Разработка программного обеспечения для задач снабжения

Эффективной формой контроля состояния хранения и достоверности учета является инвентаризация материальных ценностей на складах предприятия. Инвентаризацию проводит специальная комиссия с участием представителя отдела управления качеством (ОУК). Состав комиссии определяется приказом по предприятию. Проект приказа готовит бухгалтерия предприятия, сроки проведения инвентаризации согласовываются с начальником ОМТС. Приказ подписывает генеральный директор. По результатам инвентаризации начальник ОМТС принимает меры по реализации выявленных неликвидных материалов, а также (вместе с бухгалтерией) по привлечению к ответственности лиц, виновных в недостатке материальных ценностей или их порче в процессе хранения на складе [10].

Представители ОУК осуществляют периодический контроль, не реже одного раза в полугодие, за соблюдением требований к условиям хранения материалов на складах ОМТС. Результаты контроля оформляются в виде справки.

Обеспечение производственных участков производственных участков материалами со складов ОМТС осуществляется на основе расчетных нормативов и сопроводительного ярлыка (см. прил. 17), выписываемого производственным отделом по требованиям - накладным (см. прил. 18). Требования - накладные на каждую позицию материала с указанием вида изделия выписывают менеджеры ОМТС в электронном виде по книгам учета материалов, где регистрируются ежемесячно поступления и снятие остатков со складов.

При этом менеджеры обязаны:

- сверить указанное в требовании - накладной или требовании количество материалов со складским наличием и книгам учета;

- выявить дефицитные позиции и определить возможные реальные сроки их приобретения.

При отсутствии реальной перспективы приобретения требуемых материалов и комплектующих изделий в установленные сроки, менеджерами ОМТС вырабатываются предложения, с целью замены таких материалов на имеющиеся в наличии в достаточном количестве путем оформления разрешения на отступление (разрешение на замену материалов и комплектующих изделий (см. прил. 19)).

Материалы и комплектующие изделия, выдаваемые на участки, должны иметь маркировку, сопроводительные документы завода - поставщика или выписку из них.

Получение (отпуск) материалов и комплектующих изделий оформляется соответствующей записью в требовании накладной или требовании подписями кладовщиков склада и начальника участка. Отпуск материалов и комплектующих изделий на участки производится в порядке поступления на склад с целью поступления гарантийного срока хранения и исключения выдачи после истечения гарантийного срока годности. После выдачи всего количества материалов и комплектующих изделий, указанного в требовании - накладной, кладовщик сдает требование - накладную в бухгалтерию предприятия.

Кладовщик склада несет ответственность за выдачу немаркированных материалов и комплектующих изделий.

При нарушении поставщиком сроков или объема поставок материалов менеджер ОМТС по согласованию с начальником ОМТС подготавливает необходимые документы для предъявления поставщику - нарушителю штрафных санкций. Предъявление штрафных санкций оформляется юристом предприятия в соответствии с действующим законодательством РФ.

При выявлении в процессе верификации закупленной продукции несоответствия продукции по количеству менеджер ОМТС принимает меры к поставщику по доставке недостающего количества продукции. В случае не решения вопроса о допоставке недостающего количества продукции в оперативном порядке менеджер ОМТС извещает об этом начальника ОМТС. Начальник ОМТС извещает начальника ОУК о принятии решения по предъявлению претензии к поставщику [29].

2.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений [24].

Для обоснования проектного решения по информационному обеспечению, для оценки последствий внедрения информационной системы и анализа альтернативных, лучших путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем, создадим модель «TO-BE» (как должно быть).

Общая схема - «TO-BE» «Работа отдела материально-технического снабжения» показана в приложении 21.

Декомпозиция общей схемы «TO-BE» «Работа отдела материально-технического снабжения» (см. прил. 22).

Декомпозиция схемы «TO-BE» «Обработка дефицита» (см. прил. 23) В отличие от схемы «AS-IS», описанной в разделе 2.2.2, схема «TO-BE» будет работать не на базе «1С: Бухгалтерия» версии 7.7 , а на базе специально разработанной на платформе 1С: 8.1 «Конфигурации ОМТС». Главными отличительными чертами схемы «TO-BE» является то, что некоторые справочники и документы которые велись вручную или брались из другого программного обеспечения по схеме «AS-IS» будут реализованы в «Конфигурации ОМТС».

