Система баз данных MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

27

Курсовая работа

Название дисциплины: Базы данных

Тема: Система баз данных MS Access

Студент:

Буханцова Наталья Георгиевна

Содержание

Введение

Основная часть

1. Общие сведения о базе данных Microsoft Access

1.1 Система управления базой данных

1.2 Реляционная база данных, определения и понятия

1.3 Схема данных

1.4 Объекты Access

1.5 Свободные таблицы и свободные диаграммы

2. Конструктивные возможности MS Access

2.1 Размещение базы данных

2.2 Интерфейс Access

2.3 Средства конструирования объектов

2.4 Мастера Access

2.5 Мастера баз данных

3. Другие возможности Access

3.1 Средства программирования

3.2 Интеграция и использование внешних данных

3.3 Многопользовательская база данных Access

3.4 Работа Access с базой данных SQL Server

3.5 Интернет - технологии

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

Введение

С приходом в нашу жизнь компьютера у нас появились и новые возможности. Разбросанные по разным ящикам, потерянные в записных книжках или на отдельных листочках так нужные когда - то записи теперь можно внести в автоматизированные базы данных, коих сегодня множество: в бухгалтерии есть, в коммунальном хозяйстве есть, в аэропортах есть, в библиотеках есть - есть везде. Однако далеко не всегда они устраивают пользователя. Ведь согласитесь, что база данных государственной российской библиотеки будет слишком велика для вашей домашней коллекции книг. Да и личные домашние библиотеки отличаются друг от друга. Вот и возникает задача создать свою базу данных. Что же это такое?

База данных - это упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц и управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов. Таблицы в базе данных определенным образом связаны между собой, благодаря чему их называют реляционными базами данных (от англ. relation - отношение, родство) Шевченко, Н.А. Access 2003. Искусство создания базы данных. - М.: НТ Пресс, 2005.- С.6 . .

Преимущества электронных баз данных перед любой картотекой очевидцы:

обеспечено централизованное хранение информации;

затрачивается меньше времени на ввод данных;

быстрый отбор и поиск информации происходит благодаря высокой скорости работы;

электронная система показывает высокую устойчивость к ошибкам.

Работа с базой данных делится на три этапа:

Проектирование.

Программная реализация.

Эксплуатация.

На этапе проектирования закладываются основы будущей базы данных. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь будет разработана база данных. Необходимо проделать следующую работу:

собирается информация о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучаются задачи автоматизации, определяются объекты системы и связи между ними;

для каждого объекта выявляются свойства и характеристики, по которым создаются поля, составляющие исходные таблицы;

для каждого объекта назначаются первичные ключи (поля) и проводится нормализация (разбиение) исходных таблиц, устанавливаются связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

составить структуры таблиц и ввести их в компьютер;

разработать запросы для отбора данных, отчеты для печати, при необходимости создать макросы и экранные формы работы с данными;

спланировать порядок ведения и поддержание базы данных в рабочем состоянии Шевченко, Н.А. Access 2003. Искусство создания базы данных. - М.: НТ Пресс, 2005.- С.7. .

Этап эксплуатации начинается с внесения в базу данных реальной информации, после чего происходит ее использование.

Теперь подошло время выбора соответствующего программного обеспечения. Программ для создания базы данных тоже достаточно, но какой из них отдать предпочтение?

Самая популярная и доступная программа - Access, которая является частью Microsoft Office, поэтому, если у вас установлен такой пакет программ, специальной установки Access не потребуется. Более того, базовые объекты программы - меню, панели инструментов и диалоговые окна - будут схожи с окнами программ Word и Excel, входящими в пакет Microsoft Office, что упростит ознакомление с Access. Однако программа для создания базы данных больше по объему, а работа в ней представляет целый проект, поэтому она может показаться сложной.

Целью данной курсовой работы является ознакомление с элементами технологии баз данных Microsoft Access, где содержатся основные понятия и общие сведения.

Задачами данной курсовой работы является описание общих сведений о базе данных Microsoft Access, раскрыть конструктивные возможности MS Access.

Структура курсовой работы состоит из оглавления, введения, трех глав основной части, заключения, глоссария, списка использованных источников, приложения.

Основная часть

1. Общие сведения о базе данных Microsoft Access

1.1 Система управления базой данных

СУБД (система управления базой данных) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользователя в самых разных предметных областях. СУБД обеспечивает доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей.

