преемственность автоматизированных архивных технологий по отношению к традиционным;

системность в реализации принципов автоматизации (на уровне архива и межархивном уровне);

внутриотраслевая унификация автоматизированных архивных технологий;

сопряженность информационных систем вне рамок отрасли (государственных архивов и ведомственных архивов учреждений - источников комплектования, учреждений - потребителей информации, других информационных систем - национальных и международных) .

В последующем эти вопросы были сформулированы в Программе информатизации архивного дела (1997-2000), которая была нацелена на решение следующих задач: 1) организацию и проведение научных и методических разработок по проблемам информатизации отрасли; 2) подготовку компетентных кадров, владеющих современными технологиями; 3) организационные и практические работы.

Вслед за вышеперечисленными документами вопросы автоматизации архивного дела поднимаются в таких документах, как Федеральная целевая программа «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999 гг. (1996) с подпрограммой «Развитие архивного дела»; Федеральная целевая программа «Культура России» на 2001-2005 гг. (2000) с подпрограммой «Архивы России»; Федеральная целевая программа «Электронная Россия» на 2002- 2010 гг. (2002); Федеральная целевая программа «Информатизация Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.» (2010).

Разработка и реализация на практике положений этих документов позволили начать массовое внедрение автоматизированных технологий в деятельность архивов страны, сформировать основные направления и пути автоматизации работы архивов. Главной целью проводимых мероприятий стало создание и функционирование системы архивного обслуживания, способной обеспечить гражданам максимально быстрый, свободный и качественный доступ к архивным документам и необходимой архивной информации, а также сохранение национального культурного наследия.

Для достижения целей информатизации необходимо было решить следующие тактические задачи:

1) внедрение информационных технологий в деятельность архивов страны, в том числе автоматизация таких направлений работы, как архивный учет, научно-справочный аппарат, поиск и пр.;

2) создание единой архивной сети, разработка интернет-сайтов федеральных и региональных архивов и развитие портала «Архивы России», в том числе и перевод его на английский язык;

3)создание полнотекстовых баз данных по архивным документам.

Вплотную к вопросам внедрения новых информационных технологий в деятельность архивов подошли в 1990-е гг., т. к. уже сложились определенные предпосылки к этому, в частности развитие автоматизированных систем управления на предприятиях и появление машиночитаемых документов, которые необходимо было сдавать на архивное хранение, а также быстрое распространение персональных компьютеров.

Основными направлениями внедрения автоматизированных технологий стало комплектование архивов, проведение экспертизы ценности документов, учет архивных документов, создание научно-справочного аппарата. Так, например, для проведения экспертизы ценности документов начали разрабатывать электронные справочники по срокам хранения документов, для комплектования - базы данных об организациях - источниках комплектования федеральных, региональных и иных архивов, и т. д. Однако основным достижением автоматизации архивов была разработка единого программного обеспечения для комплексной автоматизации всех направлений деятельности архивных учреждений. Так, стали создаваться единые базы данных для проведения комплектования архивными документами и экспертизы ценности документов; по учету документов (как внутриархивные, так и межархивные); научно-справочные аппараты в электронном виде (электронный НСА); базы данных в области учета использования архивных документов и базы данных в области управления архивами. В середине 1990-х гг. во ВНИИДАДе был разработан программный комплекс «Архивный фонд», предназначенный для автоматизации процесса учета архивных документов. Кроме того, для реализации задач ведения централизованного государственного учета, научно-справочного аппарата и контроля за обеспечением сохранности архивных документов был разработан ПК «Фондовый каталог».

Преимущества автоматизированной системы «Архивный фонд» заключались в многофункциональности, комплексном подходе к автоматизации архивных операций и выполнении таких задач, как: 1) учет документов; 2) контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел; 3) контроль за состоянием научно-справочного аппарата; 4) поиск документов (на уровне фонда, описи, дела, документа, документной информации); 5) ведение автоматизированного научно-справочного аппарата (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).

За последнее десятилетие программа претерпела существенные изменения, и на сегодняшний день она представляет собой программный комплекс, который может работать в нескольких режимах (обслуживать пользователей различных типов), решать несколько задач одновременно и выполнять основные операции по работе с архивными документами в сетевом режиме.

