Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Организация работы архивов в Российской Федерации
• 1.1 Понятие и основные задачи архивной работы
• 1.2 Основные организационные требования к архивной работе
• Глава 2. Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации
• 2.1 Нормативно-правовая база функционирования архивного дела в Российской Федерации
• 2.2 Современные проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования архивного дела как предмета совместного ведения Российской Федерации и её субъектов
• Глава 3. Оптимизация работы архива административного департамента Министерства культуры РФ
• 3.1 Процесс работы административного департамента Министерства культуры РФ
• 3.2 Основные направления совершенствования архивной работы
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Актуальность темы исследования. Делопроизводство является одним из обязательных компонентов управленческой деятельности как в системе государственных органов, так и в системе организаций, занимающихся некоммерческой и общественно-политической деятельностью. Важная роль делопроизводственной деятельности заключается в ее содержании - документационном обеспечении любых процессов управления. В ходе документационной деятельности возникают различные документы, фиксируются события, факты, явления, т.е. находит отображение различного рода информация. Таким образом, информация - это ключевое понятие в любом документе управленческого характера. Посредством информации, зафиксированной в документе, осуществляется управление.

Современное делопроизводство полностью основано на системе правил, норм, стандартов и нормативов, которые и представляют систему государственного регулирования делопроизводства. Особую роль эта система законодательных и нормативно-методических документов приобретает с распространением автоматизированных систем делопроизводства.

Изучение современного делопроизводства и путей его оптимизации позволяет существенно повысить эффективность управления как деятельности, направленной на упорядочение и развитие социальных организационных систем. Создание некоторых общих правил работы с документами управления, контроль за их движением и хранением, информационная работа с документами, другие компоненты делопроизводства создают надлежащие условия для управленческой деятельности. Поэтому принято относить делопроизводство (документационное обеспечение управления) к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.

Научная организация управления обязательно предусматривает установление и разделение функций отдельных звеньев в аппарате управления учреждения, организации, предприятия. Уточнение функций и задач служб документационного обеспечения управления, правильное разделение труда в секретариатах и канцеляриях - это предмет нормативного регулирования деятельности этих структурных подразделений. Ряд взаимосвязанных нормативных и методических документов устанавливают общие правила деятельности этих подразделений.

Рациональная организация делопроизводства сокращает потери служебного времени при выполнении задач, возлагаемых на все прочие структурные подразделения. Это достигается, прежде всего, четким определением задач делопроизводства, подбором квалифицированных кадров этих служб и созданием условий труда работникам служб документационного обеспечения управления.

Цель работы - выявление основных направлений совершенствования архивного дела на примере Министерства культуры РФ.

Данной цели отвечают задачи работы:

1. Характеристика целей и функций архивной деятельности.

2. Определение основных организационных требований к архивной работе.

3. Анализ нормативно-правовой базы функционирования архивного дела в Российской Федерации.

4. Определение современных проблем и перспектив нормативно-правового регулирования архивного дела как предмета совместного ведения Российской Федерации и её субъектов.

5. Описание процесса работы административного департамента Министерства культуры РФ.

6. Выявление основные направлений совершенствования архивной работы.

Глава 1.Организация работы архивов в Российской Федерации

1.1 Понятие и основные задачи архивной работы

Изменения в экономической жизни страны, сферах управления и права привели к необходимости совершенствования нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела. Как известно, 4апреля 1994г. Приказом №29 руководителя Росархива было объявлено решение коллегии Росархива от 23февраля 1994г. «О составе подлежащих переработке и отмене нормативных, нормативно-методических документов и методических пособий по основным направлениям деятельности Государственной архивной службы России». В перечень временно действующих нормативных, нормативно-методических и методических пособий отраслевого и межотраслевого характера, подлежащих переработке в период с 1994 по 2000г., под №110 были включены «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986г. В2002г. в свет вышел новый документ - Основные правила работы архивов организаций (далее - Правила)¹¹ Основные правила работы архивов организаций. М., 2002., один из ключевых нормативных актов, появление которого так ждали одновременно сотрудники и государственных архивов, и организаций.

