оптовых покупателей, местных административных органов и т.д. А применив творческий подход, например, подарив продукт известной личности, компания закладывает основы положительного имиджа не только своего товара, но и самой организации.

Специальные мероприятия как один из инструментов BTL-рекламы, в последние годы все чаще используется компаниями для собственного продвижения. Сегодня концепцию special events для продвижения бренда используют как корпорации с мировым именем, так и региональные компании. Причина кроется в том, что предприятия, в большинстве своем, избирают стратегию долгосрочных коммуникаций с потребителем, повышения уровня лояльности, приверженности бренду, нежели стратегию прямых продаж, утратившую свою актуальность в сегодняшних условиях ведения бизнеса.

Степень разработанности темы. Специальные мероприятия (special events) изучаются в рамках такого раздела теории связей с общественностью как event-management. В настоящее время существует немало трудов, освещающих данную тему, однако лишь немногие из них используют наукоемкие понятия в описании концепции event-management, большинство изданий носят прикладной характер, так как их авторство принадлежит практикам, а не теоретикам СО. Однако данный факт вполне закономерен, так как организация специальных мероприятий - это процесс, требующий, прежде всего, практических навыков, таких как планирование, разработка концепции, навыки ведения переговоров, разработка параметров оценки эффективности.

Цель дипломного проектирования состоит во всестороннем анализе тенденций рынка event-услуг.

Задачи дипломного проекта:

- изучить теоретические подходы к проблеме организации специальных мероприятий;

- проанализировать деятельность event-агентства "ID GROUP ADVERTISING" по продвижению услуг, связанных с организацией специальных мероприятий;

- провести социологические исследование, выявляющее осведомленность граждан о рынке организации специальных мероприятий города Санкт-Петербурга;

- на основании проведенного социологического исследования разработать, подготовить сценарий проведения ряда специальных мероприятий для целевой аудитории компании; оценить эффекты от их реализации.

Объектом исследования дипломного проекта является event-агентство "ID GROUP ADVERTISING".

Предмет исследования дипломного проекта - продвижение event-агентства "ID GROUP ADVERTISING" средствами ПР.

Теоретико-методологической основой исследования послужили труды зарубежных и отечественных специалистов в области организации специальных мероприятий.

Особого внимания заслуживают работы российских авторов, таких, как книги Крысова А. В. "Special events как конструктор", Кирюхина И.А. "Событийный маркетинг", Почепцова Г.Г. "Коммуникативные технологии двадцать первого века", Гундарина М.В. "Книга руководителя отдела PR. Практические рекомендации", Доти Д.И. "Паблисити и паблик рилейшнз", Минаева С.Г. "Эффективность события, не отходя от кассы".

Исследованиями в области корпоративной культуры занимались следующие авторы: Спивак В.А. "Организационное поведение и управление персоналом". Среди зарубежных авторов можно выделить работы Хилиппа Нортона "Event-management"; Джулии Сирверс "Профессиональная организация специальных мероприятий"; Леонарда Хойля "Event-маркетинг: как успешно проводить рекламные акции, фестивали, конференции и выставки". При написании дипломного проекта, автором были использованы Интернет-ресурсы: www.eventmarket.ru, www.eventor.ru, www.bevents.ru, www.eventliga.ru.

Эмпирической основой дипломного проекта послужили результаты исследования, проведенные автором, а также и вторичный анализ источников, касающийся данной проблематики.

Методы исследования

Структура работы. Дипломный проект состоит из введения, трех основных глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

В первой главе раскрываются основные понятия организации специальных мероприятий, и описывается краткая история связей с общественностью в сфере special events.

Вторая глава посвящена анализу деятельности event-агентства "ID GROUP ADVERTISING".

В третьей главе даны практические рекомендации и предложения по усовершенствованию PR-деятельности event-агентства "ID GROUP ADVERTISING".

В Заключении делаются выводы и рекомендации о проделанной работе.



1. ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ РЫНКА УСЛУГ В СФЕРЕ EVENT-МЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Рынок special events в России

Специальные события (special events) являются социальной практикой, широко используемой в современной деловой активности, политической жизни, социальных коммуникациях. Немыслимы без них и культурная жизнь, культурные процессы. Более того, сама сфера культуры и искусства с определенной точки зрения представляет собой упорядоченную и не очень череду специально организуемых событий и мероприятий, которые, собственно, и являются продуктом, предлагаемым слушателям, зрителям, посетителям учреждений культуры. Концерт, спектакль, выставка, праздник - все это нечто иное, как специально организуемое событие, выполняющее ряд социальных функций: от сугубо художественно-эстетических до коммуникативных и даже экономических.

В настоящее время event-менеджмент сформировался в отдельную самостоятельную сферу деятельности и соответствующую дисциплину. И если заняться его генеалогией, то необходимо отметить прямых и дальних "родственников". Рождению событийного менеджмента предшествовали теоретические и практические работы по культурологии, социологии, теории и практике режиссуры массовых праздников, маркетингу, менеджменту, политологии, социальной философии, психологии; труды, посвященные организации комплекса социальных коммуникаций, системы связей с общественностью, проведению социологических исследований.

