Разработка лабораторных работ по приложению NetWare "GroupWise"

Почтовый ящик Remote и Главный Почтовый ящик почти идентичны. Однако определить какой Почтовый ящик Вы используете, можно, посмотрев на панель меню. Если там имеется пункт меню Сеанс, Вы используете GroupWise Remote.

3.7.2 Подготовка к использованию Remote

Перед отъездом Вам нужно установить и обновить Почтовый ящик Remote при помощи функции Работа вне офиса. Если Вы запускаете GroupWise на портативном компьютере, установленном в стационарное устройство в офисе, используйте функцию Работа вне офиса для создания на этой машине Почтового ящика Remote. Можно использовать функцию Работа вне офиса для создания файлов установки на дискете для установки Почтового ящика Remote на переносном или не связанном с сетью компьютере, например, дома.

Когда Вы впервые используете функцию Работа вне офиса, оно выполняет следующие действия:

Предлагает Вам назначить пароль для доступа к Главному Почтовому ящику, если Вы его еще не назначили;

Устанавливает Почтовый ящик Remote на переносной компьютер, установленный в стационарное устройство, соединенный по сети с главной системой GroupWise или копирует файлы установки на дискету, чтобы Вы могли использовать их на компьютере не имеющем сетевого соединения;

Создает сетевое (прямое) соединение, если Вы подключены к почтовому отделению при помощи отображения устройств, или соединения TCP/IP, если Вы запускаете GroupWise в режиме клиент/сервер;

Создает соединения посредством модема для всех асинхронных шлюзов, обнаруженных в главной системе GroupWise.

Используйте функцию Работа вне офиса для обновления Почтового ящика Remote и добавления в него сообщений, правил, адресных книг и документов из Главного Почтового ящика. Обновление Почтового ящика Remote перед отъездом сэкономит время и деньги и гарантирует наличие всей необходимой информации. Находясь вне офиса, используйте Отправить/Загрузить для загрузки сообщений из Главного Почтового ящика.

Установка Почтового ящика

Запустите GroupWise в офисе выберите Сервис Работа вне офиса.

Введите пароль к Почтовому ящику нажмите ОК.

Если Почтовый ящик Remote был установлен ранее, и Вы хотите создать дополнительные установочные дискеты, нажмите Назад Назад.

Чтобы создать Почтовый ящик Remote на переносном компьютере, установленном в стационарное устройство, подключенном к сети и к главной системе GroupWise, выберите На этом компьютере Дальше. или Чтобы скопировать файлы установки на дискету и установить Почтовый ящик Remote на компьютере, не имеющем сетевого соединения (например, на домашнем), выберите На другом компьютере Дальше. Подготовьте дискету. После создания дискеты перейдите к Шагу 6. или Если Вы выбираете На этом компьютере и GroupWise не установлен на переносном компьютере, установленном в стационарное устройство, Вы получите запрос на установку GroupWise. Чтобы использовать GroupWise вне офиса, нажмите Да для установки GroupWise на компьютер, с которым Вы путешествуете.

Введите путь к Почтовому ящику Remote нажмите Дальше.

Выберите сообщения, которые нужно скопировать в Почтовый ящик Remote нажмите Готово.

Если Вы устанавливаете Почтовый ящик Remote на другом компьютере, функция Работа вне офиса создает установочную дискету. Вставьте дискету в компьютер запустите SETUP.EXE. убедитесь, что на компьютере установлен GroupWise. После установки Почтового ящика Remote Вы можете отправлять/получать сообщения и информацию Адресной книги из Главного Почтового ящика.

Обновление Почтового ящика Remote

Если Вы запускаете GroupWise в офисе на компьютере, имеющем сетевое соединение или соединение TCP/IP, выберите Сервис Работа вне офиса введите пароль к Главному Почтовому ящику нажмите ОК. или Если Вы запускаете GroupWise вне офиса, выберите Сеанс Отправить/загрузить, чтобы загрузить сообщения из Главного Почтового ящика посредством модема или соединения TCP/IP.

Для загрузки сообщений убедитесь, что выбрано Сообщения выберите Дополнительно выберите доступные параметры на закладках Сообщения, Интервал дат, Ограничения размеров и Папки нажмите ОК.

Для загрузки правил выберите Правила.

Для загрузки адресов из Адресной Книги выберите Системная Адресная Книга Фильтр укажите, какие адреса нужно загрузить нажмите ОК.

Для загрузки персональных адресных книг выберите Личные Адр. Книги.

Для загрузки копий документов из Главного Почтового ящика установите флажок Документы выберите Документы выберите нужные документы установите для них пометку Используется нажмите ОК. Пометка Используется на документе предотвращает его изменение другими пользователями. Если Вы не собираетесь изменять документ, не устанавливайте пометку Используется. Закрывая документ с пометкой Используется, Вы получите предложение отправить этот документ а Главную Библиотеку и пометить его как Доступный. Если Вы закончили работу с документом, выберите Да. Можно также снять пометку Используется, щелкнув правой кнопкой мыши на документе а Почтовом ящике Изменить статус документа.

Нажмите Соединить.

3.7.3 Отправка и получение сообщений в Remote

Используйте Отправить/Загрузить для обмена сообщениями и информацией между Главным Почтовым ящиком и Почтовым ящиком Remote.

При соединении с главной системой GroupWise сообщения, отправленные из Почтового ящика Remote, доставляются получателям, Remote также отправляет в Главный Почтовый ящик запрос на загрузку сообщений. Главная система GroupWise обрабатывает этот запрос, а затем отправляет Ваши сообщения в Почтовый ящик Remote, выбирая их сообщения в соответствии с ограничениями, установленными в диалоговом окне Параметры загрузки. Кроме почты, Вы можете загружать мероприятия, задания, записки, правила, документы и адресные книги.

