1.1. Поняття інформаційної технології

Існування сучасного світу неможливе без використання розвинутої структури інформаційних технологій. Визначимо, що мається на увазі під поняттям "інформаційні технології".

Інформаційна технологія - це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберігання інформації; інформаційну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. Їхнє введення повинно починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки спеціалістів.

Технологія - це сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Технологія - це уміння щось робити досконало. Коли йде мова про інформаційну технологію, то матеріалом виступає інформація. Продуктом є також інформація. Але це якісно нова інформація про стан об'єкта, процесу або явища. Технологія представлена методами і способами роботи персоналу і технічних пристроїв з інформацією [3. c.17].

Інформаційна технологія в документознавстві - це система методів і способів збирання, передавання, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації, різні види інформаційного пошуку, вміння працювати в операційній системі Windows, вміння працювати з MS Excel, вміння створювати СУБД Access тощо.

У технологічному плані підприємство можна розглядати як сукупність інформаційних, людських і технологічних ресурсів та методів їх взаємодії, організованих для досягнення певної мети (табл.1).

Кожна з перелічених у визначенні інформаційної технології фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології, тому інформаційну технологію можна розуміти як сукупність технологій - технології збирання інформації, технології передавання інформації тощо.

Таблиця 1.

Зіставлення основних компонентів

Інформаційні технології в документознавстві реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизація - це заміна діяльності людини роботою машин і механізмів. Ступінь автоматизації може змінюватися і в широких межах - від систем, у яких процес управління повністю здійснюється людиною, до таких, де він реалізується автоматично [3. c.17].

Автоматизація управління, а, отже, й автоматизація інформаційної системи та автоматизація технологій, необхідні в таких випадках:

· фізіологічні та психологічні можливості людини для управління даним процесом є недостатніми;

· система управління знаходиться в середовищі, небезпечному для життя і здоров'я людини;

· участь людини в управлінні процесом вимагає від неї дуже високої кваліфікації;

· процес, яким треба управляти, переживає критичну або аварійну ситуацію.

Автоматизована інформаційна технологія в документознавстві передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно-методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частку технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (HIT), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології, хоча поняття "інформаційна технологія" стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі.

Інструментарієм нової інформаційної технології є один або декілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в якому забезпечує можливість досягти поставленої користувачем мети (табл.2).

Таблиця 2.

Основні характеристики нових інформаційних технологій

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія в документознавстві складається з технічних пристроїв, найчастіше - комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збирання, передавання, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації в документознавстві шляхом інформаційних технологій. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями в документознавстві розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем та їх окремих компонентів від проектування до утилізації.

Мета будь-якої інформаційної технології - отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість отриманої інформації. А мета інформаційних технологій в документознавстві, де комп'ютер є головним атрибутом робочого місця, - це формування знань про структуру та функціональні можливості сучасної інформаційної технології, апаратного та програмного забезпечення, методи семантичного опрацювання та пошуку інформації в автоматизованих інформаційних системах (АІС).

Можливі різні схеми класифікації інформаційних технологій. Кожна з них будується на певних класифікаційних ознаках.

Перша ознака класифікації - наявність чи відсутність автоматизації. Зазвичай мова йде про традиційні й автоматизовані інформаційні технології.

Прийнято розрізняти забезпечувальні і функціональні інформаційні технології. Забезпечувальні технології можуть використовуватися як інструментарій у різних предметних галузях для вирішення різних задач. Вони можуть бути класифіковані відносно класів задач, які вирішуються. Зазвичай ці технології виконуються на різних комп'ютерах і в різних програмних середовищах. Основне завдання - поєднання цих технологій у єдиній інформаційній системі.

Під функціональними технологіями слід розуміти сукупність забезпечувальних технологій для автоматизації певної задачі чи функції.

Наступна класифікаційна ознака - це тип інформації, що опрацьовується. Умовна класифікація комп'ютерних інформаційних технологій залежно від типу інформації, що опрацьовується наведена в табл.3

Таблиця 3.

Класифікація комп'ютерних інформаційних технологій

1.2. Інтегровані пакети: поєднання різних технологій

Залежно від типу інтерфейсу користувача (тобто від того, як користувач технології взаємодіє з комп'ютером) прийнято виділяти такі технології: пакети, діалогові, мережеві. У першому випадку користувач отримує тільки результати роботи технології, в решті - взаємодіє з нею на індивідуальному комп'ютері чи комп'ютері, який підключено до інформаційних мереж. За ступенем автоматизації функцій людини в процесі управління розрізняють такі технології: електронне опрацювання даних, автоматизація функцій управління, підтримка прийняття рішень, експертна підтримка [3, с.17-20].

Основу технології опрацювання даних складають процеси перетворення вхідної інформації на результуючу. Кожна ІТ закінчується створенням інформаційного продукту.

Технологія розв'язання задачі на комп'ютері охоплює роботи, необхідні для збирання, реєстрації, передачі вхідних даних, їх збереження, опрацювання на комп'ютері за відповідним алгоритмом, видачі результатів, передачі їх користувачам, а також послідовність виконання цих робіт.