Так, например, справочник норм на единицу изделия должен быть в единой программе, что бы своевременно быстро просчитать необходимый запас материала исходя из программы предприятия и предварительного запуска. Кроме того, это позволит рассчитывать лимит материальных запасов, необходимый для решения проблем контроля за остатками материалов на складе и рационального их использования. Решить эту проблему поможет документ лимитно - заборная карта, применяемый для систематически потребляемых при изготовлении продукции материалов в месяц. Лимитная карта может использоваться в тех случаях, когда жесткая регламентация поставок внутри месяца по срокам и объемам затруднительна. В лимитной карте указываются месячная потребность в материале, величина запаса и месячный лимит расхода [23]. В случае появления необходимости принятия решений по изменению лимита службой снабжения может оформляться разовое требование или требования на замену, которое согласовывается с технической службой и подписывается главным инженером.

Разработанная конфигурация позволит формировать в автоматизированном режиме анкеты поставщиков и осуществлять выбор наиболее надежных и приемлемых поставщиков. Кроме того, формировать запросы на проверку качества материалов, на замену материалов, формировать ведомости дефицитных позиций с указанием сроков поставки, ведомости закрытых дефицитных позиций.

2.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение должно быть достаточным, и обладать следующими свойствами - надежностью, модульностью построения, удобством эксплуатации.

«1С: Бухгалтерия» версии 8.1 - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.

Система программ «1С: Предприятие» версии 8.1 включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу [5].

Основные преимущества «1С: Предприятие» версии 8.1:

1. Области применения.

Гибкость платформы позволяет применять «1С: Предприятие» версии 8.1 в самых разнообразных областях:

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· другие области применения.

2. Экономическая и аналитическая отчетность.

Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:

· интеллектуальное построение иерархических, многомерных и кросс-отчетов;

· получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;

· группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;

· сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;

· различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.

3. Эргономический пользовательский интерфейс.

Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:

· значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;

· облегчение работы неподготовленных пользователей, быстрое освоение системы;

· удобные средства работы с большими динамическими списками, управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;

· разнообразные сервисные возможности;

· универсальные инструменты для создания отчетов любой сложности.

4. Масштабируемость.

Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

5. Интеграция с другими системами.

Система «1С: Предприятие» версии 8.1 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе «1С: Предприятие» версии 8.1 имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

· создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;

· осуществлять доступ ко всем объектам системы «1С: Предприятие» версии 8.1, реализующим ее функциональные возможности;

· поддерживать различные протоколы обмена;

· поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;

· создавать собственные интернет - решения.

6. Администрирование.

Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через интернет.

7. Быстрая разработка и модификация.

Технологическая платформа «1С: Предприятие» версии 8.1 содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения. Это средство разработки называется «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку «1С: Предприятия» версии 8.1, то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов [27,28]. На основании диаграммы «TO-BE» и требований, предъявляемых к программному обеспечению, разработано техническое задание, (см. прил.24).

ГЛАВА 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УЧЕТА ПОДСИСТЕМЫ СНАБЖЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Обоснования необходимых характеристик программного обеспечения для отдела ОМТС

Автоматизированная система «1С: Бухгалтерия» версии 7.7 предназначена для выполнения задач бухгалтерского учета, но кроме того эта программа используется для решения задач ОМТС, хотя только частично отвечает их требованиям. С помощью нее отдел снабжения может отслеживать расчеты с поставщиками, контролировать остаток материалов на складах. Оприходование материалов осуществляется на складе. Кладовщик вручную выписывает приходную накладную. Ввод накладной, счетов-фактур осуществляет бухгалтерия. Автоматически формируется карточка складского учета. На основании ярлыков выписываемых производственным отделом в 1С Бухгалтерии ОМТС выписывает требование-накладную в режиме непроведенных документов по которой на складе осуществляется выдача материала. Кладовщик проводит требование.

Этап планирования закупок является достаточно трудоемкой процедурой для менеджеров ОМТС, так как конструкторская программа FoxPro версии 2.5 отражает лишь нормы на единицу изделия и не предусматривает расчет необходимого материала на программу. Кроме того, она никак не связана с программой «1С: Бухгалтерия» версия 7.7, чтобы проверить наличие остатков на складе. На этапе же выдачи материала в производство трудно определить лимит выдаваемого материала, а значит и трудно осуществить и сам контроль за их расходованием.

