Инвентаризация как способ контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей

Бухгалтерская служба организации обязана:

· осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

· требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

· следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

· отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Если величина материально-производственных запасов признается аудитором существенной, то он обязан лично присутствовать при их инвентаризации. Организация должна предупредить аудитора о ней заблаговременно, желательно письменно. Аудитор включается в состав комиссии по инвентаризации. Естественно, что сам аудитор ничего не обязан пересчитывать, в данной ситуации он является независимым наблюдателем, фиксирующим все отклонения от установленной процедуры. А вот если аудитор не смог приехать на инвентаризацию в назначенное время, то он обязан самостоятельно произвести выборочный осмотр и пересчет запасов. При необходимости аудитор должен составить оборотную ведомость движения запасов в период между датами, по состоянию на которые проведен выборочный осмотр и пересчет и составлена финансовая (бухгалтерская) отчетность. Такая необходимость может возникнуть при наличии обстоятельств, позволяющих аудитору полагать, к примеру, что имели место умышленные искажения по вине материально-ответственных лиц.

Результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении годовой инвентаризации они должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете, т.е. выявленные излишки или недостачи должны быть отражены в бухгалтерском учете проводками за декабрь отчетного года.

Выявленные при инвентаризации излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты в составе прочих расходов.

Суммы оприходованных по результатам инвентаризации излишков материалов для целей налогообложения прибыли подлежат зачислению в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).

По результатам аудита следует подготовить мнение аудитора по вопросам:

· соответствия порядка проведения инвентаризации материалов требованиям нормативных актов;

· правильности документального оформления результатов инвентаризации материалов;

· правильности отражения излишков и недостач материалов в бухгалтерском и налоговом учете.

По результатам аудиторской проверки ООО «ЖКЗ» за 2008 год, согласно акта, выявлено следующее нарушение - в 2008 году на ООО «ЖКЗ» не проводилась инвентаризация сырья и готовой продукции. Главный бухгалтер объяснил это тем, что для точной инвентаризации необходимо остановить все механизмы, связанные с перемещением сырья и произвести зачистку силосов через весы. В связи с тем, что собственником не было дано распоряжение на остановку, инвентаризацию провести не представилось возможным.

6. Порядок контроля возмещения недостач ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации

Согласно п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Следует иметь в виду, что недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

По общему правилу результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении годовой инвентаризации они должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете, т.е. выявленные излишки или недостачи должны быть отражены в бухгалтерском учете проводками за декабрь отчетного года.

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч. 10 "Материалы";

К-т сч. 43 "Готовая продукция"

В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат -

Д-т счетов 20 "Основное производство,

25 "Общепроизводственные расходы",

26 "Общехозяйственные расходы";

К-т сч. 91 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются дебет счета "Прочие доходы и расходы" с кредита счета "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляют акт.

Для целей налогообложения прибыли потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли приравниваются к материальным расходам (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 265 НК РФ, расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, относятся к внереализационным расходам. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (см. также письмо Минфина России от 02.05.2006 N 03-03-04/1/412).

7. Контроль качества инвентаризаций

Контроль качества инвентаризаций - система приемов проверки материалов инвентаризаций с формальной точки зрения и по существу с целью установления соблюдения порядка проведения инвентаризаций, контроля правильности оформления инвентаризационных и сличительных ведомостей, выявления возможных случаев вуалирования недостач и сокрытия неучтенных ценностей. Контроль качества инвентаризаций также включает: наличие разработанных и утвержденных планов; полноту охвата объектов и своевременность проведения инвентаризаций, правомочность и компетентность комиссий; качество инвентаризационного процесса, достоверность и правильность составления инвентаризационных ведомостей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правильность отражения результатов на счетах бухгалтерского учета и в учетных регистрах.

Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов. На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий.

При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

не оговорённое исправление цены, количества и суммы;

подчистки записей, добавление и дописки цифр;

неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам инвентаризационных описей;

не соответствие количества единиц товаров по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией;

неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;

указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных товаров;

записи об остатках определённых товаров в описи на конец отчётного периода в большем объёме, чем записи тех же товаров в описи на начало периода (если по этим товарам не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её проведения.

