Разработка структуры PR-подразделения в коммерческой фирме "Альфа"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Определения PR
• 2. Цели и задачи PR-деятельности
• 3. Сравнительный анализ PR и рекламной деятельности
• 4. Модель организации PR-деятельности
• 5. Специфика PR-подразделений коммерческих структур
• 6. Разработка структуры PR-подразделения в коммерческой фирме «Альфа»
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Важным инструментов маркетинговых коммуникаций является Public Relations - связи с общественностью.

Связи с общественностью появились как совокупность приёмов, обеспечивающих социальную поддержку конкретным товарным программам и проектам. Общественное мнение по отношению к товару обусловлено состоянием общества в целом, его отношением к фирме и её руководству. Поэтому круг вопросов, решаемых службами PR, выходит далеко за рамки маркетинговых подразделений на уровень первых лиц и напрямую связан с общей стратегией и миссией фирмы.

Современная деятельность PR переросла рамки маркетинга и оформилась в самостоятельную крупномасштабную функцию управления, способствующую установлению гармонии в отношениях с обществом. Философия PR пронизывает все этапы рыночного воспроизводства - от идеи товара или услуги до окончательной их реализации. Поэтому современное использование общественных связей прямо влияет на эффективность функционирования маркетинга как комплексной системы организации производства и сбыта продукции, построенной на основе предварительных рыночных исследований совокупных потребностей покупателей.

Именно связи с общественностью служат результативным механизмом преодоления проблем на пути сложного продвижения товаров от изготовителя к конечному потребителю.

Таким образом, на всех этапах осуществления маркетинговой деятельности должен проявляться главный принцип PR - обеспечение взаимной выгоды. Услуги PR с использованием средств массовой информации и социальной психологии являются неизменными спутниками при разработке товарной политики, ценовой стратегии, товарного знака, марки, упаковки, фирменного цвета и стиля. Использование PR не ограничено распространением положительной (или отрицательной) информации о фирме. Это и налаживание обратной связи. Чёткость и оперативность в области PR помогает предотвратить слухи, конфликты, отрицательно влияющие на бизнес.

Цели контрольной работы:

· ознакомиться с содержанием PR-деятельности;

· проследить становление public relations как науки;

· определить сходства и различия между PR и рекламной деятельностью;

· изучить модель организации PR-деятельности;

· разработать структуру собственного PR-подразделения в коммерческой фирме.

В рамках этих целей решаются следующие задачи:

· анализ и группировка определений понятия PR;

· определение целей и задач PR-деятельности;

· определение специфики PR-подразделений коммерческих структур;

1. Определения PR

Public relations, PR - совокупность коммуникаций, направленных на формирование образа объекта (организации, личности, идеи, товара, услуги) и внедрение этого образа в общественное сознание для достижения заданных целей и действий.

Понятие «PR» (буквально - «публичные отношения», чаще переводят как «связи с общественностью») первоначально сформировалось в сфере бизнеса. Однако в наши дни оно стало употребляться и для обозначения политической агитации.

Изучением PR как особой сферы социальных отношений занимаются такие науки как социальная психология, логика, информатика, менеджмент и маркетинг.

PR, как род занятий и как искусство возникают там, где начинают развиваться рыночные отношения. Основным идентификационным признаком PR является создание информации и бесплатное её распространение.

В XX веке было предложено множество определений для PR. В 1975 г. один из американских фондов (Foundation for Public Relations Research and Education) выявил около 500 определений PR. Собранные определения были внимательно изучены. В результате появилось обобщённое определение.

PR - это особая функция управления, которая способствует установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и общественностью, решению различных проблем и задач; помогает руководству организации быть информированным об общественном мнении и вовремя реагировать на него; определяет и делает особый упор на главной задаче руководства - служить интересам общественности; помогает руководству быть готовым к любым переменам и использовать их наиболее эффективно; исполняет роль «системы раннего оповещения» об опасности и помогает справиться с нежелательными тенденциями; использует исследования и открытое, основанное на этических нормах общение в качестве основных средств деятельности.

