Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

• Введение
• 1. Результаты предпроектного обследования предприятия
• 1.1 Организационная структура ОАО «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз»
• 1.1.1 Анализ организационно - управленческой структуры
• 1.1.2 Организационно - функциональная модель предприятия
• 1.2 Документооборот на предприятии
• 1.2.1 Регистрация документов
• 1.2.2 Контроль исполнения документов
• 1.2.3 Систематизация документов
• 1.2.4 Формирование дел
• 1.2.5 Подготовка документов к архивному хранению
• 1.3 Программные и технические средства на предприятии
• 1.4 Анализ проблемных ситуаций, возникающих при функционировании фирмы
• 1.5 Формулировка задач проектирования
• 1.5.1 Общие сведения о проекте
• 1.5.2 Назначение, цели создания информационной подсистемы
• 1.5.3 Требования к подсистеме
• 1.5.4 Состав и содержание работ по созданию подсистемы
• 1.5.5 Порядок контроля приемки подсистемы
• 1.5.6 Требования к документированию
• 1.5.7 Источники разработки
• Выводы
• 2. Разработка системы автоматизации документооборота
• 2.1 Понятие конфигурации в системе программ 1С: Предприятие 8.1
• 2.2 Технологические средства конфигурирования системы 1С:Предприятие 8.1
• 2.2.1 Метаданные (объекты конфигурации)
• 2.2.2 Подсистемы
• 2.2.3 Отчет по конфигурации
• 2.2.4 Сравнение и объединение конфигураций
• 2.2.5 Отладчик
• 2.3 Администрирование в системе 1С: Предприятие 8.1
• 2.4 Разработка электронной системы учета корреспонденции «Система документооборота»
• 3. Информационное и программное обеспечение
• 3.1 Общие сведения о программном продукте
• 3.2 Функциональное назначение и ограничения, накладываемые на программу «Система документооборота»
• 4. Технико-экономическое обоснование разработки программы «Система документооборота»
• 4.1 Краткая характеристика проекта
• 4.2 Трудоемкость выполняемых работ
• 4.3Суммарные затраты на разработку информационной программы «система документооборота»
• 4.3.1 Основная заработная плата производственного персонала
• 4.3.2 Дополнительная зарплата производственного персонала
• 4.3.3 Отчисления на социальные нужды
• 4.3.4 Затраты на электроэнергию
• 4.3.5 затраты на амортизацию и ремонт вычислительной техники
• 4.3.6 Расходы на материалы и запасные части
• 4.4 Оценка экономической эффективности от внедрения продукта
• 4.5 Основные технико-экономические показатели проекта
• Выводы
• 5. Безопасность и экологичность проекта
• 5.1 Анализ основных опасных и вредных факторов на рабочем месте
• 5.1.1 Травмирующие и вредные факторы дляпользователя компьютера
• 5.1.2 Воздействие компьютерной техники на организм пользователя
• 5.1.3 Эргономические требования к рабочему месту
• 5.2 Оценка условий труда на рабочем месте
• 5.2.1 Электробезопасность
• 5.2.2 Пожарная безопасность
• 5.3 Расчет уровня шума на рабочем месте
• 5.4 Расчет освещения на рабочем месте
• 5.4.1 Расчет естественного освещения
• 5.4.2 Расчет искусственного освещения
• 5.5 Расчет системы кондиционирования воздуха
• Выводы
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение А Организационно-функциональная модель предприятия

ВВЕДЕНИЕ

При внедрении системы автоматизации очень важным вопросом является решение о разделении различных подсистем автоматизации или, наоборот, централизации - внедрения комплексного решения. Современные тенденции развития экономических систем и мировой опыт показывают, что не может существовать единого подхода к решению этой проблемы.

Система программ 1С:Предприятие предоставляет возможность автоматизации, как за счет внедрения отдельных прикладных решений, которые будут работать автономно или интегрироваться, с использованием различных механизмов информационного обмена, так и за счет использования комплексных решений.

Использование обособленных решений проще и эффективнее, если отдельные задачи автоматизации на предприятии мало пересекаются. Комплексные решения эффективнее при сильной увязке различных задач автоматизации и готовности предприятия к формированию единого информационного пространства. Разумеется, на одном предприятии могут применяться и комплексные решения (например, для автоматизации основной деятельности), и обособленные программы (для вспомогательных или независимых задач).

Работа выполнена в целях автоматизации документооборота для предприятия - открытое акционерное общество «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз».

Дипломный проект состоит из введения, пяти разделов основной части пояснительной записки, заключения, библиографического списка и приложений.

В первом разделе пояснительной записки рассматриваются результаты предпроектного обследования предприятия. Проанализирована организационная и функциональная структура предприятия. Выявлены проблемы предприятия, цели функционирования и сформулированы задачи проектирования.

Во втором разделе приводятся общие сведения о программном продукте 1С:Предприятие 8, его функциональные возможности, а так же описывается разработка и возможности информационной подсистемы автоматизации документооборота.

В третьем разделе пояснительной записки рассматриваются требования к информационному и программному обеспечению.

В четвертом разделе пояснительной записки проводится расчет технико-экономического обоснования разработки, приводится структура и анализ затрат на разработку информационной подсистемы.

В пятом разделе рассматриваются вопросы безопасности и экологичности проекта, описывается рабочее место оператора системы и его соответствие ГОСТам. Кроме того, указываются правила электробезопасности и пожарной безопасности, производится расчет уровня шума на рабочем месте.

В заключении рассматриваются основные итоги дипломного проектирования и намечены перспективные направления дальнейшего развития его темы.

В приложении А представлена схема организационно-функциональной модели предприятия.

1. РЕЗУЛЬТАТЫ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Полное наименование предприятия - открытое акционерное общество «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз».

Юридический адрес: 356880, Ставропольский край, г. Нефтекумск, ул. 50 лет Пионерии, 5

Акционерное общество является юридическим лицом, создано без ограничения срока деятельности и является зависимым акционерным обществом открытого акционерного общества «Нефтяная компания «Роснефть».

Учредителем Общества является Комитет по управлению государственным имуществом Ставропольского края. Общество действует в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», другими законодательными актами Российской Федерации и Уставом Общества.

Основные виды деятельности Общества:

– добыча нефти, газа и их подготовка,

– переработка газа,

– разведка и разработка нефтяных месторождений,

– предоставление услуг электросвязи юридическим и физическим лицам,

– бурение скважин,

– строительно-монтажные, ремонтно-строительные работы,

– транспортное обеспечение,

– капитальный и текущий ремонт скважин,

– маркшейдерские и топографо-геодезические работы,

– вооруженная и сторожевая охрана объектов нефтедобычи,

– осуществление внешнеэкономической и коммерческо-посреднической деятельности.

Открытое акционерное общество «Роснефть-Ставропольнефтегаз» входит в состав нефтяной компании «Роснефть».

1.1 Организационная структура ОАО «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз»

В составе акционерного общества функционировали 12 цехов и служб (Рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 - Организационная структура предприятия

Силами трех цехов по добыче нефти и газа (ЦДНГ) осуществляется добыча углеводородного сырья акционерного общества. Выполнение заданий по закачке воды в продуктивные пласты, обслуживание и ремонт насосного хозяйства, водоводов высокого и низкого давления обеспечивает цех по поддержанию пластового давления (ЦППД).

Подготовка нефти по первой группе качества, выработка широкой фракции легких углеводородов, получение стабильного газового бензина и сжиженного газа, транспорт нефти по нефтепроводу «Нефтекумск - Буденновск» входит в функции цеха по подготовке и перекачке нефти и газа (ЦПиПНГ).

Ремонт скважин проводится цехом капитального и подземного ремонта скважин (ЦКиПРС).

