Автоматизация процесса управления продажами с помощью приложения 1С "Торговля и Склад"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: Автоматизация процесса управления продажами с помощью приложения 1С «Торговля и Склад»

Содержание

Введение 3

Глава 1.Теоретические основы 5

1.1 Описание актуальности проблемы управления продажами на предприятии 5

1.2 Описание процесса управления продажами на предприятии 7

Глава 2. Проектная часть 10

2.1 Описание деятельности предприятия ООО «Сантехкомпания» 10

2.2 Описание структуры управления предприятием 11

2.3 Описание недостатков существующего на предприятии процесса управления продажами 12

2.4 Описание требований к разрабатываемой конфигурации 16

2.5 Описание перечня информационных потребностей 17

2.6 Описание входной и выходной информации системы 18

2.7 Описание алгоритмов расчета 19

2.8 Описание и сравнение существующего на рынке ПО 20

2.9 Выбор ПО для управления продажами на предприятии ООО «Сантехкомпания» 28

2.10 Описание структуры информационного фонда системы 29

Глава 3. Финансово-экономическая часть 34

3.1 Планирование и контроль выполнения работ 34

3.2 Расчет себестоимости разработки и внедрения 37

3.3 Обоснование целесообразности разработки и внедрения 38

3.4 Экономический эффект от внедрения ЭИС 44

Заключение 54

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 56

Введение

Цель научно-исследовательской работы - повышение эффективности управления продажами на предприятии ООО «Сантехкомпания» путем разработки конфигурации для 1С «Торговля и Склад».

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

Описание деятельности предприятия;

Описание структуры управления предприятием;

Рассмотрение процесса управления продажами на предприятии;

Выявление недостатков данного процесса;

Выработка требований к разрабатываемой конфигурации;

Разработка проекта конфигурации для компании ООО «Сантехкомпания» с учетом требований конечного пользователя;

Финансово-экономическое обоснование разработки и внедрения конфигурации 1С «Торговля и Склад» на предприятии;

Порядок работы пользователя с конфигурацией.

Объектом исследования выступает процесс управления продажами как неотъемлемый компонент процесса управления предприятием.

Предмет исследования - процесс управления продажами на предприятии ООО «Сантехкомпания».

Степень актуальности разработки конфигурации очень высока, так как внедрение конфигурации позволит уменьшить временя принятия решений начальником складского отдела о заказе новой партии продукции у производителя; обеспечит учет клиентов компании и контроль оплаты продукции клиентом. Повышение оперативности расчета нехватки товара в свою очередь приведет к снижению числа задержек в поставках клиентам, а, следовательно, к увеличению прибыли компании.

Первая глава пояснительной записки посвящена исследованию предметной области. В данной главе будет описан процесс управления продажами и его компоненты.

Вторая глава посвящена описанию объекта исследования, в ней будут даны:

Описание деятельности предприятия ООО «Сантехкомпания»;

Описание структуры управления предприятием;

Описание недостатков существующего на предприятии процесса управления продажами;

Описание требований к разрабатываемой конфигурации;

Описание перечня информационных потребностей;

Описание входной и выходной информации системы;

Описание алгоритмов расчета;

Описание и сравнение существующего на рынке ПО;

Выбор ПО для управления продажами на предприятии ООО «Сантехкомпания»;

Описание структуры информационного фонда системы;

Третья глава посвящена финансово-экономическому обоснованию разработки и внедрения конфигурации 1С «Торговля и Склад» на предприятии ООО «Сантехкомпания», в данной главе будут даны:

Описание сетевой модели разработки и внедрения конфигурации на предприятии ООО «Сантехкомпания»;

Расчет показателей экономической эффективности от внедрения конфигурации 1С «Торговля и Склад» на предприятии;

Выводы о целесообразности внедрения конфигурации 1С «Торговля и Склад» на предприятии ООО «Сантехкомпания».

Глава 1. Теоретические основы

1.1 Описание актуальности проблемы управления продажами на предприятии

Процесс управления продажами включает в себя:

планирование продаж,

организация продаж,

мотивация продаж,

контроль продаж.

Планирование продаж: это анализ продаж за предыдущий период, (который вы выбрали), долгосрочное (от года) и краткосрочное планирование.

Здесь ключевыми являются две мысли:

Планировать стоит всегда и все. Это создает определенность и дисциплинирует в расходах (при условии, что мы составляем близкие к реальности планы). В больших компаниях вопрос планирования не возникает, но этот вопрос относится и к маленьким фирмам. Запланировать необходимо столько, чтобы не только была прибыль и прирост прибыли, но и производственники (склад, дизайнеры, штукатуры-электрики и пр.) смогли (успели) произвести (закупить, привезти, напечатать, проштробить и отштукатурить и т.п.) то, что потом продаст служба продаж.

Планирование необходимо лишь для выбора приоритетов. Это его единственная задача. И ставить себя в зависимость от буквы плана не вполне разумно.

Организация продаж: организация поставки продукции для продаж. Важно также эффективное прохождение информации и распоряжений сверху вниз и налаженная обратная связь. Нужно обеспечить понимание целей и задач, корпоративных принципов и методов, места каждого и общего дела всеми участниками процесса продаж.

Обязательно планирование персональных объемов продаж для каждого сотрудника и еженедельная сверка запланированного с тем, что есть. Это прекрасно организует сотрудника.