Классическое определение PR было дано Сэмом Блэком: «PR - это искусство и наука достижения гармонии с внешним окружением посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности».

Другое определение дал известный французский исследователь Жан-Пьер Бодуан: «Деятельность PR состоит в установлении и поддержании результативных отношений с полезными аудиториями. Целью развития профессиональной деятельности в этой области является улучшение средств проверки полезности аудитории и эффективности отношений».

Следующее определение, дал американский исследователь Р. Харлоу: «PR - это особая функция управления, призванная устанавливать и поддерживать взаимосвязи, взаимопонимание, взаимопризнание и сотрудничество между организацией и общественностью; осуществлять управление процессом разрешения проблем или спорных вопросов; помогать руководству в изучении общественного мнения и реагировании на него; определять и подчеркивать ответственность руководства в вопросах служения общественным интересам; помогать руководству эффективно изменяться в соответствии с требованиями времени; выступать системой заблаговременного предупреждения, помогая предвидеть тенденции развития; в качестве своих основных средств использовать научные методы, основанные на этических нормах общения».

Александр Николаевич Чумиков выдвигает следующее определение PR: «PR - это система информационно-аналитических и процедурно-технологических действий, направленных на гармонизацию взаимоотношений внутри некоторого проекта, а также между участниками проекта и его внешним окружением в целях успешной реализации данного проекта».

Определений очень много, но во всех них можно выделить один общий момент: на деятельность любой компании в наши дни значительное влияние оказывает общественное мнение, и public relations связаны именно с воздействием на это общественное мнение, с целью сделать его благоприятным для компании.

Таким образом, public relations - (общественные отношения, косвенная реклама) - форма пропаганды, призванная создать общественное мнение о товаре, услуге, изготовителе, продавце или стране, в которой они находятся. Паблик-Рилейшнз выступает как форма коммерческой политики, направленная на завоевание благоприятного мнения отдельных социальных, профессиональных групп или конкретных личностей. PR, как важная часть внутрифирменной политики способствует созданию собственного мнения, созданию имиджа фирмы, убеждение общественности в благотворном влиянии фирмы на общественное благосостояние. Public relations способствует поиску взаимопонимания и формированию контактов с прессой, общественными деятелями, правительством и иными кругами.

2. Цели и задачи PR-деятельности

С помощью PR можно оказать существенное влияние на общественное мнение, причём с наименьшими затратами по сравнению с коммерческой рекламой. Продвигая свою информацию через средства PR, предприятие не оплачивает время и место по существующим рекламным расценкам, оно оплачивает работу персонала средств массовой информации, фактически оплачивая воплощенную идею журналиста, режиссёра или менеджера, которые осуществили это мероприятие. Однако практики и специалисты единодушны во мнении, что потребитель более благосклонно принимает интересную статью, радиорепортаж, рассказы специалистов или очевидцев, нежели рекламный клип. Совершенно очевидно, что в современном обществе PR выполняет более сложную функцию, чем реклама и играет важную роль в выполнении следующих задач:

· содействие в появлении на рынке новых изделий и услуг;

· побуждение к изменению отношений к товарам и услугам;

· развитие и возрождение интереса к частично или полностью забытым товарам и услугам;

· воздействие на определенные целевые группы для создания благоприятного образа предприятия;

· защита предлагаемых продуктов и услуг в проблемных ситуациях, как правило, в случае потери репутации;

· создание в глазах потребителей образа предприятия, благотворно отражающегося на имидже продуктов и услуг.

Цель PR - установление двустороннего общения для выявления общих представлений или общих интересов и достижение взаимопонимания, основанного на правде, знании и полной информированности. Масштабы такого взаимодействия, направленного на развитие прочных связей с общественностью, могут быть самыми разными в зависимости от характеристик действующих субъектов, но философия, стратегия и методы остаются очень похожими, какая бы цель ни ставилась - например, формирование отношений между субъектами мирового масштаба или улучшение отношений между компанией и потребителями ее продукции, агентами и сотрудниками.

