Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Магнитогорский государственный университет

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

Курсовая работа

Особенности составления и оформления распорядительной документации (в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе)

студентки IV курса

группа Кс-41

Сафроновой Ольги Николаевны

Научный руководитель:

кандидат филологических наук

Кожушкова Наталья Валерьевна

Магнитогорск 2011

Оглавление

распорядительный документация школа устав

Введение

Глава 1. Особенности составления и оформления распорядительной документации

1.1 Понятие распорядительной документации и её роль в организации

1.2 Требования к составлению и оформлению распорядительной документации

Глава 2. Анализ составления и оформления распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе

2.1 Анализ нормативно-методической базы, регламентирующей составление и оформление распорядительной документации

2.2 Анализ составления и оформления Устава муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы

2.3 Анализ составления и оформления Приказа №14 от 01.04.20011 года

2.4 Анализ составления и оформления Распоряжения №61 от 14.03.20011 года

Заключение

Источники и литература

Введение

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определённых документов. Документы разнообразны: учредительные, устав фирмы, договора, бухгалтерские документы, кадровые, организационно-распорядительные и т.д. Каждый из этих документов имеет определённое значение и несёт в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной работе будут рассмотрены распорядительные документы. Они являются важным звеном в сфере управленческой деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причём это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

· Совершенствуется организация управления.

· Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности.

· Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

Проблема исследования правильное составление и оформление распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе.

Актуальность и проблема исследования определили тему работы Особенности составления и оформления распорядительной документации (на примере муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы).

Цель: выявить особенности составления и оформления распорядительной документации.

Объект исследования: документирование распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе.

Предмет исследования: распорядительная документация с точки зрения правильности её оформления.

Задачи: 1. Изучить и проанализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу, регламентирующую составление и оформление распорядительной документации.

2. Изучить и проанализировать научную литературу, посвящённую особенностям составления и оформления распорядительной документации.

3. Проанализировать особенности составления и оформления распорядительной документации муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы.

4. Разработать рекомендации по совершенствованию составления и оформления распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе.

Глава 1. Особенности составления и оформления распорядительной документации

1.1 Понятие распорядительной документации и её роль в организации

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в распорядительной документации - наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие распорядительного документа трактует следующим образом: "Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц".

ПРИКАЗ

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности.

Реквизиты приказа: название документа "Приказ", дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

Приказы по вопросам общей деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами "приказываю" крупным шрифтом на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже (фамилию, должность, наименование организации). Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается со слова: перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется фамилия, имя и отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть, куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

ПРОТОКОЛ

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос (доклад, сообщение) нумеруется и начинается с более важных и сложных. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ, начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

АКТ

Акт - документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами. Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

Во вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть указано количество экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями составителя. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные записки подписываются руководителем организации.

Докладная записка содержит заголовок к тексту, который раскрывает его содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.

КОНКТРАКТ

Контракт (договор) - документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких - либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными гражданами и организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнёрами не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты: название и заголовок документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.

СПРАВКА

Справка - это документ содержащий описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать.

ДОВЕРЕННОСТЬ - это документ, дающий право совершение каких - либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

Доверенность бывает двух видов: официальная и личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном экземпляре и под расписку. Содержит следующие реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных лиц; печать организации.

Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать.

ПОЛОЖЕНИЯ

Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение об учебно-методическом объединении по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении.

УСТАВ

В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы, утверждённый общим собранием трудового коллектива, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы, организацию её деятельности, управление школой, порядок приёма и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также выпускные экзамены.

ИНСТРУКЦИЯ

Устанавливает правила, которые регулируют специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция о порядке пользования печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и так далее.

Инструкции бывают типовые и индивидуальные. Текст инструкции делится на разделы и пункты.

