Современные методики документооборота первичных бухгалтерских документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Формирование рыночных отношений в стране заставило по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

К первому уровню системы следует отнести Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности; На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

3-й уровень: методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении действующих методик документооборота первичных бухгалтерских документов. В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:

- дать определение понятию первичных учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта на предприятии.

- рассмотреть классификацию первичных учётных документов.

- показать существующие формы первичных учётных документов

- охарактеризовать систему документооборота первичных учётных документов.

- рассмотреть документооборот первичных документов в организациях

1. РЕФОРМИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИИ

1.1 Необходимость и цели реформирования бухгалтерского учета в России

До перехода на рыночную экономику использовалась система бухгалтерского учета, отвечающая требованиям планируемой экономики. Основным потребителем информации, формируемой в бухгалтерском учете, было государство, т.е. отраслевые министерства и ведомства, планирующие, статистические и финансовые органы.

Изменение системы общественных отношений, пользователей информации, гражданско-правовой среды, а также необходимость приведения отечественной системы бухгалтерского учета в соответствие с МСФО обусловили необходимость соответствующей трансформации системы бухгалтерского учета в России.

Реформирование бухгалтерского учета в России осуществляется на основе Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утвержденной постановлением Правительства РФ от 06.03.98 г.№283.

Основная цель реформирования бухгалтерского учета - ведение национальной системы бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями рыночной экономики. В соответствии с этой целью главные задачи реформирования определены следующим образом:

формирование системы национальных стандартов учета и отчетности, обеспечивающих полезность информации для внешних пользователей;

обеспечение увязки реформы бухгалтерского учета в России с основными тенденциями гармонизации стандартов на международном уровне;

оказание методической помощи организациям в понимании и внедрении управленческого учета.

Основные направления реформирования бухгалтерского учета и меры по выполнению задач по каждому направлению определены Программой реформирования бухгалтерского учета, а также Концепцией развития бухгалтерского учета и отчетности в РФ на среднесрочную перспективу.

2. ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ - ОСНОВА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

2.1 Значение первичного наблюдения

Первичные данные о совершенных хозяйственных операциях являются основой для принятия управленческих решений. В организациях первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется в специальных носителях информации - документах, придающих бухгалтерской информации доказательную силу.

Первичное наблюдение - первое звено в цепочке функционирования бухгалтерского учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую получат пользователи информации. Поэтому содержанию первичного наблюдения уделяют большое внимание.

Процедура первичного наблюдения включает в себя:

оценку и критерий отбора факторов хозяйственной жизни (экономических событий) исходя из задач учета;

однозначное толкование объектов и событий, отражаемых в учете;

совмещение во времени оформления наблюдения и измерения факта хозяйственной жизни (экономического события);

формы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни (экономического события) для дальнейшей их обработки.

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Среди

отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершенных хозяйственных операций.

Первичный документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Придание информации юридической силы является объективно необходимой закономерностью ведения бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные операции одновременно являются «правоотношениями».

Документирование - способ оформления хозяйственных операций первичными документами в момент и на местах их совершения.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если на нее нет надлежащим образом составленного первичного документа. Нет документа - нет и основания для бухгалтерской проводки. Этот процесс является начальным этапом бухгалтерского учета. Он получил название первичного учета.

Первичные учетные документы служат основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивают точность и достоверность учетных данных, а также возможность их контроля. Они дают возможность уже на стадии сбора информации оперативно управлять технологическим процессом производства (в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов), устанавливать законность и целесообразность тех или иных операций.

Документальное оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также за состоянием расчетно-платежной дисциплины. Подписывая документ, лицо, наделенное полномочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции.

Первичный документ, оформленный непосредственно в момент совершения хозяйственной операции (после совершения операции), подтверждает юридическую силу операции. Первичный документ, составленный надлежащим образом, устанавливает ответственность конкретных лиц за выполнение хозяйственной операции.

Документы имеют правовое значение, так как они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Они служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, следственных органов. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Поскольку учетные документы являются первичными носителями информации, они составляют основу информационной системы организации, которая используется в управлении.

2.2 Классификация бухгалтерских документов

Для отражения операций, различных по своему содержанию и назначению, в организациях используются соответствующие формы первичных учетных документов.

