Информационная система туристической компании

Автоматизация турагентства заменяет десятки электронных таблиц, документов и отчетов на вашем компьютере - все операции регистрируются и хранятся в единой базе данных.

«1С: Турагентство 8» позволяет:

- Оформлять заявки на различные виды туров с автоматическим формированием печатных форм договоров, путевок и других первичных документов;

- Отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами с детализацией до заявки;

- Формировать управленческие отчеты по структуре денежных средств и отчет о финансовых результатах.

Справочники системы содержат всю необходимую информацию.

Встроенные в программу функции CRM помогут наработать, сохранить и приумножить клиентскую базу. Все контакты фиксируются в базе данных и оперативно обрабатываются менеджерами.

Продавать товары и услуги существующим клиентам в разы выгоднее, чем искать и привлекать новых. Отсутствует необходимость в дорогостоящей рекламе, вещающей на массовую аудиторию.

Организация уже знает своих клиентов, у нее есть их контактные данные, к ним всегда можно обратиться адресной, по имени.

Известны их предпочтения, если в летний период обратились за путевкой на море, велика вероятность, что в следующий летний сезон этот клиент снова будет подбирать тур на море.

Это и многое другое позволяет подсистема управления взаимоотношениями с клиентам (CRM) встроенная в 1С: Турагентство.

Зафиксировать обращение клиента, отследить исполнение его запроса - это тоже задачи подсистемы CRM.

Система представляет собой клиент-серверное приложение, состоящее из двух частей. Клиентский модуль АРМ «Туринформ», который устанавливается в туристической компании, служит для создания списков туристов и передачи данных на сервер. И серверная часть - это веб программа, в которой работает орган координации, она служит для обработки списков туристов.

Информационная система учета турпотока - важный инструмент для сбора, систематизирования и контроля статистических данных, предоставляемых туркомпаниями.

Система учета потока туристов создана для:

- Сбора, анализа и хранения статистической информации по количеству туристов, маршрутам, гостиницам, местам перехода границы, приглашающим компаниям;

- Автоматизации контроля туроператоров за деятельностью своих турагентов и филиалов;

- Ускорения, повышения качества и удобства работы участников туристической деятельности.

АРМ "Туринформ" - это специализированный программный продукт, который устанавливается на компьютере туркомпании и предоставляет возможность работы в “Информационной системе учета турпотока” без постоянного соединения с Интернетом.

Вся информация в случае повреждения или утраты локальной версии АРМа восстанавливается по обращению в службу технической поддержки.

АРМ "Туринформ" позволяет:

1. Формировать и печатать списки туристов РФ и КНР;

2. Просматривать историю изменений списков и их статусов;

3. Вносить данные о турах с указанием гостиниц, мест пересечения границы (МПГ) и сроках пребывания в городах маршрута;

4. Вносить персональные данные туристов с возможностью поиска и сортировки в справочнике;

5. Отслеживать историю туриста (удобный просмотр списков, в которых уже фигурирует данный турист);

6. Вести общий для всех туркомпаний список туристов-нарушителей с указанием причины занесения в список;

7. Вести общие для всех туркомпаний справочники мест пересечения границы, городов и гостиниц;

8. Устанавливать связи между туроператорами и турагентами для предоставления туров;

9. Контролировать туроператорам состояние списков туристов своих филиалов и турагентов;

10.Формировать отчеты:

* по количеству туристов и туристических групп, проследовавших через выбранные МПГ;

* статистику по гостиницам и городам маршрутов;

* по общему количеству туристов за требуемый период

Система предназначена для создания, хранения, обмена списками туристов и сдачи отчетности в Координирующий орган. Эта задача актуальна для всех туристических компаний, осуществляющих деятельность в рамках Соглашения о безвизовых групповых туристических поездках. Это один из первых шагов на пути к отказу от устаревших бумажных носителей и более рациональному использованию рабочего времени всех участников, вовлеченных в туристическую деятельность.[13]

2.1.3 БСП (BSP - Billing and Settlement Plan)

На сегодняшний день существуют множество авиакомпаний. Каждая авиакомпания выпускает свои бланки строгой отчетности (билеты), работает в своей автоматизированной системе бронирования и имеет договорные отношения только с определенным кругом авиакомпаний и агентств. Поэтому агент по бронированию авиабилетов сталкивается с определенного рода трудностями, связанными с подбором и выбором авиакомпаний для поиска наиболее удобного маршрута. Единственным выходом из сложившейся ситуации является единая агентская сеть с организацией взаиморасчетов между авиакомпаниями и агентами за проданные перевозки пассажиров (BSP)[8].

