Анализ и прогнозирование товарных запасов на примере внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирская ЦРБ

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Курсовая работа

Анализ и прогнозирование товарных запасов на примере внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирская ЦРБ



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ИЗУЧЕНИЕ ФОРМИРОВАНИЯ ЗАПАСОВ В АПТЕЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Анализ понятия товарный запас и задачи его формирования в аптечной организации

1.2 Специфика анализа товарного запаса аптечной организации

1.3 Прогнозирование товарного запаса аптечной организации

Выводы по первой главе

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКОЕ ИЗУЧЕНИЕ И ПРОГНОЗИРОВАНИЕ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ НА ПРИМЕРЕ ВНУТРИБОЛЬНИЧНОЙ АПТЕКИ ГБУЗ БИРСКАЯ ЦРБ

2.1 Общая характеристика внутрибольничной аптечной организации ГБУЗ Бирская ЦРБ

2.2 Анализ товарного запаса внутрибольничной аптечной организации ГБУЗ Бирская ЦРБ

2.2.1 Теоретический анализ товарного запаса

2.2.2 Практический анализ товарного запаса

2.3 Прогнозирование (планирование) товарного запаса внутрибольничной аптечной организации ГБУЗ Бирская ЦРБ

Выводы по второй главе

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ассортимент товарный запас аптека



ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. В процессе организации коммерческой деятельности перед предприятием стоит ряд вопросов, и в том числе вопрос грамотного управления запасами. Основной задачей управления запасами является инвестирование в них средств таким образом, чтобы достигать стратегических целей бизнеса. Запасы создаются и в промышленности, и в розничной торговле, и в оптовой торговле и в любых других отраслях, на предприятиях любой формы собственности в том числе и аптеки.

Ассортимент аптечного предприятия должен соответствовать потребностям целевого покупателя не только в моменты формирования ассортимента и его последующих корректировок. Широкие возможности выбора должен иметь не только первый посетитель, но и каждый последующий. Для этого необходимо иметь товарный запас каждой из позиций ассортимента аптечного предприятия в достаточном количестве.

Товарный запас - количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящихся в торговых предприятиях, на складах, в пути, на определенную дату.

В зависимости от сложившихся на локальном рынке аптечного учреждения спроса, условий работы с поставщиками товаров, а также с учетом возможностей финансирования процесса закупки товаров аптечное предприятие должно найти свои собственные ответы на вопросы: насколько большой должен быть товарный запас? Как часто следует закупать товар? Каков должен быть объем одного заказа продукции у поставщика? Необходимо постоянно помнить, что формирование запасов - значительная затратная статья бюджета аптечного предприятии, величину которой необходимо оценивать и контролировать.

Следовательно, величина товарного запаса для каждого аптечного предприятия определена индивидуально. Необходимо найти компромисс, который позволит избежать излишних отказов и позволит при этом максимизировать оборачиваемость денежных средств аптечного предприятия. Оптимальная система формирования товарного запаса позволяет избегать нерационального использования материальных ресурсов, затоваривания и «замораживания» оборотных средств аптечной организации.

Адаптация величины товарного запаса к индивидуальным особенностям аптечного предприятии направлена на достижение ожидаемого объема продаж (прибыли) путем удовлетворения запросов потребителей с учетом имеющихся ограничений.

Цель исследования: анализ и прогнозирование товарных запасов на примере внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирская ЦРБ.

Задачи исследования:

1. Раскрыть сущность понятия товарный запас и рассмотреть задачи его формирования в аптечной организации;

2. Рассмотреть специфику анализа товарного запаса аптечной организации;

3. Рассмотреть особенности прогнозирования товарного запаса аптечной организации;

4. Практический анализ и прогнозирование товарных запасов на примере внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирская ЦРБ.

Объект исследования: практическое изучение и прогнозирование товарных запасов аптечной организации.

Предмет исследования: внутрибольничная аптечная организации ГБУЗ Бирская ЦРБ.

Теоретическая база исследования: справочная литература, специальная литература по дисциплине, периодическая литература по исследуемым вопросам, а также ресурсы Интернет.

Практическая база исследования: ГБУЗ Бирская ЦРБ.

Структура исследования: данная работа состоит из введения, двух глав, выводов по главам, списка использованной литературы, приложения.



ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ИЗУЧЕНИЕ ФОРМИРОВАНИЯ ЗАПАСОВ В АПТЕЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Анализ понятия товарный запас и задачи его формирования в аптечной организации

Процесс реализации медикаментов требует постоянного наличия в аптечных учреждениях товарных запасов. Формирование определенных размеров товарных запасов позволяет аптеке обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определенную ценовую политику, повышать уровень лекарственного обеспечения населения.

Товарный запас - количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящихся в торговых предприятиях, на складах, в пути, на определенную дату.

По своему назначению товарные запасы подразделяются на 3 группы:

1) запасы текущего хранения;

2) запасы сезонного хранения и досрочного завоза;

3) запасы целевого назначения.

Товарные запасы текущего хранения составляют основную массу всех запасов аптеки. Они создаются для обеспечения бесперебойной реализации товаров в текущем периоде и должны постоянно пополняться.

Товарные запасы сезонного хранения и досрочного завоза создаются лишь в определенных аптеках, исходя из особенностей ассортимента реализуемых ими товаров или особенностей географического расположения таких аптек. В первую очередь они формируются по таким группам товаров, которые имеют значительный разрыв во времени между их производством и потреблением. Кроме того, они создаются в аптеках, размещенных в таких населенных пунктах, к которым не может быть обеспечена регулярная транспортная доступность (например, в северных и высокогорных районах).

