Информационная система компании ООО "Газпром добыча Ямбург"

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Министерство образования и науки

Федеральное Бюджетное Государственное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

Челябинский Государственный Университет

Учебно-Научный Институт Информационных Технологий

Кафедра информационных технологий

ОТЧЕТ ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

Челябинск 2012



Введение

Производственная практика является одним из основных шагов подготовки квалифицированного специалиста.

Она является видом учебно-вспомогательного процесса, в ходе которого закрепляется теоретические знания на производстве, приобретаются практические навыки работы с аппаратными и программными компонентами локальных вычислительных сетей, с программным обеспечением, используемом на конкретном предприятии.

В качестве места прохождения практики мной было выбрано Общество с ограниченной ответственностью «Газпром добыча Ямбург», в котором основным местом практики был закреплен филиал «Управление «Ямбургснабкомплект», Заполярная база производственно-технического обслуживания и комплектации, участок реализации и комплектации. Дополнительно проходила практику и получала консультации в Управлении информационных технологий этого же Общества, отдел технического обслуживания, участок автоматизации производственно-хозяйственной деятельности.

В Управлении «Ямбургснабкомплект» на Заполярной базе производственно-технического обслуживания и комплектации на участке реализации и комплектации была принята техником.

Период прохождения с 30 июля по 26 августа 2012 года.

Цели практики:

1. Теоретическая - изучить организационную структуру предприятия, освоить основные подходы в работе на месте прохождения практики, изучить роль информационных технологий в деятельности участков.

2. Практическая - приобретение практических навыков работы с имеющимися основными информационными системами в производственных условиях.



Задачи практики:

1. Ознакомление с организационной структурой Общества, с функциональными обязанностями.

2. Ознакомление с используемым на рабочем месте программным обеспечением, получение навыков работы.

3. Настройка эффективной работы используемой операционной системы.

3. Закрепление и расширение навыков работы в среде Microsoft Office.

4. Выполнение индивидуального задания, полученного от руководителя практики.

5. Ознакомление с системой организации защиты информации.

Функциональные обязанности техника участка реализации и комплектации.

1. Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота, подготовка, оформление и хранение документов.

2. Оформление паспортов рабочих мест участка реализации и комплектации в автоматизированной информационной системы обработки материалов комплексной аттестации рабочих мест.

3. Обеспечение приемки, регистрации, хранения технической документации по закрепленной номенклатуре, в соответствии с действующими нормативными документами.

4. Своевременная выдача технической документации по расходным документам.

5. Создание и ведение справочного классификатора технической документации.

Помимо функциональных обязанностей были выполнены следующие работы:

1. Установка операционной системы Windows XP, пакета Microsoft Office и других стандартных программ, а также настройка АСУД на вновь введенных ПК.

2. Настройка автоматизированного рабочего места для специалиста по нормированию и организации труда для работы в интеграторе АИС АР, для специалиста по охране труда: оформление доступа к системе АИС АР новому работнику, подключение к базе данных АИС АР, вывод ярлыка интегратора АИС на рабочий стол ПК.



Глава 1. Описание информационных систем компании базы практики

1.1 Ознакомление с системой электронного документооборота

Автоматизированная система управления документами (АСУД) ООО «Газпром добыча Ямбург» на базе Documentum компании EMC Corporation предназначена для автоматизации следующих видов деятельности Заказчика:

Делопроизводство и контроль - включает в себя регистрацию и организацию работы с официальными документами (входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией) с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, поддержкой процесса подготовки и согласования документов, ознакомления с документами, формирования структурированного оперативного хранилища документов, формирования отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, списание документов в дело;

Договорная работа - создание проектов договоров (как полученных извне, так и с использованием корпоративных шаблонов), их согласование, предусматривающее параллельную и последовательную рассылку проектов договоров по заданному списку с использованием типовых, свободных и комбинированных маршрутов прохождения документов, контроль процесса согласования, хранение электронных копий заключенных договоров в изменяемых и неизменяемых форматах;

Преддоговорная работа - организация процессов, предшествующих заключению договора (тендерные бизнес-процессы, проведение конкурсных процедур) - реализуется в системе за счет одновременного использования функциональности организационно-распорядительного документооборота и процессов договорной работы, поскольку преддоговорные бизнес-процессы сводятся к процессам организационно-распорядительного и договорного документооборота;

Работа с заданиями - формирование заданий и назначение на них исполнителей, контроль исполнения заданий, автоматическая рассылка извещений о приближении окончания срока исполнения задания, формирование отчетов, в том числе статистических, об исполнении заданий;

Хранение электронных копий бухгалтерских и финансовых документов;

В процессе работы с Системой пользователь выполняет ряд задач:

Ввод и регистрация в системе входящих документов;

Ввод в Систему финансовых и бухгалтерских документов и помещение их в хранилище;

Создание проектов новых документов и работа с ними;

Создание поручений;

Контроль над ходом исполнения поручений;

Отчетность по итогам исполнения поручений;

Рассмотрение отчетов об исполнении поручений;

Поиск и просмотр документов;

Обработка задач;

Обработка уведомлений;

Формирование аналитических и статистических отчетов по документообороту.

Автоматизированная система управления документами делится на 4 подсистемы:

- подсистема автоматизации ведомственного архива документов;

- подсистема автоматизированного ведения делопроизводства;

- подсистема управления договорами;

- подсистема хранения финансовых и бухгалтерских документов.

Описание интерфейса Системы

После запуска АСУД с ярлыка с портала или через пункт меню «Избранное» в браузере Internet Explorer, на экране появляется окно входа в систему, содержащее поля «Имя», «Пароль», «Репозиторий» и флажок «Запомнить мои данные» (рис.1).

Рис. 1

После входа в АСУД на экране появляется Основное окно Системы. Это окно можно условно разделено на три области (рис. 2):

Структура доступных папок;

Панель управления;

Рабочая область.

