Информация о зарегистрированных документах передается из электронного каталога отдела документооборота в электронную базу данных соответствующих подразделений (или при необходимости на бумажном носителе).

Корреспонденция, поступившая через средства электронной и факсимильной связи, также регистрируется и с отметкой «Эл.почта» или «факс» передается руководителям согласно их функциональным обязанностям в электронном виде или при необходимости на бумажном носителе.

Учетные сведения о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе данных 5 лет, после чего они записываются на электронные носители и переносятся в архивную базу данных.

Письма и поручения, адресованные Мэру г. Казани, в Казанскую городскую Думу, Председателю Казанской городской Думы, Руководителю Исполнительного комитета подлежат регистрации в отделе документооборота с отметкой о переадресовании в Городскую Думу и передаче в Контрольное управление для формирования проекта поручения Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета.

В обязательном порядке передаются полученные в адрес Мэра г. Казани:

- корреспонденция из федеральных и республиканских органов государственной власти и управления и должностных лиц;

- письма граждан, контролируемые федеральными и государственными органами власти и управления, Президентом Республики Татарстан, Президиумом Государственного Совета Республики Татарстан, Премьер-министром Республики Татарстан, депутатами Государственной Думы Российской Федерации;

- жалобы на органы и должностные лица местного самоуправления, на депутатов и сотрудников Казанской городской Думы.

Перечень федеральных и республиканских органов власти и управления и должностных лиц, от которых корреспонденция в обязательном порядке передается Мэру г. Казани, определяется руководителем секретариата Исполнительного комитета. Руководителю Исполнительного комитета - руководителем аппарата Исполнительного комитета.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

После рассмотрения документа Мэром г. Казани, Руководителем Исполнительного комитета документы направляются отделом документооборота исполнителям.

Исполненные поручения Мэра г. Казани с исходящим письмом передаются исполнителем в Казанскую городскую Думу для присвоения номера и даты, передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Исполненные поручения Руководителя Исполнительного комитета с исходящим письмом передаются помощником (референтом) в отдел документооборота для присвоения исходящего номера и передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Зарегистрированные документы с регистрационной карточкой, не поступающие на рассмотрение Главе муниципального образования, Руководителю Исполнительного комитета передаются на рассмотрение первым заместителям, заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета согласно их функциональным обязанностям.

Помощником или референтом заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета согласно регистрационной карточке формируется проект поручения и передается на рассмотрение.

После рассмотрения заместителем Руководителя Исполнительного комитета или руководителем аппарата Исполнительного комитета документа он передается через отдел документооборота исполнителям.

Корреспонденция, ошибочно поступившая заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета или в подразделения Исполнительного комитета, незамедлительно возвращается в отдел документооборота.

Возврат в отдел документооборота поступивших от предприятий и организаций оригиналов писем, информационного материала с сопроводительным письмом и иной служебной корреспонденции с отметкой заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата в регистрационной карточке об итогах рассмотрения осуществляется в соответствии с законодательством в месячный срок, если в письме не указан иной срок рассмотрения.

2.3 Порядок работы с исходящей корреспонденцией

Исходящий документ - документ, отправляемый из организации.

Подготовка и оформление исходящих документов производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета должна быть отпечатана на гербовых бланках, изготовленных типографским способом. Запрещается использование бланков, изготовленных посредством компьютерной и копировально-множительной техники.

Гербовые бланки Мэра г. Казани хранятся в общем отделе Казанской городской Думы, подлежат учету и выдаются под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором.

Гербовые бланки Исполнительного комитета (приложение №1), утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительного комитета, хранятся в отделе документооборота, подлежат учету и выдаются сотрудниками отдела помощникам (референтам) Руководителя Исполнительного комитета, первых заместителей, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором. Уничтожение бланков осуществляется по акту.

Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Руководители комитетов, управлений, отделов Исполнительного комитета осуществляют ведение делопроизводства на бланках установленного образца.