ПРАВИЛА

Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

РЕШЕНИЕ

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жесткими по сравнению с нормами отмененного ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественника - ГОСТ Р 6.38-90.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

1.2 Требования к составлению и оформлению распорядительной документации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

-- Государственный герб Российской Федерации;

-- герб субъекта Российской Федерации;

-- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-- код организации;

-- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

-- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

-- код формы документа;

-- наименование организации;

-- справочные данные об организации;

-- наименование вида документа;

-- дата документа;

-- регистрационный номер документа;

-- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

-- место составления или издания документа;

-- адресат;

-- гриф утверждения документа;

-- резолюция;

-- заголовок к тексту;

-- отметка о контроле;

-- текст документа;

-- отметка о наличии приложения;

-- подпись;

-- гриф согласования документа;

-- визы согласования документа;

-- оттиск печати;

-- отметка о заверении копии;

-- отметка об исполнителе;

-- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

-- отметка о поступлении документа в организацию;

-- идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита - текста документа.

Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка



Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования свидетельствует о нежелательности перемещения границ некоторых реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого их размещения в пределах разумного отклонения от размеров, предусмотренных стандартом (± 2 мм).

Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

На служебном поле документа размещаются реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата могут размещаться символические знаки ("уголки", "крестики", отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесёнными на нём набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.

Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 "Ссылка на регистрационный номер и дата документа" опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования.

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

Глава 2. Анализ составления и оформления распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе

2.1 Анализ нормативно-методической базы, регламентирующей составление и оформление распорядительной документации

Организационно-правовое обеспечение деятельности муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы носит многоуровневый характер и включает комплекс взаимосвязанных документов федерального, регионального и муниципального уровней. Функционирование и развитие образовательной организации поддерживается её собственной нормативно-правовой базой (локальными актами). Таким образом, на основе разноуровневой законодательной базы создаётся единая нормативная система управления муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы. В статье 2 Федерального Закона "Об образовании" говорится об автономности образовательного учреждения, что даёт право каждому учреждению самостоятельно разрабатывать для своей деятельности собственную нормативно-правовую базу, не противоречащую действующему законодательству Российской Федерации в области образования. В ещё большей степени это верно для образовательных учреждений.

Нормотворческая деятельность учреждения осуществляется в пределах его компетенции, определённой ст. 32.2 Закона РФ "Об образовании". В соответствии с компетенцией общеобразовательного учреждения, можно выделить следующие направления локального правового обеспечения его основной деятельности:

* правовое обеспечение образовательного процесса и его методического сопровождения;

* правовое обеспечение финансово-экономической деятельности;

* правовое обеспечение материально-технического снабжения;

* правовое обеспечение безопасных условий учёбы и труда;

* правовое обеспечение трудовых отношений (работа с кадрами);

* правовое обеспечение делопроизводства всех сторон деятельности общеобразовательного учреждения.

Локальные акты, регламентирующие административную и финансово-хозяйственную деятельность:

1. Устав учреждения.

2. Договор образовательного учреждения с учредителем

3. Должностные инструкции работников, в том числе административно-хозяйственного персонала, учителей, классных руководителей, социального педагога.

4. Положение об установлении надбавок и доплат к должностным окладам сотрудников.

5. Положение о внутришкольном контроле.

6. Положение об аттестационной (экзаменационной) комиссии.

7. Положение о конфликтной комиссии при проведении устных экзаменов.

8. Положение об учебном кабинете.

9. Инструкции по безопасности и правила работы на травмоопасных участках, рабочих местах, в учебных кабинетах.

10. Положение о комиссии по охране труда.

11. Положение об аттестации педагогических кадров.

12. Положение о дежурстве по школе.

13. Положения о школьной предметной олимпиаде, о конкурсах.

14. Положение о порядке утверждения, хранения экзаменационных материалов.

Локальные акты, регламентирующие права участников образовательного процесса:

1. Правила приёма в школу.

2. Правила поведения учащихся.

3. Правила внутреннего распорядка образовательного учреждения.

4. Трудовой договор (контракт) с работниками.

5. Положение о системе оценок, форм, порядке и периодичности промежуточной и итоговой аттестации обучающихся, положение о портфолио учащегося.

6. Положение о формах получения образования в данном образовательном учреждении (экстернат, положение о семейном образовании, положение о свободном посещении учебных занятий, и др.).

7. Положение о классах коррекции и классах компенсирующего обучения.

8. Положение о родительском комитете.

