В качестве каталога распространения программного обеспечения Вы можете указать каталог на томе файлового сервера или смонтировать CD-ROM GroupWise в качестве тома сервера, чтобы он служил каталогом распространения. Выбирая метод, учитывайте доступ к сети и требования к дисковому пространству.

Пользователи должны иметь возможность отобразить этот каталог на устройство, чтобы запускать программу установки клиента GroupWise (для Windows 95 и Windows 3.1).

При установке клиента пользователи могут выбрать установку на локальный диск и работу оттуда или выполнение из каталога распространения. Если Вы хотите, чтобы пользователи могли выполнять программу клиента из каталога распространения, им нужно постоянное отображение этого каталога на устройство. Если пользователи не будут выполнять программу клиента из каталога распространения, можно не монтировать CD-ROM GroupWise в качестве каталога распространения. Очевидно, работа с дисководом CD-ROM будет медленнее, чем работа с сетевым каталогом.

Вы должны иметь доступ к этому каталогу при установке агентов GroupWise, при обновлении программного обеспечения GroupWise или при работе Администратора NetWare для создания таких объектов GroupWise, как домены и почтовые отделения.

Требования к дисковому пространству соблюдаются, только если Вы создаете каталог распространения на файловом сервере.

Каталог распространения может находиться на одном сервере с каталогами домена или почтовых отделений или на отдельном сервере, как показано на рис.2.6

Рисунок 2.6 Расположение каталога распространения

Дисковое пространство, необходимое для каталога распространения, зависит от программного обеспечения, устанавливаемого в каталог. Можно установить файлы администрирования, агенты NLM, агенты NT, агенты UNIX, клиент Windows 95 (32-разрядный) и клиент Windows 3.1 (16-разрядный). Максимальное дисковое пространство, необходимое для установки всего программного обеспечения - примерно 275 Мб.

Файлы администрирования включают модули DLL Администратора GroupWise и файлы Справки, а также программу (SETUPGW.EXE), которую можно использовать для настройки дополнительных рабочих станций для работы с Администратором GroupWise. Административные файлы занимают около 17 Мб.

Файлы агентов NLM, NT и UNIX включают все файлы, необходимые для установки и настройки агентов. Агент NLM занимает около 7 Мб, а агент NT - около 5 Мб. Файлы агента UNIX копируются как файлы tar, которым необходимо приблизительно 50 Мб.

Файлы клиентов для Windows 95, Windows 3.1, Macintosh и UNIX включают все файлы, необходимые для пользователей, устанавливающих клиент GroupWise на свои рабочие станции. Клиент для Windows 95 занимает около 50 Мб, клиент для Windows 3.1 - около 50 Мб, клиент для Macintosh - около 18 Мб, а клиент для UNIX - около 40 Мб.

В каталог распространения можно также скопировать Monitor GroupWise, GroupWise WebAccess и Агент Интернет GroupWise. Таким образом, эти продукты можно будет устанавливать из каталога распространения, а не с CD-ROM GroupWise.

Monitor GroupWise работает с ManageWise, позволяя Вам контролировать работу агентов GroupWise, и требует около 9 Мб.

GroupWise WebAccess работает с сервером HTTP, давая пользователям, доступ к их почтовым ящикам GroupWise при помощи браузера Web, и требует около 21 Мб.

Агент Интернет GroupWise позволяет пользователям отправлять и получать электронную почту по Интернет, и требует около 12 Мб.

2.1.8 Определите, какие агенты GroupWise нужно установить

Для маршрутизации сообщений в пределах системы GroupWise используются три агента: Агент Передачи Сообщений (АПС), Агент Почтового Отделения (АПО) и Агент Администрирования (АА). Агенты имеются в виде NetWare NLM, исполняемых файлов Windows NT или UNIX.

АПС и АА

АПС и АА работают на уровне домена, что означает, что Вам необходимо запустить по одному экземпляру каждого агента в каждом домене. Для системы GroupWise, состоящей из одного домена, нужно запустить один экземпляр АПС и один экземпляр АА.

При планировании местоположения АПС и АА следует учесть сетевой доступ, требования к дисковому пространству и памяти.

Сетевой доступ

АПС и АА необходим прямой сетевой доступ к сети (отображение устройств) к каталогам домена и почтового отделения. Машина, на которой выполняются АПС и АА, должна предоставлять такой доступ к этим каталогам.

Некоторые операционные системы не поддерживают прямой доступ к жестким дискам машин, на которых работает другая операционная система. Например, в настоящее время сервер NetWare не может получить прямой доступ к жесткому диску сервера Windows NT.

Дисковое пространство и память

Для работы АПС и АА для NLM сервер NetWare должен иметь 6 Мб свободного дискового пространства и 6.5 Мб свободной памяти. Здесь предполагается, что АПС и АА работают на одном сервере. Если они выполняются на разных серверах, каждый сервер должен отвечать этим требованиям.

Для работы АПС и АА для NT сервер или рабочая станция Windows NT должны иметь 4.5 Мб свободного дискового пространства и 6 Мб свободной памяти. Здесь предполагается, что АПС и АА работают на одном сервере или рабочей станции. Если они выполняются на разных машинах, каждая машина должна отвечать этим требованиям.

Для работы АПС и АА для UNIX сервер UNIX должен иметь 16 Мб свободного дискового пространства для АПС, 8 Мб для АА, как минимум 2.5 Мб реальной памяти для одного агента и как минимум 4 Мб пространства подкачки для одного агента.

ВАЖНО: Приведенные выше требования к памяти применимы для основной системы GroupWise (один домен и одно почтовое отделение). Требования АПС и АА возрастают по мере добавления в систему новых доменов и почтовых отделений.

АПО

АПО работает на уровне почтового отделения, что означает, что на каждое почтовое отделение необходим один экземпляр АПО. В системе GroupWise, состоящей из одного почтового отделения, нужен только один экземпляр АПО.

При планировании каталога для АПО следует учесть сетевой доступ, требования к дисковому пространству и памяти.