Право подписи на служебных бланках структурных подразделений Исполнительного комитета имеют руководители (их заместители), а также иные должностные лица структурных подразделений, наделенные правом соответствующей подписи.

При приеме исходящих документов для регистрации или для передачи на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визы руководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка, правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличие на втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата, подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___ от ____). В случае, когда исходящий документ излагается на иностранном языке виза корректора не требуется.

Исходящий документ печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатается на гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Второй - печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата, его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурного подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета, информации об исполнителе и т.д. Третий - готовится в соответствии со вторым экземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отдел документооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоения исходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.

Исходящий документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота и отправляется адресату.

Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

При направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер и дата ранее отправленного документа.

Документ, требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер основного документа и дата.

Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: «Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то делается их сквозная нумерация.

В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности - первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.

Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе.

Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота.

При подготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров Республики Татарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает их для отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование Кабинета Министров Республики Татарстан).

Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего документа готовятся, так же как и исходящие документы.

Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани регистрируется в Казанской городской Думе и отправляется отделом документооборота. Второй экземпляр исходящего документа архивируется в Казанской городской Думе. Весь пакет документов с контрольными карточками и заверенной копией второго экземпляра исходящего документа передается исполнителю для передачи в Контрольное управление для снятия с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Документы, включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителем исполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительного органа.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем исполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

После подписания второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета с контрольными карточками передается отделом документооборота в Контрольное управление для снятия с контроля.

Второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется в отделе документооборота согласно номенклатуре дел.

Третий экземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников (референтов).

Комплекты документов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2 года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.

Исходящая корреспонденция отправляется адресатам централизованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей. Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований к оформлению исходящих документов.

Для своевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы.

Текст телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес телеграммы - на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.

При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами. При составлении телеграмм на русском языке необходимо использовать транслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграмма должна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны быть указаны должность и личная подпись отправителя.

Международная телеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.

Гербовые и другие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документа подлинникам.

Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи.

Штампы используются для проставления отметок о получении и регистрации документов.

2.4 Формирование дел, организация оперативного хранения, порядок передачи документов на хранение в архив

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный (упорядоченный по логическому и функциональному принципу) перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

- положением об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях;

- штатным расписанием;

- планами и отчетами о работе;

- перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- номенклатурами дел за предшествующие годы (изучаются вид документа, их состав и содержание).

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архивную службу на согласование по следующей форме:

Исполнительный комитет муниципального

образования города Казани

_________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Номенклатура дел

На ___ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя

структурного подразделения подпись расшифровка подписи

Согласовано

Наименование должности

руководителя архивной службы подпись расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО

Наименование должности ответственного

за делопроизводство подпись расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архивную службу

Наименование должности

передавшего сведения подпись расшифровка подписи

Дата

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатур составляются следующим образом.

Графа 1 - индексы каждого дела (проставляются арабскими цифрами). Например: 12-01, 12-02, где 12 - обозначение структурного подразделения, 01, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Графа 2 - заголовок дела. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название органа государственной власти или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будет адресован или от которой будет получен документ (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа - дела;

- название территории, с которой связано содержание документа - дела;

- дата (период), к которой относится документ - дело.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных с последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:

«Документы о проведении ______________

(планы, списки, доклады и т.д.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с архивными учреждениями о комплектовании

Архивного фонда Республики Татарстана научной документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

«Переписка с главами администраций районов о __________________».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

«Годовые отчеты ________ отдела о ___________________________».

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (далее - Перечень), провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет лишь практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации.

Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих длительный справочный характер.

Примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» указывают, что исчисление срока, указанного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента.

Сводная номенклатура дел Исполнительного комитета согласовывается один раз в 5 лет с Центральным государственным архивом Республики Татарстан (ЦГА РТ), ежегодно утверждается руководителем аппарата Исполнительного комитета.

