Система автоматизованого управління кадрами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами

1.1 Призначення автоматизованих систем управління кадрами

1.2 Склад комплексу засобів, що забезпечують роботу автоматизованих систем управління кадрами

1.3 Класифікація автоматизованих систем управління кадрами

1.4 Огляд сучасних пропозицій на ринку автоматизована система управління кадрами

Розділ 2. Аналіз управління кадрами в організації філії “Уак-1” АТ української автомобільної корпорації

2.1 Напрямки діяльності та організаційна структура Філії “УАК-1” АТ Українська автомобільна корпорація

2.2 Характеристика кадрового відділу підприємства

2.3 Аналіз документного забезпечення роботи з кадрами

2.3.1 Вимоги до кадрового діловодства в організації

2.3.2 Облік руху кадрів

2.3.3 Ведення особових справ та трудових книжок

2.3.4 Аналіз документування кадрової роботи

2.4 Аналіз стану програмно-технічного забезпечення процесів кадрової роботи

Розділ 3. Оптимізація документаційного забезпечення управління роботи з кадрами

3.1 Обґрунтування вибору автоматизованої системи управління кадрами в системі "Юнітех+"

3.2 Характеристика автоматизованої системи управління кадрами в системі «Юнітех+»

3.3 Опис технології по обробці кадрових документів

3.3.1 Функції програми "Юнітех+" і особові картки працівників

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

Вступ

За допомогою автоматизованої системи управління кадрами можна підвищити якість і оперативність кадрових та управлінських рішень. Однак оптимальний вибір такої системи залежить від характеру діяльності компанії.

Інформація на підприємстві повинна бути організованою та керованою. Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи документальних комунікацій у даному напрямку створено завдяки сучасним технологічним досягненням.

Система автоматизованого управління кадрами є начальна база установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому. На дослідженні нашого підприємства кадрова документація організована правильно, з дотриманням усіх вимог нормативно-правових актів.

Актуальність теми дипломній роботи полягає саме в розгляді побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами, склад комплексу засобів, класифікація, аналіз управління кадрами в організації (на прикладі Філії “УАК-1”АТ Українська автомобільна корпорація).

Об'єкт дослідження дипломній роботі - є система автоматизованого управління кадрами Філії “УАК-1 АТ Українська автомобільна корпорація ”.

Предмет дослідження дипломній роботі - є документаційне забезпечення роботи з кадрами система автоматизованого управління кадрами Філії “УАК-1 АТ Українська автомобільна корпорація ”.

Мета роботи та шляхом впровадження - є аналіз документного забезпечення роботи з кадрами, стану програмно-технічного забезпечення кадрової роботи. Технологія по обробці кадрових документів. Документаційне забезпечення роботи з кадрів є важливою складовою діяльності будь-якої установи, підприємства, організації.

Мета дипломного дослідження визначає наступні завдання:

- визначити принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами;

- зробити огляд сучасних пропозицій на ринку АСУК;

- аналіз управління кадрами в організації Філії “УАК-1”АТ Українська автомобільна корпорація;

- надати загальну характеристику організації;

- основні напрямки діяльності управління роботи з кадрами;

- зробити аналіз документного забезпечення роботи з кадрами;

- обґрунтування вибору автоматизованих систем управління кадрами;

- технологія по обробці кадрових документів.

Розділ 1. Принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами, в якому йдеться про призначення автоматизованих систем управління кадрами, склад комплексу, класифікація і огляд сучасних пропозицій на ринку.

Розділ 2. Аналіз управління кадрами в організації Філії “УАК-1” АТ

Українська автомобільна корпорації, включає такі питання, як напрямки діяльності та організаційна структура, характеристика кадрового відділу, аналіз документації і програмно-технічного забезпечення.

Розділ 3. Оптимізація документаційного забезпечення управління роботи з кадрами, обґрунтування вибору автоматизованої системи, опис технології та обробці кадрових документів.

Методом дипломного дослідження є комплексний аналіз та визначення основних принципів побудови та функціонування автоматизованої системи управління кадрами.

В дипломній роботі науковою новизною є вдосконалена система "Юнітех+", яка дозволяє виконувати швидку аналітичну обробку документів.

Практичне значення полягає в тому, що розробки наші можуть бути використані в роботі відділі кадрів установ, організацій, підприємств. А також у можливості використання пропозицій і рекомендацій для створення системи інформаційно-аналітичного забезпечення кадрової діяльності підприємства.

Структура роботи: відповідає меті і завданням, вона підпорядкована розробці основних аспектів теми, комплексному висвітленню питання. Зважаючи на складність вибраної теми, дипломна робота складається з 3 розділів.

Розділ 1. Принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами

Системи управління електронними документами (далі-СУЕД) призначені для комп'ютеризації усього комплексу робіт з документами як створеними в конкретній установі, так і тими, що надійшли зовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне зберігання і архівування, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль за виконанням, розмежування доступу, довідкова служба, забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.

Основні цілі впровадження систем управління електронними документами в роботу установи:

підвищення продуктивності праці персоналу;

підвищення оперативності роботи з кадровими документами;

покращення якості підготовки, опрацювання, відтворення документів кадрової служби;

покращення організації контролю за просуванням і виконанням документів з кадрів;

розширення можливостей довідково-інформаційної документації.

1.1 Призначення автоматизованих систем управління кадрами

Автоматизована система управління кадрів (далі - АСУК) представляє собою сукупність економіко-математичних методів, технічних засобів і організаційних комплексів, які забезпечують раціональне управління складним об'єктом (наприклад, підприємством або технологічним процесом).

Найважливіша мета побудови будь-якої АСУК - різке підвищення ефективності управління об'єктом виробничим, на основі зростання продуктивності управлінської праці і удосконалювання методів планування та регулювання процесу документування.