С развитием рыночного общества к организации специальных событий был подключен коммерческий сектор. В качестве самостоятельной отрасли event-менеджмент существует в России относительно недавно, с начала 1990-х годов, это следствие классических рыночных механизмов. Становление сверхплотного рынка, обострение внутриотраслевой конкуренции выявили необходимость в нем закономерно и неизбежно -- как и в других законах маркетинга. Организации, которые стали использовать эти технологии менеджмента, получили явное конкурентное преимущество, что привело к широкому применению и распространению еvent-менеджмента. С распространением "модного" направления расширялся и круг возможностей, сферы применения, география событийного менеджмента, формировался рынок услуг, появился спрос на специалистов. С возникновением новой отрасли человеческих знаний и практики неизменно встает вопрос о людях, которые будут являть собой операторов, инженеров событийного менеджмента, а также об их профессиональной компетенции при решении практических задач, составляющих основу новой профессии. Главная проблема данной сферы социальных коммуникации заключается в профессиональной подготовке кадров, которые, естественно, "решают все". Однако не секрет, что процесс образования и контроля знаний дает студентам-выпускникам ощущение владения профессией. Но иллюзия длится до соприкосновения с реальной работой и даже на стадии трудоустройства.

В еvent-менеджменте подчас работают специалисты разных профессий: журналисты, клубные работники, режиссеры, продюсеры и т. д. Хорошо, когда данные профессии взяты за базу, но на практике в этой сфере можно встретить кого угодно, вплоть до людей с сугубо техническим образованием или вообще без такового. Наряду с этим профильные специалисты, выходя за стены вузов, попадают в сверхплотную конкурентную среду. Вот почему хочется дать конкурентное преимущество студентам, выбравшим эту профессию, перед их коллегами из непрофильных вузов, обеспечив их практическими знаниями по указанным технологиям. Не секрет, что специалистов из смежных отраслей выпускают театральные институты, факультеты журналистики и другие, делая рынок труда сверхплотным, и как следствие - низкие зарплаты, высокий уровень безработицы среди профильных специалистов .

Event-менеджмент возник силами и трудами работников социально-культурной сферы, тех, кто занимался и занимается организацией и проведением массовых праздников. Этот эффектный и эффективный инструмент в арсенале современного менеджера органично привился в социально-культурной сфере, используемый и как цель и как средство развития сферы культуры. И это вполне логично - кому, как не менеджерам социально-культурной сферы, совершенствовать этот важный инструмент. Пришло время непросто снисходительно учитывать запросы потенциальной или реальной аудитории, но положить их в основу всей сегодняшней деятельности учреждений культуры. С развитием рыночных отношений культурно-досуговая деятельность вплотную приблизилась к маркетинговым технологиям, в основании которых как раз и лежит проблема поиска и удовлетворения потребностей отдельных граждан или социальных групп.

Рассмотрение коммуникативных процессов в еvent-менеджменте напрямую связано с проблемами гуманизации социальной коммуникации в целом, повышения коммуникативной компетентности людей в межличностном, межгрупповом и деловом общении .

Политика развития организации социально культурной сферы должна основываться на тщательном анализе существующих в обществе традиций и ценностей культуры.

Определений специального события довольно много. Вот некоторые из них:

1. Уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей аудитории.

2. Мероприятие, которое изменяет отношения целевых аудиторий и бренда и обладает в их глазах субъективной значимостью.

3. Мероприятие, проводимое в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам.

4. Особое мероприятие или специально подготовленное происшествие, которое ярко переживается реципиентом на месте и используется как платформа для дальнейшего развития коммуникаций предприятия.

До настоящего времени не существует однозначного и четкого ответа на вопрос, к какой области можно отнести специальные события. Распространенным является представление о специальных событиях как об одной из составляющих непрямой рекламы, к которой они относятся наряду со стимулированием потребителей, торговых посредников, прямым маркетингом.

Многие эксперты склонны считать непрямую рекламу и специальные события элементом интегрированных маркетинговых коммуникаций. Также существует точка зрения, согласно которой специальные события находятся "на границе" связей с общественностью и непрямой рекламы. С одной стороны, зачастую такие акции предполагают, непосредственный контакт с потребителем и позволяют увидеть реакцию потребителя, с другой - любое событие представляет собой масштабную кампанию по связям с общественностью и нуждается в сопровождении.

Имеется мнение, что специальные события, как и прямой маркетинг, не входят ни в комплекс мероприятий по связям с общественностью, ни в состав прямой рекламы и являются отдельными маркетинговыми коммуникациями.

Итак, специальные мероприятия - это явление общественной жизни, организуемое с целью привлечь широкое внимание конкретной аудитории и широкой публики к организации, ее деятельности, руководству, развитию социальных коммуникаций и социального партнерства.

Существуют следующие виды специальных мероприятий:

- праздники, знаменательные даты и юбилеи: корпоративные, общенациональные, международные, конфессиональные, профессиональные, региональные, местные;

- фестивали, конкурсы, викторины, спортивные соревнования;

- выставки, ярмарки, дефиле, карнавалы;

- концерты, спектакли;

- благотворительные и спонсируемые акции и мероприятия;

- церемонии: открытия, закрытия, вручения премий, стипендий, чествования;

- приемы: праздничные, юбилейные, в связи с приездом VIP (very important persons -- очень важных персон);

- презентации (возможно, в сочетании с приемом и пресс-конференцией): продукции, проектов и программ, организации, новых производств и офисов;

- конференции, семинары, круглые столы;

- экскурсии, дни открытых дверей;

- поездки, делегации - деловые и научные, ознакомительные поездки политиков и административного руководства, бизнес-туризм.

Все эти мероприятия могут организовываться и проводиться самостоятельно, возможно организационное сотрудничество, партнерство с другими юридическими и физическими лицами, а возможно и пассивное участие организации и ее руководства.