Для раскрытия сущности, понимания особенностей первичных учетных документов, определения места каждого из них в производственно-финансовой деятельности организации первичные документы классифицируются следующим признакам (см. приложение А, рисунок 1):

по назначению;

степени обобщения учетной информации;

способу охвата операций;

числу учитываемых (позиций) операций; месту составления;

способу заполнения; основанию носителя.

По назначению документы делятся на четыре группы:

организационно-распорядительные;

оправдательные (исполнительные);

комбинированные;

документы бухгалтерского оформления.

Организационно - распорядительными называют документы, которые содержат разрешение (распоряжение) на выполнение той или иной хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому основанием для учетных записей не являются.

К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение наличных денег с расчетных счетов, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денежных сумм и др.

Оправдательные (исполнительные) - это документы, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи её в бухгалтерском учете.

К ним относятся:

акты на списание материалов;

накладные на получение товара;

приемные квитанции;

кассовые ордера;

инвентаризационные описи и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Роль документов бухгалтерского оформления состоит в том, чтобы на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Примером таких документов могут служить:

накопительные ведомости;

калькуляции фактической себестоимости продукции;

справки-расчеты;

ведомости начисления амортизации основных средств;

ведомости распределения общехозяйственных расходов и др.

Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Комбинированными называются такие документы, которые одновременно

выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерскою оформления.

Например:

расходный кассовый ордер, содержащий распоряжение кассиру выдать деньги из кассы;

авансовые отчеты;

расчетно-платежные ведомости (наличие подписей в них дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам) и др.

По степени обобщения учетной информации документы подразделяются на первичные и сводные (вторичные).

Первичные документы составляются на каждую операцию. Согласно ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129 - ФЗ - первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным -непосредственно после ее окончания. В них регистрируется факт хозяйственной операции путем предварительного наблюдения и измерения. [2]

Первичные документы - формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены. Они являются основой учетного процесса (табели учета рабочего времени, лимитно-заборные карты и др.).

Сводные (вторичные) документы составляются на основе однородных первичных документов. Отличительным признаком сводных документов является то, что в них, кроме данных, взятых из первичных документов, возникают и новые показатели. Сводные документы используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрупненном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах (отчеты кассира, авансовые отчеты, отчеты о движении товарно-материальных ценностей и др.).

По способу охвата хозяйственных операций и кратности исполнения документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций за один прием, т.е. запись в документе делается однократно (приемосдаточные акты, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, наряд на работу, накладные-требования на отпуск товаров или материалов и др.).

Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени (день, неделя, декада, месяц) путем постепенного накопления однородных повторяющихся хозяйственных операций, которые записываются по мере их составления. В конце периода подсчитываются итоги по соответствующим показателям, используемым для учетных записей.

Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводные документы составляются на основании первичных документов, являются их сводкой, а накопительные представляют собой первичные документы, составленные путем накапливания операций (ведомости распределения накладных расходов, справки бухгалтерии на списание калькуляционной разницы и др.).

По числу учитываемых операций документы могут быть однопозиционные (однострочные) - содержащие одну учетную позицию (кассовые ордера, платежные поручения и др.); многопозиционные (многострочные) - содержащие две и более учетных позиций (расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и др.). Преимущество многопозиционных документов в уплотнении информации, т.к. сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз.

По способу заполнения (технике оформления) различают документы, составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

Документы, составленные вручную, обычно используются для внутренних целей организации (накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, накопительные ведомости и др.)

Документы, составленные с помощью технических средств (компьютеров), используются в основном для внешних расчетов (платежные поручения, аккредитивы, счета-фактуры и др.).

По месту составления документы бывают внешние и внутренние.

Внутренние документы составляют непосредственно в организациях для отражения внутренних операций (авансовые отчеты, путевые листы грузового автотранспорта, инвентаризационные описи, накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей и др.).

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации (счета-фактуры, платежные поручения, доверенности и др.).

По основанию носителя документы могут быть бумажные и машинные (на машинном носителе). В настоящее время в организациях применяются в основном бумажные первичные документы, изготовленные типографским способом или с помощью компьютера.