Сетевой доступ

АПО необходим прямой сетевой доступ к каталогу почтового отделения. Машина, на которой выполняется АПО, должна предоставлять такой доступ. Если возможно, для этого подойдет сервер, на котором располагается каталог почтового отделения.

Некоторые операционные системы не поддерживают прямой доступ к жестким дискам машин, на которых работает другая операционная система. Например, в настоящее время сервер NetWare не может получить прямой доступ к жесткому диску сервера Windows NT.

Дисковое пространство и память

Для работы АПО для NLM сервер NetWare должен иметь 6 Мб свободного дискового пространства и 5 Мб свободной памяти. Если ПО выполняется на одном сервере с АПС или АА, необходимо только 1.5 Мб дополнительной памяти (благодаря общему коду ядра, используемому агентами NLM).

Для работы АПО для NT сервер или рабочая станция Windows NT должны иметь 4.5 Мб свободного дискового пространства и 5 Мб свободной памяти. Если АПО выполняется на одном сервере с АПС или АА, необходимо только 1.5 Мб дополнительно (благодаря общему коду ядра, используемому агентами NT).

Для работы АПО для UNIX сервер UNIX должен иметь 8 Мб свободного дискового пространства, как минимум 2.5 Мб реальной памяти и как минимум 4 Мб пространства подкачки.

2.1.9 Решите, какие нужно установить языки

На компакт-диске GroupWise имеется несколько языков. Решите, какие языки Вы хотите установить. Ваш выбор повлияет на следующие программы:

Администратор GroupWise

Агенты GroupWise

Клиенты GroupWise

Например, если Вы устанавливаете американский английский и русский, Вы сможете запускать Администратор GroupWise и агентов на любом языке. По умолчанию Администратор GroupWise использует тот же язык, что и Администратор NetWare. Пользователи смогут использовать на выбор английского или русского клиента.

Кроме выбора устанавливаемых языков клиента, Вы выбираете язык по умолчанию для домена. Язык домена определяет отображение времени, дат и чисел в клиенте GroupWise и влияет на порядок сортировки элементов Адресной Книги GroupWise. Почтовое отделение использует тот же язык, что и домен, если Вы не укажете другой.

Например, если Вы установили русский в качестве языка для домена и почтового отделения, все время, даты и числа будут форматироваться в соответствии со стандартами русского языка, а элементы в Адресной Книге будут сортироваться в соответствии с правилами сортировки, принятыми в русском языке. Так будет, даже если некоторые пользователи в почтовом отделении будут работать с клиентами GroupWise на немецком или японском языках. Интерфейс и файлы Справки их клиента будут на немецком или японском, но форматы времени, даты и чисел, а также порядок сортировки будут соответствовать стандартам русского языка.



2.1.10 Определите, как пользователи будут получать доступ к почтовому отделению

Клиент GroupWise может получать доступ к почтовому ящику при помощи прямого соединения или соединения в режиме клиент/сервер. Одно почтовое отделение может поддерживать оба эти способа доступа одновременно. При создании почтового отделения по умолчанию используются оба способа.

Прямой доступ

В качестве способов прямого доступа GroupWise поддерживает как отображение устройств. При работе в режиме прямого доступа клиент GroupWise выполняет запись прямо в почтовые ящики пользователей. Для работы в режиме прямого доступа у пользователя должны быть права на каталог почтового отделения.

Вы можете дать пользователям полные права на каталоги почтового отделения и его подкаталоги или ограничить права пользователей для повышения безопасности.

Доступ клиент/сервер

Для доступа клиент/сервер GroupWise поддерживает TCP/IP. При работе в режиме клиент/сервер клиент GroupWise не имеет прямого доступа к почтовым ящикам пользователей. Он использует TCP/IP для запроса обслуживания Агентом Почтового Отделения (АПО). АПО затем получает доступ к почтовым ящикам пользователей и передает информацию клиенту.

В режиме клиент/сервер пользователям нет необходимости регистрироваться на сервере, на котором располагается их почтовое отделение. Это снимает проблемы с ограничениями на регистрацию, изменением паролей и недостаточными сетевыми правами. Режим клиент/сервер также позволяет клиенту GroupWise поддерживать одновременно несколько соединений с почтовым отделением.

Чтобы использовать режим клиент/сервер, сервер, на котором выполняется АПО, и рабочая станция пользователя должны поддерживать TCP/IP.

Примечание: Клиент GroupWise для UNIX поддерживает только доступ в режиме клиент/сервер. Прямой доступ не поддерживается.

2.1.11 Список требований основной системы GroupWise

В таблице 2.1 перечислены требования для системы из одного домена и одного почтового отделения.