Существует несколько подходов к классификации специальных событий и социальных мероприятий в зависимости от основания их различения.

Прежде всего, специальные события могут различаться по преследуемым конечным целям, когда акцент делается на желаемый результат реализации события: продвижение товара или услуги, осуществление связей с прессой, интеграция той или иной социальной общности. В этом случае создание специальных событий нельзя будет считать самостоятельной сферой деятельности. Продвижение товаров будет отдано в ведение маркетологов, массовые мероприятия потребуют режиссеров массовых мероприятий.

По характеру целей специальные события могут быть разделены:

- на празднования (celebrations);

- образовательные специальные события (тренинги, семинары);

- маркетинговые специальные события (презентации продукции);

- интеграционные (reunion) специальные события (объединение людей происходит по принципу той или иной общности -- родство, профессия, национальность, раса, интересы, хобби).

Специальные события по целям также могут быть разделены на следующие группы:

- непосредственно ориентированные на получение прибыли и проводимые в коммерческих целях (прибыль образуется в результате действий в процессе проведения события);

- косвенно ориентированные на получение прибыли и направленные, прежде всего, на создание позитивного впечатления .

Один из критериев успеха специального события сводится к тому, чтобы само событие или его название стало брендом.

Непременной составляющей бренда-события является как можно более запоминающийся и неповторимый внешний образ.

Специальные события могут различаться по характеру организационной деятельности, речь идет о применении универсальных организационных процедур, стандартов, знаний и навыков, необходимых для достижения достаточно разных целей, что позволяет говорить об организации специальных событий как особом роде организационной деятельности.

Кроме этого, возможно разделение специальных событий по другим критериям, таким как:

- маркетинговая среда: внешние специальные события, внутренние специальные события;

- тип маркетинговой среды: политические, корпоративные, социальные, культурные, спортивные;

- характер взаимодействия участников: формальные, неформальные;

- масштабы целевой аудитории: международные, государственные, корпоративные, микрособытия (деловая встреча, свидание);

- маркетинговые задачи: закрепляющие достигнутые результаты, кардинально меняющие отношения целевой аудитории с брендом (ребрендинг, вывод нового продукта).

По периодичности специальные события бывают:

- единовременными;

- циклическими, привязанными к какой-либо дате;

- многократными, когда акция проводится в различных местах или же ее исполнители отправляются в тур по городам.

Все специальные события также могут быть разделены по целевой аудитории:

- закрытое корпоративное событие для партнеров, сотрудников или дистрибьюторов компании (семинары, конференции, праздники);

- события, ориентированные на конкретную узкую аудиторию (VIP-презентации, мероприятия для журналистов), которая в дальнейшем может быть использована для дальнейшей трансляции информации;

- события, рассчитанные на коммуникацию с массовой аудиторией (концерты, спортивные мероприятия).

Специальные события могут быть ориентированы на несколько типов аудитории:

- внутреннюю - это сотрудники компании, для которых организуются корпоративные праздники, юбилеи и торжества, дающие возможность для мотивации и являющиеся эффективным инструментом сплочения коллектива;

- внешнюю - это партнеры, СМИ, клиенты, для которых проводятся выставки, концерты, семинары, конференции, презентации;

- комбинированную - она объединяет аудиторию внешнюю и внутреннюю.

Возникает вопрос: "Зачем нужно привлекать внимание к этим событиям, тратить иногда немалые ресурсы - материальные, финансовые, временные - на их подготовку и проведение?" Какой смысл специально организовывать какие-то события?

От случайных событий специальное событие отличается тем, что:

- результат проведения специального события всегда уникален, а его успех зависит от субъективного восприятия участников;

- результат события обесценивается в том случае, если событие проходит незамеченным.

Для любого профессионально организованного специального события характерны следующие аспекты:

- активное участие, вовлеченность, активность;

- переключение из состояния монотонной работы, смена ритма;

- позитивное восприятие, эмоциональность, символика, удовлетворенность.

Эти три аспекта тесно взаимосвязаны между собой, так как позитивное переживание способствует пробуждению активности, а активизация и вовлеченность в происходящее в свою очередь способствуют позитивному восприятию .

Побудить человека совершить желаемые действия возможно не только посредством рационального сообщения, но и при помощи эмоциональных каналов. Именно на достижение этой цели и направлено специальное событие.

Зачастую использование эмоционального канала бывает более эффективным благодаря двум факторам: 1) побуждение к активности на уровне эмоций действует напрямую; 2) факты и рекламные сообщения все меньше заслуживают доверия.

Затрагивая эмоциональную сферу, специальные события могут служить для сообщения информации, мотивирования, активизации, формирования стиля поведения и установления норм .

Специальное событие всегда планируется целенаправленно и служит определенным целям:

- непосредственный эффект (поступления от реализации, приуроченной к событию продукции);

- воздействие на конкретных людей;

- привлечение внимания и создание осведомленности;

- привлечение участников, доноров, их мотивирование;

-перенесение позитивного впечатления от события на продукт . Специальное событие также создает условия и закладывает основу развития различных направлений связей с общественностью:

- развитие партнерских отношений, в том числе во внешнеэкономической деятельности;

- привлечение инвестиций (investor relations);

-выстраивание оптимальных отношений с органами государственной власти (законодательной и исполнительной), органами местного самоуправления;

- оптимизация внешних и внутренних социальных инвестиций;

- благотворительность и спонсорство;

- социальное позиционирование организации, развитие отношений с организованной общественностью (партиями, профсоюзами, конфессиями и т. д.);

- добрососедские отношения с населением, другими организациями и предприятиями;

- формирование и развитие корпоративной культуры, ее традиций, ритуалов и т. д.