Товарные запасы целевого назначения создаются в аптечных учреждениях для обеспечения определенных целей, не связанных с текущей реализацией товаров (эпидемии, профильных мероприятиях) в зависимости от места расположения: товарные запасы в аптечных учреждениях; на складах; в пути. Создаваемые в аптечных учреждениях товарные запасы оцениваются рядом показателей:

1) суммой запасов в стоимостном выражении;

2) количеством запасов в натуральном выражении;

3) размером товарных запасов в днях оборота.

2. Этапы нормирования и планирования товарных запасов.

Необходимость создания товарного запаса обусловлена следующими причинами:

- временные затраты на транспортировку продукции от поставщика товаров до места их реализации;

- колебания спроса (со стороны покупателей);

- колебания на рынке предложения (со стороны поставщиков);

- компенсация несовпадений темпов реализации товара с темпами его поставки.

На уровне фармацевтических фирм товарные запасы относятся к числу объектов, требующих больших денежных вложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. Однако многие аптеки не уделяют ему должного внимания и постоянно недооценивают свои будущие потребности в наличных запасах. В результате этого они обычно сталкиваются с тем, что им приходится вкладывать в запасы больший капитал, чем предполагалось.

Согласно ГОСТу, (НТЗ) - это оптимальный товарный запас, обеспечивающий бесперебойную продажу товара при минимуме затрат. Норматив товарных запасов призван поддержать ситуацию, когда в фармацевтической организации не наблюдается признаков ни затоваренности, ни недотоваренности. Так, в фармацевтической организации, не контролирующей норматив товарных запасов, могут возникнуть сверхнормативные запасы в силу таких причина как завоз товаров в количествах, превышающих заказ, завоз товаров, не пользующихся спросом; недостаточное информирование медицинских работников о наличии тех или иных медикаментов в розничной аптечной сети и прочее. Занижение норматива товарных запасов возможно в случаях нарушениях графиков поставки; завозе товаров в недостающем количестве; неверных расчётах количеств заказываемых товаров и так далее.

Все это требует поддержания оптимального уровня и достаточной широты номенклатуры лекарственных препаратов в каждом аптечном учреждении.

Товарные запасы образуются на всех стадиях движения товара к потребителю. Розничным торговым предприятием осуществляется реализация товарных запасов (осуществляется продажа товаров), которые постоянно пополняются за счет закупок новых партий товаров. Таким образом, товарные запасы имеются в наличии постоянно, при условии, что их величина имеет переменное значение.

Источники финансирования образования товарного запаса могут быть как внутренние, так и внешние (собственные и заемные средства). При этом к заемным средствам относят не только кредиты и займы, но и задолженность перед поставщиками товаров (приобретение товаров с отсрочкой платежа за поставку).

Запасы готовой продукции, формируемые торговым предприятием, призваны обеспечить бесперебойное поступление товаров в сферу потребления. Однако затраты на формирование товарного запаса и обеспечение его хранения могут быть достаточно велики. При этом важно помнить, что денежные средства, вложенные в создание и поддержание товарного запаса аптечного предприятия, вернутся (принесут прибыль и получат возможность повторного ввода в оборот) только после процесса реализации товара покупателю, т. е. после завершения процедуры продажи товара, после факта оплаты. Именно поэтому для любого торгового предприятия важно минимизировать время, которое товар проводит на складе. То, насколько возможно минимизировать этот промежуток времени, зависит, с одной стороны, от величины и структуры локального рынка, на котором работает аптечное предприятие, с другой стороны, это зависит от возможностей поставщика (возможные объемы и сроки поставки).

При формировании товарного запаса учитываются следующие виды затрат:

- затраты, связанные с процедурой заказа товара;

- затраты на транспортировку товара;

- затраты на хранение товарного запаса;

- затраты, связанные с дефицитом товара (прямые: недополученная прибыль; косвенные: ухудшение имиджа в глазах посетителей, снижение лояльности клиентов аптечного учреждения).

На проблему формирования товарного запаса можно смотреть с двух сторон. С одной стороны, недостаточный товарный запас приводит к многочисленным отказам покупателям. Что такое отказы для аптечного предприятия? Посетитель не смог приобрести нужный ему продукт, посетитель неудовлетворен и недоволен. Ухудшается имидж аптечного предприятия в глазах посетителя. Возникает понятие недополученное прибыли - прибыль, которую аптечное предприятие могло бы получить, если бы имело в наличии нужный посетителю товар. Можно сделать вывод, что ситуация отказа эмоционально неприятна и экономически невыгодна. Именно поэтому часто возникает желание купить максимальное количество товара в больших объемах. Чтобы реализовать такое желание, нужно иметь не только возможности обеспечения условий хранения, требуемых для закупленной продукции, но и свободные денежные средства, которые могут быть потрачены на закупку такого объема товара.

Предположим, что у нас есть возможность обеспечить формирование большого объема товарного запаса как финансовыми, так и складскими ресурсами. Вложив значительные денежные средства в товарный запас на длительный период времени, аптечное предприятие будет нести следующие риски:

- риски, связанные с необходимостью сохранения потребительских свойств продукции;

- риски, связанные с изменением цен на продукцию (риски обесценивания товарных запасов аптечного предприятия);

- риск нереализации товарного запаса.

Кроме этого отвлечение значительных сумм денежных средств отразится на общей рентабельности функционирования аптечного предприятия.

Оборотные средства организации «замораживаются» в товарном запасе, цикл оборота денежных средств организации увеличивается, а скорость оборота соответственно уменьшается. За счет снижения скорости оборота денежных средств снижается общий объем денежных средств, получаемых аптечным предприятием за определенный интервал времени. Снижается уровень получаемой прибыли и снижается значение показателей рентабельности работы аптечного предприятия (при условии, что снижения издержек аптечного предприятии не произошло).