Отправка почты из Почтового ящика Remote

На панели инструментов нажмите

В текстовое поле Кому введите имена получателей.

Введите тему и текст сообщения нажмите Отправить. Remote помещает почту в список Отложенные запросы. При соединении с главной системой GroupWise отправляются все сообщения из списка Отложенные запросы.

Чтобы отправить письмо и другие отложенные запросы, выберите Сеанс Отправить/Загрузить.

Чтобы указать, откуда производится соединение, выберите Конфигурировать выпадающий список Соединить из местоположение.

Чтобы выбрать соединение с Главным Почтовым ящиком, раскройте выпадающий список Соединить с соединение при помощи модема, сети или TCP/IP с Главным Почтовым ящиком нажмите ОК.

Выберите Соединить.

Загрузка сообщений из Главного Почтового ящика

Если Вы находитесь вне офиса и работаете с GroupWise Remote, выберите Сеанс Отправить/Загрузить Дополнительно. или Если Вы находитесь в офисе и выполняете GroupWise в сети, выберите Сервис Работа вне офиса введите пароль к Главному Почтовому ящику нажмите ОК Дополнительно.

Чтобы указать, какие сообщения загружать, выберите соответствующие параметры на закладках Сообщения, Интервал дат, Ограничения размеров и Папки нажмите ОК.

Чтобы загрузить определенные сообщения выберите Фильтр укажите критерии загрузки нажмите ОК.

Чтобы указать, откуда выполняется соединение, выберите Конфигурировать выпадающий список Соединить из местоположение.

Чтобы выбрать соединение с Главным Почтовым ящиком, раскройте выпадающий список Соединить с выберите соединение при помощи модема, TCP/IP или сети с Главным Почтовым ящиком нажмите ОК.

Выберите Соединить.

Удаление сообщений в Почтовом ящике Remote

Используйте опции Удалить и Очистить Урну для удаления сообщений из Почтового ящика и освобождения дискового пространства. Если Вы отправили сообщение с устаревшей или ошибочной информацией или необходимо переназначить мероприятие, используйте опцию Удалить для возвращения устаревшего сообщения из Почтовых ящиков получателей. Письмо и телефонное сообщение можно вернуть из Почтовых ящиков получателей, которые их еще не открыли. Мероприятия, записки и задания можно вернуть в любое время.

При следующем соединении с главной системой GroupWise изменения в Главном Почтовом ящике и Почтовом ящике Remote синхронизируются.

Выберите в Почтовом ящике сообщение.

Выберите Правка Удалить.

Если Вы удаляете исходящее сообщение, выберите один из доступных параметров.

Чтобы освободить дисковое пространство, выберите Правка Очистить Урну. Все сообщения, удаленные из Почтового ящика Remote, будут удалены с диска.

Чтобы синхронизировать почтовые ящики, соединитесь с главной системой GroupWise.

3.7.4 Конфигурирование соединений Remote.

Чтобы получить доступ к Главному Почтовому ящику для отправки или загрузки информации, Вы должны соединиться с главной системой GroupWise при помощи соединения посредством модема, сетевого соединения или соединения TCP/IP. При настройке Почтового ящика Remote при помощи функции Работа вне офиса GroupWise создает соответствующие соединения на основании того, как Вы запускаете GroupWise в настоящий момент.

Например, если для соединения с почтовым отделением GroupWise Вы используете отображение устройств, GroupWise создает сетевое соединение и соединения посредством модема для всех асинхронных шлюзов, обнаруженных в главной системе GroupWise. Если Вы запускаете GroupWise в режиме клиент/сервер, GroupWise создает соединение TCP/IP. Вы можете создать новые соединения, а также изменить или удалить существующие. При создании нового соединения можно скопировать существующее, а затем изменить необходимые строки.



Соединение посредством модема

В большинстве случаев, находясь вне офиса, для соединения с главной системой GroupWise через шлюз Вы будете использовать модем.

Для соединения с Главным Почтовым ящиком модем использует информацию из диалогового окна Конфигурация Соединений.

Соединение посредством модема сходно с телефонным звонком. Вам необходим номер телефона главной системы GroupWise, который является частью информации Соединить с. Другая информация Соединить с - это ИД и пароль шлюза, с которым Вы соединяетесь.

Как и при телефонном звонке, при соединении из различных мест могут изменяться первые цифры. Например, если Вы находитесь в отеле, часто для выхода на внешние линии нужно набирать 9. Если Вы находитесь дома, этот префикс не нужен. Нужно будет определить информацию о наборе номера для каждого удаленного местоположения. Установив свойства удаленных мест, для выбора нужного места, из которого Вы звоните, используйте Соединить из в диалоговом окне Конфигурация соединения. Подробнее об установке свойств для каждого удаленного местоположения см. в документации по Windows.

Соединения TCP/IP

Соединения TCP/IP используют IP-адрес (Протокол Интернет) и порт для соединения с главной системой GroupWise.

Если, находясь вне офиса, Вы пользуетесь Интернет, можно не пользоваться телефоном, а использовать соединение TCP/IP.