Головне призначення автоматизованих систем управління кадрами (далі - АСУК) полягає у своєчасному наданні актуальної і точної інформації для прийняття управлінських рішень. Важливим також є спрощення та покращення роботи кадрового підрозділу компанії. Головним елементом усієї системи управління є кадри, що одночасно можуть бути як об'єктом, так і суб'єктом управління. Робітники підприємства, організації є об'єктом управління тому, що являють собою продуктивну силу, головну складового будь-якого виробничого процесу. Тому планування, формування, розподіл, перерозподіл і раціональне використання людських ресурсів на виробництві складають основний зміст управління кадрами, що із цього погляду розглядаються аналогічно управлінню матеріально-речовинними елементами виробництва. Водночас кадри - це, насамперед, люди, що характеризуються складним комплексом іиндивидуально-типических якостей і властивостей, серед яких соціально-психологічні грають чільну роль. Спроможність кадрів одночасно бути об'єктом і суб'єктом управління являє собою головну специфічну особливість управління кадрами.

Під управлінням кадрами розуміється процес планування, добору, підготування, оцінки і безупинного утворення кадрів, спрямований на раціональне їх використання, підвищення ефективності виробництва. Предметом управління кадрами як науково-практичного напрямку виступає вивчення відношень робітників у процесі виробництва з погляду найбільше повного та ефективного використання їх потенціалу в умовах функціонування виробничих систем. Основною метою управління кадрами в сучасних умовах є сполучення ефективного навчання персоналу, підвищення кваліфікації і трудової мотивації для розвитку спроможностей робітників і стимулювання їх до виконання робіт більш високого рівня.

Управління кадрами здійснюється в процесі виконання визначених цілеспрямованих дій і припускає такі основні етапи і функції: визначення цілей і основних напрямків роботи з кадрами, постійне удосконалювання системи кадрової роботи на виробництві; визначення засобів, форм і методів здійснення поставлених цілей, організацію роботи з виконання прийнятих рішень, координацію і контроль виконання намічених заходів.

Сукупність цілей, напрямків, форм і методів управління кадрами укладається в єдину систему кадрової роботи, основними підсистемами якої є:

а) підсистема аналізу, планування і прогнозу кадрів.

б) підсистема добору, розставляння, оцінки і безупинного навчання кадрів. в) підсистема раціонального використання кадрів на виробництві.

1.2 Склад комплексу засобів, що забезпечують роботу автоматизованих систем управління кадрами

Автоматизована система управління (далі-АСУ) складається із основи і функціональної частини. Узагальнена структурна схема АСУ (на прикладі АСУК):

.

Рис. 1.1

Основа АСУ - загальна частина для всіх задач, розв'язуваних АСУ.

Інформаційна база АСУ - сукупність усіх даних, розміщених на машинних носіях інформації і необхідних для автоматизації управління об'єктом або процесом. Звичайно інформаційна база поділяється на три масиви:

- генеральний;

- похідний,;

- оперативний.

Конструкція масивів і їх полів (способи розміщення на носіях, особливості взаємозв'язку даних усередині масиву, конкретне компонування даних і т.д.) визначається типом АСУ і загальними характеристиками об'єктів, для яких вона призначається. Однак доцільно зберігати типову конструктивну побудову інформаційної бази для загального класу об'єктів (наприклад, для машинобудівних підприємств).

Генеральний масив поєднує дані, що є загальними для всіх задач, розміщення яких відповідає універсальній структурі, не орієнтованої на виконання якої-небудь однієї функції управління. Генеральний масив для великого об'єкта містить сотні мільйонів символів, займає великі обсяги запам'ятовуючих пристроїв і не завжди зручний для використання в кожній конкретній задачі, що вимагає для свого рішення спеціалізованої інформації. Ця проблема ускладнюється при мультипрограмній обробці даних і недостатньо ємних оперативних запам'ятовуючих пристроях, що припускають збереження багатьох масивів у машинних архівах, функціонально роз'єднаних із процесорами. У зв'язку з цим у реально функціонуючих АСУ виникає необхідність формування похідних масивів, що відбивають специфіку структури об'єкта, особливості виконуваних у кожний період функцій, частоту повторюваності різних задач і ряд ін. факторів, зв'язаних з поточною роботою системи.

Всі похідні масиви, як правило, формуються з генерального масиву. Будь-яка стійка зміна характеристик об'єкта, що обслуговується, повинна бути відбита в генеральному масиві.

Оперативний масив охоплює поточну інформацію, а також проміжні результати обчислень. У ньому ж розміщується первинна інформація про стан об'єкта, що обслуговується, який надходить періодично по каналам зв'язку або записана на автономних носіях (перфострічках, перфокартах, магнітних стрічках і т.д.). Оброблені й узагальнені дані можуть потім вноситися в похідний і генеральний масиви або безпосередньо видаватися споживачу.

Технічна база АСУ включає засоби обробки, збору і реєстрації, відображення і передачі даних, а також виконавчі механізми, що безпосередньо впливають на об'єкти управління (наприклад, автоматичні регулятори, датчики і т.д.) і забезпечують збір, збереження і переробку інформації, а також вироблення регулюючих сигналів у всіх контурах автоматизованого управління виробництвом. Основні елементи технічної бази - ЕОМ, що забезпечують нагромадження, збереження й обробку даних, які циркулюють в АСУ. ЕОМ дозволяють оптимізувати параметри управління, моделювати виробництво, підготовляти пропозиції для ухвалення рішень.

Виділяють два класи ЕОМ, що використовуються в автоматизована система управління:

- інформаційно-розрахункові;

- обліково-регулюючі.

Інформаційно-розрахункові ЕОМ знаходяться на вищому рівні ієрархії управління (наприклад, у координаційно-обчислювальному центрі заводу) і забезпечують вирішення задач, пов'язаних з централізованим управлінням об'єктом по основним планово-економічним, звітним функціям і функціям забезпечення (техніко-економічне й оперативно-виробниче планування, матеріально-технічне постачання, збут продукції і т.д.). Вони характеризуються високою швидкодією, наявністю системи переривань, складовою обробкою даних, перемінною довжиною слова, мультипрограмним режимом роботи і т.д., а також широким набором і великим обсягом запам'ятовуючих пристроїв (оперативних, буферних, зовнішніх, однобічних і двосторонніх, з довільним і послідовним доступом).