Задачами цеха производственного обслуживания (ЦПО) являются: бесперебойная работа и ремонт нефтепромыслового оборудования, снабжение электроэнергией и обслуживание линий электропередач, трансформаторных подстанций, ремонт и обслуживание электрооборудования, техническое обслуживание и ремонт контрольно-измерительных приборов, средств автоматизации и телемеханизации, обеспечение работы скважин, оборудованных погружными установками, проведение гидродинамических исследований, внедрение и совершенствование методов защиты наземного и подземного оборудования от коррозии, отложения солей и парафина, ремонт и восстановление насосно-компрессорных труб, снабжение объектов нефтедобычи паром и теплом для обеспечения технологических процессов.

Автотранспортный цех (АТЦ) обеспечивает основное и вспомогательные производства вахтовым и технологическим транспортом и другой специальной техникой.

Цех спецтехники (ЦСТ) выполняет работы по исправительному цементажу, установке цементных мостов, освоению, компрессованию скважин, аэризации и т.д.

Демонтаж бездействующих трубопроводов и оборудования с целью их дальнейшего использования, строительство ЛЭП при переводе скважин на насосный способ добычи, ремонт производственных и бытовых зданий и сооружений осуществляется силами строительно-монтажного цеха (СМЦ).

Снабжением структурных подразделений акционерного общества материально-техническими ресурсами, приемом, отгрузкой и отправкой нефти занимается цех материально-технического обеспечения (ЦМТО).

Обучение рабочих новым профессиям, их переподготовка проходит в учебно-курсовом комбинате (УКК).

1.1.1 Анализ организационно-управленческой структуры

Организационно-управленческая структура ОАО «Роснефть-Ставропольнефтегаз» имеет три уровня управления: высший, средний и оперативный.

Высшим органом управления является Совет директоров и Правление. Руководство текущей деятельностью ОАО «Роснефть-Ставропольнефтегаз» осуществляется единоличным исполнительным органом - генеральным директором. Генеральный директор и его заместители относятся к высшему уровню управления. Генеральный директор несет полную и абсолютную ответственность за деятельность предприятия.

К среднему уровню управления относятся руководители функциональных подразделений, обеспечивающие производственную деятельность предприятия и выполнение стратегических задач, поставленных на высшем уровне. На этом уровне происходит постановка задач и целей на уровне отделов.

Оперативный уровень управления включает подразделения, обеспечивающие непосредственно оказание услуг и обеспечивающие прибыль. Сущность деятельности данного уровня - обеспечение услуг; выполнение планов и графиков, составленных на среднем уровне.

Совокупность подразделений предприятия и конкретных лиц, а также существующие между ними иерархические связи подчиненности составляют организационно-управленческую структуру ОАО «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз», которая приведена на Рисунке 2.

1.1.2 Организационно - функциональная модель предприятия

Для анализа организационно-управленческой структуры строится организационно-функциональная модель в виде таблицы-матрицы.

По данной матрице выявляются недогруженные и перегруженные подразделения. Анализ по вертикали позволяет определить степень специализации.

Организационно-функциональная модель ОАО «Роснефть-Ставропольнефтегаз» представлена в Приложении 1.

Рисунок 1.2 - Организационно-управленческая структура предприятия

Таблица показывает, какое участие должностные лица принимают в управленческой, обеспечивающей и производственной деятельности предприятия. По таблице можно сделать вывод, что в основном распределение функциональных процессов на предприятии произведено достаточно равномерно, эффективность управления высокая, следовательно, никаких изменений в структуру предприятия вносить не требуется.

1.2 Документооборот на предприятии

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

– первичную обработку;

– предварительное рассмотрение;

– регистрацию;

– рассмотрение руководством

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

1.2.1 Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят:

- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

- индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где: 218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеки.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

– автор (корреспондент);

– название документа;

– дата документа;

– индекс документа;

– дата поступления документа (для входящих документов);

– индекс поступления документа (для входящих документов;

– заголовок документа или его краткое содержание;

– резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

– срок исполнения;

– отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

– номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

– исполнители;

– расписка исполнителя в получении документа;

– ход исполнения;

– приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.

Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

1.2.2 Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

– постановку документа на контроль;

– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

– предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.



1.2.3 Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

– заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

– заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

– заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:

– название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

– название предприятия или его структурного подразделения;

– адресат или корреспондент документа;

– краткое содержание документов дела;

– название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

– даты (период), к которым относятся документы дела;

– указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за 1998 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

1.2.4 Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному знаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

1.2.5 Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

1.3 Программные и технические средства на предприятии

На предприятии рабочие места персонала оборудованы различной компьютерной и оргтехникой. В качестве примера рассмотрим рабочее место работника экономического отдела. В распоряжении пользователя ЭВМ персональный компьютер, имеющий следующие технические характеристики:

- процессор AMD Athlon 64 X2 4400+;

- память DIMM DDR2-667 1024 Мб 240pin PC5300;

- жёсткий диск 250.0 Гб SATA-2;

- клавиатура, ман.мышь, модуль, ATX;

- монитор Samsung 17' TFT;

- устройство для чтения компакт-дисков NEC;

- видеоадаптер NVIDIA GeForce 7600 GT 128 Mбайт;

- дисковод гибких дисков;

- встроенная звуковая карта;

- ECP порт принтера (LPT1);

- prolific USB-to-Serial Comm Port;

- два последовательных порта;

- встроенная сетевая карта Marvell Gigabite Ethernet 100;

Все компьютеры объединены в корпоративную информационную сеть, работающую по технологии Ethernet.

Для функционирования информационной системы и обеспечения ее стабильной работы на предприятии имеются следующие программные продукты:

1) операционная система Windows XP SP3;

2) пакет офисных приложений Microsoft Office 2003;

3) СУБД Microsoft Access 2000;

4) СУБД Microsoft SQL Server 2000;

5) антивирус Dr.Web;

6) 1С:Предприятие 8.1.

1.4 Анализ проблемных ситуаций, возникающих при функционировании фирмы

Выявление и формулировка проблемных ситуаций является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место. При этом содержание деятельности при выявлении проблемной ситуации включает:

- установление содержания проблемы;

- определение новизны проблемной ситуации;

- определение степени взаимосвязи с другими проблемами;

- определение полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

- определение возможности решения проблемы.

В реальных условиях большая фирма имеет множество проблем. Выберем, в качестве цели работы, одну из наиболее явных - необходимость совершенствования документооборота.

В качестве средства разработки, наиболее подходящим является платформа 1С: Предприятие 8.1, имеющаяся на предприятии.

1.5 Формулировка задач проектирования

1.5.1 Общие сведения о проекте

Наименование подсистемы - электронная система учета корреспонденции «Система документооборота».

Проект представляет собой отдельную программу, разработанную на платформе программного продукта «1С: Предприятие 8.1» фирмы «1С». Языком программирования является собственный язык программного продукта, а именно «1С». Выбор такого языка высокого уровня обусловлен представленными требованиями заказчика.

Разработчиком выступает учебное заведение города Ставрополя «Северо-Кавказский государственный технический университет». Непосредственным исполнителем от предприятия-разработчика выступает студент пятого курса группы ИС-061 Морозова Эрика Юрьевна.

1.5.2 Назначение, цели создания информационной подсистемы

Назначением программы «Система документооборота» является оптимизация учета и обработки документов, улучшение качества контроля исполнения принятых решений.

Основной целью создания подсистемы «Система документооборота» для заказчика является повышение производственной дисциплины, улучшение управляемости предприятия.

1.5.3 Требования к подсистеме

К программе «Система документооборота» заказчиком был предъявлен ряд требований, которым она должна удовлетворять.

Программа должна обеспечить возможность:

- оптимизации управленческой деятельности предприятия;

- учитывать корреспонденцию, обеспечивать автоматическое присвоение номера;

- ставить корреспонденцию на контроль, указывая дату контроля и контролирующего сотрудника;

- получать отчет со списком документов на контроле для каждого сотрудника;

- разграничение доступа к информации;

- подсистема должна быть разработана в платформе «1C: Предприятие 8.1».