8. Анализ результатов инвентаризаций ТМЦ

Объектом исследования курсовой работы является ООО «Железногорский комбикормовый завод»

Директор ООО «ЖКЗ» подписывает приказ о назначении рабочей инвентаризационной комиссии, в составе которой утверждает: председателем комиссии - директора, членами комиссии - главного бухгалтера, главного инженера, бухгалтера. Этот документ оформлен с помощью ЭВМ, но каких-либо недочетов в нем нет, все сделано аккуратно, правильно. Этот приказ сразу же был зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации - это унифицированная форма №ИНВ-23.

К началу инвентаризации материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. В данной расписке указаны должность материально ответственного лица, подпись, расшифровка подписи (Приложение К).

После этого сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи - форма №ИНВ-3, (Приложение К) Итак, в качестве товарно-материальных ценностей ООО «ЖКЗ» рассматриваются производственные запасы, товары, готовая продукция, находящаяся в собственности организации.

На этой странице, оформленной с помощью ЭВМ, все сделано правильно, на данном этапе проведения инвентаризации нас больше интересует 2-я страница формы №ИНВ-3. На ней представлено восемь порядковых номеров, и, они точно отображены в итогах по странице. Все восемь номеров относятся на 10 счет «Материалы». Колонка № 3 тоже заполнена верно: в ней отражено наименование товарно-материальных ценностей. Колонки № 4 тоже заполнена правильно. А вот для колонок № 5 наименование единиц измерения и №6 для столбца код ОКЕИ заполнена не полностью, для Осциллографа не указано не наименование единиц измерения, ни код ОКЕИ. Пустые графы в колонке №6 связаны, по словам председателя инвентаризационной комиссии с трудоемкой работой по поиску соответствующих кодов по ОКЕИ в статистической литературе. «Все будет заполнено до конца отчетного года», - заверил председатель инвентаризационной комиссии. Возможно, действительно, трудно сделать такой объем работы, но наполовину незаполненные документы тоже не должны быть сданы к проверке и не должны быть подписаны председателем инвентаризационной комиссии, на мой взгляд, это грубое нарушение. Колонка №7 тоже заполнена правильно: целую часть числа составляют рубли, а после точки, дробную - копейки. В столбце «Номер» колонки 8, 9 не заполнены вообще. Колонка № 8 «Номер инвентарный» не заполнена, по словам председателя инвентаризационной комиссии, потому что целью инвентаризации являлось фактическое наличие товарно-материальных ценностей, а инвентаризационный номер они присваивали товарно-материальным ценностям после проведения инвентаризации. На мой взгляд, это грубейшая ошибка, нужно сразу проставлять инвентаризационный номер, потому что после инвентаризации данная товарно-материальная ценность может быть заменена на несоответствующую условиям использования, в связи с чем, организация понесет убытки, а если бы на товарно-материальных ценностях стоял инвентарный номер, ее бы вряд ли кто захотел заменить. Также и в случае с кражей. Допустим, найдена пропавшая из ООО «ЖКЗ» товарно-материальная ценность, но на ней нет инвентарного номера, поэтому неизвестно, кто ее владелец. Неприятных ситуаций с отсутствием инвентарного номера может быть много, чтобы их избежать, следует в процессе инвентаризации сразу же проставлять инвентарный номер.

Номер паспорта отсутствует по вполне объективной причине: на данный вид товарно-материальных ценностей паспорт не выдается, но, на мой взгляд, в таком случае в этой колонке должен стоять прочерк. Как видно из колонок № 10 - 13, данные фактического наличия соответствуют данным бухгалтерского учета, и колонки эти заполнены верно.

Обратимся в нижнюю часть страницы 2 описи, строки Итого заполнены верно, в соответствии с требованиями.

Следует отметить, что фактическое количество и сумма товарно-материальных ценностей равны количественным и суммовым данным бухгалтерского учета. это наглядно можно пронаблюдать по строке Итого.

Переходим к абзацу ИТОГО на странице: количество порядковых номеров присутствует. Общее количество единиц фактически тоже присутствует, пункт «На сумму фактически» данные даны верные.