Обліково-регулюючі ЕОМ, як правило, відносяться до нижнього рівня управління. Вони розміщаються як правило в цехах або на ділянках і забезпечують збір інформації від об'єктів управління, первинну переробку цієї інформації, передачу даних в інформаційно-розрахункову ЕОМ і одержання від неї директивно-планової інформації, здійснення локальних розрахунків (наприклад, розкладу роботи кожного верстата і робітника, графіка подачі комплектуючих виробів і матеріалів, угруповання деталей у партії, режимів обробки і т.д.) і вироблення керуючих впливів на об'єкти управління при відхиленні режимів їх функціонування від розрахункових.

Особливістю обліково-регулюючих ЕОМ є добре розвинена система автоматичного узгодження з великим числом джерел інформації (датчиків, реєстраторів) і регулюючих пристроїв. Їх обчислювальна частина менш розвинена, оскільки первинно оброблена інформація передається в ЕОМ верхнього рівня для подальшого використання і тривалого збереження.

Засоби збору і реєстрації даних при участі людини включають різні реєстратори виробництва, за допомогою яких здійснюються збір і реєстрація даних безпосередньо на робочих місцях, а також датчики, фіксатори порушень установленого технологічного й організаційного ритму.

Засоби відображення інформації призначені для представлення результатів обробки інформації в зручному для практичного використання вигляді. До них відносяться різні друкувальні пристрої, пишучі машини, термінали, екрани, табло, графобудівники, індикатори і т.п. Ці пристрої, як правило, безпосередньо зв'язані з ЕОМ або з реєстраторами виробництва і видають або регулярну (регламентну), або епізодичну (по запиту або у випадку аварійної ситуації) довідкову, директивну або попереджувальну інформацію.

Апаратура передачі даних здійснює обмін інформацією між різними елементами АСУ (між реєстраторами виробництва й ЕОМ, між координаційно-керуючим центром і цеховими ЕОМ і т.д.), а також між АСУ і суміжними рівнями керування.

До технічної бази АСУ відносять також засоби оргтехніки (копіювально-множну техніку, картотеки, диктофони), а також допоміжні і контрольно-вимірювальні засоби, що забезпечують нормальне функціонування основних технічних засобів у необхідних режимах.

Математичне забезпечення АСУ - комплекс програм регулярного застосування, керуючих роботою технічних засобів і функціонуванням інформаційні бази й забезпечуючи взаємодію людини з технічними засобами АСУ.

Система програмування забезпечує трансляцію програми вирішення задачі, вираженої на зручній для людини формалізованій мові, на машинну мову, її налагодження, редагування і включення в пакет програм для обробки. У систему програмування входять опис мов програмування, комплекс трансляторів, бібліотека стандартних підпрограм, програми редагування зв'язків, набори програм, що здійснюють наступність (програмну) ЕОМ різних типів. Крім того, система програмування звичайно містить у своєму складі набір програм, що полегшують взаємодію користувача з машиною і дозволяють системі програмування розвиватися в залежності від характеру задач, розв'язуваних споживачем.

Операційні системи забезпечують функціонування всіх пристроїв ЕОМ у необхідних режимах і виконання необхідної послідовності завдань на реалізацію різних процедур управління. Операційні системи, як правило, є невід'ємною складовою частиною тих обчислювальних засобів, що входять до складу АСУ. Однак у ряді випадків при проектуванні АСУ приходиться розширювати операційні системи для забезпечення спеціальних системних вимог (наприклад, при підключенні до системи специфічних для процесу управління реєстраторів і систем відображення, при організації діалогових режимів між терміналами і центральним обчислювальним комплексом). У цьому зв'язку дуже важливою складовою частиною операційної системи АСУ є т.зв. генератор систем. Це - програма, що не входить до складу активної частини керуючих програм і не зв'язана безпосередньо з процесом обчислень, але за її допомогою можна автоматично генерувати комплекс керуючих програм для системи будь-якої конфігурації. Такий метод виявляється особливо ефективним при використанні ЕОМ у широкому діапазоні АСУ на різних рівнях і на різних об'єктах, коли склад ЕОМ і склад розв'язуваних задач може бути істотно різним.

Загальносистемний комплекс охоплює набір програм, керуючих роботою обчислювальної системи і периферійних пристроїв (реєстраторів, засобів відображення результатів обробки даних і т.д.). Цей комплекс містить програми спільної роботи декількох ЕОМ, укомплектованих по різних рівнях запам'ятовуючих пристроїв, програми обслуговування каналів зв'язку, дистанційні вирішення задач у режимі розподілу часу, розмежування доступу до інформаційних масивів і ін.

До загальносистемних комплексів інформаційно-пошукові системи, що здійснюють цілеспрямований пошук необхідних масивів (або формування необхідних масивів із фрагментів даних), їх редагування і видачу споживачу в заданій формі (або передачу цих масивів у запам'ятовуючий пристрій для використання черговими робочими програмами). До них же відносять програми обслуговування засобів, що працюють у реальному масштабі часу, а також обслуговування термінальних пристроїв і засобів відображення інформації.

Пакети типових прикладних модулів (стандартних підпрограм) можуть використовуватися в різних комбінаціях при рішенні тієї чи іншої функціональної задачі. Типовими, наприклад, є прикладні модулі сортування даних, статистичної обробки інформації, обробки графіків планування і керування, моделювання реальних процесів і ін.

До математичного забезпечення АСУ часто відносять також програми функціонального аналізу системи, що забезпечують зручність експлуатації й удосконалювання системи.

