Стоимость сданных работ и оказанных услуг списывается по фактической или нормативной (плановой) себестоимости с кредита счета 20 «Основное производство» или 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» в дебет счета 90 «Продажи» по мере предъявления счетов за выполненные работы и услуги. Одновременно сумму выручки отражают по кредиту счета 90 «Продажи» и дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

В последнее время широко применяется предварительная оплата намечаемой к поставке готовой продукции.

При предварительной оплате поставки, оговоренной в договорных условиях, поставщик выписывает счет-фактуру и направляет его покупателю. После получения этого документа покупатель платежным поручением переводит поставщику сумму платежа за продукцию.

При предоплате сумму поступивших платежей отражают в бухгалтерском учете до момента отгрузки продукции как кредиторскую задолженность и оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 51 «Расчетные счета»;

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

После отгрузки продукции она считается проданной и списывается в дебет счета 62 с кредита счета 90 «Продажи».

Если предварительная оплата выступает в форме авансового платежа и непосредственно не связана с конкретным счетом-фактурой, то поступившие платежи отражают по кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Покупатель может отказаться от оплаты отгруженной в его адрес продукции, если груз послан ошибочно, с нарушением сроков поставки, низкого качества продукции и по другим причинам. В этом случае в бухгалтерии поставщика составляют обратные записи по отгрузке продукции;

Дебет счета 43 «Готовая продукция»;

Кредит счета 90 «Продажи»;

Дебет счета 90 «Продажи»;

Кредит счета.62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Как уже отмечалось, при любом методе учета продажи продукции предприятия уплачивают НДС и акцизы.

Объектами налогообложения по НДС являются обороты по продаже товаров, выполненных работ и услуг, и товары, ввозимые на территорию Российской Федерации.

Исчисленную сумму НДС по проданной продукции оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 90 «Продажи»;

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость».

Если по условиям договора оплата товаров (работ, услуг) производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте, то при принятой для целей налогообложения учетной политике «по отгрузке» ранее начисленная сумма НДС корректируется с учетом возникающих курсовых разниц (п. 2 ст. 153 Налогового кодекса, письмо Министерства РФ по налогам и сборам от 31.05.2001 № 03-1-09/1632-П115).

Объектом обложения акцизами является оборот по продаже подакцизных товаров собственного производства.

Учет расчетов с бюджетом по акцизам осуществляют на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по акцизам».

На сумму акциза в составе выручки дебетуют счет 90 «Продажи» и кредитуют счет 68, субсчет «Расчеты по акцизам». Перечисление акциза отражают по дебету счета 68, субсчет «Расчеты по акцизам», и кредиту счета 51 «Расчетный счет».

Реализация продукции по договору купли-продажи.

Договоры купли-продажи регулируются главой 30 ГК РФ. Согласно ст. 454 ГК РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Отгруженная или сданная на месте покупателям (заказчикам) готовая продукция, расчетные документы за которую предъявлены этим покупателям (заказчикам), списывается в порядке реализации со счета 43 «Готовая продукция» в дебет счета 90 «Продажи».

Если договором поставки обусловлен момент перехода владения, использования и распоряжения отгруженной продукцией и риска ее случайной гибели от предприятия к покупателю (заказчику), отличный от указанного в главе 30 ГК РФ, то до оговоренного договором момента перехода права собственности эта продукция учитывается на счете 45 «Товары отгруженные». При фактической отгрузке ее производится запись по кредиту счета 43 «Готовая продукция» и дебету счета 45 «Товары отгруженные». В дальнейшем в момент перехода права собственности на отгруженную покупателю продукцию в бухгалтерском учете отражается проводка Дебет счета 90 «Продажи», Кредит счета 45 «Товары отгруженные».

Реализация продукции по договору комиссии.

Договоры комиссии регулируются главой 51 ГК РФ. Согласно ст. 990 ГК РФ по договору комиссии одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента.

Готовая продукция, переданная комитентом комиссионеру для реализации по договору комиссии, списывается со счета 43 «Готовая продукция в дебет счета 90 «Продажи». Моментом реализации продукции в бухгалтерском учете комитента является дата получения извещения комиссионера об отгрузке продукции покупателю (заказчику). При этом фактическая себестоимость отгруженной продукции и расходы по оплате услуг комиссионера, предварительно учтенные на счете 44 «Расходы на продажу», списываются в дебет счета 90 «Продажи».

Реализация продукции по договору мены.

Договоры мены регулируются главой 31 ГК РФ. Согласно ст. 567 ГК РФ по договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой товар. При этом каждая из сторон признается продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен.

Статьей 568 ГК РФ предусмотрено, что если из договора мены не вытекает иное, товары, подлежащие обмену, предполагаются равноценными, а расходы на их передачу осуществляются в каждом случае той стороной, которая несет соответствующие обязанности. В случае, когда в соответствии с договором мены обмениваемые товары признаются неравноценными, сторона, обязанная передать товар, цена которого ниже цены товара, предоставляемого в обмен, должна оплатить разницу в ценах непосредственно до или после исполнения ее обязанностей передать товар, если иной порядок оплаты не предусмотрен договором.