Создание и сплочение команды (командная работа).

Организация продаж, это в первую очередь, АДМИНИСТРИРОВАНИЕ продаж. Начальник отдела продаж должен организовывать своевременное обеспечение продукцией продавцов.

Мотивация продаж: сотрудники должны хотеть продавать и обслуживать покупателей. Покупателям должно нравиться покупать именно у вас. Скорость выполнения заявки, порядок с документами и отсутствие каких-либо сложностей во время контракта играют важнейшую роль в удержании покупателей. Именно эти две вещи лежат в основе мотивации продаж.

Подходы к мотивации сотрудников:

Гибкость в предложении вознаграждения.

Поручая задание, покажите и выгоды от победы, и последствия (для вас или фирмы) неудачи.

Поощрение сотрудников достигших успех.

Наказание за нарушения.

Стимулирование сотрудников планировать свою работу заранее и принимать самостоятельные решения в рамках своей компетентности.

Давать сотрудникам видение следующего этапа своей карьеры.

Контроль продаж - отслеживание показателей:

Контроль показателей, которые были отмечены при анализе положения компании на рынке и планированием продаж.

Количество продаж соответствие с планом.

Контроль прохождения приказов и распоряжений сверху вниз, обратной связи, качества работы.

В системе контроля важно то, чтобы система контроля была максимально простой и прозрачной - в этом залог её эффективности и надежности.

Исходя из вышесказанного, рассмотрим процесс управления продажами.

1.2 Описание процесса управления продажами на предприятии

На рис. 1.1-1.2 представлена функциональная схема процесса управления продажами.

Рис. 1.1 - Функциональная схема процесса управления продажами

На вход процесса поступают:

Заявки от клиентов - заявки на поставку продукции;

Информация об отгрузке продукции - отгрузка товара со склада и доставка клиентам;

Информация о поступившей продукции - информация о поступлении товара на склад от производителя.

Выходная информация:

Отчет о продажах - количества продаж продукции и стоимость, количество неоплаченных заказов;

Отчет о нехватке товара на складе - несоответствие имеющегося на складе количества товара и объемов текущих заказов от клиентов по каждому наименованию.

Учет заявок и контроль оплаты осуществляет сотрудник отдела продаж.

Учет складских операций и контроль остатка по наименованию осуществляет сотрудник складского отдела.

На рис. 1.2 представлена схема функциональной декомпозиции процесса управления продажами.

Рис. 1.2 - Схема функциональной декомпозиции процесса управления продажами

Как видно из рисунка, процесс управления продажами включает в себя следующие задачи:

Учет движения товара - учет всех складских операций (списание, поступление, отгрузка);

Учет заявок клиентов - учет заявок на поставку продукции;

Проверка достаточности продукции на складе - проверка достаточности количества продукции на складе, исходя из текущих заказов;

Контроль оплаты продукции и исполнения заявки - контроль оплаты поставленной клиенту продукции и контроль исполнения заявки по отношению к клиенту.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Описание деятельности предприятия ООО «Сантехкомпания»

ООО «Сантехкомпания» уже более 5 лет является одним из крупнейших в Подмосковье оптовых труб и трубопроводной арматуры. Начав свою деятельность в 2005 году, компания добилась лидирующего положения на рынке трубной продукции. Это стало возможным благодаря продуманной стратегии, грамотному управлению, постоянному и внимательному изучению потребностей клиентов, высокому профессионализму сотрудников компании.

В 2007 году акционером ООО «Сантехкомпания» стал Европейский Банк Реконструкции и Развития. Более $6 млн. совместных инвестиций было направлено на строительство крупнейшего в регионе автоматизированного логистического комплекса, который был запущен в октябре 2002 года.

Клиенты компании:

Магазины сантехники;

Строительные кампании;

Ремонтные кампании.

В настоящее время данный сегмент рынка привлекает все большее количество предпринимателей, конкуренция становится сильнее с каждым годом.

Конкуренты:

«СтройПром»;

«ТехноПарк»;

«Строитель»;

«Петрович».

В условиях жесткой конкуренции потенциальный клиент компании не терпит задержек в поставках продукции, а идет к конкуренту. С каждым годом товарооборот компании возрастает в разы, управление продажами компании без внедрения средств автоматизации стало просто невозможно.

Степень актуальности разработки ИС очень высока, так как внедрение системы позволит уменьшить время принятия решений начальником складского отдела о заказе новой партии продукции у производителя; обеспечит автоматическое выполнение основных операций по ведению БД; уменьшить количество ошибок при работе с БД; позволит ускорить ввод информации в БД. Позволит вести учет заявок клиентов, учет клиентов, контролировать исполнение заявок и оплату продукции Повышение оперативности расчета нехватки товара в свою очередь приведет к снижению числа задержек в поставках клиентам, а, следовательно, к увеличению прибыли компании.

Цель функционирования предприятия - получение прибыли за счет продажи трубной продукции.

2.2 Описание структуры управления предприятием

Рассмотрим оргштатную структуру компании, схема структуры приведена на рис. 2.1.