Таблица 2.1

Основные требования системы GroupWise

Элемент	Требование
NetWare 4.1	- GroupWise администрируется при помощи Администратора NetWare и NDS. У Вас должен быть хотя бы один сервер NetWare 4.1. - NWADMN95.EXE или NWADMNNT.EXE
Администратор NetWare и Администратор GroupWise	-Рабочая станция Windows 95 с NetWare Client 32 для Windows 95 или рабочая станция Windows NT 4.0 с NetWare Client 32 для Windows NT - процессор 80486 - 16 Мб ОЗУ
Дисковое пространство для домена	- 1 Мб
Дисковое пространство для почтового отделения	- 2 Мб на пользователя (минимум) - 10 Мб на пользователя (рекомендуется)
Пространство для каталога распространения программного обеспечения	- Максимум 275 Мб в сетевом каталоге. Если Вы не будете устанавливать некоторых клиентов или агентов GroupWise, оно будет меньше. - Если Вы монтируете компакт-диск GroupWise в качестве тома, дисковое пространство не требуется.
Агенты NLM	- Сервер NetWare 3.12 или 4.x - АПС и АА: 6 Мб свободного дискового пространства, 6.5 Мб ОЗУ - АПО: 6 Мб свободного дискового пространства, 5 Мб ОЗУ(1.5 Мб при работе на одном сервере с АПС или АА)
Агенты NT	Сервер или рабочая станция Windows NT 3.51 АПС и АА: 4.5 Мб свободного дискового пространства, 6 Мб ОЗУ АПО: 4.5 Мб свободного дискового пространства, 5 Мб ОЗУ(1.5 Мб при работе на одном сервере с АПС или АА)
Агенты UNIX	- HP 9000 700/800 HPUX 10.20 или - IBM RS/6000 Power/PowerPC 601/604 или - IBM RS/6000 AIX 4.1x или - Sun SPARC Solaris 2.5 с рекомендуемым пакетом исправлений - Motiff 2.4 (Common Desktop Environment 1.0.1) - АПС и АА: 24 Мб свободного дискового пространства (16 Мб для АПС, 8 Мб для АПО), 5 Мб реальной памяти (минимум) и 8 Мб пространства подкачки (минимум) - POA: 8 Мб свободного дискового пространства, 2.5 Мб реальной памяти (минимум) и 4 Мб пространства подкачки (минимум)
Клиент GroupWise для Windows 95	- Рабочая станция Windows 95 или Windows NT 4.0 - Процессор 80486 (минимум) - 24 Мб свободного дискового пространства для работы с локального диска - 5 Мб свободного дискового пространства для работы с сетевого диска - 8 Мб ОЗУ
Клиент GroupWise для Windows 3.1	- Рабочая станция Windows 3.1 или Windows 95 - Процессор 80386/33 (минимум) - 20 Мб свободного дискового пространства для работы с локального диска - 1 Мб свободного дискового пространства для работы с сетевого диска - 8 Мб ОЗУ
Клиент GroupWise для Macintosh	- Macintosh IIci (68030 или выше) или Power Macintosh - System 7.1 или выше - 15 Мб свободного дискового пространства - 12 Мб ОЗУ
Клиент GroupWise для UNIX	- HP 9000 700/800 HPUX 10.20 - IBM RS/6000 Power/PowerPC 601/604 - IBM RS/6000 AIX 4.1.x - Sun SPARC Solaris 2.5 с рекомендуемым пакетом исправлений - 30-40 Мб свободного пространства на жестком диске (в зависимости от платформы) - 5 Мб памяти для первого пользователя; .5 Мб для каждого дополнительного пользователя

Теперь решив для себя все вопросы предстоящей инсталляции, запустите процедуру инсталляции (файл install.exe) и следуйте всем указаниям мастера установки [5].

Контрольные вопросы

Что входит в Основную систему GroupWise?

Перечислите требования к Основной системе GroupWise.

Какое назначение имеет домен в Основной системе GroupWise?

Можно ли установить GroupWise, если пользуетесь операционной системой Windows NT?

программный groupwise инсталляция лабораторный



3. GroupWise

3.1 Интерфейс GroupWise 5

Прежде чем говорить о действиях с документами, посмотрим, что получает пользователь, установив GroupWise. На рис.3.1. приведен интерфейс GroupWise. Он имеет типичные для всех Windows-приложений меню и панели инструментов. Окно разделено на три части. В левой части располагается иерархически организованная система папок, где хранятся используемые в данный момент документы. Некоторые папки являются стандартными, они создаются автоматически при установке системы. Так, папка «MailBox»(«Почтовый ящик») предназначена для хранения поступающей почты, в папке «Send Items» («Отправленное») сохраняются копии отправленных документов, в папку «Task List» («Задачи») помещаются задания. Папка «Trash» («Урна») является аналогом корзины, в нее поступают удаленные сообщения (их можно восстановить до тех пор, пока Корзина не очищена). Папка «Work in Progress» («В Работе») служит для хранения незавершённых документов и сообщений, а папка «Calendar» («Календарь») содержит ежедневник, используемый для планирования личного времени.

Рисунок 3.1 Интерфейс GroupWise

Наконец, папка «Cabinet» («Картотека») представляет собой своего рода стеллаж для размещения других папок. Именно здесь удобно создавать папки, нужные тому или иному пользователю. Например, можно создать различные папки по разрабатываемым проектам или папки по адресатам переписки и т.п. В GroupWise имеется возможность задать правила, в соответствии с которыми сообщения будут автоматически распределяться по нужным папкам. Для выполнения такого распределения не требуется даже включения компьютера пользователя, эти операции выполняются серверными компонентами GroupWise.

Одна из особенностей GroupWise -- возможность коллективного использования папок определённой группой лиц. Такие папки имеют одинаковое содержание независимо от того, какое место занимают их владельцы в иерархии. При внесении нового документа или сообщения одним из членов группы в такую папку GroupWise отражает соответствующие изменения в папках всех членов группы. Для создания этой папки необходимо либо завести новую папку, либо выбрать уже существующую и сообщить GroupWise о желании использовать её совместно с другими членами коллектива. После этого нужно выбрать членов группы, и им будет разослано предложение о коллективном использовании папки. Если сотрудник, получивший такое предложение, соглашается войти в группу, он может указать для папки место в собственной иерархии папок.

В правой части экрана располагается окно, где показывается содержимое текущей папки (на рис.3.1. папки «Work in Progress» («В Работе»)). Информация о содержимом папок представлена единообразно и поэтому вполне обозрима. В папке могут находиться разные информационные объекты: почтовые сообщения, задания руководителя, факсы, звуковые сообщения, документы самых разных форматов. Отличить один тип информационного объекта от другого помогает небольшая пиктограмма в крайней левой колонке. Остальные колонки содержат атрибуты тех объектов, имена которых перечислены в заголовке. Например, для сообщения это может быть имя отправителя, краткое содержание, дата отправления, а для документа -- имя автора, краткое содержание, дата создания и т.п. пользователь может управлять составом атрибутов и порядком их появления на экране. Чтобы убрать тот или иной столбец, достаточно перетащить его в любое место -- только не на заголовок. Если необходимо добавить новый столбец, то достаточно щёлкнуть правой кнопкой мыши в нужном месте заголовка и выбрать из списка необходимый атрибут. Там же можно указать и порядок сортировки списка информационных объектов.