1.5.4 Состав и содержание работ по созданию подсистемы

Проектирование информационной подсистемы - трудоемкий, длительный и динамический процесс. Технологии проектирования, применяемые в настоящее время, предполагают поэтапную разработку системы. Этапы по общности целей могут объединяться в стадии. Совокупность стадий и этапов, которые проходит подсистема в своем развитии от момента принятия решения о создании системы до момента прекращения функционирования системы, является жизненным циклом информационной подсистемы.

Можно выделить следующие этапы:

- сбор информации о фирме, ее структуре, сфере деятельности, функционирующих информационных системах (с 12 января по 24 января 2011);

- анализ полученных материалов, выявление проблемных ситуаций, возникающих при функционировании фирмы (с 25 января по 31 января 2011);

- анализ требований заказчика к разрабатываемой подсистеме для разрешения выбранной проблемной ситуации (с 1 февраля по 5 февраля 2011);

- разработка технического задания (с 6 февраля по 22 февраля 2011);

- согласование технического задания с руководством, корректировка отдельных пунктов (с 22 февраля по 26 февраля 2011);

- разработка структуры программы (с 27 февраля по 15 марта 2011);

- реализация логической модели подсистемы на языке «1С» (с 16 марта по 2 апреля 2011);

- тестирование разработанной подсистемы, устранение выявленных ошибок (с 3 апреля по 8 апреля 2011);

- внедрение разработанной подсистемы. Подстройка подсистемы под каждого пользователя (9 апреля по 15 апреля 2011).

1.5.5 Порядок контроля приемки подсистемы

Приемку подсистемы осуществлялась комиссией, возглавляемой начальником экономического отдела ОАО «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз».

Разработка конфигурации «Система документооборота» происходила непосредственно у заказчика, так как исполнитель не имел в своем распоряжении требуемой среды разработки. Поэтому каждый этап проектирования проходил под полным контролем заказчика, что позволяло сразу вносить нужные корректировки и получать требуемые разъяснения по возникающим вопросам.

1.5.6 Требования к документированию

Проектировщиком представляется файл программы «Система документооборота» в электронном формате на CD-ROM вместе с краткой инструкцией оператору по установке и работе с программой.

1.5.7 Источники разработки

сточниками разработки являются:

- отчет по преддипломной практике студентки Морозовой Э.;

- заказ на разработку.

Выводы

1. В данном разделе рассмотрена структура фирмы ОАО «НК «Роснефть»-Ставропольнефтегаз». В процессе исследования были проанализированы основные факторы, определяющие тип, сложность и иерархичность фирмы.

2. В ходе предпроектного обследования проблема «Недостаточно эффективная работа по учету и контролю исполнения документов» была выбрана для устранения.

3. Заказчиком был представлен ряд основных требований, которым должна удовлетворять разрабатываемая информационная подсистема.

4. Для реализации проекта была выбрана среда 1С:Предприятие 8.1.



2. РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Понятие конфигурации в системе программ 1С: Предприятие 8.1

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на технологическую платформу и конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности, не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Разработчикам невозможно предусмотреть все нюансы. А вот сам алгоритм реализуют программисты на местах, посредством конфигураций, которые и являются, собственно, прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности. Используя определения документации, конфигурация -- это конкретный набор объектов, структур информационных массивов и алгоритмов их обработки. Понятно, что невозможно использовать только конфигурацию: она не будет работать без технологической платформы. А использование технологической платформы без конфигурации лишено смысла. Вместе с конфигурацией система программ 1С:Предприятие выступает, как готовый к использованию программный продукт, который может быть ориентирован как на конкретное предприятие, так и на определенные типы предприятий и классы решаемых задач. Это является основной особенностью системы. Система 1С: Предприятие 8.1 позволяет быстро разрабатывать и модифицировать прикладные решения. Система сама помогает разработчику создавать качественные прикладные решения в кратчайшие сроки. Одним из главных преимуществ системы 1С: Предприятие 8.1 является то, что она позволяет вести разработку специалистам, не имеющим глубоких знаний и опыта в системном программировании. Она берет на себя существенную долю технологических вопросов, которые необходимо решать при разработке на обычных универсальных системах разработки. Платформа 1С: Предприятие 8.1 поставляется со средством разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения. Это средство разработки называется «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку 1С: Предприятия 8.1, то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов. Подключение конфигурации показано на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Подключение конфигурации