В структурных подразделениях Исполнительного комитета документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

При оформлении дел:

- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;

- проверяется правильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются;

- устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и тому же вопросу;

- на обложке дела указываются: «Исполнительный комитет города Казани», название управления, комитета, отдела, индекс дела, его заголовок, даты начала дела и его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В подразделениях Исполнительного комитета дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек должны быть указаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел. (Приложение №2)

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершении календарного года подлежат оформлению их для передачи в Управление муниципального архива Исполнительного комитета (далее - Управление архива).

В Управлении архива документы хранятся как в электронном виде, так и в бумажном варианте.

Выдача документов из текущего архива по служебной необходимости производится по заявлениям руководителей подразделений Исполнительного комитета. Заявления сканируются и прикладываются к контрольной карточке в электронном виде. Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные архивом сроки. Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.

Прием документов в Управление архива от отдела документооборота, протокольного отдела, Организационного управления, профкома, отдела бухгалтерского учета и отчетности аппарата Исполнительного комитета производится по актам. Каждое дело проверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если это необходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем и правом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом «ОЦ» (особо ценные) проставляется штамп с номерами фонда, описи и порядковым номером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшивается в отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, 2 экземпляра постоянно хранятся в архиве Исполнительного комитета.

Прием в Управление архива документов для временного хранения (3 года, 5 лет) от отдела документооборота производится по акту. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций, подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгой регистрации, хранятся постоянно и сканируются. (Приложение №3)

На основании Перечня отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ (название фонда).

№	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения и номера статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________ дел за _____________ годы

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

подпись расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _____________ № _________

Управление архива принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных, реорганизованных муниципальных предприятий, организаций и других коммерческих структур. На каждое предприятие составляется опись документов по личному составу. Опись составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр отдается ликвидируемому предприятию (лицу, ответственному за сдачу документов по личному составу в архив), два экземпляра хранятся в Управлении архива. По истечении календарного года все описи подшиваются в отдельное дело.

Документы по личному составу принимаются в обработанном виде согласно Основным правилам работы архивов организаций (Росархив, 2002).

После принятия документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованных предприятий, организаций и др. коммерческих структур составляется акт приема-передачи документов в электронном и бумажном варианте. Акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается лицу, ответственному за сдачу документов в архив, 2-й экземпляр остается в Управлении архива. По истечении календарного года все акты подшиваются в отдельное дело и заносятся в электронный каталог.

В Управлении архива документы по личному составу хранятся 75 лет.

Специалистами Управления архива ведется прием граждан по вопросам социально-правового характера (выдача архивных справок о стаже, заработной плате), организаций по вопросам хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных предприятий и других коммерческих структур, выдачи заверенных архивных копий и выписок из документов.

Прием ведется 3 раза в неделю (понедельник, среда, пятница с 9.00 до 12.00).

Поступившие в Управление архива письма граждан по вопросам социально-правового характера принимаются и регистрируются, заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, срок исполнения.

В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо.

Все письма после регистрации пересылаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для оформления контрольных карточек.

Письма, в которых содержатся вопросы, не находящиеся в компетенции Управления архива, копируются, 1-й экземпляр переадресовывается по назначению, 2-й в электронном виде поступает в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

По письмам и обращениям граждан специалистами архивной службы составляются архивные справки социально-правового характера о трудовом стаже, начислении заработной платы на основании ведомостей начисления заработной платы, лицевых счетов, приказов по личному составу, которые находятся на хранении в Управлении архива.

Срок исполнения заявлений граждан по вопросам социально-правового характера 1 месяц, если в резолюции не указан иной срок исполнения.

Выдача справок, копий Управлением архива производится лично заявителю под роспись или через отделение почтовой связи (по желанию заявителя ответ может быть послан в электронном виде).

Запрос социально-правового характера готовится на языке обратившегося и печатается на бланке установленного образца. В запросе необходимо сослаться на номер и дату исходящего письма, дать исчерпывающий ответ на поставленные вопросы.

Запрос социально-правового характера считается положительным, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.