Рис. 2 - Общий вид основного окна АСУД

Работа с Системой выполняется с помощью обозревателя Microsoft Internet Explorer. Поэтому во многом работа в Системе напоминает действия, выполняемые при просмотре веб-страниц. Однако существуют специфические особенности:

* Не рекомендуется пользоваться кнопками навигации Internet Explorer - "Вперед", "Назад" и "Остановить". Навигация в Системе осуществляется средствами Системы, и использование стандартных кнопок навигации может привести к возникновению сбоев. * В случае простоя в течение длительного времени (5-10 минут. Время может быть настроено администратором Системы), Система может запросить повторный ввод пароля. Это - специальная мера, предотвращающая несанкционированный доступ к Системе во время отсутствия на рабочем месте.

Структура доступных папок

На рисунке 2 (см. выше) отображен старший уровень структурных папок. На следующем рисунке 3 отображена раскрытая структура доступных папок.

Рис. 3 - Раскрытая структура доступных папок

Описание папок:

Личная папка - папка, содержащая черновики документов, созданных пользователем. Поиск (сохраненные запросы) - папка, предназначенная для хранения поисковых запросов, когда-либо сформированных пользователем и сохраненных им в Системе. Таким образом, формируется библиотека стандартных запросов, с помощью которой можно быстро получить необходимую выборку документов.

Мой кабинет - папка предоставляет пользователю взгляд на документооборот и на хранилище электронных документов с точки зрения его личного участия в документообороте, т.е. отображает и классифицирует те документы, к которым пользователь имеет отношение, например:

Выданные мне поручения - документы, по которым данному пользователю выданы поручения. Исполненные поручения хранятся в подпапке «Завершено», неисполненные - в подпапке «В работе».

Выданные мною поручения - документы, по которым данный пользователь выдал поручения (как автор или как оператор). Исполненные поручения хранятся в подпапке «Завершено», неисполненные - в подпапке «В работе».

Мои документы - документы, созданные работником, т.е. документы для которых данный работник является автором.

Входящие - папка, содержащая все уведомления о событиях и задачи, которые необходимо выполнить. Внутри папки «Входящие» расположены подпапки, с помощью которых задачи группируются в соответствии с ролью пользователя в Системе и типом задачи.

Документы - папка содержит структурированный перечень документов, хранящихся в Системе. Папка содержит подпапки:

По номенклатуре - документы классифицированы по номенклатуре дел;

По типам документов - документы классифицированы по типам, подтипам и стадиям обработки.

Панель управления Системой

Панель управления Системой состоит из набора кнопок и меню, необходимых для выполнения пользователем действий в рамках Системы.

На следующем рисунке 4 представлена панель управления Системой:



Рис. 4 - Вид Панели управления АСУД

На панели управления можно выделить 3 группы элементов управления:

Пользовательское меню;

Дополнительное меню;

Кнопки панели управления.

Доступность элементов управления для пользователя зависит от ряда условий:

принадлежность пользователя к определенным бизнес-группам;

активная папка.

Кроме того, ряд элементов управления доступен только при выборе документа или группы документов.

Пользовательское меню.

Строка пользовательского меню находится в нижней части панели управления Системой (рис.5):

Рис. 5 - Пользовательское меню

Дополнительное меню

Строка дополнительного меню находится в средней части панели управления (рис.6):

Рис. 6 - Строка дополнительного меню

Дополнительное меню служит для ускорения работы пользователя и дублирует часть пунктов пользовательского меню.

Доступность пунктов дополнительного меню определяется активной папкой, статусом выбранных документов.

Ссылка «Управление замещениями» доступна, когда пользователь находится в «Личной папке». По данной ссылке пользователь может назначить себе сотрудника, который будет выполнять роль глобального замещающего в Системе.

Ссылка «Создать документ» доступна, когда пользователь находится в «Личной папке». Ссылка дублирует команду пользовательского меню «Документ / Создать документ».

Ссылка «Создать отчет» доступна, когда пользователь находится в «Личной папке». Ссылка дублирует команду пользовательского меню «Отчеты».

Ссылка «Удалить» доступна, когда пользователь находится в «Личной папке», и выделен документ или папка (установленный флаг ). Ссылка дублирует команду пользовательского меню «Документ / Удалить».

Кнопки панели управления

Кнопки панели управления находятся в верхней части панели управления (рис.7):

Рис. 7 - Кнопки панели управления

Панель управления содержит следующие кнопки:

«Поиск» - открывает экранную форму для поиска документов. Такая же форма открывается при выборе пункта пользовательского меню «Документ / Поиск».

«Справка» - открывает список файлов, содержащих руководства пользователей и регламенты работы с системой.

«Завершение работы» - предназначена для корректного завершения работы и выхода из Системы.

Рабочая область

В рабочей области отображается информация о содержании папки, выбранной в структуре доступных папок (документы, задачи или уведомления), либо результаты поисковых запросов.

В верхней правой части рабочей области расположено поле «Элементов на страницу», отображающее текущую настройку рабочей области для выбранной папки. Если количество элементов в папке превышает значение, выбранное в поле «Элементов на страницу», в той же строке рабочей области слева отображается номер текущей страницы, количестве страниц и кнопки перехода по страницам (рис.8).

Рис. 8 - Указатели количества страниц и элементов

В период прохождения практики работала в подсистеме АСУД автоматизированного ведения делопроизводства (в соответствии с должностной инструкцией техника), а именно: проводила регистрацию служебных записок, писем, поручений.

Для создания документа необходимо перейти в личную папку (рис.9).

Рис. 9 - Создание документа

Появляется окно для выбора типа/подтипа создаваемого документа (рис.10):

Рис. 10 - Типы документов

Выбор осуществляется посредством установки флага в поле слева от наименования вида документа и нажатия кнопки «Выбрать» в правом нижнем углу экранной формы.

Отказаться от выполнения функции создания нового документа можно нажать на кнопку «Закрыть» в правом нижнем углу экранной формы.