СУБД поддерживаются различные модели данных. Модель данных - это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу - алгебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language)Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.8. .

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы - запись. Структура записи определяется составом входящих в него полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Выборка данных - выборка записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными условиями.

Добавление и удаление данных - добавление новых записей в таблицы и удаление существующих.

Изменение данных - модификация значений данных в полях существующих записей Бекаревич, Ю.Б. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ - Петербург, 2001. - С. 9. .

Данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц могут подвергаться обработке. К операциям обработки относятся, например, расчеты в пределах каждой записи, группировка записей в соответствии с заданным критерием группировки и обработка записей выделенных групп с помощью статистических функций, таких как суммирование, определение максимального, подсчет числа максимального в группе.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL Server, а также для создания приложения пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, хранит в файле не только все таблицы с данными, но и объекты приложения: формы, отчеты, а так же программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном - единственном mdb -файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений баз данных.

СУБД Access включают разнообразные относительные автономные инструментальные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Разнообразные мастера в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

§ таблиц и схем баз данных;

§ запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные несколько таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

§ запросов на изменение данных базы;

§ экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

§ отчетов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде;

§ страниц доступа к данным, обеспечивающим работу с базами данных в среде Интернет и интранете;

§ интерфейса управления приложения пользователя - меню, панелей управления приложением, позволяющих объединить различные операции по работе с базой в единый технологический процесс Бекаревич, Ю.Б. Управление базами данных.. - СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. - С.10..

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно - ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Application (VBA). VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio.

VBA представляет собой базовую платформу программирования не только в среде Microsoft Office: он интегрирован в Access, Excel, FrontPage, Outlook, PowerPoint и Word. Все эти приложения, в том числе и локализованные на русском языке, используют англоязычный вариант VBA (включая справку). VBA входит во все варианты поставок Microsoft Office.

VBA представляет собой базовую платформу программирования не только в среде Microsoft Office, но и многих других приложений. VBA содержит средства доступа не только к базам данных Access, но и к базам данных клиент - серверной архитектуры, таким как Microsoft SQL Server, Oracle и др.

Система доступа к данным Microsoft Access построена на основе ядра базы данных Microsoft Jet, которое выполняет извлечение и сохранение данных в пользовательских и системных базах данных. Версия Microsoft Jet 4.0 имеет высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики. Jet 4.0 обеспечивает поддержку двухбайтового представления символов Unicode, позволяющего использовать символы нескольких национальных алфавитов. Чтобы скомпенсировать возрастающий при Unicode объем памяти, применяется сжатие данных, сохраняемых в Unicode. Для лучшей совместимости Microsoft Jet и Microsoft SQL Server и соответствия спецификации SQL 92 были внесены изменения в реализацию Jet 4.0 SQL Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.11. .

В Access активно развиваются технологические направления, составляющие основу корпоративных многопользовательских баз данных.

§ Технология «клиент - сервер» реализуется в Access средствами создания клиентских приложений - проектов, работающих с базами данных SQL Server. Подключение к серверу реализуется с помощью интерфейса OLE DB без использования ядра баз данных Microsoft Jet. Благодаря возможности разрабатывать клиентские приложения для доступа к данным сервера Access стал активно применяться на средних и крупных предприятиях. Разработка клиентских приложений - одно из самых распространенных применений Access. Для мягкого перехода к клиент - серверной технологии в Access включены многочисленные и разнообразные средства. Они обеспечивают преобразование объектов локальной базы данных и приложения в объекте базы данных сервера и проекта, удобный графический интерфейс создания объектов базы данных сервера и сохраняют интерфейс создания объектов приложения. Кроме того, в поставку Microsoft Office включен Microsoft SQL Server Desktop Engine (ранее Microsoft Data Engine, MSDE), который обеспечивает как локальное хранение данных в формате, совместимом с Microsoft SQL Server 2000, так и удаленное, рассчитанное на небольшое число пользователей. Установка этого сервера не требует лицензирования и позволяет освоить клиент - серверную технологию, работая на компьютере, не подключенном к сети.

§ Интернет - технология позволяет эффективно распространять и получать доступ к разнородной информации в глобальных и корпоративных сетях. Эта технология обеспечивает унифицированный доступ к данным различных приложений в разнородных сетях.