Кроме этого, для доступа к главной системе GroupWise при помощи модема не нужно закрывать соединение с Интернет и разрывать телефонное соединение. Вы можете использовать то же соединение с Интернет для соединения с главной системой GroupWise. Если Вы соединены с Главным Почтовым ящиком в режиме клиент/сервер и используете функцию Работа вне офиса для установки Почтового ящика Remote, GroupWise определяет информацию IP и использует ее для создания соединения TCP/IP. Если Вам необходима информация IP, обратитесь к системному администратору.

Сетевые соединения

Находясь в офисе, Вы можете использовать GroupWise Remote и соединиться с главной системой GroupWise при помощи сети.

Сетевое соединение полезно для загрузки больших объемов информации, например, системной Адресной книги, поскольку оно передает информацию быстрее, чем соединение посредством модема, и экономит деньги на телефонные переговоры.

Создание соединений TCP/IP

Выберите Сервис Параметры дважды щелкните Remote.

Выберите Соединения Соединить с Новое.

Выберите TCP/IPОК.

Введите описательное имя соединения TCP/IP.

Введите IP-адрес и порт, которые Вам сообщил системный администратор. Вместо IP-адреса в поле IP-адрес можно ввести имя узла DNS. Спросите у системного администратора.

Выберите метод разъединения ОК Закрыть.

Подсказки

Для создания соединения TCP/IP можно также выбрать сеанс Отправить/Загрузить Конфигурировать.

Создание сетевого соединения

Выберите Сервис Параметры дважды щелкните Remote.

Выберите Соединения Соединить с Новое.

Выберите Сеть ОК.

Введите описательное имя сетевого соединения.

Введите путь к любому каталогу почтового отделения в главной системе GroupWise.

Выберите способ разъединения ОК Закрыть.

Создание соединения посредством модема

Выберите Сервис Параметры дважды щелкните Remote.

Выберите Соединения Соединить из Новое.

Убедитесь, что выбран Модем нажмите ОК.

В поле Имя соединения введите описание.

Введите номер телефона шлюза главной системы GroupWise.

Введите ИД для входа в шлюз.

Выберите Пароль введите пароль для доступа к шлюзу нажмите ОК еще раз введите пароль нажмите ОК.

Если для Вашего модема необходим сценарий, выберите Изменить.

Укажите необходимые команды При получении и Отвечать.

Чтобы сохранить сценарий, не изменяя имени файла, выберите Сохранить или Чтобы сохранить сценарий с новым именем, выберите Сохранить как.

Выберите способ разъединения.

Выберите Попытки укажите сколько раз перезванивать, если линия занята.

Выберите Интервал повтора укажите интервал между попытками соединения.

Нажмите ОК Закрыть.

Контрольные вопросы

Что такое GroupWise Remote?

Перечислите типы соединений с системой GroupWise для доступа к Главному Почтовому ящику с удаленного компьютера.

Назовите функции GroupWise недоступные в Почтовом ящике Remote?

Как убедиться, что Вы используете Почтовый ящик Remote?

Как произвести обновление Почтового ящика Remote?

Как создать соединение TCP/IP, сетевое соединение и соединение посредством модема?



3.8 Создание документов и работа с ними

3.8.1 Управление документами в GroupWise

Библиотека GroupWise позволяет Вам управлять всеми документами - отчетами или файлами программ - из Почтового ящика.

В GroupWise документы отображаются в виде сообщений в Почтовом ящике и папках вместе с другими письмами, заданиями, мероприятиями и т.д.

Вы можете выбрать ссылку на документ для создания, удаления, изъятия, возвращения или копирования соответствующего документа.

Кроме того, Библиотека GroupWise упрощает поддержку нескольких версий документов, определение прав доступа к документу и совместное использование документов.

Хранение документов в библиотеках

В GroupWise все документы хранятся в библиотеке. GroupWise назначает каждому документу уникальный номер. Этот номер идентифицирует документ и упрощает его поиск. Вы можете искать документы в библиотеке GroupWise по номерам, подобно тому, как Вы ищете книги в библиотеке по номеру каталога.

Документы в каждой библиотеке сжаты и зашифрованы. Это экономит дисковое пространство и поддерживает безопасность документов, поскольку содержимое документа можно просмотреть только из GroupWise.

Чтобы получить доступ к документу в библиотеке, Вы должны получить права на эту библиотеку. Доступ пользователей к библиотекам определяет системный администратор.

Если Вы импортировали или создали документ в Библиотеке GroupWise, доступ к этому документу Вы можете получить только из GroupWise. Это поддерживает безопасность документов. Если Вам необходимо использовать документы совместно с пользователем, у которого нет доступа к GroupWise, можно выбрать Файл Сохранить как, чтобы сохранить этот документ во внешнем файле, вне Библиотеки GroupWise. В этот файл не будут вноситься изменения документа в GroupWise, и права доступа, назначенные в GroupWise, к нему не применяются.

Понятия ссылок на документы

Документы, которые отображаются в Почтовом ящике (и в других папках) называются ссылками на документы. Они являются ссылками на собственно документ в библиотеке.

Ссылки на документ создаются, если Вы создаете новый документ, импортируете документ, копируете, выбираете документ из результатов Поиска или выбираете Файл Создать Ссылку на документ.

Вы можете выбрать ссылку, чтобы изъять, вернуть, открыть, просмотреть, скопировать или удалить соответствующий документ. Несколько, ссылок могут указывать на один и тот же документ. Например, каждый сотрудник компании может создать ссылку на руководство сотрудника.

Совместное использование ссылок на документы

Если Вы являетесь автором документа или имеете права на установку совместного использования этого документа, Вы можете поместить ссылку на документ в разделяемую папку и сделать ее доступной всем пользователям, имеющим доступ к этой папке. Кроме этого, Вы можете пересылать ссылку на документ и прикреплять ее к письмам.