Следует отметить, что в Положении по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99) отражен порядок определения выручки по договорам мены. В соответствии в п. 6.3 ПБУ 9/99 величина выручки определяется на основании стоимости товаров (ценностей), полученных или подлежащих получению организацией, исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей. При невозможности установить стоимость товаров, полученных организацией, выручка определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет выручку в отношении аналогичной продукции.

Одним из существенных моментов договора мены является переход права собственности на обмениваемые товары. Гражданский кодекс РФ содержит диспозитивную норму, согласно которой стороны могут оговорить в договоре момент перехода права собственности на обмениваемые товары. Если законом или договором мены не предусмотрено иное, право собственности на обмениваемые товары переходит к сторонам, выступающим по договору мены в качестве покупателей, одновременно после исполнения обязательств передать соответствующие товары обеим сторонам. Моментом отражения выручки от реализации продукции является дата исполнения обязательств сторонами договора. Если в договоре определен иной момент перехода права собственности, выручка от реализации отражается в момент перехода права собственности на передаваемый товар.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 40 Налогового кодекса РФ (часть первая) налоговые органы при осуществлении контроля за полнотой исчисления налогов вправе проверять правильность применения цен по товарообменным (бартерным) операциям.

Порядок документального оформления операций по учету готовой продукции.

Выпущенные из производства готовые изделия сдаются на склад предприятия и документально оформляются. Документы, отражающие выпуск и сдачу готовой продукции (приемо-сдаточные накладные, приемо-сдаточная ведомость, спецификации, приемные акты и т. п.), имеют общее назначение, в основном одинаковые реквизиты, и выписываются в двух экземплярах под одним номером. В них указывается цех-сдатчик, склад-получатель, наименование и номенклатурный номер изделия, дата сдачи, учетная цена и количество сданной продукции. Один экземпляр документа находится в производственном цехе, а второй -- на складе. На каждую партию сдаваемой продукции делают запись в обоих экземплярах приемно-сдаточных документов. После окончания сдачи всей продукции в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов по каждому наименованию, виду и сорту подсчитывают и записывают количество штук или вес цифрами и прописью. Данные о сдаваемой продукции подтверждаются распиской приемщика в экземпляре сдатчика и, наоборот, распиской сдатчика в экземпляре приемщика.

К приемо-сдаточным документам, как правило, прилагается заключение лаборатории или отдела технического контроля о качестве продукции или делается отметка об этом на самом документе. При этом следует обратить внимание на то, что данные первичных документов о выпущенной продукции должны соответствовать данным журналов оперативного производственного учета.

По оформленным приемо-сдаточным накладным и актам продукция передается на склад готовой продукции и хранится там до отгрузки или отправки потребителям.

Отгрузка и отпуск готовых изделий покупателям осуществляется на основании заключенных с ними договоров или непосредственно в процессе свободной торговли.

Оперативный учет выполнения договоров о реализации продукции ведет отдел сбыта, который выписывает приказ-накладную. В ней объединяются два документа: приказ складу на отгрузку продукции и накладная на отпуск продукции со склада.

Данные приказа на отпуск продукции заполняет отдел сбыта, а данные о фактическом отпуске -- материально ответственное лицо, отпустившее продукцию.

Фактический отпуск продукции со склада оформляют счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной. Представители местных покупателей получают продукцию на складах по предъявлении доверенностей и расписки в приказе-накладной. При доставке продукции покупателям централизованно, в получении продукции со складов расписываются работники транспортно-экспедиционной службы.

Иногородним покупателям продукция отгружается железнодорожным, автомобильным или водным транспортом. В этом случае приказ-накладная является сопроводительным документом груза в пути и передается грузополучателю вместе с продукцией. Грузоотправитель при отгрузке продукции получает от станции (пристани) отправления товарную квитанцию и квитанцию о приеме груза.

При централизованной доставке готовой продукции покупателям автомобильным транспортом производственное предприятие может заключить договор на транспортные услуги с автотранспортным предприятием, а последние -- со своими шоферами о материальной ответственности за сохранность продукции. Лицам, осуществляющим централизованную доставку продукции, выдается "Книга регистрации сданных документов" с помещенной в ней доверенностью на право получения продукции для доставки по назначению. Отпуск продукции оформляют товарно-транспортной накладной. Обычно ее выписывают в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя для списания отгруженной продукции со склада; остальные экземпляры, заверенные подписью и печатью грузоотправителя, вручаются водителю. Водитель затем сдает грузоотправителю второй экземпляр с отметкой о передаче груза покупателю, а третий и четвертый -- в свое автохозяйство.

К товарным документам прилагаются спецификации (упаковочные ведомости), в которых приводится подробный перечень отгруженной продукции и дается ее характеристика, паспорта и проспекты на конкретные изделия, сертификаты качества продукции и другие документы, обусловленные договором поставки.

На основании товарных документов бухгалтерия (финансовый отдел) производственного предприятия выписывает на имя покупателя расчетные документы -- платежное требование, платежное требование-поручение и счет-фактуру для учета налога на добавленную стоимость. В расчетных документах указывают наименование и местонахождение поставщика и покупателя, номер договора поставки, вид отправки, сумму платежа по договору, стоимость дополнительно оплачиваемых тары и упаковки, транспортные тарифы, подлежащие возмещению покупателями (если это предусмотрено договором), сумму налога на добавленную стоимость, выделяемую отдельной строкой. При отгрузке изделий, не являющихся объектами налогообложения по НДС, расчетные документы выписывают без выделения суммы НДС, и на них делают надпись или ставят штамп "Без налога (НДС)".