Особую роль специальные события играют для развития корпоративных коммуникаций, работы со СМИ:

1) предоставляют хорошие возможности прямых непосредственных контактов и знакомств, межличностного общения;

2) способствуют формированию и продвижению привлекательного имиджа организации и ее первых лиц;

3) создают условия для формирования круга друзей организации, обеспечивая им хорошие поводы для их паблисити и продвижения привлекательного имиджа;

4) привлекают внимание общественности, обеспечивая

хорошие возможности паблисити (популярности, известности и узнаваемости) фирмы, ее брендов;

5) привлекают внимание СМИ, конкретных журналистов;

6) создают новостные поводы -- фирма предстает ньюсмейкером, поставщиком "хороших новостей";

7) взаимодействуют со СМИ, создавая условия управления новостями и полноценного информационного менеджмента.

Мы живем в информационном, или, как считают некоторые специалисты, уже постинформационном обществе. Применительно к нашему предмету это означает не просто обилие информации, а усилившуюся роль средств массовой информации, появление новых информационных технологий.

Простые цифры. Журналисты собирают не более 15% информации. Основной же массив циркулирующей в СМИ информации -- сведения, предоставленные или инициированные кем-то. Более того, в современном мире свыше 45% событий, о которых сообщается в СМИ, не просто произошли, а были организованы именно для того, чтобы о них сообщалось .

Суммируя, можно обозначить главные социальные функции специальных событий.

1. Привлечение внимания общественности, прежде всего СМИ. Специальное событие в качестве новости вызывает общественный резонанс, именно на этом основываются такие возможности и потенциал специальных событий, как паблисити, формирование и продвижение позитивного, привлекательного имиджа.

2. Повод для личных контактов не только обычных, но и статусных, авторитетных и т. п. людей.

Тем самым становится ясно, почему специальные события выступают как технология и практика ПР, направленные на актуализацию и формирование конкретных общественных связей, отношений, коммуникаций, создание и продвижение привлекательного имиджа, известности и узнаваемости участников.

Все эти особенности и обстоятельства делают специальные события основополагающим средством таких технологий, как event-менеджмент Специальные события - один из ключевых элементов комплекса интегрированных маркетинговых коммуникаций. Обладая потенциалом достижения разнообразных целей, специальное событие способно эффективно использоваться как в рекламе, так и в связях с общественностью и других областях. Само по себе специальное событие существовать не может, это часть единой стратегии - интеграционного подхода к продвижению бренда .

Event-менеджмент - комплекс мер, точнее все планируемые, организуемые, контролируемые и управляемые меры, которые необходимы для проведения исключительного, единственного в своем роде события.

Рынок специализированных мероприятий в России уже сформировался, в стране действительно умеют делать большие и красивые события. Среди них: масштабные экономические форумы, музыкальные фестивали, презентации - все соответствует или почти соответствует высоким международным стандартам, когда речь идет о заказах крупных корпораций или государства с огромными бюджетами и административным ресурсом .

В России на сегодняшний день существует огромное количество event-агентств полного цикла, пытающихся заниматься всем событийным маркетингом сразу - свадьбы, юбилеи, корпоративные мероприятия, тематические вечеринки. Деловой event, как правило, занимает одно из последних мест в перечне услуг таких компаний. С точки зрения понимания термина "event" профессионалами-креативщиками, зачастую даже считается, что бизнес-мероприятие, основная цель которого - обсуждение ключевых проблем секторов экономики, поиск новых партнеров и знакомство с новыми технологиями - это и не event вовсе.

И если во всем остальном мире, особенно в Европе и Северной Америке существует довольно развитая индустрия организации именно деловых b2b мероприятий, то в России - это пока еще только формирующийся, но достаточно перспективный рынок, способный, несмотря на кризисные явления в современном мире, заявить о себе уже в ближайшие пять лет.

Сегодня все больше и больше иностранных компаний рассматривают российский рынок в качестве приоритетного направления развития, поэтому как никогда важное значение приобретают качественные услуги в сфере делового событийного менеджмента. При выходе на новый рынок чрезвычайно важно понять местную специфику, найти общий язык с партнерами, подобрать грамотный подход к клиентам. И такие задачи невозможно решить с помощью простой рекламы. Организация небольшого целевого делового мероприятия дает несравнимо большую отдачу, и гораздо более эффективна как для продвижения отдельной компании, так и при освоении новых рынков или направлений деятельности. Сама по себе организация мероприятия - дело довольно непростое для компании, которая работает в другой сфере, например, занимается производством товаров. Правильно выбранное место и время проведения, качественно составленная программа, заинтересованная целевая аудитория, надежные подрядчики и безупречная логистика - станут залогом успеха проводимого мероприятия.

К сожалению, по качеству предоставляемых услуг не многие российские event-компании дотягивают до принятых международных стандартов. Некомпетентность менеджеров, неразвитая сеть подрядчиков, отсутствие достаточного количества современных конгрессных площадок, иногда непреодолимое желание "раздуть" бюджет проекта - все это характеризует российский event-рынок не с лучшей стороны.

Пока в России event-менеджмент не воспринимается как самостоятельная профессия в полном смысле этого слова, в индустрии проведения мероприятий еще только формируются принципы, требования и обязательства. Да и сами потенциальные клиенты - компании, заинтересованные в продвижении и развитии - еще только начинают понимать преимущества обращения в профессиональные агентства при проведении собственных деловых мероприятий.

