Внедрение "1С:Колледж АРМ "Приемная комиссия"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

2. ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ РАЗДЕЛ

2.1 1С:Предприятие как платформа «1С:Колледж»

2.2 Функциональные возможности «1С:Колледж»

2.3 Изучение возможностей реализации задач документооборота «Приемной комиссии» в системе «1С:Колледж»

2.4 Особенности установки «1С:Колледж»

3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

3.1 Структура связанных баз данных, необходимая для работы АРМ «Приемной комиссии»

3.2 Уровни администрирования и доступа к базам данных «1С:Колледж»

3.3 Интерфейс управления АРМ «Приемной комиссии». особенности подсистемы

3.4 Пользовательская документация

4.РАЗДЕЛ ИСПЫТАНИЯ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «Приемная комиссия»

4.1 Проведение испытаний

5. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

5.1 Перечень прямых затрат

5.2 Перечень косвенных затрат

5.3 Вывод

6. РАЗДЕЛ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ

6.1 Требования к помещениям для эксплуатации на ПЭВМ

6.2 Требования к освещению помещений и рабочих мест ПЭВМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ А Акт приема

Введение

Современные информационные технологии предоставляют огромные возможности учебным заведениям в области повышения эффективности учебного процесса и оптимизации работы административных подразделений СПО.

Однако, на пути внедрения новых технологий в образовании становится необходимость капитального обновления ИТ-инфраструктуры СПО: новое программное обеспечение не может быть установлено на устаревшие сервера, а недостаточно мощные каналы передачи данных не обеспечивают современных требований по доступу возросшего количества студентов к информационным ресурсам университетов. При этом капитальная модернизация инфраструктуры требует, как правило, настолько значительных средств и времени, что инновационные технологии образования оказываются практически недоступными для учебных заведений.

Решением этой проблемы может стать использование СПО так называемых «облачных технологий». При этом основная нагрузка на вычислительные мощности серверов и на каналы связи перекладывается на провайдера соответствующих услуг. Специализированные Центры обработки данных могут принять к себе на виртуальные серверы программное обеспечение и информационные ресурсы СПО на условиях аренды мощностей и каналов связи с гибкой системой оплаты в зависимости от реально используемых ресурсов.

Многие учебные заведения уже осознали необходимость внедрения автоматизированных средств управления учебным процессом и некоторые из них даже приняли попытки самостоятельной разработки и внедрения подобных систем. Решение обозначенной задачи не такое простое, каким может показаться на первый взгляд - сложность управления учебным процессом заключается в том, что оценка качества управления и корректировка учебных планов, распределения нагрузки, расписания занятий возможны только после завершения определённого цикла обучения (семестра, учебного года).

Использование автоматизированной системы управления учебным процессом позволяет координировать потоки информации, ускорить процессы её обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.

Разработок в области автоматизации процессов, протекающих в вузах, существует немало. Однако среди них нет систем, явно лидирующих на рынке и позволяющих решать на основе единого подхода весь комплекс задач вуза. Поэтому вуз может пытаться внедрить существующие решения или вести самостоятельную разработку. При этом вуз будет вынужден либо постоянно привлекать внешние фирмы, либо опираться на развитие собственных ИТ служб и инфраструктуры. Последнее предпочтительнее и обеспечивает стабильное и поступательное развитие.

Анализ тенденций развития АИС СПО показывает, что в ближайшее время на рынок выйдут типовые решения, предназначенные для построения глобальных АИС СПО основанные на различных программных платформах. Одним среди таковых будет система построенная на платформе "1С:Предприятие 8.2", перспективность и популярность которой не вызывает сомнений.

К данному выводу приводит ряд фактов. Рассматривая, прототипы интегрированных АИС СПО видно, что в них закладывается обмен данными с типовыми решениями "1С:Предприятие". Данная ситуация не случайна, так как большинство учебных заведений в первую очередь автоматизируют финансово-хозяйственную деятельность и это производится, как правило, на типовых конфигурациях "1С:Предприятие". Потребности в автоматизации управления учебным процессом, электронного обучения, документооборота, библиотек и др. рассматриваются во вторую и последующую очередь. Для этих целей могут применяться различные системы, рациональное функционирование которых, рано или поздно потребует обмена данными с решениями "1С". Поэтому всегда будет высок интерес к построению интегрированной системы на одной платформе "1С:Предприятие".

Целью данной дипломной работы является изучение и внедрение "1С:Колледж"АРМ «Приемная комиссия» в ГБОУ СПО НППК. Для это были поставлены следующие задачи:

· Изучить платформу 1С:Колледж.

· Заполнить подсистему «Приемная комиссия».

o Планирование приема в учебное заведение.

o Прием документов.

o Проведение вступительных испытаний.

o Зачисление абитуриентов в учебное заведение.

· Написать инструкцию по подсистеме «Приемная комиссия».

· Разработать экономический отчет.

1. Техническое задание

1.1 Техническое задание

Установка и настройка и заполнение 1С Колледж баз «Приемная комиссия».

ГБОУ СПО НСО Новосибирский профессионально педагогический колледж

1.2 Основание для разработки

А) Задание на дипломное проектирование от 28.12.2012 года № 304 на тему: «Установка и настройка баз «Абитуриента» 1С Колледж»

Б) Исполнитель: студентка группы 541 А.А Мороз

1.3 Назначение разработки

Внедрение 1С Колледж в работу учебно-административный процесс ГБОУ СПО НСО НППК, автоматизация приемной комиссии

1.4 Технические требования

· Требования к функциональным характеристикам

Организация входных и выходных данных. Входные данные это пустая база, выходные данные - это заполненная база данных, которая хранится на сервере.