Цели PR-кампании, отражая её специфику, дают представление о том, к чему нужно стремиться. По И.Л.Викентьеву все мероприятия Public Relations в своей основе имеют пять целей:

1. Позиционирование в PR (от английского position - положение, нахождение, состояние, позиция и т.п.) - создание и поддержание (воспроизводство) понятного клиентам образа, имиджа.

2. Возвышение имиджа. После квалифицированно выполненного позиционирования можно перейти к следующей задаче PR: возвышению имиджа.

3. Антиреклама. Антиреклама всегда имеет целью снижение имиджа; уменьшение потока клиентов, инвестиций, голосов. Она используется также для снижения спроса при реализации последних партий товара (продукции), количество которого ограничено.

4. Отстройка от конкурентов. Как правило, это комбинация возвышения одного имиджа при снижении другого. Или так: позиционирование своего PR-объекта на фоне конкурентов.

5. Контрреклама. Главное отличие контррекламы: нужно возвышать уже «уроненный» имидж. Или иначе: контрреклама - это восстановление потоков, «кредита доверия», питающих личность, фирму и т.п.

3. Сравнительный анализ PR и рекламной деятельности

Единого мнения о сравнительном положении рекламы и PR не существует. Поскольку реклама является одним из средств связи с общественностью, есть все основания отнести её к PR. Реклама какой-либо компании отражается на формировании образа этой компании в глазах общественности.

Деятельность по связям с общественностью не связана с немедленной продажей товаров и услуг. Она используют рекламу дальнего действия, отсроченного приобретения, готовит к покупке потенциальных клиентов. Поэтому PR ориентированы на продвижение не товара, а фирмы, и не на рынке, а в обществе. Задача PR заключается в том, чтобы создать благоприятный коммуникационный климат, необходимое управляемое общественное мнение, репутацию фирмы для продвижения товара или услуги. Для этого в деятельности по связям с общественностью могут быть успешно использованы следующие маркетинговые технологии: приёмы и методы рекламы, директ маркетинг, сейлз промоушен, интернет маркетинг. Но, как правило, они не являются основополагающими.

В PR особое место занимает процесс популяризации (pablicity). Данный тип связей с общественностью характеризуется тем, что он бесплатен, потому что компания не несёт прямых затрат на СМИ.

Специалисты по связям с общественностью подходят к средствам массовой информации по-другому, чем рекламодатели. Когда только можно, они избегают покупать время и площади для передачи сообщения. Вместо этого они стараются убедить в необходимости размещения информации.

Важной особенностью правильно организованного PR является то, что эта работа направлена не столько на сиюминутный результат, сколько на достижение долгосрочных выгод. Например, коммерческий PR приносит результаты в виде подписанных контрактов, правительственных льгот, новых инвестиций и т.п. спустя длительное время после проведения компаний, формирующих «хороший» имидж фирмы.

Таким образом, можно выделить следующие отличительные особенности рекламной деятельности:

· Цель: сбыт товаров и услуг;

· Используемые средства: СМИ (средства массовой информации);

· Характер работы: подаётся дискретно;

· Постановщик задач: частное лицо, организация;

· Объект: товар или услуга.

Отличительные особенности PR-деятельности:

· Цель: управляемый имидж;

· Используемые средства: СМИ и PR-акции;

· Характер работы: непрерывный и систематический процесс;

· Постановщик задач: руководство фирмы, партии;

· Объект: идеология, мировоззрение, мода, стиль.

4. Модель организации PR-деятельности

При изучении влияния PR на успешное развитие коммерческой деятельности важно отметить, что главное назначение связей с общественностью - создавать благоприятное мнение общественности о фирме, формировать позитивный имидж фирмы путём создания представления о том, что фирма производит и реализует товар и услуги для удовлетворения рыночных потребностей и в интересах покупателей, а не только ради получения доходов.

Концептуальная деятельность по связям с общественностью направлена на обеспечение эффективного взаимодействия как внутри фирмы, так и с внешними представителями социальной среды.

