Организация учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

Предприятие работает по обычной системе налогообложения, уплачивает федеральные и региональные налоги.

Численность работников общества составляет 7 человек.

Организационная структура общества представлена на рис. 1.

Главным действующим лицом является директор общества, непосредственного которому подчиняются главный бухгалтер, и заместитель директора.

Следует отметить, что поскольку численность работников мала, некоторые работники часто совмещают несколько различных обязанностей. Так заместитель директора одновременно является и менеджером по продажам - занимается поиском покупателей, заключает с ними предварительные договора и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Организационная структура ООО «Акватрейд»

Секретарь совмещает работу офис-менеждера и кадровика - ведет учет личных дел работников предприятия. Операторы выдувной установки занимаются производством утеплителя, однако при наличии достаточного количества товара на продажу и заказа на оказание услуг, эти работники выполняют утепление помещений. При этом если в определенный момент времени требуется и производить утеплитель на продажу и производить утепление помещений, общество нанимает работников для производства утеплительных работ со стороны по разовым гражданско-правовым договорам.

Бухгалтерский учет на предприятие ведется в соответствие с единым методологическими основами и правилами, установленными Законом «О бухгалтерском учете» и Положение о введение учета и отчетности в РФ, Планом счетов бухгалтерского учета и положениями, регулирующими порядок учета различных объектов бухучета, а также Учетной политикой предприятия.

Бухгалтерский учет организации представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации, их движении путем непрерывного, сплошного и документального учета всех хозяйственных операций в соответствии с требованиями и на основании действующего законодательства РФ.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и его руководство несет руководитель предприятия, через неукоснительное обеспечение выполнения всеми подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований бухгалтерской службы в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется бухгалтерией в составе 2-х человек - главного бухгалтера Сергеевой О.В. и бухгалтера-кассира.

Бухгалтер кассир осуществляет кассовые операции и разноску первичной документации в программу учета. Главный бухгалтер контролирует работу бухгалтера-кассира, составляет регистры учета, рассчитывает налоги, составляет отчетность и заполняет налоговые декларации.

Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций.

Он предоставляет оперативную информацию пользователям (по указанию руководителя и/или действующим ведомственным или российским нормативным актам по этим вопросам), составляет в установленные сроки финансовую отчетность, проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия совместно с другими подразделениями и службами по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов.

Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем предприятия документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются не действительными и к исполнению сотрудниками организации не принимаются.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и участвует в формировании учетной политики, несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности в соответствии с должностной инструкцией.

Рабочий план счетов составлен на основе типового плана счетов бухгалтерского учета РФ и содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Учет на предприятии ведется в программе «1С: Бухгалтерия», учет заработной платы ведется в этой же программе, что является недостатком, однако в настоящий момент, поскольку общество несет убытки, говорить о покупке новой версии программы, либо специальной программы для учета кадров и заработной платы не приходится.

Единственным положительным моментом является маленькая численность сотрудников - 7 человек на конец года, что позволяет детально контролировать правильность начисления заработной платы и отчислений от фонда оплаты труда.

Однако если в дальнейшем предприятие планирует развиваться и увеличивать штат сотрудников, следует позаботиться о приобретении программы учета заработной платы, например, «Камин 2.0».

Преимущества данной программы в том, что она позволяет детально изучить порядок начисления всех налогов с заработной платы. Вывести большое количество регистров, автоматически заполнять декларации и в дальнейшем производить автоматическую выгрузку на внешний носитель, для сдачи в налоговую инспекцию.

Проведем анализ деятельности ООО «Акватрейд». Для анализа используем данные бухгалтерской отчетности общества за 2006 и 2007 года.

В таблице 2.1 по данным бухгалтерской отчетности приведены основные показатели деятельности.

Как видно из таблицы и произведенных расчетов, валюта баланса уменьшилась за год на 728 тыс. руб. или на 33,78%.

