Выполнение расчетов, разработка баз данных и оформление технической документации с использованием табличных и текстовых процессоров

24

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального

образования

«ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Информационная безопасность систем и технологий»

ОТЧЕТ

О КУРСОВОМ ПРОЕКТЕ

по теме:

«Выполнение расчетов, разработка баз данных и оформление технической документации с использованием табличных и текстовых процессоров»

Руководитель КП Геращенко С.М.

Исполнитель КП Охин А.В.

Нормоконтролер Щербакова Т.В.

Пенза 2007

Реферат

Пояснительная записка содержит 13 рис, 3 источника.

АЛГОРИТМ, БАЗА ДАННЫХ, ДИАГРАММА, МАКРОС, СВОДАЯ ТАБЛИЦА, СОРТИРОВКА, ФИЛЬТРАЦИЯ, ФОРМУЛА, ФУНКЦИЯ, ШАБЛОН, ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА, ЯЧЕЙКА

Объектом исследования являются процесс выполнения расчетов, разработка баз данных и оформление технической документации с использованием табличных и текстовых процессоров.

Целью исследования является разработка базы данных, проведение операции сортировки и фильтрации; разработка электронной таблицы, содержащей постоянные значения различных типов, расчеты по формулам и функциям различных типов с использованием абсолютной и относительной адресации ячеек, автоматическое подведение итогов и две сводные таблицы. А также разработка алгоритма и создание макроса для выполнения расчетов по формулам. Необходимо графически изобразить полученные в таблице зависимости при помощи диаграмм различных типов.

В процессе выполнения работы проводилось изучение основных возможностей MS Office.

В результате выполнения курсовой работы были созданы база данных и электронная таблица. Также был разработан алгоритм и записан макрос. С помощью созданного шаблона был оформлен отчет.

Содержание

Реферат

Нормативные ссылки

Введение

1. Создание шаблона

2. Разработка базы данных

2.1 Сортировка

2.2 Автофильтр

2.3 Расширенный фильтр

2.4 Форма данных

3. Разработка электронной таблицы

3.1 Ввод формул и функций

3.2 Автоматическое подведение итогов

4. Разработка сводных таблиц

5. Создание диаграмм

6. Разработка алгоритма

7. Создание макроса

Заключение

Список используемых источников

Нормативные ссылки

В данном проекте используются следующие нормативные документы:

ГОСТ 7.32 - 2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ 19.003 - 80 ЕСПД. Схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графические.

ГОСТ 2.301 - 68 ЕСКД. Форматы.

Введение

Табличные редакторы на сегодняшний день - одни из самых распространенных программных продуктов, используемые во всем мире. Они без специальных навыков позволяют создавать достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей.

Microsoft Excel - это простое и удобное средство для работы с электронными таблицами, которые позволяют собирать, анализировать и представлять количественную информацию [1]. Excel обладает большой гибкостью и возможностями, которые значительно превосходят возможности простой электронной таблицы. Для облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.

Приложение Microsoft Word предназначено для работы с текстами. С помощью Word можно легко создавать и редактировать письма, отчеты, таблицы и т.д., которые могут включать в себя графические изображения и импортированные данные. Word обладает богатыми возможностями форматирования и обработки текста и считается лучшим текстовым редактором из всех ныне существующих.

1. Создание шаблона

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Для оформления пояснительной записки был создан шаблон с использованием текстового редактора Microsoft Word. Были определены следующие стили:

«Обычный» - шрифт Times New Roman, 14 пт, русский, отступ первая строка 1 см, междустрочный интервал полуторный, выравнивание по ширине, запрет висячих строк;

«Заголовок 1» - обычный + полужирный, кернинг от 16 пт, отступ первая строка 0 см, выравнивание по центру, не отрывать от следующего, уровень 1;

«Заголовок 2» - обычный + полужирный, отступ первая строка 0 см, не отрывать от следующего, уровень 2, выровнять по позиционной табуляции, нумерация 1, 2, 3, …;

«Заголовок 3» - обычный + отступ слева 1 см, отступ первая строка 0 см, не отрывать от следующего, уровень 3, выровнять по позиционной табуляции, нумерация 1.1, 1.2, 1.3, …;

«Пункты» - обычный + отступ 2 см;

«Название таблиц» - шрифт Times New Roman, 12 пт, отступ 1 см;

«Подрисуночная надпись» - шрифт Times New Roman, 12 пт, выравнивание по центру, интервал перед: 6 пт, интервал после: 6 пт.

В шаблоне были определены следующие параметры страницы: отступ слева 20 мм; отступ справа 10 мм; отступ сверху 10 мм; отступ снизу 10 мм в соответствии с ГОСТ 7.32-2001. Для создания колонтитулов необходимо в подменю «Колонтитулы» меню «Вид» установить курсор в область правого нижнего колонтитула, ввести номер страницы, после чего во всем документе появиться автоматическая нумерация страниц. Для того чтобы создать шаблон к пояснительной записке в данном курсовом проекте используется текстовый процессор MS Word. Создание шаблона осуществляется нажатием на меню "Файл - Создать - Шаблон". Для добавления стилей в шаблон выбирается в меню "Формат" подменю "Стиль и форматирование". Из предложенного списка стилей выбирается необходимый и создается собственный стиль на его основе или изменяется уже существующий. После редактирования параметров стиля: шрифт, абзац, табуляция, граница и др. необходимо поставить флажок напротив пункта "Добавить в шаблон" и завершить операцию, применив изменения.