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Основные правила разрабатывались для архивов организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», приказе Минфина России от 29.12.2010 № 193н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов» и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила).

В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов. Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов». Это означает, что негосударственные организации могут создавать либо не создавать архив, но независимо от этого должны обеспечить сохранность документов.

В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).

Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий:

выбор и оборудование помещения,

техническое оснащение архива,

создание нормативных условий хранения,

организация архивных документов в архивохранилище,

разработка и утверждение нормативных документов архива.

Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии.

Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях - стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение.

Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива.

Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.

Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций.

В пункте 4.5.4 Основных правил установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям (приложение 1 к Правилам). Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации (приложение 2 к Правилам), актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры (приложение 3 к Правилам).

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

1.2 Основные организационные требования к архивной работе

Правила разработаны Росархивом и ВНИИДАД и одобрены решением коллегии Росархива.

Во Введении четко расписана их распространяемость. Они обязательны для архивов государственных и негосударственных организаций - источников комплектования госархивов в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов АФ РФ. Для государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов, Правила носят рекомендательный характер при организации и обеспечении работы их архивов. Архивы организаций, хранящие кинофотофоновидеодокументы, научно-техническую картографическую, телеметрическую документацию, должны руководствоваться Правилами при работе с управленческой документацией, а в работе с перечисленными категориями документов - соответствующими инструкциями и правилами. Не распространяются Правила на документы, сведения которых отнесены к государственной тайне.

Следует отметить, и это подчеркивают разработчики, что в общем и целом прослеживается преемственность в изложении основных разделов новых Правил и Правил 1986г. ВПравилах 2002г. дополнительно рассматриваются требования, предъявляемые к организации работы с электронными документами, что, естественно, обусловлено появлением новых информационных технологий в области создания документов.

Авторы Правил опираются на Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах 1993г., Положение об Архивном фонде Российской Федерации 1994г., Положение о Федеральной архивной службе России 1998г., Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 1997 г., а также на нормативные акты субъектов Российской Федерации.

Структура Правил 2002г. претерпела некоторые изменения по сравнению с предыдущими Правилами.

В первом разделе - «Общие положения» (по Правилам 1986г. - «Задачи и функции ведомственного архива») - выделяются подразделы: «Понятие архива организации», «Виды архивов», «Основные задачи и функции архива», как и в предыдущих Правилах; кроме того, в самостоятельные подразделы выделяются «Права архива» и «Ответственность архива».

В новых Правилах более четко очерчен круг подразделений, которые могут выполнять функции архивов: «В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования» (п.1.1.2). Вправилах 1986 г. - «…организации образуют ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения»³³ Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. С. 12..

Правила 2002 г. учитывают новые тенденции, сложившиеся во взаимоотношениях архивов организаций с государственными архивами. Так, в разделе «Основные задачи и функции архива» появилось новое положение о том, что основные задачи архивов организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов АФ РФ, определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с госархивами (п. 1.3.2). Здесь же значится, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД) и передачу их на госхранение в составе фондов организаций - источников комплектования (п. 1.3.4).

В предыдущих Правилах особо выделялась такая функция архива, как выявление и учет по согласованию с соответствующими госархивами особо ценных документов, организация, создание и хранение страхового фонда копий этих документов и их учет. В силу значимости подобной работы было бы целесообразно и в новых Правилах выделить подобную функцию.

Во втором разделе - «Экспертиза ценности документов», - как и в Правилах 1986г., дается определение экспертизы, излагаются принципы и критерии ее проведения, приводятся нормативно-методические документы, на основе которых осуществляется экспертиза.

Особо рассматривается отбор на архивное хранение, выделяются этапы экспертизы ЭД:

определение перечня систем, тем и проектов, которые могут иметь ценность;

отбор ЭД в рамках перечня;

утверждение перечня ЭК организации.

Здесь же отмечается, что экспертиза ЭД проводится во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях, и перечисляются факторы, учитывающиеся при приеме ЭД на хранение в архив (п.2.1.4).