Локальные акты, регламентирующие деятельность профессиональных объединений:

1. Положение о педагогическом совете.

2. Положение о методическом совете.

3. Коллективный договор между учреждением и работниками. Локальные акты организационно-распорядительного характера:

1. Приказы и распоряжения по образовательному учреждению.

2. Протоколы педагогических советов, собраний общешкольного родительского комитета.

2.2 Анализ составления и оформления Устава муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы

Анализируемый документ (Приложение 1) является Уставом.

В Уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав МОУ Вознесенской основной общеобразовательной школы, утверждённый общим собранием трудового коллектива, создано в целях реализации права граждан на образование, а также структуру школы, организацию её деятельности, управление школой, порядок приёма и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также выпускные экзамены.

Рассматриваемый документ является Уставом муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы. Документ составлен администрацией муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы Кусинского муниципального района Челябинской области с опорой на Конституцию РФ, закон "Об образовании", "Типовое положение об образовательном учреждении", правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, локальные правовые акты. Документ составлен на бланке формата А4. Интервал между строками одинарный, что не соответствует ГОСТу Р 6.30-2003.

Состав реквизитов в полной мере соответствует требованиям формуляра-образца и ГОСТа Р 6.30-2003.

Размеры полей не соответствуют ГОСТу, т.е. расположены на документе неправильно.

Левое поле - 30 мм, по ГОСТу - 20 мм.

Правое поле - 10 мм, соответствует ГОСТу.

Верхнее поле - 20 мм, соответствует ГОСТу.

Нижнее поле - 20 мм, соответствует ГОСТу.

Расположение реквизитов продольное.

Реквизит 23 - гриф согласования документа оформлен не по ГОСТу:

СОГЛАСОВАНО:

Постановлением Главы

Кусинского муниципального района

№__ от "_____"____________2007 года

Гриф согласования нужно оформить следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Постановление Главы

Кусинского муниципального района

от 00.00.2007 №

Реквизит 16 - гриф утверждения документа оформлен не по ГОСТу, но расположен в правом верхнем углу, что соответствует ГОСТ Р 6.30-2003:

УТВЕРЖДЁН:

Приказом руководителя

Управления образования

Кусинского муниципального района

№__ от "____" _________ 2007 года

Гриф утверждения нужно оформить следующим образом:

УТВЕРЖДЁН

приказом руководителя

Управления образования

Кусинского муниципального района

от 00.00.2007 №0

Реквизит 10 - наименование вида документа прописано по центру.

Реквизит 08 - наименование организации прописано по центру в средней части документа.

Вторая и последующие страницы документа пронумерованы не по ГОСТу.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создаёт условия для унификации документов.

Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

Данный рассматриваемый документ по виду деятельности (или назначению) является нормативным документом.

По наименованию существует множество разновидностей документов. В данном случае документ является уставом.

По способу фиксации информации документ машинописный.

По месту составления документы подразделяются на используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Рассматриваемый образец является документом для решения внутренних вопросов.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных -- несколько вопросов. В нашем варианте рассмотрено несколько вопросов, значит по степени сложности это сложный документ.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом "конфиденциально", "лично"). Для этого документа характерна открытая степень пользования.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документов бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. Рассматриваемый документ по юридической силе является подлинным.

По стадиям создания документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник -- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия -- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа -- заверенная часть текста подлинника. Дубликат -- второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

Стадия создания прилагаемого документа является копией.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы. Степень устава в данном случае является индивидуальной.

2.3 Анализ составления и оформления Приказа №14 от 01.04.20011 года

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Реквизиты приказа: название документа "Приказ", дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами "приказываю" крупным шрифтом на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами, каждый, из которых начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределённой форме. Приказ подписан руководителем.

Размеры полей не соответствуют ГОСТу, т.е. расположены на документе неправильно.

Левое поле - 30 мм, по ГОСТу - 20 мм.

Правое поле - 1,5 мм, по ГОСТу 10 мм.

Верхнее поле - 20 мм, соответствует ГОСТу.

Нижнее поле - 20 мм, соответствует ГОСТу.

Не указано место составления приказа, номер проставляется справа.