Наибольшую долю в активах предприятия занимают оборотные активы, при этом на конец отчетного периода доля оборотных активов снизилась на 4,48% за счет увеличения суммы основных средств предприятия. Темп роста основных средств общества составил 202,08%, а снижение общей валюты баланса произошло за счет снижения оборотных активов предприятия на 776 тыс. рублей. Снижение оборотных активов произошло за счет снижения товарных и материальных запасов предприятия на 1162 тыс. рублей. У общества увеличилась дебиторская задолженность и денежные средства.

Пассивы общества представлены собственным капиталом и краткосрочной задолженностью. Уставный капитал общества остался неизменным, изменение собственного капитала происходит за счет изменения нераспределенной прибыли.

Таблица 2.1. Структура бухгалтерского баланса ООО «Акватрейд» за 2007 год. (тыс. руб.)

Показатели	на 01.01.2006	на 01.12.2007	Отклонение, (+,-)	Темп изменения, %
	Сумма	Доля, %	Сумма	Доля, %	Сумма	Доля, %
А	1	2	3	4	5	6	7
АКТИВ
Внеоборотные активы:	48	2,21	97	6,74	49	4,52	202,08
Оборотные активы	2119	97,74	1343	93,26	-776	-4,48	63,38
Производственные запасы	1868	86,16	706	49,03	-1162	-37,13	37,79
Дебиторская задолженность	38	1,75	410	28,47	372	26,72	1078,95
Денежные средства	204	9,41	219	15,21	15	5,80	107,35
Баланс	2168	100,00	1440	100,00	-728	-	66,42
ПАССИВ
Собственный капитал	280	12,92	276	19,17	-4	6,25	98,57
Краткосрочные пассивы	1888	87,08	1164	80,83	-724	-6,25	61,65
займы и кредиты	210	9,69	662	45,97	452		315,24
кредиторская задолженность	1678	77,40	503	34,93	-1175	-42,47	29,98
Баланс	2168	100,00	1440	100,00	-728	-	66,42

Долгосрочных пассивов общество не имеет, но у ООО «Акватрейд» имеется задолженность по кредитам и займам, а также кредиторская задолженность. Задолженность по займам увеличилась к концу года, а кредиторская задолженность снизилась. В начале года наибольшую долю в кредиторской задолженности занимает задолженность перед поставщиками и подрядчиками, а в конце года - задолженность по налогам и сборам.

Рассмотрим форму 2 - отчет о прибылях и убытках предприятии за 2007 год. Данные обобщим в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Показатели финансового результата ООО «Акватрейд» за 2006-2007 гг.

Показатели	2006	2007	Отклонение	Темп изменения, %
А	1	2	3	4
Выручка от продажи товаров, продукции, услуг, тыс. руб.	2371	3195	824	134,75
Себестоимость проданных товаров, продукции, услуг, тыс. руб.	2010	3275	1265	162,94
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.	361	-80	-441	-22,16
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода, тыс. руб.	61	-1594	-1655	-2613,11
Средняя стоимость основных средств, тыс. руб.	51	72,5	22	143,56
Фондоотдача, руб.	46,95	44,07	-2,88	93,86
Средняя стоимость запасов, тыс. руб.	1657,5	1345	-313	81,15
Оборачиваемость товарных запасов, обороты	1,43	2,38	1	166,06
Среднесписочная численность работников, чел	9	7	-2	77,78
Производительность труда, тыс. руб.	263,444	456,429	193	173,25
Фонд заработной платы, тыс. руб.	163,00	240,00	77	147,24
Среднемесячная заработная плата 1 работника, руб.	1509,26	2857,14	1348	189,31

Как видно из таблицы, выручка от реализации увеличилась на 34,75% или на 824 тыс. рублей, темп роста себестоимости при этом составил 162,94%.

Таким образом, в 2007 году общество получило убыток в сумме 441 тыс. рублей.