Происходит постоянное наращивание количества выполняемых системой функций. Так, например, по сравнению с первоначальной версией, сегодня программа позволяет вести не только учет документов на бумажном носителе, но и кино-, видео-, аудиоматериалов на электронных носителях. Кроме того, программа позволяет работать с документами в электронном виде и в случае необходимости распечатывать, заверять их, переводить на бумажный носитель. ПК «Архивный фонд» - программное обеспечение, которое создавалось централизованно, в настоящее время является типовым для архивов страны. Этот ПК внедрен во всех 14 федеральных архивах страны, многих региональных и муниципальных архивах.

Одновременно с разработкой и внедрением АИС «Архивный фонд» велись работы над программным комплексом «Фондовый каталог» - системой, позволяющей выбирать конкретный архив, нужный пользователю, и в дальнейшем переходить к работе непосредственно с ним. Система «Архивный фонд» интегрирована в программу «Фондовый каталог»: экспорт данных проводится достаточно быстро и не требует дополнительных усилий.

Кроме того, был разработан программный комплекс «Центральный фондовый каталог», предоставляющий пользователям информацию об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Тестовый вариант программы был запущен в конце 2011 г. и доступен всем желающим. Он располагается по адресу: http://212.34.41.11/CFC-search/. По состоянию на начало 2013 г. в каталоге была представлена информация о 12 федеральных архивах страны.

Важным направлением автоматизации архивов стала разработка научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам на бумажных и электронных носителях. Следует отметить, что под научно-справочным аппаратом понимается совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Проблема, с которой пришлось столкнуться в процессе разработки системы, была связана с унификацией архивного описания, т. к. каждая самостоятельно созданная архивами база данных учитывала свои требования к описанию документов. Разработка ПК по НСА архива подтолкнула процессы по унификации и стандартизации описания и способствовала созданию единообразного научно-справочного аппарата.

Другим значимым направлением автоматизации стало создание единой информационно-поисковой архивной системы России. Такая система включает два уровня: межархивные и внутриархив- ные базы данных. Межархивные БД - это научно-справочный аппарат по документам различных архивов, объединенных одной тематикой. Например, еще в 1980-е гг. были разработаны такие проекты, как Автоматизированная информационно-поисковая система «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти» («Документы Великого Октября»), «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов». Они стали первым опытом межархивных систем.

Внутриархивный научно-справочный аппарат формируется из электронных каталогов, электронных путеводителей, электронных обзоров (тематических, фондовых), электронных описей, электронных каталогов, электронных картотек. Преимущество таких баз данных заключается в том, что они не только упрощают поиск необходимых документов, но и становятся основой для создания аналоговых документов. К сожалению, они доступны чаще всего для посетителей читальных залов самих архивов.

Новым направлением в автоматизации стало создание полнотекстовых баз, в которых, кроме карточек на тот или иной фонд или документ, представлены оцифрованные копии документов, снабженные пояснительной запиской и поисковыми данными.

Архивный фонд Российской Федерации как неотъемлемая часть историко-культурного наследия, важнейший информационный потенциал государства и общества обеспечивает преемственность культурно-исторических традиций, интеллектуального развития, экономического прогресса, социальных гарантий граждан России. Вхождение России в мировое информационное пространство, создание открытого правового гражданского общества, развитие информационных процессов взаимодействия интересов личности, общества, государства и неизбежное проявление угроз этим интересам, оказывают непосредственное влияние на состояние сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации. В настоящее время Архивный фонд Российской Федерации и архивы, являясь ключевыми объектами повышенной опасности в государственной инфраструктуре России, не располагают достаточными возможностями для осуществления функции системной защиты документов, в том числе по причинам недостаточной изученности проблемы, слабой нормативной, методической, технической оснащенности и ограниченности финансовых средств.

Деятельность архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов исторически сложилась в самостоятельное направление, ориентированное на решение традиционных задач по созданию нормативных условий для организации хранения и поддержания архивных документов в удовлетворительном физическом состоянии. Отечественное архивоведение на основе естественнонаучных методов и накопленного опыта хранения документов успешно исследовало влияние физико-химических, биологических, эксплуатационных характеристик на материальную основу архивных документов, разработало принципы, методы, методику осуществления их защиты от проявления агрессивных факторов внешней среды. Однако принимаемые меры не охватывают проблему в ее реальных границах и не обеспечивают защиту архивных документов от иных угроз, с особой силой проявившихся в постсоветский период архивного строительства. Состояние защищенности документов во многих государственных архивах остается крайне уязвимым.

2.2 Современные проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования архивного дела как предмета совместного ведения Российской Федерации и её субъектов

Отсутствие единого центра по разработке и реализации государственной политики в носящей межведомственный характер сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления (каким ранее был Росархив) осложнило отношения архивистов с ведомствами. Прежде всего, это касается разработки ведомствами локальных актов, правил, инструкций, регламентирующих организацию делопроизводства в подведомственных структурах.

В 2009 году постановлением Правительства РФ утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». По мнению руководителей Росархива, «этот нормативный акт укрепляет позиции архивной службы, архивисты как бы возвращаются в делопроизводство, укрепляют там свое влияние, что, безусловно, положительно скажется на комплектовании и сохранности архивных документов».

В настоящее время у архивистов мало эффективных форм воздействия на организации, предприятия, безответственно относящихся к сохранности социально значимых документов. В Кодексе РФ об административных правонарушениях есть статья 13.20 «Об ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов». Однако в большинстве субъектов РФ пока еще нет практики широкого и результативного ее применения. Связано это со следующими проблемами:

· слишком ограничен круг лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях;

· малы размеры штрафных санкций за нарушение установленного порядка работы с архивными документами, документами по личному составу;

· длительное время невозможно было привлечь к административной ответственности конкурсных управляющих за нарушение правил хранения, учета документов постоянного хранения и по личному составу. В Федеральном законе от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» была предусмотрена возможность, а не обязанность конкурсных управляющих передавать документы обанкротившихся организаций, предприятий в государственные и муниципальные архивы. Поправки в данный закон были внесены только 31 декабря 2008 года.

Определенные Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» принципы организации и управления архивами в зависимости от форм собственности хранящихся документов подрывают сложившееся с принятия в 1918 году Декрета об архивном деле единство Архивного фонда России, создают новые проблемы в вопросах формирования, хранения и использования ретроспективной информации.

В настоящее время наиболее острым нерешенным вопросом является взаимоотношения региональных государственных и муниципальных архивов с федеральными организациями, расположенными на территории субъекта РФ. Документы федеральных организаций должны поступать на хранение в федеральные архивы. Но практически осуществить это невозможно: трудно себе представить, что тысячи территориальных структур федеральных организаций, действующие практически во всех городах и районных центрах страны, будут пересылать свое делопроизводство в Москву. Для организации такой схемы взаимоотношений вряд ли найдутся финансовые и материальные средства. Кроме того, эта схема лишена всякого смысла. Ведь именно в регионах востребована информация по статистическому, налоговому учету, пенсионному обеспечению, прокурорскому надзору, другие документы, создающиеся территориальными отделениями федеральных структур.

С 2004 года, с момента принятия Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральное архивное агентство пытается разработать механизм взаимоотношений федеральных структур с региональными государственными и муниципальными архивами, в том числе путем передачи соответствующих полномочий и субвенций от Российской Федерации ее субъектам. В 2009 году был подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и ст. 26.3 Федерального закона «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ», в котором предусматривается передача полномочий по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов государственной власти, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации Еремченко В.А. О работе архивных учреждений по исполнению социально-правовых запросов граждан //Сайт ФАА: о Росархиве: деятельность: отчеты, доклады Федеральной архивной службы .

Ряд вопросов, требующих более четкого нормативного регулирования, существует в области использования архивной информации. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» вводит иные сроки работы с обращениями граждан, чем те, которые предусмотрены «Правилами организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Правила). Действия данного закона распространяются на органы государственной власти и местного самоуправления, поэтому подавляющее большинство архивов не попадают в зону его действия. Но есть и такие архивы сотрудники которых отнесены к системам государственной и муниципальной службы, и для них вопрос, каким из двух нормативных актов пользоваться, является актуальным.

Сегодня ни в Правилах, ни в каком-либо ином нормативном правовом акте Росархива, в частности, Регламенте по исполнению зарубежных запросов, нет упоминаний о контроле со стороны архивных органов за исполнением запросов, направленных в ведомства. И это имеет негативные последствия: некоторые ведомства просто не исполняют запросы или исполняют их некачественно. Росархив, имея статус федерального агентства, контрольными функциями обладать не может. Правовой статус архивных органов субъектов федерации различен. Есть такие, которые наделены правом контроля за соблюдением архивного законодательства, но есть и немало примеров, когда в качестве органа управления архивным делом выступает орган, ничего общего с архивным делом не имеющий. Необходимо в нормативных правовых актах субъектов РФ четко обозначить контрольные функции архивных органов межведомственного характера Козлов В. П. Вопросы деятельности архивных учреждений в условиях экономического кризиса //Сайт ФАА: о Росархиве: деятельность: отчеты, доклады Федеральной архивной службы .