Данные расчетных документов ежедневно записывают в ведомость учета и реализации продукции (ф. № 16 или 16а). В ведомости указывают дату и номер платежного требования, наименование поставщика, количество отгруженной продукции по ее видам, суммы, предъявляемые по счетам, и отметку об оплате счетов. Ведомость является формой аналитического учета товаров отгруженных. Готовую продукцию в ведомости отражают по учетным и отпускным ценам. Ведомость ф. № 16 используют при определении выручки по отгрузке, а № 16а -- при определении выручки по оплате.

Оперативный учет отгрузки ведут в отделе сбыта (маркетинга) в специальных карточках, книгах или журналах.[]

Складской учет готовой продукции и отчетность материально ответственных лиц.

Складской учет готовой продукции, как правило, ведут по видам, сортам и местам хранения в натуральных, условно-натуральных и стоимостных показателях.

На крупных предприятиях на каждое наименование продукции бухгалтерия открывает карточку складского учета и выдает ее работнику склада под расписку в реестре карточек. Карточки размещаются в картотеке склада по номенклатурным номерам продукции. Материально ответственное лицо производит записи в карточках по каждому приходному и расходному документу отдельной строкой. После каждой записи определяется и записывается в соответствующей графе остаток готовой продукции.

Работник бухгалтерии периодически проверяет правильность оформления приходных и расходных документов и записей в карточках складского учета. Проверка производится в присутствии материально ответственного лица. Правильность записей в карточках бухгалтер подтверждает своей подписью в графе "контроль" с указанием даты проверки. Обнаруженные расхождения и ошибки здесь же устраняются.

Остатки готовой продукции на начало следующего месяца переносятся из карточек складского учета в ведомость остатков (сальдовую книгу) по складу. Ее итоги сверяют с данными бухгалтерии.

В установленные сроки, заведующие складами (кладовщики), на основании первичных приходных и расходных документов, составляют и представляют в бухгалтерию отчеты о движении готовых изделий в двух экземплярах. В них указываются остатки готовых изделий на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т. е. поступление и выбытие. Первый экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй, с распиской бухгалтера, возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета.

Все первичные документы, отражающие движение готовых изделий, также периодически сдаются в бухгалтерию материально ответственными лицами. Они могут быть приложены либо к отчету о движении готовых изделий, либо для этого составляют реестр типовой формы (М-18). Реестр составляется раздельно по приходу и отпуску готовой продукции.

В бухгалтерии отчеты материально ответственных лиц, а также приходные и расходные документы о движении готовой продукции подвергаются проверке и таксировке. При проверке обращается внимание на: правильность оформления документов; законность и целесообразность отражаемых операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; правильность перенесения остатков с предыдущего отчета и т. д. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков на конец отчетного периода.

После проверки отчета и первичных документов бухгалтер приступает к их бухгалтерской обработке. Ее сущность заключается в составлении бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

Приемо-сдаточные накладные на выпуск готовой продукции записываются в ведомости выпуска готовых изделий. По окончании месяца в ведомости подсчитывают количество выпуска по каждому виду изделий и определяют стоимость выпущенной продукции по учетным ценам, по фактической себестоимости и отпускным ценам. Если учетной ценой является плановая (нормативная) производственная себестоимость продукции, выявляется производственный результат деятельности (экономия или перерасход).[]

Финансово-хозяйственные операции по отражению выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции.

Если в учетной политике предприятия закреплено, что учет готовой продукции осуществляется по нормативной себестоимости с использованием счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», метод признания выручки от реализации продукции - «по отгрузке».

Рассмотрим такую ситуацию:

-остаток готовой продукции на складе ОАО «КЭМЗ» в денежном выражении составляет 60000 руб. (или 6000 бутылок минеральной воды или 300 мест (упаковок) в количественном выражении).

-сумма отклонения фактической производственной себестоимости от стоимости по учетным ценам по остатку продукции на складе составляет 2000 руб. (экономия)

-20.03.04г. изготовлена продукция на сумму 813559,33 руб. (4000 мест) и оприходована на склад. Сумма отклонений фактической производственной себестоимости от нормативной составила 2000 руб. (экономия).

-21.03.04г. отгружена продукция ОАО «КЭМЗ» по договору №5 от 15.03.04г. по продажной цене 960000 руб., в том числе НДС 146440,67 руб. (3000 мест). Нормативная себестоимость отгруженной продукции равна 600000 руб.

Рассмотрим процесс отражения данных операций в первичных документах.

Поступление готовой продукции на склад из производства отражается в «накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»

На основании договора, отдел маркетинга или бухгалтерия выписывает «приказ-накладную». В ней объединяются два документа: приказ складу на отгрузку продукции и накладная на отпуск продукции со склада

Материально ответственное лицо на складе заносит данные по движению продукции в «ведомость остатков».

Бухгалтерия заносит данные по движению продукции в «ведомость учета и реализации продукции»

На покупателя выписывается «счет-фактура».

В банк покупателя направляется «платежное требование-поручение».

