Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Новокузнецкий институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Кемеровский государственный университет»

Кафедра систем автоматизации управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО КУРСУ «ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАТИКА»

Студент группы ЭФКЗС-131

О.А. Клюева

Ст.преподаватель:

Черкасова А.Д.

Новокузнецк 2014г.



Введение

На сегодняшний день в условиях рынка и товарно-денежных отношений постоянно увеличивается потребность в достоверной, актуальной и оперативной информации разного характера (коммерческого, правового, делового и др.). В связи с этими непрерывно возрастающими потребностями, а также в условиях непрекращающегося научно-технического прогресса обострилась острая необходимость в развитии средств организации труда, то есть в таких средствах обработки, накопления и хранения информации, которые могли бы с наименьшими затратами и наибольшей отдачей помочь пользователю организовать свой труд. Сегодня это становится возможным благодаря повсеместному внедрению информационных технологий.

Информационные технологии - это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических средств объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, накопление, хранение, поиск, обработку, и выдачу информации по запросу пользователя. Следует пояснить, что к программным средствам относятся специализированные пакеты прикладных программ, и их использование осуществляется посредством электронно-вычислительной техники.

Access - это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и со сложными базами данных.

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Примером очень простой базы данных может служить телефонная книга или ваша чековая книжка. Книга учета заказов, счетов, платежей компании - это образцы более сложных баз данных.

CУБД Access - это программное средство, при помощи которого можно создать многотабличную реляционную модель базы данных.

Входит в состав:

• Интегрированного пакета Microsoft Office

• Файл имеет расширение .mdb

Кроме данных база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

С понятием база данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Целью данной работы является изучение и закрепление основных принципов работы с реляционными базами данных в среде Microsoft Access.

Для оценки уровня полученных знаний, студент должен выполнить работу по созданию базы данных в среде Microsoft Access.



1 Основные положения базы данных Access

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

• добавить в базу данных одну или несколько записей;

• удалить из базы данных одну или несколько записей;

• найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;

• обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми , или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте.

MS Access -- это функционально полная СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД

1.1 Объекты базы данных

База данных (БД) -- организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения различного рода программными системами.

СУБД Microsoft Access ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Структура

Данные

Запросы - позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы

· Позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде

· При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие

· Может содержать рисунки, графики, фото и др. объекты

Отчёты - предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в нынешних версиях Access. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы - предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули - создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.



2 Создание базы данных

Как правило, БД существует независимо от отдельных программ. Отделение данных от программ позволяет разным программам использовать одни и те же данные для своих целей.

Идеологическая ценность БД объясняется тем, что в их основе концепция информационной модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных .

Информация в БД организована по разному.

Выделяют три основные структуры представления данных в БД:

• иерархическую (древовидную);

• сетевую

• реляционную (табличную).

На этапе проектирования определяется число информационных объектов (таблиц) базы, набор их полей (атрибутов), тип данных в этих полях, ключевые поля и связи между таблицами. Создание базы данных начинается с создания таблиц.

Начало работы

• Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Access 2000

• Файл > Создать > Новая база данных

• Задать имя создаваемой базе и сохранить на диске



Для создания таблиц в режиме конструктора необходимо:

2. Щелкнуть на кнопке таблицы в окне базы данных.

3. Дважды щелкнуть на строке Создание таблицы в режиме конструктора, а затем - дважды на пункте Конструктор в диалоговом окне Новая таблица. Откроется окно конструктора таблиц с незаполненным бланком таблицы.

4. Добавить поля и задайте их свойства.

5. Закрыть окно конструктора. В ответ на предложение сохранить изменения щелкнуть на кнопке Да, ввести название для новой таблицы и щелкните на кнопке OK

6. Если Access выдает запрос с предложением определить ключ, щелкнуть на кнопке Да, чтобы добавить в таблицу ключевое поле типа Счетчик. Если нужно позже определить ключевое поле или оставить таблицу без ключа, необходимо щелкнуть на кнопке Нет. В итоге мы вернемся в окно базы данных, а в списке объектов окна появится новая таблица.

Так же таблицы можно создавать с помощью Мастера таблиц и в режиме таблицы.



2.1 Определение связей между таблицами

Эта задача выполняется в окне Схема данных.

Для создания связей между таблицами необходимо:

1. Открыть окно схема данных.

2. Щелкнуть на кнопке Отобразить таблицу на панели инструментов.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы двойным щелчком выбрать необходимые таблицы, если они не отображаются на схеме данных.

4. Нажать кнопку мыши на поле связи одной таблицы и перетащите его на поле связи в другую таблицу. Как только вы отпустите кнопку мыши, откроется диалоговое окно Изменение связей:

5. Если необходимо связать таблицы по нескольким поля, нужно щелкнуть на второй строке в столбце Таблица/запрос и выбрать в раскрывающемся списке следующее поле связи. Другой таблицы. Повторить этот шаг для каждой дополнительной пары полей, по которым следует связать таблицы.

6. Щелкните на кнопке Создать, чтобы установить связь.



3 Создание форм

Самый быстрый способ создать форму для таблицы или запроса - построить ее с помощью Автоформы. Существует три разновидности Автоформ:

1. Автоформа в столбец;

2. ленточная Автоформа;

3. табличная Автоформа.

Для создания Автоформы необходимо:

1. В окне базы данных щелкнуть на кнопке Формы.