Рис. 2.1 - Оргштатная структура предприятия ООО «Сантехкомпания»

Директор руководит работой всего предприятия. В его подчинении находятся:

Отдел продаж - занимается оптовой продажей продукции компании;

Отдел корпоративных проектов - занимается работой с крупными клиентами;

Отдел снабжения - занимается закупкой товаров на склад компании от производителей;

Отдел маркетинга - занимается поддержкой клиентов компании рекламными материалами, занимается разработкой различных рекламных программ по поддержке клиентов компании;

Отдел тестирования - занимается тестированием товаров перед продажей товаров клиентам;

Технический отдел - занимается обслуживанием парка техники компании;

Бухгалтерский отдел - занимается ведением бухгалтерского учета на предприятии;

Отдел рекламации - занимается приемкой брака, его заменой;

Отдел доставки товара - занимается поставкой товара клиентам компании;

Складской отдел - осуществляет сборку заказа и отпуск товара клиентам.

2.3 Описание недостатков существующего на предприятии процесса управления продажами

Описание информационных потоков при организации товарооборота

Приемом заявок от клиентов занимается диспетчер. Полученные заявки он предоставляет менеджеру.

Менеджер отдела продаж рассылает полученные заявки операторам склада, юристам для оформления бланка договора с клиентом, а так же следит за выполнением заказа. Оператор склада готовит заказ и выдает его в отдел доставки, получивший заказ торговый представитель, подтверждает факт получения и выезжает к клиенту. После выполнения торговый представитель докладывает менеджеру.

После отгрузки товаров клиенту данный факт фиксируется сотрудником склада в БД. Исходя из данной информации, осуществляется формирование заказа наименований у производителей.

На рисунке ниже изображена схема обмена информацией между специалистами компании.

Рис.2.2 Схема движения информации в компании ООО «Сантехкомпания»

Взаимодействие специалистов при работе над полученной заявкой.

Диспетчер получает заявки от клиента, и вносит их в журнал заявок, при этом заносится следующая информация:

Информация о клиенте;

Количество и наименования товаров.

Менеджер следит за выполнением заявок, а также при получении заявки от диспетчера передает её одному из операторов склада и юристов, в чей район попадает заявка. Оператор склада получает заявки от менеджера и формирует заказы для выезда, передает в отдел доставки, где для торгового представителя формируют маршрутный лист с адресами клиентов и заказами. Юрист получает заявки от менеджера и составляет бланк договора с клиентом, отдает на подпись и ставит печать, бланк договора отдает торговому представителю для подписания у клиента. Торговый представитель доставляет заказы и договора по адресам маршрутного листа, по выполнении докладывает менеджеру и отдает подписанные с клиентом договора. Основным недостатком существующего процесса является то, что сотрудникам склада необходимо вручную осуществлять контроль остатка товара. Операторы склада формируют заказ только после передачи информации менеджером, а при внедрении единой информационной БД, операторы склада могли бы сразу формировать заказ, не дожидаясь менеджера. При учете информации отсутствует эффективная структура ИФ, а также отсутствует эффективный механизм поиска информации в ИФ.

Обоснование необходимости использования средств автоматизации

Проектируемая ИС предполагает автоматизацию работы трех отделов:

Складского отдела;

Отдела снабжения;

Отдела продаж.

Данным отделам необходимо отслеживать все движения товаров и заявки для подготовки отчетов и контроля оплаты (отдел продаж), для заказа новой партии (отдел снабжения), для проведения ревизии (складской отдел).

Оценка потоков информации учета движения товаров на предприятии и оценка расходов на выполнение операций приведена в таблицах 2.1-2.2.

Таблица 2.1 Оценка потоков информации

Этапы процесса	Частота возникновения, в месяц	Тип обработки данных
		Ручной	Автоматизированный
		Временные затраты, мин.	Вып. действия	Временные затраты, мин.	Вып. действия
Прием заявки от клиента	8000	30	Заполнение карточки заказа, ввод информации в журнал заказов для менеджера	15	Заполнение электронной формы с механизме автозаполнения
Учет складской операции	4000	25	Заполнение приходного документа	10	Заполнение электронной формы с механизме автозаполнения
Контроль остатка	120	30	Расчет осуществляется вручную	0	Расчет осуществляется автоматически
Формирование отчета	90	30	Формирование с использованием Word	5	Формирование осуществляется программой

Таблица 2.2 Расходы на выполнение операций

Вид расхода	Тип обработки данных
	Ручной	Автоматизированный
	Минуты	В рублях	Минуты	В рублях
Затраты на прием одного заказа	30	80	15	40
Учет складской операции	25	70	10	30
Контроль остатка	30	80	0	0
Формирование отчета	30	80	5	15

При внедрении проектируемой конфигурации, ввод информации будет значительно упрощен, так как появится механизм автозаполнения из справочников системы контрагенты, каталог товаров и т.д. Также конфигурация позволит снизить количество ошибок оператора.

Главным преимуществом является то, что появится механизм расчета остатков на складе и контроля оплаты товара клиентом.

2.4 Описание требований к разрабатываемой конфигурации

Цель разработки конфигурации - целью разработки конфигурации является повышение эффективности управления продажами на предприятии ООО «Сантехкомпания».

Улучшение показателей функционирования - внедрение конфигурации приведет к отсутствию срывов сроков поставки товаров клиентам из-за несвоевременности пополнения запасов на складе (контроль остатка по наименованию) и позволит вести мониторинг долговой нагрузки (контроль оплаты товара клиентами).