1.2 Специфика анализа товарного запаса аптечной организации

Товарный запас аптечного предприятия должен быть достаточно большим, чтобы обеспечить насыщение локального рынка, на котором работает аптечное предприятие. При этом необходимо постоянно отслеживать эффективность денежных средств, которые аптечное предприятие использует для формирования и поддержания необходимого уровня товарного запаса. Как правило, аптечное предприятие испытывает недостаток свободных оборотных средств: руководитель не имеет в совеем распоряжении достаточно денежных средств для формирования желаемого товарного запаса. Привлечение ресурсов сторонних организаций (денежные и товарные кредиты) бывает не всегда эффективным.

Именно поэтому руководителю аптечного предприятия необходимо систематически контролировать существующий уровень товарного запаса и определять, на пополнение запаса какой продукции из всего ассортимента аптечного предприятии будет наиболее целесообразно потратить имеющиеся в его распоряжении денежные средства. Для принятия решений по формированию товарного запаса аптечного предприятия необходимы критерии оценки, которые позволяют руководителю количественно выразить значения интересующих его характеристик продукции.

Анализ товарного запаса аптечного предприятия проводится как на базе бухгалтерского учета, так и с использованием методов управленческого учета. Для качественного планирования требуемого товарного запаса необходима достоверная статистическая информация, характеризующая деятельность аптечного предприятия за период времени, достаточный для учета сезонных колебаний спроса на рынке. Также важна информация, которую могут предоставить специалисты, непосредственно контактирующие с посетителями аптечного предприятия. Речь идет о регулярной фиксации отказов. Для любого предприятия любой отрасли (вне зависимости от области своей деятельности) особенно важно выявлять и фиксировать потребности своих клиентов, которые не могут быть удовлетворены силами этого предприятия на конкретный момент времени. Оценка емкости неосвоенного сегмента рынка позволяет принять решение о целесообразности расширения своего товарного предложения в этом направлении. Для розничных торговых предприятий основная возможность получения подобной информации - работа продавцов и консультантов, которые всегда знают, на какие запросы посетителей им приходится отвечать отказом. Для достоверности получаемой информации и устранения субъективности оценки размеров неудовлетворенного спроса в функции каждого специалиста аптечного учреждения, взаимодействующего с посетителями, должна входить обязанность фиксации отказов в специальной форме. При этом важно учитывать точное наименование продукции и количественное выражение потребности в этой продукции. Форма фиксации информации должна позволять проводить не только общую оценку емкости сегмента за выбранный период времени, но и оценивать ее равномерность (должна позволять разбивать период оценки на интервалы).

Самым простым из анализов товарного запаса (но при этом обязательным) является анализ соответствия плановых показателей товарного запаса фактическим их значениям. Целью данного анализа выявление отклонений фактических показателей от плановых и выявление причин, вызвавших отклонение. Основными способами получения информации для проведения такого анализа являются проведение инвентаризации и снятие товарных остатков.

Снятие товарных остатков - это способ получения информации за счет бухгалтерского и управленческого учета, организованных на аптечном предприятии.

Инвентаризация подразумевает под собой помимо снятия товарных остатков также и контроль соответствия данных бухгалтерского и управленческого учетов физическому наличию товаров и осуществляется путем пересчета товарных остатков аптечного предприятия.

Для количественной оценки товарного запаса за период выделяют входной товарный запас (товарный запас на начало анализируемого периода) и выходной товарный запас (товарный запас на конец анализируемого периода).

Абсолютные показатели товарного запаса могут иметь натуральное выражение (упаковки) и денежное. Оценка товарного запаса с использованием абсолютного показателя в натуральном выражении производится, прежде всего, при проведении инвентаризации и оценки товарных остатков с целью сравнения плановых показателей с фактическими. Уровень товарного запаса в денежном выражении может рассчитываться с использованием как закупочных, так и розничных цен на продукцию. При этом использование в расчетах закупочных цен наиболее удобно при формировании плана распределения денежных средств, выделенных на формирование товарного запаса.

Использование при определении требуемого уровня товарного запаса розничных цен на продукцию позволяет более точно учесть вклад каждого вида продукции в общий товарооборот аптечного предприятия. Учет розничных цен на продукцию позволяет наиболее полно отразить влияние факторов спроса на формирование товарного запаса аптечного предприятия. Особенно важно обращать внимание на выбранные единицы оценки товарного запаса (закупочные или розничные цены) при условии использования аптечным предприятием дифференцированного подхода к ценообразованию.

Использование абсолютных показателей оценки товарного запаса не позволяет проводить сравнение между значениями показателей разных наименований товара. Для обеспечения сопоставимости результатов анализа разных позиций ассортимента аптечного предприятия используются относительные величины. Приведем основные показатели оценки товарного запаса предприятия.

Уровень товарных запасов позволяет количественно оценить размеры товарного запаса аптечного предприятии (единицы измерения - дни).

,

где - уровень товарного запаса,

- товарный запас на начало периода (в денежном выражении),

- дневной товарооборот (в денежном выражении),

- товарооборот за рассматриваемый период времени (в денежном выражении),

- анализируемый период (дни).

Уровень товарного запаса позволяет оценить обеспеченность аптечного предприятия продукцией при условиях сохранения объемов реализации Уровень товарного запаса рассчитывается на определенную дату.

Оценивается уровень товарного запаса отдельных ассортиментных позиций, уровень товарного запаса ассортиментной группы, а также уровень товарного запаса аптечного предприятия по всему ассортименту в целом.

Также термин «уровень товарного запаса» применяют, говоря об определенном объеме товарного запаса в денежном или натуральном выражении. Например, «уровень товарного запаса достиг 100 упаковок».

Оборачиваемость товарного запаса - это показатель, который выражает длительность оборота товара (в днях) и скорость оборота товаров (количество оборотов за период времени).

При этом расчет длительности одного периода оборачиваемости товара носит более информативный характер при принятии решений, связанных с формированием товарного запаса аптечного предприятия. Длительность оборота товарного запаса в днях рассчитывается по формуле:

,

где - оборачиваемость товарного запаса (дни),

- средний товарный запас за анализируемый период (в денежном выражении),

- средний дневной товарооборот (в денежном выражении),

- товарооборот за рассматриваемый период времени (в денежном выражении),

- анализируемый период (дни).

Оборачиваемость товарного запаса, рассчитанная в днях реализации, показывает среднее время, в течение которого товар находился в обороте (начиная с того момента, когда продукция стала товарным запасом аптечного предприятия, до момента ее реализации). Между временем товарооборота и его скоростью существует обратно пропорциональная зависимость. Чем короче цикл оборота, тем выше скорость оборота товарного запаса, следовательно. Тем быстрее вернутся денежные средства, вложенные в этот товар. Скорость оборота товарного запаса (количество оборотов за интервал времени) рассчитывается по формуле:

,

где - количество оборотов за период,

- оборачиваемость товарного запаса (дни),

- товарооборот за рассматриваемый период времени (в денежном выражении), -средний товарный запас за анализируемый период (в денежном выражении), - анализируемый период (дни).

Скорость оборота имеет большое значение при выборе ассортиментных позиций. Чем выше скорость оборота, тем меньше необходимо вложить финансовых ресурсов в формирование товарного запаса для достижения запланированного уровня прибыли аптечного предприятия.

Увеличение скорости оборота товарных запасов способствует увеличению объемов реализации продукции и сокращение уровня товарного запаса продукции.

1.3 Прогнозирование товарного запаса аптечной организации

Каждое аптечное учреждение или аптечная сеть ежедневно решает для себя множество задач, связанных с формированием и управлением ассортиментом. В ассортимент аптек входит много категорий товаров, среди которых лекарственные средства, изделия медицинского назначения, косметика и биологические активные добавки.

Прогнозирование (планирование) - это процесс формирования основных целей и возможных средств, а также способов их выполнения.

Планирование ассортимента - это процесс определения перспективных торговых наименований, которые будут наполнять ассортиментный портфель, удовлетворять потребностям потребителей и обеспечивать аптечному предприятию прибыльную работу.

Процесс планирования предусматривает установление таких экономических показателей, которые при полном использовании ограниченных ресурсов могут привести к достижению ожидаемых экономических результатов.

Комплексный подход к планированию возможен только на основе полной информации об ассортименте аптечных учреждений конкретного региона, объеме продаж каждой товарной позиции и группы товаров, учитывая особенности месторасположения и организации работы самого аптечного учреждения, и, конечно же, о потребностях и предпочтениях покупателей. На наполнение ассортимента также оказывает влияние промоционная активность производителей, поэтому следует учитывать влияние рекламы и деятельности медицинских представителей.

Широко распространенным способом планирования изменений ассортимента является анализ дефектуры, позволяющий выявить спрос на отсутствующие препараты путем фиксации спроса покупателей первостольником в учетной системе или на бумажных носителях (журнал неудовлетворенного спроса, или учета дефектуры). Однако он имеет и свои недостатки, поскольку возможно искажение данных за счет недостаточно эффективной системы отслеживания дефектуры. Кроме этого, не всегда можно получить объективные данные, поскольку исследование потребительских предпочтений только в одной торговой точке часто не является репрезентативным.

В ходе прогнозирования экономической деятельности предприятия анализу могут подвергаться различные величины и показатели.

Абсолютные величины выражают размеры, объемы явлений и процессов. Это всегда именованные числа, имеющие определенную размерность, единицу измерения (например, абсолютная величина товарных запасов аптеки).

Относительные величины характеризуют соотношение между двумя величинами, их получают как частное от деления одной из них (сравниваемого показателя) на другую (базу сравнения). Они могут выражаться в виде коэффициента или процента (если частное умножить на 100 %).

Показатели динамики характеризуют изменение явления во времени, измеряют интенсивность развития, например темпы роста или прироста. Различают базисные (постоянная база сравнения) и цепные (база сравнения - величина предыдущего показателя) показатели динамики.

На формирование ассортимента влияет много факторов, среди которых - месторасположение аптечного учреждения, его размер и тип, а также форма организации торговли. Так, структура потребления в аптеках, расположенных в спальных или центральных районах города, в оживленных местах и в аптеках самообслуживания будет иметь свою специфику. Также деятельность по формированию ассортимента предусматривает изучение информации об особенностях рынка, выбор дистрибьюторов и определение ценовой политики, необходимые для эффективной прибыльной работы.

Запасы товаров могут создаваться в аптечной сети с разными целями, основными из которых являются:

а) обеспечение устойчивого и ритмичного процесса реализации медикаментов розничным и оптовым покупателям;

б) накопление товаров сезонного спроса, сезонного производства и целевого назначения;

в) предотвращение обесценивания имеющихся свободных денежных активов в условиях инфляционной экономики и изменения курса валют.

Существует много причин для создания товарных запасов на фармацевтических фирмах, однако общими для них является стремление субъекта фармацевтической деятельности к экономической безопасности. При этом следует отметить, что стоимость создания запасов и неопределенность условий сбыта лекарственных средств не способствуют возрастанию значимости дорогостоящей резервной сети товарных запасов, поскольку это объективно противоречит повышению эффективности деятельности.