· Требования к составу и параметры технических средств

Для работы с 1С:Колледж 8.2 рекомендуемая конфигурация компьютера приведенная в «Руководстве по установке и запуску», имеет следующие характеристики:

· Компьютер конечного пользователя.

o Операционная система: МS Windows 2000/ XP / Server 2003.

o Процессор Intel Pentium III 866 MГц.

o Оперативная память 256 Мбайт.

· Компьютер, используемый для разработки конфигураций.

o Операционная система: МS Windows 2000/ XP / Server 2003.

o Intel Pentium IV/Celeron 1800 MГц.

o Оперативная память 512 Мбайт.

· Сервер 1С:Колледжа 8.2.

o Операционная система: МS Windows 2000/ XP / Server 2003.

o Процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц, рекомендуется два и более процессоров.

o Оперативная память1024 Мбайт.

· Сервер баз данных.

o Технические характеристики компьютера и операционная система должны соответствовать требованиям Microsoft SQL Server 2000.

o Microsoft SQL Server 2000+Server 2000 Pack.

· Требования к транспортировке и хранению

В зависимости от объема данных для сохранения входим в режим конфигурации и осуществляем выгрузку информационной базы через пункт меню «Администрирование» Для превращения потери данных информацию записывают на СD или DVD диск.

· Требования к надежности.

· Требования к обеспечению надежного функционирования.

Для обеспечения нормального функционирования 1С:Колледж необходима правильная настройка работоспособного оборудования.

· Время восстановления после отказа.

Определяется пользователем или администратором.

· Некорректные действия пользователя.

Попытка доступа к запрещенным ресурсам; неверное указания пароля.

1.5 Условия эксплуатации

· Климатические условия эксплуатации.

При комнатной температуре и влажности не более 70% (условия, обеспечивающие нормальное функционирование ПК).

· Требования к видам обслуживания.

Сопровождение производит системный администратор.

· Требование к квалификации пользователя.

Базовые навыки персонального компьютера.

· Технические параметры.

1С:Колледж требует следующей технической конфигурации:

Наличие Internet

· Требования к исходным кодам и языкам программирования.

Язык является предметно-ориентированным. Он поддерживает специализированные типы данных предметной области, определяемые конфигурацией системы. Работа с этими типами данных в языке организована с использованием объектной техники. Язык ориентирован на пользователей различной квалификации. В частности, его отличает мягкая типизация данных (обеспечивающая быстрое написание программных модулей) и жесткий контроль синтаксических конструкций, уменьшающий вероятность ошибок.

· Требования к защите информации и программ

Программа должна снабжаться аппаратным ключом, программной лицензией и регистрационной карточкой.

· Требование к маркировке

Название производителя программного продукта, адрес производителя, штрих код для считывания и назначение программного продукта.

· Требования к упаковке

Программный продукт распространяется в коробочной версии.

1.6 Требование к программной документации

Состав программной документации: документация по сопровождению, руководство пользователя.

1. Руководство разработчика 2части 1С:Предприятия 8.2.

2. Руководство пользователя 2 издания 1С:Предприятия 8.2.

3. Руководство администратора 1С:Предприятия 8.2.

4. Конфигурация 1С: Колледж 1С:Предприятия 8.2.

5. Мною разработана инструкция по работе с подсистемой Приемная комиссия.

1.7 Технико-экономические показатели

База 1С:Колледж позволяет вывести рутинные процессы, которые обычно выполняются вручную, на более высокий уровень, интегрирует источники данных, повышает уровень безопасности и защиты корпоративных данных, открывает новые маркетинговые возможности и повышает эффективность маркетинга.

1.8 Календарный план работ

1.8.1 Календарный план работ (смотри таблицу 1.1).

Таблица - 1.1 Календарный план работ

Наименование работ	Ф.И.О. исполнителя	Дата выполнения	Результат работы	Отметка о выполнении
Сбор и анализ информации	А.А.Мороз	28.04.13-02.05.13	Собрана нужная информация
Оформление Тех. задания	А.А.Мороз	02.05.13-16.05.13	Техническое задание
Оформление исследовательского раздела	А.А.Мороз	02.05.13-18.05.13	Исследовательский Раздел
Проектирование	А.А.Мороз	02.05.13-18.05.13	Получен конечный результат БД 1С Колледж
Оформление документации	А.А.Мороз	18.05.13-30.05.13	Документация оформлена
Экономический расчет	А.А.Мороз	30.05.13-14.05.13	Экономический расчет
Тестирование и отладка	А.А.Мороз	10.06.13-14.06.13	Поиск и исправление ошибок, на которые указывал заказчик

1.9 Порядок контроля и приемки

Разработчик обязуется сдать пользовательскую документацию на проверку руководителю дипломного проекта О.Ю. Ануфриева до 05.06.2013г. При наличии ошибок в дипломном проекте разработчик обязуется доработать документацию до 15.30.06.2013г.

2. ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ РАЗДЕЛ

2.1 1С:Предприятие как платформа «1С:Колледж»

1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С: Предприятие, использующих специфические возможности компонент.

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Различные версии продуктов системы программ 1С: Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

1С:Предприятие поддерживает два варианта работы: файловый и клиент-серверный. И в том, и в другом варианте все прикладные решения работают полностью идентично. Файловый вариант работы, в основном, предназначен для персонального использования, в то время как клиент-серверный вариант - для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия.

Файловый вариант работы 1С

Файловый вариант работы с информационной базой рассчитан на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. В этом варианте все данные информационной базы (конфигурация, база данных, административная информация) располагаются в одном файле. (Смотри рисунок 1).

Рисунок - 2.1 Файловый вариант

Такой вариант работы обеспечивает легкость установки и эксплуатации автоматизированной системы. При этом для работы с информационной базой не требуются дополнительные программные средства, достаточно иметь операционную систему и 1С:Предприятие 8.2.