Для реализации интернет - технологии в Access включены интерактивные средства конструирования Web - страниц доступа к данным в базах Access и SQL - серверов. При этом Web - браузер используется как универсальный интерфейс для доступа и работы с данными баз из внешней среды вне зависимости от аппаратно - программной платформы компьютера пользователя и компьютера - источника данных. Страницы могут использоваться подобно формам Access для ввода и редактирования данных, подобно отчетам Access - для отображения иерархически сгруппированных записей.

1.2 Реляционная база данных, определения и понятия

Базы данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области - реальных объектах, процессах, событиях или явлениях.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц - реляционных таблиц, называемых также отношениями, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области Гончаров А.В. “Microsoft Access в примерах”. - СПб - Питер, 2007. - С.14. .

Логическую реляционной базы данных образует совокупность реляционных таблиц, между которыми установлены логические связи.

В таблицах базы должны сохранятся все данные, необходимые для решения задач предметной области. Причем каждый элемент данных должен хранится в базе только в одном экземпляре. Для создания таблиц, соответствующих реляционной модели данных, используется процесс, называемый нормализацией данных. Нормализация - это удаление из таблиц повторяющихся данных путем их переноса в новые таблицы, записи которых не содержат повторяющихся значений.

Минимальное дублирование данных в реляционной базе обеспечивает высокую эффективность поддерживания базы данных в актуальном и непротиворечивом состоянии, однократный ввод и корректировку данных.

Структура реляционной таблицы определяется составом полей. Каждое поле отражает определенную характеристику сущности. Для поля указываются тип и размер элементарного данного, размещаемого в нем, и ряд других свойств. Содержимое поля отображается в столбце таблицы. Столбец таблицы содержит данные одного типа Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.14. .

Содержание таблицы заключено в ее строках, однотипных по структуре. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью.

Для однозначного определения (идентификации) каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. По значению ключа таблицы отыскивается единственная запись в таблице. Ключ может состоять из одного или нескольких полей таблицы. Значение уникального ключа не может повторятся в нескольких записях. Логические связи между таблицами дают возможность объединять данные из разных таблиц. Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них - ключом связи. Таким образом, обеспечивается рациональное хранение данных и их объединение в соответствии с требованиями решаемых задач.

В нормализованной реляционной базе данных связь двух таблиц характеризуется отношениями записей типа один - к - одному (1:1) или один - ко - многим (1:М). Отношение 1:1 предполагает, что каждой записи первой таблицы соответствует много записей во второй, но каждой записи второй таблицы соответствует только одна запись в первой.

Для двух таблиц, находящихся в отношении типа 1:М, устанавливается связь по уникальному ключу главной таблицы в связи. Во второй таблице, называемой подчиненной, этот ключ связи может быть либо частью уникального ключа, либо не входить в состав ключа. В подчиненной таблице ключ связи называется еще внешним ключом.

Начиная с версии Access 2000, было реализовано средство просмотра и редактирования связанных записей нескольких таблиц. При этом данные отображаются в иерархическом виде. При раскрытии одного уровня иерархии рядом с записью главной таблицы отображаются связанные записи подчиненной. Для записи подчиненной таблицы также могут быть открыты связанные записи и т.д. Например, для таблиц ПОКУПАТЕЛЬ, ДОГОВОР, связанных отношением 1:М, для каждой таблицы ПОКУПАТЕЛЬ могут быть отображены и отредактированы связанные записи в таблице ДОГОВОР.

1.3 Схема данных

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает логическую структуру базы данных: таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование установленных в ней связей при обработке данных Бекаревич, Ю.Б. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ - Петербург, 2001. - С. 17. .

Для нормализованной базы данных, основанной на одно - многозначных и одно - однозначных отношениях между таблицами, по первому ключу или уникальному индексу главной таблицы могут устанавливаться параметры обеспечения связной целостности.

При поддержании целостности взаимосвязанных данных не допускается наличия записи в подчиненной таблице, если в главной таблице отсутствует связанная с ней запись. Соответственно, при первоначальной загрузке базы данных, а также корректировке, добавлении и удалении записей система допускает выполнение операции только в том случае, если та не приводит к нарушению целостности. Связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования. В схеме данных связи могут устанавливаться для любой пары таблиц, имеющих одинаковое поле (см. Приложение А).

1.4 Объекты Access

Базы данных Access включает следующие сохраняемые в одном файле mdb объекты:

§ таблицы, запросы, схемы данных, непосредственно имеющие отношение к базе данных;

§ формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, называемые объектами приложения.