При выборе вида документа Система отображает на экране регистрационную карточку документа (рис. 11). Регистрационная карточка документа содержит закладки (основные, нормоконтроль, согласование и подписание, рассылка, поручения, связанные документы, версии, история), на которых группируются основные реквизиты и реквизиты для маршрутизации и просмотра истории работы над документом. Обязательные для заполнения реквизиты РК помечены справа красной звездочкой ().

Рис. 11 - Общий вид РК документа

В правой части РК находятся элементы управления - кнопки, с помощью которых можно выполнить следующие операции при создании документа:

Сохранять черновик документа;

Выписать документ из хранилища для редактирования (неактивная при создании документа);

Отправить документ по маршруту;

Закрыть РК документа без сохранения внесенных изменений;

Закрыть все открытые РК документов.

Всегда заполняется вкладка «Основные» (на которой мы и вкладываем сам документ с приложениями) и вкладка «согласование и подписание».

Следующий шаг по оформлению документа в АСУД - отправление на согласование, подпись. Документ, пройдя одобрение на этапах согласования, подписания, попадает на автоматическую регистрацию, а затем на рассмотрение адресату.

Все задачи, которые необходимо выполнить работнику, отражаются в папке «Входящие». Внутри этой папки располагаются подпапки, с помощью которых задачи группируются в соответствии с ролью пользователя в Системе и типом задачи:

Рис. 12 - Виды задач и уведомлений

После этого шага адресат уже может выдавать поручения своим подчиненным на вкладке «Поручения» и мы их сможем видеть.

Если документ не проходит одобрение на этапах согласования, подписания, тогда кто-то из участников очереди согласования или подписания отклоняет документ, и служебка приходит на доработку автору с описанием причины отказа. Тогда исполнитель (автор) письма, служебки открывает задачу «на доработку» и, воспользовавшись кнопкой «Выписать» в правой части РК, дорабатывает документ

Настройка АСУД на вновь введенных ПК

АСУД работает в окне браузера Internet Explorer со специально отведенного под эту систему сервера, на котором она установлена.

Прежде чем начать работать с АСУД с портала, необходимо установить Java Plug-in, чтобы можно было просматривать, редактировать, удалять, добавлять документы различных форматов в системе, а также произвести некоторые настройки Java Plug-in.

Установка Java Plug-in.

Дистрибутив инсталляции Java Plug-in устанавливаем стандартно, все пути по умолчанию.

Далее необходимо добавить адрес АСУД в доверенные веб-узлы (рис.13):

Заходим в Меню «ПУСК»:

«ПУСК»->Настройка->Панель Управления -> Свойства обозревателя->Безопасность

Рис. 13 - Доверенные веб-узлы

Далее необходимо отключить автоматическое обновление JAVA (рис.14):

Меню «ПУСК»->Настройка->Панель Управления -> JAVA->UPDATE

Рис. 14 - Автоматическое обновление JAVA

Проверяем в этом же окне свойств Java Control Panel, что для апплетов выбрана именно нужная установленная версия JRE (рис.15):

Меню «ПУСК»->Настройка->Панель Управления -> JAVA->Java

Рис. 15 - Окно Java Applet Runtime setting

Проверка Java Plug-in в настройках Internet Explorer

Необходимо проверить, что для Internet Explorer в свойствах указан Java Plug-in нужной версии:

Меню «ПУСК»->Настройка->Панель Управления -> Свойства обозревателя->Дополнительно (рис.16)

Рис. 16 - Окно свойств обозревателя

Настройка ярлыка АСУД на рабочем столе пользователя через Internet Explorer.

Набираем в Internet Explorer в строке адреса название портала Общества: \\ portal\

Переходим по ссылке АСУД в блоке документооборота:

«Доступ к системе АСУД» (рис.17)

Рис. 17 - Блок АСУД

Получаем окно входа в систему (рис.1):

На этом шаге можно перейти в меню Internet Explorer:

Файл -> отправить -> ярлык на рабочий стол.

Ярлык для входа в систему с рабочего стола готов.

На этом настройка АСУД на вновь введенном ПК закончена.

Политика информационной безопасности в ООО «Газпром добыча Ямбург» приравнивается к коммерческой тайне, руководитель практики запретил разглашать любую информацию по этой теме. Можно сказать одно, что защите информации в Обществе уделяется значительное внимание из всех задач в управлении организации.

1.2 Ознакомление с программой аттестации рабочих мест

Все имеющиеся рабочие места в организации подлежат аттестации - комплексной оценке рабочего места на соответствие прогрессивным техническим, технологическим и организационным решениям, требованиям охраны труда и условий труда с целью их усовершенствования, с обязательным созданием и оформлением паспорта рабочего места в автоматизированной информационной системе обработки материалов комплексной аттестации рабочих мест (далее - АИС АР).

Программно-технический комплекс автоматизированной информационной системы обработки материалов комплексной аттестации рабочих мест (ПТК АИС АР) позволяет выполнять следующие функции:

проведение аттестации рабочих мест по условиям труда;

проведение аттестации рабочих мест по нормированию труда;

составление паспортов рабочих мест и подведение итогов комплексной аттестации;

обоснование и составление штатных расписаний работников;

проведение анализа уровня нормирования и условий труда;

формирование планов мероприятий по улучшению условий и организации труда;

формирование локальных и общих (единых) справочников по нормированию и условиям труда.

ПТК АИС АР является распределенной автоматизированной информационной системой, состоящей из функциональных узлов, связанных коммуникационной сетью. Каждый узел сети имеет:

базу данных;

локально-вычислительную сеть.

База данных ПТК АИС АР использует систему управления базами данных Oracle, также допускается СУБД FireBird.

Функциональные подсистемы (группы программных модулей) АИС АР поддерживаются следующими типами автоматизированного рабочего места (АРМ):

АРМ администратора АИС АР - обеспечивает реализацию функций администрирования ПТК.

АРМ специалиста по охране труда - обеспечивает проведение аттестации по условиям труда.