В бухгалтерии составляются бухгалтерские проводки и в конце месяца выявляется финансовый результат от реализации готовой продукции.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники

В современном обществе деятельность организаций все в большей степени начинают зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие - то действия необходимо провести большую работу по сбору и переработки информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание таких рациональных решений в любой сфере требует обработке больших объемов, что подчас невозможно без применения специальных средств вычислительной техники, а именно компьютеров. Далее под средствами вычислительной техники мы будем понимать персональный компьютер как основное электронно - вычислительное устройство. Область сфер применения компьютеров с каждым годом расширяется, это зависит от их производительности, технические характеристики которых улучшаются с каждым годом, и стоимости.[]

На сегодняшний день практически все предприятия используют в соей деятельности компьютеры, исключение не составили и заводы, деятельность которых автоматизирована с помощью средств вычислительной техники.

Еще до применения компьютеров в учете реализации продукции финансовый отдел сталкивался с множеством проблем, на решение которых уходило много времени и средств. К таким наиболее характерным проблемам относятся:

- большой объем утомительной бумажной работы: оформление различных форм документов, составление различных отчетов и так далее

- низкая оперативность и трудоемкость обработки большого потока информации

- несовершенство организации процессов сбора, передачи обработки и выдачи информации, которая снижает качество управления деятельностью отдела сбыта.

К тому, нет гарантии того, что вся работа будет выполнена достоверно и без ошибок.

Исходя из этих проблем, в финансовом отделе, как и во многих других отделах, просто “напрашивается” необходимость использования компьютеров.

Однако наличие самой вычислительной техники не избавляет от данных проблем. Необходимо иметь соответствующее программное обеспечение, которое организует и выполняет учет реализации продукции.

В данной дипломной работе была разработана автоматизированная система учета реализации продукции - программа “Realiz”, направленная на автоматизацию учета выпуска, отгрузки и реализации продукции на ОАО Концерн КЭМЗ. Данная программа позволят решить практически все перечисленные выше проблемы, при этом имеет следующие достоинства

- снижает затраты на обслуживания и улучшает показатели деятельности концерна

- увеличивает объем переработки информации и снижает трудоемкость работ

- не требует большого количества персонала на осуществление учета

- не требует от пользователя каких либо специальных навыков работы с программой

Таким образом имея в распоряжении компьютерную технику и автоматизированную систему - Realiz, финансовый отдел избавляется от выше перечисленных проблем и получает экономический выигрыш, который заключается в том, что расходы на осуществление учета реализации продукции намного выше, чем те расходы которые предприятие затратило на приобретение соответствующей компьютерной техники и программного обеспечения “ Realiz ”

Для нормального функционирования программы Realiz, компьютер должен иметь следующие характеристики.

- процессор с тактовой частотой не менее 233 Мегагерц

- оперативную память 16 Мегабайт (для комфортной работы желательно иметь 32 мегабайт оперативной памяти) и выше

- наличие операционной системы Windows 95, Windows 98, или более последней версии

- наличие монитора для вывода данных на экран, а также желательно иметь устройство для выдачи информации на печать, для формирования отчетов

- устройство ввода информации (клавиатура, мышь и тому подобное)

Как уже отмечалось выше, от пользователя не требуется, каких либо специальных навыков работы с программой, однако он должен иметь четкое представление о бухгалтерском учете на предприятии.

1.4 Общая характеристика организации машинной обработке

Любое программное обеспечение по всем правилам должно адекватно отражать предметную область. В данном случае в программе Realiz реализуется выполнение всех действий, которые предусмотрены бухгалтерским учетом при осуществлении учета реализации продукции. Причем эти действия должны осуществляться с учетом всех требований и нормативов федерального закона "О бухгалтерском учете".

1.5 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Широкая потребность в автоматизированной обработке массовой информации на ЭВМ выдвинула потребность и в специализированных языках обработки данных. Такие средства обычно включаются в состав систем управления базами данных (СУБД), но могут существовать и отдельно. Пакеты СУБД дают возможность пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам быстро разрабатывать более совершенные программные средства - приложения. Характеристики готовых приложений определяются, прежде всего, принятой в СУБД организацией данных и типом используемого транслятора.

По способу установления связей между данными различают реляционную, иерархическую и сетевую модели.

Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели. Для нее имеется развитый математический аппарат - реляционное исчисление и реляционная алгебра, где для баз данных (отношений) определены такие хорошо известные теоретико-множественные операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и другие.

Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком же - жесткость структуры данных, то есть невозможность, например, задания строк таблицы произвольной длины, и зависимость скорости ее работы от размера базы данных. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всей базы.

Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической модели такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы удовлетворены быть не могут.

Указанный недостаток снят в сетевой модели, где, по крайней мере теоретически, возможны связи «всех со всеми». Поскольку на практике это, естественно, невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям. Использование иерархической и сетевой моделей ускоряет доступ к информации в базе данных. Но поскольку каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы, требуются значительные ресурсы как дисковой, так и основной памяти ЭВМ. Недостаток основной памяти, конечно, снижает скорость обработки данных. Кроме того, для таких моделей характерна сложность реализации СУБД.

Хотя и известны попытки создания систем управления базами данных, поддерживающих сетевую модель для персональных компьютеров, в настоящее время реляционные системы лучше соответствуют их техническим возможностям и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации - индексированием баз данных.