Формы, отчеты и страницы доступа к данным предназначены для типовых процессов обработки данных: просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов. Эти объекты приложений конструируются из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для отображения полей таблиц, являющихся источниками данных объекта Дубнов, П.Ю. Access 2002: Самоучитель. - М.: ДМК Пресс, 2004. - С. 29..

Для автоматизации доступа к объектам и их взаимодействия используется программный код. Только с помощью программного кода получается полноценное приложение пользователя, функции которого доступны через меню, панели инструментов и формы. Для создания программного кода используются модули на языке VBA и макросы.

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать их. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами обработки событий на VBA, входящими в состав модулей форм, отчетов.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами собственно базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных одной предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.18. .

База данных Access может включать до 32 768 объектов (включая формы, отчеты и т.д.). Одновременно может открываться до 2048 таблиц.

Запросы (Queries) на выборку служат для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица. В запросе можно указать, какие поля исходных таблиц следует включить в таблицу запроса, как на их основе сформировать записи и отобрать нужные. Таблица запроса может быть использована наряду с другими таблицами базы при обработке данных. Запрос может формироваться с помощью конструктора запросов или инструкции SQL. Запросы действия позволяют обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы, а также создавать новые таблицы на основе существующих (см. Приложение Б).

Схемы данных (Relationships) определяют, с помощью каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполнятся объединение данных этих таблиц, нужно ли проверять связную целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц. Схемы данных на панели объектов в окне базы данных отображаются только в проектах Access, работающих с базами данных сервера. Для отображения схемы данных в базах данных Access используется команда Сервис | Схема данных (Tools | Relationships).

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, соответствующем привычному для пользователя документу. Кнопочные формы могут использоваться для создания панелей управления в приложении. В форму могут вставляться рисунки, диаграммы, звуковые фрагменты, видео. В форму могут включатся процедуры обработки событий, которые позволяют управлять процессом ввода, просмотра и корректировки данных. Такие процедуры хранятся в модуле формы Бекаревич, Ю.Б. Управление базами данных. - СПб .: Изд. СПбГУ, 2009. - C. 19..

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя и вывода их на печать. Как и формы, отчеты могут включать процедуры обработки событий. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями.

Страницы доступа к данным (Data Access Pages) являются диалоговыми Web - страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера. Макросы (Macro) являются программами, состоящими из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержит процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры - подпрограммы, процедуры - функции для реализации нестандартных функций и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс.

В Access для удобства пользователя объекты в окне базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска конструктора или мастера создания нового объекта.

1.5 Свободные таблицы и свободные диаграммы

Свободная представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно анализировать данные, быстро объединяя большие объемы данных и рассчитывая итоги. С помощью свободных таблиц выполнение сложного анализа данных делается простым.

Для получения различных итогов по исходным данным достаточно в созданном макете свободной таблицы выбирать значения в поле строк (Наименования товаров), поле столбцов (Наименование покупателя, Номер договора) и поле страницы (фильтра) (Дата отгрузки по месяцам).

Свободные таблицы позволяют динамически изменять макет для всестороннего анализа данных. Существует возможность изменять заголовки строк, столбцов, а также полей, определяющих страницу. Создавать и быстро модифицировать макет можно, выбирая и перетаскивая поля из раскрывающегося списка полей в рабочую область. При каждом изменении заново в соответствии с новым расположением данных.

Свободные диаграммы служат для наглядного графического представления анализируемой информации, облегчая для пользователей сравнение и выявление тенденций и закономерностей в данных Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.21. .

Access позволяет открывать таблицы, запросы, формы в режиме свободной таблицы и диаграммы, представлять их на страницах браузера Internet Explorer.

Таким образом, источники записей для режима свободной таблицы и режима свободной диаграммы может быть не только таблица, но и базовый источник данных для формы, отчета или страницы доступа к данным. В базе данных Access источником записей может быть таблица, запрос или инструкция SQL; в проекте Access - таблица, представление, инструкция SQL или сохранение процедура.

2. Конструктивные возможности MS Access

2.1 Размещение базы данных

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access - формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, а также внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле базы данных размещаются только ссылки на них.

Приложение базы данных может быть скомпилировано и сохранено в файле формата mde, проект - в файл формата ade. При этом исходный текст программ на VBA удаляется, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. В базе данных форматов mde и ade невозможен просмотр, изменение или создание форм, отчетов или модулей в режиме конструктора. Для преобразования базы данных или проекта в формат mde предназначена команда Сервис | Служебные программы | Создать MDE - файл.