БСП (BSP - Billing and Settlement Plan) - универсальная система взаиморасчетов, заменяющая индивидуальные схемы отношений агентов и перевозчиков. Предназначена для эффективного взаимодействия участников ИАТА(IATA) посредством консолидации информационных и финансовых потоков. Преимущество БСП - работа с электронным билетом стандартного образца.

Billing and Settlement Plan) занимается продажей и расчетами по пассажирским перевозкам. BSP выпускает свои так называемые «нейтральные» (то есть не идентифицирующие перевозчика) бланки авиабилетов (БСО) и рассылает их по агентам - членам BSP. Агент может вести продажу авиаперевозок на рейсы любой авиакомпании - члена данного BSP.

БСП создаются по географическому признаку (как правило, в стране работает одна система), но есть и такие, что охватывают несколько территорий (например, BSP Scandinavia). Сеть БСП покрывает более чем 160 стран и регионов, обслуживая около 400 авиакомпаний.

БСП действует в России с 2006 года.

Принципы работы БСП

Общая схема работы BSP такова. Агент продает перевозки, используя бланки билетов BSP и проставляя 3-значный код перевозчика, от имени которого он оформляет билет. Агент четыре раза в месяц отчитывается перед BSP, то есть представляет контрольные купоны и купоны, принятые на возврат, и в соответствии с этим переводит BSP деньги за проданные перевозки, оставляя себе комиссионные. BSP обрабатывает эти данные, группирует их по агентам и авиакомпаниям-перевозчикам и составляет два отчета (для агента и для перевозчика), рассылает их и переводит деньги.

Преимущества для агентов это:

· отсутствие необходимости заключения агентских соглашений с каждой авиакомпанией отдельно;

· необходимость отчитываться перед одним центром -BSP;

· унифицированность форм отчетности;

· возможность производить продажу на рейсы всех авиакомпаний-членов BSP данной страны.

Авиакомпании видят следующие преимущества членства в BSP:

· получение готовой инфраструктуры банка, единой агентской сети, что позволяет охватить весь рынок за счет привлечения к продаже перевозок на свои рейсы агентов - членов BSP, представленных на всей территории BSP;

· ускорение поступления денег (сроки перевода денег агентам строго фиксированы, при нарушении сроков агент выплачивает штраф);

· сокращение потока бланков авиабилетов и БСО через представительства;

· облегчение ведения отчетности, так как отчеты поступают не от различных агентов по продаже, а только из BSP, что способствует своевременности предоставления отчетов;

· повышение гарантий в получении денег за продажу, так как BSP в определенной мере берет на себя ответственность по выплате задолженностей в случае банкротства агента или авиакомпании;

· упрощение системы денежных взаиморасчетов;

· избежание необходимости заключения официальных соглашений с агентами.

Порядок вступления в BSP определяется уставом конкретного BSP, но в целом он сводится к подаче заявления, которое рассматривается Советом директоров данного BSP и уплате вступительного взноса. После этого BSP рассылает о нем информацию всем своим членам, и с этого момента начинается работа нового члена BSP. Авиакомпания может ограничить круг агентов BSP, услугами которых она пользуется. Для этого существует возможность отстранения агентов от продажи и отказе от их услуг.

Появление BSP автоматически создает в нашей стране широчайшую сеть продажи билетов на любую авиакомпанию, входящую в эту систему, и серьезно усиливает конкуренцию с российскими перевозчиками. Чьи конкретно билеты будут продавать агенты - зависит от тарифной политики, условий сотрудничества с перевозчика с продавцами и т.д. По существующей практике даже авиакомпании, не входящие в IATA, могут подписать с ассоциацией договор и продавать свои билеты на бланках BSP.

2.1.4 Электронный билет

Электронный билет - электронный аналог билета на бумажном носителе, в котором хранится информация о пассажире, маршруте его следования, примененных тарифах и сборах. Электронный билет служит подтверждением договора воздушной перевозки. При регистрации на рейс достаточно предъявления документа удостоверяющего личность, по которому был оформлен электронный билет.[15]

Основное отличие от бумажного авиабилета - это то, что электронный билет хранится в базе данных перевозчика, что исключает возможность его кражи или потери.

Электронный авиабилет можно приобрести в любой кассе авиакомпании и в агентствах по продаже авиаперевозок. Оплату по такому билету можно проводить наличными, с использованием кредитной карты и по безналичному расчету.