Під організаційно-економічною базою розуміється сукупність економічних принципів, методів організації виробництва і управління, схем взаємодії задач управління на основі правових документів. Входять:

- організаційно-економічний склад і способи формування техніко-економічних показників об'єкта управління, а також основні принципи підвищення ефективності його функціонування і місце АСУ в загальній системі планування, обліку і регулювання;

- організація виробництва, праці і управління, що визначає раціональну структуру об'єкта (цеху, відділу і т.д.), порядок реалізації технологічних маршрутів, найбільш сприятливі умови роботи, що зберігають високу працездатність робітників та службовців, а також науково обґрунтовану систему управління об'єктом, чіткі положення про всі підрозділи, їх підпорядкованості, обов'язки співробітників і їх відповідальність;

- організаційно-економічна модель, що передбачає побудову схеми взаємодії основних задач АСУ, структури інформаційного потоку, а також методичне забезпечення порядку реалізації задач і використання результатів їх вирішень;

- організаційно-правове забезпечення (правові основи і норми створення і використання АСУ, правовий статус циркулюючої в АСУ інформації, а також права і відповідальність посадових осіб).

Крім того, організаційно-економічна база включає методичні й інструктивні матеріали, що визначають вплив АСУ на основні показники функціонування об'єкта, оцінку ефективності і шляхи подальшого розвитку АСУ.

Функціональна частина АСУ складається з набору взаємозалежних програм для реалізації конкретних функцій управління (планування, фінансово-бухгалтерської діяльності і ін.). Усі задачі функціональної частини базуються на загальних для даної АСУ інформаційних масивах і на загальних технічних засобах. Включення в систему нових задач не впливає на структуру основи і здійснюється за допомогою типового для АСУ інформаційного формату і процедурної схеми.

Функціональну частину АСУ прийнято умовно поділяти на підсистеми відповідно до основних функцій управління об'єктом. Підсистеми у свою чергу поділяють на комплекси, що містять набори програм для рішення конкретних задач управління відповідно до загальної концепції системи. Склад задач функціональної частини АСУ визначається типом об'єкта управління, його станом і видом виконуваних їм завдань. Наприклад, в АСУ підприємством часто виділяють наступні підсистеми:

- технічної підготовки виробництва;

- керування якістю продукції;

- техніко-економічного планування;

- оперативно-виробничого планування;

- матеріально-технічного забезпечення;

- збуту продукції;

- фінансово-бухгалтерської діяльності;

- планування і розміщення кадрів;

- керування транспортом;

- керування допоміжними службами.

Розподіл функціональної частини АСУ на підсистеми є досить умовним, тому що процедури всіх підсистем тісно взаємозалежні й у ряді випадків неможливо провести чітку границю між різними функціями управління (наприклад, між техніко-економічним плануванням, оперативно-виробничим плануванням і матеріально-технічним забезпеченням).

Виділення підсистем використовується для зручності розподілу робіт із створення системи і для прив'язки до відповідних організаційних ланок об'єкта управління.

Структура функціональної частини АСУ залежить від схеми процедур управління, яка визначає взаємозв'язок всіх елементів управління й охоплює автоматизовані, частково механізовані і ручні процедури. Функціональна частина більш мобільна, чим основа, і допускає зміну складу і постановки задач за умови забезпечення стандартного узгодження з базовими елементами системи.

1.3 Класифікація автоматизованих систем управління кадрами

Успішність будь-якого бізнесу залежить, не в останню чергу, від кваліфікації персоналу підприємства, його уміння і бажання продуктивно працювати. Отже, питання продуманого управління персоналом повинне займати одне з ключових місць у загальній стратегії розвитку підприємства. Важлива роль в оптимізації управління співробітниками підприємства належить автоматизованим системам управління кадрами.

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, у першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств і відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їх праці. Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою таких систем звільняються від виконання рутинних операцій з кадрами, підготовці й обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу). Автоматизоване збереження й обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатного розкладу, відпустках, лікарняних, відрядженнях, пільгах і стягненнях дає можливість працівникам бухгалтерії точно й оперативно нараховувати зарплату, формувати бухгалтерську звітність, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.

Відповідаючи головному призначенню автоматизованих систем управління персоналом, яке полягає у своєчасному наданні актуальної і точної інформації для прийняття управлінських рішень, а також спрощення та інтенсифікація роботи кадрового підрозділу компанії, перш ніж оцінювати можливості та функції HRM-систем, треба визначитися із загальними принципами управління людськими ресурсами.

Розрізняють три види управління: управління кадрами, управління персоналом і управління людськими ресурсами. Це три різні підходи, що відображають еволюцію управління людьми.

Управління персоналом підприємства - це система теоретико-методологічних поглядів на розуміння і визначення сутності, змісту, цілей, завдань, критеріїв, принципів і методів управління персоналом, а також організаційно-практичних підходів до формування механізму її реалізації в конкретних умовах функціонування підприємств.

Основу концепції управління персоналом підприємства в даний час складає зростаюча роль особистості працівника, знання його мотиваційних установок, вміння їх формувати і направляти у відповідності із завданнями, що стоять перед підприємством.

Зміна економічної і політичної систем України в 90-ті роки одночасно надали великі можливості і містять серйозні загрози для існування кожної особистості, вносять значний рівень невизначеності в життя практично кожної людини.

Управління персоналом в такій ситуації набуває особливого значення, оскільки дозволяє реалізувати, узагальнити широкий спектр питань адаптації індивіда до зовнішніх умов, врахування особистісного фактора при побудові системи управління персоналом.

Для компаній, які здійснюють продаж товарів (де на додану вартість впливають бренди), від управління працівниками потрібно значно більше -- необхідно знати, що може робити конкретний працівник і яку додаткову вартість він може привнести. Цей вид управління дістав назву управління персоналом. До нього крім функцій, що використовуються в управлінні кадрами, входить також постановка цілей, оцінка виконання роботи і стимулювання діяльності працівника.

