Разработка Табеля унифицированных форм документов

Методические рекомендации по разработке нормативных документов отдела

Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ - Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу// Справочник кадровика.-2001.-№ 2.-С 47..

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» ГОСТ Р 51.141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Издательство стандартов, 1998..

Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство.-2001.-№ 1.-С. 5 - 10..

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ Государственная Система Документационного Обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив, 1991.. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

- предпроектное обследование.

- выбор формы Табеля.

- формирование структуры Табеля.

- отбор форм документов для включения в Табель Янковая В.Ф. Табель форм документов организации// Справочник секретаря и офис - менеджера.-2002.-№ 5.-С. 39..

Основные задачи предпроектного обследования:

- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

- формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

- определение массива документов для включения в Табель Кудряев А.В. Организация работы с документами.- М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003.- С. 147..

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

- документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

- организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

- документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:



Примерная карта документа
1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ	10. Использование бланков	19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре)
2. Наименование документа	11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный)	20. Перенос на машинный носитель
3. Автор (корреспондент)	12. Объем (количество страниц)	21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов)
4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору)	13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица)	22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа
5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта.	14. Состав реквизитов документов	23. Согласование документа
6. Куда предоставляется документ	15. Приложения	24. Подпись
7. Срок представления	16. Ограничение доступа к документу	25. Утверждение
8. Количество экземпляров	17. Регистрация документа (место, форма)	26. Печать
9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража)	18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения)

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель Чуковенков А.Ю. Обследование делопроизводства// Секретарь - референт.-2005.-№ 6.-С. 31..

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др. Янковая В.Ф. Табель форм документов организации// Справочник секретаря и офис - менеджера.-2002.-№ 6.-С. 34.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.

Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:

1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).

2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.

5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)

6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.

7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др Демушкин А.А. Табель кадровых документов// Служба кадров и персонала.-2004.-№ 1.-С. 49..

В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам.

Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры отдела Чуковенков А.Ю. Обследование делопроизводства// Секретарь - референт.-2005.-№ 5.-С. 30..

Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011 - 93. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., 1994., Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения// Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение.-2001.-№ 2..

Выбор задач и функций отдела при подготовке Табеля остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе Пшенко А.В. Системы документации в организации// Секретарское дело.-2004.-№ 4.-С.12..

Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеля при работе с документацией.

Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности.

Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный список разделов табеля).

В табель унифицированных форм документов отдела включаются:

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента. Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

- формы документов, утвержденные нормативными актами органов власти и управления субъектов РФ;

- применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

- внутренние документы, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Гриф утверждения документа;

- Место составления или издания документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст документа;

- Подпись;

- Визы согласования.

Данный документ утверждается начальником Управления и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками.

Методика разработки альбома унифицированных форм документов Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ - Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Альбом унифицированных форм документов отдела - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности отдела Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство.-2001.-№ 1.-С. 8. .

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации ГОСТ Р 51.141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Издательство стандартов, 1998..

Целесообразно альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой табеля унифицированных форм документов отдела и рассматривать альбом форм как дополнение к табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки табеля форм документов.

Возможны варианты, когда альбом унифицированных форм документов разрабатывается как приложение к инструкции по делопроизводству организации или как самостоятельный документ Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами// Секретарское дело.-2002.-№ 2.-С. 7 - 8..

Цель разработки альбома унифицированных форм документов отдела - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности отдела.

Этапы разработки альбома унифицированных форм документов:

- определение назначения альбома;

- определение структуры альбома и состава документов, включаемых в альбом, если альбом разрабатывается как самостоятельный документ - структура альбома самостоятельная; если альбом представляет собой приложение к инструкции по делопроизводству организации - его структура должна быть связана с разделами инструкции; если альбом разрабатывается параллельно с табелем - структура альбома должна отражать структуру табеля унифицированных форм документов;

- классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

- распределение форм документов на уже унифицированные и нуждающиеся в унификации;

- унификация форм документов (разработка УФД и сбор УФД);

- формирование альбома унифицированных форм;

- разработка методических материалов по ведению альбома;

- согласование альбома с табелем, с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями;

- редактирование и удостоверение (подпись, утверждение) Пшенко А.В. Системы документации в организации// Секретарское дело.-2004.-№ 4.-С. 10. .

Разработка альбома унифицированных форм документов отдела предполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документов заключается в:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- установление порядка расположения и оформления реквизитов;

- унификации текста документа Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления// Секретарское дело.-2001.-№ 4.-С. 29. .