В п. 2.2.2 приводятся категории документов, которые могут быть переданы в архив организации: управленческая, научно-техническая, аудиовизуальная, машиночитаемая и другая документация, образующаяся в деятельности организации.

Порядок и организация проведения экспертизы излагаются в новых Правилах в целом аналогично соответствующим положениям Правил 1986г., однако в подразделе выделяются этапы подготовки к передаче в архив организации ЭД. Аналогично предыдущим Правилам рассматривается и оформление результатов экспертизы ценности. причем оформление актов дается в разделе «Экспертиза…» (подразд. 2.4), а описей - в третьем разделе Правил, который называется «Комплектование архива».

Говоря о разделе «Комплектование архива», следует отметить, что подобного раздела в Правилах 1986г. не было вообще. Составной его частью являются подразделы: «Комплектование архива организации», где дается понятие комплектования и выделяются его составляющие (п.3.1); «Источники комплектования», где лишь дается их перечисление (п.3.2); «Состав документов, подлежащих передаче в архив», где перечисляются категории таких документов (п.3.3). Объем этих самостоятельных подразделов - одна страница. Стоило ли так дробить эти положения?

Далее выделяются подразделы «Номенклатура дел» (п.3.4), «Порядок формирования дел в организации» (п.3.5), «Требования к оформлению дел, принимаемых в архив» (п.3.6), «Составление и оформление описей дел» (п.3.7). За исключением «Формирования дел», все эти подразделы в предыдущих Правилах выделялись в самостоятельные разделы, что представляется в общем логичным, т.к. все обозначенные направления деятельности являются серьезным, самостоятельным участком работ и должны проводиться структурными подразделениями. Можно согласиться и с тем, что разработчики новых Правил объединили ряд перечисленных подразделов в раздел «Комплектование архива», исходя, очевидно, из главной задачи - разработать прежде всего Правила работы архивов организаций. Направления деятельности, изложенные в третьем разделе, безусловно, способствуют полноценному комплектованию архива организации.

Сомнение, однако, вызывает целесообразность включения в него подраздела «Номенклатура дел». С одной стороны, номенклатура действительно играет важную роль в комплектовании архива, но если посмотреть шире, это документ многоцелевого назначения, достаточно вспомнить ее функции: номенклатура дел служит основным документом при проведении экспертизы ценности документов, является учетным документом, схема ее построения используется при выборе схем описей и построения картотек на исполненные документы ит.п., что, собственно, и оговаривается в Правилах. Следовательно, ее можно было поместить, например, и в раздел «Экспертиза…», и в раздел «Учет…»

Более логичным, по-моему, было бы сохранение самостоятельного раздела «Номенклатура дел» (как это и было в Правилах 1986г.), в котором она рассматривалась бы как основной нормативный документ, необходимый и в делопроизводстве организации, и в работе архива.

В четвертом разделе - «Обеспечение сохранности документов архива» - аналогично предыдущим Правилам излагаются вопросы, касающиеся требований к физической и физико-химической сохранности документов, их размещению в хранилище, порядку выдачи дел, проверке наличия и состояния документов. В то же время в разделе учтено появление новых средств хранения документов (передвижные металлические стеллажи, сейфы, шкафы-стеллажи, специальные футляры, пакеты) и их использование в зависимости от вида, формата, материального носителя документов, категории доступа к ним; прописаны условия архивного хранения ЭД. Приведены здесь и нормативные документы, определяющие технические параметры режимов хранения носителей ЭД (п. 4.4.2.5).

Пятый раздел - «Организация документов в архиве». В Правилах 1986г. он назывался «Классификация документов ведомственного архива». Следует заметить, что в настоящее время вместо термина «классификация документов», подразумевающего выработку признаков их группировки, широкое распространение получил термин «организация документов», включающий в себя и выработку признаков классификации, и их физическое упорядочение⁴⁴ См.: Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.И. Архивоведение: Учебник. М., 2002. С. 55.. Чтобы облегчить восприятие раздела, необходимо прежде всего дать определение понятий «классификация» и «организация»; кроме того, необходимо конкретизировать понятие «архивный фонд».