Для обеспечения нормальной работы предприятия очень важно организовать оперативное регулирование запасов. С этой целью должен устанавливаться контроль за состоянием гарантийных запасов на складах. Если часть гарантийных запасов начинает выдаваться в цехи, то это служит сигналом того, что нормальный ход производства может быть нарушен. Об этом ставятся в известность органы материально-технического снабжения. Такую же реакцию должны вызывать факты превышения размеров запасов, установленных по категориям материальных ресурсов. Таким образом, склады не только должны выполнять функции хранения и подготовки материалов к выдаче их в производство, но и помогать оперативно регулировать их потребление.

Зачастую работники ОМТС используют, выполняя свои функции, статистику прошлых лет, отраженную в ручных наработках. На предприятии где много индивидуальных, разовых заказов применять статистику прошлых лет далеко не всегда уместно. Велика вероятность ошибки. При позаказном производстве должен осуществляться и позаказный метод при планировании, закупки и расходовании материалов.

Предсказуемый план закупок позволяет работникам снабжения на его основе более эффективно вести переговоры, анализировать и улучшать условия поставки и снижать издержки. Это открывает дополнительные возможности по экономии ресурсов, а так же позволяет более качественно строить взаимоотношения с поставщиками и анализ их работы [1]. В противном случае, все это приводит либо к излишним запасам на складах, либо наоборот, к дефициту. И как следствие всего этого - нарушение сроков поставок, наличие выплат штрафных санкций и неустоек, отсутствие экономической выгоды. Уменьшение запасов сокращает расходы по их содержанию, снижает издержки, ускоряет оборачиваемость оборотных средств, что повышает прибыль и рентабельность производства. Поэтому очень важно оптимизировать величину запасов. Рассматривая, бухгалтерский баланс форма №1 ОАО НПП «Эталон» за 2008 год можно сказать, что остатки материалов в среднем составили 14441 тыс. руб.((523+14359)/2). Исходя из формы №5 приложения к бухгалтерскому балансу (см. прил. 20) среднемесячная потребность в материалах составляет 3820 тыс. руб. (((46341+45331)/2)/12). Отсюда видно, что на складах предприятия на конец отчетного периода скапливается материальных ценностей в четыре раза больше, чем необходимо в месяц. Конечно, нужно рассматривать аналитику данных материальных ценностей и заказов. Отчасти данный факт объясняется длительностью изготовления некоторых заказов, условиями приобретения материалов у отдельных поставщиков (например, покупка определенного материала не меньше определенного количества или определенной партии или длительный срок изготовления конкретного материала). Но и несовершенная система управления закупками тоже находит отражение в величине запасов и неликвидов. Организация процесса оприходования имеет свои недостатки. Процесс оприходования материальных ценностей дублируется в ручном (на складе) и в автоматизированном режиме (в бухгалтерии). Отсюда идет низкая оперативность информации полученной в сопроводительных документах поставщиков. Снижается качество управления объектом. Данные о задолженности поставщику, о имеющимся материале на складе можно получить сразу при поступлении их на склад, а не на следующий день или через три дня , после передачи приходных ордеров в бухгалтерию. Кроме того, форма приходной накладной не соответствует требованиям законодательства РФ. Этого возможно избежать, воспользовавшись программой «1С: Бухгалтерия», которая соответствует всем современным требованиям, постоянно подвергается обновлению с учетом изменений в законодательстве [13].

3.2 Анализ доступных программных разработок для задач снабжения и выбор стратегии внедрения

3.2.1 Анализ существующих программных разработок для задач снабжения

На современном этапе руководителю важно иметь информацию не только о достигнутых успехах (давать оценку уже свершившимся фактам), но создавать на предприятии комплексные информационные системы, позволяющие ему осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия - отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы за короткие промежутки времени; сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми.

Все это позволяет перевести управление предприятием на качественно новый уровень, интегрируя, координируя и направляя деятельность различных служб и подразделений предприятия для достижения оперативных и стратегических целей.

Современный бизнес диктует все более и более жесткие требования к качеству создаваемого программного обеспечения (ПО). Причем слово «качество» понимается как в прямом смысле (надежность, производительность, масштабируемость), так и в смысле продвинутой функциональности, расширяемости (силами пользователя или независимых сервисных фирм). Создать отвечающий этим требованиям программный продукт на современном уровне - непростая задача.