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость упущенной выгоды (дефицита лекарственных средств). При наличии дефицита запасов существует три вида возможных издержек, перечисленных ниже в порядке увеличения их отрицательного влияния:

издержки в связи с неполучением прибыли при отказе в лекарственном средстве;

издержки в связи с потерей сбыта - в случае, когда покупатель обращается за данной покупкой в другую фармацевтическую фирму;

издержки в связи с потерей поставщика - в случае, когда поставщик начинает искать другие источники сбыта. Первые два вида издержек относятся к числу так называемых «временных издержек фирмы в результате принятия альтернативного курса по товарным запасам». Третий же вид издержек трудно вычислить, поскольку гипотетические поставщики разные и соответствующие издержки тоже. Следует иметь в виду, что стоимость дефицита запасов больше, чем просто цена упущенных торговых сделок или нереализованных заказов.

Основной целью планирования поступления товаров является обеспечение ритмичной поставки товаров в аптечные учреждения в необходимых объемах и ассортименте.

Процесс планирования поступления товаров осуществляется по следующим основным этапам:

1. Анализ поступления товаров в предплановом периоде.

Такой анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных запасов.

Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в одинаковых ценах (только оптовых или только розничных). В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:

а) динамика общего объема и структура поступления товаров.

Динамический анализ поступления проводится в сопоставимых ценах.

Устанавливают темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по аптеке и в разрезе отдельных товарных групп;

б) обеспеченность товарооборота и товарных запасов необходимым объемом поступления товаров.

Снижение товарооборота при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров в аптеку.

в) Состав источников поступления товаров в аптеку.

В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес различных поставщиков - аптечных складов, непосредственных производителей, торговых посредников и т.п.

Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков.

г) соответствие объемов фактического поступления товаров объемам, предусмотренным заключенными договорами.

Для проведения такого анализа используется показатель "коэффициент поставки", который рассчитывается по формуле:



Кп - коэффициент поставки товаров в аптечное учреждение;

Оф - фактическая сумма поступления товаров в аптечное учреждение;

Ок - сумма поступления товаров, предусмотренная заключенными договорами.

Коэффициент поставки рассчитывается по аптечным предприятиям в целом, в разрезе групп товаров, а также в разрезе отдельных поставщиков, с которыми были заключены договора. При значении коэффициента ниже единицы выясняются причины невыполнения договорных обязательств: отказ аптеки от части закупленных товаров, форс-мажорные обстоятельства, иные причины.

д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ проводится в сопоставимых ценах в целом по аптеке и по отдельным группам товаров. Учитывается сезонность потребления многих медикаментов.

е) частота поставки товаров в аптечные учреждения. Этот показатель играет существенную роль в обеспечении устойчивости ассортимента товаров, формировании размера товарных запасов, объеме затрат по транспортированию и хранению товаров.

Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступления товаров.

2. Определение планового объема структуры поступления товаров.

Основу проведения таких плановых расчетов составляют ранее обоснованные планы реализации товаров и формирование товарных запасов.

Плановые расчеты проводят по формуле материального баланса:

Зн + П = Р + В + Зк

П = Р +В + Зк - Зн , где:

П - плановый объем поступления товаров;

Р - плановый объем реализации товаров;

Зн - фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;

Зк - расчетная сумма товарных запасов на конец планируемого периода;

В - ожидаемое выбытие товаров в связи с естественной убылью и по прочим причинам.

3. Определение планового объема и источников закупки необходимых товаров.

Плановый объем закупки определяется на основе планового объема поступления товаров. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчитывается чаще в розничных ценах, в то время как объем закупки товаров - в ценах их закупки (оптовых)- разница между этими показателями составляет сумму торгового наложения или валовый доход от реализации товаров.

С учетом этого плановый объем закупки товаров определяется по следующей формуле:

ОЗ = П - ВД , где:

ОЗ - объем закупки товаров ( в оптовых ценах );

П - плановый объем поступления товаров ( в розничных ценах);

ВД - планируемая сумма валового дохода от реализации товаров (сумма торговых наценок).

Методы определения плановой суммы валового дохода от реализации рассматриваются в соответствующей лекции.

Размер торговой наценки регулируется как государством, так и аптекой.

Расчет планового объема закупки товаров осуществляется в разрезе, как отдельных товарных групп, так и в целом по аптеке.

В силу изменчивости конъюнктуры фармацевтического рынка, нестабильности хозяйственных связей с поставщиками и других причин обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плановый период в большинстве случаев невозможно.

Поэтому на данной стадии планирования закупок определяются лишь основные источники поступления.

В составе источников закупки выделяют обычно непосредственных производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические и др. предприятия), а также местных и иногородних поставщиков.

Закупки товаров у непосредственных производителей обеспечивают более низкий уровень договорных цен, что положительно влияет на формирование валового дохода от реализации товаров (в сравнении с закупкой у торговых посредников).

Закупка товаров у местных поставщиков обеспечивает более низкие затраты по транспортированию товаров, что положительно влияет на формирование прибыли от торговой деятельности. В связи с этим, при определении источников закупки товаров на плановый период следует стремиться к повышению удельного веса закупки товаров у непосредственных производителей и местных поставщиков.

4. Обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров в аптечные учреждения.

Эта задача решается путем определения оптимального размера партий поступления товаров в аптеку.

Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер издержек обращения аптеки по размещению заказа, доставке товаров и их приемке (обозначим этот вид издержек обращения по организации товароснабжения аптеки как ИО1). Однако, высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер товарных запасов - так, если получать товар один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней.

В последнем случае снизится размер издержек обращения по хранению товаров (обозначим как ИО2).