Улучшение качества обработки информации - время выполнения типового набора операций по ведению БД (ввод, изменение, удаление) снижается, также снижается вероятность появления ошибок ввода (контроль на противоречивость, механизм ссылочной целостности, списки выбора, маски ввода).

Разрабатываемая конфигурация должна удовлетворять следующим требованиям.

Функциональные требования:

Ввод, удаление, изменение, поиск, сортировка информации в БД;

Контроль исполнения заявки и оплаты товара;

Вывод отчета на печать;

Контроль остатка по наименованию;

Должна быть обеспечена возможность многопользовательской работы;

Изменение и дополнение справочной информации.

Требования к производительности:

Необходим быстрый ответ на запрос пользователя к БД.

Требования к безопасности:

Должна быть обеспечена возможность резервного копирования информации. Должна быть разработан контроль разграничения доступа к информации. Требования к масштабируемости:

Возможность добавления новых модулей в систему без глобальных изменений в ней. Программная реализация должно представлять собой настроенную конфигурацию 1С «Торговля и Склад».

Должна быть реализована подсистема контроля правильности ввода, списки выбора, контроль на противоречивость.

Структура БД должна включать механизм ссылочной целостности.

2.5 Описание перечня информационных потребностей

Сотрудникам компании необходимо знать следующую информации:

1.Информация о клиентах

Название организации;

Контактный телефон;

Юридический адрес;

ФИО руководителя;

Номер счета.

2.Информация о заявках

Дата подачи;

Дата поставки товара;

Оплата;

Исполнитель заявки;

Наименование продукции;

Количество;

Стоимость.

3.Информация о производителях:

Название организации;

Контактный телефон;

Юридический адрес;

ФИО руководителя;

Номер счета.

4.Информация о продукции:

Наименование товара;

Производитель;

Стоимость;

В наличии ед.;

Требуется ед.

5.Информация о складских операциях:

Дата операции;

Наименование товара;

Количество;

Тип операции.

2.6 Описание входной и выходной информации системы

Входной информацией является:

Форма добавления записи в справочник «Производитель»;

Форма добавления записи в справочник «Товары»;

Форма добавления записи в справочник «Клиенты»;

Форма добавления записи в таблицу «Операции»;

Форма добавления записи в таблицу «Заявки».

Выходной информацией является:

Отчет о продажах;

Отчет о нехватке товара на складе.

2.7 Описание алгоритмов расчета

Схема алгоритма расчета нехватки товаров на складе представлена на рис. 2.3.

Рис. 2.3 - Схема алгоритма расчета нехватки товаров на складе

2.8 Описание и сравнение существующего на рынке ПО

В настоящее время существует большое количество программных средств автоматизации бизнес-процессов управления продажами:

«КЛАД-Перл»

1) возможность отслеживания полного цикл движения каждой партии товара от момента оприходования на склад до полного списания;

2) программа обеспечивает полную автоматизацию ведения электронного документооборота, для всех основных операций с товаром (накладные, счета; счета-фактуры; приходные и расходные ордера);

3) классификатор номенклатуры (справочник товаров) содержит полный перечень всех товаров и услуг;

4) оформление накладных реализации (продаж) возможно как вручную, так и в автоматическом режиме. Открытый интерфейс позволяет получать данные о продажах практически из любой кассовой системы (системы обслуживания посетителей);

5) в системе понятие клиента (контрагента) включает предприятие со всеми внутренними подразделениями (точки хранения и реализации), поставщиков и покупателей;

6) возможность формирования сложной внутренней структуры предприятия. Это позволяет учитывать не только коллективную материальную ответственность, но и индивидуальную.

7) автоматизация ввода нормативно-справочной информации;

8) в программе существует огромное количество отчетов, предназначенных для облегчения внутреннего документооборота предприятия и периодической оценки его деятельности;

9) есть возможность разграничения доступа, все основный действия пользователей записываются в системный журнал.

10) программа может работать с оборудованием штрихового кодирования (принтеры этикеток, сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных), фасовочным оборудованием и т.п.

11) возможность экспорта данных отчетов в текстовом формате или в формате MS Excel, передача данных в 1С на уровне документов или на уровне проводок.

«Ордер»

«ОРДЕР» организован по модульному принципу. Каждый модуль представляет собой законченное рабочее место. При небольшом объеме документооборота (стартовый период работы предприятия) модули устанавливаются на одном компьютере. В этот период одного учетного работника бывает достаточно для организации документооборота и ведения управленческого и, зачастую, бухгалтерского учета на предприятии. При расширении предприятия, модули переустанавливаются на несколько рабочих мест и без каких-либо дополнительных затрат организуются в сетевую версию. Идеологический алгоритм комплекса ОРДЕР построен по принципу: сначала хозяйственные операции и оперативный учет, а уже из этого вытекают бухгалтерские проводки и отчеты. Большое удобство представляют две линии раздельного учета бухгалтерская и оперативная.

Достоинства программы:

интуитивно понятный интерфейс;

невысокая цена;

бесплатная поддержка;

подстройка под особенности бизнеса предприятия;

реальная и бухгалтерская картина предприятия на любой момент времени

Модуль «ЗАПАСЫ» предназначен для учета приобретения и движения всех видов материальных средств по подразделениям предприятия, а также процесса создания готовой продукции для производственных предприятий.