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства// Делопроизводство.-2004.-№ 4.-С. 30..

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-М.:ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).-21с. .

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др Грудинина М.В. Требования стандартов к оформлению документов// Секретарское дело.-2005.-№ 7.-С. 22..

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения.

Показатели таблицы - переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф Грудинина М.В. Требования стандартов к оформлению документов// Секретарское дело.-2005.-№ 7.-С. 24..

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.) или слов в именительном падеже. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков Грудинина М.В. Требования стандартов к оформлению документов// Секретарское дело.-2005.-№ 7.-С. 25..

На каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена).

Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в отделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений с начальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных форм документов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждается начальником Управления.

Альбом форм документов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, и электронной копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам.

По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.

Табель унифицированных форм документов

Содержание Табеля унифицированных форм документов

I. Общие положения

II. Основные положения

1. Организация управления

2. Планирование деятельности отдела

3. Регулирование деятельности отдела в нормативных и методических документах

4. Основная деятельность отдела:

Деятельность по осуществлению регистрационного учета граждан по месту

пребывания и по месту жительства

4.2. Деятельность по приему документов иностранных граждан по месту пребывания

5. Информационное обеспечение деятельности отдела

6. Документационное обеспечение

Учет и контроль исполнения документов

Хранение и использование документов

III. Ведение табеля, внесение изменений и дополнений

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ УТВЕРЖДАЮ

СЛУЖБЫ ПО ЯНАО В г. САЛЕХАРД Начальник отдела Управления

________ И.О. Фамилия

___ _________ 200___

ТАБЕЛЬ

_________ №_______

г. Салехард

Унифицированных форм документов

отдела Управления Федеральной

миграционной службы

1. Общие положения

1.1. Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

1.2. Табель является:

- справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;

- справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;

- справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);

- справочником контроля за деятельностью исполнителей;

- справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

1.3. Табель решает следующие задачи:

- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

- унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в отделе;

- упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

1.4. Внутренняя структура табеля определена группировкой форм документов по функциям деятельности.

1.5. Табель форм документов является нормативным документом обязательным для применения всеми работниками отдела.

1.6. Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных табелем, не допускается.

1.7. Табель разработан в бумажной и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов отдела управления федеральной миграционной службы по ямало-ненецкому автономному округу в г. Салехард

Наименование формы документа

Код формы документа (ОКУД)

Код формы документа (другой классификатор)

Кем и когда утверждена

Периодичность составления

Составитель

Внутреннее согласование

Внешнее согласование

Подпись

Утверждение

Оттиск печати

Приме- чание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Положение об отделе

02489366

Утверждено Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 №7

По мере необходимости (не реже 1 раза в 5 лет)

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Главный юрисконсульт управления

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

Должностная инструкция

0248900

Утверждена Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 №7

По мере необходимости (не реже 1 раза в 5 лет)

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Главный юрисконсульт управления

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

2.ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

План работы отдела на квартал

Каждый квартал

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

План работы отдела на год

Каждый год

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

3.РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА В НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТАХ

Инструкция о документационном обеспечении управления

Утверждена приказом ФМС России от 07.01.2008 №22

По мере необходимости

ФМС России

Все структурные подразделения, начальники территориальных органов

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

Табель унифицированных форм документов отдела

Декабрь года

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник УФМС России по ЯНАО, заведующий архивом

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

Альбом унифицированных форм документов отдела

Декабрь года

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник УФМС России по ЯНАО, заведующий архивом

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

Номенклатура дел отдела

Утверждена Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 №7

Каждый год

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник УФМС России по ЯНАО

Начальник Управления

4. ОСНОВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОТДЕЛА

4.1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННОГО УЧЕТУ ГРАЖДАН ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И ПО МЕСТУ ЖИТЕЛЬСТВА

Документ удостоверяющий личность

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Заявление о регистрации по месту жительства

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Документ являющийся основанием для проживания

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Карточка регистрации

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

Поквартирная карточка

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

Домовая (поквартирная) книга

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

Адресный листок прибытия

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

Листок статистического учета прибытия

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

Документ удостоверяющий личность

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Заявление о регистрации по месту пребывания

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Документ являющийся основанием для пребывания

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Свидетельство о регистрации по месту пребывания