Складніший рівень управління -- управління людськими ресурсами -- представлений у компаніях, які займаються продажем послуг (ринок товарів заповнений, на ньому велика кількість брендів, і споживач орієнтується не так на сам товар, як на якість пов'язаних з ним послуг).

В управління людськими ресурсами, на додачу до функцій управління персоналом, входять також технології навчання працівників, добору й розвитку персоналу, мотиваційні заходи, розвиток корпоративної культури, тобто повний спектр функцій, які можуть застосовуватися в роботі з кадрами.

Управління кадрами аж ніяк не є «гіршим» за управління людськими ресурсами. Усе залежить від специфіки компанії: для металургійного комбінату «витончений» добір робітників не потрібний; а для великого IT-підприємства самого лише кадрового обліку буде замало, натомість «просунуті» функції управління людськими ресурсами можуть бути життєво необхідними.

Водночас фахівці зазначають, що нинішні автоматизовані системи непогано впорються з управлінням кадрами й значною мірою -- з управлінням персоналом, однак повномасштабна автоматизація управління людськими ресурсами їм поки що не до снаги. «Ідеальна» ситуація, коли HRM-система, тісно пов'язана з автоматизованими системами фінансового та управлінського обліку, на основі переліку завдань компанії сама визначає ті людські ресурси, які необхідні для їх виконання, -- поки що з галузі фантастики.

Існуючі в даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом (не враховуючи дотепер експлуатовані на ряді підприємств локальні АРМ від численних розробників) по функціональній спрямованості можна розділити на наступні основні групи:

- багатофункціональні експертні системи, що дозволяють проводити профорієнтацію, добір, атестацію співробітників підприємства;

- експертні системи для групового аналізу персоналу, виявлення тенденцій розвитку підрозділів і організації в цілому;

- програми розрахунку зарплати;

- комплексні системи управління персоналом, що дозволяють формувати і вести штатний розклад, зберігати повну інформацію про співробітників, відбивати рух кадрів усередині фірми, розраховувати зарплату.

Зокрема, за допомогою експертних систем зіставляються особистісні, професійні і психофізіологічні якості претендента на зайняття вакансії з аналогічними параметрами кращих фахівців підприємства. Такі програми дозволяють досить ефективно (з формальної точки зору) відбирати перспективних фахівців. Подібні системи досить дорогі, їх має сенс використовувати тільки для великих підприємств при наявності на них великої кількості вакансій. Ці системи не дозволяють автоматизувати повсякденні рутинні операції персоналу кадрових служб.

Комплексні системи управління персоналом використовуються для автоматизації кадрової роботи на будь-якому підприємстві. У першу чергу, такі системи необхідні керівництву для одержання оперативної інформації з будь-якого питання, пов'язаного з структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями й інформацією про співробітників. Оперативно прийняти правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінити сформовану ситуацію на основі аналізу актуальної інформації про стан справ на підприємстві. Тому немаловажним фактором умов використання HR-систем є також можливість інтеграції системи кадрового обліку із системами бухгалтерського обліку і управління підприємством.

1.4 Огляд сучасних пропозицій на ринку

Сьогодні на ринку автоматизована система управління кадрами (далі -АСУК) представлений продукт як західного так і вітчизняного походження. Перші переважно входять до складу потужних і «важких» ERP-рішень (SAP R/3, Oracle Application, Axapta та ін.). Другі можуть входити до комплексної системи управління підприємством або постачатись як окреме рішення. Найвідоміші з них -- «Бос-Кадровик» (компанія «АйТі»), Контур «Управління персоналом» (корпорація «Галактика»), «Парус-Кадри» (компанія «Парус»), «1С: Зарплата і Кадри», «Мегаполіс. Управління персоналом» («Softline»), «PersonPro» (компанія «АМІ-Україна») тощо.

Крім функцій власне управління персоналом (ведення даних працівників, планування робочого часу й створення штатного розпису, кваліфікаційні вимоги до працівників, добір кандидатів тощо, в HRM-систему часто включають ще один модуль -- розрахункових завдань (він здійснює розрахунок зарплати, встановлення ставок, тарифних сіток тощо). На думку Андрія Фомічова, начальника департаменту продажу корпорації «Галактика», потреба вітчизняних компаній у розрахункових завданнях значною мірою зумовила зростання попиту на автоматизованій системі управління кадрами (далі - АСУК) (він збільшився в середньому вдвічі за останні 1,5-2 роки).

Автоматизована система управління кадрами найкраще в складі комплексної інформаційної системи, яка також здійснює управління матеріальними, фінансовими та іншими ресурсами. Це не тільки забезпечить ефективніше її використання, а й заощадить час й гроші, оскільки додатково купувати й встановлювати HRM-модуль в уже працюючу систему почасти і складніше, і дорожче, ніж встановити його із самого початку.

Основні функції системи автоматизованого управління персоналом (далі - АСУК):

- опис робочого часу і складання штатного розпису;

- ведення документації з кадрових питань;

- планування використання персоналу;

- кваліфікації та кваліфікаційні вимоги;

- управління підвищенням кваліфікації;

- планування кар'єри і заміщення посад наступниками;

- управління даними кандидатів для прийому на роботу;

- розрахунок заробітної плати та окладів;

- розрахунок витрат на відрядження;

- формування статистичних звітів для зовнішніх і внутрішніх потреб.

Докладніше можна розглянути автоматизовану систему управління персоналом та кадрами. Корпорація «Атлас» пропонує рішення по управлінню персоналом і кадрами на основі систем «Атлас КАДРИ» і Microsoft Dynamics NAV. Системи забезпечують гнучкий інструментарій і функціональні засоби, необхідні для організації і контролю кадрової політики компанії. Вони враховують усі вимоги діючого українського законодавства в галузі управління персоналом, розрахунку заробітної плати і персоніфікованого обліку співробітників.

Можливості систем дозволяють легко настроювати їх у відповідності зі специфікою конкретного підприємства і вносити зміни, викликані нововведеннями законодавства. Це дає можливість завжди працювати з актуальною й об'єктивною інформацією.