Модуль «ПРОДАЖИ» обеспечивает возможность удобного документального оформления и регистрации торговых операций с поддержкой по ассортименту, ценам и взаиморасчетам, в том числе для производственных предприятий. Ведется база данных по покупателям и заказчикам.

Модуль «БУХГАЛТЕРИЯ» предназначен для ведения бухгалтерии на предприятии, модуль предполагает запись в журнал хозяйственных операций, возникающих после ввода или создания менеджерами отделов снабжения или сбыта документов на оплату, приход или отгрузку материальных средств. Табличное экранное представление эргономично проработано для обеспечения удобного и быстрого ввода данных. Реализован принцип: однократно ввели информацию и многократно используем ее в различных регистрах учета. Пользователь может сформировать многообразные итоговые формы для просмотра и печати: оборотная ведомость, обороты по отдельному счету, по партнеру, по дебету одного и кредиту другого счета и т.п. Вывод отчетов возможен как непосредственно на экран или на печать, так и в формате Excel, позволяющем самостоятельно изменять шаблон документа и пересылать документ по электронной почте.

Модуль «КАССА» позволяет создавать приходные и расходные кассовые ордера, выводить их на печать и автоматически вести на их основании кассовую книгу. Также введена удобная возможность создавать авансовые отчеты по выданным подотчетным суммам и вести учет задолженности по ним.

«Qguar WMS»

QGuar WMS - одна из самых современных на сегодняшний день систем управления складом. Она успешно решает полный комплекс задач, связанных с управлением складскими процессами, вобрав в себя 15 летний европейский опыт автоматизации складской логистики. Qguar WMS - программный инструмент, поддерживающий работу склада любой сложности, оснащенного различными видами складского оборудования, предназначен для складов с широкой номенклатурой и большим объёмом складских площадей и операций. Система позволяет обеспечить управление на складе общей товарной массой, которая является собственностью различных контрагентов. Основными клиентами WMS - решения являются распределительные центры, логистические операторы (3PL), а также складские комплексы производственных компаний. Количество существующих на сегодняшний день пользователей системы, а также многочисленные международные инсталляции, в том числе сетевые, гарантируют высочайший уровень накопленного опыта.

WMS - решение обладает следующей функциональностью:

иерархическая структура складов;

пространственное деление складских мест;

определение логистических параметров артикулов;

заказы к поставщикам и приемки на склад;

качественный и количественный контроль товара при поставке;

автоматическая идентификация (AI);

автоматическое или мануальное управление размещением;

заявки от клиентов и отправки со склада;

различные типы комплектации;

инвентаризации;

управление партиями и сроками годности;

отслеживание партий и складских носителей;

беспроводный обмен данными (RF);

штрих-коды, полное обслуживание EAN UCC;

консолидация склада;

отчёты и анализ работы с отдельными клиентами;

отчёты по расчёту логистических услуг;

работа с устройствами складской автоматики;

возможность работы с мобильными устройствами;

обмен данных с внешними системами.

«Триумф» v2.0

Программа складского учета «Триумф»v2.0 (учет товара и денег на складе, в магазине).

Назначение и возможности программы.

Программа предназначена для оперативного учета товара и денег. Можно вести учет на складе, магазине или торговой точке, контролировать долги, остатки товара, вести учет продаж и поступления товара, расход денег и поступление денег;

Возможность узнать объем продаж товара, группы товаров за любой период времени;

Можно посмотреть движение товара в поступлении и продаже;

Программа печатает: ценники, прайс-листы, остатки товара, счета-фактуры, накладные, приходный и расходные кассовые ордера.

«ПАРУС-предприятие 7»

Система «ПАРУС-Предприятие 7» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля, сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм, иностранные компании и др.). Это простая, удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15-20) объединенных в локальную сеть компьютерах.

Система построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия.

Бухгалтерия;

Реализация и склад;

Комплекс;

Учет договоров;

Комплектование;

Заработная плата;

Наряды;

Учет продуктов питания;

Кадры.

Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.

Модуль «Реализация и склад» представляет собой систему для автоматизации торговой деятельности. Здесь управление торговлей рассматривается как самостоятельный вид деятельности, выведенный за рамки бухгалтерии. Торговая часть комплекса представляет собой отдельный полноценный программный продукт, отвечающий требованиям менеджеров и ориентированный на них и других работников торговли. В ней можно учитывать и контролировать не только движение товаров, но и состояние финансов, и взаиморасчеты с автоматическим контролем лимита кредитования.

Достоинства системы:

простота освоения;

широкие функциональные возможности;

высокая надежность функционирования;

возможность осуществить настройку на различные типы предприятий;

сокращение затрат на автоматизацию путем выбора оптимальной для предприятия комплектации с возможность ее дальнейшего наращивания;

возможность анализа учетных данных и информации в базе данных.

«Склад. Учет товаров»

Программа «Склад. Учет товаров» предназначена для малых и средних предприятий. Она также идеально подходит для ведения складского учёта индивидуальными предпринимателями.

Программа легко устанавливается, ее внедрение требует минимальных усилий, обеспечивает быструю отдачу, имеет доступную цену.

Программа «Склад. Учет товаров» легка в освоении, проста и удобна, но в тоже время обладает широким набором функций, позволяющих полностью контролировать торговлю и складской учет.