Законченные делопроизводством запросы социально-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для формирования в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани

3.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

- контроль за документом начиная с момента его поступления;

- централизация контрольных функций;

- единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и / или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

С документами - независимо от их содержания - необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти - производственный цикл по работе с документами - представлен на рис. 1.

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.



Рисунок 1 - Производственный цикл документооборота

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям - авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например - организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.

Создание документа - достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

3.2 Работа с письмами и заявлениями граждан

самоуправление корреспонденция документ архив

Организацию работы с письменными и устными обращениями граждан по учету, прохождению, рассмотрению, подготовке ответов и анализу поступивших обращений в Исполнительном комитете обеспечивает отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления.

Организация работы (регистрация и контроль) с обращениями граждан, поступившими через официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета»), «Прямую связь», а также на личных встречах с жителями, обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления. Для вопросов, поступивших на официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета») устанавливается срок подготовки ответа - 7 дней. Срок продлевается в зависимости от сложности вопроса.

Письма граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата, поручения вышестоящих органов по обращениям граждан принимаются отделом документооборота Управления делопроизводства и передаются для регистрации и сканирования в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступивших писем отделом документооборота Управления делопроизводства проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Заявления граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и ответы о результатах рассмотрения обращений граждан принимаются отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

При регистрации обращений граждан, направленных Мэру г. Казани, в электронной базе данных делается отметка о переадресовании обращений Руководителю Исполнительного комитета г. Казани. Поручения вышестоящих органов переадресовываются (в электронной базе данных) в Казанскую городскую Думу. На первой странице письма ставится регистрационный штамп с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и даты поступления.

В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо. К поступившему письму приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Все сведения о поступивших обращениях заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления, тип и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, социальное положение заявителя. Заявление сканируется и привязываются в электронном виде к регистрационной карточке.

Все письма после регистрации в электронном виде или на бумажном носителе пересылаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для оформления контрольных карточек Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета. Контрольное управление определяет ответственных исполнителей по заявлению и устанавливает срок исполнения документа.

Письменное обращение гражданина, в котором нет его подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства или работы, учебы, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Если в анонимном обращении гражданина содержатся факты совершения противоправных действий, обращение проверяется в порядке, установленном действующим законодательством.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в подразделение Исполнительного комитета или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Письма, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и не носящие личного характера, подлежат регистрации. Вопросы, требующие обязательного рассмотрения Мэром г. Казани, с проектом контрольного поручения передаются ему Контрольным управлением через помощника Мэра г. Казани.

Зарегистрированные письма передаются через Контрольное управление на рассмотрение Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета, как правило, в день их поступления.

В соответствии с поручениями Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата обращения направляются на исполнение в структурные подразделения Исполнительного комитета, а также в районные администрации, в компетенции которых находится решение поставленных в письмах вопросов.

Заявления на прием к заместителям Руководителя Исполнительного комитета, заявления о выдаче справок, обращения «для сведения» направляются для рассмотрения по назначению непосредственно отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Направление писем граждан заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется в электронном виде отделом контроля за обращениями граждан Контрольного управления в зависимости от их полномочий в решении поставленных вопросов, а также согласно установленным служебным обязанностям. Направление писем граждан в оригинале заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства после выдачи контрольного задания Контрольным управлением.

Письма, в которых содержатся вопросы, решение которых находится в компетенции нескольких заместителей Руководителя Исполнительного комитета, направляются (в электронном виде или на бумажном носителе) всем соисполнителям. Электронный вид контрольной карточки рассылается исполнителям автоматически по базе данных. Ответственный исполнитель определяется по наибольшему числу вопросов, содержащихся в письме, или по первому из них. На основе информации соисполнителей ответственный исполнитель готовит обобщенные ответы заявителю и учреждению, где письмо находится на контроле.

Помощник или референт заместителя Руководителя Исполнительного комитета формирует задание (в электронном виде) с указанием должностного лица подразделения, которому поручается подготовка ответа.