Не секрет, что зачастую подход к автоматизации бывает таким: нужно автоматизировать все, а поэтому покупаем могучую интегрированную систему и модуль за модулем всю ее внедряем. Но уже потом выясняется, что полученный эффект весьма далек от ожидаемого и деньги потрачены впустую. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

В настоящее время интенсивно предлагается внедрять корпоративные информационные системы (КИС). На страницах журналов, в сетях интернет можно увидеть большое количество материалов возносящих то или иное детище монстров и так далее. При этом разброс очень большой как по ценам, срокам выполнения работ, так и по оказываемым услугам.

Самое трудное - построить единую систему, которая будет отвечать запросам сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированное под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

Многообразие предлагаемых решений на рынке информационных систем приведено в таблице 7.

Таблица 7

Классификация рынка информационных систем

Тип системы	Локальные системы	Малые интегрированные системы	Средние интегрированные системы	Крупные интегрированные системы
Представители групп	1С,БЭСТ, Инотек, ИНФИН, Инфософт, Супер-Менеджер, Турбо-Бухгалтер, Инфо-Бухгалтер, и еще более 100 систем	Concorde XAL, Exact NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSystems, БОСС-Корпорация, Галактика/Парус Ресурс Эталон ACCPAC/2000 (СА)	JD Edwards (Robertson & Blums), MFG-Pro (QAD/BMS), SyteLine (СОКАП/SYMIX), Renaissance CS (ROSS Systems), PRMS (Acacia Technologies)	SAP/R3 (SAP AG), Baan (Baan), BPCS (ITS/SSA), Oracle Applications (Oracle)

Все приведенные в таблице информационные системы можно разделить на два больших класса: финансово-управленческие и производственные системы [8]. Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т. д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций (например,1С, БЭСТ, Парус). Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом, купив программу и самостоятельно установив ее на одном или нескольких персональных компьютерах.

Финансово-управленческие системы (особенно системы российских разработчиков) значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного российского предприятия. Часто предлагаются «конструкторы», с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями. Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложна, практически все финансово-управленческие системы способны работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT. Они опираются на технологию выделенного сервера базы данных (file server), которая характеризуется высокой загрузкой сетевых каналов для передачи данных между сервером и рабочими станциями. Только отдельные из предлагаемых в России систем такого класса были разработаны для промышленных баз данных (Oracle, Sybase, Progress, Informix, SQL Server). В основном использовались более простые средства разработки Clipper, FoxPro, dBase, Paradox, которые начинают давать сбои на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных. Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6 - 9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения. Производственные системы часто ориентированы на одну или несколько отраслей и/или типов производства:

1. серийное сборочное (электроника, машиностроение);

2. мелкосерийное и опытное (авиация, тяжелое машиностроение);

3. дискретное (металлургия, химия, упаковка);

4. непрерывное (нефте и газодобыча).

Имеют значение также различные типы организации самого производственного процесса. Например, для дискретного производства возможно:

1. циклическое повторное производство (repetitive manufacturing) планирование выполняется на определенный срок (квартал, месяц, неделя);

2. производство на заказ (make-to-order) - планирование только при поступлении заказа;

3. разработка на заказ (engineering-to-order) - самостоятельная разработка каждого нового заказа с последующим производством;

4. производство на склад (manufacture-to-stock);

5. смешанное производство (mixed mode manufacturing) - для производства конечного продукта используется несколько типов организации производственного процесса [2].

Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес моделей данного типа производства. Наличие встроенных моделей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга. Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период.

Эффект от внедрения производственных систем чувствуется на верхних эшелонах управления предприятием, когда видна вся взаимосвязанная картина работы, включающая планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты. При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой, возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе. Все без исключения производственные системы разработаны с помощью промышленных баз данных. В большинстве случаев используется технология клиент-сервер, которая предполагает разделение обработки данных между выделенным сервером и рабочей станцией. Технология клиент-сервер оправдывает себя при обработке больших объемов данных и запросов, так как позволяет оптимизировать интенсивность передачи данных по компьютерной сети [9].

Анализ внедрения, соотношения затрат и стоимостные оценки информационных систем показан в таблице 8.

