1) директор;

2) заместитель директора.

Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно предприятием. Подавляющая часть собственного капитала приходится на основные средства и материальные запасы. Бухгалтерский учет на предприятии ведется по установленным законодательством правилам, в его основе лежит применение журнально-ордерной формы учета.

Структура управления предприятием представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Внутренняя структура ТОО «Темиртауский Эксперементальный завод»

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с:

- Законом Республики Казахстан «О частном предпринимательстве» №124-III 31/1/06 года (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24.7.2009 г.);

- Кодексом Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" (Налоговый кодекс) от 10.12.2008 года №100-IV(с изменениями на 01.01.2012 г.);

- Международными Стандартами Финансовой Отчетности (МСФО);

- Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234 - III (с изменениями на 1.1.2012 г.)

- Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденный Приказом Министра финансов РК от 22 июня 2007 г. № 185;

- Учетной политикой, утвержденная приказом № 145-07У от «29» декабря 2009 г. (с изменениями на 01.01.2012 г.).

Бухгалтерский учет и ведение документации ведется в бумажном виде, c помощью пакета программ Microsoft Office, без единой информационной системы рассматриваемого предприятия. Следовательно, требуется разработать информационную систему согласно поставленной цели дипломного проекта.

Общая система учета подразделяется на:

- финансовый учет;

- статистический учет, который базируется на данных финансового учета;

- налоговый учет;

- управленческий учет - сводная информация, составляемая по заданию руководства, исходящая из финансового, производственного, статистического и налогового учета.

Внутренний контроль за совершаемыми хозяйственными операциями осуществляется бухгалтерией в момент принятия первичных учетных документов к учету и включает в себя контрольные процедуры, реализующие следующие направления:

- контроль санкционирования;

- контроль законности;

- контроль полномочий;

- контроль обработки данных.

Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета. Ведение аналитического учета операций и событий установлено исходя из потребностей.

1.2 Анализ существующих разработок

Так как на рассматриваемом предприятии учет и ведение документации ведется в бумажном виде, c помощью пакета программ Microsoft Office, без единой информационной системы, то не представляется возможным проанализировать существующую информационную систему и выявить все ее плюсы и минусы. В связи с этим был проведен детальный анализ двух основных программ - «PROJECT EXPERT», и для сравнения с зарубежными аналогами выбрана программа «COMFAR 3.0».

В основе финансово-экономического анализа не столько расчет и оценка финансово-экономических показателей, сколько разработка рекомендаций по повышению эффективности бизнеса, улучшению финансового состояния предприятия. Для претворения этого в жизнь необходим комплексный, системный подход к изучению всех сторон деятельности предприятия на основе анализа финансово-экономических показателей. В перечень разделов финансово-экономического анализа входят:

- анализ платежеспособности и ликвидности;

- анализ структуры активов и степени их использования;

- анализ прибыли и рентабельности;

- анализ кредитоспособности заемщика;

- факторный анализ прибыли, себестоимости и т.д.;

- анализ структуры и динамики затрат предприятия и себестоимости услуг.

Финансово-экономический анализ направлен на обеспечение планомерного поступления и расходования денежных ресурсов, выполнения расчетной дисциплины, достижения рациональных пропорций собственного и заемного капитала и наиболее эффективного его использования, а также оказывает положительное влияние на выполнение производственных планов, обеспечивает нужды процесса оказания услуг необходимыми ресурсами.

Цели и задачи финансово-экономического анализа.

Цель анализа - своевременное определение и устранение недостатков в финансово-экономической деятельности и определение резервов для улучшения финансового состояния предприятия и его платежеспособности, выявление наиболее сложных вопросов управления в целом и его финансовыми ресурсами в частности.