Программа «Склад. Учет товаров» спроектирована таким образом, что ее освоение и дальнейшая работа с программой не вызовут затруднений даже у сотрудников, не являющихся опытными пользователями персонального компьютера. Для этого в программу заложена подробная справочная система, простая и наглядная система учета в виде карточек (товара, покупателя, поставщика и т.д.).

Основные возможности программы Склад:

Для руководителя:

Анализ продаж по различным критериям.

Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями и контроль задолженностей.

Расчет себестоимости товаров и полученной прибыли.

Для менеджеров офиса:

Оформление заказов, выписка счетов, резервирование товаров.

Регистрация и контроль оплаты счетов, прихода и расхода товаров.

Формирование и вывод на печать всех необходимых учетных документов.

Гибкая система формирования прайс-листов и получения отчетов.

Учет взаиморасчетов в нескольких валютах и работа несколькими собственными фирмами.

Для менеджеров склада:

Ведение складского учета товаров на нескольких складах.

Контроль наличия и движения товаров на складах.

Печать складских документов.

Отчеты по остаткам и движению товаров на складах на текущую или произвольно выбранную дату.

Проведение инвентаризаций.

Формирование внутренних накладных на перемещение товаров между складами.

Возможность обмена данными с удаленными складами.

Для магазина:

Печать этикеток и ценников.

Инвентаризация торговых точек.

Обмен данными с удаленными торговыми точками.

Конкурентные преимущества программы:

Высокая скорость и надежность работы.

Невысокие требования к производительности используемых компьютеров.

Простота внедрения и эксплуатации.

Одновременная работа нескольких пользователей с единой базой данных в локальной сети.

Встроенный язык составления печатных форм документов и отчетов.

Обмен данными с бухгалтерскими программами.

«1С:Торговля и cклад»

«1С:Торговля и cклад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия».

«1С:Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

«1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

вести раздельный управленческий и финансовый учет;

вести учет от имени нескольких юридических лиц;

вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

оформлять закупку и продажу товаров;

производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

формировать необходимые первичные документы;

оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

2.9 Выбор ПО для управления продажами на предприятии ООО «Сантехкомпания»

Все описанные выше программные продукты позволяют в той или иной мере вести управление продажами, но пакет 1С - это интегрированное программное обеспечение широкого профиля. Данный программный продукт позволяет осуществлять кадровый учет, бухгалтерский учет, складской учет, в связи с этим для использования был выбрано программное обеспечение фирмы 1С. На предприятии уже функционирует:

1С:Бухгалтерия;

1С:Зарплата и Кадры.

Поэтому внедрение и настройка компоненты «1С:Торговля и Склад» станет дополнение к уже имеющемуся программному комплексу, интеграция этих компонент ПО позволит повысить эффективность ведения бухгалтерского учета. Это в свою очередь позволит пользоваться услугами одной IT-компании, а значит сэкономить часть средств.

Таким образом, из описанных выше программных продуктов, для повышения эффективности управления продажами компании ООО «Сантехкомпания», будет использоваться компонента «1С: Торговля и Склад» пакета «1С:Предприятия версии 7.7«.

2.10 Описание структуры информационного фонда системы

Для построения модели данных Computer Associates предлагает мощный и удобный инструмент - ERwin.

ERwin создает визуальное представление (модель данных) для решаемой задачи. Это представление может использоваться для детального анализа, уточнения и распространения как части документации, необходимой в цикле разработки. Однако ERwin далеко не только инструмент для рисования. ERwin автоматически создает базу данных (таблицы, индексы, хранимые процедуры, триггеры для обеспечения ссылочной целостности и другие объекты, необходимые для управления данными).

В ERwin существуют два уровня представления и моделирования - логический и физический. Логический уровень означает прямое отображение фактов из реальной жизни. Например, люди, столы, отделы, собаки и компьютеры являются реальными объектами. Они именуются на естественном языке, с любыми разделителями слов (пробелы, запятые и т.д.). На логическом уровне не рассматривается использование конкретной СУБД, не определяются типы данных (например, целое или вещественное число) и не определяются индексы для таблиц. Целевая система управления базами данных, имена объектов и типы данных, индексы составляют второй (физический) уровень модели ERwin. ERwin предоставляет возможности создавать и управлять этими двумя различными уровнями представления одной диаграммы (модели), равно как и иметь много вариантов отображения на каждом уровне. На логическом уровне данные не связаны с конкретной системой управления базами данных, поэтому могут быть наглядно представлены даже для неспециалистов. Физический уровень данных - это по существу отображение системного каталога, который зависит от конкретной реализации системы управления базами данных. ERwin позволяет проводить процессы прямого и обратного проектирования баз данных. Это означает, что по модели данных можно сгенерировать схему баз данных или автоматически создать модель данных на основе информации системного каталога. Кроме того, ERwin позволяет выравнивать модель и содержимое системного каталога после редактирования того либо другого.

Схема логической структуры БД представлена на рис. 2.4.

Рис. 2.4 - Схема логической структуры БД

БД включает в свой состав 3 информационных таблицы:

Товар на складе - таблица содержит список всех наименований товаров, количество товара на складе и требуемое количество по каждому наименованию;

Товарооборот - содержит совокупность всех операций по отгрузкам и поступлениям товара на склад;

Производитель - информация о производителях товаров продаваемых компанией;

Статус - содержит список статусов заказа;

Контрагент - содержит список клиентов компании;

Тип операции - содержит список типов операций;

Заявки от клиентов - содержит информацию о заявках на товар от клиентов.

Схема физической структуры БД представлена на рис. 2.5.

Рис. 2.5 - Схема физической структуры БД

Описание сущностей БД ИС представлено в таблице 3.3.

Таблица 3.3 Описание сущностей БД

Сущность	Идентиф. табл.	Атрибут	Идентиф. поля	Тип поля
Склад	SKLAD	Код товара	Kod_tovar	Varchar
		Наименование	Naimen	Varchar
		Количество	Kolich	Integer
		Цена	Cena	Varchar
		Треб. кол-во	Treb	Integer
		Категория	Kategor	Varchar
	Длина записи	74 байта
Товарооборот	OPERACII	Код операции	Kod_oper	Varchar
		Код товара	Kod_tovar	Varchar
		Тип операции	Type_oper	Varchar
		Дата операции	Data_oper	Varchar
		Количество	Kol	Integer
	Длина записи	29 байт
Заявки от клиентов	ZAYVKI	Код товара	Kod_tovar	Varchar
		код заявки	Kod_zayv	Varchar
		Дата подачи	Data_podachi	Varchar
		Дата поставки	Data_post	Varchar
		Контрагент	Kontragent	Varchar
		Количество	Kol	Integer
		Статус	Status	Varchar
	Длина записи	79 байт
Статус заказа	STATUS	ИД	Id_status	Integer
		Статус	status	Varchar
	Длина записи	18 байт
Тип операции	TYPE_OPER	ИД	Id_type	Integer
		Тип операции	Type_oper	Varchar
	Длина записи	18 байт
Производитель	PROIZV	ИД	Id_proizv	Integer
		Название	Nazv	Varchar
		Адрес	Adres	Varchar
		Телефон	Telefon	Varchar
		ФИО руководителя	Fio_ruk	Varchar
	Длина записи	125 байт
Контрагент	KONTRAG	ИД	id	Integer
		Счет	Schet	Integer
		Название	Nazv	Varchar
		ФИО руководителя	Fio_ruk	Varchar
		Адрес	Adres	Varchar
		Телефон	Telefon	Varchar
	Длина записи	115 байт

Глава 3. Финансово-экономическая часть

3.1 Планирование и контроль выполнения работ

продажа управление информационный конфигурация

Календарное планирование в управлении проектами - это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования - получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Рис. 3.1 - Алгоритм планирования проекта

При постановке задач ресурсного планирования предполагается, что проект описан в виде комплекса работ с определенными зависимостями между ними. Зависимости между работами отображаются в виде сетевого графика (сети). В дальнейшем под распределенной системой следует понимать совокупность автономных процессоров и систем, объединенных в коммуникационные подсети для накопления данных и действующих совместно для решения общей задачи. Посредством сети происходит координация распределенных процессов и обмен информацией.

Технология распределенных систем обработки данных сформировалась в течение последних десятилетий и обеспечила методологическую основу для разработки современных информационных систем.

В сетевом графике типа «вершина-событие», называемом также «сетевой моделью» (Arrow Diagramming Method, ADM), работы изображают стрелками, а каждая стрелка должна начинаться и завершаться событием, которое изображают кружком. Чтобы отразить взаимосвязи, вводят фиктивные работы (отображаются пунктиром).

Сетевая модель и план-график представлены на рис. 3.2-3.5.

Рис. 3.2 - План-график создания информационной модели



Рис. 3.3 - Диаграмма Ганта

Рис. 3.4 - Сводная таблица занятости ресурсов

3.2 Расчет себестоимости разработки и внедрения

В общем случае под ресурсами понимается все то, что необходимо для реального выполнения работ: исполнители (люди или механизмы), электроэнергия, различные расходные материалы.

При оценке стоимостных параметров был выбран ресурс типа «исполнитель».

Для ресурсов типа исполнитель очень важное значение имеет понятие календарного графика

Диаграмма Ганта с суммарными показателями стоимости проекта представлена на рис. 3.5.

Рис. 3.5 - Таблица с суммарным показателем стоимости

3.3 Обоснование целесообразности разработки и внедрения

Основной задачей данного раздела является определение целесообразности разработки и величины экономического эффекта от внедрения предполагаемого проекта. Для этого необходимо провести расчет технико-экономических показателей.

Для начала расчетов выберем горизонт расчета - период, в рамках которого будут производиться расчеты эффективности программного продукта.

Далее выберем шаги расчета таким образом, чтобы определить эффекта от внедрения предполагаемого проекта на начальном этапе и в процессе эксплуатации системы. Расчетный период данного проекта должен охватывать весь жизненный цикл разработки и реализации проекта вплоть до его прекращения. Предположительный срок жизни проекта равняется семи годам. Период выполнения проекта включает в себя этап проектирования системы, продолжительность которого три месяца.

Обоснование расчета эффективности

Прежде чем приступать к разработке и внедрению проекта необходимо решить: что изменится после проведенной работы, принесет ли новая система положительные результаты, то есть, будет ли работа более эффективна.

Эффективность в работе после внедрения проекта будет достигаться за счет оптимизации и улучшения многих аспектов работы, основные из них представлены на рисунке 3.6.

Эффективность - выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками качественного программного изделия. Например, программное изделие будет более эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного изделия.