Модель организации PR-деятельности можно представить следующим образом (рисунок 4.1):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4.1 Модель организации PR-деятельности

В данной модели в качестве основных участников и этапов организации PR-деятельности выступают: фирма-заказчик, PR-агентство, PR-обращение, каналы передачи PR-обращения, барьеры восприятия PR-обращения, целевая аудитория и обратная связь.

Фирма-заказчик выступает в роли инициатора по установлению связей с целевой аудиторией. Заказчик предварительно оговаривает цель задания, основные условия задания, примерный объём затрат, специфику заказа, сроки исполнения заказа, ожидаемый результат.

Содержание первого этапа организации PR-деятельности заключается в оформлении проекта задания фирмой-заказчиком и PR-агентством с целью установления необходимых связей с определённой целевой аудиторией.

PR-агентство принимает заказ, оценивает стоимость предстоящего объёма работ, уточняет реальные возможности с учётом набора творческих форм и методов, наличия реальных каналов передачи информации, специфики и сложности целевой аудитории на основе использования практики прошлых лет по выполнению аналогичных заданий. При этом агентство подготавливает необходимую исходную информацию для разработки PR-обращения через различные формы: личное сообщение, сообщение в виде заявления, письма, СМИ.

PR-обращение раскрывает основные направления деятельности коммерческой фирмы для обеспечения устойчивого положения на рынке и популяризации в обществе. Основной текст PR-обращения должен излагать стратегию и тактику проекта. Обязательным элементом PR-обращения являются фирменная марка, реквизиты, включающие в себя отличительные признаки компании с предоставлением подробного почтового адреса, номера банковского счёта, телефона, факса, телекса, торговой марки.

Каналы передачи PR-обращения включают разнообразные формы продвижения информации:

· устные речевые обращения (ораторские выступления, заявления на пресс-конференциях, брифингах, торжественных открытиях выставок, ярмарок, аукционов, дикторский текст по каналам радио и телевидения);

· визуальные формы (рекламные фильмы, видеоролики и клипы с выделением фирменного цвета, товарного знака, фирменного стиля и традиций);

· средства массовой информации (пресса, радио, телевидение).

Социальная среда, внутри которой осуществляется PR-деятельность, предполагает наличие различных помех.

Барьеры восприятия PR-обращения - это информационные барьеры, которые препятствуют гладкому прохождению информации (незнание, непонимание, неправильное восприятие целевой аудиторией информационных сигналов).

Целевая аудитория представляет собой конкретный сегмент массы текущих и потенциальных потребителей с выделением специфических признаков (демографических, психологических, социальных), которому адресовано PR-обращение.

Обратная связь - это ответ получателя на сообщение, играет большую роль в успешном функционировании модели организации PR-деятельности. Преодолев барьеры восприятия, PR-обращение достигает целевой аудитории. Обратная связь становится известной сразу или через некоторое время. Благодаря обратной связи становится возможным для основных участников PR получать комплексные сведения о реакции целевой аудитории на поступившие сигналы.

Функциональное назначение обратной связи - обеспечить взаимопонимание в процессе общения. Результаты обратной связи позволяют вносить изменения в общий план PR-кампании. В случае неудачи PR-обращения агентство улучшает его текст, избирает другой канал доставки обращения.

Непосредственная обратная связь характерна для межличностного общения. В самом ходе такого общения есть возможность изменить стратегию и тактику переговоров, привлечь дополнительные аргументы, усилить какие-то доводы и добиться понимания своей позиции, прийти к взаимовыгодному сообщению.

В результате любой конкретный успех или провал в коммерческой деятельности зависит от качества и состояния сложившихся взаимосвязей между основными элементами представленной модели.

Принципы, согласно которым должны строиться связи с общественностью, были определены С. Адамсом. Основными среди них являются:

1. использование национальной и эмоциональной символики и применение продуманных, легко запоминающихся лозунгов;

2. опережение оппонента в интерпретации событий и своевременная организация действий, оказывающих эмоциональное влияние на публику;

3. постоянное и непрерывное воздействие на общественное мнение по любым контактным каналам;

4. обеспечение взаимной выгоды в коммерческой деятельности фирмы и общественности на основе честности и правдивости.