Ссылки на документы Remote

Если Вы используете Remote, обновление Почтового ящика Remote дает Вам все ссылки на документы, если Вы не выбрали другого. Ссылки на документы могут использоваться для загрузки копий документов в Почтовый ящик Remote.

Указание свойств документа

С каждым документом в GroupWise должен быть связан набор атрибутов, таких как имя автора, дата создания и тип документа. Эти атрибуты называются Свойствами документа. Информация свойств документа используется для поиска и упорядочения документов.

Для просмотра информации о версии для определенной версии документа, просмотра журнала действий над документом и управления совместным использованием документа используйте закладку Документ в Свойствах.

Вы можете определить, какие поля должны отображаться на закладку Документ в Свойствах, и настроить их размер и порядок при помощи параметров диалогового окна Свойства установки библиотеки. Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите Сервис Параметры дважды щелкните Документы выберите Свойства.

3.8.2 Создание документов

Создавая документ в GroupWise, Вы добавляете его в Библиотеку. Добавлять документы в Библиотеку можно также путем импортирования, копирования или возвращения существующего документа.

Если Вы создаете новый документ с использованием Файл Создать Документ, GroupWise предлагает Вам выбрать шаблон документа. Вы можете использовать шаблон приложения, шаблон GroupWise или файл на диске в качестве основы нового документа.

Шаблоны приложений

Вы можете выбрать приложение для создания документа на основе файла шаблона этого приложения. В списке Приложения содержатся все приложения зарегистрированные в файле реестра Windows как имеющие шаблоны.

Шаблоны GroupWise

Вы можете выбрать шаблоны GroupWise в качестве основы нового документа. Вы можете хранить документы (например, напоминания или отчеты о расходах) в GroupWise и назначить им тип документа шаблон. Все документы в Библиотеке, имеющие тип документа шаблон (на которые Вы имеете права), отображаются в списке Шаблоны библиотеки.

Файлы как шаблоны

Файлы-шаблоны - это документы, не находящиеся в Библиотеке. Вы можете выбрать любой файл в системе и использовать его как основу для нового документа.

Создание документа с использованием шаблона GroupWise

Выберите Файл Создать Документ.

Выберите Выбрать шаблон GroupWise в списке выберите шаблон.

Чтобы выбрать шаблон из другой библиотеке, выберите эту библиотеку в выпадающем списке.

Нажмите ОК.

Выберите тему документа.

Нажмите ОК.

Дважды щелкните ссылку на документ в текущей папке, чтобы открыть новый документ.

Создание документа с использованием файла в качестве шаблона

Выберите Файл Создать Документ.

Выберите Выбрать файл.

Введите имя файла, который Вы хотите использовать в качестве шаблона для нового документа.

Нажмите ОК.

Введите тему.

Нажмите ОК.

Создание документы с использованием шаблона приложения

Выберите Файл Создать Документ.

Выберите Выбрать приложение в списке Приложения выберите приложение, которое Вы хотите использовать как шаблон нажмите ОК.

Введите тему документа.

Нажмите ОК.

Пометка документа в GroupWise как шаблона документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства.

В поле Тип документа введите “template” нажмите ОК.

3.8.3 Импортирование документов в Библиотеку GroupWise

Вы можете импортировать документы, созданные вне GroupWise, в Библиотеку GroupWise. По умолчанию GroupWise выполняет Быстрое импортирование и копирует указанные документы в библиотеку по умолчанию. Если Вы хотите управлять процессом импортирования документов, снимите флажок Быстрое импортирование. Это позволит Вам выполнить выборочное импортирование.

При выполнении выборочного импортирования Вы можете указать следующую информацию:

Хотите Вы скопировать или переместить документы в библиотеку;

Имя файла и местоположение файла протокола для статусных сообщений и ошибок импортирования;

Библиотеку, в которой Вы хотите хранить документы;

Хотите ли Вы создать ссылки на документы в папке. Если Вы создаете ссылки на документы, можно указать, в какой папке их хранить.

Хотите ли Вы указать свойства каждого документа отдельно или GroupWise должен создать свойства документа с использованием значений по умолчанию.

Хотите ли Вы использовать текущее имя файла как часть темы документа.

Импортирование документов с помощью Быстрого импортирования

Выберите Файл Импортировать документы.

Выберите Добавить выберите файлы, которые Вы хотите импортировать нажмите ОК.

Нажмите Далее.

Если Вы хотите, чтобы GroupWise создал ссылки на каждый документ, выберите Отобразить документы в папке выберите папку, в которой Вы хотите их сохранить. или Если Вы не хотите создавать ссылки на документы, выберите Импортировать, не отображая в папке.

Нажмите Готово, чтобы начать импортирование. GroupWise копирует документы в указанную библиотеку и создает ссылки на каждый документ в папке Картотека.

Импортирование документов с использованием выборочного импортирования

Выберите Файл Импортировать документы.

Выберите Добавить выберите файлы, которые Вы хотите импортировать нажмите ОК.

Убедитесь, что Быстрое импортирование не выбрано.

Нажмите Далее.

Выберите Копировать файлы в GroupWise, чтобы поместить копии файлов в библиотеку и оставить оригиналы в их исходном местоположении. или Выберите Переносить файлы в GroupWise, чтобы переместить файлы в библиотеку и удалить исходные файлы.

Чтобы сохранить ошибки импортирования в файле протокола, выберите Сохранить статусные сообщения и сообщения об ошибках в файле протокола укажите имя файла.

