Негосударственные архивы РФ

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющей хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. К категории частных (негосударственных) архивов относятся:

- архивы физических лиц;

- архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц;

- архивы общественных объединений, политических партии, религиозных объединений и организаций, действующих на территории

Частные архивы сложились в дореволюционный период. Их можно разделить на частновладельческие фонды (хранили материалы имений, контор по управлению имениями, издательств) и на личные архивные фонды (состояли из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица).

В России ХУI - ХУII вв. значительное количество частновладельческих архивов: вотчинные, поместные, купеческие, архивы посадских людей и крестьян. Многие руководители ведомств и учреждений наиболее важные дела хранили в личных архивах. Поэтому правительство принимало некоторые меры против переброски материалов из архивов правительственных учреждений в личные, для проверки личных архивов создавались комиссии. Но все эти меры носили эпизодический характер, а члены комиссии присваивали себе более ценные документы.

В настоящее время каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать архивы для хранения документов, созданных в процессе их деятельности. Но каждое юридическое и физическое лицо несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Именно поэтому наше государство осуществляет попечение над негосударственными архивами. Если же руководитель частного архива не выполняет свои обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов, то такие документы могут быть изъяты по решению суда.

Характеристика и комплектация негосударственной части Архивного фонда РФ

Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с государственный частью Архивного фонда РФ, они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ. Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий:

негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, негосударственных объединений, физических лиц;

отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения, договора, после экспертизы их ценности;

собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ;

при смене собственника или места хранения документов собственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов;

собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций, предприятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива;

собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов.

Документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в госархивы в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников.

Государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хранение в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

В случае продажи документов государство имеет преимущественное право на их приобретение, собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее, чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи.

По просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.

Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ

предмет договора: собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение;

собственник сохраняет за собой авторское право на переданные документы, учитываемое при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов исследователям;

стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств третьей стороне без их письменного согласия. Порядок реализации договора:

отбор на госхранение документов собственника осуществляется госархивом по согласованию с собственником;

отбор и передача документов производятся ежегодно в согласованные с собственником сроки;

подготовка документов собственника к передаче на госхранение, включая их отбор, научно-техническую обработку, описание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором;

описи документов постоянного хранения и по личному составу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива;

документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет;

передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел.

Собственник обязуется:

в согласованные сроки представить госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на постоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи;

оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов;

в случае самоликвидации или ликвидации собственника обеспечить концентрацию и передачу в госархив всех оставшихся документов;

при проведении реорганизации, перерегистрации, изменении названия собственника преемственно продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов в соответствии с договором;

разрешить госархиву организовать использование переданных на госхранение документов в научных, исследовательских, информационных и иных общественно значимых целях.

Госархив обязуется:

принять в согласованные сторонами сроки документы собственника на постоянное госхранение по акту с приложением описи на основе договора, обеспечить полную их сохранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов;

проводить отбор, обработку, описание документов собственника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвержденной описи дел постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению; принять меры для организации Использования переданных документов в научных, информационных, иных общественно значимых целях через читальный зал госархива, публикацию, экспонирование документов;

оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения; обеспечить приоритетное пользование собственником переданными им документами, включая право на первую публикацию;

предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии переданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива; при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопреемника, госархив берет на себя обязательство принять на госхранение образовавшиеся в его деятельности документы постоянного и долговременного срока хранения.

Ответственность сторон:

невыполнение сторонами обязательств договора служит основанием для его расторжения, при этом документы, пере­данные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат;

за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госархива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной;

за утерю или утрату, нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответственность вплоть до уголовной.

Сохранение архивов негосударственных учреждений, организаций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями является одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы.

Архивы политических партий