2. Щелкнуть на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новая форма:

3. Выбрать из списка один из вариантов: Автоформа: в столбец, Автоформа: табличная или ленточная.

4. В этом же диалоговом окне выбрать в раскрывающемся списке необходимую таблицу или запрос.

5. Щелкнуть на кнопке ОК.

Так же форму можно создать с помощью Мастера форм, который ведет с пользователем диалог.

Мастер форм позволяет:

1. Выбирать поля для формы;

2. Выбирать порядок следования полей в форме;

3. Выбирать основную таблицу.

Вносить изменения в макет формы можно с помощью Конструктора форм. При помощи панели элементов можно размещать на форме элементы управления, такие как Надпись, Поле, Поле со списком, Кнопка и других особых элементов управления формы.



Конструктор форм

Готовая форма



4 Создание запросов

Сведения, находящиеся в базе данных можно выбирать по различным условиям с помощью специальных объектов - запросов.

На основе одной и той же таблицы можно создать несколько запросов, каждый из которых извлекает из таблицы лишь некоторую часть необходимой в данный момент информации.

В результате работы запроса из исходной базы данных формируется результирующая таблица, содержащая только те данные, которые соответствуют данному запросу.

Запрос можно создавать в режиме конструктора или с помощью мастера. Создание запроса с помощью мастера аналогично созданию формы.

В режиме конструктора запрос полностью создается пользователем. Для создания запроса пользователю необходимо заполнить бланк запроса, который состоит из двух частей:

· в верхней части расположены списки полей тех таблиц, из которых будут выбираться данные по запросу;

· в нижней части расположен бланк запроса по образцу, который необходимо заполнить пользователю.

Поле - заполняется перетаскиванием тех имен полей из таблиц в верхней части бланка, из которых будут выбираться данные. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

Имя таблицы - заполняется автоматически при перетаскивании полей.

Сортировка - заполняется в том случае, когда данные в результирующей таблице необходимо отсортировать. Если щелкнуть левой клавишей мыши в строке Сортировка, то появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки: по возрастанию или по убыванию. Для тех полей, по которым необходимо выполнить сортировку, необходимо выбрать вид сортировки, а для остальных эта строка бланка не заполняется.

Вывод на экран - заполняется для тех полей, которые должны быть выведены на экран в результирующей таблице.

Условие отбора - записывается критерий, по которому выбираются записи в результирующую таблицу. Условие отбора является логическим выражением в виде комбинации операторов и значений, обеспечивающей получение необходимого результата.

Операторами являются символы, задающие тип вычисления:

< ; > ; <= ; >= ; = ; <>

Значения могут быть записаны в числовом формате (1200; -100; 45,12), формате дата/время (01.01.2004; 14:10), символьном (АВС; р; Иванов) или логическом (Да; Нет).

Пример записи условий отбора: <150; >= 6; <1200; >И; <>C; <01.02.2002; =Да; <>Нет.

Макет запроса



Готовый запрос



5 Создание отчетов

Отчеты во многом похожи на формы. Они позволяют представлять созданную базу данных и результаты работы запросов в наглядном виде не только на экране монитора, но и в виде распечатки на принтере. Таким образом, созданный отчет может иметь бумажную копию.

Отчет можно создавать в режиме конструктора или с помощью мастера.

Использование мастера позволяет автоматизировать процесс создания отчета. Пользователю в режиме диалога достаточно выполнить следующую последовательность действий:

· выбрать поля, которые необходимо включить в отчет;

· при необходимости добавить уровни группировки;

· задать требуемый порядок сортировки и вычисления для записей;

· выбрать вид макета для отчета;

· выбрать требуемый стиль отчета;

· задать имя отчета.

На основе указанных пользователем сведений мастер автоматически создаст отчет, который можно будет открыть для просмотра и редактирования.

Макет отчета



Готовый отчет



Заключение

База данных -- это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры: применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем - ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

access база данные таблица



Список использованной литературы

1. Акулов, О. А., Медведев, Н. В. Информатика. Базовый курс: учебник / О. А. Акулов, Н. В. Медведев. - Москва: Омега-Л, 2009. - 557

2. Велихов, А. С. Основы информатики и компьютерной техники: учебное пособие / А. С. Велихов. - Москва: СОЛОН-Пресс, 2007. - 539

3. Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: учебник / В. А. Гвоздева. - Москва: Форум: Инфра-М, 2011. - 541

4. Информатика: учебное пособие / А. Н. Степанов. - Санкт-Петербург: Питер Пресс, 2007. - 764

5. Информатика: учебник для студентов экономических специальностей высших учебных заведений / [Н. В. Макарова и др.]. - Москва: Финансы и статистика, 2009. - 765

6. Информатика в экономике: учебное пособие / [Н. Г. Бубнова и др.]. - Москва: Вузовский учебник, 2010. - 476

7. Информатика. Базовый курс: учебное пособие / [Г. В. Алехина и др.]. - Москва: Московская финансово-промышленная академия: Маркет ДС, 2010. 730

8. Информатика. Базовый курс: учебное пособие для высших технических учебных заведений / [С. В. Симонович и др.]. - Санкт-Петербург: Питер, 2011. - 639

9. Информатика в экономике: учебное пособие: / [Н. Г. Бубнова и др.]. - Москва: Вузовский учебник, 2011. - 476

10. Основы информатики: учебное пособие / [Г. В. Алехина и др.]. - Москва: Московская финансово-промышленная академия: Маркет ДC, 2009. - 464 с.

Размещено на Allbest.ur