Все цены, подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей проверены (на бумаге) и заверены подписями председателя инвентаризационной комиссии и членов комиссии и печатью организации.

Также даны подписи лиц, ответственных за сохранность товарно-материальных ценностей, проставлена дата.

В строке ниже «Все цены, подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по инвентаризационной описи товорно-материальных ценностей проверены» указаны должность и расшифровка подписи, стоит подпись. Но не проставлена дата проверки. Это грубое нарушение

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций были оформлены актом и зарегистрированы в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Так как в ходе инвентаризации расхождений между фактическим наличием товарно-материальных ценностей обнаружено не было, то сличительная ведомость не составлялась.

На примере рассмотрено заполнение инвентаризационной описи только по одному материально-ответственному лицу. Аналогично были заполнены Инвентаризационные описи по другим материально-ответственным лицам.

Еще не указано про товарно-материальные ценности, отгруженные и принятые на хранение. В обоих случаях оформляется акт по форме №ИНВ-4 с полностью заполненной верхней шапкой, которая включает название организации, основание для проведения инвентаризации, форму по ОКУД, по ОКПО, вид деятельности, дату начала и окончания инвентаризации.

Сама же таблица формы акта состоит из 16 граф, в которых во всю длину таблицы стоит значок Z, что означает, что товарно-материальных ценностей отгруженных в собственности ООО «ЖКЗ» не обнаружено. Документ заверен подписями председателя инвентаризационной комиссии и членов комиссии.

Точно также обстоит дело и с товарно-материальными ценностями, принятыми на ответственное хранение, находящимися в пути, опись по которым составляется по форме №ИНВ-5 и ИНВ-6 соответственно. Таких товарно-материальных ценностей также обнаружено не было.

В силу того обстоятельства, что целью курсовой работы я ставила изучение проведения инвентаризации как способа контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей ООО «ЖКЗ», то в курсовой работе я конкретно и рассматривала только товарно-материальные ценности, на самом же деле, если проводится инвентаризация, то ей обычно подвергается не только один какой-то вид ценностей, а все. Так и в ООО «ЖКЗ» инвентаризации в действительности подлежали основные средства, готовая продукция, товары, обязательства. А я, в соответствии с темой и целями курсовой работы, выбрала только товарно-материальные ценности, поэтому в организации по окончании инвентаризации получилась целая толстая книга, которая обязательно прошнуровывается и пронумеровывается, когда все это сделано, на заднюю часть книги на место шнуровки приклеивается листочек, на котором написано: прошнуровано и пронумеровано 83 листа, подпись директора, подпись главного бухгалтера и печать организации. В данном случае этот документ является опечатанным, то есть никто не сможет ни вынуть часть листов, ни вложить. Это делается на момент окончания всех операций в книге, теперь она полностью готова.

Так как данная инвентаризация не выявила излишков или недостач товарно-материальных ценностей, то ведомость результатов, выявленных инвентаризацией - форма №ИНВ-26, не составлялась.

9. Автоматизированные технологии учета и контроля в инвентаризационном процессе

Значительное количество работников, включенных в инвентаризационные комиссии, отрывается на длительное время от их непосредственной работы, пытаясь обеспечить более или менее приемлемую оперативность и достоверность сверки инвентарных объектов, инвентарные номера, коряво выведенные фломастером на самых, бросающихся в глаза, местах, описи, командировки.

Внедрение в организации автоматизированной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности кардинально не решает проблемы. Такая система позволяет осуществлять автоматизированный учет товарно-материальных ценностей, но процесс инвентаризации остается, как и прежде, ручным и весьма трудоемким. Проблемы начинаются с ручного нанесения инвентарных номеров на объекты учета. Во-первых, существует риск ошибочного кодирования инвентарных объектов, во-вторых, не всегда это удается сделать удобно и эстетично. Но самое страшное впереди - это непосредственно сама инвентаризация. Ну вот, инвентаризация проведена, инвентаризационная опись подготовлена и заверена подписями инвентаризаторов. Однако не все еще закончилось. Теперь еще предстоит ручной ввод результатов инвентаризации в информационную систему. При этом нет никакой гарантии, что эти данные будут введены без ошибок и искажения.