Наличие в СУБД языка программирования позволяет создавать сложные системы обработки данных, ориентированные под конкретные задачи и даже под конкретного пользователя.

При выборе принципа проектирования информационного обеспечения комплекса задач наиболее важными являются выбор СУБД и использование диалога.

СУБД FoxPro фирмы Microsoft обладает исключительно высокими скоростными характеристиками и в этом отношении заметно выделяется среди интерпретирующих систем. Практически по всем показателям Fox-программы работают заметно быстрее Clipper-программ. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде FoxPro, по мощи и гибкости отвечают любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Здесь может быть реализован максимально удобный, гибкий и эффектный пользовательский интерфейс. В FoxPro поддерживаются разнообразные всплывающие и многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, реализованы функции низкоуровневого доступа к файлам, управление цветами, настройка принтера, данные могут быть представлены в виде, похожем на электронные таблицы, и т. п. Система также обладает средствами быстрой генерации экранов, отчетов и меню, поддерживает язык SQL, устойчиво работает в сети.

Все данные и другая информация СУБД хранятся на магнитных дисках в дисковых файлах. Файл данных, или база данных, представляет собой таблицу, каждая строка которой (запись) содержит некоторые сведения об описываемом объекте/объектах. Каждая клетка записи называется полем записи. В записи базы данных имеют идентичную, заданную пользователем структуру и размеры. (Таб.3)

Таб. 1.3

База данных

Поле 1	Поле 2	…	Поле N
Запись 1
…
Запись K

В FoxPro можно создавать и обрабатывать несколько типов дисковых файлов. Каждому файлу программист дает имя по обычным правилам, принятым в MS DOS.

Ввиду того что язык создания информационных систем ориентирован на непосредственный диалог с пользователем по обработке данных, находящихся в дисковых файлах, для него обычно характерны следующие особенности:

наличие мощных команд обработки файлов;

развитые средства ведения диалога (меню, «горячие» клавиши);

удобные средства ввода/редактирования данных;

возможность ускоренного доступа к данным (индексирование);

управление дизайном экрана(окна, цвет, рамки, звук);

удобный вывод данных на экран, бумагу, текстовый файл;

развитый аппарат обработки символьных данных.

И всеми этими возможностями в высокой степени обладает язык FoxPro.[]

1.7 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (внутримашинной технологии) комплекса задач

В настоящее время широко используются пакетный и диалоговый режим обработки данных, причем последний не является альтернативой первого, а может рассматриваться скорее как его развитие. Выбор того или иного режима вытекает из особенностей каждого из них и особенностей решаемой задачи.

Диалоговый режим предполагает активное вмешательство пользователя в процессе работы комплекса и ориентацию на безбумажную технологию. В ходе его выполнения отсутствует заранее установленная последовательность операций обработки данных и дополнительного ввода.

В процессе решения задачи удобство диалогового режима в полной мере проявляются в процессе общения с базой данных.

Среди них можно отметить такие как:

возможность перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;

обеспечение более быстрого поиска данных;

улучшение характеристик выходных данных за счет оперативной коррекции запроса с терминала;

возможность расширения, сужения или изменения направлений поиска сразу после получения результатов;

множественность точек доступа;

быстрый доступ к относительно редко используемой информации;

оперативный анализ получаемых сведений.

Приближение пользователя к процессу обработки данных повлекло за собой много проблем и одна из них - это проблема диалога конечного пользователя ЭВМ. В настоящее время эта проблема решается в двух альтернативных направлениях: создание меню ориентированных систем и систем, основанных на использовании языков, близких к естественному.

Меню-ориентированные системы применяются тогда, когда число переборов вариантов расчетов относительно невелико. Обычно в меню с пятиуровневой иерархией уже наступает комбинаторный взрыв. При необходимости повышения гибкости диалога более удобен язык близкий к естественному, однако, реализация его всегда сложна.

В настоящее время в развитии вычислительной техники наметилась тенденция к рассредоточению вычислительных мощностей в пределах вычислительных систем. Все большее распространение приобретают вычислительные системы, в которых применяется распределенная обработка данных с использованием мини - и микро- ЭВМ. Этому способствовало широкое распространение микрокомпьютеров, характеризующихся: низкой стоимостью и малыми габаритами; хорошим отношением «стоимость-производительность»; простотой в обслуживании и эксплуатации; относительно небольшими затратами на обеспечение повышенной надежности; возможностью строить комплексы и варьировать их конфигурации; наличием проблемно-ориентированных операционных систем; возможностью решения экономических и управленческих задач в интерактивном режиме.

Это предопределило главную особенность тенденции - приближение таких ЭВМ непосредственно к местам возникновения и использования информации, их распределению по отдельным функциональным сферам деятельности, а, следовательно, и к изменению самой технологии обработки данных в направлении децентрализации. Структурно они реализуются как сети ЭВМ.

При обосновании применения распределенных систем обработки данных необходимо отметить и их особенности:

большое количество взаимодействующих вычислительных машин, выполняющих функции сбора, регистрации, хранения, передачи, обработки и выдачи информации;

значительные вычислительные мощности;

распределение обработки, хранения и использования данных;

доступ пользователя к вычислительным и информационным ресурсам сети;

симметричный интерфейс обмена данными между всеми узлами сети;

возможность управления всеми элементами сети и ее расширяемость.