Третье окно -- в нижней части экрана -- может не присутствовать: оно включается и выключается кнопкой «Быстрый Просмотр» на панели инструментов (вторая кнопка справа). В ней отображается содержимое выбранного в предыдущем окне информационного объекта. Используемый для этого компонент распознаёт свыше 150 форматов файлов.

Крайняя левая кнопка панели инструментов отвечает за ещё один важный компонент интерфейса -- адресную книгу или за адресные книги, т.к. у одного пользователя их может быть несколько. Автоматически создаются три адресные книги: общая адресная книга GroupWise, персональная адресная книга данного пользователя и адресная книга для часто встречающихся адресатов. Пользователь может создавать любое количество адресных книг, чтобы было удобно работать с адресной информацией. Тесная связь с системой управления каталогами -- NDS -- позволяет накапливать, хранить и использовать информацию о персонале предприятия и партнёрах по переписке: вести кадровую базу данных, готовить списки рассылки по электронной почте, обычной почте и по факсу. Выбор адресата отображается в правой части окна (рис.3.2).

Процедуры обработки документов существенно разнятся в зависимости от расположения получателя и отправителя. Общепринято деление документов на внутренние, исходящие и входящие [7].



Рисунок 3.2 Адресная книга

Контрольные вопросы

Перечислите папки, которые располагаются в Основном окне GroupWise, и объясните назначение каждой их них.

Расскажите о возможности создания разделяемых папок в GroupWise.

Опишите функцию GroupWise - «Быстрый просмотр».

Для чего необходима общая адресная книга?

Назовите основное отличие общей адресной книги от персональной адресной книги?

Для чего необходимы персональные адресные книги?

3.2 Работа с сообщениями в Почтовом ящике

3.2.1 Отправка и получение сообщений

Каждый день Вы различными способами взаимодействуете с людьми. GroupWise доставляет Ваши сообщения, используя различные типы сообщений. Все типы описаны ниже.

Письмо. Письмо используется для переписки.

Телефонное сообщение. Телефонное сообщение помогает Вам проинформировать кого-либо о телефонном звонке или посетителе. В него можно включить такую информацию, как абонент, его номер телефона, компанию, срочность и т.д.

Мероприятие. Мероприятие позволяет Вам пригласить людей и зарезервировать ресурсы для встреч или событий. Вы можете назначить дату, время и место встречи. Для назначения личных событий, например, визита к врачу, напоминания о телефонном звонке в определенное время и т.д. можно использовать персональные мероприятия. См. Планирование мероприятий в разделе Планирование общих и персональных мероприятий.

Задание. Задание позволяет Вам поместить сообщение о том, что нужно сделать, в свой Список заданий или Список заданий другого пользователя. Вы можете назначить срок выполнения задания и включить приоритет (например, А1). Невыполненные задания переносятся на следующий день.

Записка. Записка - это напоминание, которое Вы помещаете на определенную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Записки можно использовать для напоминания о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Отправка писем

Письмо подобно внутренней записке; оно имеет первичного получателя, тему, дату и может иметь копии и скрытые копии для других пользователей. К нему можно также прикреплять файлы, звуки, клипы.

СС (Копия)

Отправляет копии сообщения пользователям, которым будет полезна эта информация, но которые не являются ответственными за эту информацию или инструкции. Все получатели увидят, что была отправлена копия.

ВС (Скрытая копия)

Отправляет копию Вашего сообщения получателю так, что все остальные получатели не знают об этом. Только отправитель и получатель скрытой копии знают о том, что скрытая копия была отправлена.

Нажмите на панели инструментов.

В поле Кому введите имя пользователя, нажмите Enter. Повторите для всех остальных пользователей.

Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите Адрес, дважды щелкните каждое имя, нажмите ОК.

Введите тему.

Введите сообщение.

Нажмите отправить.

Отправка телефонных сообщений

Телефонное сообщение - это записка, которую Вы можете отправить, чтобы известить других пользователей GroupWise о звонках, поступивших, пока их не было в офисе или были заняты. Телефонные сообщения хранятся в Почтовом ящике получателя.

Телефонное сообщение - это просто бланк, подобно бланку задания или письма. Вы не можете отвечать на звонки при помощи телефонных сообщений. Для управления телефоном с рабочего стола GroupWise используйте Место разговора. См. Использование Места разговора в разделе Использование телефона с GroupWise.

Полученное телефонное сообщение можно преобразовать в бланк задания, записки или другого персонального сообщения. Таким образом, Вы можете оставить запись разговора на дате, когда он происходил (Записка) или создать задание для выполнения позже (Задание). См. Изменение типов сообщений в разделе Управление полученными сообщениями.

Выберите Файл СоздатьТелефонное сообщение.

В поле Кому введите имя пользователя.

По мере ввода система дополнения имени производит поиск этого имени в системной адресной книге. Если совпадение найдено, оно помещается в поле Кому.

Введите имя, компанию и номер телефона абонента.

Установите флажки для этого сообщения.

В поле Сообщение введите текст сообщения.

Нажмите Отправить.

Отправка заданий

Задание - это сообщение, которое должно быть выполнено в указанный день и время; Вы можете назначить его себе, другому пользователю GroupWise или группе пользователей.

Например, если вы назначили кого-либо для написания отчета к следующей неделе, можно дать этому пользователю задание. Пользователь сможет принять или отклонить задание, но пока оно не отклонено или не выполнено, это задание каждый день отображается в Списке заданий этого пользователя.

Принятое задание отображается в Календаре на дате начала. Если прошел срок выполнения задания, это задание в Календаре отображается красным. Если Вы помечаете задание как Выполненное, оно больше не переносится на следующий день Календаря.

Закончив задание, Вы можете пометить его как выполненное. Если Вы назначили это задание, то GroupWise может отправить Вам уведомление, если задание помечается как выполненное (для этого у Вас должна быть установлена программа уведомления Notify). Статус Выполнено, включая дату и время, когда задание было помечено как выполненное, помещается в окно Свойства.

Назначение задания другому пользователю

Если Вы назначаете другому пользователю, копия этого задания появляется в Вашем Почтовом ящике. Заданию можно назначить приоритет. Имеется два уровня приоритета: алфавитный и цифровой. Например, задания могут иметь приоритеты А, А1, А2, В, В1, 1, 2 и т.д.