Трудно согласиться с определением архивного фонда, данным в ГОСТеР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «…архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой»⁵⁵ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 4.. Судя по определению, архивная коллекция является разновидностью архивного фонда, но это ведет, как справедливо отмечает Е.В.Старостин, к «смешению двух противоположных систем классификации документов: фондовой (по происхождению) и коллекционной (по предметам)»⁶⁶ Старостин Е.В. Архивы России: Методологические аспекты архивоведческого знания. М., 2001. С. 39.. Рассмотрение в Правилах коллекции как самостоятельной «совокупности отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам…» (п. 5.1.4), а не разновидности архивного фонда, представляется более правильным.

Из определения, данного тем же ГОСТом термину «архивный документ» («документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника»⁷⁷ ГОСТ Р 51141-98. С. 4.), вытекает, что под совокупностью архивных документов организации можно подразумевать исполненные документы постоянного срока, находящиеся еще в структурных подразделениях, а также документы, хранящиеся в архиве организации и в государственном архиве. То же самое следует из Правил: «Документы постоянного срока хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации»⁸⁸ Основные правила работы архивов организации. С. 40-41.. С этой формулировкой нельзя не согласиться в том плане, что в состав архивного фонда входят документы, имеющие какое-либо значение, но ведь мы говорим об организации документов в архиве; речь идет о тех документах, которые поступили в архив. Архивный фонд, далее (раздел «Учет…»), рассматривается как единица учета документов в архиве. Может быть, правильнее определить архивный фонд как совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное и др. значение, собранных организацией в ходе своей деятельности и переданных на хранение в архив?

На с. 45-46 Правил приводятся схемы систематизации документов в пределах архивного фонда. Здесь необходимо пояснить, какие схемы можно применять по отношению к действующим организациям, а какие - только по отношению к ликвидированным.

В этом же разделе рассматривается организация документов по личному составу.

В шестом разделе - «Учет документов в архиве» - на основе Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 1997г. сформулированы общие требования к учету; обозначены единицы учета: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (п.6.2.1); дано определение системе учетных документов архива: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав учетных документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (п. 6.3.1); прописан порядок ведения основных учетных документов.

В соответствии с «Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993г. архивы организаций, осуществляющие депозитарное хранение документов, а это могут быть негосударственные организации, образовавшиеся на базе государственных и осуществляющие хранение их документов, должны обеспечивать сохранность и осуществлять учет этих документов.

Поэтому в разделе появился новый подраздел - «Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении» (6.5), где оговариваются особенности заполнения и ведения книги учета поступления и выбытия документов, списка фондов, листа фонда в архивах организаций, имеющих в своем составе подобные документы.

Новым является и подраздел «Ведение учетных баз данных» (6.6) для составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета, статистических и оперативных сведений, аналитических таблиц. ВПравилах оговаривается, что учетные БД архивов организаций должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов и органов управления архивным делом, а «преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов» (п. 6.6.2).

Раздел седьмой - «Научно-справочный аппарат к документам архива» - также претерпел существенные изменения. Определение СНСА к документам архива организации (п. 7.1.2) соответствует определению СНСА, данному в ГОСТе Р51141-98⁹⁹ ГОСТ Р 51141-98. С. 6. . Если в Правилах 1986г. СНСА «включает в себя справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в делопроизводстве и архиве организации»¹¹⁰ Основные правила работы ведомственных архивов. С. 78.⁰, то по новым Правилам СНСА - «это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов...» (п.7.1.2). В разделе «Научно-справочный аппарат к документам ведомственного архива» Правил 1986г. рассматриваются описи, каталоги, ведомственные картотеки, указатели, обзоры, историческая справка - с оговоркой, что архивные справочники по составу и содержанию документов являются основной частью НСА.