АРМ специалиста по нормированию и организации труда - проведение аттестации рабочего места по нормированию труда, составление паспорта рабочего места и подведение итогов комплексной аттестации рабочего места, составление и обоснование штатного расписания, контроль хода реструктуризации в структурных подразделениях организации. (отдел труда, планирования заработной платы филиала, руководите

АРМ анализ нормирования и условий труда - обеспечивает проведение анализа уровня нормирования и условий труда.

АРМ редактор классификаторов по нормированию труда - обеспечивает составление классификаторов видов работ, норм времени, тарификации и т.п.

Структура АИС АР

Автоматизированная информационная система обработки материалов комплексной аттестации рабочих мест состоит из следующих комплектов:

Комплект «Выделенное подразделение».

Комплект «Филиал».

Комплект «Организация».

Комплект «Лаборатория».

Комплект «Филиал» позволяет установить следующие автоматизированные рабочие места:

АРМ специалиста по охране труда:

программный модуль «Аттестация по условиям труда»;

АРМ специалиста отдела организации труда и заработной платы:

программный модуль «Комплексная аттестация»;

программный модуль «Нормирование труда»;

программный модуль «Общие данные».

Перечень комплектов АИС АР с составом программных модулей представлен в приложении 1.

Назначение программы «Интегратор АИС»

Название «Интегратор АИС» - обобщенное название программных модулей «Интегратор АИС Лаборатория», «Интегратор АИС Организация», «Интегратор АИС Филиал», «Интегратор АИС Выделенное подразделение», предназначенных для доступа к исполняемым программным модулям и сопроводительным документам соответствующих комплектов.

В процессе установки/обновления АИС АР все исполняемые программные модули и сопроводительная документация копируются в базу данных устанавливаемого комплекта. Для обеспечения доступа к этим исполняемым программным модулям и сопроводительным документам предназначен обобщенный программный модуль

«Интегратор АИС» Рис. 18).

Рис. 18 - Интегратор АИС

В процессе установки/обновления, в зависимости от типа устанавливаемого комплекта, на рабочем столе Windows создается ярлык программного модуля - «Интегратор Филиал» (для техника УРиК доступ только по филиалу) (см. рис.19).

Рис. 19 - Ярлык «Интегратор Филиал»

После авторизации пользователя на экране отобразится главное окно программного модуля «Интегратор АИС» (рис.20).

Рис. 20 - Главное окно «Интегратора АИС»

В левой части окна в разделе «Подсистемы» отображается список подсистем доступных данному Пользователю.

В правой части окна на вкладке «Программные модули» отображается список названий программных модулей, выбранной курсором подсистемы, соответствующего комплекта АИС, которые могут быть выполнены авторизованным Пользователем. Если в разделе «Подсистемы» выбрана строка Все модули, то на вкладке «Программные модули» отображается полный список модулей, доступных данному Пользователю (рис.21).

Рис. 21 - Все модули, доступные текущему пользователю

Панель инструментов «Интегратора АИС»

В верхней части главного окна «Интегратора АИС (Филиал)» (для комплектов «Организация», «Выделенное подразделение», «Лаборатория» панель инструментов аналогичная) располагается Панель инструментов (рис.22).



Рис. 22 - Панель инструментов «Интегратора АИС (Филиал)»

Панель инструментов содержит значки, повторяющие команды главного меню.

При наведении курсора на конкретный значок появляется всплывающая подсказка с названием этого значка. В конце Панели инструментов имеется значок - «Вид», аналогичный значку «Вид» Проводника Windows.

Просмотр сопроводительной документации

На вкладке «Документация» отображается перечень сопроводительных документов к программным модулям, выбранной курсором подсистемы, соответствующего комплекта АИС, которые могут быть выполнены авторизованным Пользователем. Если в группе «Подсистемы» выбрана строка Все модули, то на вкладке «Документация» отображается полный список документов, доступных данному Пользователю (рис.23).

Рис. 23 - Перечень документов, отображаемых текущему пользователю

Главное меню интегратора АИС.

Раздел «Настройки» (рис.24) предназначен для:

настройки параметров подключения (к базе данных комплекта «Филиал», «Выделенное подразделение» или «Организация» и базе данных научно-производственной документации);

настройки параметров обмена данными с узлами АИС;

настройки параметров пересчета статистики.

Рис. 24 - Меню «Настройки»

Раздел «Сервис» (рис.25) предназначен для:

резервирования базы данных в ручном и автоматизированном режимах.

настройка журнала сообщений, журнала обмена данными

для просмотра аудита действий пользователя

для ознакомления со списком прав, назначенных Пользователю

для просмотра напоминаний АИС при запуске.

Рис. 25 - Меню «Сервис»

За период практики освоила следующие программные модули в «Интеграторе АИС (филиал)»:

1. Модуль «Аттестация по организационно-техническому состоянию (филиал)» - из него формируется первый раздел паспорта РМ со схемами и оргоснасткой.

В окне запуска модуля входим в отдел «Проведение аттестации» (рис.26).

Рис. 26 - Окно запуска модуля «Аттестация по организационно-техническому состоянию»

Требовалось заполнить разделы характеристики рабочего места (планировка РМ, оргоснастка, обслуживание РМ) и оценку РМ (оценка по организационно-техническому состоянию, мероприятия) - правая область модуля (рис.27).

Рис. 27 - Модуль «Аттестация по организационно-техническому состоянию»

2. Модуль «Комплексная аттестация (филиал)» - из него формируется полностью паспорт рабочих мест со всеми протоколами, с итоговой оценкой по производственным факторам, с нормированием, выполняемой работой, и т.д.

В окне запуска модуля входим в отдел «Комплексная аттестация рабочих мест» (рис.28).

Рис. 28 - Окно запуска модуля «Комплексная аттестация РМ (филиал)»

Требовалось заполнить разделы выполняемой работы, организации труда, результаты аттестации (рис.29). Раздел характеристики рабочего места заполнен ранее в модуле «Аттестация по организационно-техническому состоянию»

Рис. 29 - Модуль «Комплексная аттестация рабочих мест»

В разделе результатов аттестации (рис.29) можно просмотреть сформированный паспорт рабочего места (рис.30):

Рис. 30 - Паспорт рабочего места



Глава 2. Проекты, выполненные за время производственной практики

2.1 Индивидуальное задание

Задача 1 уровня:

Сахарный тростник содержит 9% сахара.