Нажмите Далее.

Выберите библиотеку, в которой Вы хотите хранить документы.

Нажмите Далее.

Если Вы хотите, чтобы GroupWise создал ссылки на документы для каждого документа, выберите Отобразить документы в папке выберите папку, в которой Вы хотите их сохранить. или Если Вы не хотите создавать ссылки на документы, выберите Импортировать, не отображая в папке.

Нажмите Далее.

Чтобы указать свойства каждого импортирования документа, выберите Запрос для задания свойств каждого документа. или Чтобы GroupWise указал свойства на основе значений по умолчанию, указанных в Параметрах документа, выберите Установить свойства, используя значения по умолчанию.

Если Вы хотите указать другие значения только для этого сеанса импорта, выберите Изменить значения по умолчанию укажите значения нажмите ОК.

Нажмите Далее.

Нажмите Готово, чтобы начать импортирование.

3.8.4 Интеграция GroupWise с приложениями

Если Вы используете интегрированное приложение, например, WordPerfect 7, Word 7, Excel или Word Pro, можно интегрировать функции этого приложения Открыть и Сохранить с GroupWise. Если приложение интегрированное, Вы можете получить доступ к документам в Почтовом ящике и папках, выбрав Открыть в этом приложении. Кроме того, Вы можете сохранять изменения, внесенные в документ, в качестве новой версии с помощью функции этого приложения Сохранить как.

GroupWise может интегрироваться с приложениями одним из двух способов: при помощи компоненты ODMA, предоставленного приложением, или при помощи макроса для интеграции точка-точка, поставляемого с GroupWise [7].

Интеграция приложений при установке

Если программа Установки обнаружит, что у Вас имеется WordPerfect 7, Word 7 или Excel, она предложит Вам указать, хотите ли Вы интегрировать GroupWise с этим приложением. По умолчанию программа Установки интегрирует Word Pro. Если Вы интегрируете приложения, а затем хотите отключить интеграцию, отключить ее можно в Свойствах установки документа.



Использование не интегрированных приложений

Если Вы используете не интегрированные приложения (все приложения Windows 3.1, MS DOS и многие приложения Windows 95), нельзя интегрировать GroupWise с ними.

Отключение интеграции GroupWise

Выберите Сервис Параметры дважды щелкните Документы.

Выберите Разрешить интеграцию с другими приложениями.

3.8.5 Хранение нескольких версий документа

В GroupWise можно хранить несколько версий документа. каждая ссылка на документ в Почтовом ящике указывает на отдельную версию документа. вы можете просмотреть информацию о версии документа на закладке Версии в Свойствах. Вы можете управлять (открывать, изымать, возвращать и т.д.) версии документа в диалоговом окне Список версий. В GroupWise имеются три категории версий документа.

Текущая версия

Последняя версия документа.

Официальная версия

Версия, которую Вы назначаете официальной. Назначая официальную версию, Вы можете дать пользователям права доступа к официальной версии, отличные от прав на другие версии документа. например, Вы можете дать всем пользователям права на просмотр официальной версии руководства сотрудника, но только себе дать права на просмотр и изменение всех других его версий. Если Вы не указываете официальную версию документа, официальной считается текущая версия. В Списке сообщений ссылка на официальную версию документа обозначается звездочкой.

Версия с определенным номером

Версия документа, на которую ссылаются по номеру. В Списке сообщений рядом с такой ссылкой отображается знак нумерации (#). Вы можете дать различные права доступа к каждой версии документа. например, Вы можете дать всем пользователям в системе права просмотра на официальную версию и дать отдельным пользователям права просмотра на текущую версию.

Создание новой версии документа

В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, новую версию которого Вы хотите создать.

Выберите Файл Создать Версию документа.

Введите описание этой версии документа нажмите ОК.

Подсказки

Выбранная версия и ее свойства копируются в новую версию

Просмотр информации о версии

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства Версия.

Указание официальной версии

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действие Список версий.

Выберите версию, которую Вы хотите назначить официальной.

Выберите Действия Отметить официальную версию.

3.8.6 Совместное использование документов

Создавая или импортируя документ в GroupWise, Вы можете указать, хотите ли Вы использовать этот документ совместно с другими пользователями. Если Вы используете документ совместно, можно указать, с какими пользователями или группами Вы хотите использовать этот документ и какие права имеет каждый пользователь.

При создании нового документа, GroupWise вставляет в Список совместного использования <Основной пользователь> и <Создатель>. По умолчанию общие пользователи (все пользователи, имеющие доступ к Библиотеке) не имеют никаких прав на документ, а автор и создатель имеет на него полные права. Вы можете использовать раздел <Основной пользователь> для назначения одних и тех же прав всем пользователям, имеющим доступ к Библиотеке, а раздел <Создатель> для ограничения прав создателя.

Указание пользователей, которые могут совместно использовать документы

Для назначения прав совместного использования документа Вы можете использовать параметры на закладке Разделение в Свойствах. Можно использовать один из следующих способов назначения прав совместного использования:

Можно выбрать Нет разделения, чтобы предотвратить просмотр, изменение или удаление документа другими пользователями;

Можно выбрать Разделен с, чтобы выбрать определенных пользователей и группы и указать права совместного использования для каждого пользователя или группы;

Если пользователь пытается получить доступ к документу, GroupWise проверяет его права. Если пользователь не имеет прав на документ, GroupWise проверит, не наследует ли этот пользователь прав группы. Если пользователь не имеет прав на этот документ и как член группы, GroupWise проверит <Основные права доступа>.