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные издержки обращения (т.е. ИО1 + ИО2 min ), осуществляется последующей формулой, известной как модель Уилсона:

ОРп - оптимальный размер партии поставки товаров;

ОЗ - плановый объем закупки товаров;

ИО1 - сумма издержек по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на 1 поставляемую партию;

ИО2 - сумма издержек обращения по хранению единицы запасов товаров (обычно выражается определенной суммой или количеством товарных запасов).

Пример: Годовой объем закупки товаров запланирован в размере 1 млн. руб. Сумма издержек обращения по размещению заказа и доставке в расчете на 1 поставляемую партию - 12 тыс.руб.

Сумма издержек обращения по хранению единиц запасов товаров составляет 6 тыс. руб. в год.

Следовательно, на протяжении года товары должны доставляться (1000:63) = 16 раз или каждые 22 дня (360:16).

При таких показателях размеров партии и частоты поставки товаров, издержки обращения аптеки будут минимальными.

Заключительной стадией планирования т/о, товарных запасов и поступления товаров является балансовая увязка всех запланированных показателей - объема реализации, запасов на начало и конец планового периода, объема поступления товаров. Балансовая увязка этих плановых показателей позволяет проверить их взаимосвязь по каждой группе товаров и по аптечному учреждению в целом.

Таким образом, в фармации используется комплексный подход к анализу товарных запасов, т.е. анализируются не только объёмы реализации, но и товарное обеспечение этого процесса.

Выводы по первой главе

Процесс реализации медикаментов требует постоянного наличия в аптечных учреждениях товарных запасов. Формирование определенных размеров товарных запасов позволяет аптеке обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определенную ценовую политику, повышать уровень лекарственного обеспечения населения.

Товарный запас - количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящихся в торговых предприятиях, на складах, в пути, на определенную дату.

Каждое аптечное учреждение или аптечная сеть ежедневно решает для себя множество задач, связанных с формированием и управлением ассортиментом. В ассортимент аптек входит много категорий товаров, среди которых лекарственные средства, изделия медицинского назначения, косметика и биологические активные добавки.

Прогнозирование (планирование) - это процесс формирования основных целей и возможных средств, а также способов их выполнения.

Планирование ассортимента - это процесс определения перспективных торговых наименований, которые будут наполнять ассортиментный портфель, удовлетворять потребностям потребителей и обеспечивать аптечному предприятию прибыльную работу.

Процесс планирования предусматривает установление таких экономических показателей, которые при полном использовании ограниченных ресурсов могут привести к достижению ожидаемых экономических результатов.



ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКОЕ ИЗУЧЕНИЕ И ПРОГНОЗИРОВАНИЕ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ НА ПРИМЕРЕ ВНУТРИБОЛЬНИЧНОЙ АПТЕКИ ГБУЗ БИРСКАЯ ЦРБ

2.1 Общая характеристика внутрибольничной аптечной организации ГБУЗ Бирская ЦРБ

Аптечная организация находится в здании больницы. В аптеке два отдела: производственный отдел и отдел готовых лекарственных форм.

Производственный отдел выполняет одну из основных функций - приготовление экстемпоральных лекарственных форм, т.е. препаратов, которые не производятся фармацевтическими предприятиями.

Основной задачей производственного отдела является быстрое и качественное изготовление лекарств.

Ежедневно сотрудниками отдела изготавливается около 300 флаконов стерильных растворов для инъекций, а также готовятся растворы для внутреннего и наружного употребления, порошки, мази, настои, отвары, лекарственные формы для новорожденных детей. Лекарственные формы аптечного изготовления более доступны и снижают стоимость лечения больных в условиях стационара.

Отдел готовых лекарственных форм принимает требования от отделений стационара на медикаменты, изделия медицинского назначения, реактивы; осуществляет контроль за соблюдением правил хранения лекарственных средств в отделениях больницы; выполняет контроль качества лекарств, поступающих в больницу; производит отпуск лекарственных препаратов, изделий медицинского назначения в отделения больницы.

Размер уставного фонда предприятия составляет 100 тыс. руб.

Стоимость основных средств на 01.01.2019 г. равна 2 086 тыс. руб.

Общая кредиторская задолженность по предприятию на 01.01.2009 г. составляет 967 тыс. руб.

Оборотные активы на 01.01.2009 г. составляют 1 305 тыс. руб.

На 01.01.2009 г. прибыль аптеки составила 15 тыс. руб.

Аптека пользуется банковским кредитом, взятым в банке «УралСиб» на 1 год. Работа с поставщиками складывается по факту поставки с отсрочкой платежа на срок до 1 месяца.

2.2 Анализ товарного запаса внутрибольничной аптечной организации ГБУЗ Бирская ЦРБ

2.2.1 Теоретический анализ товарного запаса

Внутрибольничная аптечной организация ГБУЗ Бирской ЦРБ формирует свой товарный запас с использованием стратегии фиксации интервала заказа продукции. Ассортимент аптечного предприятия состоит из очень большого количества ассортиментных позиций, спрос на которые различается. Спрос на товары аптечного ассортимента не только различается количественно (одинаковые объемы запасов разных позиций реализуются за разные интервалы времени), но также различается и ритмичность их продаж (продажи позиций аптечного ассортимента могут быть равномерными, периодическими и непредсказуемыми, с высокими показателями вариативности спроса). Такое различие в характеристиках спроса делает затруднительным расчет оптимального объема единовременного заказа (следовательно, усложняет использование стратегии фиксации объема заказа). При этом, как правило, аптечное предприятие не ограничено объемами транспортировки своего заказа (она осуществляется ежедневно), а вопрос получения скидок за достижение определенного уровня единовременного заказа не столь актуален (аптечные предприятии испытывают недостаток в денежных средствах и не могут себе позволить излишние вложения в товарный запас; поставщики, в свою очередь, больше внимания уделяют совокупному обороту с каждым их аптечных предприятий, нежели величине единовременного заказа).