Файловый вариант 1С:Предприятия 8.2 обеспечивает высокую целостность информационной базы и простое создание резервных копий. Исключена ситуация, когда пользователь может по ошибке (например, при копировании информационной базы) перепутать различные файлы информационной базы и привести, таким образом, систему в неработоспособное состояние.

Кроме этого резервное копирование может осуществляться на файловом уровне, путем простого копирования файла информационной базы.

Клиент - серверный вариант работы 1С

Клиент-серверный вариант предназначен для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия. Он реализован на основе трехуровневой архитектуры «клиент сервер». (Смотри рисунок 2).

На одном из компьютеров работает сервер 1С:Предприятия 8.2. Программа, работающая у пользователя, взаимодействует с сервером 1С:Предприятия 8.2, а сервер при необходимости обращается к базе данных MS SQL Server. При этом физически сервер 1С:Предприятия 8.2 и MS SQL Server могут располагаться как на одном компьютере, так и на разных. Это позволяет администратору при необходимости распределять нагрузку между серверами.



Рисунок - 2.2 Клиент-серверный вариант

Использование сервера 1С:Предприятия 8.2 позволяет сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций по обработке данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку, а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере. Обычно увеличить мощность сервера гораздо проще, чем обновить весь парк клиентских машин.

Другим важным аспектом использования 3-х уровневой архитектуры является удобство администрирования и упорядочивание доступа пользователей к информационной базе. В этом варианте пользователь не должен знать о физическом расположении конфигурации или базы данных. Весь доступ осуществляется через сервер 1С:Предприятия 8.2. При обращении к той или иной информационной базе пользователь должен указать только имя сервера и имя информационной базы, а система запрашивает соответственно имя и пароль пользователя.

1С:Предприятие 8.2 использует возможности MS SQL Server для эффективной выборки информации:

· механизм запросов ориентирован на максимальное использование MS SQL Server для выполнения расчетов и составления отчетов.

· просмотр больших динамических списков обеспечивается без выполнения большого количества обращений к базе данных; при этом пользователю предоставляются возможности эффективного поиска, а также настройки отбора и сортировки.

Развертывание клиент-серверного варианта и его администрирование выполняется довольно просто. Например, создание базы данных производится непосредственно в процессе запуска конфигуратора (так же, как и для файлового варианта). В поставку системы входит средство администрирования клиент-серверного варианта работы, позволяющее администратору управлять информационными базами и подключением пользователей.

2.2 Функциональные возможности «1С:Колледж»

Программный продукт представляет собой комплексное решение для управления деятельностью учреждений начального и среднего профессионального образования и охватывает все уровни управленческой деятельности основных подразделений колледжа.

"1С:Колледж ПРОФ" позволяет автоматизировать рабочие места председателя приемной комиссии, секретаря приемной комиссии, абитуриента, заведующего отделением, заместителя директора по учебной работе, заместителя директора по воспитательной работе, заместителя директора по производственному обучению, классного руководителя (куратора), преподавателя, секретаря стипендиальной комиссии, бухгалтера по расчетам со студентами, заведующего ЦМК (ПЦК). Программный продукт также обеспечивает интеграцию с ФБС ЕГЭ, печать дипломов и приложений на бланках Гознака, поддержку ФГОС-3, формирование регламентированной отчетности, интеграцию с сайтом, подготовку информационных рассылок сотрудникам и обучающимся.

"1С:Колледж ПРОФ" реализован на платформе "1С:Предприятие 8.2". Весь функционал решения доступен как в веб-странице, так и в тонком клиенте, поддерживается многопользовательская работа в локальной сети или в сети Интернет.

В подсистеме 1С:Колледж существуют следующие функциональные возможности:

Рабочий стол директора

· Контроль ключевых показателей деятельности.

o Количество студентов, учебных групп в разрезе видов финансирования, форм обучения, специальностей и отделений.

o Качественная и абсолютная успеваемость в разрезе групп, специальностей и отделений. Динамика изменения показателей.

o Показатели посещаемости в разрезе групп, специальностей и отделений. Динамика изменения показателей.

o План-фактный анализ выполнения педагогической нагрузки.

· Оперативная информация по нужному студенту.

· Информация о расписании на заданный момент времени.

· Контроль хода приемной компании.

· Контроль состава цикловых методических комиссий.

· Контроль планирования и проведения мероприятий.

Приемная комиссия

· Планирование приема в учебное заведение.

o Формирование план набора с учетом нового классификатора специальностей.

o Планирование потоков, вступительных групп с учетом оплаты обучения, имеющегося образования, специальностей, на которые поданы заявления, и прохождения подготовительных курсов.

o Планирование расписания вступительных испытаний и собеседований.

· Прием документов:

o Формирование личного дела абитуриента.

§ Сотрудником приемной комиссии.

§ Самостоятельный ввод абитуриентом с помощью специального мастера.

o Возможность подачи заявлений одним абитуриентом на несколько специальностей.

o Контроль сдачи/возврата необходимых документов абитуриента.

o Формирование документов для абитуриента (расписка о получении документов, контракт).

· Проведение вступительных испытаний:

o Формирование экзаменационных листов и экзаменационных ведомостей.

o Обработка результатов вступительных испытаний.

§ Данные ЕГЭ.

§ Экзаменационные оценки.

§ Результаты собеседований.

o Выдача справки о результатах прохождения вступительных испытаний.

o Проверка результатов ЕГЭ - интеграция с Федеральной базой свидетельств о результатах Единого государственного экзамена (ФБС ЕГЭ).

o Анализ оценок вступительных испытаний.

· Управление зачислением.

o Построение вступительных рейтингов.

o Формирование приказов о зачислении абитуриентов в сформированные группы.

§ С помощью рейтинга.

§ Вручную.