Сколько сахара будет получено из 20 тонн сахарного тростника?

Решение (с помощью макроса):

Выведем инструмент макрос в панель быстрого доступа (рис.31)

Рис. 31 - Настройка панели быстрого доступа

Создаем макрос, вызывая инструмент с панели быстрого доступа (рис.32):

Рис. 32 - Окно макроса

В поле имя макроса набираем название будущего макроса «вычисление», в поле местонахождения выбрать «эта книга».

На этом шаге кнопка в макросе «создать» будет активной, нажимаем ее, появится редактор VBA (рис.33).

Рис. 33 - Редактор VBA

Прописываем формулу и ссылаемся на ячейку с результатом:

Рис. 34 - Редактор VBA

электронный документооборот макрос модуль

3. Чтобы использовать макрос в задаче, можно либо вывести существующий макрос в меню быстрого доступа (рис.35):

Рис. 35 - Настройка панели быстрого доступа, добавление макроса

И тогда с панели быстрого доступа запускаем этот макрос для вычислений, получаем результат в ячейке C6 (рис.36):

Рис. 36 - Результат вычислений по задаче

Либо создать кнопку с привязыванием макроса на листе Excel:

вставляем фигуру прямоугольника с названием «вычислить макрос» (рис.37):

Рис. 37 - Создание кнопки для макроса

Через контекстное меню выбрать опцию «назначить макрос» (рис.38):

Рис. 38 - Назначение макроса для кнопки

В активном окне «назначить макрос объекту» выбираем «вычисление», ОК (рис.39).

Рис. 39 - Назначение макроса объекту

Теперь на листе есть кнопка вычисления макроса, при наведении курсора на которую указатель мышки принимает форму руки. Приводим в исполнение вычисление нажимая на кнопку, получаем результат в ячейке С6 (рис.40):

Рис. 40 - Вычисление макроса кнопкой

Проверим результат вычислений формулой в Excel =A6/100*B6 (рис.41):

Рис. 41 - Проверка результата

Проверка выполнена. Задача решена.

Задача 2 уровня:

В пещере у реки поселился огнедышащий дракон по имени Сергей Михайлович. Всех, кто пытался его прогнать, он прогонял сам, полыхая на них огнем. За первые 100 лет дракона пытались прогнать 2 царевича, 3 королевича и 5 простых рыцарей. За 2 -ое столетие на него покушались 3 царевича, 2 королевича и 7 простых рыцарей. За третий век дракона беспокоили 7 царевичей, 5 королевичей и 6 простых рыцарей. За следующее столетие Сергею Михайловичу пришлось иметь дело с 3 царевичами, 6 королевичами и 10 простыми рыцарями. После этого дракона в конце концов оставили в покое и объявили гору, на которой он жил, заповедником. Требуется: - Построить 4 круговых диаграммы, показывающие, сколько королевичей и сколько простых рыцарей пытались в течение каждого века выгнать из дому ни в чем не повинного дракона. - Постройте 2 столбиковые диаграммы, показывающие, сколько царевичей, королевичей и простых рыцарей пытались в течение каждого века выгнать из дому ни в чем не повинного дракона. На одной из них в качестве опорных точек возьмите столетия, на другой - титулы (царевич, королевич, простой рыцарь). - Постройте линейную диаграмму, показывающую, как изменялось от века к веку количество царевичей, королевичей и простых рыцарей, пытавшихся выгнать из дому ни в чем не повинного дракона.

Решение:

1. Построить 4 круговых диаграммы, показывающие, сколько королевичей (+царевичей) и сколько простых рыцарей пытались в течение каждого века выгнать из дому ни в чем не повинного дракона.

Создаем таблицы данных для построения диаграмм (рис.42):

Рис. 42 - Таблица данных

Создаем круговую диаграмму, выделяя необходимые данные в таблицах (рис.43):

Рис. 43 - Создание диаграммы

Получаем такие диаграммы (рис.44):

Рис. 44 - Круговые диаграммы

2. Построить 2 столбиковые диаграммы, показывающие, сколько царевичей, королевичей и простых рыцарей пытались в течение каждого века выгнать из дому ни в чем не повинного дракона. На одной из них в качестве опорных точек взять столетия, на другой - титулы (царевич, королевич, простой рыцарь).

Для этого удобнее создать таблицу в таком виде (рис.45):

Рис. 45 - Таблица данных для столбиковых диаграмм

Создаем столбиковые диаграммы, выделяя необходимые данные в таблицах (рис.46):

Рис. 46 - Столбиковая диаграмма по столетиям

В этой диаграмме опорные точки - столетия.

Создадим столбиковую диаграмму с опорными точками на титулы.

Для удобства таблицу с данными представим в таком виде (рис.47):

Рис. 47 - Столбиковая диаграмма по титулам

3. Построить линейную диаграмму, показывающую, как изменялось от века к веку количество царевичей, королевичей и простых рыцарей, пытавшихся выгнать из дому ни в чем не повинного дракона. Таблица с данными есть, создаем диаграмму, тип которой - точечная с гладкими кривыми (рис.48):

Рис. 48 - Линейная диаграмма по векам

Задача 3 уровня:

За два часа до обеденного перерыва 40 бабушек встали в очередь за пенсией. Кассирша обслуживает клиента в среднем одну минуту. Первая бабушка мучила кассиршу вопросами 9 мин 15 с. Каждая следующая бабушка, "мотая на ус" ответы, адресованные предыдущим бабушкам, мучает кассиршу на 10 с меньше. Сколько минут обслуживала кассирша 40 бабушек. Постройте диаграмму времени обслуживания каждой бабушки. Цель моделирования: Исследовать ситуацию с разных точек зрение путем формирования заданий для решение "задач типа что будет, если …", "как сделать, чтобы… ". Сформулировать вывод и дать свои рекомендации.