Приказ нужно оформить следующим образом:

Муниципальное общеобразовательное учреждение

Вознесенская основная общеобразовательная школа

(МОУ Вознесенская ООШ)

ПРИКАЗ

Об организации №11

надомного обучения Вознесенка

2.4 Анализ составления и оформления Распоряжения №61 от 14.03.20011 года

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации распоряжений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Анализируемый документ (Приложение 3) является распоряжением. Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Рассматриваемый документ является распоряжением начальника ТО Роспотребнадзора в городе Златоусте и Кусинском районе о проведении плановой выездной проверки юридического лица. Документ составлен Управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Челябинской области. Документ составлен на бланке формата А 4. Интервал между строками одинарный, что не соответствует ГОСТу.

Размеры полей не соответствуют ГОСТу, т.е. расположены на документе неправильно.

Расположение реквизитов продольное.

Реквизит 08 - наименование организации прописано по центру в верхней части документа.

Реквизит 10 - наименование вида документа.

Реквизит 11 - дата документа проставлена в центре документа, что не соответствует ГОСТу.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа расположен в центре документа, что не соответствует формуляру-образцу.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Данный реквизит присутствует, т.к. даёт представление о содержании распоряжения.

Реквизит 20 - текст документа. В тексте распоряжения изложена сущность вопроса, со сформулированными целями и задачами.

Реквизит 22 - подпись. В данном документе полностью прописаны: должность лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.

Реквизит 25 - оттиск печати присутствует.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе присутствует и находится в содержании данного документа.

Рассматриваемый документ составлен не в полном соответствии с формуляром-образцом.

Данный рассматриваемый документ по виду деятельности (или назначению) является нормативным документом.

По наименованию существует множество разновидностей документов. В данном случае документ является распоряжением.

По способу фиксации информации документ машинописный.

По месту составления документы подразделяются на используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Рассматриваемый образец является документом для решения внутренних вопросов.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных -- несколько вопросов. В нашем варианте рассмотрено несколько вопросов, значит по степени сложности это сложный документ.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документов бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. Рассматриваемый документ по юридической силе является подлинным.

По стадиям создания документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник -- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия -- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа -- заверенная часть текста подлинника. Дубликат -- второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

Стадия создания прилагаемого документа является копией.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По происхождению это распоряжение классифицируется как служебное (деловое).

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы. Степень распоряжения в данном случае является индивидуальной.

Заключение

Документы сопровождают человека на протяжении нескольких столетий. За это время они, естественно, неузнаваемо изменились.

Подводя итог, хотелось бы отметить, что процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение, как показывает исторический опыт, на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам.

Именно поэтому вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

В первой теоретической части работы были изучены понятия организационно- распорядительной документации, проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов.

Во второй части работы практической были проанализированы особенности составления и оформления устава, приказа и распоряжения на примере муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы Кусинского муниципального района Челябинской области. В данной работе было подробно разобрано, что такое распорядительный документ, для чего он нужен, как его подготавливают и оформляют. Отсюда следует, что разобранные документы составленные в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе не в полной мере соответствуют формуляру- образцу и ГОСТ Р 6.30-2003.

К курсовой работе прилагаются образцы анализируемых документов.

Источники и литература

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2004. - 20 с.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив, 1994. - С. 3 - 44.

Андреева, В.И. Делопроизводство. - М.: АО "Бизнес-школа", 1997. - 192 с.

Салазкина, Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа. - Кемерово, 2000. - С. 13 - 20.

Стенюков, М.В. Документы, делопроизводство. - М., 1995. - 144 с.

Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие [Текст]. Москва: АСТ: Восток-Запад, 2008-427с.

Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах [Текст]. Москва: МЦФЭР, 2003-485 с.

Кузнецов И.Н. Делопроизводство [Текст]. Москва: Издательство торговая корпорация "Дашков и К" 2006-521 с.

Журнал "Секретарь референт" [Текст] № 3, 2007.

Журнал Кадровик. Кадровое делопроизводство [Текст]. № 3-2008 г.

Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е,Ю перераб., и доп. - м.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2006. - 344 с.

Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 3-е издание, перераб. И доп. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2007. - 520 с.