Все изменения, необходимые для оформления пояснительной записки в соответствии с требованиями ГОСТа (ГОСТ 7.32 - 2001 Структура и правила оформления и ГОСТ 2.301 - 68 ЕСКД. Форматы).

За основу берется стиль «обычного» текста. В шаблоне для него определяется отступ первой строки на 1,5 см., полуторный междустрочный интервал и размер шрифта равный 14.

Затем в него вносятся изменения: для заголовков всех уровней определяется полуторный междустрочный интервал, размер шрифта равный 16, полужирное начертание и положение на странице - с новой страницы. Для подрисуночных надписей, названий таблиц определяется размер шрифта равный 12, положение на странице - с новой страницы.

В шаблоне автоматически определены номера страниц, с помощью меню «Вставка» «Номера страниц…».

Так же в шаблоне автоматически определено содержание, с помощью меню «Вставка»«Ссылка»«Оглавление и указатели…».

Это позволяет упростить работу с документами, в которых часто встречаются фрагменты текста с одинаковым форматированием, а так же создание однотипных документов.

В шаблоне были определены стили для обычного текста, заголовков всех уровней, подрисуночных надписей, названий таблиц и других элементов, использованных в пояснительной записке. Редактирование колонтитулов возможно после выбора в меню "Вид - Колонтитулы".

Форма - это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные [1].

Чтобы создать электронную форму необходимо на панели «Форма» нажать на кнопку «Текстовое поле» . Вставляем форму, содержащую произвольный текст, в поля титульного листа, реферата и задания на курсовое проектирование, которые содержат переменные (изменяемые) данные.

Перед заполнением формы, ее необходимо защитить. Для защиты текста от несанкционированного доступа необходимо выделить текст, выбрать на панели инструментов команду «Сервис» «Установить защиту». Для этого необходимо нажать кнопку «Защита формы» на панели инструментов «Формы». Защита позволяет заполнять форму, но предотвращает случайные изменения элементов формы и их размещения. Чтобы вернуться в режим планирования и изменения самой формы, необходимо снять защиту.

Открывая шаблон, текстовый процессор Microsoft Word создает новый документ на его основе, со всеми стилями, которые были созданы и включены в него.

2. Разработка базы данных

База создана на основе данных, взятых из источника[2] и содержит информацию об основных технических характеристиках БТР и состоит из 15 полей и 11 записей. Применяются одного типа: числовые (экипаж, десант, масса, длина и другие). База данных приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 - База данных

2.1 Сортировка

Для выполнения сортировки данных по «Боевая масса» необходимо открыть диалоговое окно «Сортировка» в меню «Данные», затем в поле «Сортировать по» указать «Боевая масса» и выбрать порядок сортировки. Результат сортировки данных приведён на рисунке 2.

Рисунок 2 - Сортировка

2.2 Автофильтр

Для выполнения фильтрации данных по марке автомобиля с использованием автофильтра необходимо сначала открыть в меню «Данные» подменю «Фильтр» и выбрать команду «Автофильтр». Затем в поле «Экипаж» раскрыть список и выбрать «3». Результат автофильтра приведен на рисунке 3.

Рисунок 3 - Автофильтр

2.3 Расширенный фильтр

Для выполнения фильтрации данных по длине БТР больше, чем 6500 мм с использованием расширенного фильтра необходимо сначала создать дополнительную головку таблицы идентичную базе данных и в столбце «Кол-во цилиндров» задать число цилиндров. Затем открыть в меню «Данные» подменю «Фильтр» и выбрать команду «Расширенный фильтр». В открывшемся диалоговом окне указать исходный диапазон и диапазон условий. Результат расширенного фильтра приведен на рисунке 4.



Рисунок 4 - Расширенный фильтр

2.4 Форма данных

Для выполнения фильтрации данных по количеству мест с использованием формы данных необходимо сначала в меню «Данные» выбрать команду «Форма» и в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку «Критерий». Затем в поле «Кол-во мест» ввести условия и нажать кнопку «Далее». Чтобы просмотреть автомобили с таким же количеством мест, необходимо нажимать кнопки «Далее» и «Назад». Результат фильтрации с использованием формы данных приведен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Форма данных

3. Разработка электронной таблицы

Электронная таблица разработана на основе базы данных и содержит информацию об основных технических характеристиках спортивных автомобилей. Электронная таблица приведена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Электронная таблица

3.1 Ввод формул и функций

Для определения среднего расхода топлива проводился расчет по формуле с использованием статистической функции. Использовалась абсолютная адресация.