Для обмена данными до появления локальных вычислительных сетей пользовались дискетами.

Из нескольких автономных персональных компьютеров можно построить так называемую локальную вычислительную сеть (ЛВС). Основная цель ЛВС - совместное использование ресурсов вычислительной установки, а именно: дисковой памяти, программ, принтеров, данных. Что даёт нам совместное использование ресурсов?

Во-первых, это экономит затраты на приобретение и эксплуатацию аппаратных средств. Представьте, что в офисе фирмы шесть ПК, и шесть человек постоянно решают примерно одинаковые задачи, с применением мощных профессиональных систем (текстовых процессоров, электронных таблиц, СУБД). Без сети придется иметь полные копии этих систем на всех ПК и полные копии всех информационных файлов, а это ведет к излишнему расходу дорогостоящей дисковой памяти. Кроме того, понадобится шесть принтеров, а если не шесть, то пользователь ведет испытывать постоянные неудобства и терять массу времени.

Во-вторых (и это главное), совместное использование данных позволяет создавать такие системы, с которыми либо невозможно работать на автономных ПК, либо такая работа будет крайне неэффективной.

Для ЛВС один из ПК объявляется главным компьютером сети. Его называют файловым сервером, файл-сервером или просто сервером (от английского server - обслужить). Остальные компьютеры называются рабочими станциями и соединяются с файл-сервером (а иногда между собой) с помощью сетевых плат и специальных кабелей. Рабочая станция может по-прежнему исполнять функции персонального компьютера: она сохраняет обычную операционную и файловую системы. Однако в целом работой сети управляет специальная сетевая операционная система, основная часть которой размещается на файл-сервере, но отдельные элементы имеются и на рабочих станциях. В сеть можно включить один или несколько принтеров и другие периферийные устройства. На жёстком диске файл-сервера размещают основные файлы и программы информационной системы.

Некоторые сети имеют несколько серверов, однако, существуют и так называемые одно-ранговые ЛВС, в которых все компьютеры равноправны.

Сетевая ОС позволяет разграничить права доступа отдельных пользователей к ресурсам сети. Например, некоторым людям может быть запрещён доступ к обновлению системной информации сети, некоторым - к чтению каких-то файлов и т.п. Защита сети - непременно условие её работоспособности, так как неопытный пользователь может мгновенно загубить всю информацию на сервере.

При решении таких задач, как управление складом, все сотрудники, работающие на рабочих станциях, с помощью специального пароля входят в сеть и могут пользоваться одним и тем же программным обеспечением и одной и той же базой данной, которые находятся на сервере. Разумеется, конкретный сотрудник может использовать не все программы системы; кроме того, некоторые программы могут «проживать» на рабочей станции и обращаться к серверу за данными.

Все задания на печать, поступающие с рабочих станций, сетевая ОС помещает в очередь, и один и тот же сетевой принтер может последовательно печатать документы разных пользователей.

Обслуживанием ЛВС на предприятии занимаются специальные сотрудники - администраторы сетей, однако, работа рядового пользователя мало отличается от работы на автономном компьютере. После включения рабочей станции, обычно выполняется несложная процедура входа в сеть (команда плюс пароль), а далее работает также, как на автономном ПК.

1.8 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Сбор исходной информации осуществляется на основании первичных документов, которые поступают в финансовый отдел из отдела сбыта, бухгалтеров или других подразделений. Исходя из этого интерфейс программы Realiz, а именно диалоговый режим, разработанный в соответствии с требованиями этих первичных документов, представляет собой ту среду, в которой пользователь и программа обмениваются друг с другом данными, которые адекватно и полно отражают эти документы. То есть, грубо говоря, вся необходима информация первичных документов обязательно будет отражена в специальных формах программы Realiz.

К сожаленью в Дагестане еще не достаточно хорошо налажена система передачи информации по соответствующим каналам связи (с помощью Internet или других выделенных каналов связи). Поэтому в программе Realiz не предусмотрена такая возможность.

Одной из отличительной особенностью программы Realiz является то, что в ней предусмотрена возможность контролировать ввод данных, которая осуществляется еще до того, когда информация заносится в базу данных. Такая необходимость обосновывается тем, что базы данные должны содержать только достоверную, логически - правильную информацию, которая не должна послужить причиной возникновения ошибок в ходе работы программы.

Такой контроль классифицируется на синтаксический и логический контроль.

Синтаксический контроль предполагает, что данные вводимые в соответствующие графы форм программы Realiz подвергаются проверке, является ли вводимая информация текстовой, например при вводе покупателя или является ли числовой - при вводе суммы операции.

К логическому контролю относятся такие операции, когда мы, например, вводим фамилию покупателя который не зарегистрирован в программе Realiz. Поэтому нам сначала необходимо зарегистрировать его в списке клиентов, а затем уже производить связанные с ним какие - либо конкретные операции.

Логическому контролю также подвергается и каждая вводимая бухгалтерская проводка. То есть программа Realiz не позволяет вводить неправильные и неосмысленные с точки зрения бухгалтерского учета проводки. Это достигается следующим образом, каждая вводимая проводка сверяется с базой данных, которая содержит в себе все бухгалтерские проводки. И когда пользователь старается ввести неправильную бухгалтерскую проводку, которая не содержится в соответствующей базе данных, то на экран выводится соответствующее сообщение об ошибке.