Острой проблемой, требующей решения на уровне нормативных правовых актов, является исполнение запросов, поступающих из-за границы. На них территориальные органы Федеральной регистрационной службы должны проставлять апостиль. Однако порядок, установленный «Административным регламентом исполнения Росрегистрацией государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу», чрезмерно усложнен и не соответствует действующим правовым нормам и жизненным реалиям.

Для соблюдения всех требований необходимо личное присутствие гражданина в регистрационном органе. Но проживающие за рубежом граждане не могут приезжать за справками в Россию, и, как правило, не имеют здесь своих доверенных лиц. Муниципальные архивы по действующим нормам не обязаны расходовать финансовые средства на уплату государственных пошлин за справки, предназначенные для физических лиц. Нередко соответствующие финансовые средства просто отсутствуют.

Как следствие такой ситуации, в практике работы по исполнению запросов социально-правового характера стали развиваться негативные тенденции. Некоторые архивные учреждения просто перестали исполнять запросы, поступающие из-за границы, другие - продолжают оформлять справки по старым правилам, хотя они уже не имеют юридической силы. В результате, Российская Федерация, ее органы власти и иные организации, даже при наличии необходимых документов, не выполняют своих обязательств по предоставлению гражданам, проживающим за рубежом, архивных справок социально-правового характера. Это нарушает законные права и свободы граждан, подрывает авторитет России в сфере международных отношений.

Изменения правовых и организационных принципов архивного дела усложнили работу и органам управления архивным делом в субъектах РФ. В Федеральном законе структура Архивного фонда России не определена. Это положение, а так же ссылки на разграничения полномочий субъектов РФ и местного самоуправления в сфере архивного дела, изложенные в Федеральном законе, в настоящее время приводят в фактическому распаду единой архивной системы на уровне субъекта РФ.

Неоднократно Федеральное архивное агентство обращалось к главам субъектов РФ с просьбой не проводить кардинальные реконструкции существующей и показавшей свою эффективность системы организации и управления архивным делом. Но обращения являются лишь рекомендательными, а при решении конкретных вопросов органы исполнительной власти субъектов РФ ориентируются, прежде всего, на действующие законодательные нормы. Так, в ряде субъектов Федерации при обсуждении нового варианта положения об Управлениях по делам архивов субъектов Федерации Департаменты/министерства финансов и Департаменты экономики субъектов Федерации заставляли убрать пункты, касающиеся разработки и реализации программ в сфере архивного дела. Таким образом, Управление утратило возможности участия в улучшении материально-технической базы муниципальных архивов. А ведь в этом направлении в последнее время сделано было очень много.

Анализируя проект положения об Управлении по делам архивов, юристы пошли еще дальше: было предложено свести функции Экспертно-проверочной методической комиссии, контроль за единой системой учета только к работе с государственным архивом. Управлению по делам архивов было очень сложно доказать необходимость продолжения работы с муниципальными архивами в этих направлениях прежде всего потому, что федеральное законодательство дает возможность такой трактовки: муниципальная архивная собственность должна управляться на муниципальном уровне. О чем уже и заявляли некоторые муниципальные образования.

Вопрос о передаче части государственной собственности муниципальным образованиям до сих пор не снят с повестки дня: речь идет о документах организаций, хранящихся в муниципальных архивах. На законодательном уровне не определены условия, прежде всего финансовые, на которых муниципальные архивы должны работать с организациями формы собственности субъектов Федерации.

архив автоматизация правовой

Глава 3. Оптимизация работы архива административного департамента Министерства культуры РФ

3.1 Процесс работы административного департамента Министерства культуры РФ

Архив административного департамента (далее - Архив) Министерства культуры РФ (далее - Министерство) является самостоятельным структурным подразделением Министерства без статуса юридического лица, пользуется печатью Министерства в установленном порядке, имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.

Архив административного департамента Министерства в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и инструкциями Федерального архивного агентства, распоряжениями главы Министерства и положением об архиве.

Архив административного департамента осуществляет функции по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в деятельности Министерства, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в федеральную собственность.

