Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение

После подписания Мэром г. Казани письма по обращению гражданина и присвоения исходящего номера общим отделом Казанской городской Думы, документы (заверенная копия второго экземпляра ответа в вышестоящий орган, поручение вышестоящего органа, заявление гражданина, контрольное поручение, приложенный ответ заместителя Руководителя Исполнительного комитета заявителю) возвращаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для присвоения исходящего номера и отправки письма заявителю через отдел документооборота Управления делопроизводства и направления документов в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления на снятие с контроля.

Проекты ответов Руководителя Исполнительного комитета в вышестоящие органы на письма граждан после подписи курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета визируются руководителем аппарата Исполнительного комитета и в соответствии с контрольным поручением передаются на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Данные заявителям ответы, содержащие обещания, остаются на контроле в соответствующем подразделении, а также в отделе контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления, отделе писем и приема граждан Управления делопроизводства (для обращений, по которым не выдано контрольное поручение Контрольного управления) и снимаются с контроля после дополнительного ответа о выполнении

Помощник заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя подразделения проверяет содержание, правильность оформления, грамотность документа и визирует его. Ответ на бланке и 2-й экземпляр с визами всех исполнителей с указанием дат подписания передаются в электронном виде и на бумажном носителе в отдел писем и приема граждан. После присвоения исходящего номера ответы автору обращения и в вышестоящие органы конвертуются отделом писем и приема граждан и по описи отправляется адресату через отдел документооборота. 2-й экземпляр ответа в электронном виде или на бумажном носителе и документы по обращению направляются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроля. После снятия с контроля документы по обращению и контрольная карточка с отметкой о выполнении поступают в отдел писем и приема граждан для формирования дела и архивирования.

Письма граждан считаются рассмотренными, если заявителю даны ответы на все поставленные в них вопросы.

Вторые экземпляры подписанных Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответов после отправки адресатам передаются в отдел писем и приема граждан до 16.00, который в свою очередь направляет их в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления (в электронном виде или на бумажном носителе) для снятия контрольного поручения с контроля до 17.00 часов.

Подписанные Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответы на обращения, поступившие через «Прямую связь», официальный сайт муниципального образования г. Казани рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета», из общественных приемных депутатов, на встречах с жителями, передаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для отправки адресатам и снятия контрольного поручения с контроля.

Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях Исполнительного комитета формируются в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Справочная работа по обращениям и письмам граждан, поступившим в Исполнительный комитет, осуществляется отделом писем и приема граждан и отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления (по обращениям, зарегистрированным непосредственно в Контрольном управлении, и вопросам контроля исполнения поручений).

Направление ответов на письма в вышестоящие органы и заявителям осуществляется отделом писем и приема граждан через отдел документооборота Управления делопроизводства. Если необходим возврат обращения заявителя в вышестоящие организации, исполнитель прикладывает копию обращения для приобщения в «Дело».

Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям - кураторам отраслей городского хозяйства и руководителю аппарата Исполнительного комитета сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан (в электронном виде и на бумажном носителе), разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию работы по рассмотрению заявлений граждан и разрешению поставленных в них вопросов.

Аналогичные сведения представляются по запросам в Аппарат Президента Республики Татарстан, Кабинет Министров Республики Татарстан, Государственный Совет Республики Татарстан.

3.3 Совершенствование документооборота в органах местного самоуправления

В настоящее время совершенствованию нормативно-правового обеспечения документооборота уделяется значительное внимание. Так, в последние годы принят закон «Об электронной цифровой подписи», закон «Об информации, информатизации и защите информации». Однако общую направленность совершенствования как нормативно-правового, так и организационного, технического обеспечения документооборота задает Федеральная целевая программа «Электронная Россия», рассчитанная по времени до 2010 года.

Для достижения данной задачи необходимо:

- развитие систем внутриведомственного электронного документооборота, локальных информационных сетей, разработка стандартов делопроизводства и документооборота;

- развитие систем межведомственного электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов;

- повышение качества принимаемых управленческих решений путем распространения и использования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развития систем консультирования и повышения квалификации.

Так же на совершенствование деятельности органов местного самоуправления влияет человеческий фактор. Большинство сотрудников не полностью освоили компьютер. На данный момент в органах местного самоуправления проводят обучение сотрудников компьютерным технологиям.

Реализация работ по совершенствованию деятельности органов государственной власти и местного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и внедрение стандартных решений, а также эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств.

К 2010 году намечается завершить переход всех органов государственной власти к электронному документообороту, который обеспечивает использование электронной цифровой подписи и учитывает требования информационной безопасности.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ.

Заключение

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Непрерывный рост объемов документации в стране, как и во всем мире, обусловленный целым рядом объективных факторов, приводит специалистов к необходимости поиска возможностей управления им и овладения информацией. Собственно, процесс овладения информацией в документальной форме сопровождал все развитие человечества, и каждый новый шаг был связан с изобретением все более совершенных средств фиксации и прочтения информации.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Компьютер предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение - в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство/ В.И. Андреева, изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез». 2000.

2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации/Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело 2002. №1.

3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления/В.Э. Баласанян // Делопроизводство. 2002. №2.

4. Баласанян В.Э. Электронный документооборот глазами профессионала/ В.Э. Баласанян // Банки и технологии. 2002. №1.

5. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному./ М.П. Бобылева - М.: Издательство МЭИ, 2004.

6. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С. 87-90.

7. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)/М.П. Бобылева // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.

8. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. №2. С. 16-20.

Размещено на Allbest.ru