При работе с базой данных в сети с файловым сервером и размещении на нем базы данных для коллективного использования Access предоставляет возможность выделить из нее объекты, составляющие приложение пользователя, в отдельный файл. Этот файл может быть размещен на всех компьютерах пользователей, которые будут работать с общей базой данных, и приложение может модифицироваться в соответствии с потребностями пользователя Карпов, Б.В. Microsoft Access 2000: Справочник. - СПб: Питер, 2001. - С.23..

Проекты Access, являясь клиентскими приложениями пользователя, позволяют подключатся к базам данных MSDE, размещенным на вашем компьютере, или к базам данных SQL Server, размещенном в сети. Проект размещается в файле adp на компьютере пользователя. В проекте пользователь может создавать базу данных на сервере SQL или использовать существующую.

2.2 Интерфейс Access

Access имеет характерный для Microsoft Windows удобный графический интерфейс. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

В Access, как и других приложениях Microsoft Office, часто выполняемые задачи вынесены в область задач, которая отображается вместе с базой данных. Область задач Создание файла (New File) позволяет быстро создавать новые базы данных, страницы доступа к данным или проекты, область задач Поиск файлов (Search File) - выполнять обычный или расширенный поиск файлов, область задач Буфер обмена (Clipboard) - временно сохранять и выбирать объекты для вставки Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. М.: Эксмо. 2001.- С. 23..

Сразу после запуска Access открывается область задач Приступая к работе, в которой можно выполнять открытие базы данных или перейти к созданию новой. В ней отображен список баз данных, которые были использованы последними. Область задач Справка Access обеспечивает множество различных возможностей справочной системы.

Чтобы использовать помощника для получения справки и советов во время работы, в меню Справка выберите команду Показать помощника.

Справочная система Access построена на основе HTML, и поэтому работа с ней не отличается от работы в браузерах. При вызове справки ее окно не заслоняет окна Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.

Начиная с Access 2002, обеспечивается более удобный доступ к справочной системе через поле Введите вопрос, расположенное в строке меню.

Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установки курсора мыши на них.

Пользователь сам может создавать всплывающие подсказки для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм и отчетов.

Быстро выполнять некоторые задачи (действия), для которых обычно предназначены другие программы, в Access 2003 можно с помощью смарт - тегов. Добавить смарт - тег к полю таблицы, запроса или элементу управления формы, отчета или страницы доступа к данным базы можно с помощью установки свойства Смарт - теги. При активизации ячейки этого поля или элемента управления появляется кнопка, открывающая меню действий, которые доступны для смарт - тега.

Например, если в форме, отображающей сведения о покупателях, имеется поле с его электронным адресом, смарт - тег позволит перейти к подготовке письма покупателю в Outlook Express. С помощью смарт - тега имени покупателя можно добавить имя в папку контактов Outlook.

В Access представлена лишь малая часть смарт - тегов. Дополнительные смарт - теги, созданные в корпорации Microsoft или независимыми разработчиками, можно найти в Интернете Золотова С.И. Практикум по Access. - М.: Финансы и статистика, 2001. - С. 36..

Пользователь посредством технологии Drag and Drop имеет возможность переносить объекты базы данных и их элементы с помощью мыши. Например, любую таблицу или запрос можно перенести из окна базы данных в окно схемы данных. Для установления связи между объектами можно в схеме данных переместить поле из одной таблицы в другую. Для размещения подчиненной формы в главной достаточно перенести в нее ранее созданную форму или просто таблицу. С помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel. Можно выделить нужные данные в формате или в объекте в режиме таблицы и перенести только их. Можно создать таблицу путем переноса с помощью мыши диапазона ячеек Microsoft Excel в окно базы данных Microsoft Access. Объекты других приложений могут быть перенесены в поле объекта OLE в таблице или форме в режиме формы, а также в форму или отчет в режиме конструктора.

В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача помощником (Office Assistant) контекстно - зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие или найти нужный инструмент в Access.

2.3 Средства конструирования объектов

Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию модулей на языке VBA Куправа, Т.А. Самоучитель Access 97/2000.- СПб: Наука и техника, 2001. -С.38..