Задачами финансово-экономического анализа являются правильные оценки начального финансово-экономического состояния и динамики его дальнейшего развития. Решение задач финансово-экономического анализа складываются из:

1) основных факторов, вызывающих изменения в финансово-экономическом состоянии;

2) изменений финансово-экономического состояния в пространственно-временном разрезе;

3) идентификации финансово-экономического положения;

4) оценки динамики структуры и состава активов, их состояния и движения;

5) оценки динамики структуры и состава источников собственного и заемного капитала, их состояния и изменения;

6) оценки платежеспособности предприятия и оценки ликвидности баланса;

7) оценки относительных и абсолютных показателей финансовой устойчивости предприятия;

8) оценки эффективности использования средств и ресурсов предприятия;

9) повышения научно-экономической обоснованности бизнес-планов, бизнес-процессов, нормативов в процессе их разработки;

10) объективного и всестороннего исследования выполнения бизнес-планов, бизнес-процессов и соблюдения нормативов;

11) определения эффективности использования трудовых и материальных ресурсов;

12) контроля за осуществлением требований коммерческого расчета;

13) проверки оптимальности управленческих решений;

14) внутрихозяйственных резервов укрепления финансового состояния.

Задачи определяются пониманием хозяйственных процессов предприятия, их социально-экономической эффективностью, конечными финансовыми результатами деятельности, складывающимися под воздействием объективных и субъективных факторов, находящих отражение через систему экономической информации.

Анализ финансово-экономической деятельности.

В основе финансово-экономического анализа лежит анализ финансово-бухгалтерской отчетности. Он предполагает следующие этапы:

1. Предварительный обзор финансового и экономического состояния предприятия.

1.1. Характеристика общей направленности финансово-хозяйственной деятельности.

1.2. Оценка надежности информации статей отчетности.

2. Оценка и анализ экономического потенциала предприятия.

2.1. Оценка имущественного положения:

а) построение аналитического баланса;

б) вертикальный анализ баланса;

в) горизонтальный анализ баланса;

г) анализ кардинальных изменений имущественного положения.

2.2. Оценка финансового положения предприятия:

а) оценка ликвидности;

б) оценка финансовой устойчивости.

3. Оценка и анализ результативности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3.1. Оценка основной (уставной) деятельности.

3.2. Анализ рентабельности.

Для эффективной деятельности негосударственных предприятий безопасности в современных условиях жесточайшей конкурентной борьбы руководителю необходимо реально оценивать финансово-экономическое состояние вверенного предприятия, а также состояние деловой активности партнеров и конкурентов. Что для этого необходимо генеральному директору и учредителю?

1. Изучить и применять методики оценки финансово-экономического состояния НПБ.

2. Применять в своей работе формальные и неформальные методы сбора, обработки, интерпретации финансово-экономической информации.

3. Претворять в жизнь данные методики в своей практической работе.

Анализ финансово-экономической деятельности НПБ проводится с помощью совокупности методов и методологий, позволяющих структурировать и идентифицировать взаимосвязи между основными показателями.

Информационной базой для проведения анализа финансово-экономической деятельности предприятия служит бухгалтерская отчетность. Отчетность предприятия - это система показателей, характеризующая результаты и отражающая условия ее работы за истекший период.

В отчетность включены все виды текущего учета: бухгалтерский, статистический, оперативно-технический. Благодаря этому обеспечивается отражение в отчетности всех видов охранных услуг.

Финансово-бухгалтерская отчетность состоит из отчетных документов, образующих единое целое:

- бухгалтерский баланс, форма №1;

- отчет о прибылях и убытках, форма №2;

Анализ начинается с обзора основных показателей деятельности предприятия, в ходе которого рассматриваются следующие вопросы:

- положение активов предприятия на начало и конец отчетного периода;

- условия работы предприятия в отчетном периоде;

- результаты, которые достигло предприятие в отчетном периоде;

- планы и перспективы финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Проводя сравнительный анализ разделов активов баланса, выясняем тенденции изменения имущественного положения. Информация об изменении в организационной структуре управления, об особенностях взаимоотношений с контрагентами, ввод в эксплуатацию новых видов деятельности и т.д. - все это содержится в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. Результаты и перспективы деятельности предприятия обобщаются и оцениваются на основании данных анализа динамики прибыли, сравнительного анализа элементов роста активов предприятия, объемов производственной деятельности и прибыли. Данные о недостатках в работе присутствуют в балансе в публичном или завуалированном виде.