Таким образом, существующему сегодня в большинстве организаций процессу учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей присущи следующие основные недостатки:

· высокая трудоемкость нанесения инвентарных номеров на объекты учета;

· высокий риск ошибочного нанесения инвентарных номеров;

· высокая трудоемкость идентификации (сверки) инвентарных объектов;

· высокий риск ошибочной идентификации (сверки) инвентарных объектов или ее фальсификации;

· высокая трудоемкость ручного ввода данных результатов инвентаризации в информационную систему;

· высокий риск возникновения ошибок или фальсификации результатов инвентаризации при их вводе в информационную систему.

Таким образом, объективно существует задача повышения оперативности и достоверности инвентаризации товарно-материальных ценностей при одновременном снижении трудозатрат на ее проведение.

Поставленная задача может быть эффективно решена с применением технологии штрихового кодирования и идентификации, которая позволяет настолько ускорить сбор и обработку данных, а также повысить их достоверность, что вполне может привести к революции в сознании традиционно консервативных бухгалтеров.

Технология штрихового кодирования и идентификации относятся к группе технологий автоматической идентификации объектов. Автоматическая идентификация - совокупность технологий, в которых с помощью электронных средств выявляется уникальная характеристика или уникальная последовательность данных, связанная с материальным объектом, и на основе электронной обработки этой информации производится распознавание объекта.

Штриховое кодирование - технология автоматической идентификации и сбора данных, основанная на представлении информации в виде напечатанных формализованных комбинаций элементов установленной формы, размера, цвета, отражающей способности и ориентации для последующего оптического считывания и преобразования в форму, необходимую для ее автоматического ввода в компьютер.

На сегодняшний день выделяют два типа штриховых кодов: одномерные и двухмерные. Для решения задачи учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей достаточно возможностей, предоставляемых одномерным штриховым кодом. Инвентаризация сводится к получению ответа на вопрос: «объект найден и где?». На первую часть вопроса нам ответит штриховой код инвентарного объекта, а на второй штриховой код местонахождения (комната, офис, кабинет, и т.п.). Главное - чтобы эти коды были действительно уникальными.

Терминал сбора данных сочетает в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания этого штрихового кода. Такое сочетание создает качественно новые возможности по мобильному и автономному сбору информации, ее хранению и обработке. Инвентаризатор с помощью терминала сбора данных и специальной установленной на нем программы последовательно считывает штриховые метки местонахождений и инвентарных объектов, информация о которых сохраняется в терминале сбора данных и может быть в последствии передана в автоматизированную систему бухгалтерского учета. Таким образом, фиксируемая в терминале сбора данных информация позволяет сопоставить текущее местонахождение и находящиеся в нем инвентарные объекты - т.е. ответить на основные вопросы инвентаризации. Современные терминалы сбора данных предоставляют широкие возможности по хранению и обработке информации, поэтому появляется возможность наделить их весьма полезными при проведении инвентаризации функциями, например, по информированию инвентаризатора о том, какие объекты по данным АИС ФХД должны находятся в том или ином помещении. Для этого необходимо выполнить следующую операцию - подготовить терминал для проведения инвентаризации.

Подготовка терминала сбора данных к проведению инвентаризации заключается в загрузке в него информации из используемой на предприятии АИС ФХД. В состав этой информации могут входить, например:

· данные об исходных состояниях объектов инвентаризации (инвентарные номера, наименования инвентарных объектов, серийные номера инвентарных объектов, материально-ответственные лица, коды местонахождений инвентарных объектов и т.п.);

· кодификатор местонахождений инвентарных объектов (коды и наименования местонахождений объектов инвентаризации);

· перечень инвентаризаторов (фамилии, имена, отчества, логины, пароли);

· параметры инвентаризации (код и наименование организации, проводящей инвентаризацию и т.п.);

