Анализ организации делопроизводства в дошкольном учреждении (на примере муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада 19 - центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области)

- архивное хранение документов Там же..

Организация делопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:

- отсутствием службы документационного обеспечения;

- незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;

- отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;

- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Рассмотрим подробнее особенности оформления разных видов документов в МДОУ № 19.

1. Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.

Организационная документация -- документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников Галахов В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы. - М., 2004. - С. 7..

В состав организационных документов МДОУ №19 учреждения входят:

- Устав;

- договор с учредителем;

- должностные инструкции сотрудников;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка.

Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 15.. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:

- общие положения;

- цели и предмет деятельности;

- организация образовательного процесса;

- участники образовательного процесса;

- управление учреждением;

- финансовая и хозяйственная деятельность;

- регламентация деятельности;

- реорганизация и ликвидация.

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образо-вании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации» Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».- URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011)..

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ».- URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата обращения: 24.04.2011)..

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатная численность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка -- нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2008. - С. 22..

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ №19, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

- общие положения;

- порядок приема, перевода и увольнения работников;

- основные обязанности работников;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

- внутриобъектный режим;

- организация работы.

Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкция -- правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 64..

Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией) Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 65..

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой -- у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Правовое положение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10..

При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждая инструкция заверена подписью заведующего и подписью сотрудника.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения, связи по должности.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

2. Распорядительные документы. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 81..

Приказ -- это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов Там же.. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

- достоверность и объективность описываемой ситуации;

- полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

- краткость и лаконичность;

- соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

- следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:

- наименование данного учреждения (организации, предприятия);

- наименование вида документа (приказ);

- дата издания;

- регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы.

Книга приказов -- один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 92..

В МДОУ №19 все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», -- которая подписана заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2001. - С. 54..

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

- действующее законодательство;

- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

- локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

- акты проверок.

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М., 2002. - С. 84..

Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на долж-ность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказы-ваю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа опреде-ляется спецификой распорядительного действия Галахов В.В. Делопроизводство. - М., 2009. - С. 122. . Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинар-ных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки Там же..

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии - исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения - по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.) Быкова, Т.А. Делопроизводство: уч. пособие. - М., 2006. - С. 348.

.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

3. Кадровая документация.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- выписка из приказа о приеме на работу;

- листок по учету кадров;

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

- аттестационный лист (копия) Доронина Л.А. Основы делопроизводства. - М., 2007. - С. 121..

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки Жеребенкова А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2006. - С. 20.. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» -- в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них Борискин В.В. Официальное делопроизводство. - М., 2006. - С. 63..

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию -- документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МДОУ №19 издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.

Заведующий несет ответственность перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации и свое-временное оформление соответствующих документов Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 45..

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются пол-ностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 69..

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с тру-довыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

4. Планирование деятельности.

При анализе программы развития дошкольного образовательного учреждения обращают внимание на следующие параметры:

1. Визитная карточка МДОУ.

2. Информационная справка.

3. Анализ учебно-воспитательной работы.

4. Концепция и ее основные положения.

5. План действий на три ближайших года.

6. Критерии оценки проделанной работы.

7. Перспективы развития.

8. Структура и содержание программы.

9. Приложения, касающиеся:

- системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;

- составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;

- характеристики социума и контингента;

- составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;

- качественного состава педагогического коллектива;

- оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;

- оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;

- описания форм работы с родителями;

- анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;

- анализа выполнения программы за предшествующие три года Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 80..

Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).

Кроме этого, в МДОУ №19:

- осуществляется перспективное планирование;

- осуществляется оперативное планирование;

- воспитатели имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

- освобожденные специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

- тематические планы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.

Годовой план согласован в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:

- расстановка кадров на учебный год;

- анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;

- формы работы по этим задачам;

- методические разработки педагогов по выбранным направлениям;

- анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;

- изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;

- участие в окружных и городских мероприятиях;

- качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;

- данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;

- запланированные годовые задачи и мероприятия Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 92..

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений -- контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются Там же..

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 40..