Пример:

=СРЗНАЧ(М4;N4)

Где М4 - скорость по шоссе, N4 - на плаву.

Для определения, является ли длина БТР больше 6500 мм истинной или ложью, использовалась логическая функция. Использовалась относительная адресация.

Пример:

=ЕСЛИ(M4>6500;"да";"нет")

Где М4 - длина БТР.

Для определения общего количества человек на данном БТР проводился расчет по формуле с использованием математической функции. Использовалась относительная адресация.

Пример:

=В4+С4

Где В4 - экипаж, С4 - десант.

3.2 Автоматическое подведение итогов

Для создания структурирования с автоматическим подведением итого необходимо сначала в меню «Данные» выполнить команду «Итоги». Затем в появившемся диалоговом окне в раскрывающемся списке «При каждом изменении в» выбрать поле «Тип образца», в раскрывающемся списке «Операция» выбрать поле «Среднее» и в поле «Добавить итоги по» с помощью флажков указать « «Макс. скорость по шоссе». Результат автоматического подведения итогов приведен на рисунке 7.



Рисунок 7 - Итоги

4. Разработка сводных таблиц

Для создания сводных таблиц необходимо открыть мастера сводных таблиц в меню «Данные» и выполнить все инструкции мастера.

В сводной таблице 1 используются следующие поля: «Боевая масса»,»Экипаж», «Десант». Над данными полями произведена Операция «Среднее». Сводная таблица 1 приведена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Сводная таблица 1

В сводной таблице 1 используются следующие поля: «Боевая масса»,»Экипаж», «Десант». Над данными полями произведена Операция «Среднее». Сводная таблица 1 приведена на рисунке 9.

Рисунок 9 - Сводная таблица 2

5. Создание диаграмм

Для создания диаграмм необходимо открыть мастера диаграмм в меню «Вставка» и выполнить все инструкции мастера.

Диаграмма 1 отображает зависимость запаса хода от марки БТР.

Тип: Объемная круговая диаграмма.

Диаграмма 1 представлена на рисунке 10.

Рисунок 10 - Диаграмма 1

Диаграмма 2 отображает зависимость мощности двигателя от марки БТР.

Тип: гистограмма.

Диаграмма 2 представлена на рисунке 11.



Рисунок 11 - Диаграмма 2

6. Разработка алгоритма

Если при работе с Microsoft Excel возникает необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то можно записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий и будет называться макросом.

Для создания макроса нужно разработать алгоритм

Алгоритм - точное предписание исполнителю совершить определенную последовательность действий для достижения поставленной цели за конечное число шагов

Во-первых, необходимо ввести данные, с которыми будут производиться таблиц. вычисления в ячейки, соответствующие заранее созданным заголовкам электронных

После ввода необходимой информации в таблицы, необходимо задать формулы и функции, по которым будут производиться вычисления над введенными данными.

Алгоритм представлен на рисунке 12.



Да Нет

Рисунок 12 - Алгоритм

7. Создание макроса

Для записи макроса сначала необходимо в меню «Сервис» подменю «Макрос» выбрать команду «Начать запись» и в открывшемся диалоговом окне определить имя макроса и сочетание клавиш, которое будет вызывать данный макрос. Затем следует выполнить необходимые расчеты. После этого нужно остановить запись, выбрать в меню «Сервис» подменю «Макрос» команду «Остановить запись».

Ниже приведен листинг созданного макроса:

Sub Макрос()

' Макрос2 Макрос

' Макрос записан 28.10.2007 (Андрей)

'

' Сочетание клавиш: Ctrl+p

'

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B18").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B19").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B20").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B21").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B22").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B23").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B24").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B25").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B26").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("B27").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=AVERAGE(R[-13]C[11],R[-13]C[12])"

Range("C17").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C18").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C19").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C20").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C21").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C22").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C23").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C24").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C25").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C26").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("C27").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(R[-13]C[2]>6500,""да"",""нет"")"

Range("D17").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D18").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D19").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D20").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D20").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D21").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D22").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D23").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D24").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D25").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D26").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

Range("D27").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-13]C[-2],R[-13]C[-1])"

End Sub

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была разработана базы данных, проведены операции сортировки и фильтрации; разработаны электронная таблица, содержащая постоянные значения различных типов, расчеты по формулам и функциям различных типов с использованием абсолютной и относительной адресации ячеек, автоматическое подведение итогов и две сводные таблицы. Графически были изображены полученные в таблице зависимости при помощи диаграмм различных типов. Также был разработан алгоритм и создан макрос для выполнения расчетов по формулам. С помощью созданного шаблона был оформлен отчет.

Таким образом, было полностью выполнено задание по курсовому проекту.

Список используемых источников

1. Карпов Б. Microsoft Office 2000: справочник. - СПБ.: Питер, 2001.- 448 с.: ил.

2. Шунков В. Н. - Мн.: ООО «Попурри», 2000 - 448 с.:ил+вкл. 8с.