Когда терминал сбора данных подготовлен, можно приступать к самому ответственному, а до внедрения штрихового кодирования - и самому трудоемкому этапу инвентаризации - сбору данных о текущем состоянии инвентарных объектов. Только теперь у нас в руках не инвентаризационная опись и прочие гроссбухи, а небольшое устройство, а вместо многочисленной комиссии - один инвентаризатор. Действия инвентаризатора, вооруженного терминалом сбора данных, простые: надо автоматически считать штриховой код местонахождения (например, комнаты, офиса, кабинета и т.п.) который нанесен на соответствующей этикетке, красующейся у двери в это помещение, а затем последовательно и также автоматически считывать штриховые метки со всех объектов, находящихся в этом помещении. По завершении «обработки» помещения можно переходить к следующему. В результате в терминале сбора данных накапливается информация о текущем состоянии инвентарных объектов и их местонахождении. Кроме того, в терминале сбора данных сохраняются и другие очень важные параметры, например: фамилия инвентаризатора, дата и время проведения инвентаризации и т.п. Заметим, что единственным способом подтверждения фактического наличия инвентарного объекта в данной технологии - является автоматическое (т.е. без участия человека) считывание терминалом сбора данных его штрихового кода, что в значительно мере усложняет фальсификацию данных инвентаризации. Следовательно, необходимость привлечения к работе многочисленной инвентаризационной комиссии отпадает.

После завершения сбора данных по текущему состоянию инвентарных объектов. Необходимо осуществить операцию по автоматической выгрузке собранной информации из терминала сбора данных в АИС ФХД. Терминал подключается к компьютеру, на котором установлена информационная система и, информация о текущем состоянии инвентарных объектов загружена в ее базы данных. Ручной ввод данных результатов инвентаризации в информационную систему остались лишь в воспоминаниях.

На ООО «ЖКЗ» технология штрихового кодирования и идентификации, к сожалению, не используется. Приходится довольствоваться Конфигурацией 1С Бухгалтерия. Конфигурация обеспечивает эффективную поддержку инвентаризаций товарно-материальных ценностей на складах, в процессе которых количество товарно-материальных ценностей на складах сверяется с остатками ценностей по данным информационной базы, определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки инвентаризации и регистрации ее результатов в информационной базе используется документ "Инвентаризация товаров на складе".

Конфигурация поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно до проведения инвентаризации можно автоматически заполнить документ "Инвентаризация товаров на складе" сведениями об остатков товаров на складе, содержащимися в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 "Сличительная ведомость". При большом размере складского хозяйства можно сформировать целый комплект документов "Инвентаризация товаров на складе" -- по отдельному документу для каждой группы товарно-материальной ценности и места хранения -- и распечатать соответствующий комплект сличительных ведомостей. После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии ценностей. После завершения работы инвентаризационной комиссии, полученные данные о фактическом наличии запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа "Инвентаризация товаров на складе". При выявлении излишков товарно-материальных ценностей можно автоматически сформировать документ оприходования этих ценностей, при выявлении недостачи -- документ списания на основании документа "Инвентаризация товаров на складе". Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.

учет инвентаризация материальный ценность

Заключение

Инвентаризация на ООО «ЖКЗ» завершилась. Действительно, это очень трудоемкий процесс, в ходе которого я обнаружила множество неточностей, недоработок и некоторое количество нарушений. Исследуя инвентаризацию на ООО «ЖКЗ», я разработала для себя рабочий план-схему проведения инвентаризации, который представлен на рисунке 1.

Рисунок 1-План инвентаризации

Это, конечно, очень примитивная модель, но она затрагивает и наглядно показывает все шаги проведения инвентаризации.

Следует отметить положительные моменты, например, в ходе заполнения инвентаризационной описи, данные бухгалтерского учета не разошлись с фактическими данными, в результате чего не пришлось составлять сличительную ведомость, следовательно, материально ответственные лица бережно заботились об охране и надлежащем использовании товарно-материальных ценностей.

Единственное, о чем может быть приходится жалеть, так это о том, что у меня не состоялась практика составления сличительных ведомостей.

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

Значение и роль инвентаризации очень велика. При ее проведение устанавливается фактическое наличие ценностей и денежных средств у материально ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного имущества. Проверяются условия сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и денежных средств, выявляются недостачи, излишки и злоупотребления.