Каждое предприятие, планируя свою политику в условиях изменчивой рыночной конъюнктуры, стремится закрепить свои конкурентные позиции. Исходя из чего часть финансово-экономической информации переходит в область коммерческой тайны и становится прерогативой внутреннего финансово-хозяйственного управленческого анализа. Анализ финансово-экономического состояния, базирующийся на бухгалтерской отчетности, приобретает характер внешнего анализа, проводимого без привлечения и обнародования данных внутреннего управленческого учета (калькуляция себестоимости, смет расходов, прямых и косвенных издержек и т.п.), в связи с чем отчетные данные содержат достаточно ограниченную информацию о деятельности предприятия. Значение анализа финансово-экономического состояния предприятия трудно переоценить, так как он является той базой, на которой строится разработка финансово-экономической политики НПБ.

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Программное обеспечение за полвека своего существования претерпело огромные изменения, пройдя путь от программ, способных выполнять только простейшие логические и арифметические операции, до сложных систем управления предприятиями. В программном обеспечении всегда можно было выделить два основных направления развития:

- выполнение вычислений;

- накопление и обработка информации.

Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг.

В условиях жесткой конкуренции, динамического рынка даже самые консервативные или небогатые предприятия не могут позволить себе отказаться от такого мощного средства, как автоматизация. Выгода от использования современных компьютерных технологий в промышленности столь велика, что эпоха агитации за автоматизацию давно прошла.

В настоящее время понятие информационной системы настолько размыто, что под информационной системой может быть определено любое понятие от компьютерной программы, помогающей автоматизировать какой-то процесс, до сложившегося набора правил и процедур, регламентирующих действия сотрудников компании по организации процессов создания и использования информации в нужном для компании виде. Современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении, и для принятия грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия (независимо от профиля его деятельности). Теория управления предприятием представляет собой довольно обширный предмет для изучения и совершенствования.

- Управление производственным процессом. Оптимальное управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основным механизмом здесь является планирование. Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией. Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.

- Документооборот. Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

- Оперативное управление предприятием. Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Назначение информационных систем.

«Идеальная» информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При чем, автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учетом затрат на нее, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

- Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.

- Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

На предприятии должна быть создана база данных, которая обеспечивает хранение информации и доступность ее для всех составляющих системы управления.

Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия решений. Сама по себе информационная система не является инструментом для принятия управленческих решений.

Решения принимаются людьми. Но система управления в состоянии представить или «подготовить» информацию в таком виде, чтобы обеспечить принятие решения.

Почти каждое предприятие в нашей стране оказывается в ситуации, когда традиционные способы, методы и приемы организации и управления компанией «не срабатывают».

В настоящее время для решения этих и других задач ретроспективного анализа финансовой и хозяйственной деятельности предприятий используются различные информационные системы зарубежного происхождения.

Очень важным этапом при разработке финансовой модели является описание среды, в которой будет реализовываться проект:

- инфляция;

- условия платежей;

- налоговое окружение;

- условия предоставления займов.

Фактически каждый инвестиционный проект имеет уникальную инфляционную среду, формирование которой может зависеть от отрасли, региона и множества других факторов. В идеальном случае следует прогнозировать изменение затрат на каждую составляющую (материалы, продукция, услуги).

В большинстве случаев программа развития представляет собой реализацию нескольких проектов, причем часть из этих проектов выполняется отдельными юридическими лицами. Такая ситуация принципиально меняет структуру денежных потоков между головной компанией и реализуемым проектом. В инвестиционном плане необходимо учитывать и отслеживать взаимные обязательства и денежные потоки холдинга и дочерних компаний, рассматривать весь набор проектов как единое целое и решать общую задачу распределения ресурсов.