Таблица 8

Внедрение, соотношение затрат и стоимостные оценки

	Локальные системы	Малые интегрированные системы	Средние интегрированные системы	Крупные интегрированные системы
Внедрение	Простое, коробочный вариант	Поэтапное или коробочный вариант. Более 4-х месяцев	Только поэтапное. Более 6-9-ти месяцев	Поэтапное, сложное. Более 9-12-ти месяцев
Функциональная полнота	Учетные системы (по направлениям	Комплексный учет и управление финансами	Комплексное управление: учет, управление, производство
Соотношение затрат «лицензия/ внедрение/ оборудование»	1/0.5/2	1/1/1	1/2/1	1/1-5/1
Ориентировочная стоимость	5-50 тысяч USD	50-300 тысяч USD	200-500 тысяч USD	500 тысяч, более 1 миллиона USD

Ядром каждой производственной системы являются воплощенные в ней рекомендации по управлению производством. На данный момент существует четыре свода таких рекомендаций. Они представляют собой описание наиболее общих правил, по которым должно производиться планирование и контроль различных стадий производственного процесса: потребностей в сырье, закупок, загрузки мощностей, распределения ресур-

сов, объем выпуска и реализации и пр.

Для малых предприятий, торговых фирм и компаний, предоставляющих услуги по соотношению цена/качество наиболее подойдут финансово-управленческие системы, так как основные решаемые ими задачи - это бухгалтерский учет, управление складами продукции, управление кадрами.

Финансово-управленческие системы также могут быть использованы на небольших производственных предприятиях, если процесс производства не сложен.

Для малых и средних производственных предприятий, с небольшим количеством юридических лиц и взаимосвязей, наиболее эффективны будут средние интегрированные системы или простые конфигурации интегрированных систем. Для таких предприятий основным критерием является именно управление производством, хотя учетные задачи остаются важными.

Для крупных холдинговых структур, финансово-промышленных групп, управляющих компаний, для которых первостепенное значение имеет управление сложными финансовыми потоками, трансферными ценами, консолидация информации, во многих случаях скорее подойдут крупные интегрированные системы. Эти системы также обладают хорошими возможностями для решения проблем управления производством и могут удовлетворить весь комплекс требований крупного холдинга.

Для автоматизации гигантских предприятий в мировой практике часто используются крупные, средние и даже мелкие интегрированные системы в комплексе, когда на уровне управления всей структурой работает, мощный программный комплекс, а производственные компании пользуются пакетами среднего класса. Создание электронных интерфейсов упрощает взаимодействие между системами и позволяет избежать двойного ввода данных.

В соответствии с мировой практикой, при необходимости более тонкого анализа нескольких систем одного или близких классов, этапу выбора придается большое значение. Каждый проект в области автоматизации должен рассматриваться предприятием как стратегическая инвестиция средств, которая должна окупиться за счет улучшения управленческих процессов, повышения эффективности производства, сокращения издержек. В выборе правильного решения должно быть, в первую очередь, заинтересовано руководство предприятия. Данный проект должен ставиться на один уровень с приобретением, например, новой производственной линии или строительством цеха [19].

Прежде всего, предприятие должно определить, а что же собственно ожидается от новой системы: какие функциональные области и какие типы производства она должна охватывать, какую техническую платформу использовать, какие отчеты готовить? Проведение такой работы заканчивается составлением документа «Требования к компьютерной системе». Этот документ предназначен, прежде всего, для самого предприятия, так как в нем формализованы и расписаны в соответствии с приоритетами все характеристики новой системы. Он дает объективные критерии для сравнения систем по заранее определенным параметрам.

Любая из систем - лишь механизм для повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером.