Основными задачами и функциями Архива административного департамента являются:

а) обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению:

хранение и учет документов, принятых в архив, предоставление в установленном порядке учетных данных;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, предоставление Министерства и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве;

б) обеспечение сохранности:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей;

архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в федеральную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории РФ;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

в) прием на депозитарное хранение по согласованию с Министерством при наличии свободных площадей и необходимых условий, документов действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

г) комплектование Архива административного департамента документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, в том числе:

составление списков организаций-источников комплектования архива, систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в

архив;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве;

д) организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве:

проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, подведомственных Министерству;

рассмотрение и согласование положений о ведомственном архиве, экспертной комиссии, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;

е) информационное обеспечение, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационная деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;

ж) реализация отдельных государственных полномочий Министерства в сфере архивного дела, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

Согласно должностной инструкции, начальник Архива административного департамента: осуществляет руководство деятельностью специалистов архива, контролирует исполнение документов вышестоящих организаций по развитию архивного дела; организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Специалист 1 категории Архива административного департамента является лицом, осуществляющим работу по комплектованию архива документами по личному составу. В период отсутствия начальника архива исполняет функции по руководству архивом. Таким образом, Архив административного департамента Министерства входит в сеть государственных архивных хранилищ Российской Федерации.

3.2 Основные направления совершенствования архивной работы

Характеризуя деятельность архивной службы за 2013 год, следует отметить в числе особенностей отчетного периода формирование современной информационной инфраструктуры, позволяющей совершенствовать работу архивов на основе широкого внедрения новейших технологий и принципиально новых подходов к решению актуальных задач.

Для расширения доступа к архивным документам в рамках создания электронного архива переведено в электронную форму около 8 тыс. единиц хранения, оцифрованы описи практически на 500 тыс. единиц хранения, в электронные описи внесено более 232 тыс. дел. В базу данных «Архивный фонд» введена информация обо всех фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Данная работа имеет важное значение в условиях роста посещаемости архивных сайтов и резкого увеличения количества обращений, поступающих по современным каналам связи: в сравнении с 2012 годом их количество увеличилось в 4 раза. При этом сохраняется устойчивая тенденция поступления большого количества обращений в архив.

Об особой социальной роли и значимости архивов свидетельствует то, что практически 90% обращений в архивы составляют запросы о предоставлении сведений для подтверждения пенсионных и имущественных прав граждан. Поэтому очень важно сокращение в отчетный период сроков рассмотрения запросов до 17 дней и увеличение количества положительных ответов на социально-правовые запросы до 92,7%. По итогам мониторинга общественного мнения удовлетворенность граждан составляет 100%, что отвечает задачам, определенным в Стратегии развития архивного дела.

Значительный резонанс имела выставочная деятельность, давшая возможность ознакомить общественность с неизвестными ранее архивными документами.

Удовлетворенность населения предоставляемой архивной информацией во многом зависит от качества комплектования и обеспечения сохранности документальных фондов. В связи с этим в целях предотвращения утраты документов в организациях активизирована работа по их подготовке к передаче на хранение в архивы. В отчетный период упорядочены и экспертно-проверочной комиссией комитета утверждены описи более чем на 21,7 тыс. дел управленческой документации. Вместе с тем, анализ свидетельствует о сохранении тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией.

Комплексный характер носили реализованные в 2013 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов. Главным образом они были направлены на укрепление и развитие материально-технической базы архивов, улучшение условий хранения документальных фондов.

Задачам совершенствования хранения документов была подчинена и модернизация технологического оборудования.

Несмотря на отмеченные недостатки, итоги деятельности архивной службы в целом свидетельствуют о высоком профессиональном, информационном, кадровом потенциале архивов и эффективном выполнении задач, определенных Стратегией развития архивного дела.

В связи с этим эффективность работы архива по итогам 2013 года определялась с учетом рейтинговых оценок по выполнению таких ведущих показателей как:

предоставление архивной информации пользователям;

упорядочение и прием документов на хранение в архивы;

ведение базы данных «Архивный фонд»;

выполнение объемов работ по оцифровке архивных документов;

наличие нарушений нормативных требований;

качество подготовки документов и вопросов для рассмотрения коллегиальными органами.

Одним из основных мероприятий следует назвать применение системы «Ведомственный архив организации».

Типовое прикладное решение «Ведомственный архив организации» предназначено для автоматизации бизнес-процессов деятельности архивной службы и ответственных делопроизводителей подразделений организации в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела.

Общая функциональная структура «Ведомственного архива организации» показана на рис. 1 и описана в табл. 1.