§ 3. Оперативное и архивное хранение документов

При работе с документами делопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура - это ведомственный документ, устанавливающий типовой состав дел, единую их индексацию Рогожин М.Ю. Делопроизводство. - М., 2006. - С. 382.. Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

1. используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

2. определяет сроки хранения документов;

3. используется для построения информационно-поисковой системы;

4. имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательном учреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела Мосягина О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 32.. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку ГОСТ Р 51141-98… . - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (дата обращения 22.03.2010)..

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения Мосягина О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 33..

При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в МДОУ №19 на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ - один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в МДОУ №19 хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения ГОСТ Р 51141-98… . - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (дата обращения 22.03.2011).. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Таким образом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности МДОУ №19, можно сделать следующие выводы:

1. Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

3. Система делопроизводства в данном муниципальном дошкольном образовательном учреждении, несомненно, требует совершенствования: необходимо разработать должностную инструкцию для делопроизводителя, а также инструкцию по делопроизводству.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19

§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя

Разработка должностной инструкции делопроизводителя является одним из приоритетных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19. Этот документ позволит организовать ведение документационного обеспечения управленческой деятельности на уровне современных требований.

Должностная инструкция -- это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника учреждения Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10.. В делопроизводстве учреждения должностные инструкции составляют систему обязательных локальных актов и являются действенным средством управления воспитательно-образовательным процессом, поскольку выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Должностные инструкции позволяют четко разграничить обязанности и права работников; исключить параллелизм в выполнении их функций; обеспечить взаимосвязь работников, занимающих различные и похожие должности Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 1998. - №3. - С.42.. Кроме того, они помогают объективно оценить деятельность работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия при необходимости.

В инструкции функции детализируются и распределяются между работниками таким образом, чтобы не было дублирования работ, и сохранялась последовательность их выполнения и взаимосвязи по должности. Кроме того, каждый работник дошкольного учреждения наделяется правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей и являющимися детализацией прав, предоставленных органами самоуправления учреждениям в целом.

Должностные инструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности и объявляются каждому сотруднику под роспись при заключении трудового договора Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 4.. Ежегодно должностные инструкции претерпевают изменения и дополнения в соответствии с реализацией Программы развития, Образовательной программы, Годового плана и экспериментальной деятельности учреждения. Изменения и дополнения к должностным инструкциям обсуждаются ежегодно на заседании Совета педагогов в августе, и затем руководителем на начало учебного года издается приказ «О должностных инструкциях». В разработке должностных инструкций принимают участие руководитель учреждения и руководители структурных подразделений (заместитель руководителя, заместитель по АХЧ, руководитель медико-психолого-педагогической службы, руководитель структурного подразделения -- пищеблока, главный бухгалтер).

Должностная инструкция заканчивается перечнем основных нормативных документов, которые используются при составлении того или иного раздела инструкции для того, чтобы работник знал, к какому документу можно обратиться в спорных ситуациях Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело. - 1998. - №2. - С. 32.. Каждая должностная инструкция согласовывается с председателем Совета учреждения для совместного с администрацией контроля за выполнением должностных обязанностей. Председатель Совета учреждения имеет право внести свои дополнения. После этого каждая должностная инструкция утверждается руководителем учреждения.

Утвержденные инструкции доводятся до сведения каждого работника. Потом с его подписью: «Ознакомлен» и датой в двух экземплярах они отправляются в личное дело и выдаются на руки работнику. Кроме этого, у руководителя имеется отдельная папка с перечнем и полным набором всех должностных инструкций по учреждению. Папка №1 в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения № 19 называется «Должностные инструкции». Каждая инструкция имеет свой порядковый номер, поэтому их перечень выглядит следующим образом: первая цифра -- это номер папки, а вторая -- номер инструкции в этой папке. Перечень должностных инструкций утверждается внутренним приказом руководителя. Номер этого приказа можно указать и на бланке каждой должностной инструкции, и на бланке перечня инструкций.

Для составления должностной инструкции делопроизводителя были проанализированы все виды работ, выполняемые делопроизводителем, что позволило сформулировать комплекс требований, предъявляемых к данной должности (приложение10). Нормативной основой для разработки, данной должностной инструкции являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37 (в редакции от 20.06.02.).

2. Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении, утвержденное постановлением Правительства РФ от 12.09.2008 № 666.

3. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования, утвержденные приказом Минобразования РФ и Госкомвуза РФ от 31.08.95 № 463/1268.

4. Постановление Минтруда РФ от 17 августа 1995 года №46 «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) но должностям работников учреждений образования Российской Федерации (в ред. от 22.11.95).

5. Примерные рекомендации по организации службы охраны труда и образовательных учреждениях системы Минобразования РФ от 27.08.95 № 92.

6. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (руководитель, специалист, младший обслуживающий персонал, технический исполнитель).

Должностная инструкция должна содержать набор обязательных реквизитов: наименование организации, дата и номер документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, текст, визы согласования, гриф утверждения, подпись.

Структура текста должностной инструкции установлена ГСДОУ, в этой связи текст данного документа состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» содержит основные сведения о должности (требования к образованию и квалификации), наименование подразделения, в котором работает сотрудник, нормативные и законодательные документы, которыми он руководствуется в своей деятельности, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности.

В разделе «Функции» указаны основные направления деятельности, например:

- рациональная организация документационного обеспечения;

- информационно - справочное обслуживание документов;

- ведение базы данных по кадрам, воспитанникам;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- формирование отчетов любых форм.

При составлении раздела «Должностные обязанности» многие формулировки были взяты из квалификационных характеристик по отраслевым должностям. Раздел устанавливает виды работ, выполняемых делопроизводителем, в частности:

- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности;

- внедряет современные технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования информационных технологий;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19;

- осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения;

- решает учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью дошкольного учреждения;

- организовывает подготовку документов для руководителя дошкольного учреждения;

- осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроков исполнения обращений граждан;

- принимает непосредственное участие в разработке нормативных и методических документов по делопроизводству;

- осуществляет консультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам работы с документами;

- вносит предложения заведующему дошкольного учреждения по совершенствованию форм и методов работы с документами, по применению средств организационной и компьютерной техники;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождения документов;

- подготавливает для архива документальные материалы, законченные делопроизводством;

- обеспечивает качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.

Раздел «Права» должностной инструкции определяют полномочия делопроизводителя, обеспечивающие выполнение вышеперечисленных должностных обязанностей, в частности:

- право контролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;

- право запрашивать в подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в его компетенцию;

- право требовать от руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;

- право вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

- право на защиту профессиональной чести и достоинства;

- право на социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

- право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В разделе «Ответственность» устанавливаются меры персональной ответственности делопроизводителя за:

- совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка дошкольного учреждения, законных распоряжений руководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;

- несоблюдение трудовой дисциплины.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи, указывается с кем, сотрудничает, при выполнении своих должностных обязанностей делопроизводитель:

- с заведующим муниципальным дошкольным образовательным Учреждением - по вопросам, совершенствования делопроизводства учреждения;

- с административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя учреждения.

Таким образом, разработанная должностная инструкция делопроизводителя позволит непосредственно воздействовать на деятельность делопроизводителя, направляя его должностные обязанности на совершенствование документирования управленческой деятельности и рационализации порядка работы с документами в соответствии с требованиями современного автоматизированного делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении Центре развития ребенка детском саду № 19.

§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству

Для грамотного документирования информации и эффективной организации работы с документами необходима регламентация технологических процессов обработки документов. Одним из главенствующих нормативным документом в организации делопроизводства в любом образовательном учреждении является Инструкция по документационному обеспечению управления (инструкция по делопроизводству). Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой конкретной организации, в том числе, и для изучаемого дошкольного образовательного учреждения. Инструкция по делопроизводству должна основываться на нормативно-методической базе делопроизводства и отображать специфику работы детского сада.

При разработке инструкции по делопроизводству МДОУ №19 (приложение 11) были изучены основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечены из них полезные сведения, а также проанализирован порядок работы с документами. При создании инструкции по делопроизводству использовались методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённые приказом Росархива от 23.12.2009, а также методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях. Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14.06.1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. от 22 октября 1999 г.) Федеральный закон от 14.06.1994 № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания». - URL: http://www.base.spinform.ru/show.fwx?Regnom=1441 (дата обращения 22.03.2010).;

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». - URL: http://rf.boom.ru/rus15.html (дата обращения 22.03.2010).;