Если говорить о классификации продуктов российского рынка деловых мероприятий, то она достаточно проста - большая часть event-агентств сможет предложить традиционный набор событий конгрессного типа: конференция, круглый стол, семинар, деловая презентация, промо-акция. По большей части, предложенные сценарии не будут отличаться оригинальностью и новизной - официальные приветствия, пленарные заседания с большим количеством выступающих, номинальное модерирование секций, банкет на "широкую ногу" во дворце или музее плюс маниакальная опека так называемых VIP-персон, доходящая иногда до абсурда (им зачастую не удается даже перекинуться парой слов с другими участниками, настолько для них создаются "особые условия"). То есть, непосредственно конференционная часть достаточно предсказуема, и редко когда предусматривает какие-либо интересные отклонения в сценарии. А поскольку желание сделать из мероприятия что-то особенное присутствует, оно находит свое воплощение в самом простом с точки зрения креатива, но в самом затратном - дорогом гала-приеме.

Например, в Санкт-Петербурге, который предлагает возможности проведения вечерних мероприятий в прекрасных дворцовых залах. Стоимость аренды зала на 250 человек варьируется в пределах 7-10 тыс. евро. Естественным образом, с увеличением бюджета мероприятия возрастает и цена регистрационного взноса, который платят участники. При этом фактически получается, что большая часть взноса - это расходы на питание и аренду. Но участники должны платить за другое - за возможность найти партнеров, клиентов, за перспективные контакты и проекты, в общем, за развитие своего бизнеса. К сожалению, это не всегда оказывается так, и многие уходят, не достигнув целей. Такая ситуация не самым позитивным образом сказывается на индустрии деловых мероприятий, так как после нескольких конференций, проведенных без результата, у предпринимателя складывается определенный стереотип, который впоследствии трудно изменить. И эта ситуация характерна для российской действительности в настоящее время: большое количество конгрессных мероприятий с пространными темами об инвестиционном климате или экономической ситуации, значительное количество конкурирующих отраслевых мероприятий, проводимых в течение одного месяца или даже в одни сроки, участие одних и тех же докладчиков с похожими презентациями на разных мероприятиях, отсутствие возможности непосредственного общения и живого обмена мнениям .

Конечно, описанные выше ситуации не являются нормой для российской event-индустрии, и качество предоставляемых услуг с каждым годом улучшается. А главное, меняется подход компаний к своей работе, и стремление к качеству и хорошей деловой репутации начинает преобладать над желанием "сорвать куш".

Если говорить о перспективах, то многообещающим направлением становятся так называемые b2b встречи - бюджетные, небольшие по численности, узкоспециализированные, краткосрочные деловые встречи, позволяющие каждому из участников установить личные контакты с потенциальными партнерами. Такого рода встречи уже стали своего рода нормой для делового общения во всем мире, в России же этот сегмент пока только начинает развиваться. В основном организаторами или заказчиками таких встреч выступают крупные выставочные компании, стремящиеся при помощи организации специальной зоны переговоров увеличить количество профессионалов на своих мероприятиях.

Существует такое предположение, что профессионально организованные b2b встречи станут более востребованными, и их доля в общей массе конгрессных мероприятий будет расти. Этому может способствовать и сложившаяся текущая экономическая ситуация, когда маркетинговые бюджеты компаний значительно сократились, но остались потребность в общении, получении новой информации и поиске новых клиентов и партнеров.

В целом следует признать, что российский рынок event-индустрии достаточно молодой, по сравнению, например, с западноевропейским или североамериканским, поэтому ему, безусловно, присущи некоторые особенности "периода становления". Однако, общеотраслевая эволюция очевидна, и мировой экономический кризис даст дополнительный импульс не только к развитию новых направлений, но и к появлению новых игроков на рынке. Рынок b2b услуг будет формироваться, и приобретать более конкретные очертания. Бюджетные краткосрочные отраслевые встречи и переговоры должны стать самым оптимальным вариантом продвижения и получения новых контактов. Большой интерес западных компаний к развивающемуся российскому рынку обеспечивает уже на сегодняшний день значительное количество деловых миссий и международных мероприятий, направленных на развитие взаимовыгодного сотрудничества .

По состоянию на февраль 2012 г. в Санкт-Петербурге функционирует примерно тридцать event-агентств (зарегистрированы в электронных каталогах и специализированы именно на event'ах). Агентств, оказывающих другие услуги по организации мероприятий значительно больше, однако, однообразие их организаторских решений заставляет компании искать что-то новое.

Растущая популярность event-услуг объясняется тем, что они помогают заказчику добиться определенных целей и решить поставленные задачи. Они могут касаться презентации товара или услуги, увеличения их потребления или создания имиджа самой компании.

Мероприятия могут быть деловыми или специальными. Бизнес - мероприятия делятся на две группы:

- мероприятия внутри компании - тренинги, корпоративные праздники, корпоративные конференции и т.д;

- мероприятия, направленные на работу с клиентами, партнерами - промо-акции, PR-мероприятия, различные презентации и т.д.

Специальные мероприятия бывают:

- информативные, облаченные в развлекательную форму;

- рабочие (семинары, конгрессы);

- досуговые (концерты, фестивали).

Также event-мероприятия делятся на разовые и мероприятия, имеющие регулярный характер .