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

Адресный листок прибытия

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Ведущий специалист

4.2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО ПРИЕМУ ДОКУМЕНТОВ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И ПО МЕСТУ ЖИТЕЛЬСТВА

Документ удостоверяющий личность иностранного гражданина

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Вид на жительство или разрешение на временное проживание

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Документы, подтверждающие право пользования жилым помещением

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

Заявление о регистрации

Приказ ФМС от 20.10.2007 №208

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

специалист 1 разряда

5. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

Протокол

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Председатель комиссии, секретарь

Акт

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Председатель, члены комиссии

Докладная записка

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник Управления

Справка

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник Управления

Телеграмма

По мере необходимости

Доклад

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Начальник Управления

Телефонограмма

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Факсограмма

По мере необходимости

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

6. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

6.1. УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Журнал учета заявлений о регистрации по месту пребывания и выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания

Каждый год

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Журнал учета заявлений о регистрации по месту жительства и выдачи свидетельств о регистрации по месту жительства

Каждый год

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Книга учета протоколов об административных правонарушениях

Каждый год

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

6.2. ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Опись дел отдела временного хранения

Инструкция по архивной работе в системе МВД России Приказ от 24.12.2003 №1022

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Заведующий архивом

Опись дел отдела постоянного срока хранения

Инструкция по архивной работе в системе МВД России Приказ от 24.12.2003 №1022

Отдел Управления Федеральной миграционной службы

Заведующий архивом

3. Ведение, внесение изменений и дополнений

1. Ведение Табеля унифицированных форм документов осуществляет отдел под методическим руководством общего отдела.

2. В процессе ведения Табель может дополняться вновь утвержденными и введенными в действие формами документов, включение которых должно основываться на практической целесообразности. В последнем случае, отдел, предлагающий новую форму, должен дать соответствующее обоснование. Включение в Табель новых форм документов допускается только при их утверждении начальником отдела.

3. С целью поддержания табеля унифицированных форм документов отдела в актуальном состоянии в него могут вноситься изменения и дополнения в следующих случаях: при изменении законодательства РФ; издании нормативных актов вышестоящих органов; издании распорядительных документов Управления; организационных, структурных и функциональных изменениях в деятельности отдела; введении новых или изменении существующих показателей, реквизитов и форм документов. Изменения и дополнения вносятся в течение календарного года и вводятся в действие после утверждения новой редакции Табеля унифицированных форм документов начальником Управления с 1 января следующего календарного года.

Начальник отдела Управления

Федеральной миграционной

Службы __________ И.О. Фамилия

(подпись)

Главный юрисконсульт

Управления

__________ И.О. Фамилия

(подпись)

Заведующий архивом

_________ И.О. Фамилия

(подпись)

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

ОТДЕЛ НАЗНАЧЕНИЯ, ___ _________ 200___

ПЕРЕРАСЧЕТА И ВЫПЛАТЫ

ПЕНСИЙ

АЛЬБОМ

г. Тюмень №_____

Унифицированных форм документов

отдела назначения, перерасчета и

выплаты пенсий

1. Общие положения

1.1. Альбом унифицированных форм документов отдела - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности отдела.

1.2. Альбом является дополнением к Табелю унифицированных форм.

1.3. Цель разработки Альбома - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности отдела.

1.4. Альбом предполагает унификацию форм документов отдела.

1.5. Альбом форм документов является нормативным документом обязательным для применения всеми работниками отдела.

1.6. Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных Альбомом, не допускается.

1.7. Порядок расположения форм документов в Альбоме соответствует Табелю.

1.8. Альбом разработан в бумажной и электронной форме.

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

и выплаты пенсий

ФОРМА ПЛАНА РАБОТЫ ОТДЕЛА НА КВАРТАЛ

___ _______200__ №____

г. Тюмень

На ___ квартал 200____

№ п/п	Мероприятия	Срок исполнения	Ответственные	Отметка об исполнении
1.
1.1.
1.2.
1.3.
…
2.
2.1.
2.2.
2.3.
…
3.
3.1.
3.2.
…

Начальник отдела ____________ И.О. Фамилия

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

и выплаты пенсий

ФОРМА ПЛАНА РАБОТЫ ОТДЕЛА НА ГОД

___ _______200__ №____

г. Тюмень

На _____200___

№ п/п	Мероприятия	Срок исполнения	Ответственные	Отметка об исполнении
1.
1.1.
1.2.
1.3.
…
2.
2.1.
2.2.
2.3.
…
3.
3.1.
3.2.
…