В качестве подтверждения покупки электронного билета на руки выдается Маршрутная квитанция (Itinerary receipt), в которой содержится информация о пассажире, маршруте его следования и сумме, которую он заплатил за перевозку. Наряду с маршрутной квитанцией, при оплате за наличный расчет, выдается кассовый чек на сумму денежных средств, оплаченных за перевозку по электронному билету.

В том случае, если у клиента есть необходимость отчитаться перед компанией, то всегда можно предоставить к отчету кассовый чек, который выдается при приобретении электронного билета за наличный расчет. При необходимости, клиенту предоставят счет-фактуру в подтверждение оплаты и использования перевозки.

С электронным билетом возможны все те же операции, которые применяются к бумажным билетам: изменение даты вылета, обмен, возврат. Приобретение электронного авиабилета не связано с необходимостью доступа в Интернет. Многие пассажиры считают бронирование и покупку билета через Интернет, а так же покупку электронного билета равнозначными понятиями, но на самом деле это не так. Покупка билетов с использованием ресурса Интернет - это дополнительная услуга, с применением электронного билетооформления, предоставляемая пассажирам на авиационном рынке.

С 1 января 2008 года весь мир переходит полностью на электронную систему регистрации и продажи билетов и отказывается от бумажных носителей. Конечно же, электронный билет удобнее его бумажного аналога. Сам процесс покупки значительно проще: зашел на сайт, выбрал нужные даты, оплатил с карточки и распечатал на собственном принтере посадочный талон. Вот и вся процедура. Ехать никуда не надо, нет зависимости от времени работы касс. Опять же, электронный билет физически невозможно потерять и его нельзя украсть. Еще один приятный момент: многие авиакомпании при покупке электронного билета предлагают скидку от 5%.

Особенности менталитета - это одна сторона, но есть еще и другая. По законодательству РФ, документ должен быть обязательно бумажным и, кроме того, должен быть заверен соответствующим образом. Электронный билет же не существует в реальном мире, единственное его материальное воплощение - распечатанный на принтере посадочный талон. Ни пограничники, ни тем более, российские бухгалтеры не примут эту бумажку в качестве законного документа.

Мировая статистика гласит: переход на электронную систему продажи билетов увеличивает прибыль компании на 2%, в основном за счет увеличения прямых продаж. Кстати, не всем это выгодно - агентства по продаже билетов имеют обоснованные опасения, что электронная торговля просто убьет их бизнес. Но здесь многое зависит от организации процесса. В тех же Соединенных Штатах авиакомпании продают билеты агентствам с существенной скидкой, и уже агентство реализует билеты с собственного сайта. Опять таки потребителю от этого прямая выгода: собранная в одном месте информация о множестве авиакомпаний позволяет выбрать наиболее удобный или дешевый (кому что важнее) вариант.

Однако во всей этой истории есть еще одна заинтересованная сторона: ЗАО «Транспортно-клиринговая палата» - реализующая единую систему взаиморасчетов на воздушном транспорте, функционирующую на основе единых бумажных бланков авиабилетов[14,c.26]. Почти весь остальной мир, за исключением США, использует другую систему - BSP, аккредитованную в России с 22 февраля 2005 года. Негласное соглашение таково - ТКП оставило за собой внутренние рынки России, а BSP - внешние. С введением электронных билетов хрупкое равновесие грозит пошатнуться. Проще говоря, после введения унифицированных билетов условия конкуренции на рынке будут для всех одинаковыми и не факт, что ТКП сохранит прежние позиции. Итак, можно сделать вывод, что потребителю электронный билет выгоден. Также он выгоден авиакомпаниям, правда, при условии наличия средств на начальные капиталовложения. Проблемы возможны у билетных агентств и Транспортно-Клиринговой палаты. И над всем этим стоят наши законодатели, задача которых подготовить правовую базу.

2.2 Критерии выбора и окончательный выбор программного продукта

Приведенные примеры систем основаны на технологиях

· CRM. Аббревиатура CRM расшифровывается как CustomerRelationshipManagement, или «управление взаимоотношениями с клиентами». CRM -- это стратегия, направленная на увеличение прибыльности бизнеса и повышение удовлетворенности клиентов. Согласно клиентоориентированной стратегии центром бизнеса является клиент, вокруг потребностей, которого должны быть сфокусированы все силы и процессы компании.CRM-стратегия должна проникать во все сферы деятельности компании -- от фронт-офиса, сотрудники которого вежливо и внимательно относятся к текущим и потенциальным клиентам, заканчивая работниками производства и бухгалтерии.[10]

· ERP(англ. EnterpriseResourcePlanning, планирование ресурсов предприятия) -- организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система -- конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP.[10]

На основе анализа информации из электронных источников, особенностей организации и собственного опыта к естественным критериям оценки ПП можно отнести:

· Удобство конфигурирования и администрирования. Предполагается, что исходная конфигурация будет меняться исключительно редко;

· Удобство использования. Пользователь не должен испытывать трудностей при использовании программы, при этом снижая свою эффективность;

· Уровень защиты персональных данных. Информация о клиентах, движении финансовых средств, доходах и расходах компании являются коммерческой тайной и не должны иметь открытого доступа;

· Стоимость. Количество затраченных средств на разработку, установку и внедрение системы должно быть небольшим и окупаемым в не далеком будущем.