Таблица 1. Функциональное описание системы «Ведомственный архив организации»

№	Подсистема	Описание
1	Работа с номенклатурой дел (далее - НД) подразделений	Ведение в электронном виде НД подразделений с распределенной системой прав доступа. Согласование электронной НД подразделений с уполномоченными сотрудниками архива с возможностью возврата номенклатуры дел на доработку и указанием причины возврата. Сопровождение процесса согласования рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Внесение изменений в НД подразделений текущего года, автоматическую актуализацию сводной НД. Контроль процесса подготовки НД в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Поиск НД.
2	Работа со сводной НД предприятия	Автоматическое формирование сводной НД предприятия после завершения процедур согласования электронной номенклатуры подразделений. Поиск сводной НД.
3	Работа со сдаточными описями	Формирование сдаточных описей дел (формирование в системе сдаточной описи по установленному шаблону, редактирование сдаточной описи, направление сдаточной описи на проверку в архив, формирование обложек дел, в том числе и массовое). Проверка сдаточной описи уполномоченными сотрудниками архива с возможностью возврата на доработку и указанием причины возврата. Сопровождение процесса согласования рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Поиск описей.
4	Работа с внутренними описями	Формирование в системе внутренней описи дела по установленному шаблону. Редактирование внутренней описи дела.
5	Прием и размещение дел в архиве	Автоматическое создание регистрационных карточек (далее - РК) на дела в архиве. Формирование сдаточных описей. Автоматическое или ручное заполнение топографических указателей в РК.
6	Работа с заявками в архив	Формирование электронной заявки (формирование в системе электронной заявки по установленному образцу, редактирование электронной заявки, направление электронной заявки в архив), исполнение электронной заявки (автоматический поиск дел/документов по информации, указанной в заявке, управление признаками «исполняется», «исполнена», внесение информации о проделанной работе, возврат заявки в случае, если указано недостаточное количество информации для поиска). Сопровождение процесса исполнения заявки рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Ведение журнала учета заявок, контроль их исполнения.
7	Формирование аналитических данных	Формирование статистической отчетности по всем направлениям деятельности ведомственного архива по заданным параметрам в виде регламентных и оперативных статистических отчетов, например: учет поступлений/выбытия единиц хранения, учет поступивших и исполненных заявок, формирование статистических таблиц для отдельного дела/ед.хранения, учет выполненной сотрудниками архива работы, статистика количества сдаточных описей, отчет «Постеллажный справочник», отчет «Движение дел в архиве» и т.д.
8	Формирование бумажных копий документов	Обеспечивает возможность получения бумажных копий следующих документов: номенклатура дел, сдаточная опись дел, внутренняя опись дела, акт о выделении к уничтожению, заявка на выдачу дел или поиск документов в архиве, регистрационная карточка дела/единицы хранения.
9	Обеспечение процесса уничтожения дел	Формирование акта о выделении к уничтожению документов/дел, не подлежащих хранению. Согласование акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел.
10	Поиск единиц хранения	Реализована возможность поиска единиц хранения в архиве по заданному списку критериев с учетом распределенной системы прав доступа.
11	Журнал аудита действий пользователей	Обеспечивает возможность автоматического формирования и ведения журнала аудита действий пользователей в системе.
12	Управление пользователями и правами доступа	Обеспечена возможность следующих действий над учетными записями пользователей: создание учетной записи, удаление учетной записи, редактирование учетной записи.
13	Работа с электронными документами	Автоматическое формирование электронных дел. Поиск электронных дел по номенклатуре. Универсальный поиск электронных документов. Просмотр электронного дела при приеме дел в архив.
14	Управление справочниками	Все справочники, входящие в состав системы, обладают следующей основной функциональностью: постоянное хранение данных справочников, добавление новых элементов, редактирование элементов, удаление (удаление элементов возможно лишь в том случае, если другие существующие объекты системы не ссылаются на удаляемый элемент), просмотр элементов, просмотр списка элементов, фильтрация и сортировка списка элементов, поиск элементов. Типовой перечень справочников (может быть расширен): справочник категорий документов - список принятых в системе категорий документов, справочник инициаторов запросов - список принятых в системе инициаторов запросов, справочник мест хранения документов - список мест хранения документов, справочник архивохранилищ - список архивохранилищ, справочник подразделений, справочник сотрудников подразделений.
15	Потребление справочников из внешних систем	Обеспечивается функционал интеграции с внешними системами- источниками эталонных справочных данных (справочник организационной структуры предприятия и справочник сотрудников предприятия).