Данные принципы необходимо дополнить принципами, провозглашёнными английским социологом, основоположником PR С. Блэком:

1. открытость информации. Этот принцип считается ведущим при формировании взаимовыгодных отношений в обществе;

2. опора на объективные закономерности массового сознания, а также отношений между людьми, организациями, фирмами и общественностью;

3. регулярная реорганизация различных внутренних подразделений, осуществляющих PR, в целях максимальной адаптации к рыночным изменениям;

4. уважение индивидуальности, ориентация на человека, его творческие возможности;

5. привлечение на работу специалистов высшей квалификации в целях предоставления возможности проявить свои способности к управлению, выразить собственную, отличную от других позицию. Этот принцип служит основой кадровой политики, от которой в огромной степени зависит коммерческий успех фирмы.

Перечисленные принципы и составляющие элементы корпоративной ответственности стали основным фундаментом концепции PR.

Таким образом, концепция PR должна быть построена на доверительном, внимательном и уважительном учёте мнений, настроений, предпочтений, интересов и поведения целевой аудитории.

5. Специфика PR-подразделений коммерческих структур

коммуникация рекламный сознание

В коммерческой организации уровень минимальной PR-достаточности определяется наличием не пресс-секретаря или пресс-центра, а менеджера по рекламе, реализующим наряду с рекламной и PR-функцию. Это обусловлено разными смыслами существования этих структур. Если государственный орган имеет цель что-то доказать, разъяснить, то коммерческая организация - продать.

В любой коммерческой структуре присутствует осознанная необходимость осуществления лоббистской функции. Отсюда возникает необходимость менеджера по связям с государственными организациями, от которого требуется постоянная работа по установлению и поддержанию соответствующих контактов.

Крупные коммерческие фирмы озабочены построением внутрифирменных (корпоративных) связей и с этой целью вводят должности менеджеров по персоналу.

Нужно сказать, что в PR-подразделении коммерческой структуры чаще по сравнению с государственными аналогами присутствуют социологи или даже целые исследовательские группы, а так же специалисты в области индивидуальной и групповой психологии. Встречаются менеджеры, специально отвечающие за спонсорскую деятельность и т.д.

Не существует некой единой схемы построения PR-службы для коммерческих учреждений, поскольку это зависит от размеров кампании, рода деятельности, понимания важности связей с общественностью со стороны высшего руководства. Тем не менее, можно вывести некоторую идеальную модель PR-службы в крупной коммерческой структуре. Руководить её деятельностью должен один из представителей высшего менеджмента (линейного руководства) - вице-президент фирмы, заместитель генерального директора и т.п. В структуре PR-службы можно выделить подразделения, каждое из которых занимается своим направлением работы:

· заказ маркетинговых, социологических, политологических и прочих исследований, их анализ и синтез, разработка программ по формированию общественного мнения или изменению его в пользу фирмы, организация тендеров и выбор специализированных PR-агентств для возможной совместной работы;

· налаживание корпоративных связей с общественностью, формирование имиджа фирмы среди широких слоёв населения, коммуникации с лидерами, создающими общественное мнение - официальными политиками, лоббистами, деятелями культуры, учёными;

· взаимодействие со СМИ, организация пресс-конференций, подготовка пресс-релизов, статей, радио- и телепередач, брошюр, каталогов, бюллетеней, отчётов о коммерческой и общественной деятельности фирмы, включая спонсорство, благотворительность, пожертвования;

· организация презентаций фирмы и производимых ею товаров и услуг, семинаров, экскурсий на фирму, юбилеев и других торжеств;

внутрифирменные общественные связи: оптимизация кадровой политики фирмы, создание системы внутрифирменного статуса, поддержка программ по работе с молодыми сотрудниками, ветеранами, пенсионерами, представителями разных национальностей и конфессий, участие в разработке и проведении акций социального, культурного, спортивно-оздоровительного характера, планирование и осуществление мероприятий для сотрудников фирмы в нерабочей обстановке.