Кроме этого Вы можете назначить приоритет отправки (высокий, стандартный или низкий) в закладке Задание в Параметрах отправки. Приоритет отправки определяет, как задание будет отображаться в Почтовом ящике получателя. Например, если Вы назначаете заданию высокий приоритет отправки, пиктограмма этого задания в почтовом ящике получателя будет красной.

Нажмите на панели инструментов.

Введите имя получателя задания.

Укажите дату, когда задание должно начаться.

Укажите дату, когда задание должно быть выполнено.

Введите тему.

Укажите приоритет задания.

Введите описание задания.

Нажмите Отправить.

Назначение задания самому себе

Нажмите стрелку справа от на панели инструментов выберите Персональное задание.

Введите тему.

Укажите приоритет задания.

Укажите дату начала.

Укажите дату окончания.

Введите текст сообщения.

Нажмите ОК.

Подсказки

Даты начала и окончания можно также указать при помощи кнопки Установить дату, которая находиться справа от полей Дата начала и Дата окончания.

Персональные задания помещаются в ваш календарь. Они не помещаются в Ваш Почтовый ящик другого пользователя.

Пометка задания как Выполненного

Закончив задание, следует пометить его как Выполненное. Задания помеченные как Выполненные, не переносятся в Календаре на следующий день. Выполненные задания обозначаются в Календаре флажком. Просроченные задания отображаются красным.

Если вы помечаете задание как Выполненное, а потом вспоминаете, что не выполнили часть задания, можно снять отметку. Задания, с которых снята отметка, отображаются в текущем дне Календаря.

Если Вы помечаете задание как Выполненное, GroupWise отправляет инициатору задания уведомление об этом, если отправитель указал в Параметрах отправки на необходимость уведомления. Статус Выполнено, включая дату и время, когда задание было помечено как Выполненное, помещается в окно Свойства отправителя задания.

Проверка статуса выполнения задания

Нажмите на панели инструментов.

Выберите задание, статус которого Вы хотите проверить.

Выберите Файл Свойства.

Снятие с задания пометки Выполнено

Выберите ОкноКалендарь.

Снимите флажок рядом с заданием.

Отправка записок

Записка - это напоминание, которое Вы устанавливаете на указанную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Можно использовать записки для напоминания себе и другим о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Персональные записки полезны в качестве напоминаний о днях рождения, отпуске, днях выдачи зарплаты и т.д.

Написание персональной записки

Выберите ФайлСоздатьЗаписку.

Чтобы переключиться на персональный бланк, выберите ПравкаИзменить на Еще нажмите ОК.

В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться у вас в Календаре.

Введите тему (необязательно) и текст записки.

Нажмите ОК.

Подсказки

Чтобы получить доступ к этой информации позднее, откройте Календарь и выберите дату, к которой относится эта информация. Дважды щелкните нужную записку в Списке.

Можно сделать бланк Персональной записки бланком записок по умолчанию вместо бланка общей записки. См. Установка параметров GroupWise в разделе Настройка GroupWise .

Отправка записки другим пользователям

Выберите Файл Создать Записку.

Заполните поля адреса. Если Вы не знаете имени пользователя, нажмите Адрес.

В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться в Календаре получателя.

Введите тему (необязательно) и текст записки.

Нажмите Отправить.

Проверка орфографии отправляемых сообщений

Используйте проверку орфографии для проверки текста на наличие ошибок, повторяющихся слов и некоторых ошибок использования верхнего регистра. Можно проверять орфографию выбранных слов или всего сообщения. При проверке вы можете выбирать следующие возможности:

Заменить

Заменить ошибочное слово словом, предложенным Проверкой орфографии. Чтобы заменить ошибочное слово, дважды щелкните его или щелкните его Заменить. Чтобы внести собственные изменения, измените слово в поле Заменить на нажмите Заменить.

Пропустить

Пропускает слово один раз. В следующий раз, встретив это слово, Проверка орфографии остановится.

Пропустить все

Пропускает все вхождения этого слова во всем документе. Это слово будет игнорироваться до следующей проверки орфографии.

Добавить

Добавляет слово в текущий словарь пользователя, в котором хранятся дополнительные слова, так что Проверка орфографии сможет распознать это слово в будущем.

Щелкните поле Тема или Сообщение или Выделите текст, в котором нужно проверить орфографию.

Выберите Сервис Орфография.

Нажмите Да по окончании проверки.

3.2.2 Прикрепление файлов

Вы можете прикреплять файлы и ссылки на документы к письмам, мероприятиям, запискам, заданиям и телефонным сообщениям. Для отправки одного или нескольких файлов или ссылок на документы другим пользователям можно использовать Прикрепить. Например, можно отправить отчет о расходах другому пользователю. Можно прикрепить файл, находящийся у Вас на жестком диске, дискете или сетевом устройстве. Получатели могут открывать прикрепленный файл, сохранять его, просматривать или распечатывать. Если Вы измените прикрепленный файл после отправки, получатели не увидят изменений.

Если файл, который вы хотите прикрепить, является документом, хранящимся в Библиотеке GroupWise, можно прикрепить ссылку на документ. Получатели могут использовать ссылку, чтобы открыть документ, просмотреть, изменить или распечатать его в зависимости от своих прав. Подробнее о правах совместного использования см. Совместное использование документов в разделе Создание документов и работа с ними.

Если Вы пытаетесь открыть или просмотреть прикрепление, защищенное паролем, следует ввести пароль. Если Вы не знаете пароля, следует ввести пароль. Если Вы не знаете пароля, Вы не сможете открыть или просмотреть этот файл.

Прикрепление файла к сообщению

Выберите Файл Создать Сообщение.

Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

Нажмите значок с изображением скрепки, чтобы открыть диалоговое окно Прикрепления.

Нажмите Выбрать файл.

Выберите файл, который хотите отправить Открыть Закрыть. Чтобы прикрепить несколько файлов, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Нажмите Отправить.