· Привлечение абитуриентов

o Анализ эффективности различных каналов по привлечению абитуриентов по количеству и по стоимости.

o Планирование маркетинговых мероприятий по привлечению абитуриентов.

· Анализ работы приемной комиссии:

o Контроль хода набора (план-фактный анализ - количество поданных заявлений к плану набора).

o Анализ набора по ЕГЭ.

o Формирование регламентированной отчетности (2-НК, 76-КДс).

o Широкий перечень разнообразных отчетов, в т.ч. графических, о ходе приемной кампании.

Деканат

· Оперативный учет движения контингента.

o Формирование приказов о движении контингента как индивидуально, так и списком.

o Анализ контингента и формирование отчетности (списки, статистика).

o Ведение учебных групп с возможностью контроля правильности заполнения.

o Предоставление студентам и организациям необходимых справок ("Справка об обучении", "Справка-вызов").

· Учет и анализ посещаемости.

· Учет и анализ успеваемости.

o государственные итоговые испытания.

o результаты зачетно-экзаменационных сессий.

o различные виды практик.

o промежуточные аттестации.

· Выпуск студентов.

o Утверждение тем дипломов.

o Формирование Государственной аттестационной комиссии (ГАК).

o Учет протоколов работы ГАК.

o Подготовка и проверка данных для дипломов и академических справок.

o Ввод оценок в диплом при помощи документа "Академическая справка входящая" для студентов, которые перевелись из другого учебного заведения.

o Формирование выходных документов об образовании на бланках государственного образца: дипломов, приложений к диплому, академических справок.

· Воинский учет.

o Учет военнообязанных по военкоматам.

o Групповая обработка параметров военнообязанных.

o Подготовка различных списков с отборами по годам поступления, годам рождения, учебной группе, полу.

o Печать отчета для военкомата.

· Ведение архива выпущенных студентов, предоставление архивных справок.

Учебная часть

· Планирование учебного процесса и распределение нагрузки.

o Ведение требований ГОС по специальностям, хранение основных параметров стандартов.

o Работа с учебными планами.

§ Формирование учебных планов и рабочих учебных в соответствии с образовательными стандартами 2-го и 3-го поколения (ГОС и ФГОС-3).

§ Реализация компетентностного подхода.

§ Новая структура ОПОП.

§ Поддержка профессиональных модулей и междисциплинарных курсов.

§ Версионирование планов.

§ Проверка планов на соответствие ГОС и ФГОС-3.

§ Вывод планов на печать.

· Управление нагрузкой.

· Расчет и распределение по учебному заведению, цикловым методическим комиссиям и преподавателям.

· Возможность перераспределения (снятия и передачи) нагрузки.

· Учет дробной нагрузки для преподавателей.

· Учет фактического выполнения нагрузки преподавателем.

o Подготовка и формирование отчетности по выполнению нагрузки (формы 2 и 3).

o Три способа ввода фактического выполнения нагрузки.

§ Сводная за период регистрации фактического выполнения нагрузки по преподавателю.

§ Оперативная регистрация ежедневного выполнения нагрузки на основе ежедневного расписания.

§ Отчет преподавателя за месяц.

· Расписание.

o Ввод и хранение возможностей преподавателей вести занятия в заданное время.

o Ввод и хранение неограниченного количества вариантов расписаний звонков .

o Ввод и хранение действующего шаблона расписания с контролем правильности.

o Вывод печатных форм расписания, как по учебному заведению, так и по отделению на семестр.

o Формирование ежедневного расписания автоматически по данным шаблона или вручную с учетом замен и привязкой расписания звонков.

o Информационная рассылка ежедневного расписания.

Кадровый учет

· Интеграция с программными продуктами "1С:Зарплата и управление персоналом", "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения" и "1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения 8".

· Учет сотрудников и анализ кадрового обеспечения в разрезе организаций, места работы (штат, совместительство), подразделений, должностей, ученых званий и степеней.

· Формирование приказов на прием, перемещение и увольнение.

· Учет повышения квалификации.

· Учет и планирование аттестаций по областям работы (административная и педагогическая).

Методическая работа

· Учет и оценка работы сотрудников.

o По областям работы, типам работы (организационная, учебно-методическая, научно-исследовательская и т.д.), видам работы (выступление, публикация статьи, разработка рабочей программы, проведение открытого урока и пр.), уровням работы (в масштабах одного колледжа, городской уровень, республиканский, российский, международный), учебным периодам и цикловым методическим комиссиям.

o Планирование и согласование работ в разрезе областей, сотрудников, цикловых методических комиссий, учебных периодов, типов, видов и уровней работы.

o Оценка работ и построение рейтингов сотрудников и ЦМК.

o План-фактный анализ и динамика работы сотрудников и цикловых методических комиссий, история работы сотрудников.

· Учет и хранение методических материалов.

o Учет методических материалов в разрезе видов, авторов, дисциплин, принадлежности, даты разработки, актуальности, применимости для различных специальностей и в различных рабочих учебных планах.

o Хранение электронных методических материалов непосредственно в базе данных программы.

o Анализ состава имеющихся методических материалов, их актуальности и возможности применения.

· Учет работы ЦМК.

o Ведение списка ЦМК.

o Учет дисциплин, закрепленных за ЦМК.

o Подготовка приказов о составе ЦМК и учет текущего состава ЦМК.

o Назначение и учет заведующих ЦМК.

o Анализ списка дисциплин утвержденных рабочих учебных планов, не закрепленных ни за одной ЦМК.

o Учет протоколов заседаний ЦМК.

· Проведение смотров (конкурсов).

o Учет и планирование различных конкурсов и смотров (в том числе периодических).

o Задание различных критериев оценки результатов.

o Оценка и подведение итогов.