6. Разработка структуры PR-подразделения в коммерческой фирме «Альфа»

Фирма, которая будет рассматриваться в данной работе, является ООО «Торговая компания «Альфа»». ООО «Альфа» расположена по адресу: г. Ульяновск, ул. Гончарова д. 32 и ул. Хрустальная д.38.

Торговая компания «Альфа» основана и успешно работает на рынке с июля 2001 года. Основной род занятия: поставки и продажи компьютерных комплектующих, расходных материалов, диагностика и ремонт оргтехники и периферии.

За годы работы компания сменила несколько путей развития и ведения бизнеса, самостоятельно организовала прямые поставки оборудования от ведущих интернет-компаний Российской Федерации, значительно укрепила корпоративный и оптовый сегмент поставок IT продукции, разработала перспективное направление по внедрению и программированию продуктов фирмы 1С в организациях и предприятиях города, освоила техническую поддержку, заправку и ремонт широкого спектра оргтехники. Деятельность коллектива компании всегда направлена на повышение качества и ассортимента предоставляемых товаров и услуг, развитие новых направлений, удовлетворение потребностей клиентов.

Компания ставит перед собой следующие задачи:

· развитие IT рынка в Ульяновске и Ульяновской области, а также за её пределами;

· увеличение спроса на IT компоненты в корпоративном сегменте Ульяновска и привлечение оптовых клиентов и дилеров;

· продвижение и развитие рынка широкого спектра сопутствующих услуг, в том числе по ремонту оргтехники и продаже расходных материалов;

· разработка перспективных направлений по внедрению в корпоративную среду города профессионального программного обеспечения и полной поддержке клиентов при работе с компьютерами и оргтехникой;

· предоставление клиентам широкого ассортимента продуктов по конкурентоспособным ценам;

· усовершенствование и улучшение технической и информативной поддержки клиентов любых профилей и сегментов IT рынка.

ООО «Альфа» постоянно развивается, привлекая новых клиентов и предлагая более выгодные условия постоянным партнёрам.

Компания предлагает следующие услуги:

· заправка и восстановление картриджей лазерных и струйных принтеров, а также ремонт оргтехники и компьютерного оборудования;

· предоставляет возможность приобретения всего спектра компьютерных комплектующих, оргтехники, аксессуаров и лицензионного программного обеспечения по безналичному расчёту;

· сервисное абонентское обслуживание компьютеров и техническая поддержка;

· разработка, внедрение и сопровождение информационных систем управления предприятием на базе решений фирмы 1С для корпоративных клиентов.

Торговая компания «Альфа» состоит из отделов:

· центральный отдел продаж компьютерной техники;

· отдел по работе с корпоративными клиентами;

· отдел технического обслуживания;

· отдел продаж компьютерной техники на ул. Хрустальной д.38;

· бухгалтерия;

· PR-служба.

Рассмотрим структуру PR-службы ООО «Альфа». На сегодняшний день в компании существует управление по связям с общественностью и рекламе, осуществляющее PR и рекламную деятельность. Реклама и PR в своей деятельности, как правило, идут рука об руку. Часто проводятся совместные проекты, часто у этих отделов единый бюджет, поэтому компания соединила в одном управлении PR и рекламу. Это очень удобно.

Управление состоит из двух отделов: отдела информации и рекламного отдела. В структуру отдела информации входит пресс-служба и отдел, занимающийся PR-проектами. Начальник управления по связям с общественностью и рекламе подчиняется непосредственно директору компании (рисунок 6.1).

Рисунок 6.1 Структура PR-службы торговой компании «Альфа»

Отдел рекламы выполняет следующие функции:

1. ведение работы по рекламированию производимой предприятием продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта;

2. разработка расценённого плана рекламных мероприятий с обоснованием их необходимой насыщенности по времени и группам сбываемых товаров;

3. реализация утверждённого плана рекламных мероприятий путём заключения договоров с рекламными компаниями;

4. изучение сегментов рынка, на которых планируется рекламировать товар;

5. определение типов конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимального сочетания;

6. изучение рынка сбыта и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на который должна быть направлена реклама, ориентирование рекламы на целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности;

7. разработка рекламных текстов, эскизов и макетов каталогов, буклетов, и подготовка их для утверждения директором фирмы;

8. разработка фирменного стиля, подготовка сувенирных рекламных продуктов полиграфического и промышленного исполнения (блокнотов, календарей, канцелярских принадлежностей с логотипами предприятия) для распределения их среди работников компании, вступающих в деловые отношения с контрагентами;

9. составление сметы рекламных расходов.