Подсказки

Получатели увидят небольшой значок с изображением скрепки рядом с сообщением в Почтовом ящике, означающий, что сообщение имеет прикрепления.

Перемещение или удаление файла на диске или сетевом устройстве не повлияет на файл, отправленный как прикрепление.

Прикрепление к сообщению ссылки на документ

Выберите Файл Создать Сообщение.

Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

Нажмите значок с изображением скрепки Ссылка на документ.

Укажите библиотеку, в которой находиться этот документ.

В текстовое поле Документ введите номер документа.

Укажите, на какую версию документа (текущую, официальную или с определенным номером) должна указывать ссылка нажмите ОК.

Нажмите Отправить.

Удаление прикрепленного файла из сообщения

Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении, которое вы хотите удалить выберите Удалить.

Подсказки

Если в бланке нет пиктограммы, представляющей прикрепление, нажмите значок с изображением скрепки выберите прикрепление, которое Вы хотите удалитьУдалить Закрыть.

Если Вы удаляете прикрепленный файл, он не удаляется с диска или сетевого устройства; он просто удаляется из списка прикреплений.

Прикрепленный файл можно удалить, если Вы являетесь отправителем, но не получателем сообщения.

Просмотр прикрепленных файлов

Если Вы хотите только быстро просмотреть прикрепление, можно просмотреть его, не открывая. При просмотре прикрепление не открывается в отдельном приложении. Вместо этого оно отображается в программе просмотра. Обычно это быстрее, чем открывать прикрепление; однако формат прикрепления может отображаться неверно.

Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении выберите Просмотр прикрепления.

Открытие прикрепленного файла

Если Вы открываете прикрепленный файл, GroupWise определяет приложение, в котором его следует открыть. Вы можете принять предложенное приложение или ввести путь и имя файла другого приложения. Если вы хотите только просмотреть содержимое прикрепления, его можно не открывать, а просмотреть. См. выше в этом разделе Просмотр прикрепленных файлов.

Откройте сообщение, содержащее прикрепление.

Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении выберите Открыть.

Если Вы хотите открыть прикрепление в другом приложении, введите путь и имя исполняемого файла. В этом шаге нет необходимости, если нужное приложение уже указано.

Нажмите ОК.

Прикрепление звуковых файлов к сообщению

К сообщению можно прикрепить голосовые или звуковые файлы. Например, Вы можете продиктовать письмо, чтобы получатели его прослушали и набирали под диктовку. Однако чтобы снабдить сообщение звуком, Вы должны иметь соответствующее оборудование и программное обеспечение.

В бланке сообщения отбуксируйте из строки статуса в область бланка за пределами текстовых полей.

Щелкните круг, чтобы начать запись звука.

Нажмите квадрат, чтобы прекратить запись.

Выберите Файл Выход и возврат в GroupWise, чтобы закрыть диалоговое окно Запись звука.

3.2.3 Управление отправленными сообщениями

В Почтовом ящике вы можете отобразить ранее отправленные сообщения. Вот несколько причин, по которым это может понадобиться:

Чтение

Вы можете прочитать отправленное сообщение, чтобы убедиться, что Вы включили в него правильную информацию или чтобы напомнить себе содержание сообщения.

Повторная отправка

Вы можете повторно отправить сообщение, исправив его, или отправить другим пользователям.

Контроль статуса (Свойства)

Вы можете просмотреть, кто получил это сообщение, кто его открыл, удалил и др.

Возврат

Если вы ошиблись, но уже отправили сообщение, его можно вернуть, пока получатель его не прочитал.

Отображение отправленных сообщений

Если панели инструментов нет на экране, выберите Вид Панель инструментов.

Нажмите

Подтверждение доставки отправленных сообщений

GroupWise предоставляет несколько способов, чтобы убедиться, что Ваше сообщение доставлено.

Контроль отправленного сообщения

Вы можете проверить статус в окне Свойства любого отправленного сообщения. Щелкните правой кнопкой мыши на сообщение выберите Свойства. В окне Свойства, помимо прочей информации, будет показано, когда сообщение было доставлено и открыто.

Получение уведомления, если сообщение открыто или удалено

Вы можете получить уведомление, когда получатель открывает или удаляет сообщение, отклоняет мероприятие или выполняет задание. При составлении сообщения выберите Файл Свойства раскройте список Вернуть уведомление при открытии или При удалении выберите, как Вы хотите получить уведомление.

запрос ответа

Вы можете проинформировать получателя о том, что нужен ответ на сообщение. GroupWise добавляет в начало сообщения предложение о том, что требуется ответ, и изменяет пиктограмму в Почтовом ящике получателя на двойную стрелку. При составлении сообщения выберите Файл Свойства в поле Запросить ответ выберите, когда Вам нужен ответ.

Повторная отправка сообщений

Используйте Отправить повторно, чтобы отправить сообщение еще раз, например, с изменениями. Повторная отправка позволяет вам отправить сообщения, не вводя снова всю информацию.

Нажмите на панели инструментов, чтобы отобразить отправленные сообщения.

Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении, которое вы хотите отправить повторно выберите Отправить повторно.

Внесите в сообщение необходимые изменения нажмите Отправить.

Нажмите Да, чтобы вернуть первый экземпляр. или Нажмите Нет, чтобы оставить первый экземпляр.

Подсказки

Чтобы увидеть, можно ли вернуть сообщение, проверьте его свойства. Если в свойствах нет Возвращено, то сообщение уже было открыто.

Возврат отправленных сообщений

Используйте Удалить для возврата отправленного сообщения. Например, если, отправив сообщение, Вы вспоминаете, что ошиблись, можно удалить это сообщение, пока никто из получателей не прочитал его.

Выберите в Почтовом ящике сообщение, которое вы хотите вернуть. Чтобы отобразить отправленные сообщения в Почтовом ящике, нажмите на панели инструментов.

Выберите Правка Удалить.

Выберите соответствующий вариант.

Нажмите ОК.

Подсказки

Вернуть письмо или телефонное сообщение можно от получателей, которые его еще не открыли. Мероприятие, записку или задание можно вернуть в любое время.