Основні характеристики рішення:

- формування і ведення штатного розкладу компанії;

- ведення персоніфікованого обліку відповідно до вимог українського законодавства;

- збереження конфіденційної інформації про співробітників;

- облік розпоряджень щодо персоналу: накази про приймання, переведення, звільнення;

- розрахунок заробітної плати одного співробітника і групи за різними алгоритмами;

- розрахунок податків з доходів співробітників;

- інтеграція з програмами податкових органів: Пенсійний фонд України.

Microsoft Business Solutions є підрозділом корпорації Microsoft і пропонує широкий спектр бізнес-додатків для компаній малого і середнього бізнесу. Рішення Microsoft Dynamics NAV дозволяють українським компаніям оптимізувати і більш ефективно розвивати свої відносини з клієнтами, партнерами, постачальниками і співробітниками. За допомогою рішень Microsoft Business Solutions можна автоматизувати наскрізні бізнес-процеси в галузі фінансів, дистрибуції, електронній комерції, обслуговування і підтримки клієнтів, управління проектами, персоналом, виробництвом, ланцюжками постачань, продажами і маркетингом.

Автоматизована система “Атлас КАДРИ” призначена для інформатизації процесу кадрового обліку співробітників організації, штатних працівників - державних службовців, технічний персонал, резерву відповідно до чинного законодавства про облік державних службовців та інших співробітників. Система забезпечує інформаційну підтримку діяльності відділу кадрової і режимної роботи.

У системі забезпечене розмежування, авторизація і санкціонування доступу до інформації на рівні системи в цілому, кожного екрана (функції або набору функцій), можливості одержання кожного конкретного звіту (групи звітів), перегляду даних до рівня запису.

Система легко інтегрується з уже створеними автоматизованими системами різного призначення.

В даний час велике поширення набула концепція розподілених автоматизованих систем управління, спрямованих на локальну обробку інформації. Це дозволяє організувати розподіл праці управлінського персоналу та автоматизувати виконання ним своїх функцій. Для реалізації цієї ідеї необхідно створення для кожного рівня управління та кожної предметної області автоматизованих робочих місць на базі персональних електронно-обчислювальних машин.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) - комплекс засобів обчислювальної техніки та програмного забезпечення, розташований безпосередньо на робочому місці співробітника і призначений для автоматизації його роботи в рамках спеціальності.

Принцип ефективності передбачає, що витрати на створення та експлуатацію системи не повинні перевищувати економічну вигоду від її реалізації. Крім того, при створенні АРМ потрібно враховувати, що його ефективність буде багато в чому визначатися правильним розподілом функцій та навантаження між працівником і машинними засобами обробки інформації, ядром якої є персональних електронно-обчислювальних машин. Тільки при дотриманні цих умов АРМ становиться засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, але й соціальної комфортності спеціалістів.

Практичний досвід використання АРМ як одного з елементів розподілених систем управління дозволяє виділити наступні вимоги до ефективного та повноцінного функціонування автоматизованого робочого місця:

- сучасне задоволення інформаційних потреб користувача;

- мінімальний час відповіді на запити користувача;

- адаптація до рівня підготовки користувача і специфіки виконуваних ним функцій;

- можливість швидкого навчання користувача основним прийомам роботи;

- надійність і простота обслуговування;

- дружній інтерфейс;

- можливість роботи у складі обчислювальної мережі.

Інформаційне забезпечення та методична документація також грають важливу роль в ефективному функціонуванні АРМ.

Інформаційне забезпечення означає постійну інформаційну підтримку кожного окремо взятого автоматизованого робочого місця. Функціонування сучасних АРМ неможливо без постачання своєчасною, достовірною та якісною інформацією.

Методична документація є комплексом документів, що стосуються порядку функціонування цього АРМ, і, як правило, включає в себе склад вхідних і вихідних документів, інструкційні карти, посадові інструкції та інші документи.

Створення продуманого, нескладного в освоєнні комплексу методичної документації особливо важливо, коли в організації вперше впроваджується система автоматизованих робочих місць. У цьому випадку необхідно докладно пояснити працівникам порядок роботи з новим для них обладнанням, пояснити всі позитивні сторони його використання. При необхідності слід організувати для працівників відвідування курсів підвищення кваліфікації по роботі з обчислювальною технікою. Необхідно зробити все можливе, щоб при впровадженні в організації сучасних технологій обробки інформації співробітники не вважали, що з'явилися технічні засоби перешкодою їх звичайній роботі, а зрозуміли всю вигоду і всі переваги їх використання.

Розділ 2. Аналіз управління кадрами в організації філії “Уак-1” АТ української автомобільної корпорації

2.1 Напрямки діяльності та організаційна структура філії “УАК-1” Української автомобільної корпорації

Філіал «УАК-1» є структурним підрозділом АТ «Українська автомобільна корпорація», що розвиває автозаправні комплекси «УкрАВТО», дотримується основної і єдиної цілі.

Автозаправні комплекси УкрАВТО - це єдина нафтова трейдерська компанія в Україні, яка займається реалізацією високооктанового пального європейського виробництва, пальне литовського виробника "Мажейкю-Нафта".

Діяльності автозаправних комплексів УкрВТО починається з 1999 року, коли Корпорація «УкрАВТО» разом з компанією Брітіш Петролеум (BP) відкрила фірмові заправки BP в Києві. Після повного переходу АЗК у власність «Української автомобільної корпорації» залишилося на колишньому високому рівні, що є головним пріоритетом компанії. На АЗК «УкрАВТО» реалізується виключно високооктанове пальне литовського НПЗ «Мажейкю Нафта», відповідне стандарту «Евро5».