Отже, інформаційні технології впливають:

· на підвищення якості та кількості послуг;

· розвиток програмного забезпечення;

· створення умов для підвищення рівня життя населення;

· зміну умов дії соціально-економічного механізму внаслідок зміни умов праці й залучення інформації як предмета праці;

· значне скорочення інвестиційних та управлінських витрат;

· розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів й удосконалення можливостей отримання, збереження, поширення інформації при використанні різноманітних джерел;

· підвищення ефективності комплексу взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберіганням інформації.

Отже, ми з`ясували, що розуміє сучасна людина під поняттям "інформаційні технології", ознайомилися з класифікацією інформаційних технологій, процесом створення інформаційного продукту, як кінцевого результату кожного інформаційної технології. Оптимальна інформаційна технологія, яка володіє високою гнучкістю, мобільністю та адаптивністю до зовнішніх впливів, є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Впровадження такої технології нині актуальне, коли ринок вимагає на місцях більшої самостійності, відповідальності, соціологічної ініціативи при глибокій децентралізації управління.

1.3. Етапи розвитку інформаційних технологій

Сучасна людина широко користується різноманітними інформаційними технологіями. Але розвиток ІТ мав поступовий характер і складався з декількох етапів протягом ХХ - початку ХХІ століть.

Існує декілька точок зору щодо розвитку інформаційних технологій із використанням комп'ютерів, що визначаються різноманітними ознаками поділу.

Загальним для усіх викладених нижче підходів є те, що з появою персонального комп'ютера, ксерокса, принтера, тощо почався новий етап розвитку інформаційної технології. Основною ціллю стає задоволення персональних інформаційних потреб людини як для фахової сфери, так і для побутової.

Комп'ютерні ІТ пройшли у своєму розвитку етап машинних ресурсів, етап програмування, етап нових інформаційних технологій, етап високих ІТ.

Історія розвитку способів збору, збереження, переробки і передачі інформації та її видів тісно пов'язана з історією науково-технічного розвитку суспільства, але кожна чергова технологія повністю не витісняла попередню. Кожна наступна технологія інформаційного процесу, займаючи певне місце в ньому, розширювала весь технологічний арсенал інформації і зв'язку - від усного слова - до друкованого, від книги - до персонального комп'ютера. Іншими словами, "паперова" технологія отримання, переробки і передачі інформації в наш час доповнилася електронною.

Сучасний етап розвитку людства характеризується широким впровадженням інформаційних технологій у всі сфери життя. Сучасна людина вже не може уявити свого життя без інформаційних технологій. Інформація стає найважливішим, життєво необхідним ресурсом і відіграє важливе значення не тільки для конкретних користувачів, а й для держави та суспільства в цілому.

Інформаційна технологія у своєму розвитку пройшла декілька етапів. До другої половини XIX в. основу інформаційної технології складали перо, чорнильниця і книга. Комунікація (зв'язок) здійснювалася шляхом направлення пакетів (депеш). Продуктивність інформаційної опрацювання була вкрай низькою: кожен лист копіювався окремо вручну; крім рахівниць, на яких підсумовували також вручну, не було іншої інформації для прийняття рішень.

Поява у другій половині 60-х років великих продуктивних електронно-обчислювальних машин (ЕОМ) в обчислювальних центрах надала можливість змістити акцент в інформаційній технології на опрацювання не форми, а змісту інформації. Це було початком формування електронної технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіші компоненти опрацювання інформації: облік, аналіз і прийняття рішень. Сформовані в 60-х роках концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі вдосконалювання управління та оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології. Методологічно ці концепції нерідко спираються на появу про необмежені можливості "кнопкової" інформаційної технології при неперервному нарощуванні обчислювальної потужності систем АСУ і застосуванні найбільш загальних імітаційних моделей, які у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного управління.

Назва “автоматизована система управління не зовсім коректно відбиває функції, які такі системи виконують; точніше було б - “автоматизована система забезпечення управління (АСЗУ), тому що в існуючих АСУ поняття “система” не включає вирішальної ланки управління - користувача. Ігнорування цієї принципової обставини, очевидно, привело до того, що розширення мережі АСУ і підвищення потужності їх інформаційних засобів забезпечили завдяки великим масивам первинних даних покращання в основному облікових функцій управління (довідкових, статистичних, що стежать). Однак облікові функції відбивають тільки попередній стан об'єкта управління і не допускають оцінити перспективи його розвитку, тобто мають низький динамізм. В інших компонентах технології управління нарощування потужності АСУ не видало відчутного ефекту. Відсутність розвинутих комунікаційних зв'язків робочих місць користувача з центральним ПК, характерні для більшості АСУ пакетні режими опрацювання даних, низький рівень діалогової підтримки - все це фактично не забезпечує високої якості аналізу користувачами даних статистичної звітності і всього інтерактивного рівня аналітичної роботи. Тим самим ефективність АСУ на нижніх рівнях управлінських сходів, тобто саме там, де формуються інформаційні потоки, істотно падає внаслідок значної надмірності інформації, що надходить, при відсутності засобів узагальнення даних. Починаючи з 70-х років сформувалася тенденція перенесення центра ваги розвитку АСУ на фундаментальні компоненти інформаційної технології (особливо на аналітичну роботу) з максимальним застосуванням людино-машинних процедур. Однак як і раніше вся ця робота проводилася на потужних ПК, розташовуваних централізовано в інформаційних центрах. При цьому в основу побудови подібних АСУ була покладена гіпотеза, згідно з якою задачі аналізу і прийняття рішень належали до класу формалізованих, тобто таких, що піддаються математичному моделюванню. Передбачалося, що такі АСУ повинні були підвищити якість, повноту, дійсність і своєчасність інформаційного забезпечення осіб, що приймають рішення, ефективність роботи яких буде зростати завдяки збільшенню числа задач, що аналізуються.