Чтобы просмотреть, кто из получателей открыл сообщение, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении в Почтовом ящике выберите Свойства.

Проверка статуса Ваших сообщений

Свойства позволяют Вам проверить статус любого отправленного сообщения. Например, Вы можете узнать, когда сообщение было доставлено и когда получатель открыл или удалил его. Если получатель принял или отклонил мероприятие и включил комментарий, Вы увидите этот комментарий в окне Свойства. Вы также увидите, если получатель пометил задание как Выполненное.

В свойствах также отображается информация о полученных сообщениях. Вы можете узнать, кто еще получил это сообщение (кроме получателей скрытых копий), размер и дату создания прикрепленных файлов и др. Для получения информации о документе используйте Протокол действий в свойствах.

Выберите или откройте сообщение, статус которого вы хотите проверить.

Выберите Файл Свойства.

3.2.4 Управление полученными сообщениями

GroupWise хранит все полученные Вами сообщения, письма, мероприятия и т.д. в Почтовом ящике.

В Почтовом ящике вы можете читать сообщения, отвечать на них и пересылать полученные сообщения. Кроме этого, Вы можете делегировать задания и мероприятия другим пользователям. Вы даже можете преобразовывать сообщение, например, письмо, в сообщение другого типа, например, мероприятие.

Чтение полученных сообщений

Входящие сообщения можно читать в Почтовом ящике или календаре. В Почтовом ящике отображается список всех сообщений, полученных Вами от других пользователей. Персональные мероприятия, записки и задания появляются в Календаре и не отображаются в Почтовом ящике.

В Почтовом ящике можно открыть и прочесть сообщения всех типов. Однако мероприятия, задания и записки можно читать в Календаре, глядя при этом в расписание. Телефонные сообщения и письма остаются в Почтовом ящике, пока Вы их не удалите. Мероприятия, записки и задания остаются в почтовом ящике до тех пор, пока Вы не примете, не отклоните или не удалите их. Если Вы принимаете мероприятие, записку или задание, оно перемещается в календарь.

Все сообщения в Почтовом ящике помечаются пиктограммой. В таблице 3.1 описаны все пиктограммы, появляющиеся в Почтовом ящике. Пиктограммы изменяются в зависимости от того, открыто сообщение или нет.

Таблица 3.1

Пиктограммы появляющиеся в Почтовом ящике

Тип сообщения	Неоткрыто	Открыто
Письмо
Телефонное сообщение
Задание
Мероприятие
Записка

Чтение сообщений в Почтовом ящике

Дважды щелкните сообщение, которое вы хотите прочесть.

Подсказки

Если Почтовый ящик не отображается, нажмите в Списке папок.

Чтение сообщений в программе быстрого просмотра

Для просмотра содержимого сообщения используйте программу быстрого просмотра. Это экономит время, поскольку не нужно открывать каждое сообщение; Вы просто щелкаете сообщение или нажимаете стрелку вниз для прочтения сообщений. Если Вы выбираете ссылку на документ, этот документ отобразится в окне быстрого просмотра. Однако, прикрепления не отображаются в окне быстрого просмотра.

Если Вы читаете сообщения в окне быстрого просмотра, пиктограмма изменяется на пиктограмму открытого сообщения. Например, закрытый конверт, представляющий письмо, изменяется на открытый конверт.

Нажмите на панели инструментов.

Измените размер окна быстрого просмотра, отбуксировав угол окна или линию горизонтального разделителя вверх или вниз.

В Почтовом ящике выберите все сообщения, которые Вы хотите прочесть.

Пометка сообщения как Непрочтенного

Если Вы открываете сообщение для прочтения, но потом решаете прочесть его позже, можно пометить это сообщение как непрочтенное. Такая пометка изменяет пиктограмму сообщения на пиктограмму неоткрытого сообщения, так что Вы будете знать, что не прочли его.

В Основном окне выберите сообщение в Списке сообщений.

Выберите Действия Читать позже.

Подсказки

Пометка открытого сообщения как непрочтенного не изменяет статус этого сообщения в Свойствах. Например, если Вы открыли сообщение, а затем пометили его как непрочтенное, отправитель сообщения по-прежнему будет видеть статус открыто в окне Свойств.

Ответ на полученные сообщения

Для ответа на сообщение выберите Ответить. Вы можете ответить всем получателям и отправителю исходного сообщения или только отправителю, не создавая при этом и не адресуя новое сообщение. Вы также можете включить в ответ копию исходного сообщения. В ответе перед темой исходного сообщения будет помещено слово НА:. При желании, тему можно изменить.

Ответ на сообщение

Откройте или щелкните сообщение, на которое Вы хотите ответить.

Выберите Действия Ответить.

Выберите Ответить отправителю или Выберите Ответить всем (отправителю и адресатам0.

Нажмите ОК.

Введите сообщение нажмите Отправить.

Подсказки

Если Вы отвечаете всем получателям сообщения, которое включало получателей копии и скрытой копии, Ваш ответ будет включать получателей копии, но не скрытой копии.

Включение текста сообщения в ответ

Откройте сообщение, на которое Вы хотите ответить.

Выберите Ответить.

Выберите Включить сообщение, полученное от отправителя ОК.

Введите текст сообщения нажмите Отправить.

Подсказки

Иногда для представления беседы нужно писать свои комментарии в середине включенного исходного текста. В этом случае, чтобы Ваш текст отличался от текста оригинала, можно сделать его полужирным, подчеркнуть или выделить курсивом.

Ответ на сообщение в разделяемой папке

Если Вы отвечаете на сообщение в разделяемой папке, у Вас имеется две дополнительные возможности ответа. Если Вы читаете чей-то ответ, можно ответить на исходное сообщение дискуссии, а не на то сообщение, которое Вы читаете. Можно также ответить на сообщение, которое Вы читаете, независимо от того, является ли оно исходным сообщением дискуссии или ответом. В любом случае, эти ответы помещаются в разделяемую папку, а не отправляются отдельным пользователям.

Откройте или выберите сообщение в разделяемой папке.