Первой задачей, которую можно решить на основе финансовой модели - определение потребностей в финансировании. Программа рассчитает и точно укажет, в какие моменты времени и сколько финансов необходимо.

Теперь необходимо принять решения об источниках финансирования - разработать стратегию финансирования. Эти решения должны приниматься с учетом факторов времени и рисков. Должны применяется методы приведенной стоимости и дисконтирования активов, принципы и методы расчета затрат на привлеченный капитал, методика расчета дивидендной политики.

Уровень процентных ставок должен отражать условия представления займов на начало проекта, их динамику во время действия проекта и соответствовать реальным возможностям инвесторов. Только на этих основаниях можно делать выбор между банковскими кредитами, выпуском облигаций, обыкновенных или привилегированных акций, лизингом или их сочетанием.

Воспользовавшись плодами работы предыдущих этапов, рассчитываем финансовый план с оценкой привлечения инвестиций и эффективности их использования. При этом, применяя сценарный подход, оцениваем различные варианты производственной программы, изменяя окружение, оцениваем чувствительность интегральных показателей проекта от факторов, влияющих на объем поступлений и расходования денежных средств.

По мере реализации финансового плана имеется возможность контролировать ход его выполнения, сравнивая значения реальных и плановых денежных потоков, рассчитывая изменения плана с учетом фактического состояния дел.

Для оценки инвестиционной привлекательности предприятий и эффективности предполагаемых инвестиций, как правило, требуется группа экспертов, обладающих специальными знаниями в различных областях экономики (маркетинг, финансовый и управленческий учет, инвестиции, налоговое планирование и т.д.). Такими кадрами обладают консалтинговые фирмы, которые оказывают такого рода услуги предприятиям. Однако стоимость этих услуг сегодня многим предприятиям недоступна.

Поэтому единственной возможностью, самостоятельно, рассчитать и проанализировать инвестиционный проект, провести анализ финансово-хозяйственной деятельности для оценки инвестиционной привлекательности своего предприятия, разработать стратегический план развития, с помощью собственных специалистов, является их обучение современным методам инвестиционного проектирования и использование специальных компьютерных программ, которые в той или иной степени помогают решить поставленные задачи.

Основные требования, которые предъявляются к компьютерным программам такого класса:

- проводить ретроспективный анализ финансово-хозяйственной деятельности с целью определения наиболее слабых мест в деятельности различных подразделений предприятия;

- проводить расчет и всесторонний анализ бизнес-плана инвестиционного проекта;

- подготавливать технико-экономическое обоснование кредита, в случае привлечения внешних источников финансирования;

- оценивать влияние внешних факторов и внутренних параметров на общую эффективность проекта;

- проводить сравнительную оценку для отбора наиболее перспективного варианта проекта;

- быстро выполнять все рутинные вычислительные операции;

- на основании расчета и анализа подготавливать документацию по проекту для представления ее потенциальному инвестору или кредитору.

Сегодня на рынке существует около десятка компьютерных программ для расчета и сравнительного анализа инвестиционных проектов, как отечественных, так и зарубежных. Среди таких можно назвать - «Project Expert» фирмы «Про-Инвест ИТ», «Инвестор» фирмы «ИНЭК», «Альт-Инвест» фирмы «Альт» (Санкт-Петербург), FOCCAL фирмы «Центр ИнвестСофт»,»ТЭО-ИНВЕСТ» Института проблем управления РАН; среди зарубежных - COMFAR (Computer Model for Feasibility Analysis and Reporting) и PROPSPIN (Project Profile Screening and Pre-appraisal Information system), созданные в UNIDO - Организации Объединенных Наций по промышленному развитию.

Можно выделить три основные отечественные программы в той иерархической последовательности, которую они, по-моему, мнению, занимают на сегодняшний день - «PROJECT EXPERT», «ИНВЕСТОР» и «АЛЬТ-ИНВЕСТ». Для сравнения отечественных программ с зарубежными аналогами выбрана программа «COMFAR 3.0».