На протяжении десяти лет сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство ОАО НПП «Эталон» оказывалось перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что. Объективно оценивая самостоятельные разработки, можно смело сказать, что они имеют существенные недостатки, о которых упоминалось выше. Поэтому предприятие решило ориентироваться на готовые системы. В 2006 году специалисты отдела информационных технологий побывали на одном из промышленных предприятий г. Пермь, где внедрен ИТ - проект компанией Фронтстеп СНГ. Фронтстеп СНГ берет свое начало в 1996 году. В 2001 году вошла в состав международной корпорации Frontstep, Inc.(бывшая Symix Systems, Inc.) в качестве официального представительства в России и эксклюзивного поставщика систем SyteLine ERP, SyteLine APS, а так же CRM и SCM приложений. Данная компания формирует отраслевые решения, отвечающие потребностям и специфике машиностроения и приборостроения, производства кабельной продукции, электрооборудования, мебели, тары. Фронтстеп позиционируется как «нишевая» компания, сфокусировавшая свою деятельность исключительно на промышленных предприятиях определенных отраслей. На ряде предприятий (Кондитерская фабрика «Ударница», ГКНПЦ им. Хруничева, Тихорецкий машиностроительный завод, ЗАО «Новомет-Пермь», Свердловский завод трансформаторов тока, НПО «Сатурн», «Звезда» (Санкт- Петербург), промышленная группа «Метран» и т.д.) внедрение информационной системы позволило упорядочить ряд операций и сделать более четкие взаимодействия. Не смотря на то, что процедуры усложнились, а строгость документооборота возросла, но уже сейчас видны результаты. Теперь не так просто сдать продукцию из цеха на склад, не оформив ее надлежащим образом, но выполнение всех установленных процедур позволит руководству оперативно получать информацию о положении на заводе и принимать грамотные управленческие решения. Кроме того, компания применяет метод «живой» нормативно-справочной информации (НСИ). По оценкам экспертов компании 95% случаев российские предприятия не имеют удовлетворительной базы нормативно - справочной информации на момент начала внедрения систем ERP. Вот почему отсутствие или неполнота НСИ лидируют в списках основных рисков проектов внедрения подобных систем. Для осуществления данного метода специалисты компании пытаются смоделировать проект сценария и возможные его модификации путем «последовательного приближения к идеалу методом замыкания управленческих контуров и постепенного усиления требований». Каждое предприятие характеризуется несколькими замкнутыми управленческими контурами. Степень их значимости зависит от типа предприятия. Эффект от внедрения информационных систем, как правило, связан с автоматизацией того или иного контура. В результате, которой он начал быстрее функционировать или реагировать на изменения. Чтобы это произошло, необходимо замкнуть контур. Приэтом возникает явление отрицательной обратной связи. Которая начинает сама поддерживать данный контур в рабочем состоянии и не дает системе «умереть». Например, при внедрении системы в сфере сбыта минимальный контур охватывает менеджеров отдела продаж и кладовщиков. Кладовщики не могут ничего отгрузить со склада. Если менеджеры не ввели заказы в систему. А менеджеры не могут разместить заказы, если кладовщики не поддерживают актуальным состояние склада. Таким образом, первой целью любого внедрения должно быть замыкание контура и получение эффекта от обратной связи. Но здесь возникает вопрос об определении минимального набора требований, с которым будет замыкание контура. Например, проще всего собрать нормативы и внедрить планирование производства с точностью до цеха, но при этом многие задачи могут остаться не решенными. В этом случае применяется подход с использованием анализа узких мест. Узкие места и участки прорабатываются до уровня отдельного станка. Остальные остаются на уровне цеховой детализации. Замкнутый «живой» контур обладает способностью к саморегулированию, то есть внедренный проект активизирует корректировку и исправление норм. В свою очередь, исправление и корректировка норм позволяет учитывать новые, все более «тонкие» факторы, чтобы делать производственные планы все точнее и детальнее [30].

В 2006 году информационные решения компании «Фронтстеп» специалистам ОАО НПП «Эталон» показались достаточно интересными применительно своих бизнес-процессов. Основным же минусом для осуществления инвестиций в данный проект оказалось то что проект оказался слишком дорогостоящим для данного предприятия. Внедрение стоило порядка 5млн. рублей. Кроме того, на стоимость проекта значительно могло повлиять и территориальная удаленность компании (местоположение г.Санкт-Петербург). В результате выбор был сделан на разработках фирмы 1С.

«1С: Предприятие» является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия.

Поскольку такая деятельность может быть довольно разнообразной, система «1С: Предприятие» может «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она применяется. Для обозначения такой способности используется термин «конфигурируемость», то есть возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и класса решаемых задач.

Это достигается благодаря тому, что «1С: Предприятие» - это не просто программа, существующая в виде набора неизменяемых файлов, а совокупность различных программных инструментов, с которыми работают разработчики и пользователи. Логически всю систему можно разделить на две большие части, которые тесно взаимодействуют друг с другом: конфигурацию и платформу, которая управляет работой конфигурации. Платформа обеспечивает работу конфигурации и позволяет вносить в нее изменения или создавать собственную конфигурацию [14].

3.2.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задач

Одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

На следующем этапе необходимо разработать концепцию подсистемы «Управления закупками», в которой должны быть сформулированы основные требования к программе, определены взаимодействия с существующими подсистемами.

Далее, создание конфигурации на платформе «1С: Предприятие» версии 8.1, а именно создание справочников, документов, отчетных форм для демонстрации.

Оценив затраты на внедрение и ожидаемую экономическую эффективность, можно переходить к решению о выборе стратегии и составить ориентировочный план внедрения программы.