Основные обязанности event - компании: разработка сценария мероприятия; разработка концепции мероприятия; поиск места проведения, поставщиков для реализации намеченного плана; подбор ведущих и других участников праздника; оформление места проведения; техническое оснащение; разработка оригинальных номеров программы; обеспечение безопасности; отчетность по мероприятию; аренда транспортных средств; музыкальное оформление; фото- и видеосъемка и др.

Но существуют и другие проблемы современного российского event-рынка. После анализа мнений специалистов, комментариев на профессиональных форумах, было выявлено следующее:

1. Недостаточное доверие заказчиков, связанное с негативным опытом работы с непрофессиональными event'орами, сильно затрудняет взаимоотношения с организатором.

2. Отсутствие прогрессивной конкуренции в связи с недостаточным количеством добросовестных event-менеджеров.

3. Нет организованного, систематизированного event-рынка, работа основана на рекомендациях и связях.

4. Некорректное поведение заказчиков (неумение сформулировать желаемое, нежелание платить за идеи и т.п.).

5.Отсутствие должного сервиса на рынке. Его предоставляют лишь некоторые агентства.

Event-менеджмент - новое явление для России, поэтому столь обширны и проблемы, связанные с этим рынком. Большое количество сложных, многоплановых проблем неизбежно на начальном этапе. Соответственно, и вариантов их решения может быть множество. Рассмотрим некоторые из них.

Также на российском рынке event-услуг необходима специализация. На рынке event-индустрии в последнее время появилось множество новых компаний, причем немногие из них занимаются истинным Eventing'ом - кому-то просто нравится название, а на деле они производят обычный калькированный, рутинный продукт. Выделиться из общей массы позволит узкая специализация event-агентства. На Российском рынке уже есть несколько таких компаний. Это может быть специализация на историческом концепте, национальном, танцевальном и т.п.

Необходимо создание единого банка данных поставщиков, специалистов (ведущих, звукорежиссеров, режиссеров, сценаристов, актеров, музыкантов), площадок. А также банка проектов и идей, разумеется, соблюдая авторские права. Попытки создания таких баз данных уже есть - это некоторые сайты сообществ event-менеджеров, однако они имеют локальный, ограниченный характер.

Черный список. Опять-таки, такие списки создаются, но из-за небольших масштабов, о них не могут узнать все, а проанализировать разрозненную информацию бывает очень сложно. В такие черные списки можно заносить заказчиков, поставщиков, любых специалистов, негативно зарекомендовавших себя, ну и, конечно, самих event-менеджеров (как средство борьбы с негативной репутацией event'оров).

На сегодняшний день существуют острые проблемы на рынке организации специальных мероприятий:

· для борьбы с недоверием клиентов помогут составленные агентством или лично менеджером портфолио с кратким описанием реализованных проектов;

· разработка программ высшего образования по специальности event-менеджер. Это позволит сократить количество непрофессиональных работников, упростит задачу начинающим, инициативным менеджерам;

· использование управленческих техник и технологий. Event-менеджмент остается менеджментом. Поэтому, не следует забывать о финансовых показателях, методах принятия решений, контроллинге, отчетности и т.п.;

· необходимо создание честной тендерной системы, т.к. очень часто такие тендеры лишь разрушают идеи, способствуют коррупции и т.п.;

· следует научиться работать с обратной связью. Она позволяет оценить работу еvent-менеджера, его команды. Можно включать комментарии клиентов в портфолио компании;

· имидж event-менеджера. Это профессионал, уверенный в себе человек, улыбка и подобающий внешний вид - его инструменты. Ему необходимо доверие клиента. Суета, свойственная работе организатора не приемлема в присутствие клиента .

В целом, картина рынка организации специальных мероприятия достаточно разнообразная. Есть и энтузиасты-одиночки, и маленькие творческие группы, и достаточно большие компании, и, наконец, подразделения сетевых, рекламных, ПР-агентств и просто больших холдингов. Причина этого - небольшой стартовый капитал, который нужен для создания бизнеса. В любой сфере, где можно начать деятельность с небольших вложений, фирмы растут, и так же легко и незаметно исчезают. Принципы деятельности компаний, работающих в сфере event-менеджмента, целиком зависят от профессионального опыта руководителей. А руководители могут "произрастать" из таких диаметрально противоположных миров, как, например, шоу-бизнес и корпоративный маркетинг.

Рынок event-услуг в России пока еще довольно трудно структурировать и, тем более, невозможно измерить его с помощью строгих критериев, будь то объем, обороты, количество игроков и т.д. Поэтому для того, чтобы понять, что происходит в данный момент в event-индустрии, на какой стадии находится ее развитие и каковы ее перспективы, целесообразно сосредоточить внимание на тенденциях рынка.

Рынок event'ов остается одним из наиболее динамично развивающихся. И поскольку темпы роста остаются стабильными, можно предположить, что большая часть качественных черт развития не претерпели в минувшем году существенных изменений .

Общая черта, присущая российскому рынку event-услуг, заключается в том, что он по-прежнему остается не очень цивилизованным.

Число компаний, предоставляющих услуги по организации мероприятий, постоянно увеличивается. По предварительным оценкам, только на московском рынке в настоящий момент работают порядка 1000 event-компаний. Наиболее заметные игроки на сегодняшнем event-рынке - это агентства Eventum, "Праздник", "Князевъ", RBA-Holding, One2remember, Event Factory, "Подъежики" и другие. Однако информация об объемах и участниках рынка была и до сих пор остается довольно бедной.