Начальник отдела ____________ И.О. Фамилия

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

и выплаты пенсий

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

г. Тюмень

На ______ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела и №№ статей по Перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Начальник отдела ____________ И.О. Фамилия

(подпись)

___ _______200___

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

И выплаты пенсий

ФОРМА ОТЧЕТА О РАБОТЕ ОТДЕЛА ЗА 1 МЕСЯЦ

___ _______200__ №____

г. Тюмень

За _________ 200____

№ п/п	Мероприятия	Дата выполнения	Ответственные	Отметка об выполнении
1.
1.1.
1.2.
1.3.
…
2.
2.1.
2.2.
2.3.
…
3.
3.1.
3.2.
…

Начальник отдела ____________ И.О. Фамилия

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

и выплаты пенсий

ФОРМА КВАРТАЛЬНОГО ОТЧЕТА О РАБОТЕ ОТДЕЛА

___ _______200__ №____

г. Тюмень

За ___ квартал 200___

№ п/п	Мероприятия	Дата выполнения	Ответственные	Отметка о выполнении
1.
1.1.
1.2.
1.3.
…
2.
2.1.
2.2.
2.3.
…
3.
3.1.
3.2.
…

Начальник отдела ____________ И.О. Фамилия

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

И выплаты пенсий

ФОРМА ГОДОВОГО ОТЧЕТА ОТДЕЛА ПО ВСЕМ ОСНОВНЫМ НАПРАВЛЕНИЯМ И ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

___ _______200__ №____

г. Тюмень

За _______ год

№ п/п	Мероприятия	Дата выполнения	Ответственные	Отметка о выполнении
1.
1.1.
1.2.
1.3.
…
2.
2.1.
2.2.
2.3.
…
3.
3.1.
3.2.
…

Начальник отдела ____________ И.О. Фамилия

Лицевая сторона

Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации Ленинского района г. Тюмени

ЗАЯВЛЕНИЕ О НАЗНАЧЕНИИ (ПЕРЕРАСЧЕТЕ) ПЕНСИИ

Гр. __________________________________________________________

Адрес: _______________________________________________________

Дата регистрации по месту жительства____________________________

Телефон: домашний __________ служебный ______________________

№ страхового свидетельства ____________________________________

Прошу назначить (пересчитать) пенсию __________________________

(вид пенсии) ________________________

Основание перерасчета

На основании Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», Федерального закона «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (ненужное зачеркнуть). В случаях установления более высокой степени ограничения способности к трудовой деятельности (группы инвалидности) либо достижения возраста 80 лет прошу производить перерасчет пенсии без подачи мною дополнительного письменного заявления.

Данные паспорта: серия _____ номер ________ дата рождения _______

Место рождения ________________________________________

Дата выдачи ______ кем выдан ____________________________

Дополнительные сведения:

Степень ограничения трудоспособности: __________________________

Количество иждивенцев ___________________________________

Пенсия от другого ведомства или по другому основанию ___________

(назначалась, не назначалась)

В настоящее время _____________________________________

(работаю, не работаю, состою в службе занятости, занимаюсь предприним. деятельностью)

Работодатель __________________________________________

Рег. № работодателя ______________________________________

По совместительству _____________ работал, не работал ____________

Наименование организации, per. номер	Период работы	Район

Сведения об иждивенцах

Фамилия, имя, отчество	Дата рождения	Свидетельство о рождении, паспортные данные	Примечание

В графе «Примечание» указываются степень родства нетрудоспособного члена семьи, другие необходимые сведения, например, «учащийся», степень ограничения способности к трудовой деятельности и т.п.

От назначения страховой части пенсии по ____________________ отказываюсь

(вид пенсии)

___ _____________ 200___ __________________

(подпись)

Оборотная сторона

Страховую часть пенсии по старости, по инвалидности прошу выплачивать в размере (полностью, часть ___________ в% отношении, твердой сумме).

___ _____________ 200___ __________________

(подпись)

Перечень предоставленных документов	Количество	Возвращено заявителю
1. Трудовая книжка от
2. Справка о заработке
Иные документы:
3.
4.
5.