Можно выбрать Разделен с, а затем выбрать Защита на уровне версии, чтобы дать пользователям разные права на разные версии документа.

Указание прав пользователей на документы

Вы можете дать пользователям права на просмотр, изменение, удаление или совместное использование документа если Вы даете пользователям права на совместное использование документа, они могут поместить документ в разделяемую папку, переслать ссылку на этот документ или прикрепить ссылку на него к письму. Вы также можете дать пользователям права на модификацию установок безопасности документа. чтобы иметь права на модификацию, пользователь должен также иметь права на изменение. Указанные права применяются ко всем версиям документа. если Вы хотите указать разные права для каждой из версий, нажмите кнопку Защита на уровне версии.

Если Вы даете пользователям права на изменение или удаление, GroupWise автоматически дает права на просмотр документа. если пользователи не имеют прав на просмотр, они не смогут увидеть этот документ в результатах Поиска.

Назначение пользователю прав на все версии документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства.

Выберите закладку Разделение.

Выберите Разделен с.

В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права выберите Добавить пользователя.

Установите флажки для прав, которые Вы даете выбранному пользователю.

Нажмите ОК.

Назначение пользователю прав на определенную версию документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства.

Выберите закладку Разделение.

Выберите Разделен с.

В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права выберите Добавить пользователя.

Выберите Защита на уровне версии.

Установите флажки для всех прав, которые пользователь должен иметь на этот тип версии нажмите ОК.

Назначение пользователям прав на изменение установок совместного использования документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства.

Выберите закладку Разделение.

Выберите Разделен с.

В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права выберите Добавить пользователя.

Выберите Изменение защиты.

Предотвращение доступа других пользователей к Вашему документу

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства.

Выберите закладку Разделение.

Выберите Нет разделения.

Просмотр, кто открыл документ

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства Протокол действий.

Если документ помещается в разделяемую папку или пересылается другому пользователю, сюда добавляется запись.

3.8.7 Просмотр протокола действий над документами

Вы можете использовать Протокол действий для проверки, был ли документ открыт, просмотрен, изъят и т.д. Кроме того, Вы можете проверить, кто просматривал и использовал документ. В Протоколе действий отображается дата и время, когда было выполнено действие, имя пользователя, который выполнил это действие, тип действия (открытие, изъятие, удаление, совместное использование и т.д.) и версия документа, на которую распространялось действие.

Вы можете отобразить действия, связанные с выбранной версией документа или со всеми версиями документа. Последние действия над документом отображаются в начале списка.

Просмотр действий над документом

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Свойства

Выберите закладку Протокол действий.

В списке будут выведены действия, выполненные над этой версией (изъятие, возврат и т.д.).

3.8.8 Изъятие документов

Используйте Изъять, если Вы хотите заблокировать документы, с которыми работаете, на продолжительный период времени. Например, можно использовать Изъять для блокировки документов, с которыми Вы хотите поработать дома или вне офиса.

Если документ изъят, он блокируется в библиотеке, и другие пользователи не могут изменять его; однако они могут просматривать его, если имеют права просмотра. GroupWise копирует этот документ в указанное Вами местоположение изъятия. Документ остается заблокированным, пока Вы не вернете его.

ВАЖНО: Не нужно использовать Изъять для блокировки файла при каждом изменении. Если Вы открываете документ, GroupWise устанавливает на него пометку Используется, и другие пользователи не могут изменять его, пока Вы его не закроете.

Вы можете изъять один или несколько документов в Основном окне и указать для изъятого документа другое имя файла.

Изъятие документа

В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, который Вы хотите изъять.

Выберите Действия Изъять.

В поле Имя изымаемого файла введите имя файла для документа.

В поле Местоположение изымаемого введите путь, по которому Вы хотите сохранить изъятый документ.

Выберите Изъять.

Просмотр всех изъятых документов

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Вернуть.

Выберите Показать все изъятые документы в выбранной библиотеке.

Обновление изъятого документа без возвращения

GroupWise может внести в документ в библиотеке изменения, сделанные Вами в изъятом документе, не возвращая сам документ. Используйте Обновить без возвращения, если Вы все еще изменяете документ, но хотите чтобы другие пользователи могли просмотреть сделанные изменения.

В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, который Вы хотите обновить в библиотеке.

Выберите Действия Вернуть.

Раскройте выпадающий список Метод возврата выберите Обновить без возвращения.

Выберите Вернуть.

3.8.9 Возвращение документов

Используйте Вернуть для возврата изъятых документов. Когда Вы возвращаете документ, он становится доступен в библиотеке, и другие пользователи могут изменять его.

Вы можете вернуть отдельный документ или несколько документов. Возвращаемые документы, могут находится в любом месте.

Если один или несколько изъятых документов выбраны, когда Вы выбираете Вернуть, GroupWise отображает выбранные документы в списке Возвращаемые документы. Если не выбрано ни одного изъятого документа, GroupWise выводит предупреждение, а затем отображает в списке все изъятые документы.

Имеется четыре способа возвращения: Вернуть и переместить документ (Перемещает документ в библиотеку и удаляет его оттуда, куда он был изъят).

Вернуть и скопировать документ (Копирует документ в библиотеку и оставляет копию там, куда был изъят).

Только вернуть (Возвращает документ, но не вносит в документ в библиотеке изменения, внесенные в изъятую версию).

Обновить без возвращения (Вносит в документ в библиотеке сделанные Вами изменения, но не разблокирует документ).

Возвращая документ, Вы можете указать версию, в качестве которой Вы хотите вернуть документ. Возможны три версии:

Новая версия (Создает новую версию документа).