Появление новых информационных технологий и активное внедрение их в практику работы архивов обусловило появление в Правилах 2002г. подраздела «Автоматизированный научно-справочный аппарат архива» (7.7). Правила определяют его как «комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации» (п. 7.7.1). Прежде всего, это электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы, описи. Совместимость БД архивов организаций и автоматизированного НСА госархивов обеспечивается благодаря наличию обязательных реквизитов в структуре БД автоматизированного НСА. Реквизиты описаний каждого из перечисленных электронных справочников рассматриваются в пп. 7.7.3 - 7.7.6.

В соответствии с «Основами законодательства...» 1993 г. в Правилах 2002 г. излагается раздел «Использование документов архива». В п. 8.1.2 указано, что «документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа». Архив организации обязан бесплатно предоставлять информацию организациям и лицам, которых она касается. В то же время тематические запросы организаций и граждан архив может выполнять на платной основе в соответствии с перечнем услуг, утвержденных руководителем. Руководителем же определяется и размер оплаты (п. 8.2.5).

Правила допускают с разрешения руководителя изъятие из архивных дел подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек ит.п. и выдачу их владельцам или родственникам по предъявлении ими документов, удостоверяющих личность (п. 8.2.6).

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и представители других организаций или частные лица. Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий. Он же устанавливает порядок работы читального зала (по Правилам 1986 г. этот порядок утверждался руководителем организации).

Архив может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке выставок, публикаций, использованию документов в средствах массовой информации. В прежних Правилах зафиксировано, что тематика и тексты статей и других материалов, подготовленных архивом для СМИ, должны утверждаться руководителем организации или структурного подразделения, в которое входит архив. По Правилам 2002г. руководитель утверждает только тематику и сроки подготовки материала.

Таким образом, в новых Правилах расширены права архива при сотрудничестве со СМИ.

Подробнее хотелось бы остановиться на части Правил, посвященной проведению выставок. Так, в Правилах 1986г. говорится, что при проведении стационарных выставок документов, проводимых в одном помещении, «могут кратковременно экспонироваться в порядке исключения и подлинники отдельных документов, за сохранность которых несет ответственность организация - устроитель выставки»¹¹¹ Там же. С. 85.¹. В новых Правилах прописывается, что на выставках используются подлинники или копии документов (п. 8.5.1), а в подразделе «Порядок выдачи дел из хранилищ отмечено, что при обнаружении недостачи или повреждений сотрудниками архива в двух экземплярах составляется акт, один из которых представляется руководителю организации - устроителя выставки для привлечения к ответственности виновных (п.4.5.10). Отсюда следует, во-первых, что подлинники документов могут выставляться наряду с копиями уже не в порядке исключения; во-вторых, что организация-устроитель выставки отвечает за сохранность экспонируемых документов. Но вот конкретные вопросы обеспечения сохранности подлинников документов при проведении выставок, к сожалению, в Правилах не отражены.

Раздел девятый закрепляет порядок передачи документов архива на постоянное хранение. Здесь устанавливаются предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях, предусматривается их изменение: досрочная передача - при угрозе утраты и по просьбе организации на договорной основе; продление - в случае практического использования документов организацией по письменному разрешению госархива (п. 9.5).

Поскольку в соответствии с законодательством документы государственной организации до момента ее приватизации или акционирования относятся к государственной части Архивного фонда РФ, в Правилах отмечается, что по истечении предельного срока их хранения они должны быть переданы в госархив (п.9.6) по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел (п.9.9). Впрочем, последнее положение касается всех документов, передаваемых в госархив.

Прописан в Правилах 2002 г. и порядок передачи документов при ликвидации организации: правопреемнику - при его наличии (п.9.7); в архив вышестоящей организации (документы постоянного срока хранения и по личному составу) или, в случае невозможности, в государственный архив - по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом (п. 9.7.1). Особо оговаривается порядок передачи документов по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации: на временное хранение в специализированный архив документов по личному составу, а при его отсутствии - в госархив (п. 9.7.2).

Правила допускают уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидированных без правопреемника, но только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования (п. 9.7.3).