Помимо всего этого, логическому контролю также подвергается и вводимая сумма операции, причем здесь осуществляется не только контроль, но и еще и автоматическое исправление ошибки. Поэтому когда пользователь вводит сумму операций не кратную их количеству, то программа Realiz автоматически округляет ее (с минимальными потерями) до ближайшего целого числа которое кратно количеству.

Выдачи информации в программе Realiz осуществляется в виде готовых отчетов. Все операции по определению остатков на конец дня или отчетного периода, и оборотов программа выполняет автоматически. Все эти отчеты мы можем вывести на печать прямо из программы Realiz или сохранить в виде файлов, на различных носителях информации, или просто, вывести их на экран компьютера.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

В этой части дипломной работы будут детально рассмотрены все аспекты проектирования программы Realiz.

При изложении материала, будут рассматриваться только конкретные, непосредственно касающиеся данного комплекса задач аспекты, без излишних подробностей и всяких пояснений, которые делают проектную часть, непонятной с точки зрения четкой структурной логики.

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Инфологическая модель данных и ее описание

Для того, чтобы база данных адекватно отражала предметную область, мы должны хорошо представлять себе все нюансы, присущие данной предметной области, и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому, прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо как следует разобраться, как функционирует предметная область, для отображения которой мы создаем базу данных. Предметная область должна быть предварительно описана. Для этого в принципе может использоваться и естественный язык, но его применение имеет много недостатков, основными из них являются громоздкость описания и неоднозначность его трактовки. Поэтому обычно для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства.

Информационное обеспечение данного комплекса задач реализуется на основе инфологической модели. Под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненной с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств. Инфологическая модель должна строиться вне зависимости от того, будем ли мы в дальнейшем использовать какую-либо СУБД или пользоваться другими программными средствами для реализации своей информационной системы. Основным требованием к инфологической модели (ИЛМ) является требование адекватного отображения предметной области. В связи с этим для представления ИЛМ должен обладать достаточными выразительными возможностями для отображения явлений, имеющих место в предметной области.

Инфологическая модель должна быть непротиворечивой, она должна обладать свойством легкой расширяемости, обеспечивающим ввод новых данных без изменения ранее определенных. То же самое можно сказать и об удалении данных. Желательно, чтобы язык спецификации ИЛМ был одинаково применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании информационных систем.

Инфологическая модель должна легко восприниматься разными категориями пользователей. Желательно, чтобы инфологическую модель строил специалист, работающий в этой предметной области. ИЛМ должна легко и однозначно восприниматься всеми специалистами, которые в дальнейшем участвуют в процессе проектирования баз данных и программного обеспечения. Для описания ИЛМ используются языки аналитического типа (описательного типа), так и графические средства (блок-схемы).

Существует ряд средств автоматизации проектирования, для которых исходные данные представляются в виде совокупности графических схем. Графическое представление является наиболее наглядным и простым для восприятия и анализа, поэтому в дальнейшем будет использоваться графическое отображение модели.

Компонентами инфологической модели являются:

Описание объектов и связей между ними;

Описание информационных потребностей пользователей;

Алгоритмические связи и показатели;

Лингвистические отношения;

Организация целостности.

Классом объектов называют совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Объекты могут быть двух типов: реальные объекты и абстрактные объекты.

Каждому объекту в классе объектов присваивается свое уникальное имя (идентификатор). Каждому классу объектов в модели присваивается уникальное имя.

Связи между объектами и характеризующими его свойствами изображаются в виде линий, соединяющих обозначение объекта и его свойств. Свойства могут быть единичными (например, год рождения) и множественными (например, один человек может знать несколько языков).

Обычно для изображения связей между объектом и его единичным свойством используется единичная стрелка, а для множественных свойств - двойная стрелка.

Свойства могут быть статистическими (постоянные, не изменяющиеся с течением времени) и динамическими (изменяющиеся с течением времени).

Некоторым объектам из класса объектов присущи свойства, которые не характерны для других объектов из этого же класса. Такие свойства называются условными. Кроме связей между объектом и его свойствами в инфологической модели фиксируются связи между объектами разных классов.

Различают следующие виды связей:

один к одному;

один ко многим;

многие к одному;

многие ко многим.

Инфологическая модель отображает классы объектов и связи между ними.

Связи между разными классами объектов могут быть: обязательные и необязательные. Для указания этой ситуации существует понятие класс принадлежности.[]

Инфологическая модель комплекса задач, рассматриваемого в данном дипломном проекте, имеет следующий вид:

вычислительная техника модель данные

2.1.2 Характеристика входной информации

В этом разделе мы рассмотрим информацию, которая в программе Realiz является входной. Под формами ввода мы будем понимать визуально организованные в программе Realiz окна содержащие поля ввода данных.

Термин «модуль», как синоним понятия «часть ПО» - программная единица, для создания которой нужен минимум знаний о других программных единицах, составляющих ПО; перекомпоновка и замена модулей не должна вызывать перекомпоновки ПО в целом. Таким образом, центральная концепция модульности - независимость. Модуль:

должен реализовать единственную функцию, иметь один вход и один выход;

должен возвращать управление тому, кто его вызвал, иметь возможность обращаться к другим модулям;

не должен сохранять историю своих вызовов;

должен быть сравнительно не велик (рекомендуемая специалистами длина исходного текста модуля - одна страница распечатки АЦПУ).