Если в 2006 году чистая прибыль общества составила 61 тыс. рублей, то в 2007 году за счет больших расходов, помимо себестоимости, общество получило убыток в сумме 1594 тыс. рублей.

Уменьшилась фондоотдача основных средств на 2,88, оборачиваемость товарных запасов повысилась. За 2007 год численность работников снизилась на 2 человека, увеличилась производительность труда и средняя заработная плата.

В таблице 2.3 по данным бухгалтерского баланса (приложение 2) приведем показатели платежеспособности и финансовой устойчивости исследуемого предприятия за 2006-2007гг.

Таблица 2.3. Показатели платежеспособности и финансовой устойчивости ООО «Акватрейд» за 2006-2007 гг.

Показатели	Нормативное значение	2006	2007	Отклонение, (+;-)
А	2	3	4	5
Коэффициент автономии	0,4-0,6	0,129	0,192	0,063
Коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными источниками	0,1-0,6	0,109	0,124	0,015
Коэффициент финансовой устойчивости	0,6-0,8	0,129	0,192	0,063
Коэффициент финансирования	0,7-1,5	0,148	0,237	0,089
Коэффициент капитализации	0,7-0,8	6,743	4,217	-2,525
Коэффициент текущей ликвидности	1,5-2,0	1,122	1,154	0,031
Коэффициент срочной ликвидности	1	0,128	0,54	0,412
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,2-0,3	0,108	0,188	0,08

Коэффициент автономии показывает удельный вес собственных средств в общей сумме источников финансирования, у ООО «Акватрейд» на данный коэффициент не достигает нормы, но наблюдается его повышение на конец 2007 года.

Коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными источниками показывает, какая часть оборотных активов финансируется за счет собственных источников, у ООО «Акватрейд» данный коэффициент составляет соответственно 0,109 и 0,124 в каждом исследуемом периоде, и не достигает пределов нормы.

Коэффициент финансовой устойчивости показывает, какая часть активов финансируется за счет устойчивых источников, у ООО «Акватрейд» данный коэффициент не соответствует норме, но также наблюдается тенденции его повышения

Коэффициент финансирования показывает, какая часть деятельности финансируется за счет собственных, а какая за счет заемных средств. Значение этого коэффициента также не достигает нормального и увеличивается к концу 2007 года.

Коэффициент капитализации показывает, сколько заемных средств организация привлекла на 1 тыс. руб. вложенных в активы собственных средств.

У ООО «Акватрейд» данный коэффициент значительно превышает нормальное значение, однако наблюдается тенденция снижения.

Коэффициент текущей ликвидности показывает, какую часть текущих обязательств по кредитам и расчетам можно погасить, мобилизовав все оборотные средства. В нашем случае, коэффициент не достигает рекомендованного нормативного значения, но достаточно приближен к нему. Положительной тенденцией можно отметить увеличение данного коэффициента на 0,031 в 2007 году.

Коэффициент срочной ликвидности показывает, какая часть краткосрочных обязательств организации может быть немедленно погашена за счет средств на различных счетах, в краткосрочных ценных бумагах, а также поступлений по расчетам с дебиторами.

Коэффициент срочной ликвидности ООО «Акватрейд» также как и коэффициент текущей ликвидности не достигает рекомендованного нормативного значения.

Коэффициент абсолютной ликвидности показывает, какую часть краткосрочной задолженности организация может погасить в ближайшее время за счет денежных средств и краткосрочных ценных бумаг. Полученный коэффициент абсолютной ликвидности в ООО «Акватрейд» увеличился на 0,080 и составил 0,188, тогда как критерий нормативного значения составляет от 0,2 до 0,3.

Таким образом, исчисленные коэффициенты позволяют сделать вывод не совсем благополучном положении общества. ООО «Акватрейд» не хватает ликвидных средств для погашения долгов и повышения устойчивости.

Для выхода из кризисной ситуации обществу можно рекомендовать изыскивать пути снижения себестоимости и прочих расходов.