Прежде всего, следует отметить, что сегодня эти программы, кроме их основного предназначения, с успехом используются для разработки прогнозной финансовой модели и стратегического плана развития промышленных предприятий, что особенно актуально в условиях экономического кризиса.

COMFAR. Система, созданная специалистами ЮНИДО, имеет одно неоспоримое преимущество перед отечественными разработками - она по определению соответствует методике, которую используют в работе крупнейшие зарубежные инвестиционные институты, такие как Мировой Банк или Европейский Банк Реконструкции и Развития. Это ни в коем случае не означает, что программные средства не выполняют положений методики.

Речь идет лишь о том, что, представляя иностранному инвестору или финансовой компании бизнес-план, выполненный на «COMFAR 3.0, вы сразу “отсекаете” целый блок возможных вопросов и разногласий, связанных с формой представления результатов вашей работы. Нужно отметить, что данное преимущество в последнее время нивелировалось, что объясняется как признанием отечественных систем бизнес-планирования на мировом уровне, так и тем, что вопрос деталей представления результатов, в конечном счете, не является первоочередным и может быть согласован легко.

Интерфейс программы может быть оценен как очень хороший. Как ввод исходных данных, так и просмотр результатов организованы в форме вложенных таблиц, заголовки которых представлены в виде диаграмм, подчиненных понятной логике.

Последние версии программы «COMFAR 3.0», в отличие от ранних, позволяют задавать различные длительности интервала планирования, кратные месяцу. Реализован многовалютный расчет, общее количество описываемых в конкретном варианте валют может достигать 20. Теоретически, к преимуществам программы также можно отнести возможность определения двух “параллельных” курсов основной и каждой из дополнительных валют (в «COMFAR» они именуются “местной” и “иностранными”) - официального обменного курса и курса “черного рынка”.

Основным недостатком программы является отсутствие структурно обособленного блока описания налогов. Стремясь к универсализации программы, разработчики сделали ряд упрощений, которые, с точки зрения решения задач бизнес-планирования, нельзя считать оправданными. Формирование производственных запасов, применение сложных схем оплаты сырья и материалов, нестандартные схемы продаж произведенной продукции зачастую не могут быть адекватно описаны с учетом принятых в системе допущений. В условиях непростой экономики совокупность данных отрицательных факторов составляет критическую массу и не позволяет рекомендовать «COMFAR 3.0» в качестве системы бизнес-планирования “на каждый день”.

Таким образом, приобретать «COMFAR 3.0» следует только в том случае, если вы напрямую работаете с западным инвестиционным институтом, который принимает к рассмотрению только бизнес-планы в формате «COMFAR 3.0». Во всех остальных случаях, будь то текущее или инвестиционное планирование - эта система “простовата” и плохо приспособлена к реалиям отечественного рынка.

PROJECT EXPERT. На настоящий момент - наиболее продвинутая система. Выход в 2002 году версии 7.0 стал для многих специалистов важнейшим событием. Функциональное оснащение системы высокое. На настоящий момент практически не существует задач, которые не могут быть описаны системой точно. По сравнению с предыдущими версиями в этом направлении был сделан большой шаг вперед. Внутренняя логика системы достаточно проста и понятна даже неискушенному пользователю, имеющему общие понятие о финансовом анализе.

Модель предприятия.

Корпоративная модель, реализованная в Project Expert, дает обобщенное представление предприятия, ведь для задач стратегического масштаба не имеют значения такие подробности, как параметры технологических процессов или данные оперативного учета. На этом уровне принимаются во внимание объемы производства и сбыта, величины издержек и другие агрегированные показатели деятельности предприятия.

Модель называется имитационной, потому что дает представление о деятельности предприятия, развернутое во времени. При этом программа имитирует материальные и денежные потоки на протяжении всего горизонта моделирования, выбранного пользователем.