· Надежность. Необходимо наличие защиты, как от внутрисистемных ошибок, так и от угрозы внешнего вмешательства.

На основе этих критериев строится Таблица 2, в которой по шкале от 1 до 5, дается оценка каждому из продуктов по выбранным критериям. Суммирование всех этих оценок для каждого программного продукта дает итоговую оценку. Продукт с максимальной оценкой является тем, который больше всех удовлетворяет заданным критериям.

Согласно полученным результатам, в таблице 2, можно сделать вывод, о том, что программный продукт БСП наиболее полно отвечает заявленным критериям. Однако этот продукт более направлен на туристические агентства.

Разработка же собственного программного обеспечения позволит сконцентрировать функционал программы на индивидуальных особенностях организации, и автоматизировать существующие процессы, являющиеся проблемными.

Таблица 2 - Сравнение и выбор программного продукта

3. Проектирование информационной системы

3.1 Концептуальная модель предметной области

Данная модель представляет систему основных понятий и правил их комбинирования, не зависимых от языка и являющихся смысловой структурой предметной области, а также отображает логическое (обобщенное) представление о данных. Концептуальная модель описывает систему в терминах, понятных пользователю. Перед представлением концептуальной модели необходимо сформулировать необходимые высказывания на основе предметной области.

Перечень высказываний при обращении клиента для поиска подходящей программы представлен в таблице 3:

Исходя из этих данных, можно построить контекстные диаграммы, которые послужат основанием для проектирования информационной системы.

Основные высказывания из таблицы 3, будут представлены контекстными диаграммами. Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. [4]

Таблица 3 - Перечень необходимых высказываний

Построение модели ИС начинается с описания функционирования организации (системы) в целом в виде контекстной диаграммы.

На Рисунке 3 представлена контекстная диаграмма ИС туристической компании «Золотой век»:

Рисунок 3 -Контекстная диаграмма

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности описания. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Весь процесс функционирования туристической компании «Золотой век» разбивается на 4 основных направления:

1) “получение заявки от клиентов” - клиент приходит в компании и предложит свои желания агенту. Агент предоставить разные услуги ими направлениями и рассказывать нужные информации.

2) “составление плана полета” - предоставление клиентам туров от туроператоров(в основных это - pegas, avia-charter и др.). Агент предоставить разные услуги по выбранной направлений и рассказывать необходимые информации. И по соглашению с клиентами, агент составляют договор.

3) «оформление документов». На этой операции, агент должен приготовит клиенту обязательные документы для выезда из РФ и въезда в РФ. Например: авиабилет, страховки, договор с компанией, виза (если на долгие туры) и др..

4) «произведение взаиморасчетов». На последние этапы клиенты оплачивать за свои оказанные услуги.

На рисунке 4 представлено Диаграмма декомпозиции IDEF0 компании.

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции IDEF0

На рисунке 5 представлено функционирования организации. «получение заявки от клиентов» разбивается в свою очередь на 2 процесса:

1) «получение заявки» набирает информации для составления туры.

2) «выбор направлению клиенту», выбирает необходимые туры по желанию клиенту через туроператоров.

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции. Получение заявки от клиентов

Результатом этого этапа является «Выбранная программа», на основе которой будет проводиться последующая работа с клиентом.

Данные полученные после описания желаемой программы будут использоваться агентом для составления плана полета и договора, формирования счета и сбора необходимого пакета документов. Для каждого отдельного случая необходимы разные пакеты документов. Однако есть некоторый набор документов, которые необходимы в большинстве случаев:

· Действующий заграничный паспорт;

· Фотографии;

· Подтверждение достаточных финансовых средств;

· Авиабилеты;

· Страховка;

· Визовая анкета;

· Подтверждение бронирования отеля.

Рисунок 6 - Декомпозиция «составление плана полета»

По выполнению определения типа поездки получаем «типа поездки», исходя, из которого будет производиться дальнейшая работа и расчет стоимости туры.