3.2.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач снабжения

Из рассматриваемых на рынке информационных систем, о чем уже выше говорилось, существует много программ, которые отвечают всем современным требованиям системы управления и комплексно решают ее задачи. Но многие из них достаточно дорогостоящие. Прежде всего, дорогостоящими является не только приобретение программного продукта, а главным образом, само внедрение. Так, например рассмотренные информационные решения компании «Фронтстеп». Среди разработок «1С: Предприятия» есть и «1С: Управление производственным предприятием» версии 8.1, так же комплексно решающая задачи всех бизнес - процессов предприятия. Стоимость такой программы без внедрения, например, на 10 пользователей с клиент-сервером составит порядка 210 тыс. рублей [32]. В рамках решения задач снабжения можно остановить свой выбор на «1С: Бухгалтерии» версии 8.1, поскольку это будет несколько дешевле, чем приобретение УПП (более чем на 50%). Кроме того, на предприятии для задач снабжения частично уже используется программа «1С: Бухгалтерия» версии 7.7. Произведя апгрейд версии 7.7, можно еще немного сэкономить на приобретении программного продукта. К тому же в штате предприятия есть квалифицированный специалист программы 1С и есть опыт работы у работников снабжения в данной программе.

По сравнению с версией «1С: Бухгалтерия 7.7» версия «1С: Бухгалтерия 8.1» имеет ряд преимуществ:

- предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета хозяйственной деятельности нескольких организаций в одной информационной базе. При этом в текущей работе для всех организаций можно использовать общие справочники контрагентов, номенклатуры и т.д., а отражать хозяйственные операции и формировать обязательную отчетность раздельно;

- возможность ведения в «1С: Бухгалтерия 8.1» партионного учета позволяет помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости.

- налоговый учет ведется на отдельном плане счетов налогового учета и по своей структуре приближен к бухгалтерскому плану счетов. Это упрощает сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета.

- для организаций осуществляющих розничную торговлю поддерживается учет в автоматизированных и неавтоматизированных торговых точках, реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам;

- аналитический учет номенклатуры по складам может вестись не только в количественном. Но и в количественно-суммовом выражении. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть совсем отключен, если в нем нет необходимости;

- автоматизирован учет НДС по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки 0 %;

- пользователь может самостоятельно задавать новые виды субконто. Добавлять счета и субсчета и использовать их в документах без изменения типовой конфигурации;

- усовершенствованы механизмы настройки стандартных отчетов, добавлены новые возможности отбора объектов учета: операции сравнения (равно, не равно, в списке и т.д.), настройка отбора не только по субконто, но и по реквизитам субконто, группировки по реквизитам субконто. Пользователь может самостоятельно настраивать колонтитулы стандартных отчетов;

- работа со списком регламентированных отчетов выполняется в специальном справочнике «Регламентированная отчетность». Все формы отчетности в списке разбиты на группы: бухгалтерская отчетность, отчетность в фонды и другие. Существует возможность реорганизовать список для удобной работы с ним: спрятать неиспользуемые формы отчетности, расставить их в нужном порядке, завести собственную группировку;

- подготовленные регламентированные отчеты сохраняются в информационной базе:

- ввести данные из справочников в форме документа можно просто, набирая строку наименования - это удобно для быстрого ввода известных наименований;

- в различных списках пользователь может самостоятельно задавать условия отбора и сортировки, что позволяет выводить на экран только нужную информацию. При этом отбирать данные можно сразу по нескольким условиям отбора;

- пользователь может настроить внешний вид формы списка документов или справочника, указывая колонки, которые будут отображены, и их последовательность. Кроме этого он может для каждой колонки задать ширину, высоту, положение и другие параметры [22, 21].

Платформа «1С: Предприятия» версии 8.1 написана на MS Visual C++. При создании платформы использована собственная компонентная архитектура. Механизмы платформы содержат большое количество собственных технологических решений [25].

3.3 Технология конфигурирования 1С версии 8.1

Все составляющие системы программ «1С: Предприятие» можно разделить на технологическую платформу и конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности, не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Это «мотор» автоматизации предприятия. Разработчикам невозможно предусмотреть все нюансы. А вот сам алгоритм реализуют программисты на местах, посредством конфигураций, которые и являются, собственно, прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Используя определения документации, конфигурация - это конкретный набор объектов, структур информационных массивов и алгоритмов их обработки. Понятно, что невозможно использовать только конфигурацию: она не будет работать без «мотора» - технологической платформы. А использование технологической платформы без конфигурации лишено смысла: она ведь не будет вести учет. Вместе с конфигурацией система программ «1С: Предприятие» выступает как готовый к использованию программный продукт, который может быть ориентирован как на конкретное предприятие, так и на определенные типы предприятий и классы решаемых задач. Платформа, помимо управления работы конфигурацией, содержит средства, позволяющие вносить изменения в используемую конфигурацию. Более того, платформа позволяет создать свою собственную конфигурацию «с нуля», если по каким-либо причинам использование типовой конфигурации представляется нецелесообразным.