Новый документ (Создает документ и позволяет Вам указать свойства нового документа).

Изъятая версия (Обновляет версию возвращаемого документа).

Возвращение документа и сохранение копии

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Вернуть.

Раскройте выпадающий список Метод возврата выберите Вернуть и скопировать документ.

Раскройте выпадающий список Вернуть как выберите версию.

В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

Выберите Вернуть.

Возвращение неизмененного документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Вернуть.

Раскройте выпадающий список Метод возврата.

Выберите Только вернуть.

Выберите Вернуть.

Возвращение документа и удаление его оттуда, куда он был изъят

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Вернуть.

Раскройте выпадающий список Метод возврата выберите Вернуть и переместить документ.

Раскройте выпадающий список Вернуть как выберите версию.

В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

Выберите Вернуть.

Возвращение документа и назначение его новой версией

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Вернуть.

Раскройте выпадающий список Метод возврата выберите способ возврата.

Раскройте выпадающий список Вернуть как выберите Новая версия.

В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

Выберите Вернуть.

3.8.10 Удаление документов

Удаляя документ в GroupWise, Вы можете указать, хотите ли Вы удалить ссылку на документ в своем Почтовом ящике или папке; однако чтобы удалить выбранную версию или все версии документа, Вы должны иметь права на удаление.

Если Вы удаляете ссылку на документ, ссылка удаляется из Вашего Почтового ящика или папки, но документ остается в библиотеке. Если Вы удаляете версию документа, выбранная версия документа удаляется из библиотеки, а соответствующая ссылка удаляется из папки. Если Вы удаляете все версии документа, все версии документа удаляются из библиотеки, и ссылка удаляется из папки.

Удаление документа из Почтового ящика

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Правка Удалить.

Выберите Удалить документ из папки ОК.

Удаление определенной версии документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Список версий.

Выберите версию, которую Вы хотите удалить.

Выберите Правка Удалить.

Удаление всех версий документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Правка Удалить.

Выберите Удалить все версии из библиотеки нажмите ОК.

3.8.11 Копирование документов

Вы можете копировать документы и их свойства для создания подобных документов. Копирование документа создает новый документ в библиотеке.

Копирование документа

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Копировать документ.

Выберите способ создания листа свойств документа.

Нажмите ОК

Копирование документа в другую библиотеку

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Действия Копировать документ.

Выберите библиотеку, в которую Вы хотите скопировать документ, в выпадающем списке Выберите библиотеку для копирования.

Выберите способ создания свойств документа нажмите ОК.



3.8.12 Сохранение документов

Используйте Сохранить как для сохранения документов вне Библиотеки GroupWise. Сохранить как позволяет Вам создать копию документа вне Библиотеки; однако если Вы используете Сохранить как, все изменения, внесенные в сохраненный документ, не отразятся в Библиотеке.

Сохранение документов вне библиотеки GroupWise

Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

Выберите Файл Сохранить как.

В поле Сохранить файл как укажите путь, по которому этот документ должен быть сохранен нажмите ОК.

Выберите Сохранить.

3.8.13 Открытие документов

Если Вы дважды щелкните ссылку на документ в Почтовом ящике или папке, GroupWise откроет документ в связанном с ним приложении. Затем Вы можете изменять его. Если Вы не имеете прав на изменение документа, Вы не сможете его открыть; однако Вы можете просмотреть документ в программе быстрого просмотра.

Открытие документа в GroupWise Remote

Если Вы используете GroupWise Remote, устанавливать на версию документа пометку Используется при загрузке из Главного Почтового ящика нужно вручную. Когда Вы закрываете документ, Remote предлагает Вам сбросить статус Используется.

Открытие документов в не интегрированных приложениях

Если Вы используете не интегрированные приложения (все приложения Windows 3.1, MS DOS и многие приложения Windows 95), GroupWise контролирует документ, но не приложение, и перемещает документ обратно в библиотеку, когда закрывается приложение.

Открытие документов в интегрированных приложениях

Если Вы используете интегрированные приложения (например, WordPerfect 7, или Word 7), GroupWise может интегрировать функции управления документами с функциями приложения Открыть и Сохранить как.

Если Вы выбираете Открыть в приложении, в диалоге отображаются все доступные ссылки на документы в почтовом ящике и папках. Вы можете выбрать ссылку на документ, чтобы открыть этот документ, или нажмите кнопку Выбрать документ с использованием диалога приложения, чтобы использовать стандартное диалоговое окно Открыть приложения.

Открытие документов

Дважды щелкните ссылку на документ в Почтовом ящике.

Контрольные вопросы

Что такое Библиотека GroupWise и для чего она нужна?

Что такое ссылка на документ?

Как создать документ с использованием разных шаблонов?

Как импортировать документ в Библиотеку GroupWise?

Что дает интеграция GroupWise с приложениями?

В каких версиях можно сохранять документы в GroupWise? И что это дает пользователям?

Как сделать, чтобы документ можно было использовать совместно с другими пользователями?

Как изъять документ из Библиотеки GroupWise?

Как вернуть документ в Библиотеку GroupWise?

Задания

Выполнить лабораторную работу №4 Создание документов и работа с ними



3.9 Настройка GroupWise

3.9.1 Установка параметров GroupWise

Используйте Параметры для настройки GroupWise путем установки параметров, вступающих в силу при каждом запуске GroupWise. Вы можете установить параметры, которые делают работу более эффективной, изменяют внешний вид GroupWise и выполняют определенные задачи.