К сожалению, не оговорен в этом подразделе Правил 2002 г. порядок передачи особо ценных документов, что имело место в аналогичном подразделе Правил 1986 г. и следовало бы оставить в новых.

В разделе десятом - «Организация работы архива» - рассматриваются следующие вопросы: создание архива, работа которого организуется в соответствии с положением об архиве и осуществляется сотрудниками в соответствии с должностными инструкциями; порядок назначения на должность руководителя архива; формы повышения квалификации работников; участие архива в подготовке нормативно-методических документов по делопроизводству (п.10.1). Правила называют плановые, отчетные документы архива и документы по учету труда: табели учета рабочего времени и дневники учета труда (п.10.2). Вспециальном подразделе освещается контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений, а также оформление итогов проверки (п.10.3). Правила 2002г. предоставляют архивам возможность на основе договора выполнять платные работы и услуги на основе номенклатуры платных услуг, утвержденной руководителем и конкретизированной архивом (п.10.4). Ни одного из перечисленных подразделов в предыдущих Правилах не было.

Завершается текстовая часть новых правил, аналогично Правилам 1986 г., подразделами, освещающими прием - передачу документов при смене руководителя архива и порядок приема - передачи документов при реорганизации организации (пп. 10.5 - 10.6).

Заслуживает внимания здесь положение о необходимости включения в состав ликвидационной комиссии по реорганизации учреждения представителя соответствующего архивного органа (п.10.6.1). Соблюдаться это требование должно неукоснительно, если речь идет об организации - источнике комплектования госархива.

Как и предыдущие Правила, Правила 2002 г. снабжены большим количеством приложений (48). К числу новых, не имеющих место в Правилах 1986 г., относятся:

опись электронных документов постоянного хранения;

титульный лист к описи электронных документов постоянного хранения;

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию;

паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда;

форма учетной карточки единицы учета электронных документов;

форма акта миграции и перезаписей электронных документов;

форма журнала учета, поступления, выбытия электронных документов;

акт об образовании объединенных архивных фондов;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.п.;

журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов.

Появилась карточка пользователя, но по сути это бывшая анкета исследователя.

Следует отметить в целом, что Основные правила работы архивов организаций 2002 г. написаны с учетом существующей в настоящее время правовой базы. В них нашли отражение такие реалии современной жизни, как появление негосударственных организаций, широкое внедрение новых информационных технологий в сферу делопроизводства и работы архивов. Правила закрепили взаимоотношения между архивами негосударственных организаций и государственными (муниципальными) архивами на основе договоров (соглашений); порядок передачи на хранение документов государственных организаций, хранящихся в архивах ныне приватизированных или акционированных организаций; регламентировали изменения, происшедшие в сфере научно-информационной деятельности архивов.

Есть в Правилах и положения, нуждающиеся в уточнении и корректировке. Квышесказанным выше рекомендациям хочется добавить следующее. Ксожалению, Правила 2002г. лишены примеров в тексте. Впредыдущие Правила было помещено содержание, в котором приводились названия подразделов и по которому можно было составить представление о наполняемости разделов. Вновых правилах дано менее дробное оглавление, включающее лишь наименования разделов. Все это существенно снижает информативность, а ведь пользоваться ими наверняка будут не только профессионалы или опытные специалисты в области делопроизводства и архивного дела.

Глава 2. Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации

2.1 Нормативно-правовая база функционирования архивного дела в Российской Федерации

Архивное законодательство - это не самостоятельная отрасль правовой системы России, а формирующаяся комплексная система законодательства как совокупность источников права, которые представляют собой форму выражения правовых норм, включающих нормы различных отраслей права. Предметом регулирования комплексных отраслей законодательства в отличие от отраслей права является не вид, а сфера общественных отношений, объединяющая различные их виды. Будучи предметом регулирования норм нескольких отраслей права, они обладают единством, обусловленным общностью целей и задач человеческой деятельности. Единство и взаимопроникновение отраслевых групп общественных отношений определяют общность и взаимосвязь регулирующих их норм права.