Конфигуратор включает следующие удобные инструменты:

- дерево конфигурации;

- окно свойств;

- различные редакторы (форм, интерфейсов, программных модулей и т.д.) ;

- конструкторы;

- отладчик;

- синтакс-помощник

и другие инструменты.

Структура прикладного решения в конфигураторе создается визуальными средствами. Разработчик создает различные объекты и настраивает их взаимосвязи друг с другом. С помощью визуальных редакторов создаются таблицы, экранные формы, макеты отчетов и печатных форм документов. Встроенный язык используется для описания различных алгоритмов, например, расчета налогов, исчисления себестоимости, алгоритмов проведения документов и формирования отчетов.

2.2 Технологические средства конфигурирования системы 1С:Предприятие 8.1

Любое прикладное решение в 1С:Предприятии имеет в своей основе набор проблемно-ориентированных объектов, поддерживаемых на уровне технологической платформы. По большому счету, задача разработчика заключается в том, чтобы собрать из этих объектов, как из конструктора, необходимую структуру прикладного решения и затем описать специфические алгоритмы функционирования и взаимодействия этих объектов, отличающиеся от их типового поведения. Основные средства разработки, существующие в платформе 1С:Предприятия, реализованы в составе конфигуратора. Однако есть ряд механизмов, не имеющих непосредственного отношения к конфигуратору, которые также призваны облегчить труд разработчика.

Перечислим наиболее важные механизмы и инструменты, входящие в состав средств разработки:

2.2.1 Метаданные (объекты конфигурации)

Состав объектов, поддерживаемых технологической платформой, является результатом анализа предметных областей использования 1С:Предприятия, и выделения и классификации используемых в этих областях бизнес-сущностей. Дерево конфигурации показано на рисунке 2.2. В результате этого анализа разработчик может оперировать такими объектами как справочники, документы, регистры сведений, планы счетов. Для того чтобы стандартизировать и упростить процесс разработки и модификации прикладных решений, разработчику предоставляется графический интерфейс, с помощью которого он имеет возможность описать состав объектов, используемых в конкретном прикладном решении:

Рисунок 2.2 -Дерево конфигурации

Таким образом, разработчик оперирует метаданными - "данными о данных", или объектами конфигурации. Добавляя в структуру прикладного решения очередной объект, разработчик, по сути, добавляет описание того, как будут размещаться соответствующие данные, и как они будут взаимодействовать с другими данными, хранящимися в информационной базе. Состав основных объектов конфигурации, используемых в 1С:Предприятии 8.1 рассмотрим далее.

Константы предназначены для хранения постоянной или условно-постоянной информации. Например, константа может хранить название организации, фамилию, имя и отчество руководителя или главного бухгалтера, и т.д.

Справочники служат для описания таких сущностей как товары, контрагенты, валюты, склады и пр. Все эти сущности имеют общие свойства: внутренняя идентификация объекта в системе, необходимость поддержки иерархии и группировки элементов, необходимость поддержки вложенных таблиц и т. д. Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника (рисунок 2.3). Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами:

Рисунок 2.3 Настройка автонумерации

Документы, журналы документов, нумераторы, последовательности служат для описания таких сущностей как счета, накладные, заказы и пр. Эти сущности фиксируют различные события, происходящие в организации, они привязаны ко времени, содержат вложенные таблицы, должны отражаться в учетных механизмах и т.д.