Однак впровадження подібних систем дало досить практичні результати. Виявилося, що економіко-математичні моделі, які використовуються, мають обмежені можливості практичного застосування: аналітична робота і процес прийняття рішень відбуваються у відриві від реальної ситуації і не підкріплюються комунікаційним процесом формування. Для кожної нової задачі потрібна нова модель, а оскільки модель створювалася фахівцями з економіко-математичних методів, а не користувачем, то процес прийняття рішень здійснюється не в реальному масштабі часу, і губиться творчий внесок самого користувача, особливо при рішенні нетипових управлінських задач. При цьому інформаційний потенціал управління, зосереджений в інформаційних центрах, знаходиться у відриві від інших засобів і технологій опрацювання інформації внаслідок неефективної роботи нижніх рівнів і необхідності неперервних конверсій інформації. Це також знижує ефективність інформаційної технології при вирішенні задач на верхніх рівнях управлінських сходів. До того ж для сформованої в АСУ організаційної структури технічних засобів характерний низький коефіцієнт їхнього використання, значні терміни (не завжди виконувані) проектування автоматизованих систем і невисока їх рентабельність через слабкий вплив результатів автоматизації на ефективність управління.

З появою персональних комп'ютерів (ПК) на “гребені мікропроцесорної революції ” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: від інформаційних центрів і централізації управління до розподіленого інформаційного потенціалу, підвищення однорідності технології опрацювання інформації і децентралізації управління [3, с.21-23].

На всіх етапах розвитку людського суспільства інформаційні технології в документознавстві забезпечували інформаційний обмін між окремими людьми, колективами, суспільними інформаціями і відображали відповідний рівень розвитку й можливості систем реєстрації, зберігання, опрацювання та передавання інформації і, по суті, були синтезом методів та засобів оперування інформацією в інтересах тієї чи іншої сфери діяльності людини.

Таким чином, з початку ХХ століття до початку ХІ наукові досягнення людства простягнулися далеко за межі уяви пересічної людини в галузі інформаційних технологій і поступово. поетапно вивели її від стану "перо, папір і чорнильниця" до персональних комп`ютерів із широким спектром різноманітних і глобальних світових комп`ютерних мереж без яких неможливе існування сучасної людської спільноти.

1.3. Види сучасних інформаційних технологій

Сучасні інформаційна технологія в документознавстві повинні відповідати таким вимогам:

· забезпечувати високий рівень розчленування всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

· включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

· мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами;

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Реалізація технологічного процесу для інформаційної технології в документознавстві повинно бути такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається опрацювання первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології.

Інструментарій інформаційної технології - один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких позволяє досягти поставленої користувачем мети.

У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення, експертні системи і т.д.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в опрацювання інформації.

Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв'язання добре структурованих задач. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

Існує декілька особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

* виконання необхідних підприємству задач по опрацюванню даних. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

* вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

* виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

* виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

* використання деталізованих даних;

* вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього зберігання створюються бази даних.

Основна функція системи опрацювання даних - це реалізація таких типових операцій опрацювання даних, якими є:

· збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;

· підготовки інформації в місця її зберігання й опрацювання;

· введення інформації в комп'ютер, контроль її введення та компонування в пам'яті комп'ютера;

· створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;

· опрацювання інформації на комп'ютері (накопичення, сортування, редагування, вибірка, арифметична і логічна опрацювання) для вирішення функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом;

· виведення інформації у вигляді табуляграм, відеограм, сигналів для прямого управління технологічними процесами, інформації для зв'язку з іншими системами;

Практично всі системи опрацювання даних інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають один і той самий набір складових (компонентів), що називаються видами забезпечення.

Прийнято виділяти інформаційне, програмне, технічне, правове, лінгвістичне забезпечення.

Інформаційне забезпечення - це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази інформаційної системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

Програмне забезпечення - сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами інформаційної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД.

Прикладне програмне забезпечення являє собою сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизації вирішення функціональних задач інформаційної системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) і як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

Технічне забезпечення - це комплекс технічних засобів, які застосовуються для функціонування системи опрацювання даних, і містить у собі пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацювання даних як поза комп'ютером (периферійні технічні засоби збирання, реєстрації, первинної опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на комп'ютерах різних класів.

Правове забезпечення - це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем ІC, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням комп'ютерної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.

Лінгвістичне забезпечення - це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування людини і комп'ютера.

Розділ 2. Особливості використання ІТ в документознавстві