Для автоматизации процесса создания объектов базы данных (таблиц, схемы базы данных, запросов) и объектов приложения (форм, отчетов, страниц доступа к данным) используются специализированные диалоговые графические средства, называемые конструкторами (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых быстро создается и модифицируется объект. Для конструирования макета формы, отчета и страницы доступа к данным используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

В проекте Access конструкторы таблиц, представлений, сохраненных процедур, определяемых пользователем функций позволяют работать с объектами базы данных сервера в простом привычном для пользователя локальных баз данных графическом режиме. Предусмотрено создание форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ - мастеров и команд, начинающихся с приставки «авто». Для упрощения внесения изменений в объекты базы данных Access предлагает технологию интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется эта технология за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, а имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним, и при необходимости в других объектах корректируются все ссылки на объект. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на вкладке Общие (General), открываемой через меню Сервис | Параметры (Tools | Options).

2.4 Мастера Access

Множество мастеров Access позволяет автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы базы данных и выполнять многие другие работы.

Мастера подстановок (Lookup Wizard) (см. Приложение В) создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из полей другой таблицы или запроса для выбора и ввода в поле нужного значения Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.26. .

Мастера запросов позволяют создавать простые запросы на выборку или запросы на выборку, в которых выполняются групповые операции над данными из одной или нескольких таблиц. Мастер перекрестных запросов (Crosstab Query Wizard) формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов базы данных таблицу, подобную электронной, в который одно поле используется в качестве заголовков строк, второе - столбцов, а на их пересечении размещаются итоговые данные, рассчитываемые по значениям третьего поля. Мастера по созданию форм (в соответствии с рисунком 1) и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов. В диалоге с мастером пользователю достаточно выбрать таблицы и поля, которые необходимо включить в форму, выбрать источник основной и подчиненной части формы. Мастера по разработке форм (см. Приложение Г) и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, описывающую источник записей для формы или отчета, что избавляет пользователя от подготовки специального запроса. Создание в полях таблиц списки наследуются при включении этих полей в форму или отчет (поле со списком).

Рисунок 1 - Мастер форм базы данных Access.

Мастер по созданию диаграмм (Chart Wizard) обеспечивает создание в формах и отчетах диаграмм, базирующихся на данных в таблицах или запросах. Вызвав мастера командой Вставка | Диаграмма и ответив на ряд элементарных вопросов, легко получить диаграмму, связанную с выбранными в форме данными Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.27. .

Мастер кнопок (Command Button Wizard или Page Command Button Wizard) создает командные кнопки - элементы управления в форме и на страницах доступа к данным. При построении кнопки мастер предлагает большой набор действий, которые могут быть выполнены при щелчке на ней. Для выбранного действия мастер строит процедуру обработки событий на языке VBA. Формы с командными кнопками, связанными с процедурами VBA, позволяют создать удобный интерфейс пользователя для управления приложением (см. Приложение Д).

Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) создает многоуровневую панель управления приложением, которая объединяет его разрозненные компоненты и позволяет структурировать их по функциональному назначению.

Мастер по анализу таблиц (Table Analyzer Wizard) позволяет выполнить нормализацию данных базы. Мастер разделяет ненормализованную таблицу с дублированными данными на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторений.

Мастер свободных таблиц (Pivot Table Wizard) позволяет открыть существующие таблицы, запросы, формы в режиме сводной таблицы и создать макет.

Мастер по импорту таблиц и объектов Файл | Внешние данные | Импорт (File | Get external Data | Import) позволяет импортировать из внешнего файла в текущую базу данных из файла другой базы данных Access, а также из баз данных dBase, FoxPro, Paradox и других приложений, из баз данных архитектуры «клиент - сервер», таких как Microsoft SQL Server, или из электронных таблиц, таких как Excel и Lotus 1- 2- 3. Возможен импорт текстовых файлов и HTML - таблиц и списков в таблицу Microsoft Access.

Мастер связанных таблиц Файл | Внешние данные | Связь с таблицами (File | Get External Data | Link Tables), в отличие от мастера по импорту, не размещает новую таблицу в файле базы данных, а только устанавливает связь с источником данных этой таблицы. Эта таблица наряду с другими таблицами отображается в окне базы данных и также доступна для обработки, пока сохраняется связь с источником данных. Внесенные в связанную таблицу изменения переносятся и сохраняются во внешнем файле, и наоборот, внесенные в файл изменения доступны в связанной таблице. Этот мастер, как и мастер по импорту, работает со многими внешними источниками данных Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.28. .