Основные функции отдела информации:

1. разработка имиджевых характеристик бренда;

2. информационно-новостная политика;

3. участие в спонсорских мероприятиях;

4. организация семинаров и круглых столов по профилирующим темам.

Деятельность по осуществлению маркетинговых коммуникаций торговой компании «Альфа» полностью и всецело подчиняется Управлению по связям с общественностью и рекламе.

Основной задачей пресс-службы является информационное освещение деятельности организации посредством налаживания эффективного взаимодействия со СМИ.

Пресс-служба выполняет следующие функции:

1. осуществление информационной политики компании;

2. обеспечение связей руководства компании со средствами массовой информации;

3. определение основных целевых групп для взаимодействия;

4. ежедневный мониторинг прессы и всей информации, касающейся сфер деятельности организации;

5. планирование PR-мероприятий и мероприятий, связанных со СМИ;

6. формирование положительного образа компании;

7. оперативное реагирование на возникающие кризисные ситуации и поступающую негативную информацию, которая может повредить положительному образу компании;

8. организация и проведение различных семинаров, конференций и их полное техническое и информационное сопровождение;

9. сбор, анализ поступающей информации;

10. рекламно-издательская деятельность;

11. организация рассылки поздравительных телеграмм, писем, открыток, подарков;

12. ведение различных баз данных по СМИ, клиентам и т.д.

13. поддержка Интернет-сайта компании (своевременная публикация на сайте пресс-релизов, объявлений, информационных писем, предоставление контактной информации, публикация фотоматериалов, статей и т.п.)

Пресс-секретарь руководит деятельностью пресс-службы и выполняет функции:

1. разработка стратегии информационной политики пресс-службы;

2. сопровождение первого лица компании;

3. по договорённости с руководителем компании может выступать от его имени, публично озвучивать мнение всей компании;

4. осуществление сотрудничества с другими пресс-службами, со СМИ;

5. организация интервью руководителей со СМИ;

6. освещение мероприятий, проводимых компанией, в СМИ;

7. постоянное информирование СМИ о деятельности компании;

8. организация мероприятий для прессы;

9. подготовка информационных материалов и статей;

10. редакция публичных речей руководителя компании;

11. организация и проведение пресс-конференций, встреч, брифингов;

PR-менеджер отвечает за создание и поддержание благоприятного общественного облика своей компании, а также за её положительный внутрикорпоративный имидж. Деятельность специалиста по PR подразделяется на два блока: работа с «внешней средой» и внутрифирменная работа. Работа с «внешней средой» - это комплекс мероприятий по взаимодействию с деловыми партнёрами, клиентами фирмы, представителями средств массовой информации, а также населением в целом или его отдельными целевыми группами.

PR-менеджер одновременно решает две задачи: создают имидж (фирмы, товара) и передаёт этот имидж, общаясь с клиентами, партнёрами, СМИ, а также кратко информирует руководителей высшего уровня о предстоящих интервью, выступлениях, мероприятиях общественного характера.

PR-менеджер также занимается внутренней работой - поддержанием здорового внутрикорпоративного климата. Он выполняет также и функции HR-менеджера (специалиста по персоналу) или действует в тесном взаимодействии с ним. PR-менеджер редактирует материалы для собственного сайта, организовывает праздники и другие мероприятия с привлечением прессы и т. д. Цель в этом направлении у него одна - все сотрудники должны быть объединены общей идеологией. Ведь положительный имидж компании, созданный успешным PR-менеджером, является сильнейшей мотивацией для успешной работы всех сотрудников компании.

PR-менеджер организует PR-проекты - мероприятия, кампании или программы в области PR, ограниченные во времени, с целями и задачами, которые направлены на формирование имиджа и репутации организации.