Стратегия фиксации интервала заказа требует создания большего количества товарных запасов на предприятии (по сравнению со стратегией фиксации объема единовременного заказа), чтобы обеспечить защиту от преждевременного исчерпывания товарного запаса предприятия. Поэтому для аптечного предприятия, использующего данную стратегию формирования товарного запаса, целесообразно минимизировать интервал между заказами продукции (т. е. контролировать величину товарного запаса и заказывать продукцию следует часто). Для фармацевтического рынка характерно то, что розничные аптечные предприятия имеют широкую свободу выбора времени и периодичности осуществления заказов продукции у поставщиков. Как правило, аптечные предприятия в состоянии сократить интервал заказа до одного рабочего дня, что позволяет поддерживать товарный запас на уровне, соответствующем локальному спросу, и при этом не вкладывать денежные средства в создание крупного резервного запаса, предназначенного для своевременного гашения колебаний этого спроса. Также сложившаяся конъюнктура фармацевтического рынка позволяет говорить о высокой степени надежности основных поставщиков продукции для аптечного предприятия, что позволяет последнему не формировать больших «страховых» товарных запасов на случай сбоев поставок (большой разницы между плановой датой поставки товара и фактической). Мобильность пополнения товарного запаса аптечного предприятии позволяет ему функционировать как чрезвычайно гибкой экономической системе, оперативно реагирующей на изменения окружающей среды (в данном случае изменения величины и структуры спроса) без создания крупных собственных запасов.

Рассчитаем уровень товарного запаса данной аптеки на 01.01.2009 г.

2.2.2 Практический анализ товарного запаса

В основе ABC-анализа заложен прогноз того, что превалирующую долю в товарообороте в денежном выражении составляет незначительная часть ассортиментных позиций. При проведении указанного анализа реализованные товары распределяют в порядке уменьшения их объема продаж и рассчитывают удельный вес реализации ассортиментной позиции. При этом на позиции, формирующие класс А, приходится 80% товарооборота, а их доля в общем количестве ассортиментных позиций может составлять около 20%. Класс В - это почти 10% объема реализации товара, которые обеспечивают почти 30% торговых наименований препаратов. Класс С формируют остальные единицы наименований с низким товарооборотом (50% совокупности анализируемых позиций, которые составляют не менее 10% общего оборота).

XYZ-анализ, сущность которого заключается в структуризации потребления товаров по стабильности потребления и возможности его прогнозирования, необходимо проводить параллельно с ABC-анализом.

Для определения принадлежности препаратов к одной из 3 групп (X, Y, Z) необходимо рассчитать коэффициент вариации, который демонстрирует отклонение в стабильности продаж в анализируемый период. Чем меньше его значение, тем стабильнее продажи. Потребление лекарственных средств из группы X имеет почти стабильный характер, коэффициент вариации не превышает 10%. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью), коэффициент вариации составляет 10-25%. Потребность в товарах группы Z является стохастической, ее сложно предсказать, коэффициент вариации превышает 25%.

Для прояснения ситуации по данному направлению я решила разобрать АВС- и XYZ-анализ на примере внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирской ЦРБ. Перед проведением анализа посмотрим на изменение в ассортименте аптечных учреждений по г. Бирску в целом.

В Бирске за последние годы сформировалась тенденция расширения ассортимента аптечных учреждений. Количество аптек, в ассортименте которых менее 1 тыс. наименований препаратов, за последние несколько лет заметно сократилось (рис. 2.1).

В 2018 г. по сравнению с предыдущим годом ассортимент аптечных учреждений. уменьшился на 40%. Тогда как количество аптек с ассортиментом более 5 тыс. позиций стало гораздо больше.

Рис. 1 Количество торговых наименований ЛС, которое, по оценке экспертов центров закупок, было в ассортименте аптечных предприятий в 2016, 2017 и 2018 г.

Для проведения анализа нами были использованы данные о продажах ЛС в январе-июне 2018 г. Товарооборот внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирской ЦРБ составляет 0,2-0,5 млн. рублей в месяц. Так, по данным в I полугодии 2018 г. в ее ассортименте насчитывалось более 1,7 тыс. наименований реализуемых препаратов (с учетом формы выпуска и производителя). Тогда как во всех аптечных учреждениях города по итогам I полугодия 2018 г. количество торговых наименований составило 2,3 тыс.

Среднее количество реализуемых в месяц торговых наименований препаратов по аптеке - 400 - 600, из них лишь около 40% продавали каждый месяц. В этой аптеке сопутствующие категории товаров в исследуемый период составили более 1 тыс. торговых наименований (около 22% всего ассортимента), что обусловлено классическим форматом торговли. Отметим, что в данном аптечном учреждении ежемесячно количество реализованных торговых наименований препаратов составляло около 40% ассортимента всех аптечных учреждений города, по городу в целом количество таковых колебалось в пределах 1700-2200.

Объем продаж лекарственных средств в денежном выражении внутрибольничной аптеки ГБУЗ Бирской ЦРБ, несмотря на влияние фактора сезонности, был более стабильным, чем по городу в целом. Доля продаж аптеки в общем объеме продаж в денежном выражении по городу составляет около 5%. Немаловажно, что ее удельный вес по этому показателю к середине 2018 г. по сравнению с его началом постепенно увеличивался. А это свидетельствует о том, что аптека наращивает свои обороты быстрее, чем это происходит по городу в целом.

В исследуемом аптечном учреждении на протяжении января-июня 2018 г. динамика объемов закупок как в денежном, так и в натуральном выражении соответствовала динамике объемов продаж, что свидетельствует о стабильности товарных остатков (рис. 2.2). Остатки на начало каждого месяца исследуемого периода находились практически на одинаковом уровне, что также позволяет судить о неизменности подходов к управлению товарным ассортиментом.