На рынке наблюдается хаос в ценообразовании. У компаний нет четко установленных цен на услуги, отсутствуют строгие критерии составления смет мероприятий. На фоне довольно высокой конкуренции и отсутствия долгосрочных связей у клиентов с определенными агентствами такая ситуация является благодатной почвой для процветания демпинговых стратегий как способа заполучить клиента.

Сохранению такого положения дел способствует и то, что до сих пор не реализована много лет обсуждаемая идея создания профессиональной ассоциации, объединяющей игроков event-рынка.

Одним из косвенных факторов, влияющих на качество рынка, является недостаток в России учебных заведений, дающих высшее образование в области event-менеджмента. На сегодня этой профессии обучают лишь в Школе event-менеджеров Князева.

Вместе с тем, намечаются и позитивные тенденции. Появляются издания, посвященные event-отрасли, открываются интернет-ресурсы, проходят отраслевые праздники, как, например, ежегодный День event-менеджера (21 сентября).

В последнее время активно проходят специализированные семинары и конференции, которые чаще всего организуются непосредственно еvent-агентствами. Наиболее известные среди них - семинары компаний Eventum, "КнязевЪ", ежегодная конференция Event Show, организуемая четвертый год газетой "Ведомости".

День event-менеджера проводится отечественным профессиональным сообществом. Всегда желанные гости на специально для этого устраиваемом мероприятии - руководители ведущих event-агентств, HR- и ПР-отделов крупных компаний, а также все те, кто сталкивается в своей работе с индустрией специальных событий и заинтересован в развитии российского event-рынка.

Подведем итоги. Принимая во внимание анализ сегодняшней ситуации, можно наметить следующие перспективы развития отечественного event-рынка в ближайшие годы.

1. Увеличение объема рынка.

Event как инструмент воздействия обладает своей уникальной и востребованной сегодня спецификой. Event-мероприятие всегда строго тематизировано, отличается точным таргетингом и одновременно высокой степенью вовлеченности всех участников. При этом, будучи непрямой рекламой, еvent остается сравнительно недорогим средством продвижения, что, безусловно, привлекает клиентов.

Event может с равной эффективностью решать задачи как внутреннего, так и внешнего PR. Недаром сегодня спектр услуг, предоставляемых event-компаниями, все больше расширяется, включая в себя организацию корпоративных праздников и частных вечеринок, проведение промоакций, масштабных конференций, презентаций, всевозможных шоу и т.д.

2. Дальнейшее взаимопроникновение сфер ответственности event и public relations.

Сегодняшняя специфика проведения мероприятий и их встраивания в общую стратегию позиционирования бизнеса поднимает спрос на информационное сопровождение мероприятия как отдельной составляющей организации события. Нередкими становятся случаи, когда в рамках одной акции сотрудничают два агентства: специализирующееся в области event и ПР-компания. Event-агентство "делает" событие, а ПР-агентство берет на себя его информационное сопровождение.

3. Укрупнение и жесткий отбор игроков.

Несомненно, спрос на яркие идеи и нестандартные решения будет расти. С одной стороны, задачи клиентов усложняются, с другой - накапливается их собственный (в рамках проведения event-мероприятий) опыт сотрудничества с профильными агентствами. Требуется повышение профессионализма игроков рынка.

Соответственно, нерентабельные и некреативные агентства будут вытесняться или поглощаться более успешными и крупными игроками. Бизнес-структуры предпочтут работать с агентствами, способными профессионально сделать мероприятие на заказ, а не штамповать обкатанные истории . Рано или поздно, по мере формирования цивилизованного рынка и укрепления связей внутри профессионального сообщества, изменится статус и отношение к интеллектуальной собственности. Сценарии все строже будут охраняться авторским правом, что сделает креатив каждого агентства его защищенным ноу-хау. Фантазия и оригинальность будут еще более подниматься в цене. Сильные бренды выживут, слабые - исчезнут из памяти.

4. На повестке дня агентств встанет вопрос о развитие спроса на event-услуги, формирование стандартов качества и "воспитание своего Клиента".

Пока далеко не все потенциальные заказчики обладают необходимой информацией о тех возможностях, которые им может предоставить event-индустрия. Назревает необходимость информирования возможных клиентов об event-рынке и популяризации event-услуг.

Такая картина является общей спецификой бизнеса сферы услуг - клиент часто не знает, чего хочет, не может описать, как он себе представляет мероприятие, не может четко обозначить его цели и, следовательно, дать четкие критерии оценки успешности его проведения. Его суждения субъективны. Здесь у event-агентств на сегодня есть большое поле

деятельности - нужно проводить среди клиентов разъяснительную работу. Ведь event-бизнес - прекрасный помощник при решении внешних и внутренних корпоративных задач. Если грамотно объяснить это потенциальным клиентам, то они поймут, что event-направление им необходимо.

Резюмируя все вышесказанное, можно заключить, что рынок event-услуг находится в нормальном рабочем состоянии. У него большой потенциал и большой список дел на ближайшую перспективу.

1.2 Особенности PR-деятельности в организации событий

Любой special event - это информационный повод, чем и стоит воспользоваться. Сегодня пресс-конференции перед мероприятием и по его итогам становятся практически обязательным атрибутом. Связи с общественностью требуют более тонкого подхода. Как правило, в компаниях работа подобного рода ведется специалистами на регулярной основе. Кроме того, если речь идет об индустриальном ивенте, то средства массовой информации, которые могут быть полезны, хорошо известны, и в большинстве случаев контакт с ними уже налажен.