Исходные данные, необходимые для построения модели предприятия, - это планы развития и обновления основных средств, планы сбыта и производства, данные обо всех видах издержек и прогноз их изменения, а также прогнозы инфляции и курсов валют, используемых предприятием для денежных расчетов. Уровень детализации описания определяется самим пользователем. Модель может быть очень обобщенной или тщательно проработанной в зависимости от характера задач, которые предполагается решать с ее помощью.

Результатом «срабатывания» модели является набор таблиц и графиков, отражающих движение материальных ресурсов и денежных потоков на всем протяжении периода планирования, заданного пользователем. Кроме того, программа рассчитывает множество показателей, характеризующих различные стороны финансово-хозяйственной деятельности. Эти выходные данные и являются материалом для анализа сценариев развития предприятия и принятия стратегических решений.

Оценка управленческих решений.

Рассмотрим только некоторые из тех задач, которые можно решать с помощью инструментария Project Expert. Среди них можно выделить следующие группы:

1) Проектирование развития компании (разработка плана развития, обоснование потребности в финансировании, оценка эффективности инвестиций; выбор оптимальной схемы финансирования, проектирование структуры капитала компании);

2) Анализ выбранной стратегии (исследование прогнозируемых показателей финансово-хозяйственной деятельности в динамике; анализ факторов, оказывающих влияние на жизнеспособность компании);

3) Анализ альтернативных решений (исследование сценариев развития компании с целью выбора наилучшего решения из имеющихся альтернатив).

Но в условиях Казахстана и для профессионалов высокой квалификации (крупных компаний) существует ряд недостатков:

- нельзя самостоятельно скорректировать алгоритмы расчетов “под себя”;

- нельзя использовать для задач любой сложности;

- излишняя функциональность не по существу поставленных задач;

- дороговизна в обслуживании;

- отсутствие расчетов в тенге и по казахстанским тарифам, пеням и налогам.

Сделаем вывод о недостатках рассмотренных систем. Ими являются их излишняя функциональность, недоступность для условий предприятия, дороговизна в обслуживании. Следовательно, для условий предприятия требуется разработать программное приложение информационной системы по финансовому контролю удобное в обращении и недорогое в его разработке. Следовательно, требуется разработать информационную систему, для предприятия охватывающую деятельность при планировании и мониторинге в области финансового контроля.

1.3 Требования к системе проектирования информационной системы

Документопоток информации рассматриваемого предприятия, входящей в организацию из внешней среды (телефонные звонки, сообщения электронной почты, факсимильная информация, письма, договоры, контракты, газеты и журналы, рекламные объявления и т. д.). Видов информации очень много, но они естественным образом подразделяются на три основные группы:

- голосовая информация (звонки);

- электронная информация (электронная почта, факсы, запросы к базам данных);

- печатная информация, как правило, на бумаге (письма, реклама, договоры).

Документопоток внутренней информации, передаваемой из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции начальства, требующие ответа письма, запросы к базам данных и ответы на них, отчеты, прогнозы, электронная и факсимильная информация для удаленных отделений фирмы и т. д.). Основных информационных групп здесь две:

- электронная информация (электронная почта, сообщения, получаемые на факс-модемные платы, запросы к базам данных и ответы на них);

- печатная информация, как правило, на бумаге (приказы, отчеты, служебные записки и т. д.).

Документопоток исходящей информации (ответы на входящие письма, факсы, договоры, контракты, сообщения электронной почты, запросы к базам данных, прогнозы).

Электронный офис: Раньше основными инструментами для работы в офисе были ручка, калькулятор, телефон, факс. Современные же технические средства - персональные компьютеры, связанные в локальную сеть и имеющие выход в Интернет, - позволили перейти к безбумажным технологиям обработки информации. Эти технологии обеспечивают такие преимущества, как:

- уменьшение трудоемкости обработки информации;

- защищенность и надежность хранения информации;

- мгновенная передача информации.