Корпорацiї УкрАВТО розпочалася з 1969 року зi створення Головного управлiння технiчного обслуговування та ремонту автомобiлiв -«Укрголовавтотехобслуговування», до складу якого увiйшли 7 регiональних виробничих управлiнь i близько 50 сервiсних станцiй. У 1989 роцi, за часiв перебудови та глобальних реформ, Управлiння було реорганiзовано в Українське орендне виробниче об'єднання «Автосервiс», у складi якого вже було 25 обласних пiдприємств, 7 регiональних центрiв, 280 СТО i 90 автомагазинiв.

У 1992 роцi на базi Українського орендного об'єднання «Автосервiс» було створене акцiонерне товариство «Авто», а у 1994 роцi рiшенням загальних зборiв акцiонерiв акцiонерне товариство змiнило назву на акцiонерне товариство «Українська автомобiльна корпорація» (скорочено Корпорацiя УкрАВТО). У тому ж роцi завершено приватизацiю державної частки в статутному фондi Корпорацiї УкрАВТО.

Сьогоднi корпорацiя УкрАВТО є виробником автомобільного ринку та сегменту сервiсних послуг, впроваджує новiтнi методи ведення бізнесу, передовi технологiї дiагностики та ремонту, спiвробiтництво з Корпорацією приносить стабiльнiсть i надiйнiсть клiєнтам i партнерам.

У процесi ведення бiзнесу корпорацiя УкрАВТО керується інтересами акцiонерiв компанiї, сучасними вимогами ринку та потребами клiєнтiв.

Прiоритети Корпорацiї сьогоднi - це розвиток вітчизняного автомобiлебудування, розвиток автомобiльної галузi в цiлому, створення нових робочих мiсць, задоволення потреб та вимог покупцiв авто.

В основi ринкової дiяльностi УкрАВТО є справедлива та вільна конкуренцiя, створення й розвиток нових брендiв, розширення та якiсне вдосконалення мережi продажу автомобiлiв i станцiй сервiсного обслуговування, впровадження передових технологiй корпоративного управлiння, перехiд на найновiтнiшi обладнання i технологiї, висока якiсть продукцiї та послуг.

Основні етапи становлення:

1992 рiк - Корпорацiя УкрАВТО стала одним iз засновникiв Української страхової компанiї Гарант-Авто; створення СП Автосамiт спiльно з Сумiтомо Корпорейшн (офiцiйне представництво Тойота в Українi);

1993 рiк - початок спiвробiтництва Корпорацiї УкрАВТО з концерном ДаймлерКрайслер та створення спiльного пiдприємства Автомобiльний дiм Україна, створення спiльного пiдприємства Нiссан-Україна у спiвробiтництвi з Марубенi Корпорейшн, яке стало першим дистриб'ютором Нiсан в Українi;

1994 рiк - Автомобiльний дiм Україна стає генеральним представництвом Даймлер Крайслер в Українi;

1998 рiк - Корпорацiя УкрАВТО стала офiцiйним представником компанiї HOFMANN Werkstatt-Technik в Українi, заснування центру технiчного обслуговування Hofmann при автосервiснiй фiлiї Блiц-Авто;

1999 рiк - створено компанiю ЗIП-АВТО (фiлiал УкрАВТО), що сьогоднi є вiдомим оператором на ринку запасних частин i аксесуарiв в Українi; вiдкрито першi двi заправки УкрАВТО та British Petroleum (BP);

2001 рiк - створено першу в Українi СТО Bosch Service на базi торгово-дiагностичного центру Корпорацiї - автосервiсного фiлiалу ТДЦ-АВТО; фiлiал Дунай-Транс Корпорацiї УкрАВТО стає офiцiйним дистриб'ютором автомобiлiв марки Дачiя (РЕНО-ГРУП) в Українi; дочiрнє пiдприємство АвтоКапiтал Корпорацiї УкрАВТО отримує статус генерального представництва та стає дистриб'ютором марок Мерседес, Крайслер та Джип в Українi;

у жовтнi 2004 року компанiя Лада-Транс отримала статус офiцiального дистриб'ютора вантажних автомобiлiв ТАТА, виробник компанiя ТАТА (Iндiя);

2005 рiк - пiдписано угоду на дистрибуцiю автомобiлiв Дон Фен;

2006 рiк - з метою забезпечення лояльностi клiєнтiв i полiпшення сервiсних умов на дилерських пiдприємствах Корпорацiї УкрАВТО було ухвалено рiшення про впровадження програми SOS (справжня опiка сервiсу);

у 2007 роцi програму запроваджено в повному масштабi по всiй територiї України на всiх дилерських пiдприємствах i фiрмових СТО УкрАВТО. У кожному автосалонi УкрАВТО розмiщено атрибути програми;

2008 - Перенесення виробництва Lanos в Запорiжжя, а Chevrolet Aveo всiх модифiкацiй на FSO. Початок дистрибуцiї Mercedes-Benz в Казахстанi.

Організаційна структура управління.

Вибір організаційної структури управління є сферою компетенції вищого керівництва організації. Організаційна структура визначає відносини між елементами організації.

При побудові організаційної структури управління використовуються такі методи :

- моделювання розробки формалізованих математичних, графічних та машинних описів;

- експертних оцінок вивчення пропозицій експертів;

- організаційного формування (регламентування) системи нормативів, правил, формул, які слугують базою для проектування структур управління.

Структура управління Філії «УАК-1» АТ Українська автомобільна корпорація:

Рис. 2.1. Організаційна структура

2.2 Характеристика кадрового відділу підприємства

Робота з кадрами - одна із складових частин управлінської роботи по керівництву даним підприємством. Вона, як і вся робота керівника, вимагає передусім планомірності та обдуманості дій, уміння протиставити калейдоскопу справ, які щоденно оточують нас, твердий, попередньо підготовлений план. Планування роботи з кадрами відбиває основні аспекти управління кадрами: виробничо-економічний, політичний, соціальний, психологічний. Розробка планів роботи з кадрами починається з визначення цілей та задач управління кадрами по кожному з основних аспектів на даний період часу. Відділ кадрів, директори по напрямках приймають безпосередню участь в розробці планів економічного і соціального розвитку, приділяючи особливу увагу таким питанням, як формування стабільного трудового колективу, сумісництво професій робітників, розширення бригадних форм організації та оплати праці, питанням соціального розвитку колективу ВАТ “ЛуАЗ”. Плани роботи з кадрами складаються в комплексі із загальними планами розвитку і удосконалення виробництва і сприяють підвищенню економічної ефективності і якості виробництва. Вони науково обґрунтовуються, в них широко використовуються рекомендації теорії управління, соціології, психології.