Что касается всевозможных нетривиальных инструментов для продвижения, то тут компании следует быть максимально осторожной. В некоторых ситуациях они могут быть куда эффективнее своих классических аналогов, но в других, скорее всего, окажутся пустой тратой денег. Кроме того, если экзотический инструмент все же был выбран, то без профессионалов точно не обойтись.

Ниже представлены наиболее популярные каналы продвижения информации:

· пресса - как показывает практика, это один из самых эффективных каналов в случае с продвижением специальных мероприятий, особенно если оно носит четко индустриальный характер, и пресса используется соответствующая;

· радио и телевидение - тут все сложнее: с использованием этих каналов расходы значительно возрастают, поэтому эксперты рекомендуют обращать внимание на радио и телевидение лишь в случаях, когда это оправдано масштабом мероприятия;

· Интернет - очень интересный канал, ибо требует меньше всего затрат, но при умном использовании может дать ошеломляющий результат;

· почтовые рассылки - еще один достаточно популярный и эффективный канал, с помощью которого мы можем связаться только с той аудиторией, которая нам интересна.

Речь идет о действиях с целью достижения паблисити - бесплатно осуществляемом освещении определенных тем в разделах новостей, редакционных статьях или в каких-нибудь некоммерческих разделах средств массовой информации. На паблисити необходимо выделять примерно 5-10% ресурсов, предназначенных для маркетинга . Поскольку паблисити, по определению, является не покупаемым освещением темы, эти 5-10% пойдут на создание и распространение информации. В отличие от рекламы, где организатор держит руку на пульсе, PR в большей степени находится вне сферы его контроля. Все рычаги принадлежат той газете, журналу, радиостанции или телеканалу, которые делают паблисити. Репортеры и авторы статей могут сказать практически все, что им заблагорассудится о компании. Если являться некой "фигурой общественного значения", они могут пойти даже на то, чтобы сочинить о вас нечто такое, чего в реальности не существует. В такой ситуации необходимо понять, почему в природе вообще существует негативное паблисити, причинами чего являются:

1. СМИ могут быть не проинформированы или дезинформированы. Автору статьи или репортеру необходима информация, однако совсем не обязательно это будет именно та информация, которая устроит представителей/пиарщиков компании. Не следует думать, что кто-либо из работников масс-медиа знает что-то о вас или о тех хороших вещах, которыми занимается агентство. Вовсе не обязательно, что средства массовой информации будут узнавать благоприятную информацию -наоборот, это обязанностью является предоставление им такой информации.

2. У организатора и СМИ разные и часто совершенно противоположные цели. Организатор нацелен на то, чтобы получить благоприятный отзыв со стороны массмедиа, а средства массовой информации хотят распространять информацию, которая а) сообщает людям что-то, чего они пока не знают, и б) оказывает воздействие на возможно большее количество людей.

Многие идеи для репортажей или статей появляются у работников средств массовой информации вне зависимости от наличия каких-то конкретных новостей. Поэтому вместо того, чтобы ждать события, и лишь потом браться за перо, журналист может решить сделать репортаж, к примеру, о "предстоящем концерте или фестивале" и примется искать информацию, которая могла бы вписаться в тему будущего репортажа. Статья выходит несколько недель спустя, но великолепного паблисити, которого ожидали, нет и в помине. Статья рассказывает о плохой организации концерта, не интересной музыкальной программе и т. п. Справедливо ли это? Репортер должен быть лоялен по отношению к своему нанимателю, а наниматель (средство массовой информации) должно быть лояльно по отношению к своей аудитории. Но они ничего не должны человеку, у которого берут интервью, и не несут никаких обязательств по отношению к нему.

Возникает резонный вопрос: нужно ли выделять на паблисити больше 5-10% ваших ресурсов? Большинство организаторов переоценивает значимость паблисити. И оно обычно не имеет масштабов и длительности, необходимых для ощутимого воздействия на спрос в долгосрочной перспективе.

Именно поэтому разработано несколько способов стимулирования положительного освещения нужной темы в прессе и предотвратить появление негативной прессы. Следует запомнить несколько правил:

1. Не делать ничего, что могло бы привести к отрицательному паблисити. Если на концерте были не все музыканты, указанные в рекламе, нет права на жалобы, если представители СМИ узнали об этом.

2. Надо быть честным со СМИ. Конечно, незачем сообщать о себе негативную информацию либо рассказывать неприятные истории из школьной поры. Также не следует лгать. Ложь рано или поздно всплывает, причем последствия бывают еще более печальными, чем можно себе представить.

3. Подпитывать СМИ информацией. 99% всех материалов для новостей, которые попадают на стол к редактору, отправляются прямиком в корзину для бумаг. Тем не менее, их перед этим читают. Необходимо регулярно посылать информацию репортерам и редакторам ведущих газет, Возможно, может проснуться интерес, и в результате о вас расскажут.

4. Добиться того, чтобы компанию цитировали. Во многих СМИ от работающих в них журналистов или авторов репортажей требуют ссылки на некоторое количество "экспертов" или "авторитетных источников" в каждой статье, что должно свидетельствовать о качестве работы. Часть материалов, которые регулярно должны посылаться в газеты и журналы, должны содержать готовые цитаты, чтобы потенциальный автор статьи мог их использовать, как сочтет нужным. Через какое-то время могут позвонить и поинтересоваться мнением представителя event-агентства относительно какого-нибудь аспекта положения дел в области, где он считается знатоком.