Таким образом, сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации. По степени приоритетности не следует выделять тот или иной порядок в представленной схеме классификации, так как каждый их этих признаков несет свою содержательную нагрузку. Пример характеристики первичных документов по классификационным признакам представлен в приложении Б.

2.3 Реквизиты первичных документов

Реквизиты (от лат. requisition - требуемое, нужное) - показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе.

По значению реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты должны присутствовать в каждом первичном документе. К ним относятся:

наименование документа (формы);

код формы. Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).Как правило, он печатается в правом верхнем углу бланка;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;

личные подписи этих работников и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты могут быть включены в первичные

документы в зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации, которые дополняют или утоняют содержание определенных специфических хозяйственных операций.

К дополнительным реквизитам можно отнести:

наименования и адреса организаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка, покупателя);

указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов);

печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере, платежном поручении) и др.

По сроку действия реквизиты делятся на постоянные и переменные реквизиты.

К постоянным реквизитам относятся те, которые в рамках конкретной организации длительное время не меняются. Например, к постоянным реквизитам можно отнести:

наименование и адрес организации;

номера расчетных счетов;

табельные номера работников и др.

К переменным реквизитам относятся сведения, определяющие временное количественное и качественное содержание хозяйственных операций. Например, к переменным реквизитам можно отнести:

дату совершения хозяйственной операции;

количество отпускаемых в производство материалов;

сумму начислений заработной платы работникам и др.

Исходя из специфики отдельных документов, приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации от 03.10.2002 г. № 2-п расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

наименование расчетного документа и код формы по ОКУД;

номер расчетного документа;

число, месяц, год - цифрами в формате (ДД.ММ.ГГГГ) или число -цифрами, месяц - прописью, год - цифрами (полностью) его выписки;

вид платежа;

наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета;

наименование получателя, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета;

назначение платежа;

сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

очередность платежа;

вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

подписи лиц и оттиск печати (в установленных случаях);

на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) - подписи руководителя и главного бухгалтера организации, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения реквизитов в документах, форма последних может быть:

зональной - документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя;

анкетной - предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их - один под другим, т.е. сверху вниз;

табельной - реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (например, расчетно-платежная ведомость);

комбинированной - включает в себя признаки построения ранее рассмотренных форм

Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых Объектов в документах;

простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Первичные учетные документы должны составляться своевременно, т.е. в момент совершения операции или, если это почему-то невозможно, по окончании операции.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.[2]

Формы этих документов утверждаются в составе учетной политики организации.

Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами (ведомствами), типографским способом.

2.4 Право подписи первичных документов

Перечень лиц, имеющих право подписывать документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Число таких лиц должно быть минимальным. Например, должны быть утверждены лица, имеющие право затребовать товарно-материальные ценности со склада организации и лица, разрешающие их отпуск. Образцы подписей этих лиц должны находиться у заведующего складом.

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129 - ФЗ - документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.[2]

Образцы подписей руководителя (его заместителя), главного бухгалтера (его заместителя) заверяются нотариусом в специальной карточке, которая представляется в банк, обслуживающий организацию.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица (заместителя главного бухгалтера) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.

2.5 Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

Поступающие в бухгалтерию первичные документы должны обязательно подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам. Проверка осуществляется следующими способами:

формальная проверка;

проверка по существу;

арифметическая проверка;

встречная проверка.

Формальная проверка - проверка правильности использования бланка первичного документа утвержденной формы и полноте заполнения реквизитов. При формальной проверке необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа: оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку оприходования и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Встречная проверка - это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени; отчет кассира за рабочий день с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами и т.д.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации в кассовых и банковских документах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, денежных чеках) внесение исправлений не допускается.

Если в таком первичном документе допущена ошибка, то его необходимо уничтожить и составить новый документ. Если ошиблись при заполнении денежного чека в чековой книжке, необходимо его оставить в ней, перечеркнув и указав, что он испорчен. Затем заполнить следующий чек.

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете существует несколько способов. Один из них корректурный (см. приложение В).

Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено: утверждено в документе -подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим в том случае, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета до составления бухгалтерского баланса и если исправление их не требует изменения мемориального ордера после перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае бухгалтер на сумму допущенной ошибки оформляет справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой. Они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Исправление должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью лица, сделавшего его, с указанием даты исправления. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами следующие:

использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

отсутствие утвержденных руководителем перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

наличие подчисток и помарок в документе;

исправления в кассовых документах;

записи простым карандашом;

отсутствие прочерков в свободных строках;

отсутствие штампа или записи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

арифметические ошибки при таксировке документов.

При обнаружении указанных ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки.

2.6 Бухгалтерская обработка первичных документов

Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит их следующих этапов:

таксировка;

группировка;

котировка;

гашение.

Таксировка - проведение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в поступающих документах, так как некоторые поступающие в бухгалтерию документы имеют натуральные показатели. При таксировке документов указывают цены и сумму.

Т.е. таксировка - перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Если в документах указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени. Например, начисление заработной платы по табелям отработанного времени.

Группировка - это подбор документов по определенным признакам, Отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные Операции (по кассе, расчетному счету и др.).

Цель группировки - получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Например, документы по движению материалов могут группироваться по приходу и расходу каждого номенклатурного номера; кассовые документы - по целевому поступлению и расходованию денег и т.п.

Группировку документов производят в специальных накопительных или группировочных ведомостях.

Накопительные ведомости заполняют по мере поступления первичных учетных документов в бухгалтерию. В конце отчетного периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям. Группировочные ведомости составляются для систематизации сведений о хозяйственных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по определенному признаку документов.

Контировка - указание в первичных и сводных документах номеров бухгалтерских счетов, на которых по дебету и кредиту должна быть отражена сумма хозяйственной операции. Для этих целей во многих первичных учетных документах отводится специальное место (в авансовом отчете, приходном и расходном кассовых ордерах, кассовой книге и др.).Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.

Т.е. контировка - это принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм на документах.

Гашение - отметка на документах об их использовании путем проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений.

2.7 Порядок хранения первичных документов

Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.

Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон. Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).

Основные правила хранения документов в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вред. изм. и доп. от 30.06.2003г.) представлены в приложении Г.

После того как первичные документы отражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся документы, номера документов (с N".... по №... включительно), их количество и другие справочные сведения.

При автоматизированной форме бухгалтерского учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям - машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Оформление списка дел представлено в приложение Д.

Номер дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется и конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (текущих архивах). Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках документы должны быть переплетены. По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке. При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.[2]

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, Металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для подшиваются в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Сроки хранения бухгалтерских документов представлены в приложение Е. Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

2.8 Понятие документооборота

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к вычету);

все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Документооборот - движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания до сдачи в архив.

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, маркетологи).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность. Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Документооборот каждой организации имеет общие черты и особенности (см. приложение Ж).

Процесс документооборота осуществляется в соответствии с графиком, который составляет главный бухгалтер, и утверждает руководитель организации. Основные этапы документооборота:

составление и оформление документов;

движение документов по рабочим местам;

прием документов в бухгалтерии;

обработка документов в бухгалтерии;

сдача документов в архив.

График документооборота - схема или перечень работ по проверке и обработке документов. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота авансового отчета по организации представлен в таблице 4.

Из представленного в таблице 4 графика документооборота авансового отчета видно что, на этапе создания документа ответственный за выпуск и оформление документа является подотчетным лицом, которое должно отчитаться по подотчетной сумме в течение 3 дней, а ответственным за проверку является бухгалтер.

На этапе проверки документа подотчетное лицо представляет документ не позже 3 дней бухгалтеру, который обрабатывает документ не более 2 дней и передает в архив по истечении года.

Таблица 1 - Технология документооборота авансового отчета

№

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1

Авансовый отчет

1

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо

Бухгалтер

В течение 3 дней

Бухгалтер

Подотчетное лицо

При отчете

Не позже 3 дней

Бухгалтер

Не более 2 дней

Бухгалтер

По истечении года

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

оптимальное число подразделений и исполнителей, через которые должен проходить каждый первичный документ;

минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

улучшению всей учетной работы в организации;

повышению контрольных функций бухгалтерии.

После составления графика каждому исполнителю, участвующему в документообороте, вручается выписка из графика документооборота, где указаны:

исполнители;

наименование документов;

сроки представления документов;

подразделения организации, в которые представляются документы.