Для достижения независимости модулей часто при проектировании ПО используется принцип информационной локализованности, который состоит в том, что вся информация о структуре данных, требующихся многим компонентам ПО, сосредоточивается («упрятывается») в одном модуле. Доступ к данным осуществляется только через этот модуль. Таким образом, конкретное представление структур данных скрывается от всех модулей - пользователей. При необходимости изменения структур данных все связанные с этим модификации будут сосредоточены только в одном модуле.

Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов имеет следующий вид: (Рис. ).

2.1.3 Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Организация технологического процесса осуществляется следующим образом:

Сбор информации.

В начале происходит сбор всех необходимых документов, то есть приемо-сдаточные накладные, акты, ведомости отгрузки, планы-карты, платежные требования, счета-фактуры.

Обработка информации.

Обработка данных осуществляется непосредственно за компьютером - ввод оперативной информации, корректировка постоянной, если произошли изменения, выполнение основных расчетов, формирование выходных форм документов.

Выдача информации.

Выдача информации реализована через выходные документы, которые формируют соответствующие процедуры программы. К ним относят:

справка о выпуске заказа;

справка о выпуске продукции на складах;

справка о расходе заказа со склада;

справка о расходе продукции по производству;

справка о покупателе;

справка о отгрузке и реализации продукции;

журнал № 16;

дебиторская задолженность;

платежи за месяц;

Все эти выходные документы можно получить через опцию меню Справки.

3. РАСЧЕТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

3.1 Характеристика типовой методики расчета экономической эффективности

В соответствии с ГОСТ 24.702 - 85 целесообразные варианты построения СОЭИ выбираются путем балансирования показателей приращения эффекта Э, получаемого за счет создания или совершенствования СОЭИ, и затрат Q. Математически эту задачу формулируют в виде

МАХ Э при Q = const.

или в виде обратной задачи:

МIN Q при Э = const.

При оценке эффективности СОЭИ используют обобщающие и частные показатели.

К основным обобщающим показателям экономической эффективности относятся (1,2):

1. Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений:

E _p= П/ К,

где П - годовая экономия (годовой прирост прибыли), руб.;

К - единовременные затраты, руб.

2. Годовой экономический эффект:

Э = П - К Е _н,

где Е_н - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений (в соответствии с (2) Е_н= 0,15).

Произведение КЕ_н в данном случае следует рассматривать как нормативную прибыль, которая должна быть получена от внедрения системы.

3. Срок окупаемости :

Т = К/П = 1/Е_р.

Расчет перечисленных обобщающих показателей предполагает предварительное вычисление частных показателей, характеризующих создаваемую или модернизируемую СОЭИ, таких как:

- годовая экономия (годовой прирост прибыли); единовременные затраты на разработку и внедрение системы;

- среднегодовая трудоемкость функционирования;

- длительность обработки информации;

- надежность технических средств;

- увеличение затрат вследствие ненадежности КTC (комплекса технических средств), руб.

- достоверность и др.

Годовая экономия П рассчитывается следующим образом:

П = _у + Пм + Пп,

П _у = З_б - З_п ,

где З_б, З_п - приведенные к одному году затраты на обработку информации соответственно при существующем и предполагаемом вариантах организации СОЭИ.

Среднегодовые затраты на обработку информации (З_б, Зп), приведенные выше в формуле, должны определяться с учетом всех стадий жизненного цикла СОЭИ:

Зп = (Р+С)/Тэкс + Ф + А/Тмод + Z,

где Р - стоимость приобретения и освоения используемых средств автоматизации проектирования, руб.;

С - единовременные затраты на создание и внедрение системы, не учитываемые в себестоимости машино- часа, руб.;

Тэкс - предполагаемый срок эксплуатации СОЭИ, лет;

Ф - среднегодовые затраты на функционирование СОЭИ (текущие затраты), руб.;

А - единовременные затраты на модернизацию (адаптацию системы к изменившимся условиям применения), руб.;

Тмод - среднее время между смежными периодами модернизации, лет;

Z - среднегодовая сумма потерь вследствие ненадежности СОЭИ, руб.

Показатель Р равен нулю, если при создании СОЭИ привлекаются только штатные средства программного обеспечения ЭВМ (операционные системы и их утилиты, трансляторы с алгоритмических языков и т.д.). В остальных случаях значение показателя Р определяется на основании соответствующих прейскурантов.

Единовременные затраты на создание СОЭИ (С) в общем виде равны сумме затрат на проектирование (R) и удельных затрат на приобретение, монтаж, наладку используемых средств (Квт), однако, вследствие того, что Квт учитывается при расчете себестоимости машино-часа, во избежание двойного счета значение С в большинстве случаев следует принимать равным R.

Единовременные затраты на проектирование (R) определяются следующим образом:

R = S тз Ттз + Sтп Ттп + Sрп Трп + Sвн Твн,

где Ттз, Ттп, Трп, Твн - трудоемкость соответствующей стадии создания системы - ТЗ, ТП, РП, внедрение;