Например, Вы можете использовать Параметры окружения для изменения языка интерфейса GroupWise или Параметры отправки для указания того, что Вам нужно уведомление о доставке для каждого отправляемого сообщения. Вы также можете использовать Параметры для включения программы уведомления Notify, указания папки архива, изменения уровня секретности отправляемых сообщений и т.д.

Задержка доставки сообщения

Чтобы отложить доставку одного сообщения, откройте бланк сообщения выберите Файл Свойства закладку Дополнительные параметры отправки. или Чтобы отложить доставку всех отправляемых сообщений, выберите Сервис Параметры дважды щелкните Отправка выберите закладку Дополнительно.

Установите флажок Доставить сообщение через.

В поле Доставить сообщение через укажите, через сколько дней сообщение должно быть доставлено.

Нажмите ОК.

Получение уведомлений о доставке для отправляемых сообщений

Чтобы получить уведомление о доставке для одного сообщения, откройте бланк сообщения выберите Файл Свойства. или Чтобы всегда получать уведомления о доставке отправляемых сообщений, выберите Сервис Параметры дважды щелкните Отправка выберите закладку нужного типа сообщения.

В поле Вернуть уведомление укажите тип нужного Вам уведомления о доставке.

Нажмите ОК.

Запрос ответа на отправленное письмо или телефонное сообщение

Чтобы запросить ответ на одно сообщение, откройте бланк сообщения выберите Файл Свойства. или Чтобы запросить ответ на все отправляемые сообщения, выберите Сервис Параметры дважды щелкните Отправка выберите закладку Письмо/Телефонограмма.

В поле Запросить ответ укажите, когда Вы хотите получить ответ.

Нажмите ОК.

Изменение языка интерфейса GroupWise

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Настройки выберите закладку Общие настройки.

Во всплывающем списке Язык интерфейса выберите язык.

Изменение бланков по умолчанию

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Настройки выберите закладку Бланки.

Выберите тип сообщения.

Если тип сообщения - задания, мероприятие или записка, выберите Персональное или Групповое.

В списке Бланки выберите бланк, который Вы хотите использовать по умолчанию.

Выберите Сделать основным.

Повторите Шаги 3-6, пока не выберите бланки по умолчанию для каждого типа сообщения.

Нажмите ОК.

Указание, за сколько до события должен прозвучать сигнал

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Дата и Время выберите закладку Календарь.

Выберите Сигнал, если принято.

Укажите, за сколько часов и минут до события должен прозвучать сигнал.

Нажмите ОК.

3.9.2 Назначение паролей Почтовому ящику

Вы можете назначить Почтовому ящику пароль, чтобы предотвратить доступ других пользователей к своим сообщениям GroupWise. Пароли учитываю регистр. Назначив пароль, Вы будете получать запрос каждый раз, открывая GroupWise. Если Вы решите больше не пользоваться паролем, его можно удалить. Если Вы хотите, чтобы Ваш пароль запоминался в Windows при следующей регистрации под Вашим именем на этой машине, выберите Запомнить пароль. Если Вы забыли свой пароль, то не сможете получить доступ к своим сообщениям.

Установка пароля для Почтового ящика не влияет на доступ к Вашему Почтовому ящику доверенных лиц. Доступ доверенных лиц к Вашему Почтовому ящику определяется правами, которые Вы дали в Списке доступа.

Создание пароля для Почтового ящика

В Основном окне выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Защита выберите закладку Пароль.

В поле Новый пароль введите пароль.

В поел Подтверждение нового пароля введите пароль нажмите ОК Закрыть.

3.9.3 Настройка панели инструментов

Используйте панель инструментов для доступа ко многим функциям и параметрам GroupWise. При использовании определенных возможностей (например, в Календаре), появляется соответствующая панель инструментов.

Чтобы получить информацию о кнопке панели инструментов, поместите курсор мыши на эту кнопку и прочтите подсказку.

Каждую панель инструментов можно настроить, добавляя и удаляя кнопки, выбирая порядок кнопок и помещая между ними разделители.

Если панели инструментов нет на экране, выберите Вид Панель инструментов.

Щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов выберите Свойства.

Выберите закладку Настройка.

Чтобы добавить кнопку, в списке Категории выберите категорию в поле Кнопки выберите кнопку выберите Добавить кнопку.

Чтобы удалить кнопку, отбуксируйте ее за пределы панели инструментов.

Чтобы изменить порядок кнопок на панели инструментов, отбуксируйте кнопку на новое место.

Чтобы добавить или удалить пустое пространство между кнопками, отбуксируйте одну кнопку от другой или наоборот.

Нажмите ОК.

3.9.4 Настройка установок библиотеки

GroupWise позволяет Вам настроить установки библиотек, в которых Вы храните и создаете документы. Вы можете указать библиотеку по умолчанию, расположение свойств документа по умолчанию и значения по умолчанию для свойств документа. Вы также можете указать, хотите ли Вы использовать краткую или длинную форму списка свойств. Указанные Вами установки библиотеки и свойств применяются только к Вашим библиотекам. Вы не можете изменять установки других пользователей.

Установка библиотеки по умолчанию

Вы можете изменить библиотеку по умолчанию. Если Вы создаете, импортируете или копируете документ в GroupWise, он сохраняется в библиотеке по умолчанию, если Вы не указали другую. Кроме того, функция Найти выполняет поиск документов прежде всего в библиотеке по умолчанию.

Выберите Сервис Параметры дважды щелкните Документы.

Выберите библиотеку, которую Вы хотите использовать по умолчанию.