Так как отношения присущи любой сфере общественной жизни, то архивное законодательство создано для регулирования отношений в одной из важных общественных сфер - сфере архивного дела. Следовательно, предмет законодательного регулирования в сфере архивного дела можно определить как отношения, которые возникают в процессе деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществляемой в интересах общества, государства и гражданина, и на которые воздействуют нормы отраслей публичного и частного права.

Объектом архивного права является документная информация, документы, Архивный фонд Российской Федерации.

Субъектами архивного права являются органы государственной власти или местного самоуправления, юридические или физические лица, которые в соответствии с законодательством РФ могут быть участниками (сторонами) регулируемых нормами архивного права общественных отношений.

Правовые отношения в архивном праве строятся вокруг архивного документа. Архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Архивные документы сегодня понимаются как информационные ресурсы, поэтому архивное право тесно связано с информационным правом. Архивное право отвечает за ту область информационных отношений, которая касается вопросов организации хранения, учета и использования архивных документов.

Под источниками архивного права понимаются внешние формы выражения архивно-правовых норм. Основу источников архивного права составляют нормативно-правовые акты архивного законодательства.

Нормативно-правой акт - это правовой акт, принятый полномочным на то правотворческим органом и содержащий правовые нормы, то есть предписания общего характера и постоянного действия, рассчитанные на многократное применение. Нормативные акты издаются органами, обладающими нормотворческой компетенцией, в строго установленной форме. Нормативный акт является официальным документом, носителем юридически значимой информации. По юридической силе все нормативные акты подразделяются на две большие группы: законы и подзаконные акты.

Виды законов:

1. Конституция - основополагающий учредительный политико-правовой акт.

2. Федеральные конституционные законы, принимаемые в соответствии с Конституцией и посвящены правовым основам общественного и государственного строя.

3. Федеральные законы - это акты текущего законодательства, посвященные различным сторонам социально-экономической, политической и духовной жизни общества.

4. Законы субъектов Федерации, издаваемые их представительными органами и распространяемые только на соответствующую территорию.

Средством реализации законодательных норм являются подзаконные акты, которые конкретизируют нормы законов или устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам и не противоречат им:

1. указы Президента РФ - высшие по юридической силе подзаконные нормативные акты;

2. постановления Правительства РФ - акты исполнительного органа государства;

3. приказы, инструкции, положения министерств, регулирующие, как правило, общественные отношения, находящиеся в пределах компетенции данной исполнительной структуры;

4. решения и постановления местных органов государственной власти;

5. решения, распоряжения, постановления местных органов государственного управления;

6. нормативные акты муниципальных (негосударственных) органов;

7. локальные нормативные акты - нормативные предписания, принятые на уровне конкретного предприятия, учреждения и организации.

Структура архивного законодательства может быть представлена следующей совокупностью архивных правовых норм и актов архивного законодательства:

архивно-правовые нормы международных актов;

архивно-правовые нормы Конституции РФ (ст. 24, 29, 33, 44);

нормативные правовые акты отрасли архивного законодательства (Федеральный закон № 125 от 24 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»);

архивно-правовые нормы в составе других отраслей законодательства.

В свое время А.Н. Артизов, руководитель Федерального архивного агентства, предложил классификацию правовых актов архивного законодательства по тематическому признаку и условно разделил их на три самостоятельные группы:

1) акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов, относящихся к компетенции архивного законодательства;

2) акты по вопросам комплектования, хранения, учета и вывоза архивных фондов;

3) акты о доступе к архивным документам и правилах их использования Артизов А.Н. Архивное законодательство России: проблемы и перспективы // Вестник архивиста. 2002. № 2. С. 100-104..

Исходя из предложенной тематики классификации, группы документов можно представить следующим образом.

Первую группу представляет главный архивный закон страны - Федеральный закон от 24 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». По своему содержанию к нему примыкают законы об архивном деле субъектов РФ, которые в совокупности составляют региональный уровень архивного законодательства России.