Это является основной особенностью системы. Функционирование системы делится на два процесса - конфигурирование и исполнение. При выполнении первого этапа специалист, в сущности, строит описание модели предметной области (например, бухгалтерии, ОМТС, сбыта) средствами системы. Его задача - создать такую конфигурацию объектов предметной области, чтобы пользователь в режиме исполнения смог бы выполнять обработку данных в конкретной предметной области. В этом смысле в процессе конфигурирования формируется структура информационной базы и алгоритмы ее обработки. В процессе же исполнения используются как штатные алгоритмы обработки данных (технологическая платформа), так и созданные в процессе конфигурирования. Для того чтобы обеспечить такие возможности, система «1С: Предприятие» версии 8.1 имеет различные режимы работы:

1С: Предприятие и Конфигуратор.

Режим 1С: Предприятие является основным и служит для работы пользователей системы. В этом режиме пользователи вносят данные, обрабатывают их и получают выходные результаты.

Режим конфигуратора используется разработчиками и администраторами информационных баз. Именно этот режим и предоставляет инструменты, необходимые для модификации существующей или создания новой конфигурации [6].

Конфигурацией в системе «1С: Предприятие» называется совокупность трех взаимосвязанных составных частей:

· Структуры метаданных

· Набора пользовательских интерфейсов

· Набора прав

Метаданными в системе «1С: Предприятие» называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельность конкретного предприятия.

Под объектами метаданных понимается формальное описание группы понятий предметной область со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

Рассмотрим объекты метаданных:

· Константы - предназначены для работы с постоянной и условно постоянной информацией

· Справочники - предназначены для работы с постоянной и условна постоянной информацией. Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др. Справочники могут быть многоуровневыми

· Перечисления - перечисления используются для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации. На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), статусу клиента (постоянный, разовый).

· Документы - документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, прочие подобные события. Примерами документов могут служить такие документы как «Платежное поручение», «Расходная накладная», «Приходно-кассовый ордер» и т.д.

· Журналы документов - журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

· Отчеты и обработки - для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов. Например, для выдачи складской справки - выбрать конкретный склад.

· Бухгалтерские счета (компонента «Бухгалтерский учет») - предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета, то есть объектов синтетического учета средств предприятия. Суть данных объектов вполне соответствует общепринятому пониманию бухгалтерских счетов. Может одновременно поддерживаться несколько планов счетов, каждый из которых может иметь специфические свойства.

· Виды субконто - это специальные объекты, для ведения аналитического учет по счетам бухгалтерского учета. В качестве субконто могут выступать основные средств, организации, товары и другие наборы объектов, как реально существующих, так и абстрактных. Например, субконто могут быть виды бюджетов - федеральный, территориальный, местный.

· Операции и проводки - отражение движений средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением в бухгалтерском учете хозяйственной операции, происшедшей на предприятии. Операция может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Операция в свою очередь, всегда принадлежит документу, причем у документа может быть только одна операция. Формирование операции и проводок происходит при проведении документа.

· Регистры (компонента «Оперативный учет») - предназначены для анализа остатков и движений средств в системе «1С: Предприятие». Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом - числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающих размер движение (остатка).

· Журналы расчетов (компонента «Расчет») - предназначен для хранения данных сложных периодических расчетов, поддерживаемых компонентой «Расчет», и их предыстории. Основным свойством журнала расчетов является их принадлежность тому или иному справочнику системы. Такой справочник называется справочником объектов расчета. Фактически справочник определяет вид объектов, по которым ведется расчет. Например, это может быть: журнал расчетов зарплаты, причем списком объектов расчета будет выступать справочник сотрудников.

· Виды расчетов - используются для описания алгоритмов, по которым выполняются те или иные вычисления.

· Группы расчетов - служат для того, чтобы при тех или иных расчетах можно было оперировать не только результатами расчетов по конкретным видам, но и результатами по нескольким видам расчетов, объединенных по определенному принципу.