Таким образом, при составлении графика документооборота учитывают Требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении организацией.

2.9 Порядок изъятия у организации документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю и главному бухгалтеру организации. Документы могут быть изъяты инспектором Федеральной налоговой службы РФ, который проводил проверку документов в части правильности исчисления налогов и других платежей в бюджет, в случае, если эти документы свидетельствуют о сокрытии (занижении) прибыли (доходов) или объектов налогообложения.

Изъятие документов в этом случае и оформление протокола изъятия, проводятся в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов Российской Федерации «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующие о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытия иных объектов налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан» от 26 июля 1991 года № 16/176, а именно:

1. Для производства изъятия должностным лицом инспекции Министерства налоговой службы должно быть предъявлено руководству организации соответствующие постановление.

2. Изъятие документов должно производиться в присутствии руководителя и главного бухгалтера или других уполномоченных на то должностных лиц; организации, при этом в ходе проведения процедуры изъятия руководитель и главный бухгалтер могут делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в протокол изъятия.

3. В случае если документы, подлежащие изъятию, непригодны к осмотру, они должны быть дооформлены в присутствии должностного лица Госналогоинспекции соответственно главным бухгалтером, руководителем организации или заменяющими их должностными лицами организации.

4. При проведении изъятия инспектором Федеральной налоговой службы РФ составляется опись изъятых документов, копия которой вручается главному бухгалтеру или руководителю организации (лицам, их заменяющим) подрасписку.

В случае обнаружения пропажи или гибели документов, подлежащих изъятию, необходимо сообщить об этом должностному лицу Госналогоинспекции и по его предложению (если таковое имеется) руководитель организации должен создать комиссию по расследованию причин Пропажи или гибели данных документов.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных, правоохранительных органов и органов государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

2.10 Унификация и стандартизация первичных документов

первичный документ унификация учет

В настоящее время используют унифицированные, специализированные и индивидуальные формы первичных документов.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Типовые унифицированные первичные документы выпускаются в альбомах, в которых формируются в разрезе однородных разделов бухгалтерского учета и имеют свой отличительный номер. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

управленческой документации - ОКУД;

предприятий и организаций - ОКПО;

основных фондов - ОКОФ.

В случае необходимости с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных можно вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительным документом организации.

Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются постановлениями Госкомстата Российской Федерации.[7]

Типовые унифицированные отраслевые формы являются специализированными формами документов, предназначенными для использования организациями определенных отраслей. Так, в настоящее время разработаны и утверждены Госкомстатом типовые бланки для учета:

торговых операций;

операций в организациях общественного питания;

денежных расчетов с населением с применением ККМ;

капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

работы строительных машин и механизмов;

операций на автомобильном транспорте;

сельскохозяйственной продукции и сырья.

Индивидуальные формы первичных учетных документов разрабатываются и используются в организации, имеющей специфические операции, присущие только единичному случаю. Такие формы документов должны также содержать обязательные реквизиты и быть утверждены в приказе об учетной политике организации.

Стандартизация документов - это установление единых размеров бланков однотипных документов в соответствии с постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» введены в действие 1 июля2003 года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Первичное наблюдение - первое звено в цепочке функционирования бухгалтерского учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую получат пользователи информации. Поэтому содержанию первичного наблюдения уделяют большое внимание.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

2. Астахов В. П. Теория бухгалтерского учета : учебное пособие. М. : ИКЦ «МарТ», 2005. 576 с.

3. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета : учебник для вузов. - Изд. 2-е, перераб., доп. - М. : МиК, 2004.

4. Бойко Т. С., Рожков Ю. В. Научные работы : учебно-методическое пособие по написанию и оформлению научных работ для студентов, магистрантов, аспирантов всех форм обучения и специальностей. Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2009. 76 с.

5. Бухарева Л.В. Городецкая М.И. Бухгалтерский учет. М. : Эксмо, 2009. 656 с.

6. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. М. : ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. 672 с.

7. Гусева Т. М., Шеина Т. Н. Основы бухгалтерского учета : Теория, практика, тесты : учебное пособие изд. 3-е, доп., перераб, / под ред. проф. В. Г. Гетьмана. - М. : МиК, 2002.