Стоит так же учитывать, что на небольшие сроки могут быть организованны Групповые поездки . Например, конференции и деловые поездки…

Рисунок 7 - Декомпозиция «определение типа поездки»

После выбора программы можно переходить к «Оформление документов». Весь процесс оформления документов на туру разбит на три основных этапа:

1) «Заключение договор». Заключение договора возмездного оказания услуг между Клиентом и Организацией.

2) «Сбор пакета требуемых документов». Сбор документов необходимых для оформления на программу и получения визы.

3) «Оказание дополнительных услуг». Под дополнительными услугами подразумеваются такие услуги как:

· Заверка документов нотариусом;

· Перевод документов;

· Покупка авиабилетов;

· Курьерские услуги;

· Бронирование гостиницы.

Рисунок 8 - Декомпозиция «Оформление документов»

Результатом выполнения этого фрагмента является полностью сформированный «Счет». В соответствии, с которым Клиент должен внести денежные средства, после чего пройдет туры. На рисунке 9 отображены основные этапы внесения средств.

Рисунок 9 - Декомпозиция «Произведение взаиморасчетов»

Полная стоимость программы, как правило, состоит из:

· Услуги компании;

· Визовый сбор;

· Стоимость программы;

· Стоимость страховки;

· Стоимость билетов;

Порядок оплаты в организации позволяет оплачивать не всю сумму сразу, но обязательно имеет аванс (от 25-50%). Можно пополам платить сумму, первый этап после заключения договора, а второй после получении необходимые документы.

После этого этапа можно посчитать доход, полученный от конкретного клиента. На рисунке 10 показана декомпозиция одного из фрагментов, где показан типовой процесс внесения и расхода денежных средств.

Рисунок 10 - Декомпозиция «Оплата услуг компании»

На приведённых рисунках (рис. 3 - 10) был рассмотрен процесс работы компании - с момента обращения клиента в организацию, до получения дохода от этого клиента и отправки его на тур.

Заключение

В заключении можно отметить, что любая компания, стремящаяся к завоеванию рынка, должна осознавать, что она не в силах обслуживать всех без исключения клиентов. Потребителей слишком много, а их желания и потребности подчас диаметрально противоположны. Не стоит даже пытаться завоевать сразу весь рынок, разумнее выделить только ту его часть, которую именно эта компания именно в это время и в этом месте способна эффективно обслужить. Чтобы агентство могло существовать и нормально функционировать в наше время необходимо знать конкурентов, законы рынка, и потребности клиентов.

Список литературы

1) Сухомлинов,А.И., Березкина,Г.Л. Методические указания по составлению выпускных работ для студентов специальности 220200. Издательство ДВГТУ, 2002.

2) Березкина, Г.Л. Методические материалы по курсу «Проектирование АСОиУ».

3) Чернышев, В.И. Методические материалы по курсу «Учебно-исследовательская работа».

4) Маклаков, С.В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем / С.В. Маклаков. - М. : ДИАЛОГ-МИФИ, 2006.

5) Сухомлинов А.И. Разработка информационных систем. Учебное пособие. Владивосток, изд.-во ДВГТУ, 2008.

6) Сухомлинов А.И. Информационные системы управления. Учебное пособие. Владивосток, изд.-во ДВГТУ, 2007.

7) Сайт для показания местоположение компании // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://iprim.ru/company/13676

8) Определение БСП // [Электронный ресурс] - Режим доступа:http://support.nemo.travel/ru/%D0%91%D0%A1%D0%9F

9) Сайт туроператоры «Pegas» // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://pegast.ru/

10) Сайт «avia-charter»// [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.aviacharterdv.ru/

11) Сайт «MySQL» // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.mysql.com/

12) Сайт «Туринформ» // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://chinaprim.ru/

13) Сайт 1С: Турагентство // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://1ctour.ru/

14) Сайт Google// [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://google/com

15) Сайт Википедия // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/

16) HeikoBцck, NetBeans Platform 7: Das umfassendeHandbuch. СправочникплатформыNetBeans. Изд-воApress, Germany, 2011.

17) David Heffelfinger, Java EE Development with NetBeans. Проектирование интерфейсов в среде NetBeans. Изд-во PacktPublishingLtd, UK, 2008.

18) Требования к оформлению письменных работ, выполняемых студентами и слушателями ДВФУ // В.: изд-во ДВФУ - 2011.

19) ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание документа: общие требования и правила составления.

20) ГОСТ 7.80-2000. Библиографическая запись. Заголовок: общие требования и правила составления.

21) ГОСТ 7.82-2001 Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления.

Размещено на Allbest.ru