Решение:

Выясним, сколько минут обслуживала кассирша 40 бабушек.

Построим таблицу затрат времени на каждую бабушку, и просуммируем потраченное время (рис.49).

Рис. 49 - Таблица затрат времени

Используем формулу для вычисления количества минут для каждой следующей бабушки:

Кол-во минут для 2 бабушки =(кол-во минут обслуживания 1 бабушки)-10 секунд.

Для вычисления формулы удобнее использовать фиксированное значение ячейки $C$3, потом эта ячейка пригодится для варьирования вычислений с уменьшением времени обслуживания на каждую следующую бабушку.

Выясним через суммирование сколько минут кассирша обслуживала бабушек = 240 минут, или 4 часа (рис.50).

Рис. 50 - Суммирование потраченного времени

Интересно, бабушки дали кассирше уйти на обеденный перерыв, или кассирше пришлось и на обеде работать?

Построить диаграмму времени обслуживания каждой бабушки.

Выделяем таблицу, создаем столбиковую диаграмму, где по оси абсцисс должен быть порядковый номер бабушки, по оси ординат количество минут на каждую бабушку (рис.51).

Рис. 51 - Диаграмма времени обслуживания каждой бабушки

На данный момент эта диаграмма не представляет интереса, так как количество потраченного времени на каждую бабушку уменьшалось равными порциями.

Исследуем ситуацию с разных точек зрения:

Мы знаем, что кассирша начала выдавать пенсию за 2 часа (120 минут) до обеденного перерыва. Судя по автосумме в Excel, до обеда кассирша обслужила 15 бабушек за 121 минуту, 15 секунд (рис.52).

Рис. 52 - Автосумма в Excel

Вывод: основное требование - сократить время обслуживания бабушек.

Допустим, на обеде оставшиеся бабушки, посовещавшись, выяснили все свои важные вопросы, и после обеда больше не мучили кассиршу элементарными вопросами, следовательно время обслуживания сократилось до 3-4 минут на каждую бабушку.

Представим, что после обеда время обслуживания установилось чередованием 3-4-2 минут на каждую бабушку (рис.53).

Рис. 53 - Новая таблица затрат времени

По сумме видим общее время обслуживания составило 192 минуты, 15 секунд.

Вычисляем сколько времени потратила кассирша на бабушек после обеда = общее время обслуживания - дообеденное время (формула в Excel -рис. 54)

В результате после обеда кассирша обслужила бабушек за (192:15 - 121:15) 71 минуту.

Рис. 54 - Вычисление затрат времени (после обеда)

Рекомендации по задаче:

Оформить памятки часто задаваемых вопросов, вывесить на стенд около кассы, тогда бабушки будут меньше задавать вопросов кассирше.

Выделить консультанта из штата банка для помощи бабушкам, и вообще для выдачи различной справочной информации в зале банка.

2.2 Система планирования ресурсов предприятия SAP R/3

В настоящее время совершенствование корпоративного управления становится ключевой стратегической задачей развития и жизнедеятельности любого предприятия. В силу того, что практически все экстенсивные способы совершенствования управления исчерпаны, единственным способом выживания в конкурентной борьбе остаются интенсивные способы улучшения управления. Одним из таких способов является информатизация корпоративного управления за счет внедрения информационных технологий, в том числе систем класса ERP.

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.

Основная цель внедрения ERP-системы - организация эффективного управления предприятием, опирающегося на стратегию его развития - важнейшая и то же время весьма непростая задача.

Для ее реализации нужна единая интегрированная платформа, охватывающая все бизнес-процессы предприятия и сочетающая в себе новейшие управленческие и информационные технологии. Именно такую платформу представляет собой совокупность продуктов и технологий компании SAP AG, ядром которой является система SAP R/3.

2.2.1 Основные функции SAP R/3

Основными функциями SAP R/3 являются:

- универсальность (применяемость на всех уровнях - сетевом, дорожном,

линейном);

- масштабируемость (адаптируемость к увеличению числа объектов управления и рабочих мест пользователей);

- функциональная расширяемость (наращивание функциональности на каждом уровне для решения проблемы интеграции задач управления в рамках единого комплекса);

- открытость (возможность выполнения доработки в прикладной области, связанные с изменением законодательства и политики по управлению финансами);

- интеграционность решений в рамках комплексных информационных технологий в области экономики, финансов.

- функциональная закрытость (централизованное планирование и выполнение всех модификаций программно-технологического обеспечения - «сверху-вниз» для ограничений возможности внесений в систему несанкционированных изменений и локальных изменений, вступающих в противоречия с общим ходом развития системы);

- функциональная наращиваемость прикладной системы.

Основные модули:

Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени:

Финансы и контроллинг (FI-CO).

Управление основными средствами (AM).

Управление проектами (PS).

Производственное планирование (PP).

Управление материальными потоками (MM).

Продажа и дистрибуция (SD).

Управление качеством (QM).

Техобслуживание и ремонт оборудования (PM).

Управление персоналом (HR).

Управление информационными потоками (WF).

Отраслевые решения (IS).

Базисная система. (BC).

Учитывая, что SAP удовлетворяет требования всех функциональных подразделений компаний, работающих в различных отраслях, сложность и масштаб системы не вызывают удивления.

Рассмотрим основные модули приложений системы SAP R/3 и их функции.

1. Финансы и Контроллинг (FI-CO).

В такой интегрированной, работающей в реальном времени системе, как SAP, каждый модуль записывает все транзакции в модуле FI-CO. Фактически этот модуль является виртуальным хранилищем операций компании, так как в нем отражаются и записываются любые действия в компании (рис.55).

Рис. 55 - Подменю Финансовый учет

Модуль FI (финансовый учет) отвечает за внешний учет и отчетность, работу со счетами главной бухгалтерской книги, в которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Модуль СО (контроллинг) предназначен для ведения внутренней отчетности.