Однако переход на безбумажные технологии связан с определенными проблемами. В первую очередь это проблема авторизации данных, доказательства их подлинности. Переход к безбумажным технологиям требует увеличения общей культуры работы с информацией. Необходимым условием функционирования электронного офиса (или электронного документооборота) является наличие электронных документов (или электронной информации) и программного обеспечения, которое умеет работать с ними [1].

Электронные документы: Документы, возникшие внутри фирмы или поступившие по каналам электронной почты, с момента своего появления находятся обычно в электронном виде, доступном для компьютерной обработки. Электронная информация может быть представлена в виде неструктурированных и структурированных документов.

Неструктированные - это документы, созданные с помощью текстовых редакторов, электронных таблиц, почтовых программ, факсовых, программ мультимедиа; структурированные - это базы данных, электронные формы.

Для создания, обработки и управления этими документами используется разное прикладное программное обеспечение. Без программного обеспечения компьютер является простой грудой металлолома. Чтобы компьютер заработал, в него должны быть вложены программы. Программы - это набор инструкций по обработке информации.

В основном данные хранятся на бумажных носителях. В результате хранение данных возможна ее утеря, а также затруднен поиск нужной информации.

Таким образом, сотрудники заинтересованы в создании информационной системы, которая позволит вести расчета рентабельности предприятия.

Обобщение практики экспресс диагностики состояния, уровня и эффективности работы компании, показывает, что, как правило, лишь треть вины за неэффективность работы предприятия падает на внешние факторы и две трети - на внутренние. Коренными вопросами оказались стимулирование и мотивация труда, организационная структура, управление, перспективы развития и выхода на рынок, организация нормального функционирования.

Следовательно, для рассматриваемого предприятия требуется разработка собственной информационной системы для финансового планирования, отвечающей всем требованиям данного предприятия

Дальнейшие исследования показывают, что основные источники проблем эффективности работы предприятия заключаются:

- в неопределенности целей;

- в низкой эффективности управления;

- в неэффективности управления финансами и издержками производства;

- в принятии необоснованных решений.

Чтобы выжить в условиях конкуренции в нормальной рыночной экономике, любое предприятие должно предлагать покупателям новые виды товаров и услуг, снижать издержки, совершенствовать технологию.

Итак, процесс планирования начинается с этапа определения текущего состояния и анализа причин, каким образом предприятие дошло до такой жизни - анализ текущего финансового состояния (ретроспективный анализ).

К сожалению, оценить финансовое состояние предприятия на основе существующей бухгалтерской отчетности практически невозможно. Это обусловлено следующими причинами: фискальная направленность существующего бухгалтерского учета; частые изменения отчетных форм, инфляция и некорректная переоценка статей баланса делают несоизмеримыми показатели отчетов за различные временные интервалы; отсутствие финансовых ориентиров, так как существующая отраслевая или зарубежная база не отражает реальной экономической ситуации.

Поэтому при оценке финансового состояния необходимо решить несколько проблем:

- обеспечить соизмеримость финансовых показателей во времени и учете;

- откорректировать значения показателей с учетом фактической обстановки;

- привести форму финансовой отчетности к общепонятному виду;

- при необходимости консолидировать отчетность и оценить свое финансовое состояние.

Следующим шагом является выбор того, чего мы хотим достичь (выбор целей). После установки целей, которые должны быть четко сформулированы, и иметь определенный финансовый эквивалент, осуществляется анализ стратегий, которые бы обеспечивали их достижение в будущем.

Финансовое управление только тогда становится управлением, если обеспечена возможность:

- сравнивать фактическое состояние дел с запланированным;

- определять величину и причины рассогласования;

- оценивать влияние этих рассогласований на дальнейший ход реализации проекта.

Эффективность применения информационных технологий.

Наибольший эффект от применения информационных технологий и систем дает использование их для решения тех задач, которые человек в принципе не может выполнить. Эффективным решением является создание технологии финансового управления на основе готовых программных решений.