Работникам службы снабжения следует находить новых поставщиков, с более низкими ценами на товары, широким ассортиментом. Покупать товары, большими партиями используя кредитные линии. Также эффективным инструментом выхода из кризисной ситуации может оказать повышение цен на товары, поскольку продукция довольно специфичная и конкуренция незначительная.

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Акватрейд»

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ООО «Акватрейд» предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Чаще всего в ООО «Акватрейд» под отчет наличные деньги выдаются:

в качестве аванса на командировочные расходы;

на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.

Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку") (см. Приложение 5). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" - Приложение 6). Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. В ООО «Акватрейд» служебное задание не оформляется, поскольку Минфин России занял позицию, что составление двух документов (приказа о командировании и командировочного удостоверения) является нецелесообразным.

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.

После завершения командировки сотрудник ООО «Акватрейд» оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.

К авансовому отчету (Приложение 7) прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы (Приложение 8). На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ООО «Акватрейд». Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 2.4.

Таблица 2.4. Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в ООО «Акватрейд»

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Закуплены командированным лицом товары, материалы, внеоборотные активы: счет-фактура отсутствует счет-фактура присутствует	41,10,08 41,10,09,19	71 71
Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам без документов оплата за пользование постельными принадлежностями	20,26,44 91/2 20,26,44,19 20,26,44 20,26,44,19	71
Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем	68	19
Командировочные расходы оплачены покупателем либо физическим лицом	62,76	71
Командировочные расходы связаны с реализацией прочих активов	91	71
Командировочные расходы связаны с непроизводственной деятельностью	99	71

Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия ООО «Акватрейд» соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию ООО «Акватрейд» авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов проверяется и утверждается руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока. Так учетной политикой ООО «Акватрейд» установлен срок в 1 квартал.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Бухгалтерия ООО «Акватрейд» может удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами (таблица 2.5).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в ООО «Акватрейд» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В ООО «Акватрейд» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

Таблица 2.5 Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в ООО «Акватрейд»

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Расчеты по договорам купли-продаж и произведены за счет подотчетных сумм	71	76
Произведены расходы на приобретение внеоборотных активов	08	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами материалы - у физического лица - у юридического лица	10 10,19	71
Расходы подотчетного лица включены в: - затраты основного производства - общехозяйственные расходы - издержки обращения	20 26 44	71
Произведены расходы, относящиеся к расходам будущих периодов	97	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами товары: - у физического лица - у юридического лица	41 41,19	71
Списаны расходы, относимые на фактическую себестоимость товаров отгруженных	45	71

Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в ООО «Акватрейд». Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ "Авансовый отчет" - рис. 2 (меню: "Документы - Авансовый отчет".)

Рис. 2. Диалоговое окно документа «Авансовый отчет»

Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят.

При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для "валютных" - субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Таким образом, было выяснено, что ООО «Акватрейд» выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.

Первичные документы заполнены верно, по установленным типовым формам. Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как содержат обязательные реквизиты. Разноска корреспондирующих счетов выполнена верно.

Используя регистры учета по счету 71 - главную книгу и анализ счета проведена сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету.

3. Анализ расчетов с подотчетными лицами

3.1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными

лицами на предприятия

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятию часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитическую таблицу 3.1.

Таблица 3.1. Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами

№ п/п	Наименование показателя	2005 год	Уд. вес, %	2006 год	Уд. вес, %	2007 год	Уд. вес, %
1.	Кредиторская задолженность - всего	1573,0	100,0	1678	100,0	503,0	100,0
2.	Кредиторская задолженность с подотчетными лицами	50,0	3,2	0	0,0	0	0,0

Данные таблицы 3.1 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2005 году приходилось 3,2% всей кредиторской задолженности.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2005 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2005 год показало, что, действительно, работником Сидоровым В.Н. 20 сентября 2005 года была взята подотчет сумма в размере 50 тыс.рублей для приобретения канцтоваров. Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Сидорова В.Н. истек 23 декабря 2005 года. Тем не менее, в связи с тем, что Сидоров В.Н. находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» - 50000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Сидоровым В.Н.

Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 3.2).

Таблица 3.2. Данные о составе подотчетных лиц в 2007 году

№ п/п	Фамилия Имя Отчество	Должность	Выданная сумма, рублей	Доля в общем объеме выданных средств, %
1	Иванов Геннадий Вениаминович	Начальник организационно-контрольного отдела	22096,85	5,85
2	Орлов Сергей Николаевич	Начальник материально-технического снабжения	178664,63	47,33
3	Петрова Татьяна Васильевна	Секретарь	100,0	0,03
4	Тихомиров Сергей Васильевич	Специалист производственного бюро	43236,71	11,45
5	Трофимова Наталия Алексеевна	Начальник отдела сбыта	133388,45	35,34
	ИТОГО		377486,64	100,0

Данные, приведенные в таблице 3.2, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2007 году приходился на двух сотрудников предприятия:

начальника отдела материально-технического снабжения Орлова С.Н., что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;

начальника отдела сбыта Трофимову Н.А., что связано с осуществлением командировочных расходов.

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 25/2007-К от 28 декабря 2006 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 3.3.

Таблица 3.3. Направления использования подотчетных сумм в 2007 году

№ п/п	Дебет счета	Направления использования	Сумма, рублей	Доля в общем объеме средств, %
1	10	Приобретение материалов, расходы, связанные с доставкой материалов	59899,19	15,74
2	20	Расходы, связанные с нуждами основного производства	54370,61	14,29
3	26	Общехозяйственные расходы	242897,78	63,83
4	44	Расходы, связанные с продажей товаров (готовой продукцией)	1320,00	0,35
5	50	Возврат в кассу денежных средств, ранее выданных подотчет	5000,0	1,31
6	76	Погашение задолженности перед кредиторами организации	17026,26	4,47
		ИТОГО	380513,84	100,0

Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2007 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на:

- общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

- расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации;

- расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

Между тем, специалистом производственного бюро Тихомировым С.В., представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека.

В то же время, отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.

При принятии документов к учету бухгалтером был выдан НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных Тихомировым С.В. в розничной торговой сети.

Анализ подотчетных сумм, выданных Трофимовой Н.А., начальнику отдела сбыта предприятия, показала, что в сентябре месяце Трофимовой Н.А. были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября.

Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет - три рабочих дня со дня возвращения из командировки.

Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2007 года, начальнику организационно-контрольного отдела Иванову В.Г. была выдана подотчетная сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2007 года. Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы расходов.

В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе утвержденной сметы расходов.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами.

В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.

3.2 Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с

подотчетными лицами

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Проведенный нами в пункте 3.1 анализ расчетов с подотчетными лицами выявил следующие недостатки в учете и анализе расчетов с подотчетными лицами:

1) Неправильное оформление авансовых отчетов - неполный комплект документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому отчету, должны прилагаться кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные документы, накладные, другие первичные документы.

Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом, товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы физического лица (НДФЛ).

Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету, отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В акте необходимо отразить - что именно и для каких целей было приобретено.

2) Самостоятельное выделение НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети. Между тем Налоговым кодексом Российской Федерации четко определено - в каких случаях НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. В розничной сети товарно-материальные ценности приобретаются по кассовому и товарному чеку без оформления счета-фактуры, что не позволяет возмещать НДС.

3) Несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.).

В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

Следует отметить, что статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от 4000 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 40000 рублей до 50000 рублей.

4) Отсутствие смет представительских расходов, утвержденных советом директоров или иным исполнительным органом на отчетный год. Это нарушает пункт 1 письма Минфина России от 6 октября 1992 г. № 94 «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость (работ, услуг), и порядок их применения.

5) Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.). Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

Если задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств. При этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством Российской Федерации либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимая работнику для выполнения поручения.

В случае выявления задолженности по предыдущему авансу, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению: вернуть в кассу неизрасходованную сумму аванса или представить авансовый отчет.

Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

- ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

- ужесточить кассовую дисциплину;

- разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;

- строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

Заключение

В динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным Главной целью современного этапа экономических преобразований, является создание благоприятных условий для эффективной деятельности предприятий.

Достижение этой цели, с одной стороны, предполагает совершенствование законодательной, финансовой и налоговой среды, в которой работают все предприятия, а с другой - требует кардинального улучшения работы самих предприятий в условиях рыночных отношений.

Сложность поставленных задач вызывает необходимость всестороннего изучения сущности и содержания процессов происходящих в учете организации.

Для правильного руководства деятельностью предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением учета.

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Согласно п. 11 данного документа предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения данных лиц из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм. Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций на предприятии должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы;

- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Наличие данного приказа не только облегчит повседневную жизнь бухгалтера, но и поможет при налоговых проверках, так как наличные расчеты всегда вызывают повышенный интерес со стороны проверяющих органов. Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.

Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться специальным приказом руководителя.

Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер N 7. Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.

Срок командировки законодательством ограничивается (не более 40 суток). Если есть необходимость держать на другом предприятии своего представителя более длительное время, то необходимо оформить его временный перевод на это предприятие, для чего необходимо согласие сотрудника.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица.

В практической части работы был приведен порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Акватрейд».

Бухгалтерский учет на предприятии ведется в соответствие с единым методологическими основами и правилами, установленными Законом «О бухгалтерском учете» и Положение о введение учета и отчетности в РФ, Планом счетов бухгалтерского учета и положениями, регулирующими порядок учета различных объектов бухучета, а также Учетной политикой предприятия. Рабочий план счетов составлен на основе типового плана счетов бухгалтерского учета РФ и содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и его руководство несет руководитель предприятия.

ООО «Акватрейд» выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.

Мы выяснили, что ООО «Акватрейд» учет расчетов сподотчетными лицами ведет с соблюдением норма гражданского законодательства, на высоком уровне, с применением программных средств «1С: Бухгалтерия».

В процессе анализа выявлено, что необходимо разработать некоторые мероприятия по улучшению учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Акватрейд». Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

- ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

- ужесточить кассовую дисциплину;

- разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;

- строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

Список литературы

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации //Российская газета, 1993, № 237, ст.37, 39

2. Гражданский кодекс Российской Федерации часть I // Собрание Законов Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301

3. Гражданский кодекс РФ, часть II // Собрание Законов Российской Федерации, 1996 № 5, ст. 410

4. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 23.06.2008

5. Налоговый Кодекс РФ, Часть 2 от 5 августа 2000 г., правовая система «Гарант»(в ред. от 23.07.2008)

6. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 96г. № 129-ФЗ // Собрание Законов Российской Федерации, 1996, № 48, ст. 5369

7. Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 22.07.2008

8. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"// Собрание Законов Российской Федерации, 1998, № 48, ст. 5377 (с изменениями от 29 апреля 2008 г.)

9. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" Российская газета, 1995, № 240, ст.4459 (с изменениями от 29 апреля 2008 г.)

10. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» ПБУ 1/98, (в ред. приказа Минфина Российской Федерации от 9 декабря 98. № 60н) // Российская газета, 1999, №10

11. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99). Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. № 34н.

12. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99) (утверждено приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 г. №32н) // Российская газета, 1999, № 116 - 117

13. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) (утверждено приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 г. № 33н) // Российская газета, 1999, №116 - 117( в ред. от 27.11.2006)

14. Положение по бухгалтерскому учету 3/2000 от 10 января 2000 г. «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте», правовая система «Гарант», по состоянию на 25.12.2007

15. Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"