Рис.1. Система «Ведомственный архив организации»

На основе компонентов типового прикладного решения осуществляется адаптация (путем функционально-технологической настройки компонентов), то есть поддержка специфики конкретного предприятия. Учитываются особенности работы архива, подразделений, ответственных за делопроизводство и др. На основе адаптированного решения выполняется внедрение системы. Оно включает установку и тестирование программного обеспечения, выпуск эксплуатационной документации, подготовку персонала (администраторов и пользователей), проведение опытной эксплуатации с внесением изменений в настройки решения по возникающим требованиям.

Годовые ведомственные показатели позволяют более объективно и беспристрастно оценить работу архивов. Поэтому комитетом будет продолжен анализ эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов по указанным критериям. Это будет способствовать своевременному выявлению «узких мест», проблем и реализации мер по их устранению.

Во исполнение решений коллегии Росархива в приоритетном порядке важно продолжить реализацию мер по наращиванию информационной полноты баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», так как уже в этом году Федеральное архивное агентство планирует обеспечить доступ пользователей сети Интернет к БД, созданным государственными и муниципальными архивами. Таким образом Росархив предполагает создать автоматизированный информационный ресурс, позволяющий в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Для повышения престижа архивной службы важно повысить качество подготовки материалов, обеспечить продуманность и обоснованность очередности их размещения в сети Интернет. При этом недопустим случайный выбор документов для публикации.

Главным долгосрочным приоритетом является создание комфортных условий приема посетителей и удобства предоставления услуг. Поэтому План реализации Стратегии дополнен также положениями, ориентирующими деятельность архивов на приоритетность интересов граждан. Без этого невозможно достижение задач по обеспечению перехода к стандартам государственных услуг нового поколения, основанным не на позиции исполнителя, а на позиции потребителя этих услуг - гражданина, который обращается за получением архивной информации.

Уточнен также раздел о ресурсном обеспечении Плана реализации Стратегии, который учитывает целенаправленное проведение мероприятий, направленных на повышение кадрового потенциала архивной службы: создание условий для профессионального и социального роста архивистов, обеспечение обучения новым прикладным технологиям, широкое использование достоинств молодого поколения, способного вырабатывать новые подходы к решению проблем и предлагать неординарные варианты. Рекомендуется разработать планы повышения квалификации в каждом архивном органе и учреждении. В них учесть непрерывное повышение квалификации специалистов и обучение их новым технологиям. При этом важно гораздо полнее учитывать в зарплате квалификацию и профессиональные достижения специалистов. Оценка работы должна производиться с учетом конкретного вклада каждого специалиста в развитие архивного дела, в оказание обществу и гражданам конкретных услуг, а также открытость к переменам и вклад в решение стратегических задач.

Заключение

Основные выводы по итогам работы:

1.Для деятельности любого министерства, ведомства, учреждения, предприятия необходимы документы различных видов - положения, уставы, инструкции, договоры, приказы, распоряжения, акты и прочее. Каждый вид документа имеет собственное предназначение и несет в себе определенную разновидность управленческой информации. Циркуляция управленческой информации образует документооборот. Обеспечение контроля за документооборотом вплоть до передачи исполненных документов в архив - это одна из задач служб документационного обеспечения управления (делопроизводства).

Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) - структурное подразделение министерства, ведомства, предприятия, организации, осуществляющая единую систему делопроизводства. Под службами ДОУ подразумеваются известные структурные подразделения учреждений - канцелярии, секретариаты. В структуре министерств службы ДОУ носят название Общий отдел, Управление делами. Независимо от названия каждая служба ДОУ выполняет схожие правила организации документооборота, т.е. осуществляют единую систему делопроизводства.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном архиве, так и в личном.

Следует иметь в виду, что деятельность архивов регулируется отдельной от общего делопроизводства системой законодательных, нормативных и методических актов. Архивные службы в учреждениях - это так же самостоятельные структурные подразделения, только в небольших по штатной численности организациях работники служб ДОУ (например, секретарь) может совмещать обязанности по работе с архивом учреждения.

2.Управление архивным делом претерпело значительные изменения в постсоветский период. Наиболее полно влияние реалий современного социально-политического и экономического устройства российского общества отразил Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» позволило устранить правовые коллизии, которые возникли сразу же после принятия Основ законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», так как Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» основывается на разграничении предметов ведения и полномочий между Федеральным центром и субъектами РФ, между субъектами РФ и муниципальными образованиями. В данном федеральном законе определен порядок делегирования органам местного самоуправления государственных полномочий в сфере архивного дела, проведено четкое разграничение прав собственности на архивные документы между Федеральным центром, субъектами РФ и муниципальными образованиями.

Развитие информационных технологий и внедрение компьютерной техники в управленческую деятельность становятся неотъемлемой частью современного общества. Сегодня уже невозможно представить организацию без современной компьютерной техники. Результатом использования новых технологий становится появление новых видов документов - электронных.

3. В архиве административного департамента Министерства Культуры РФ комплексный характер носили реализованные в 2013 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов. Главным образом они были направлены на укрепление и развитие материально-технической базы архивов, улучшение условий хранения документальных фондов. Задачам совершенствования хранения документов была подчинена и модернизация технологического оборудования.

Несмотря на отмеченные недостатки, итоги деятельности архивной службы в целом свидетельствуют о высоком профессиональном, информационном, кадровом потенциале архивов и эффективном выполнении задач, определенных Стратегией развития архивного дела.

В связи с этим эффективность работы архива по итогам 2013 года определялась с учетом рейтинговых оценок по выполнению таких ведущих показателей как: предоставление архивной информации пользователям; упорядочение и прием документов на хранение в архив; ведение базы данных «Архивный фонд»; выполнение объемов работ по оцифровке архивных документов.

Одним из основных мероприятий следует назвать применение системы «Ведомственный архив организации». Типовое прикладное решение «Ведомственный архив организации» предназначено для автоматизации бизнес-процессов деятельности архивной службы и ответственных делопроизводителей подразделений организации в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела.

Для повышения престижа архивной службы важно повысить качество подготовки материалов, обеспечить продуманность и обоснованность очередности их размещения в сети Интернет. При этом недопустим случайный выбор документов для публикации.

Главным долгосрочным приоритетом является создание комфортных условий приема посетителей и удобства предоставления услуг. Поэтому План реализации Стратегии дополнен также положениями, ориентирующими деятельность архивов на приоритетность интересов граждан. Без этого невозможно достижение задач по обеспечению перехода к стандартам государственных услуг нового поколения, основанным не на позиции исполнителя, а на позиции потребителя этих услуг - гражданина, который обращается за получением архивной информации.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС «Гарант».

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ ст. 1 (с изменениями от 27 июля 2010 г.) // СПС «Гарант».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // СПС «Гарант».

4. Федеральный закон от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // СПС «Гарант».

5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // СПС «Гарант».

6. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года № 3 «Об утверждении «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» // СПС «Гарант».

7. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: Утвержден постановлением Госстандарта от 27 февраля 1998 № 28. // СПС «Гарант».

8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» от 12 марта 2007 г. Область применения // СПС «Гарант».

9. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. - М., 2008. - 201 с.

10. Алексеева Е.В. Архивоведение / под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М. : Академия, 2007. - 86 с.

11. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: проблемы и перспективы // Вестник архивиста. 2002. № 2. С. 100-104.

12. Булюлина Е.В. Архивоведение. - Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2008. - 125с.

13. Булюлина Е.В. Теория и методика архивоведения. - Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2008. - 274 с.

14. Егоров С.А. Обеспечение сохранности архивных документов //Вестник архивиста. 2009. № 4. С.56-66.

15. Егоров С.А. Современные угрозы архивным документам //Отечественные архивы. 2009. № 6. С.19-28.

16. Еремченко В.А. О работе архивных учреждений по исполнению социально-правовых запросов граждан //Сайт ФАА: о Росархиве: деятельность: отчеты, доклады Федеральной архивной службы

17. История Государственного архива Российской Федерации. Документы. Статьи. Воспоминания / отв. ред. С.В. Мироненко; отв. сост. О.Н. Копылова; сост.: Б.Ф. Додонов, Н.С. Зелов - М. : Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2010. - 694 с.

18. Казанцев Н.М. Публично-правовое регулирование государственной службы: институционно-функциональный анализ: монография. - М. : РАГС, 2009. - 380 с.

19. Козлов В.П. Вопросы деятельности архивных учреждений в условиях экономического кризиса //Сайт ФАА: о Росархиве: деятельность: отчеты, доклады Федеральной архивной службы

20. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования. - М.: ТЕРМИКА, 2007. - 148 с.

Размещено на Allbest.ru