Воспитательная работа

· Формирование приказов о поощрениях и наказаниях студентов.

o Подготовка и печать приказов.

o Отражение приказов в рейтингах студентов и групп.

· Управление проведением различных воспитательных мероприятий.

o Планирование мероприятий, назначение ответственных.

o Учет результатов проведенных мероприятий.

o План-фактный анализ проведения мероприятий.

o Поощрение участников мероприятий в виде начисления бонусных баллов в рейтинг.

o Формирование рейтингов групп и студентов.

· Управление трудоустройством выпускников.

o Учет трудоустройства выпускников.

o Прогноз трудоустройства (на основании опроса будущих выпускников по планам трудоустройства).

o Анализ трудоустройства.

o Формирование отчетности.

· Учет увлечений и достижений студентов.

· Учет и анализ работы кураторов.

o Планирование, проведение родительских собраний.

o Подготовка характеристик студентов.

o Учет общественных поручений студентов.

· Анкетирование.

o Разработка шаблонов анкет и проведение опросов по списку респондентов.

o Проведение анкетирования.

o Средства анализа результатов анкетирования.

Производственное обучение

· Организация производственных практик.

o Ведение базы предприятий, предоставляющих места для проведения практик.

o Ведение реестра договоров на проведение практик.

o Формирование и учет приказов о проведении практики.

o Формирование необходимых документов.

§ Приказ.

§ Направление.

§ Договор на практику.

§ Дневник.

§ Задание.

o Учет отчетности о прохождении практики.

o Анализ мест прохождения практики.

o Анализ результатов прохождения практики.

· Управление аудиторным фондом.

o Учет аудиторного фонда, и характеристик аудиторий (вместимость, тип, оснащенность, возможность применения для вида занятий).

o Назначение ответственных за аудитории.

o Проведение смотров аудиторий

§ Гибкое формирование системы параметров оценки состояния аудиторий.

§ Регистрация результата смотра кабинета.

§ Подведение итогов смотра.

Расчеты со студентами

· Работа стипендиальной комиссии.

o Приказы по составу комиссии.

o Протоколы проведения заседаний.

o Представления стипендиальной комиссии.

o Приказы по решениям стипендиальной комиссии.

· Предоставление материальной помощи.

· Расчет стипендий.

o Поддержка различных видов стипендий.

§ Социальной.

§ Академической (базовой, повышенной и проч.).

§ Именной.

o Поддержка районного коэффициента.

o Поддержка надбавки процентом (например, для расчета северной надбавки).

· Социальный учет инвалидов, сирот и других категорий студентов.

· Отражение выплаты стипендий и материальной помощи.

· Анализ расчетов по социальным выплатам.

· Ведение договоров по оказанию платных услуг студентам.

· Ценообразование по платным услугам студентам.

· Отражение начислений за платные услуги студентам.

· Отражение поступивших от студентов оплат.

· Анализ расчетов за платные услуги.

Общежитие

· Учет и управление жилым фондом.

o Поддержка нескольких корпусов.

o Вывод и вывод комнат в/из эксплуатации.

o Поддержка произвольного набора типов комнат.

o Анализ фонда.

· Управление проживанием.

o Приказы о заселении, заселение (ордера, распоряжения, согласия родителей), выселение.

o Учет проживающих различных категорий.

· Учет расчетов за проживание.

o Формирование договоров на проживание и дополнительные услуги.

o Ценообразование.

o Формирование начислений и отражение оплат.

· Резервирование, снятие с резерва комнат.

· Воспитательный процесс.

o Подготовка графиков обхода общежитий.

o Подготовка отчетов преподавателей о посещении общежития.

"Электронный журнал" для учета текущей успеваемости

· Работа преподавателей в едином информационном пространстве с управленческим персоналом в привычной для себя форме аналогичной бумажному классному журналу.

· Автоматическое заполнение на основе оперативного расписания.

· Поддержка разделения учебных групп на произвольное количество подгрупп.

· Поддержка до 5 оценок различных видов за одно занятие.

· Поддержка учета посещаемости занятий.

· Поддержка календарно-тематического описания занятий.

· Поддержка системы замечаний по ведению журналов.

Автоматизированные рабочие места:

· Директор.

· Председатель приемной комиссии.

· Секретарь приемной комиссии.

· Секретарь заведующего отделением.

· Заведующий отделением.

· Заместитель (секретарь) директора по учебной работе.

· Заместитель (секретарь) директора по воспитательной работе.

· Заместитель (секретарь) директора по производственному обучению.

· Заместитель (секретарь) директора по методической работе.

· Заведующий ЦМК (ПЦК).

· Методист.

· Кадровик.

· Куратор.

· Староста.

· Бухгалтер по расчетам со студентами.

· Председатель стипендиальной комиссии.

· Комендант общежития.

Основной целью внедрения программы «1С:Колледж» является повышение эффективности и качества управления образовательным учреждением, обеспечение деятельности всех субъектов образовательного учреждения на единой информационной основе.

Внедрение автоматизированных программных комплексов позволит решить ряд задач:

· формирование единой базы данных персонала учебного заведения и контингента учащихся для использования в интересах организации учебно-воспитательного процесса.

· возможность выполнения качественного и разностороннего анализа состояния образования колледжа.

· автоматизация и оптимизация выполнения отчетов, сокращение времени на процессы сбора и обработки информации.

· постепенный переход на безбумажное делопроизводство, его стандартизация и унификация.

· обеспечение оперативного открытого доступа к информации всех участников образовательного процесса.

Особенность работы с программой заключается в том, что заполнение базы данных идет поэтапно в определенной последовательности:

1. данные об образовательном учреждении.

2. недельная сетка часов.

3. данные о преподавателях.

4. информация о кабинетах.

5. распределение нагрузки.

6. график работы преподавателей.

7. составление расписания.

Имея небольшой опыт работы с комплексами администрирования учебного процесса, могу отметить положительные и отрицательные стороны:

Таблица - 2.1 Сравнение положительных и отрицательных сторон

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Доступность и обширность информации	Не все участники образовательного пространства владеют компьютером в достаточной степени
Быстрота составления отчетов	Не все сотрудники колледжа с желанием вовлечены в процесс информатизации
Систематизация данных о студентах и сотрудниках колледжа
Автоматизация вопросов планирования и организации учебного процесса
Программа «1С: Колледж» работает в локальной сети

2.3 Изучение возможностей реализации задач документооборота «Приемной комиссии» в системе 1С:Колледж

Подсистема «Приемная комиссия» в программе «1С:Колледж» служит для оперативного учета движения контингента и ведения необходимого делопроизводства по списочному составу отделения. До внедрения программы 1С:Колледж, работа «Приемной комиссии» в Новосибирском профессионально-педагогический колледж выполнялась в программе Access, не смотря на то что это электронная база данных, все ровно некоторые справки приходилось писать вручную, все справочники , документы, личные дела сортировать вручную и хранить на бумажных носителях и нужный документ порой приходилось искать вручную по необходимым папкам. После внедрения программы, работа «Приемной комиссии» стала более автоматизирование, значительно упростилась, так как подсистема «Приемная комиссия» позволяет сортировать документы по статусу, специальности, отделению, форме обучения, дате рождения, виду финансирования, курсу и учебной группе, что значительно сокращает работу и время персонала и помогает быстро и без особых усилий сделать выборку по определенному статусу и найти необходимый документ.

2.4 Особенности установки «1С:Колледж»

Платформа «1С: Колледж» работает с любой конфигурацией в рамках лицензионного соглашения.

Программа запуска, входящая в состав системы «1С: Предприятие», позволяет работать с единым списком информационных баз всех версий системы (8.0, 8.1 и 8.2).

Доступны следующие программы установки:

? 1С: Колледж 8.2 -- позволяет выполнить установку любого компонента системы, кроме 64-разрядного сервера «1С: Предприятия».

? 1С: Колледж 8.2 Тонкий клиент -- позволяет выполнить установку только компоненты, необходимые для доступа к серверу «1С: Предприятия» и собственно тонкий клиент.

? 1С: Колледж 8.2 (x86-64) -- позволяет выполнить установку 64-разрядного сервера «1С: Колледж».

Для старта зайдем в каталог дистрибутива и запустим программу setup.exe.

Установку выполняет помощник и нам практически необходимо нажимать только на кнопку Далее >>.

Переходим на страницу выбор компонент программы, которые необходимо установить.

Здесь выбираем необходимые компоненты для установки, они могут отличаться в зависимости от варианта работы 1С.

К компонентам установки 1С: Колледж относятся:

? 1С: Колледж-- основные компоненты «1С: Колледж», включая компоненты для администрирования, конфигурирования, толстый и тонкий клиент.

? 1С: Колледж тонкий клиент -- Компоненты тонкого клиента только для работы в клиент-серверном варианте.

? 1С: Колледж тонкий клиент, файловый вариант -- Компоненты тонкого клиента, включая компоненты для работы с файловым вариантом информационной базы.

? Сервер 1С: Колледж 8 -- Компоненты сервера «1С: Колледж».

? Модули расширения веб-сервера -- Модули расширения веб-серверов, необходимые для работы веб-клиента и Web-сервисов.

? Администрирование сервера 1С: Колледж 8 -- Дополнительные компоненты для администрирования кластера серверов.

? Интерфейсы на разных языках -- Пользовательские интерфейсы на различных языках.

? Сервер хранилища конфигураций 1С: Колледж 8 -- Компоненты сервера хранилища конфигураций «1С: Колледж».

? Конвертор ИБ 1С: Колледж 7.7 -- Конвертор информационных баз «1С: Колледж 7.7».

Следующий шаг установки это выбор языка интерфейса.

Укажем один из языков интерфейса по умолчанию

После завершения работы программы установки в каталоге C:\Program Files\1Cv82\conf будет создан файл cong.cfg, описывающий язык интерфейса по умолчанию.

Жмем кнопку Установить и запускаем процесс установки. (Смотри рисунок 2.6).

В процесс установки создаются необходимые папки, копируются файлы компонент происходит их регистрация, создаются конфигурационные файлы, на рабочем столе создается ярлык запуска 1С.

На следующем шаге помощник установки предлагает установить драйвера защиты (HASP Device Driver) от несанкционированного использования.

Установка драйвера производим в том случае если на данном компьютере к USB-порту будет присоединяться аппаратный ключ защиты.

Установку драйвера защиты выполнять до того, как ключ защиты будет присоединен к USB-порту компьютера.

Если все прошло успешно, то откроется следующее окно.

Нажмем на кнопку Готово, и установка платформы 1С: Предприятие завершено.

После этого переходим к установки конфигурации 1С:Колледж.

Жмем кнопку «Далее», открывается следующие окно где указываем путь.

Жмем «Далее» откроется окно «Конфигурация успешно установлена», жмем «Готово».

После этого приступаем к установке 1С:Конфигуруции. Добавляем информационную базу «приемная комиссия».

После открывается следующие окно где выбираем «Создание информационной базы без конфигурации для разработки новой конфигурации или загрузки выгруженной ранее информационной базы».

После это открывается окно где указываем наименование информационной базы и тип расположения информационной базы «Приемная комиссия».

После открывается окно где прописываем каталог информационной базы и указываем язык.

После открывается следующие окно где указываем «Вариант аутентификации» и «Основной режим запуска».

После установки платформы 1С:Предприятия и конфигурации 1С:Колледж можно приступить к работе с системой электронного документооборота 1С:Колледж.

3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

3.1 Структура связанных баз данных, необходимая для работы АРМ «Приемной комиссии»

В подсистеме «Приемная комиссия» 1С:Колледжа имеются следующие справочники, которые значительно упрощают работу «Приемной комиссии»

Оперативный учет движения контингента, который позволяет :

o формировать приказы о движении контингента как индивидуально, так и списком.

o анализ контингента и формировать отчетности (списки, статистика).

o предоставлять студентам и организациям необходимых справок.

Что бы начать работу с подсистемой «Приемная комиссия» нужно, чтобы были заполнены ряд справочников: «Протокол допуска», «План приема», «Формирование вступительных групп», «Запись на собеседование», «Собеседование», «Экзаменационная ведомость».

Документ план приема служит для формирования плана приема студентов по специальностям. Данная информация в дальнейшем используется в различных отчетах, при автоматическом заполнении документа «Рейтинг абитуриентов», может быть передана на сайт колледжа.

Для формирования печатной формы «протокол допуска» и отбора абитуриентов, выполнивших все требования учебного заведения для прохождения вступительных испытаний служит, документ «Протокол допуска».

Справочник «Формирование вступительных групп» используется для того чтобы, если в момент приема документов по каким-то причинам включить абитуриента в конкретную вступительную группу невозможно, то это можно сделать позже с помощью документа «Формирование вступительных групп».

Справочник «Запись на собеседование» служит для учета записи абитуриентов на собеседование.

Справочник «Собеседование» служит для зачисления абитуриентов в учебное заведение на основании результатов собеседования. Решение о направлении абитуриента на собеседование принимает сотрудник приемной комиссии.

Документ «Экзаменационная ведомость» служит для подготовки одноименной печатной формы для передачи ее экзаменатору, а также после проведения для учета его результатов.

После того как заполнены все необходимые справочники в подсистеме «Приемная комиссия» можем вывести на печать отчет по анализу зачисления.

3.2 Уровни администрирования и доступа к базам данных «1С:Колледж»

Система настройки прав пользователей и авторизации доступа.

Данная система позволяет описывать наборы прав, соответствующие должности пользователей. Структура прав определяется конкретной конфигурацией системы. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Секретарь приемной комиссии», «Декан» и т.д.

Система 1С:Колледж позволяет вести список пользователей, которым разрешена работа с системой. Этот список не является частью прикладного решения, а создается отдельно в конкретной организации, в которой используется система.

Администратор информационной базы имеет возможность добавлять, удалять пользователей, а также модифицировать данные пользователя. Создание новых пользователей возможно также путем копирования уже существующих пользователей.

Для каждого пользователя может быть задано имя, идентифицирующее пользователя в системе, полное имя, используемое при отображении справочной информации, и порядок аутентификации (опознавания) пользователя системой. Кроме этого, список пользователей позволяет указать роли, которые будут доступны пользователю при работе с прикладным решением, а также основной интерфейс и язык, на котором будут отображаться надписи, содержащиеся в интерфейсе прикладного решения.

Систему ролей, существующую в конкретном прикладном решении, определяет разработчик в процессе создания прикладного решения. Администратор может только выбирать среди существующих в прикладном решении ролей.

Список активных пользователей позволяет получать информацию о том, кто из пользователей работает с информационной базой в данный момент. Список активных пользователей содержит информацию об имени пользователя, режиме, в котором пользователь использует систему, времени начала его работы и пр. Администратор имеет возможность вывести список активных пользователей на печать в виде текстового или табличного документа. Кроме этого, из списка активных пользователей можно открыть журнал регистрации системы, или просмотреть историю работы пользователя - содержимое журнала регистрации, отфильтрованное по тому пользователю, на котором установлен курсор.

Журнал регистрации содержит информацию о том, какие события происходили в информационной базе в определенный момент времени или какие действия выполнял тот или иной пользователь. Журнал регистрации доступен как в режиме 1С:Колледж, так и в режиме Конфигуратор.

В режиме 1С:Колледж по щелчку мыши в полях Данные и Представление данных можно перейти к тому объекту прикладного решения, который указан в записи журнала регистрации.

Информацию, находящуюся в журнале регистрации, можно отбирать по большому количеству критериев. Например, можно отобрать только информацию о том, какие документы изменялись определенным пользователем в заданный промежуток времени. Кроме этого, журнал регистрации поддерживает динамическую фильтрацию событий, при которой новые события, удовлетворяющие наложенному фильтру, будут появляться в списке.

Кроме этого разработчик может самостоятельно добавлять записи в журнал регистрации, используя средства встроенного языка. Такая возможность позволяет настраивать журнал регистрации под нужды конкретного прикладного решения.

В процессе длительной эксплуатации системы в журнале регистрации может накапливаться значительное число записей. Поэтому поддерживается возможность сокращения журнала регистрации и удаления записей, ставших неактуальными. При сокращении журнала регистрации можно записать удаляемые события в файл, если предвидится необходимость их анализа в будущем.

Используя средства работы со списками, разработчик имеет возможность выгрузить журнал регистрации в текстовый или табличный документ, который в дальнейшем может быть сохранен в собственном формате или, например, формате листа Excel или документа HTML.

Для удобства разработки конфигурации в системе предусмотрен отладчик. Отладчик позволяет прослеживать исполнение программных модулей конфигурации, замерять сравнительное время исполнения, просматривать содержимое переменных.

Для отслеживания текущего состояния работы системы используется монитор пользователей. Он позволяет просмотреть, кто из пользователей в настоящий момент работает с конкретной информационной базой, и в каком режиме.

Журнал ведется системой автоматически. В нем отражаются все факты изменений данных пользователями.

Основные средства администрирования системы 1С:Колледж реализованы в составе конфигуратора. Однако есть ряд механизмов и утилит, которые не входят в состав конфигуратора, хотя также имеют отношение к администрированию системы 1С:Колледж. Перечислим наиболее важные механизмы и инструменты, входящие в состав средств администрирования: механизм аутентификации позволяет определить, кто именно из пользователей, перечисленных в списке пользователей системы, подключается к прикладному решению в данный момент.

Система поддерживает два вида аутентификации, которые могут использоваться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед администратором информационной базы:

· Аутентификация средствами 1С:Колледж.

· Аутентификация средствами Windows.

Текущая информационная база может быть выгружена в файл на диске или загружена из файла. Эти операции могут использоваться, например, для создания архива информационной базы и восстановления какой-либо копии базы из архива. Также выгрузка и загрузка информационной базы используется для переноса базы из файлового варианта в клиент серверный и обратно. При загрузке и выгрузке информационной базы система открывает стандартный диалог выбора файла. Следует учитывать, что при загрузке базы из файла, текущая информационная база будет полностью заменена загружаемой.

В случае, когда выгрузка информационной базы используется для создания архивных копий, администратор может автоматизировать этот процесс, используя возможность запуска конфигуратора в пакетном режиме.

Процедура тестирования и исправления информационной базы служит для диагностики и устранения ошибочных состояний информационных баз, имеющих различный формат хранения данных (файловый или клиент-серверный).

Процедура позволяет выбрать проверки и режимы, которые должны быть выполнены для текущей информационной базы. Для баз, использующих клиент-серверный вариант, возможна проверка логический целостности данных и пересчет итогов. Для баз, использующий файловый вариант, в дополнение к этим проверкам, может быть выполнена реиндексация таблиц и сжатие информационной базы.

Имеется возможность выполнять только тестирование или тестирование с исправлением. Причем, возможен выбор нескольких вариантов исправления конфликтных ситуаций.

Следует заметить, что тестирование и исправление информационной базы может выполняться только в монопольном режиме (т.е. работа пользователей с информационной базой в процессе тестирования и исправления невозможна).

3.3 Интерфейс управления АРМ «Приемной комиссии». особенности подсистемы

В современных условиях российского образования приемная комиссия становится одним из ключевых звеньев учебного заведения. От качества работы этого подразделения зависит успех приемной кампании, а значит и успех самого учебного заведения. Более того, во многих случаях речь идёт и вовсе о его выживании. Поэтому грамотное управление процессом приемной кампании является архиважным. Но что есть грамотное управление - это возможность качественного планирования, постоянного измерения, анализа и принятия оперативных решений по улучшению процесса. И это в современных условиях трудновыполнимая без автоматизации задача.

«1С:Колледж» - это тиражный программный продукт для автоматизации управления учебным заведением. Он охватывает все контуры управления учебным заведением и приемная комиссия это только одна из подсистем этой программы. И это правильно, так как цикл управления предприятием неразрывен, из него невозможно вычленить управление каким-то одним процессом без ущерба, как для него, так и для других процессов. Саму же приемную кампанию условно можно представить в виде следующей схемы. (Смотри рисунок 3.8).

Рисунок - 3.8 Схема приемной комиссии

Именно таким образом построена работа и в разделе «Приемная комиссия» программного продукта «1С:Колледж».

В состав раздела входят подсистемы:

· Планирование приема.

· Привлечение абитуриентов.

· Прием абитуриентов.

· Вступительные испытания.

· Зачисление.

Также в подсистеме приемная комиссия мы можем посмотреть какая организация, какие существуют специальности, дисциплины.

Справочник «Организация» служит для хранения списка организаций, от лица которых мы ведем свою деятельность. Таким образом, программа позволяет вести учет деятельности от лица нескольких организаций в одной базе данных.

В справочнике «Специальность» и «Дисциплины» хранятся все специальности и дисциплины, по которым когда либо учебное заведение осуществляло или осуществляет подготовку.

Как любой нормальный процесс управления приемной комиссией начинается с планирования. В «1С:Колледж» в подсистеме «Планирование приема» автоматизированы следующие функции:

· Планирование контрольных цифр приема.

· Планирование целевого набора.

· Планирование набора необходимых от абитуриентов документов.

· Планирование вступительных испытаний (какие испытания, для какой специальности должны быть проведены, какие проходные баллы должны быть установлены).

· Планирование расписания вступительных испытаний.

· Анализ контрольных цифр.

Следующим этапом работы приемной комиссии, а по-хорошему и всего колледжа в целом, является привлечение абитуриентов. На самом деле этот процесс должен идти постоянно. Учебное заведение всё время должно работать над повышением своего имиджа, проводить профориентационную работу среди школьников и родителей, использовать различные каналы информирования потенциальных абитуриентов о своем учебном заведении.

Подсистема «Привлечение абитуриентов» помогает:

· Спланировать проведение маркетинговых мероприятий (медиаплан)

· Зарегистрировать и измерить ход, активность и результативность маркетинговой кампании.

· Сравнить и проанализировать эффективность различных каналов и источников информирования абитуриентов, как с количественной точки зрения, так и с точки зрения затрат.

Самым трудоемким этапом работы приемной комиссии является этап приема документов. На этом этапе подсистема «Прием абитуриентов» позволяет автоматизировать:

· Регистрацию сведений об абитуриенте.

· Регистрацию заявлений сразу на несколько видов конкурса (различные специальности, условия финансирования).

· Контроль необходимых документов.

· Учет движения документов абитуриентов.

· Анализ хода приемной кампании.

Этап проведения вступительных испытаний может быть не в каждом учебном заведение, но там где он есть сотрудники приемной комиссии оценят, что подсистема «Вступительные испытания» облегчает работу по:

· Подготовке экзаменационных листов.