В ООО «Альфа» удалось выстроить такую организационную структуру, при которой можно комбинировать различные инструменты маркетинговых коммуникаций в зависимости от насущных потребностей, располагаемых финансовых ресурсов и стоящих целей и задач на определённый период времени. Только при наличии единого центра принятия решений о маркетинговых коммуникациях компания может добиться согласованности, непротиворечивости, эффективности и взаимодополняемости используемого коммуникационного инструментария.

Заключение

Выбор основных направлений организационного развития является важным этапом развития любой организации. От рационального состава подразделений органов управления, их связи между собой и взаимодействия с подчиненными в значительной степени зависит эффективность работы системы управления и функционирования всей компании в целом.

В данной контрольной работе были рассмотрены основные формы организационных структур и на основе коммерческой фирмы ООО «Альфа» был проведен анализ существующей организационной структуры.

PR-отдел является одним из ключевых механизмов управления деятельностью организации и её развития. Он выступает «системообразующим элементом», напрямую подчиняется руководству компании и имеет широкие полномочия по использованию ресурсов организации.

PR-отделу отводится роль «промежуточного звена» между компанией и внешними субъектами информационной деятельности. Его задачи при этом ограничиваются сформулированным руководством перечнем и, как правило, ограничиваются мониторингом средств массовой информации, проведением мероприятий и взаимодействием со СМИ.

Структура и функции PR-отдела могут варьироваться в зависимости от подхода руководства организации к его формированию, размеров самой организации, а также от общего видения места и роли PR-деятельности в успешном функционировании организации. На сегодняшний день сформирован широкий спектр направлений PR-деятельности, а также форм их реализации, что является основанием для предъявления PR-специалисту всё более высоких профессиональных требований и предоставляет ему большой выбор средств для налаживания эффективных коммуникаций.

Таким образом, изучив проблему создания собственной PR-службы в коммерческой фирме, можно сделать вывод, что в современном мире PR в деятельности коммерческих структур играет одну из важнейших ролей.

Список использованной литературы

1. Беленкова, А. А. PRостой пиар / А. А. Беленкова. - Изд-во: НТ Пресс, 2006. - 256 с. - (Бизнес-Букварь).

2. Блюм, М. А. PR-технологии в коммерческой деятельности: Учебное пособие / М.А. Блюм, Н.В. Молоткова. - Тамбов: Изд-во Тамбовского государственного технического университета, 2004. - 104 с.

3. Викентьев, И. Л. Приёмы рекламы и Public Relations. Программы-консультанты / И. Л. Викентьев. - 8-е изд., доп. и перераб. - Спб.: ТРИЗ-ШАНС, 2007. - 406 с.

4. Гольман, И. А. Рекламная деятельность: планирование, технологии, организация: Учебник для вузов / И. А. Гольман. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Гелла-Принт, 2002. - 400 с.

5. Доскова, И. С. Public Relations. Теория и практика / И. С. Доскова. - Изд-во: Альфа-Пресс, 2007. - 152 с.

6. Лебедева, Т. Паблик рилейшнз: системные модели, технологии / Т. Лебедева. - М.: МГУ-L'Harmattan, 2007. - 224 с.

7. Почепцов, Г. Г. Паблик рилейшнз для профессионалов / Г. Г. Почепцов. - М.: Рефл-бук, 2005. - 624 с. - (Образовательная библиотека).

8. Синяева, И. М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник / И. М. Синяева. - 2-е изд. доп. и перераб. - Изд-во: Юнити-Диана, 2003. - 414 с.

9. Чумиков, А. Н. Связи с общественностью. Теория и практика / А. Н. Чумиков, М. П. Бочаров. - М.: Дело, 2006. - 552 с. - (Классический университетский учебник).

10. Шарков, Ф. И. Реклама и связи с общественностью: коммуникативная и интегральная сущность компаний: Учебное пособие / Ф. И. Шарков, А. А. Родионов. - М.: Трикста: Академический проект, 2005. - 299 с.

Размещено на Allbest.ru