Во второй группе основное место занимают акты о деятельности так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств, в тексте которых упоминаются условия функционирования их собственных архивов (главным образом, заявляется право на долговременное и депозитарное хранение архивных документов). Это федеральные законы «О внешней разведке» (июль 1992 г., новая редакция - январь 1996 г.), «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» (апрель 1995 г.), «Об обязательном экземпляре документов» (декабрь 1994 г.), а также утвержденные президентским указом от 11 июля 2004 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и распоряжением от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и о Президентском архиве, принятое Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (апрель 1993 г., новая редакция - июль 2009 г.) и постановление Государственной думы Федерального собрания Российской Федерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение культурных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечественной войны», устанавливающие порядок вывоза архивных фондов за рубеж.

Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты регламентируют не только и даже не столько доступ к архивным документам и правила их использования, сколько рассматривают более общие проблемы защиты прав и интересов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, коммерческой и государственной тайны. Сложность объекта правового регулирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроникновение и перекрещивание между законами, когда для принятия ответственного решения приходится обращаться к нормам двух-трех и более правовых актов. Важнейшие акты этой группы: это федеральные законы «Об оперативно-розыскной деятельности» (август 1995 г.), «О государственной тайне» (июль 1993 г.), «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (июль 2006 г.), указы Президента Российской Федерации от 23 июня 1992 г. «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий», от 8 ноября 1995 г. «О Межведомственной комиссии по защите государственной тайны», от 30 ноября 1995 г. «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» и от 20 января 1996 г. «Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны», постановления Правительства Российской Федерации от 05 декабря 1991 г. «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну», от 20 февраля 1995 г. «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР» и от 4 сентября 1995 г. «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», от 09 февраля 2009 г. Федеральный закон Российской Федерации № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и ряд других нормативных документов.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» - это основной нормативный документ, очень подробно регулирующий вопросы хранения, комплектования, учета и использования всех архивных документов независимо от того, в каком предприятии они образовались и хранятся - государственном, муниципальном или частном.

Функциональное назначение закона, это, в первую очередь, регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов (независимо от их форм собственности), а также «...отношений в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства» (ст. 1 Закона). Во-вторых, одновременно закон призван выполнить роль правового стержня отечественного законодательства об архивном деле. Подчеркнем, что нормы, зафиксированные в законе, имеют правовой приоритет в отношении положений других законов, нормативно-правовых актов РФ и ее субъектов, а также муниципальных правовых актов об архивном деле (ст. 2 Закона). В-третьих, закон устанавливает базовую терминологию, применяемую в области архивного дела. И, наконец, закон разграничивает полномочия Российской Федерации, ее субъектов, а также муниципальных образований в области архивного дела.

Архивное дело России сегодня построено в соответствии с едиными принципами организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, в настоящее время создана единая нормативно-методическая база для функционирования архивных учреждений. Поэтому приведение правовой базы архивного дела в соответствие с требованиями современного гражданского общества потребует также разработать состыкованное с законодательством об архивном деле законодательство смежных отраслей (библиотечное, музейное дело и т.д.), законодательство о документообороте (или документационном обеспечении управления), в том числе электронном. Особое внимание необходимо будет уделить принципам коммерческого использования информационных ресурсов, создаваемых архивами в ходе сотрудничества с разнообразными пользователями; вопросам собственности на эти ресурсы; регламентам публичного доступа к информации, предназначенной для использования в государственных информационных сетях.

Кроме законодательных актов, в 1995 г. впервые появляется Концепция автоматизации архивного дела в России - первый документ о принципах и направлениях информатизации на уровне всей отрасли. Утверждение Концепции стало важным шагом в плане ликвидации стихийности в процессах автоматизации архивного дела в стране и послужило основой для разработки Программы информатизации архивного дела в России на 1997-2000 гг.

Главная цель Концепции - преодоление существующих различий во внедрении автоматизированных архивных технологий в различных архивах (как в теоретических подходах, так и в конкретных технологических решениях) и осуществление реальной интеграции информационных ресурсов на межархивном уровне. Особо необходимо отметить, что в Концепции впервые были сформулированы принципы информатизации архивного дела: