Разработка лабораторных работ по приложению NetWare "GroupWise"

В поле Место введите описание места.

Укажите дату начала, время начала и продолжительность.

Введите тему и текст сообщения.

Нажмите Отправить.

Переназначение мероприятий

На панели инструментов нажмите если в Почтовом ящике не отображаются исходящие сообщения.

Выберите мероприятие, которое Вы хотите переназначить.

Выберите Действия Отправить повторно.

Внесите изменения нажмите Отправить.

Нажмите Да, чтобы вернуть исходное сообщение.

Подсказки

Вы можете переназначить мероприятие, если Вы являетесь отправителем исходного мероприятия или имеете права доверенного лица на Почтовый ящик человека, назначившего это мероприятие.

Чтобы перенести мероприятие на другое время того же дня, откройте Календарь и отбуксируйте мероприятие на новое время.

Отмена мероприятия

На панели инструментов нажмите если в Почтовом ящике не отображаются исходящие сообщения.

Выберите мероприятие, которое Вы хотите отменить.

Выберите Правка Удалить.

Выберите Все почтовые ящики ОК.

Назначение персонального мероприятия

На панели инструментов нажмите стрелку справа от выберите Персональное мероприятие.

Введите тему, место (необязательно) и текст сообщения (необязательно).

Укажите дату начала, время начала и продолжительность.

Нажмите ОК.

Планирование персонального мероприятия в Календаре

Рисунок 3.3 Календарь

Выберите Окно Календарь.

Выберите нужную дату дважды щелкните время в окне Мероприятие.

Введите тему, место (необязательно) и текст сообщения (необязательно).

Укажите продолжительность нажмите ОК.

Подсказки

В бланке персонального мероприятия нет полей Кому, СС или ВС. Персональное мероприятие автоматически заносится в Ваш календарь. Если Вы измените параметры Даты и Времени так, что список мероприятия не будет отображаться в режиме контура, при открытии мероприятия в него нужно будет добавить время.

Чтобы отобразить бланк персонального мероприятия при планировании мероприятий из меню Файл, используйте Параметры окружения.

Проверка свободного времени

Используйте Поиск Свободного, чтобы найти время, когда все люди и ресурсы, которым Вы хотите назначить встречу, не заняты. Вы также можете использовать Поиск Свободного в GroupWise Remote.

В поле Кому создаваемого мероприятия укажите имена пользователей и ИД ресурсов. Если Вы не знаете ИД ресурсов, нажмите Адрес.

Укажите первый возможный день для встречи в поле Дата начала.

Укажите продолжительность встречи.

Нажмите Занято?

Пустое пространство рядом с именем пользователя или ресурса на закладке Индивидуальные расписания указывает, что этот пользователь или ресурс в это время свободен. Пустое пространство рядом со временем на закладке Доступное время означает, что это время не занято ни у кого из пользователей.

Нажмите Авто-Выбор, чтобы назначить встречу на ближайшее свободное время или нажимайте Авто-Выбор, пока не появится нужное время нажмите ОК, чтобы поместить пользователей, ресурсы и выбранное время и продолжительность в планируемое мероприятие. или Выберите закладку Время по дням, чтобы просмотреть возможное для встречи время щелкните нужное время нажмите ОК, чтобы перенести пользователей, ресурсы и выбранное время и продолжительность в планируемое мероприятие.

Закончите и отправьте мероприятие.

Принятие или отклонение назначенных сообщений

Когда Вы получаете мероприятие, задание или записку, Вы можете принять или не принять ее. В GroupWise Вы можете известить отправителя о том, что Вы приняли или отклонили сообщение, и добавить комментарии. Вы также можете делегировать сообщение другому пользователю. Отправитель может узнать ваше решение, проверив статус сообщения.

Дважды щелкните сообщение в Почтовом ящике, чтобы открыть его.

Выберите Принять или Отказаться.

Введите комментарий (необязательно) нажмите ОК.

Если сообщение является сообщением с Автодатировкой, после принятия или отклонения Вы получите запрос. Выберите Данный экземпляр, чтобы принять или отклонить только это сообщение. Выберите Все экземпляры, чтобы принять или отклонить все экземпляры сообщения с автодатировкой.

3.3.2 Планирование повторяющихся мероприятий

Используйте Автодатировку для планирования повторяющихся мероприятий, заданий и записок. Например, если Вы ответственны за проведение встречи отдела каждые две недели, можно создать одно мероприятие с автодатировкой, которое назначит встречи на целый год. Вы также можете зарезервировать комнату и проектор для этого мероприятия.

События с Автодатировкой могут происходить в один день недели (например, каждый понедельник), в один день (дни) месяца (например, 15-го и в последний день) или в другой определенный ряд дат. Автодатировку можно также использовать для планирования нерегулярных или нечастых событий, например, праздников.

Если Вы отправляете сообщение с автодатировкой, GroupWise копирует это сообщение и помещает в каждую копию по одной дате. Например, если Вы определили пять дат для события, GroupWise создает пять копий сообщения и назначает по одной копии для каждой даты. Если Вы отправляете это сообщение другим пользователям, у Вас будет пять исходящих сообщений для пяти экземпляров события. Если Вы получаете это событие, у Вас в Почтовом ящике будет пять копий входящего сообщения, по одной для каждой даты.

Сообщение с автодатировкой можно создать тремя способами. По образцу можно назначить события на один и тот же день недели, месяца или периодически. По дате можно выбрать определенные дни в календаре. По формуле Вы можете ввести информацию о назначении в текстовом формате.

Планирование сообщений с автодатировкой по образцу

В планируемом мероприятии, задании или записке выберите Действия Автодатировка.

Выберите закладку По образцу.

В поле Диапазон укажите даты начала и окончания. или Чтобы задать определенное число экземпляров вместо диапазона, укажите дату начала выпадающее меню Конец Вхождения укажите число вхождений.

Раскройте выпадающий список Дни недели выберите параметр.

Выберите месяцы. Чтобы назначить событие на все месяцы, дважды щелкните на любой месяц.

Если Вы выбрали Дни месяца, раскройте выпадающий список В выберите параметр выберите пронумерованные дни (например, 1 и 15). или Если Вы выбрали Дни недели, выберите порядковый номер рядом с нужным днем недели (например, 2-й Вт). или Если Вы выбрали Периодически, укажите продолжительность периода (например, каждые 15 дней).

Нажмите ОК.

Планирование событий с автодатировкой по датам

В планируемом сообщении выберите Действия Автодатировка.

Выберите закладку По датам.

Выберите дни нажмите ОК.

Планирование событий с автодатировкой по формуле

В планируемом мероприятии, задании или записке выберите Действия Автодатировка.

Выберите закладку По формуле.

В поле Диапазон укажите даты начала и окончания. или Чтобы задать вместо диапазона определенное число экземпляров, укажите дату начала раскройте выпадающее меню Конец Вхождения укажите число вхождений.

Введите текст формулы нажмите ОК.

Использование функций и операторов формул автодатировки

Для создания формулы автодатировки Вы можете использовать функции и операторы. Помните, что те же автодатировки можно быстро и легко создать при помощи закладки По образцу. Закладка По формуле предлагается только для людей, которые предпочитают создавать автодатировки по формулам.

Операторы формул автодатироки

Оператор - это символ или слово, которое Вы вставляете в формулу для выполнения определенной операции. Каждому оператору назначен приоритет, означающий, что при вычислении формулы одни операторы выполняются раньше других.

В таблице 3.2 описаны операторы и их приоритеты.

Таблица 3.2

Операторы и их приоритеты

Функция	Приоритет
Пробел (И с высоким приоритетом)	1
Плюс или +	2
Минус или -	2
В или :	3
Every…Starting	4
Every…Ending	4
Before	5
On/Before	5
After	5
On/After	5
Near	5
Near/After	5
Or или !	6
And или & (И с низким приоритетом)	7

Контрольные вопросы

Опишите последовательность действий при планировании мероприятий.

Опишите последовательность действий при переназначении мероприятий.

Опишите последовательность действий при назначении персонального мероприятия.

Укажите последовательность действий для проверки свободного времени.

Как спланировать сообщение с автодатировкой по образцу?

Что такое операторы формул автодатировки, какие операторы существуют и каков их приоритет?

Задания

Выполнить лабораторную работу №2 Планирование общих и персональных мероприятий

3.4 Использование календаря

3.4.1 Использование ежедневного календаря

Используйте Календарь для работы со своим расписанием. В Календаре можно просматривать мероприятия, задания и записки в различных форматах, читать сообщения, сохранять их и распечатывать в различных форматах.

Вы можете даже распечатать свое расписание в формате Планировщика дня Франклина и скоординировать расписание GroupWise с расписанием Планировщика дня Франклина. Подробнее о печати расписания см. Печать сообщений в Почтовом ящике в разделе Управление почтовым ящиком.

Просмотр календаря

GroupWise предоставляет три организационных структуры Календаря с вариациями просмотра мероприятий, заданий и записок. Такие удобные способы просмотра назначенных сообщений помогают Вам упорядочивать информацию и сосредоточиваться на наиболее важной.

Окно календаря

Вы можете просматривать все назначенные сообщения GroupWise в формате на день, неделю, год или в любом другом заданном Вами формате. См. Изменение бланка Календаря ниже. В Параметрах можно указать другой бланк Календаря по умолчанию.

Выберите Окно Календарь, чтобы открыть календарь в отдельном окне.

Папка календарь

Здесь Вы можете найти все назначенные сообщения GroupWise, не открывая отдельного окна.

Выберите Календарь в Списке папок.

Выберите Вид Подробно, если хотите просмотреть свои назначенные сообщения в списке.

Как календарь

Этот способ просмотра календаря полезен, если Вы храните все мероприятия и другие сообщения, относящиеся к определенному проекту или клиенту, в одной папке и хотите просмотреть свое расписание только относительно этого проекта.

Выберите папку этого проекта в Списке папок.

Выберите Вид Как Календарь, чтобы отобразить все назначенные и принятые сообщения, сохраненные в этой папке.

Чтение сообщения в Календаре

Выберите Окно Календарь.

Дважды щелкните сообщение, которое хотите прочесть.

Сохранение сообщения в Календаре

Выберите Окно Календарь, чтобы открыть Календарь.

Выберите сообщение, которое Вы хотите сохранить выберите Файл Сохранить как.

В поле Сохранить файл как введите имя файла сообщения.

Чтобы сохранить сообщение в другом каталоге, который не отображается в поле Текущий каталог, нажмите Обзор выберите устройство выберите папку ОК.

Если Вы хотите, чтобы GroupWise выдавал запрос на замену существующего файла с таким именем, установите флажок Сообщение о конфликте имен файлов.

Выберите Сохранить Закрыть.

3.4.2 Установка сигналов для сообщений календаря

GroupWise может воспроизводить звуковой сигнал, чтобы напомнить вам о том, что приближается мероприятие. Вы также можете выбрать, чтобы после сигнала открывался какой-либо файл или запускалась программа. Например, мероприятие может запускать резервное копирование файлов, пока Вас нет на работе, а компьютер включен.

В Параметрах Вы можете указать значение по умолчанию, которое автоматически устанавливает сигнал, если Вы принимаете мероприятие.

ВАЖНО: чтобы прозвучал сигнал, должна быть запущена программа уведомления Notify.

Установка сигнала

в Почтовом ящике или Календаре выберите мероприятие.

выберите Действия Установить сигнал.

Укажите, за сколько часов или минут до мероприятия Вы хотите услышать сигнал нажмите ОК.

Подсказки

Можно также щелкнуть на мероприятии правой кнопкой мыши, затем выбрать Установить сигнал.

Если опция Установить сигнал не доступна, убедитесь, что мероприятие еще не прошло.

В Параметрах Вы можете выбрать автоматическую установку сигнала, если Вы принимаете мероприятие.

Можно указать путь к приложению, которое будет запускаться после сигнала.

Как указать за сколько до события должен прозвучать сигнал

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Дата и Время выберите закладку Календарь Сигнал, если принято.

Укажите, за сколько часов или минут до события должен прозвучать сигнал.

Нажмите ОК.

Контрольные вопросы

Каково назначение Календаря?

Как установить сигналы для сообщений в Календаре?

Как прочитать сообщения в Календаре?

Как сохранить сообщение в Календаре?

Как указать за сколько до события должен прозвучать сигнал?



3.5 Управление Почтовым ящиком

3.5.1 Использование списка папок

Используйте папки для хранения и упорядочивания входящих и исходящих сообщений - мероприятий, записок, заданий, ссылок на документы, писем или телефонных сообщений - в Почтовом ящике. Это позволит Вам сгруппировать вместе сообщения, относящиеся к определенному заданию.

Все папки в Основном окне являются вложенными по отношению к папке пользователя. Папка пользователя представляет Вашу базу данных пользователя и содержит всю информацию GroupWise. В папке пользователя находиться Почтовый ящик, папка Отправленные, Календарь, папка Список заданий, папка В работе, Картотека (которая содержит все персональные папки) и Урна. Упорядочивать сообщения в папках Вы можете, перемещая или связывая их. Если Вы перемещаете сообщение в папку, оно извлекается из одной папки и помещается в другую. Если Вы связываете сообщение с папкой, оно по-прежнему остается в исходной папке и появляется также в новой папке. Если Вы изменяете связанное сообщение, оно изменяется и во всех остальных папках.

Вы можете определить свой набор свойств для каждой папки в Списке. Эти свойства включают колонки, отображаемые в Списке сообщений, порядок и размер колонок, порядок сортировки и отображения сообщений - подробно или по цепочкам обсуждения.

Можно создать любое количество установок отображения и применять их к любой папке в Списке. Например, можно использовать одну установку отображения для большинства папок и иметь специальные установки отображения для некоторых персональных папок.

Неоконченные сообщения можно хранить в существующей папке Текущая работа.



Переименование папок

В Основном окне щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую Вы хотите переименовать выберите Переименовать.

Введите новое имя папки.

Подсказки

Нельзя переименовать папки Календарь, Почтовый ящик, В работе или Урна.

Удаление папок

Щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую вы хотите удалить выберите Удалить.

Выберите Только объекты или Папки и объекты ОК.

Подсказки

Нельзя удалить папки Календарь, Почтовый ящик, В работе или Урна.

Чтобы удалить разделяемую папку, щелкните правой кнопкой мыши на папке выберите Удалить Да.

Создание папок

В Списке папок выберите Файл Создать Папку.

Введите имя новой папки.

Нажмите Вверх, Вниз, Вправо или Влево, чтобы поместить папку в нужное место в Списке папок нажмите Дальше.

Введите описание папки нажмите Готово.

Перемещение сообщения в несколько папок

Выберите сообщение в Почтовом ящике.

Выберите Правка Перенести/связать с папками.

Установите флажок около каждой папки, в которой Вы хотите иметь это сообщение.

Выберите Связать.

Подсказки

Если Вы удалите исходное сообщение, его копии в других папках останутся.

Выберите Удалить старые связи, чтобы удалить сообщение из всех папок, с которыми оно ранее было связано, и переместить сообщение в новую папку.

В Основном окне удерживайте клавишу Alt во время буксировки сообщения в папку для перемещения сообщения в эту папку. Сообщение удаляется из всех папок, с которыми оно было ранее связано, и помещается в одну папку.

В Основном окне удерживайте клавишу Ctrl во время буксировки сообщения в папку, чтобы связать сообщение с этой папкой.

3.5.2 Использование разделяемых папок

Вы можете сделать персональные папки в Картотеке общими, разделив их. Например, если Вы хотите иметь такую папку, куда все сотрудники Вашего отдела могли бы помещать и просматривать сообщения GroupWise - письма, документы и т.д. можно разделить папку. Вы выбираете, с кем эта папка будет использоваться совместно, и какие права получает каждый из пользователей. Затем пользователи могут помещать сообщения в разделяемую папку, буксировать в нее существующие сообщения и создавать цепочки обсуждения.

Если Вы используете GroupWise Remote, изменения в разделяемых папках обновляются при соединении с главной системой GroupWise. Например, если Вы добавляете сообщение в разделяемую папку из Почтового ящика Remote, сотрудники, находящиеся в офисе, увидят это сообщение только после того, как Вы соединитесь с главной системой GroupWise [7].

Совместное использование папки с другими пользователями GroupWise

В Основном окне щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую Вы хотите сделать разделяемой выберите Разделение.

Выберите Разделение с.

В поле Имя начните вводить имя пользователя.

Когда в поле появиться нужное имя, нажмите Добавить, чтобы переместить этого пользователя в Список разделения.

Выберите параметры доступа для этого пользователя.

Повторите Шаги 3-5 для всех пользователей, с которыми Вы хотите совместно использовать эту папку.

Нажмите ОК.

Помещение сообщения в разделяемую папку

Щелкните разделяемую папку в Списке папок, чтобы открыть ее.

Выберите Файл Создать Обсуждение.

Введите тему нового сообщения.

Введите текст сообщения.

Нажмите ОК.

3.5.3 Выполнение Notify

Программа Notify уведомляет Вас о входящих сообщениях, о том, что открыто исходящее сообщение или о том, что приближается мероприятие. Notify может уведомлять Вас четырьмя способами: звуковым сигналом, диалоговым окном, небольшим значком или запуском приложения.

Вы можете получать сигналы и уведомления другого пользователя, если он предоставил Вам соответствующие права в Списке доступа.

Notify устанавливается в ту же папку, что и GroupWise при выполнении программы Установки GroupWise. Программа уведомления Notify выполняется в свернутом виде в фоновом режиме во время выполнения других программ. Во время работы программы уведомления Notify на панели задач Windows появляется пиктограмма.

Запуск Notify

Нажмите Пуск на панели задач Windows Программы GroupWise Программа уведомления Notify.

Чтение сообщений из Notify

Рисунок 3.4 Уведомление Notify

Когда появляется диалоговое окно Notify, выберите Читать.

Установка частоты проверки наличия новых сообщений программой Notify

Убедитесь, что программа уведомления Notify запущена.

Щелкните правой кнопкой мыши на значок программы на панели задач Windows выберите Параметры.

Введите число минут в поле Проверять почту каждые.

Уведомление о чьих-либо сообщениях

При запуске GroupWise получение сигналов Notify уже включено. Чтобы получать уведомления другого пользователя, выполните следующие действия:

В Основном окне выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Защита выберите закладку Уведомление.

Введите имя пользователя, доверенным лицом которого Вы являетесь.

Выберите Добавить.

Убедитесь, что выбраны опции Получать уведомления и Получать сигналы.

Нажмите ОК.

3.5.4 Помещение в архив сообщений из Почтового ящика

Используйте архив для хранения писем или телефонных сообщений, мероприятий, записок или заданий в специальной базе данных на локальном диске. Помещение сообщений в архив экономит дисковое пространство в сети и освобождает Почтовый ящик. Например, если у Вас в Почтовом ящике имеются важные сообщения, которые в настоящий момент не относятся к работе, Вы можете поместить их в архив. Сообщения в архиве можно просмотреть в любое время. Любое сообщение можно извлечь из архива. Если Вы помещаете в архив отправленное сообщение, Вы не сможете отследить его статус. В Remote архив не доступен.

Помещение в архив сообщения из Почтового ящика

Если Вы еще не сделали это, укажите путь к архиву в Местоположении файлов в диалоговом окне Окружение.

Выберите в Почтовом ящике сообщения, которые Вам необходимо поместить в архив.

Выберите Действия Архив.

Просмотр сообщений в архиве

В Основном окне выберите Файл Открыть архив.

Извлечение сообщений из архива

Выберите Файл Открыть архив.

Выберите сообщение, которое Вы хотите извлечь их архива Действия Архив.

Выберите Файл Открыть архив, чтобы вернуться в Основное окно.

Подсказки

Извлеченные из архива сообщения возвращаются в папку, из которой они были помещены в архив. Если эта папка удалена, GroupWise создаст новую папку.

Автоматическое помещение сообщений в архив

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Настройки выберите закладку Очистка.

Выберите Автоархивация через для нужного типа сообщений.

Укажите, через сколько дней после доставки или выполнения сообщения оно должно быть помещено в архив.

Нажмите ОК.

3.5.5 Печать сообщений в Почтовом ящике

Используйте Печать для печати одного или нескольких сообщений из Почтового ящика или Календаря и всех прикреплений. Вы также можете распечатать сообщение, которое Вы в данный момент читаете или создаете.

Установите принтер при помощи Панели управления Windows.

Используйте Распечатать календарь, чтобы печатать мероприятия, задания и записки в различных форматах и на бумаге разного размера. Например, Вы можете распечатать календарь на день со всеми мероприятиями или календарь на неделю со всеми мероприятиями и заданиями.

Можно распечатать расписание в виде текстового списка мероприятий, заданий и записок.

Для печати календарей нескольких пользователей можно использовать функцию печати для многих пользователей.

Прикрепленный файл можно распечатать из приложения, в котором он создавался, если у Вас есть доступ к этому приложению. Или можно распечатать прикрепленный файл из GroupWise. Печать из GroupWise экономит время, поскольку не нужно открывать приложение, однако форматирование прикрепленного файла может отличаться от оригинала.

Печать сообщений GroupWise

В Списке сообщений в Почтовом ящике щелкните или откройте сообщение, которое Вы хотите распечатать. Удерживайте нажатой клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько сообщений.

Выберите Файл Печать.

Выберите сообщения, которые Вы хотите распечатать.

Нажмите Печать.

Печать расписания

Нажмите на панели инструментов.

Выберите параметр в выпадающем списке Тип календаря.

Выберите вариант в выпадающем списке Размер бумаги. Доступные параметры зависят от выбранного типа календаря.

Выберите параметр в выпадающем списке Стиль бумаги.

Выберите тип расположения бумаги в выпадающем списке Компоновка.

В поле Дата начала укажите дату, с которой Вы хотите начать печать.

В поле Число дней укажите, сколько дней нужно распечатать.

Если Вы хотите исключить мероприятия, задания и записки, помеченные как Частные, выберите Скрыть персональные элементы календаря.

Выберите закладку Настройки календаря укажите нужные параметры. Эти параметры могут изменяться в зависимости от выбранного типа календаря.

Выберите Настройка принтера в выпадающем списке Имя выберите принтер.

Если Вы выполняете печать на бланках, которые будут вручную вставляться в принтер, выберите Свойства опцию в выпадающем списке Подача бумаги дважды нажмите ОК.

Нажмите Печать.

Печать прикрепленного файла из GroupWise

Откройте или щелкните сообщение, содержащее прикрепленный файл.

Выберите Файл Печать.

Выберите прикрепленный файл, который Вы хотите распечатать.

Выберите Печать.

Печать прикрепленного файла из другого приложения

Откройте или щелкните сообщение, содержащее прикрепленный файл.

Выберите Файл Печать.

Выберите прикрепленный файл, который Вы хотите распечатать.

Выберите Печатать прикрепление из соответствующего приложения Печать.

Печать статусной информации о сообщении

Щелкните правой кнопкой мыши в окне Свойства выберите Печать.

Информация отправляется непосредственно на принтер.

3.5.6 Создание правил

Используйте Правила для определения набора условий и действий, выполняемых в случае, если сообщение удовлетворяет этим условиям. Вы можете указать такие действия, как перемещение сообщений в папки, пересылка и ответ на сообщение и др. Правила помогут Вам упорядочить Почтовый ящик, автоматизировать его, когда Вы находитесь вне офиса или удалять ненужные сообщения.

Для создания правила сделайте следующее:

Дайте правилу имя.

Выберите событие. Событие является переключателем, запускающим правило.

Выберите типы сообщений, на которые будет влиять это правило.

Добавьте действие. Действие - это то, что должно выполняться при наступлении нужного события.

Сохраните правило.

Для уточнения того, на какие сообщения должно влиять правило, можно указать много параметров. Например, Вы можете применять правило только к принятым мероприятиям, к сообщениям с определенным словом в строке Тема или к сообщениям с высоким приоритетом.

Используйте Определить условия для дальнейшего уточнения сообщений, на которые влияет правило. Например, можно указать, что правило должно применяться к принятым мероприятиям или письмам с определенным словом в строке Тема и т.д.

Если Вы создали правило, но не хотите, чтобы оно работало все время, можно при необходимости запускать его вручную. Например, вместо того, чтобы правило все время перемещало определенные сообщения в какую-то папку, можно накапливать сообщения в Почтовом ящике, а потом переместить их все одновременно.

Чтобы правило могло быть включено, оно должно быть активизировано. Если правило активизировано, оно помечается флажком. Если Вы снимете флажок, правило отключено. Однако оно остается в списке в диалоговом окне Правила, так что при необходимости Вы можете активизировать его снова.

Создание правила

Выберите Сервис Правила Новое.

В поле Имя правила введите имя.

Раскройте выпадающий список Событие выберите событие, включающее правило.

Если Вы выбирали Новое сообщение, Запуск, или Запуск пользователем, выберите один или несколько источников сообщения. Например, выберите Получено и Персональное. или Если Вы выбрали Сохранение сообщения, Открытие папки или Закрытие папки, щелкните пиктограмму папки папку ОК, чтобы отобразить имя папки.

В списке Типы сообщений выберите один или несколько типов сообщений, на которые должно влиять правило.

Если Вы хотите еще уточнить сообщения, на которые будет влиять правило, выберите Определить условия выберите соответствующие параметры ОК.

Выберите Добавить действие выберите действие, которое должно выполнять это правило. Для некоторых действий, например, Отправить письмо и Ответить, необходима дополнительная информация.

Нажмите Сохранить.

Копирование правила для создания нового

Выберите Сервис Правила.

Выберите правило, которое вы хотите скопировать Копировать.

Введите имя нового правило.

Внесите в правило необходимые изменения.

Нажмите Сохранить.

Изменение правила

Выберите Сервис Правила.

Выберите правило, которое Вы хотите изменить Изменить.

Внесите в правило необходимые изменения.

Нажмите Сохранить.

Удаление правила

Выберите Сервис Правила.

Выберите правило, которое Вы хотите удалить Удалить.

Нажмите Да.

Разрешение или запрещение правила

Выберите Сервис Правила.

Выберите правило, которое Вы хотите разрешить или запретить.

Выберите Разрешить или Запретить. Эта кнопка переключает Разрешить и Запретить.

Подсказки

Разрешенное правило помечается флажком.

Можно также щелкнуть флажком рядом с именем правила, чтобы разрешить его или запретить его.



3.5.7 Предоставление другим пользователям доступа к Вашему Почтовому ящику

Функция Доверенное лицо позволяет одному пользователю управлять Почтовым ящиком и Календарем другого пользователя или вести себя как доверенное лицо.

Доверенное лицо может выполнять различные действия, например, чтение, принятие и отклонение сообщений от имени другого пользователя, с учетом ограничений, установленных другим пользователем.

Получение прав Доверенного лица

Прежде чем Вы сможете быть доверенным лицом, должны быть выполнены два подготовительных шага. Во-первых, человек, доверенным лицом которого Вы собираетесь стать, должен дать Вам права в Списке доступа в Параметрах. Во-вторых, Вы должны добавить имя этого пользователя в свой список Доверенные лица, тогда Вы легко сможете получить доступ к его Почтовому ящику или Календарю.

Если Вы выполнили эти приготовления, выберите имя пользователя во всплывающем списке Доверенные лица, когда Вам понадобиться работа с его Почтовым ящиком или Календарем.

Назначение прав Доверенного лица

Используйте Список доступа в Параметрах защиты для назначения другим пользователям прав доверенного лица для Вас. Вы можете назначить различные права разным пользователям, для доступа к информации календаря и к сообщениям. Если Вы хотите, чтобы пользователи могли просматривать определенную информацию о Ваших мероприятиях при выполнении Поиска Свободного в Вашем Календаре, дайте им права для Чтения мероприятий. В таблице 3.3 описаны права, которые Вы можете дать пользователям:



Таблица 3.3

Права Доверенного лица

Право на	Позволяет доверенному лицу
Чтение	Читать получаемые Вами сообщения.
Запись	Создавать и отправлять сообщения от Вашего имени.
Получение моих сигналов	Получать те же сигналы, что и Вы.
Получение моих уведомлений Изменение параметров/правил/групп	Получать уведомления, когда Вы получаете сообщение. Изменять параметры Вашего Почтового ящика. Доверенное лицо может изменить любые Ваши параметры, включая доступ, данный другим пользователям. Если доверенное лицо имеет права Почты, оно может создавать или изменять правила и персональные группы.
Помещение сообщений в архив	Сохранять и читать Ваши сообщения в своей папке архива. Если Вы даете доверенному лицу права Помещения в архив, сообщения, помещенные в архив этим доверенным лицом, могут храниться на его жестком диске и будут Вам недоступны.

Изменение Списка доступа

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Защита выберите закладку Доступ Доверенного лица.

Чтобы добавить пользователей в список, нажмите выберите пользователя, который будет Вашим доверенным лицом нажмите ОК.

Выберите пользователя в Списке доступа.

Выберите права, которые Вы хотите дать этому пользователю.

Повторите шаги 4-5, чтобы назначить права каждому пользователю в Списке доступа.

Чтобы удалить пользователя из Списка доступа, выберите пользователя Удалить пользователя.

Нажмите ОК.

Управление Почтовым ящиком или Календарем другого человека

В Основном окне или Календаре нажмите для доступа к всплывающему списку Доверенные лица.

Выберите имя человека, к Почтовому ящику которого Вы хотите получить доступ.

Нажмите выберите Ваше имя, чтобы вернуться в свой Почтовый ящик, если Вы закончили работу с Почтовым ящиком другого пользователя.

Добавление пользователя в свой список Доверенные лица

В Основном окне или Календаре нажмите .

Выберите Доверенные лица.

Укажите человека, к Почтовому ящику которого Вы хотите получить доступ нажмите ОК.

Нажмите еще раз, чтобы проверить, появилось ли имя этого человека в списке Доверенные лица.

Удаление пользователя из списка Доверенные лица

В Основном окне или Календаре нажмите

Выберите Доверенные лица.

Выберите имя, которое Вы хотите удалить выберите Удалить.

Нажмите ОК.

Подсказки

Удаление пользователя из списка Доверенные лица не удаляет Ваши права доверенного лица этого пользователя. Этот пользователь должен изменить Ваши права в Списке доступа в Параметрах.

Пометка сообщения как личного

Вы можете ограничить доступ к отдельным сообщениям в Почтовом ящике или Календаре пометив их как Личные.

Пометив сообщение как Личное, Вы предотвращаете доступ несанкционированных доверенных лиц к этому сообщению. Несанкционированные доверенные лица - это доверенные лица, которым Вы не давали права открывать сообщения, помеченные как Личные. Доверенные лица не могут получить доступ к сообщениям, помеченным как Личные, если Вы не дали им соответствующие права в Списке доступа.

Если Вы помечаете сообщение как Личное при отправке, ни Ваши доверенные лица, ни доверенные лица получателя не смогут открыть это сообщение без соответствующих прав. Если Вы помечаете сообщение как Личное при получении, его не смогут прочесть Ваши неуполномоченные доверенные лица, но смогут прочесть доверенные лица, но смогут прочесть доверенные лица отправителя.

Чтобы пометить сообщение в Списке сообщений как Личное, выберите это сообщение выберите Действия Пометить как Личное.

Чтобы пометить как Личное сообщение в Календаре, выберите сообщение в списке Мероприятия, Записки или Задания выберите Действия Пометить как Личное.

3.5.8 Открытие и очистка Урны

Все удаленные письма, телефонные сообщения, мероприятия, задания, документы и записки хранятся в Урне. Удаленные сообщения можно просмотреть, открыть или вернуть в Почтовый ящик, если Урна не была очищена (очистка Урны удаляет сообщения, находящиеся в Урне, из системы). Вы можете очищать всю Урну или удалять только выбранные сообщения. Сообщения в Урне удаляются в соответствии с установками на закладке Очистка в Параметрах окружения или можно очищать Урну вручную.

Открытие Урны

В Списке папок нажмите

Удаление сообщения из Урны и возвращение его в Почтовый ящик

В Списке папок нажмите на папку Урна.

Выберите сообщение (я), который Вы хотите восстановить.

Выберите Правка Восстановить.

Очистка Урны

Выберите Правка Очистить урну Да.

Подсказки

Чтобы очистить Урну, ее необязательно открывать.

Автоматическая очистка Урны

Выберите Сервис Параметры.

Дважды щелкните Настройки выберите закладку Очистка.

Нажмите кнопку Автоматически через в окне Очистка урны укажите число дней между удалением сообщений.

Нажмите ОК.

3.5.9 Удаление сообщений из Почтового ящика

Используйте Удалить для удаления одного или нескольких выделенных сообщений из Почтового ящика или для удаления выделенного текста из сообщения. Можно также использовать Удалить для удаления папок, документов, соединений и др. Вы можете также использовать Удалить для возврата отправленных сообщений. Письма и телефонные сообщения можно вернуть, если получатели еще не прочли их. Мероприятия, записки и задания можно удалить в любое время.

Удаление сообщения из Почтового ящика

В Основном окне выберите сообщение, которое Вы хотите удалить.

Выберите Правка Удалить.

Подсказки

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на сообщении в Основном окне и выбрать Удалить.

3.5.10 Сохранение сообщений в Почтовом ящике

Вы можете сохранить сообщения и прикрепления в виде файлов на жестком диске, в персональной сетевой папке или на дискете.

При сохранении сообщения из Почтового ящика GroupWise оставляет это сообщение в Почтовом ящике и сохраняет его копию в виде текстового файла по указанному пути.

Используйте папку В Работе для сохранения сообщений, которые Вы начали, но хотите закончить позже.

Если сообщение сохранено, Вы можете загрузить его в другое приложение, например, WordPerfect.

Сохранение сообщения в Почтовом ящике

Выберите сообщение, которое Вы хотите сохранить выберите Файл Сохранить как.

В поле Сохранить файл как введите имя файла.

Чтобы сохранить сообщение в другом каталоге, не отображенном в поле Текущий каталог, нажмите Обзор.

Выберите Сохранить Закрыть.

Сохранение прикрепления

Выберите сообщение, содержащее прикрепление, которое Вы хотите сохранить.

Выберите Файл Сохранить как выберите прикрепление, которое Вы хотите сохранить.

В поле Сохранить файл как введите имя файла прикрепления.

Чтобы сохранить сообщение в каталоге, не отображенном в поле Текущий каталог, нажмите Обзор выберите диск выберите папку ОК.

Выберите Сохранить Закрыть.

Сохранение неоконченного сообщения

В бланке сообщения выберите Файл Сохранить черновик.

Выберите папку, в которой вы хотите сохранить сообщение нажмите ОК.

3.5.11 Владельцы ресурсов

Ресурсы - это элементы, которым можно назначить встречу или использовать иным образом. Ресурсы могут быть помещениями, проекторами, машинами и др. Системный администратор определяет ресурс, давая ему идентифицирующее имя и назначая его пользователю. Пользователь, назначенный ресурсу, является владельцем этого ресурса и имеет полные права доверенного лица на получение уведомлений о мероприятиях и принятие или отклонение мероприятий.

Ресурсы можно включать в Поиск Свободного, так же, как пользователей. ИД ресурсов вводятся в поле Кому.

Владелец ресурса отвечает за принятие или отклонение мероприятий для этого ресурса. Владелец может сделать это, имея полные права доверенного лица на этот ресурс.

Владелец ресурса должен находиться в одном почтовом отделении с ресурсом.

Являясь владельцем ресурса, Вы можете принимать или отклонять запросы на этот ресурс. Вы можете включить уведомления, так что Вы будете получать уведомление при каждом запросе ресурса.

Принятие и отклонение запросов на ресурсы

В Основном окне или Календаре нажмите

Выберите ресурс, владельцем которого Вы являетесь.

Если этого ресурса нет в списке Доверенные лица, выберите Доверенные лица в текстовом поле Имя введите имя ресурса, владельцем которого Вы являетесь нажмите ОК.

Дважды щелкните сообщение, которое нужно принять или отклонить.

Выберите Действия Принять или Отказаться.

Получение уведомлений в случае запроса пользователем ресурса

В Основном окне выберите Сервис Параметры дважды щелкните Защита выберите закладку Уведомление.

В поле Уведомления выберите ресурс.

Убедитесь, что выбран параметр Получать сигналы нажмите ОК

Создание правила для ресурса

Являясь владельцем ресурса, Вы имеете полные права доверенного лица на этот ресурс, включая создание правил. Ниже показано, как создается правило, принимающее все запросы на свободный ресурс. Это только пример одного правила. Вы можете создать множество других правил, выполняющих различные действия. Например, Вы можете создать правило, которое отклоняет запросы на уже занятый ресурс.

В левом нижнем углу Основного окна или в левом верхнем углу Календаря нажмите

Выберите ресурс, владельцем которого Вы являетесь.

Выберите Сервис Правила Новое.

Введите имя правила.

Выберите Мероприятие. убедитесь, что все остальные типы сообщений не выбраны.

Раскройте выпадающий список Конфликт мероприятий нажмите Нет.

Выберите Добавить действие Принять введите комментарий нажмите ОК.

Выберите Сохранить Закрыть.

Контрольные вопросы

Что значит связать сообщение с папкой?

Можно ли удалить или переименовать папку Календарь?

Для чего необходимы разделяемые папки?

Укажите последовательность действий для создания разделяемой папки?

Как запустить программу Notify?

Для чего служит программа Notify в GroupWise?

Как прочитать сообщение из Notify?

Для чего используется архив в GroupWise?

Как поместить, прочитать и извлечь сообщение из архива?

Как можно распечатать сообщение GroupWise?

Как распечатать сообщение из GroupWise, из другого приложения?

Что такое Правило?

Как создать Правило?

Опишите функцию Доверенное лицо.

Какие права Доверенного лица существуют и что они позволяют делать доверенному лицу?

Как удалить сообщения из Почтового ящика?

Что такое ресурсы?

Задания

Выполнить лабораторную работу №3 Управление Почтовым ящиком

3.6 Использование телефона с GroupWise

3.6.1 Использование опции Позвонить отправителю

Используйте опцию Позвонить отправителю, чтобы позвонить отправителю сообщения. Если Вы выбираете позвонить отправителю, открывается Место Разговора и выполняется телефонный звонок.

Звонок отправителю сообщения

Выберите Сервис Позвонить отправителю. Откроется Место разговора и выполнит для Вас телефонный звонок.

Подсказки

Для этого отправитель должен иметь телефон

3.6.2 Использование Места разговора

Место Разговора позволяет Вам управлять телефоном с рабочего стола GroupWise. Вы можете отвечать на звонки, переводить звонящих в режим ожидания, пользоваться динамиком, устраивать конференции и др. вы даже можете находить и набирать телефонные номера непосредственно из Места Разговора.

Место Разговора - это составная часть среды GroupWise. Оно упрощает доступ к множеству имеющихся, но редко используемых функций телефона. Адресная Книга интегрирована с Местом Разговора для обеспечения быстрого доступа к информации о любом пользователе, имеющемся в общей и личной адресных книгах.

Место Разговора может управлять телефоном при помощи TAPI или TSAPI. Для использования TAPI необходим модем или поставщик услуг TAPI, а на компьютерах клиента должен быть установлен модуль TAPI32.DLL. TAPI32.DLL устанавливается по умолчанию при установке Windows. Для использования TSAPI необходим Сервер TSAPI, модуль CSTA32.DLL и Novell Client 32 на компьютерах клиентов [7].

Запуск Места Разговора

В Основном окне GroupWise выберите Сервис Место разговора.

Звонок кому-либо

В поле Введите имя начните вводить имя человека, пока не появится нужное имя.

Нажмите Набрать.

Помещение разговора в режим ожидание

Нажмите Отложить

Разъединение

Нажмите Закрыть.

Передача звонка

Нажмите Передать.

В поле Введите имя начните вводить имя, пока не появится нужное.

Чтобы известить о новом звонке человека, которому Вы передаете звонок, нажмите Набрать сообщение о звонке нажмите Передать.

Набор недавно используемого номера

Нажмите Предыдущие звонки номер телефона или имя.

Подсказки

В списке Последние звонки выводятся десять последних исходящих и входящих звонков.

Разговор в режиме конференции

Если у Вас имеется активный разговор или абонент на ожидании, нажмите Конференция.

Начните вводить имя человека, с которым Вы хотите поговорить в режиме конференции, в поле Введите имя.

Нажмите Набрать.

Объединение разговоров

Используйте Объединить для соединения двух существующих разговоров. Например, если Вы разговариваете с одним человеком, а другой находится в режиме ожидания, и Вы считаете, что Вам следует поговорить втроем, вместо отключения одного человека и использования режима конференции Вы можете просто объединить разговоры. Если у Вас более двух активных разговоров, Место Разговора позволит Вам выбрать, какие разговоры нужно объединить. Чтобы добавить нового абонента к существующему разговору, используйте режим Конференции.

Если у Вас имеется разговор в режиме ожидания и активный разговор, нажмите Объединить.

Указание информации о своем местоположении

Используйте Информацию о местоположении для того, чтобы дать Месту Разговора информацию о работе телефонной системы, чтобы Ваши звонки выполнялись корректно. Вы можете установить телефонные системы по умолчанию, диапазоны дополнительных номеров, способы доступа и коды городов. Можно создать несколько установок и выбрать установку, соответствующую месту, где Вы находитесь.

Выбор установки местоположения

Выберите Правка Местоположения.

В списке Местоположение выберите нужное местоположение.

Создание установки местоположения

Выберите Правка Местоположения.

Укажите нужные параметры местоположения.

Выберите Новое.

Введите имя установки нажмите ОК.

Контрольные вопросы

Как сделать звонок отправителю?

Что такое Место Разговора?

Как можно произвести объединение разговоров?

Что такое режим ожидания?

Как произвести выбор установки местоположения?

3.7 Использование GroupWise вне офиса

3.7.1 Использование GroupWise Remote: Обзор

В числе прочего, когда Вы находитесь вне офиса, GroupWise Remote дает Вам возможность получать доступ к своему Почтовому ящику, отправлять и получать почту.

Чтобы GroupWise Remote работал, Вам нужно иметь Главный Почтовый ящик в сетевой системе GroupWise.

Главный Почтовый ящик и Почтовый ящик Remote

Чтобы использовать GroupWise вне офиса, у Вас должен существовать Почтовый ящик GroupWise, называемый Главным Почтовым ящиком, в главной системе GroupWise, Копия Главного Почтового ящика загружается на переносной или домашний компьютер. Эта копия называется Почтовым ящиком Remote.

Remote обменивается сообщениями и информацией между Главным Почтовым ящиком и Почтовым ящиком на удаленном компьютере. Если Вы используете GroupWise вне офиса, Вы открываете Почтовый ящик Remote.

Если Вы отправляете сообщение из Почтового ящика Remote, Remote отправляет это сообщение в главную систему GroupWise при следующем соединении. Оттуда GroupWise передает его получателям. Если кто-то в главной системе GroupWise отправляет Вам сообщение, оно доставляется в Главный Почтовый ящик. Затем Вы при помощи Remote загружаете это сообщение в Почтовый ящик Remote.

Отправка и загрузка сообщений

Если Вы выполняете действие типа отправки письма, которое требует отправки информации в Главный Почтовый ящик, Remote создает запрос. Например, запросы создаются, если Вы выполняете одно из следующих действий:

Отправка, пересылка или ответ на сообщение;

Создание персонального сообщения, папки, группы или правила;

Открытие, удаление, возврат или восстановление сообщения или очистка Урны;

Запрос на загрузку сообщений, папок и др. из главного Почтового ящика;

Перемещение сообщения в папку или из папки;

Изменение, разрешение или запрещение правила;

Удаление папки или правила.

Все запросы помещаются в список в диалоговом окне Отложенные запросы к Главному Почтовому ящику. Если Вы соединяетесь с системой GroupWise, эти запросы отправляются в Главный Почтовый ящик. Например, если Вы запросили все неоткрытые письма, этот запрос отправляется в Главный Почтовый ящик. Главный Почтовый ящик собирает запрошенные сообщения, после чего GroupWise загружает их в Ваш Почтовый ящик Remote.

Типы соединений

Для доступа к Главному Почтовому ящику Вы должны иметь соединение с системой GroupWise при помощи модема, сети или TCP/IP.

Скорее всего, Вы будете использовать Remote вне офиса на компьютере, который не имеет доступа к сети. В этой ситуации можно использовать соединения TCP/IP или модем для связи с главной системой GroupWise. Соединения при помощи модема устанавливают телефонное соединение со шлюзом в системе GroupWise. Соединения TCP/IP используют уникальный IP-адрес (Протокол Интернет) и почтовую информацию для соединения с главной системой GroupWise.

Вы также можете использовать Remote в офисе для соединения с главной системой GroupWise посредством TCP/IP или отображения устройств сети. Такое соединение полезно для загрузки больших объемов информации, например, системной Адресной Книги.

Использование функций GroupWise в Remote

Установив Почтовый ящик Remote на портативный или настольный компьютер, находящийся вне офиса, Вы можете использовать GroupWise за пределами офиса.

При использовании следующих функций GroupWise в Почтовом ящике Remote, действия сохраняются в виде запросов. При следующем соединении с главной системой GroupWise запросы обрабатываются Главным Почтовым ящиком.

Чтение, изменение или удаление сообщения.

Ответ на сообщение.

Пересылка, делегирование или повторная отправка сообщения.

Перемещение или связывание сообщения.

Принятие, отклонение или выполнение сообщения.

Очистка Урны.

Создание папки или перемещение сообщений в папки.

Создание или изменение правил.

Создание или изменение персональных адресных книг.

Другие функции GroupWise относятся к настройке Почтового ящика Remote и никогда не отправляются в Главный Почтовый ящик или не загружаются из него.

Установка параметров.

Создание, удаление или сохранение бланков.

Установка сигналов.

Печать.

Фильтрация или сортировка сообщений.

Проверка орфографии.

Следующие функций GroupWise недоступны в Почтовом ящике Remote, поскольку не могут использоваться в такой ситуации.

Список доступа.

Помещение в архив.

Доверенные лица.

Как убедиться, что Вы используете Почтовый ящик Remote