Подпись заявителя ________________ Подпись специалиста __________________

Дополнительно представлены:

Я обязуюсь безотлагательно извещать Управление Пенсионного фонда Российской Федерации о наступлении всех обстоятельств, влекущих изменение размера пенсии или прекращение ее выплаты (например, если до окончания срока обучения иждивенец оставит учебу или будет отчислен, перейдет на заочное отделение, поступит на работу (для иждивенцев старше 18 лет или эмансипированных), о поступлении на работу, увольнении, о перемене места жительства, о выезде на постоянное жительство за границу и т.п. об оформлении пенсии от другого министерства (ведомства).

Мне разъяснены положения статьи 25 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» об ответственности за несвоевременное предоставление указанных сведений, а также за достоверность сведений, содержащихся в представленных мною для установления и выплаты трудовой пеней документах.

____ _____________ 200___ ___________________

(подпись)

Документы гр. _______________________________________________

Приняты ___ ___ 200_ специалистом ____________________________

и зарегистрированы под № ____________________

Запрос в МРПСПУ сделан __________ поступил ответ _____________

Недостающие документы: ______________________________________

Должны быть представлены до _________________________________

Последний документ представлен _______________________________

Подпись специалиста ________________________________________

Копия

СВИДЕТЕЛЬСТВО О БРАКЕ

Гражданин ______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

____________ год рождения ___________________________________

(место рождения)

и гражданка ____________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

год рождения _____________________________________________

(место рождения) _________________________________________

Вступили в брак __________________________________________

(год, число, месяц)

После регистрации брака присвоена фамилия:

мужу _________________________________________________

жене __________________________________________________

о чем в книге записей актов гражданского состояния о браке

__________ _____________________ _________

(года) (месяца) (числа)

произведена соответствующая запись за № ____________________

Место регистрации _________________________________________

Дата выдачи _______________________________________________

Копия верна:

Ведущий специалист

по назначению ___________ И.О. Фамилия

М.П.

Копия

СВИДЕТЕЛЬСТВО О РОЖДЕНИИ

Гр. _____________________________________________________

родился (лась) ___________________________________________

Место рождения ребенка: город, селение _______________________

________________________ район ____________________________

область, край ________________________ республика _________

_________, о чем в книге актов гражданского состояния о рождении ______ года _______________ месяца__________ числа произведена соответствующая запись за № ___________

РОДИТЕЛИ

Отец ________________________________________________

Национальность ______________________________________

Мать ________________________________________________

Национальность __________________________________________

Место регистрации ________________________________________

Дата выдачи ____ _______________200_____

__________________ № ___________________

Копия верна:

Ведущий специалист

по назначению ___________ И.О. Фамилия

М.П.

Российская Федерация

Государственное учреждение -

Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе

г. Тюмени

Республики ул., д. 83, г. Тюмень, 625048

Тел./факс (3452) 22-84-09

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000

____________ № ___________

На № _______ от ___________

О проверке страхового стажа

Отдел назначения, перерасчета и выплаты пенсий, ГУ - Управления ПФ РФ в Ленинском районе г. Тюмени просит проверить страховой стаж на соответствующих видах работ

гр. _____________________________________________________

в организации ____________________________________________

с _________________ по ___________________, _______________

и период в _______________________________________________

с _______________ по ________________ в связи с тем, что ______

Приложение: 1. Копия трудовой книжки на 3 л. в 1 экз.

2. Копия справки о специальном стаже на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела ___________ И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

22-22-22

ГУ - Управление Пенсионным

Фондом Российской Федерации

по Ленинскому району г. Тюмени

Отдел назначения, перерасчета

и выплаты пенсий

ФОРМА СПРАВКИ О ПРИОБРЕТЕНИИ ПРАВА НА ПЕНСИЮ

___ _______200__ №____

г. Тюмень

Дана ___________________________________________ в том, что

он (а) в соответствии со ст. _____ Федерального Закона №173 - ФЗ от 17.12.2001 г.

приобрел (а) право на пенсию по ________________________

с ________________ (день возникновения права на пенсию).

Документы для назначения пенсии приняты Управлением ПФ РФ в Ленинском районе г. Тюмени __________________ (дата принятия документов).