Мастер по экспорту Файл | Экспорт (File | Export) позволяет экспортировать объекты (одновременно только один объект) базы данных в другие базы данных. Объекты могут быть экспортированы в текстовые файлы, различные электронные таблицы, опубликованы на статических и динамических страницах.

Мастер наклеек (Label Wizard) автоматизирует процесс создания почтовых наклеек на основе данных таблицы или запроса и предлагает многочисленные шаблоны наклеек различных типов. Этот мастер входит в группу мастеров создания отчетов.

Мастер создания баз данных на Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Database Wizard) позволяет при создании нового проекта Microsoft Access подключиться к серверу и создать там новую базу данных.

Служебная программа (Database Utilities) Преобразовать базу данных (Convert Database) позволяет конвертировать базу данных из предыдущих версий в текущую (To Current Access Database Version). Кроме того, можно конвертировать базу данных из текущей версии в предыдущую (To Prior Access Database Version).

В Access 2003 существует возможность работать с файлами Access 2000/2002 и изменять их без преобразования формата файла. Файлы в формате Microsoft Access 2002/2003 можно открывать только в Microsoft Access 2003. По умолчанию в Access 2003 используется формат Access 2000. Для изменения формата необходимо выполнить команду Сервис | Параметры, перейдите на вкладку Другие (Other) и в группе Формат файла по умолчанию выберите необходимый формат файла Access Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.29. .

Служебная программа Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database) реорганизует базу данных на диске с целью улучшения объемно - временных характеристик. Утилита перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл базы данных и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную базу данных.

2.5 Мастера баз данных

Особую роль играют мастера баз данных, которые предлагают шаблоны многих типовых приложений. С их помощью можно практически сразу приступить к работе с базой данных выбранного приложения необходимо выполнить автоматическую генерацию этого приложения. Типовое приложение может быть при необходимости доработано пользователем.

Access содержит шаблоны типовых баз данных, включающих все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты для предметных областей различных сфер деловой и личной жизни. Мастер баз данных создает на основе выбранного шаблона базу данных и приложений в диалоге с пользователем.

Для отображения списка шаблонов типовых баз данных, с которыми работает мастер, нужно нажать кнопку Создать (New) в окне Access, в области задач Создание файла (New file) в разделе Шаблоны выбрать ссылку На моем компьютере.

В окне Шаблоны на вкладке Базы данных (Database) (в соответствии с рисунком 2) выбирается нужная база данных. Дополнительные шаблоны можно получить, воспользовавшись ссылкой Шаблоны на узле Office Online .

Рисунок 2 - Окно выбора шаблона базы данных на локальном компьютере.

Мастер, создавая базу данных в соответствии с шаблоном, предлагает включить в таблицу базы данных дополнительные поля, выбрать оформление экрана в формах и отчетах.

Пользователю остается только ввести данные.

Мастера баз данных максимально упрощают разработку типовой базы данных, автоматически создавая ее. Типовые базы данных позволят начинающему пользователю познакомиться с основными принципами построения таблиц базы данных, связей между ними, получить навыки практической работы в среде Access Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.31.. Работая с типовой базой, пользователь научится просматривать и изменять данные через формы, делать запросы для получения сведений из связанных таблиц, готовить отчеты.

возможность система база данные access

3. Другие возможности Access

3.1 Средства программирования

Наряду с диалоговыми средствами создания объектов базы данных и объектов приложения, которые позволяют решить многие задачи пользователя, Access располагает мощными средствами программирования. Без использования программного кода практически невозможно получить законченное автоматизированное приложение пользователя.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, создание на этом языке, называемые макросами, позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов.

Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователя при диалоговой работе с данными через формы, например, нажатие кнопки, изменение данного в поле, или системными событиями.

Простой язык макрокоманд и диалоговая среда разработки макросов позволяют при малой трудоемкости интегрировать объекты приложения и организовать процесс обработки данных.

Наряду с языком макрокоманд, Access включает развитую интегрированную среду объектно - ориентированного программирования Visual Basic for Application (VBA) 6.4, позволяющую реализовать любые программные решения.

Программы на VBA (см. Приложение Е) реализуются процедурами, которые объединяются в объектах, называемых модулями.

В VBA база данных рассматривается как совокупность объектов (таблиц, форм, отчетов, их элементов), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определенные действия над объектами. Структурированность объектов базы данных упрощает освоение этого языка и создание приложений. Управление выполнением программ в диалоговых приложениях VBA осуществляется событиями, вызываемыми действиями пользователей или системы Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.32..