Введення нових технологічних процесів, механізація та автоматизація виробництва, зміни в номенклатурі продукції, розширення об'єму виробництва, удосконалення організації і управління викликають неперервну зміну структури кадрів підприємства. При цьому зміни проходять не лише в співвідношенні категорій промислово-виробничого персоналу, але і в професіональному, кваліфікаційному, освітньому складі всіх категорій персоналу підприємства. Для забезпечення безперебійного виробничого процесу на відкритому акціонерному товаристві “Луцький автомобільний завод” відділ організації праці та заробітної плати визначає чисельність промислово-виробничого персоналу на плановий період, засновуючись на даних технічного нормування, яке дозволяє науково обґрунтовувати потреби підприємства в затратах робочого часу для виконання встановленого виробничого завдання. Планування потреби в кадрах включає в себе не лише план забезпечення підприємства робочими кадрами, але і план забезпечення управлінськими кадрами.

Планування потреби в кадрах є короткостроковим (1-2 роки), середньостроковим (2-5 років) та довгостроковим (понад 5 років). Важливе значення на підприємстві приділяється плануванню резерву кадрів на висунення та роботі з ними. План роботи відділу кадрів включає комплекс заходів по підбору, розстановці, навчанню і підвищенню кваліфікації управлінських та виконавчих кадрів. Такий план складається на місяць або квартально. Він передбачає вирішення поточних задач по роботі з кадрами на підприємстві. Цей план роботи тісно пов'язаний із загальним планом роботи Філії «УАК-1» АТ Українська автомобільна корпорація. Відділом кадрів розробляються перспективні плани підвищення кваліфікації керуючих працівників, спеціалістів, а також робочих кадрів. План підвищення кваліфікації кадрів є складовою частиною плану розвитку підприємства, тому він тісно взаємозв'язаний з основними напрямками розвитку підприємства на запланований період і, передусім, із заходами по технічному переозброєнню, реконструкції підприємства, а також зв'язаними з удосконаленням господарського механізму. В цьому плані знаходять відображення як зміни структури кадрів, що відбуваються, так і категорії робітників, котрі прагнуть підвищення кваліфікації чи спеціальної підготовки.

Працівники по кадрам мають право: - проводити перевірку стану роботи з кадрами в підрозділах підприємства; - вимагати від підвідомчих підприємств, підрозділів виконання встановленого порядку роботи з кадрами, представлення необхідних матеріалів з питань

роботи з кадрами; - представляти у всіх організаціях своє підприємство з питань роботи з кадрами; - виносити на розгляд керівництва питання про роботу з кадрами. Чисельність кадрових служб на Філії «УАК-1» АТ Української автомобільної корпорації визначається директором підприємства. Значне місце в кадровій роботі займають функції, зв'язані із соціальним розвитком колективу, а також з використанням людського фактора в процесі виробництва.

Середньооблікова чисельність штатних працiвникiв облiкового складу складає 49 осiб.

Працівники які працюють 8 робочих годин складає 12 осіб.

Чисельнiсть працiвникiв, якi працюють на умовах неповного робочого часу (дня) - 3 особи.

Посуточна робота працівників складає 12 осіб.

Чисельність працівників 11 робочих годин в день (неділя через неділю) складає 4 осіб.

Середня чисельність працівників які працюють два через два (8 до 20.00 або 11 до 23.00) складає 6 осіб.

Кадрова програма організації спрямована на забезпечення рiвня квалiфiкацiї працівників.

У 2008 роцi була продовжена робота по пiдвищенню квалiфiкацiї персоналу. В копративних навчальних центрах пройшли навчання 30 працiвникiв, що на 10,3% більше, нiж у 2007 роцi. В 2009 роцi була впроваджена програма по стажуванню на одній з провiдних фiлiй Корпорацiї кандидатiв на такi посади як: заступник директора по сервiсу, майстер виробництва та майстер столу замовлень. В той же час була проведена атестацiя працiвникiв сервiсу регiональних пiдприємств, що дозволило не лише визначити рiвень знань працiвникiв, якiсть програм навчання, але i здiйснити ротацiю кадрiв та сформувати кадровий резерв.

Основним завданням 2009 року в питаннi кадрової роботи Правлiння Корпорацiї вбачає покращення роботи навчальних центрiв (як на пiдприємствах так i корпоративних центрах), впровадження програми навчання керiвникiв пiдприємств та кадрового резерву Корпорацiї по програмi бiзнес-адмiнiстрування та покращення практичних навичок керiвного складу. Все це дозволить створити команду менеджерiв, котрi не тiльки розумiють цiлi компанiї, але i чiтко знають методи їх досягнення.

2.3 Аналіз документного забезпечення роботи з кадрами

2.3.1 Вимоги до кадрового діловодства в організації

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення.

Основні функції і обов'язки кадрової служби регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розробляється відповідно до «Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. № 912 і затверджується керівником підприємства. Положення передбачає різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Перелік функцій та обов'язків кадрової служби на Філії «УАК-1» входять наступні:

-- організація ведення кадрового діловодства;

-- виконання вимог Кодексу законів про працю України з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, забезпечення умов праці та соціального захисту працюючих;

-- підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовку;

-- формування кадрового резерву та робота з ним;

-- підготовка документів для призначення працівникам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами та присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток.

Для цього розробляються та впроваджуються нормативні документи, посадові інструкції.

Робоче місце працівника кадрової служби організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовувалися на виконання безпосередньо функціональних обов'язків.