Выберите Действия Ответить.

Выберите вариант ответа ОК.

Введите ответ ОК.

Подсказки

Если Вы выбрали вариант Ответить персонально, Ваш ответ помещается в разделяемую папку, а не отправляется отдельным пользователям.

Пересылка сообщений другим пользователям

Получив сообщение, мероприятие или задание, Вы можете переслать его одному или нескольким пользователям. Также можно переслать ссылку на документ. Например, если Вы больше не руководите работой комитета, но все еще получаете почту, относящуюся к работе этого комитета, Вы можете пересылать полученные сообщения новому руководителю.

Если Вы получаете мероприятие, записку или задание, которое хотите назначить другому пользователю, используйте функцию Делегировать. Если вы делегировали сообщение, отправитель получит уведомление о том, что ответственность за сообщение передана другому пользователю.

В Почтовом ящике выберите сообщение, которое Вы хотите переслать.

Выберите Действия Переслать.

Нажмите Адрес выберите закладку адресной книги, которую Вы хотите использовать.

Дважды щелкните имя пользователя или группы, которой Вы хотите переслать это сообщение нажмите ОК.

В поле Сообщение введите текст сообщения (необязательно).

Нажмите Отправить.

Подсказки

Если Вы не можете принять мероприятие, задание или записку, ее можно делегировать, а не пересылать. В окне отправителя Свойства появится статус Делегировано, так что отправитель будет знать, что Вы передали ответственность за это сообщение другому человеку.

Изменение типов сообщений

Для преобразования типа сообщения в Почтовом ящике можно использовать Изменить на. Например, можно преобразовать письмо из Почтового ящика в мероприятие в Календаре. Новое мероприятие включает всю информацию из письма (списки Кому, СС и ВС, тему и текст сообщения), которая используется в мероприятии. По умолчанию все новые сообщения, созданные при помощи Изменить на, являются персональными; однако Вы можете преобразовать персональное сообщение в групповое при помощи диалогового окна Изменить на.

Если Вы преобразуете письмо или телефонное сообщение в сообщение другого типа (например, мероприятие или задание), исходное сообщение удаляется из Почтового ящика, а новое сообщение помещается а соответствующее место, например, в Календарь.

При преобразовании типов GroupWise отображает для сообщения бланк по умолчанию, выбранный в Параметрах окружения.

Преобразование сообщения в Почтовом ящике в сообщение другого типа

В Почтовом ящике выберите сообщение, которое Вы хотите преобразовать.

Выберите Правка Изменить на.

Выберите тип сообщения.

Введите необходимую информацию.

Нажмите Отправить.

Преобразование сообщения в Календаре в сообщение другого типа

Выберите Окно Календарь, чтобы открыть Календарь.

В списке мероприятий, заданий или записок выберите сообщение, которое Вы хотите преобразовать.

Отбуксируйте это сообщение в список, соответствующий типу, в который Вы хотите его преобразовать. Например, отбуксируйте задание в Список мероприятий, чтобы преобразовать его в мероприятие.

Введите дополнительную информацию в бланке сообщения нажмите ОК.

Преобразование персонального сообщения в групповое

Выберите в Календаре персональное сообщение.

Выберите Правка Изменить на Еще.

Выберите Групповое ОК.

Введите дополнительную информацию нажмите Отправить.

Делегирование сообщений

Если Вы получаете мероприятие, задание или записку, которую вы не можете принять, используйте Делегировать. Например, Вы получили приглашение на встречу, предмет которой находится вне Вашей компетенции. Вместо отклонения мероприятия Вы можете его делегировать. Делегировать можно мероприятия, задания или записки. Отправитель увидит, кому Вы делегировали сообщение, в окне Свойства этого сообщения [7].

В Основном окне выберите задание, записку или мероприятие.

Выберите Действия Делегировать.

В поля адреса введите имена пользователей. Если Вы не уверены в написании, нажмите Адрес.

Введите комментарии для получателя.

Нажмите Отправить.

Нажмите Да, если Вы хотите, чтобы это сообщение осталось в Вашем календаре. или Нажмите Нет, если Вы хотите, чтобы это сообщение было удалено из Вашего Календаря.

Контрольные вопросы

Перечислите существующие типы сообщений и охарактеризуйте каждое из них.

Назовите отличие СС (Копии) от ВС (Скрытой копии).

Укажите последовательность действий для отправки письма.

Укажите последовательность действий для отправки телефонного сообщения.

Укажите последовательность действий для отправки задания.

Укажите последовательность действий для назначения персонального задания.

Укажите последовательность действий для отправки записки.

Укажите последовательность действий для прикрепления файла к сообщению.

Укажите последовательность действий для прикрепления к сообщению ссылки на документ.

Укажите последовательность действий для повторной отправки сообщений.

Укажите последовательность действий для возврата отправленных сообщений.

Укажите последовательность действий для пересылки сообщений другим пользователям.

Укажите последовательность действий для преобразования типов сообщений.

Укажите последовательность действий для делегирования сообщений.

Задания

Выполнить лабораторную работу №1 Работа с сообщениями в Почтовом ящике

3.3 Планирование общих и персональных мероприятий

3.3.1 Планирование мероприятий

Планирование мероприятий, заданий и записок с GroupWise очень удобно. Вы можете использовать Поиск свободного для поиска времени, когда все люди и ресурсы, необходимые Вам для встречи, незаняты. Вы также можете использовать Автодатировку, чтобы быстро и легко назначать повторяющиеся мероприятия, задания и записки. Информацию об Автодатировке см. в главе Планирование повторяющихся мероприятий в разделе Планирование общих и персональных мероприятий. Вы можете также зарезервировать блок времени при помощи персонального мероприятия. Если Вы хотите узнать, принял ли кто-то задание или придет ли он на встречу, можно проверить статус сообщения.

Планирование мероприятия

Нажмите на панели инструментов.

В поля Кому, СС и ВС введите имена приглашаемых. Включите также ИД всех ресурсов в поле Кому. Если Вы не знаете ИД ресурса, нажмите Адрес.