Специальные функции и возможности модуля SAP FI-CO:

* Обновление счетов Главной Книги (G/L) вручную.

* Регистрирование входящих и исходящих счетов-фактур, которые не обрабатываются автоматически в модуле продаж и поставок.

* Приостановка и отзыв финансовых операций вручную - для этого необходимо указать номер записи, автора, дату или другие параметры записи.

* Задание и исполнение стандартных (повторяющихся) транзакций.

* Подготовка одноразовых счетов-фактур, создание одноразовых клиентских счетов, а также возможность расчетов между подразделениями компании.

* Платежи между компаниями в пределах одной группы компаний, а также баланс таких расчетов.

* Определение иерархии счетов для составления различных отчетов с итоговыми суммами и т.д.

* В SAP пользователь может задавать свои версии бухгалтерских балансов.

* Предусмотрены книги специального назначения для удовлетворения нестандартных требований пользователя; например, для создания финансовых ведомостей, совместимых с принятыми правилами учета GAAP (Generally Accepted Accounting Principle), создания отчетов для страховых компаний, правительственная отчетность для компаний государственного сектора, и ежедневный балансовый отчет для банков.

* Мощные средства контроля за прямыми и косвенными затратами.

* Система SAP позволяет задавать элементы затрат (первичные и вторичные) и группы элементов затрат с целью определения природа расходов или доходов относительно контролируемых транзакций.

* Система SAP позволяет задавать центры затрат (начальный уровень ответственности на затраты), а также группы центров затрат по иерархическому принципу.

* Возможность задавать ключевые статистические показатели (количество сотрудников, затраты времени и т.д.), которые можно использовать как основу для периодического расчета затрат и порогов затрат.

* В SAP предусмотрены мощные средства для создания отчетов о колебаниях затрат.

* Анализ прибыльности на основе счетов и на основе затрат с использованием заранее заданных характеристик, подведение итогов за год, месяц, и вообще в любой момент времени.

* В SAP предусмотрены средства отслеживания таких транзакций, как запросы на оплату в рассрочку и их статус.

* В SAP предусмотрена универсальная автоматическая программа платежей, которая включает чековые или электронные платежи, а также имеет множество функций и возможностей - таких, как автоматическая максимизация скидок в зависимости от срока платежа.

* В SAP предусмотрена тщательно проработанная функциональность для расчета налога с оборота, налога на использование (как для закупок, так и для продаж), а также для удержания налогов, НДС, налогов с продаж, и других налоговых операций.

Взаимодействие с другими модулями.

В условиях интегрированного внедрения взаимодействие модуля FI-CO с другими модулями состоит в следующем:

* Продажи и Дистрибуция (Sales and Distribution, SD) - проверка кредита, поставки материалов, возврат материалов, налоги и ценообразование, предстоящие дебиторские платежи, анализ прибыльности, требования оплаты долгов, оплата в рассрочку, продажа товара по накладным, возврат предоплаты.

* Управление Материалами (Materials Management, MM) - заказы на поставку, счета поставщиков, платежи поставщикам, перемещения запасов, проверка качества, инвентаризация запасов, несовпадения в запасах, программа платежей, плата за аренду и страховку и т.д.

* Планирование производства (Production Planning, РР) - заводские заказы-наряды, колебания производства, произведенная продукция, текущая работа и т. д.

* Человеческие ресурсы (Human Resources, HR) - оклады, суточные, командировочные расходы, авансы и займы, льготы и т. д.

2. Продажи и Дистрибуция (SD)

Модуль SAP Sales and Distribution (SD) позволяет эффективно управлять деятельностью по продажам и распространению своей продукции. Прилагающиеся к этому модулю сценарии бизнес-процессов обеспечивают управление продажами, поставку, выписку счетов, поддержку продаж и информацию по продажам. На рис. 56 представлено подменю Продажи/Дистрибуция.

Рис. 56 - Подменю Продажи/Дистрибуция

Специальные функции и возможности модуля SAP SD:

* Подготовка клиентского заказа RFQ в ответ на клиентский запрос или без него.

* SAP поддерживает все виды клиентских заказов, начиная от единичных заказов и заканчивая оптовыми поставками. Система также осуществляет проверку клиентского кредита.

* SAP обеспечивает выполнение контрактов с клиентами, и придерживается согласованных с клиентом сроков.

* SAP также обеспечивает выполнение заказов третьих сторон.

* Интеграция с модулями РР, IM и SD обеспечивает автоматическое предоставление информации о наличии или будущем наличии (Available То Promise, ATP) продукции. Эта функциональность может охватывать несколько производств.

* Средства для подробного просмотра описей и реестров продукции (в том числе запланированной), а также возможность отправки запросов о наличии вручную.

* SAP поддерживает доставку по нескольким адресам по заказу от одного клиента.

* SAP подсказывает даты поставки для каждого пункта в заказе в зависимости от установленных критериев. Автоматически учитывается время, необходимое для производства продукции, а также упаковки, поставки и транспортировки заказа.

* SAP предлагает поставки в соответствии с указанными в расписании сроками, причем все сопутствующие операции - такие, как передача требований, поставка, прибыльность и т.д., могут выполняться независимо от сроков расписания.

* SAP определяет цену, применяя набор условий к различным компонентам процедуры ценообразования. Это позволяет отличать компоненты, ориентированные на цену, от компонентов, ориентированных на налоги, аренду и т. д. при применении скидок и дополнительных сборов, которые относятся только к первому типу компонентов. Таким образом, можно применять те или иные условия и на уровне всей продукции, и на уровне отдельных позиций.

* SAP поддерживает массированное изменение цен в зависимости от изменения условий, определяющих ценообразование, можно также задавать дату, когда эти изменения вступят в силу.

* SAP осуществляет проверку кредита клиентов в режиме онлайн, позволяет задавать пределы превышения кредита. В случае превышения кредита SAP обеспечивает работу с клиентами (которых можно объединять в группы) и принятие мер - таких, как удержание заказов или полная блокировка счетов клиента в зависимости от заранее заданных параметров.