Рис 3.6 - Эффективность автоматизации

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования программного изделия.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших эргономических характеристик;

сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию;

повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного, занятого обслуживанием программных средств, автоматизированных систем, систем обработки информации, переработкой и получением информации;

снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых программных изделий в организации - потребителе программного изделия;

снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства ил эксплуатации программного изделия, на один рубль единовременных капитальных вложений.

Срок окупаемости - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Определение эффективности программного изделия основано на принципах оценки экономической эффективности производства и использования в народном хозяйстве новой техники. Основные положения разработаны на основе и в развитие методики определения экономической эффективности использования новой техники, изобретений и рационализаторских предложений с учетом спецификации программного изделия.

На различных стадиях жизненного цикла программного изделия и в зависимости от целей расчета рассчитываются и документально оформляются следующие виды экономического эффекта: предварительный, потенциальный, гарантированный и фактический.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технико-экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технико-экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объемах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценке деятельности организаций-разработчиков программного изделия.

Гарантированный экономический эффект рассчитывается в виде гарантированного экономического эффекта для конкретного объекта внедрения и общего гарантированного внедрения по ряду объектов.

Гарантированный экономический эффект для конкретного объекта внедрения рассчитывается после окончания разработки для одного программного внедрения на основе данных о гарантированном разработчиком удельном эффекте от применения программного изделия и гарантированных пользователем сроках и годовом объеме использования программного изделия.

Гарантированный эффект от одного внедрения программного изделия рассчитывается при оформлении договорных отношений между организацией-разработчиком и организацией-пользователем.

Гарантийный общий экономический эффект рассчитывается при постановке программного изделия на производство на основе обобщения фактических показателей использования программного изделия (по ряду объектов внедрения), а также данных об объемах внедрения программного изделия, соответствующих возможностям изготовления, внедрения и сопровождения. Гарантированный общий эффект служит для разработки и утверждения экономически обоснованной цены на программную продукцию, выбор варианта производства и внедрения программного изделия.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе данных учета и сопоставления затрат и результатов при конкретных применениях программного изделия. Фактический эффект рассчитывается от одного программного внедрения конкретного программного изделия на конкретном объекте, а также как общий экономический эффект от использования конкретного программного изделия на всех объектах внедрения за расчетный период. Фактический эффект используется для оценки деятельности организаций, разрабатывающих, внедряющих и использующих программные изделия, для определения размеров отчислений в фонды экономического стимулирования, а также для анализа эффективности функционирования программного изделия и выработки технических предложений по совершенствованию программного изделия и условий его применения.

Показатели экономической эффективности программного изделия определяются:

- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на конечный результат их использования (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для прикладных программных изделий);

- экономической оценкой результатов влияния на технологические процессы подготовки, передачи, переработки данных в вычислительных системах (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для программного изделия организации вычислительных процессов и эксплуатации средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции операционных систем);

- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на технологический процесс создания новых программных изделий (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для инструментально-технологических средств разработки и производства программного обеспечения).

При необходимости определения экономической эффективности программных изделий, входящих в состав АСУ и другие системы через оценку влияния программного изделия на конечные результаты функционирования этих систем, доля эффекта от программного изделия оценивается по коэффициенту долевого участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем. Эти показатели рассчитываются по результатам основной деятельности организации на основе соответствующих общегосударственных, отраслевых и ведомственных методик. Долевой коэффициент участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем в зависимости от условий расчета может определяться как отношение трудозатрат на разработку программного изделия к трудозатратам на разработку системы, а также методом экспертных оценок по взаимному соглашению разработчиков, изготовителей и пользователей.

3.4 Экономический эффект от внедрения ЭИС

Для расчета прямых затрат на разработку системы необходимо определить следующие статьи расходов: Материалы, покупные изделия;

Зарплата персонала; Отчисления на социальные нужды.

Материальные затраты включают в себя расходы на приобретение сырья и материалов, которые необходимы для создания проектируемого проекта и обеспечивают нормальное течение технологического процесса.

Сумма материальных затрат приведена в таблице 3.1.

Таблица 3.1 Материальные затраты

№	Наименование материального ресурса	Единица измерения	Количество	Цена за единицу в рублях	Общая стоимость
1.	Сервер (Core 2 Duo 1.8 ГГц/ ОЗУ 4 Гб/ HDD 300Гб RAID 10/ VDRAM 256 Мб/ DVD±R/RW)	Шт.	1	43875.00	43875.00
2.	ПК на склад	Шт.	1	10300.00	10300.00
4.	Источник бесперебойного питания	Шт.	1	2380.00	2380.00
2.	Ручной лазерный сканер штрих кода MS 5145 Eclipse RS232/KB	Шт.	1	4300.00	4300.0
2.	Бумага	Упаковка	2	100	200.00
3.	Канцтовары	Шт.	1	80	80.00
4.	Картридж	Шт.	1	1300	1300.00
Итого:	62417.00

Кроме указанных выше ресурсов к материальным затратам относятся также затраты на электроэнергию, потребляемую оборудованием и электроэнергию, необходимую для освещения рабочих мест проектировщиков. Расчет затрат на электроэнергию вычисляется по формуле:

, где

- количество используемых компьютеров;

- мощн6ость потребляемая одним компьютером;