Рис. 2.2 Динамика остатков на начало периода, объемов закупок и продаж ЛС в натуральном выражении в исследуемой аптеке в январе-июне 2018 г.



Прежде чем приступить к комплексному анализу ассортимента АВС и XYZ, следует рассмотреть результаты распределения количества торговых наименований препаратов и их объемов продаж, а также валовой маржи по группам А, В и С. В внутрибольничной аптеке ГБУЗ Бирской ЦРБ они представлены на рис. 2.3. Так, 80,0% общего объема продаж лекарственных средств в денежном выражении приходится на торговые позиции, попавшие в группу А. Препараты данной группы составили 28,1% общего количества ассортиментных позиций и обеспечили 79,5% валовой маржи аптеки. Следует отметить, что группа А сформирована более дорогостоящими, чем группа В и С, препаратами. Этот факт объясняет то, что доля препаратов группы А в общем объеме продаж лекарственных средств в натуральном выражении меньше, чем в денежном, и составляет 72,4%. Средневзвешенная маржа от продажи 1 упаковки препаратов этой группы также превысила таковую по группам В и С.

Рис. 2.3 Доля объема продаж в денежном и натуральном выражении, количества наименований и валовой маржи в разрезе групп А, В, С в I полугодии 2018 г.

Совместим полученные результаты АВС-анализа с XYZ. Следует отметить, что при проведении АВС - XYZ-анализа ассортимента его объектом могут быть данные об объеме продаж в натуральном или денежном выражении. Выбор способа расчета зависит от целей, которые ставит перед собой компания. Группы А, В, С были сформированы в соотношении 80:10:10 по объемам продаж в денежном выражении. Коэффициент вариации объемов продаж в денежном выражении позволил распределить торговые наименования по группам X, Y, Z. Для группы Х он находился в диапазоне до 10%, для группы Y - 10-25%, для группы Z - больше 25%.

Матричное изображение интегрированного АВС - XYZ-анализа ассортимента исследуемой аптеки представлено в табл. 2.1, 2.2. Матрица АВС - XYZ для ассортиментных позиций исследуемой аптеки показала отсутствие торговых наименований в группе ВХ. Наиболее емкой по количеству товарных позиций является группа СZ.

Таблица 2.1 Матрица АВС - XYZ по количеству торговых наименований препаратов на I полугодие 2018 г.

Группа АВС-XYZ	X	Y	Z	Всего
А	14	135	627	776
В	-	29	393	422
С	2	15	1546	1563
Всего	16	179	2566	2761

Таблица 2.2 Матрица АВС - XYZ по доле количества торговых наименований препаратов в ассортименте на I полугодие 2018 г.

Группа АВС-XYZ, %	X	Y	Z	Всего
А	0,5	4,8	22,7	28,0
В	-	1,1	14,2	15,3
С	0,1	0,5	56,1	56,7
Всего	0,6	6,4	93,0	100,0

Для обоснованного анализа ассортимента необходимо сравнить данные, полученные при анализе аптеки, с данными АВС - XYZ-анализа по городу в целом (табл. 2.3, 2.4). Сравнив показатели по группе А, видим, что 80% продаж в аптеке обеспечивают 28,0% товарных позиций. Тогда как по городу Бирск этот показатель приближается к правилу Парето (80% продаж обеспечивают 20,0% торговых наименований). Доля препаратов группы В аптеке и в целом по городу составила 15,3 и 11,1% соответственно. Отдельного внимания заслуживает группа Х, поскольку ее формируют препараты, пользующиеся постоянным спросом. В исследуемой аптеке она представлена 16 торговыми наименованиями (0,6%). По городу же в целом в нее вошло 58 товарных позиций (1,0%).

Таблица 2.3. Матрица АВС - XYZ по количеству торговых наименований препаратов в г. Бирск РБ на I полугодие 2018 г.

Группа АВС-XYZ	X	Y	Z	Всего
А	47	496	752	1295
В	6	153	505	664
С	5	123	3910	4038
Всего	58	772	5167	5997

Таблица 2.4 Матрица АВС - XYZ по доле количества торговых наименований в ассортименте по г. Бирск РБ на I полугодие 2018 г.

Группа АВС-XYZ, %	X	Y	Z	Всего
А	0,8	8,3	12,5	21,6
В	0,1	2,6	8,4	11,1
С	0,1	2,1	65,1	67,3
Всего	1,0	13,0	86,0	100,0

Важнейшими для закупки являются препараты, которые попали в ячейки с параметрами АХ, АY, АZ, ВY и СХ, поскольку потребность в них на определенный период можно предусмотреть.

При этом в поле АZ находятся препараты, имеющие большую долю в объемах продаж, хотя и характеризующиеся стохастическим потреблением.



2.3 Прогнозирование (планирование) товарного запаса внутрибольничной аптечной организации ГБУЗ Бирская ЦРБ

Процесс планирования поступления товаров осуществляется по следующим основным этапам:

1. Анализ поступления товаров в предплановом периоде.

Такой анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных запасов.

Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в одинаковых ценах (только оптовых или только розничных). В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:

а) динамика общего объема и структура поступления товаров.

Динамический анализ поступления проводится в сопоставимых ценах.

Устанавливают темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по аптеке и в разрезе отдельных товарных групп;

б) обеспеченность товарооборота и товарных запасов необходимым объемом поступления товаров.

Снижение товарооборота при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров в аптеку.

в) Состав источников поступления товаров в аптеку.

В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес различных поставщиков - аптечных складов, непосредственных производителей, торговых посредников и т.п.