Среда VBA объединяет разнообразные наглядные графические инструменты: редактор VBA, окно разрабатываемого проекта, окно свойств объектов проекта, окно просмотра объектов, отладчик и др. все инструменты унифицированы и являются общими для всех приложений Microsoft Office, а также продуктов ряда других фирм.

Приложения разрабатываемые на VBA, могут выполняться только в той среде, в которой поддерживается VBA, в то время как Visual Basic ориентирован на полностью самостоятельную разработку автономно выполняющихся приложений. Язык VBA является производным от самостоятельной системы программирования Visual Basic и имеет с ним много общего. Их синтаксис и интерфейс практически одинаковы.

Многочисленные средства Access для интерактивной разработки базы данных и решения задач по обработке данных в ней являются основой для построения практических приложений пользователя. Однако если необходимо отслеживать и обрабатывать ошибки, создавать свои функции, в ходе выполнения приложения создавать новые объекты, обрабатывать отдельные записи, а не наборы, организовывать при возникновении конкретных событий выполнение различных задач, приходится использовать встроенный в Access объектно - ориентированный язык программирования Visual Basic for Application (VBA). VBA позволит создать в среде Access диалоговые приложения пользователя с большими возможностями по управлению и контролю за выполнением, устанавливая связи между различными объектами базы данных. VBA обеспечивает простоту использования объектов, созданных диалоговыми средствами Access, поэтому при разработке приложений целесообразно программировать те функции, которые не могут быть реализованы диалоговыми средствами Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.313..

VBA - это общее средство программирования для всего семейства Microsoft Office, включая Access, Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Синтаксис, принципы работы, инструментарий, интерфейс VBA одинаковы для всех приложений Office, хотя каждое представляет свои объектные модели. VBA является производным от самостоятельной системы программирования Visual Basic. Приложения, разрабатываемые на VBA, могут выполняться только в той среде, где поддерживается VBA, в то время как Visual Basic ориентирован на разработку полностью автономных приложений.

3.2 Интеграция и использование внешних данных

Access поддерживает технологию OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов), обеспечивающую возможность интеграции данных различных приложений в составном документе. С помощью OLE пользователь может внедрять объекты другого приложения в базу данных или устанавливать с ними связи. Активизация внедренного объекта открывает программу, которая его создала, и пользователь может изменить объект.

При установлении связи с объектом он по - прежнему сохраняется в файле другого приложения, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе данных всегда будет представлена последняя версия объекта. Надо иметь в виду, что при изменении местоположения файла связь с ним должна обновляться пользователем.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows - рисунки, графики, электронные таблицы, звуковые или видео файлы.

Например, в таблице наряду с обычными реквизитами, характеризующими информационный объект, может хранится любая графическая информация о нем - схемы, чертежи, диаграммы, рисунки. Таким образом, в Access расширяется традиционное понятие данных, хранимых в базе и представляющих информационные объекты Бекаревич, Ю.Б. Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - С.33..

Access может использовать данные различных внешних источников. Внешними источниками данных различных внешних источников. Внешними источниками данных могут служить таблицы других баз данных Access, dBase, Paradox, Oracle и Microsoft SQL Server, электронные таблицы Microsoft Excel, Lotus 1 - 2 - 3, таблицы и списки HTML и файлы XML, находящиеся на сервере в локальной, корпоративной или глобальной сети, данные из других приложений, таких как Microsoft Exchange.

Для взаимодействия с внешними источниками данных используется специальное программное обеспечение - интерфейсы. Широко используемыми интерфейсами являются: ODBC (Open Database Connectivity, открытый интерфейс подключения к базам данных, и интерфейсы модели составного объекта (Component Object Model), называемые OLE DB, разработанные как средство универсального доступа к данным по сети и через Интернет. OLE DB позволяет подсоединяться к источникам данных, почтовым файлам, неформатированным текстовым файлам и электронным таблицам.

К источникам данных ODBC могут отправляться запросы, таблицы таких источников данных могут использоваться в базе данных Access как связанные. Связанные таблицы можно использовать при создании запросов, форм, отчетов, причем можно объединять их данные с данными из локальных объектов Access.

При работе с Microsoft SQL Server в Access можно разработать проект, полностью ориентированный на работу с данными, размещенными в базе данных сервера. При этом подключение к базе данных сервера осуществляется без использования ядра баз данных Microsoft Jet через интерфейс OLE DB.