Не допускается направление писем и заявлений на рассмотрение должностным лицам и органам, в которых содержится протест на их действия.

Переадресование писем граждан осуществляется отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства или с его уведомлением лишь в течение 3-х дней со дня даты формирования контрольного задания.

Передача документов по обращениям граждан между подразделениями Исполнительного комитета и в Контрольное управление осуществляется через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.

Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета:

- определяют порядок изучения вопросов, содержащихся в поступивших заявлениях;

- добиваются от исполнителей, которым поручено рассмотрение письма, всесторонней проверки фактов и подготовки ответов на все поставленные автором вопросы;

- контролируют выполнение поручений, конкретных мер по решению затронутых заявителем проблем;

- организуют подготовку информации Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета или ответа заявителю и вышестоящим организациям, направившим письмо в Исполнительный комитет, о результатах рассмотрения;

- принимают решения о завершении работы по рассмотрению заявления (обращения), докладывают о результатах его рассмотрения.

Заявления граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются, и решения по ним принимаются безотлагательно, не позднее 15 дней со дня поступления в подразделение, обязанное решить вопрос по существу.

Обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение одного месяца, если в резолюции не указан иной срок исполнения.

В случаях, когда для решения поставленных в письме вопросов необходимо дополнительное время, сроки подготовки ответа могут быть продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель обязан уведомить заявителя и организацию, направивших заявление. В отдельных случаях руководитель, ответственный за рассмотрение заявления, может установить для подчиненных более короткий срок исполнения.

Если изучение вопросов, поставленных в письме, закончено непосредственно в подразделении Исполнительного комитета, то заявитель извещается об этом, как правило, в письменной форме. В отдельных случаях ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнителем готовится информация на имя руководителя аппарата Исполнительного комитета, которая после списания в дело поступает через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроля поручения Руководителя Исполнительного комитета. После снятия с контроля информация на бумажном носителе с визами исполнителей и контрольная карточка с отметкой о снятии с контроля передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для приобщения к делу.

Повторные заявления, просьбы и жалобы, по результатам рассмотрения которых их авторам ранее давались обоснованные разъяснения, могут с разрешения Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата Исполнительного комитета не рассматриваться. Данные заявления приобщаются к соответствующим делам. О решении повторно не рассматривать поступившее заявление сообщается автору исполнителем, рассматривавшим последнее его заявление.

О результатах рассмотрения письма или устного обращения исполнитель письменно докладывает должностному лицу, давшему поручение. При наличии нескольких исполнителей итоговые документы по результатам рассмотрения писем граждан перед докладом руководителю должны быть завизированы соответствующими должностными лицами в подразделениях-соисполнителях.

Ответ заявителю письма готовится на языке обратившегося на бланке установленного образца с привлечением при необходимости переводчика общего отдела Управления делопроизводства. В ответе необходимо указать, от кого письмо получено и по какому вопросу, дать исчерпывающую информацию на поставленные вопросы и сообщить о принятых мерах (если отдельные приведенные в письме факты не подтвердились, то следует указать на это). В ответе на письма организаций по обращениям граждан необходимо сослаться на номер и дату письма. Ответы заявителям и в вышестоящие органы по обращениям граждан готовятся в соответствии с требованиями ГОСТ Р6. 30 - 2003.

Ответы от предприятий и организаций на переданные им для рассмотрения письма должны быть подписаны их руководителями, а в их отсутствие - лицами, замещающими руководителей.

Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое заявление.

Проекты ответов Мэра г. Казани в вышестоящие органы по письмам граждан после подписи курирующего заместителя Руководителя визируются руководителем аппарата Исполнительного комитета, Руководителем Исполнительного комитета и в соответствии с контрольным поручением передаются исполнителем на подпись Мэру г. Казани с отметкой отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства через общий отдел Казанской городской Думы. Помощник заместителя Руководителя Исполнительного комитета, подготовившего ответ, несет ответственность за качество подготовки (грамотность, оформление, содержание и полноту ответа) документа.