Начальник отдела ___________ И.О. Фамилия

ГУ - Управление Пенсионным ПРОЕКТ

Фондом Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

по Ленинскому району г. Тюмени Начальник Управления

________ И.О. Фамилия

Отдел назначения, перерасчета ___ _________ 200___

и выплаты пенсий

ФОРМА РЕШЕНИЯ О ПРОДЛЕНИИ СРОКА РАССМОТРЕНИЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИИ

___ _______200__ №____

г. Тюмень

Отдел назначения, перерасчета и выплаты пенсий рассмотрел заявление

Гр. _______________________________________________

Вид пенсии (трудовая) _______________________________

и решил:

На основании ст. 19 Федерального закона от 17.12.2001 г. №173 - ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» и в соответствии с п. 20 Постановления Минтруда РФ и Пенсионного фонда РФ от 27.02.2002 г. №17/19 пб «Об утверждении Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую» продлить трехмесячный срок рассмотрения в связи с __________________________________________________________________

Начальник Управления ___________ И.О. Фамилия

Начальник отдела назначения,

перерасчета и выплаты пенсий ___________ И.О. Фамилия

Главный специалист ___________ И.О. Фамилия

ФОРМА ВЫПИСКИ ИЗ ВОЕННОГО БИЛЕТА

Фамилия ________________________________________________________________

Имя _________________ Отчество _____________________________

Дата рождения _____________________________________________

Серия и номер билета __________________________________

Кем выдан билет _________________________________________

Дата выдачи _____________________________________________

Служба в армии __________________________________________

Ведущий специалист

по назначению ___________ И.О. Фамилия

ФОРМА ВЫПИСКИ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Фамилия ______________________________________________

Имя ___________________________________________________

Отчество _______________________________________________

Год рождения ____________ Профессия ___________________

Дата заполнения трудовой книжки ____ _____________ 200___

Сведения о работе

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1		2		3	4

Ведущий специалист

по назначению ___________ И.О. Фамилия

Код по ОКУД Код по ОКПО

ФОРМА ЗАПРОСА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА

О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ВЫПИСКИ ИЗ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ЛИЦЕВОГО СЧЕТА

Прошу представить выписку из моего индивидуального лицевого счета

Страховой номер ______________________________________________________ Ф., И., О., указанные в страховом свидетельстве Фамилия ______________________________________________________ Имя ______________________________________________________ Отчество ______________________________________________________ Адрес места индекс _____________ адрес _____________________________ жительства ______________________________________________________ фактический ______________________________________________________

Дата заполнения Личная подпись

___ __________ 200 ____ застрахованного лица ________

Код по ОКУД Код по ОКПО

ФОРМА ЗАПРОСА ОРГАНА, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО ПЕНСИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ВЫПИСКИ ИЗ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ЛИЦЕВОГО СЧЕТА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА

Реквизиты органа, осуществляющего пенсионное обеспечение:

Регистрационный номер ПФР ____ - ____ - ______

ИНН ___________________ КПП _______________

Наименование _____________________________

Примечания: _______________________________________________

Просим представить выписки из индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц, перечисленных в списке:

№ п/п	Фамилия, имя, отчество застрахованного лица	Страховой номер индивидуального лицевого счета	Предположительная дата установления пенсии	Номер заявления по журналу регистрации
	______________ ______________ ______________	___ - ___ - ____ _____ ____ - ___ - _____ ____ ___ - ___ - _____ ____	_________________	____________

Общее число застрахованных лиц в запросе: _______

Количество листов в запросе: _______

Исполнитель _____________ И.О. Фамилия

Начальник отдела назначения,

перерасчета и выплаты пенсий _____________ И.О. Фамилия

___ __________200___ М.П.

Код по ОКУД Код по ОКПО

Сведения о стаже работы:

Начало периода (дд. мм. гггг)	Конец периода (дд. мм. гггг)	Территориальные условия (код)	Особые усло - вия труда (код)	Исчисляемый стаж	Выслуга лет	Системный номер документа
				осно-вание (код)	допол - тельные сведе - ния	осно-вание (код)	дополнитель-ные сведения

Сведения об оценке пенсионных прав:

Оценка пенсионных прав, приобретенных до даты регистрации в системе государственного пенсионного страхования, произведена ___ (да/нет).

Общий трудовой стаж, отраженный в индивидуальном лицевом счете, __ лет ___ месяцев ___ дней.

Среднемесячный размер заработка, используемый для определения расчетного пенсионного капитала, _____ рублей за период с __ по ________.

Расчетный пенсионный капитал на 1 января 2002 года _______ рублей.

Сведения об уплаченных страховых взносах с 1 января 2002 года:

Страхователь:

Наименование __________________________________

Регистрационный номер в ПФР _______ ИНН _______ КПП _________

Расчетный период ____ год Системный номер документа ________

Сумма начисленных страховых взносов (руб.):

на страховую часть трудовой пенсии ________