* SAP обеспечивает должную гибкость при определении позиций продукции, предназначенных на поставку, и поддерживает создание единичных документов по поставке либо комплектов документов по одной или нескольким позициям.

* SAP поддерживает отправку частичных поставок и обработку соответствующей информации.

* Гибкость при выставлении счетов-фактур по одной или нескольким позициям поставленной продукции; в частности, возможна пакетная обработка данных или обработка в режиме он-лайн.

* SAP обеспечивает средства для создания и доставки сертификатов качества одновременно с поставкой продукции.

* Обновления счетов в режиме реального времени; выпущенный товар попадает в запасы готовой продукции, создается бухгалтерский документ, который кредитует счет выпуска товара и дебетует счет затрат по поставленным товарам. Подобным образом выписка счета автоматически создает бухгалтерский документ, который кредитует счет выручки от продаж и дебетует счет клиента.

* В зависимости от заранее заданных критериев, SAP обеспечивает гибкость при обработке требований оплаты долгов, то есть при подготовке уведомлений о просроченных счетах.

* SAP позволяет группировать клиентов по иерархическому принципу в целях повышения эффективности ценообразования и отчетности.

* SAP позволяет создавать организационные структуры для получения отчетности по конкретным сотрудникам, отвечающим за продажи, по офисам продаж и областям продаж, а также по другим критериям, которые задает пользователь.

Взаимодействие с другими модулями

В условиях интегрированного внедрения взаимодействие модуля SD с другими модулями состоит в следующем:

* Управление Материалами (Materials Management, MM) - проверка наличия, расписание поставок, проверка кредита, поставки материалов, перемещения запасов между разными участками производства, определение материалов, исключение или замена материалов, случаи повторного заказа, и возврат.

* Планирование производства (Production Planning, РР) - проверка наличия, планирование сбыта и производства (Sales & Operations Planning, SOP), передача требований клиентских заказов в модуль РР и т. д.

* Финансы (Finance, FI) - проверка кредита, поставки материалов, возврат материалов, выписка счетов, налоги и ценообразование, предстоящие балансы, анализ прибыльности.

3. Управление материальными потоками (ММ)

Модуль SAP Materials Management (ММ) функционирует в полной интеграции с другими модулями - такими, как логистика или финансы. Модуль ММ - это система управления учетом материалов на всех местонахождениях и участках производства, она может управлять как запасами произведенной продукции, так и обработкой субдоговоров и заказов. На рис. 57 представлено подменю модуля Управление Материалами.

Рис. 57 - Подменю Управление Материалами

Специальные функции и возможности модуля SAP ММ:

* SAP поддерживает три основных источника требований - план по продукции, план по закупкам и график выпуска. Эти источники определяются на основе списка требований по запасам, созданном в результате планирования потребности в материалах (MRP).

* SAP поддерживает особенности календаря в других странах, иностранные стандарты размеров и единицы измерения (Unit Of Measure, UOM), а также обусловленные спецификой других стран требования к налогам, почтовые индексы, банки, валюты и т. д.

* SAP располагает средствами управления полученными партиями товаров и субподрядными заказами, а также обработкой расходных материалов

* В SAP предусмотрена система управления учетом и инвентаризацией, которая охватывает удаленные друг от друга участки производства.

* SAP позволяет MRP осуществить поставку в рамках долгосрочного соглашения без повторного оформления запросов на поставку и т.д. Система поддерживает список позиций, чтобы цикл MRP мог автоматически генерировать такие поставки.

* SAP поддерживает список поставщиков с информацией о соотношении поставщика и качества его продукции, квотах закупок.

* Ручное и автоматическое создание запросов на закупку через MRP, модуль «Обслуживание и ремонт» (Plant Maintenance, РМ), или через модуль «Система проектов» (Project System, PS). Система SAP также поддерживает гибкую стратегию утверждения запросов на покупку.

* SAP поддерживает долгосрочные соглашения с поставщиками. Это могут быть соглашения по срокам, контракты по объему и ценности, которые требуют подтверждающего заказа на покупку для каждой поставки.

* SAP располагает средствами создания подтверждения получения товаров на основе соответствующего заказа на покупку. Также система позволяет получать товары в разных местах, или напрямую как неограниченный запас, блокированный запас; обеспечивает контроль качества, если этого требует соответствующий заказа на покупку.

* SAP располагает мощными средствами для управления перемещениями запасов, которые идентифицируются с помощью соответствующего типа перемещения относительно уведомлений о получении товара, вопросов производства, перемещения запасов и записи о перемещении, которая может потребоваться после проверки качества и т.д.

* SAP обеспечивает сопровождение каждого типа перемещений генерацией документа о материалах, и, в случае необходимости, бухгалтерских документов для отражения эффекта этих перемещений на затратах и учете запасов. Система оценивает такой эффект на основе заранее заданного автоматического определения счетов Главной книги, в которые вносятся записи в зависимости от типа перемещения и типа материала.

* SAP располагает средствами для отслеживания, мониторинга и учета уровней запасов и статусов материалов на разных участках производства.

* SAP поддерживает различные процедуры определения ценности материалов («first in, first out» (FIFO), «last in, first out» (LIFO) и стандартная цена).

* SAP располагает средствами для физической инвентаризации товаров для подтверждения точности данных учета по инвентаризации с помощью таких процедур, как периодическая инвентаризация, длительная инвентаризация, выборочная инвентаризация и цикличный подсчет.

* SAP позволяет задавать различную цикличность подсчета имеющихся материалов или групп материалов; кроме того, в системе предусмотрены средства отражения обнаруженных расхождений в записях учета запасов и на соответствующих счетах главной книги

* Полное отображение информации обо всех полученных поставках, счетах-фактурах и платежах поставщикам в соответствующих записях Главной книги.

* В SAP предусмотрены мощные средства для создания программы платежей для обработки и распечатки платежей по открытым счетам, выбранным в программе в момент ее создания.

* SAP позволяет одновременно вести децентрализованные закупки и централизованный учет.