Изучив процесс инвентаризации, становится понятным, на сколько он трудоемок и сложен, насколько ответственен. Потому что полученные в ходе проведения инвентаризации данные, будут использоваться в течение всего года, и вообще, организации важно знать, какими ценностями она располагает, как обстоят дела с кражей, порчей ценностей, как следствие, не нужно ли усилить охрану, какие меры проводятся по предохранению от стихийных бедствий и т.д. Так что, как видно, данные инвентаризации очень важны.

Литература

1. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ (в ред. от 23.07.1998г.),

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. №197-ФЗ,

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. №34н (в ред. от 24.03.2000г.),

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995г. №49,

5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н,

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденное Приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. №60н (в ред. от 30.12.1999г.),

7. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.07.1999г. №43н (в ред. от 30.12.1999г.),

8. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина РФ от 30.03.2001г. №26н,

9. Положение по бухгалтерскому учету «События после отчетной даты» ПБУ 7/98, утвержденное Приказом Минфина РФ от 25.11.1998г. №56н,

10. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»,

11. Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000г. №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № инв-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"»,

12. Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: Учеб.пособие. - 2-е изд., доп. и перераб. / Под ред. В.Г.Гетьмана. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 320 с.

13. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: ИФРА-М, 2000. - 635 с. - (Серия «Высшее образование»).

14. Бухгалтерский учет. Пособие для начинающих. Изд. 3-е, доп. и перераб. - М.: «Экзамен», 2001г. - 736 с.

15. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 304 с.

16. Инвентаризация/ Сост. Ланикина О.Н. - М., 1997

17. Сафронова Н.Г., Яцюк А.В. Бухгалтерский и финансовый учет Учеб. пособие. - М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 527 с. - (Серия «Высшее образование»).

18. Кейлер В.А. Экономика предприятия: Курс лекций. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, «Сибирское соглашение», 2000

19. Экономика предприятия: Учебник для вузов/Под ред. Проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 - 718с.

20. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - Ростов н/Д: «Феникс», 2001. - 384с

21. Гусева Д.М., Шейна Т.Н. Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: учебное пособие. - 2-е издание, доп. и перераб. Под редакцией Гетьман В.Г. - М.:Финансы и статистика 2000

22. Середа Т.П., Середа К.Н. все основные бухгалтерские проводки/серия "Библиотека бухгалтера и аудитора". - Ростов м/д:Феникс 2004.- 332стр.

Приложения

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж

ПРИКАЗ №238 от « 31 » декабря 2007 г.

Об утверждении положений по учетной политике организации на 2008 год.

С целью организации бухгалтерского и налогового учета на предприятии в 2008 году приказываю:

На основании Федерального закона от 2 1 Л 1. 1996 №1 29 - ФЗ утвердить

положение «Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета» №1, раскрывающее способы ведения бухгалтерского учета в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету.

Утвердить Положение «Учетная политика организации для целей налогового учета» №2, раскрывающее способы налогового учета в соответствии с нормами Налогового законодательства.

Утвердить рабочий План счетов бухгалтерского учета организации 2008 год - Приложение №3.

Утвердить положение о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств организации и осуществлении внутреннего контроля за хозяйственными операциями - Приложение №4.

Утвердить положение о постоянно действующей инвентаризационной комиссии - Приложение №5.

Утвердить формы первичных документов для целей финансового учета - Приложение №6.

Утвердить график документооборота организации - Приложение №7.

Утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов - Приложение №8.

Настоящий Приказ ввести в действие с 01 января 2008 года.

Руководитель: Стекачев В.В.

Гл. бухгалтер: Тебенева Г.Н.

ПРИЛОЖЕНИЕ З

Приложение № 4

к приказу №232 от « 31» декабря 2007 год.

Положение о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств.

1. Инвентаризация должна, проводится с учетом положений следующих нормативных актов:

Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»,

В методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 года № 49,

Постановления Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»,

Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998г. №34н).

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

2. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества:

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Инвентаризацию проводить в следующие сроки:

основных средств не реже 1 раза в год,

материальных остатков на складах ежеквартально по состоянию на конец квартала, - кассы не реже 1 раза в квартал,

дебиторской задолженности по окончании каждого отчетного (налогового) периода, - расчетов с кредиторами ежеквартально по состоянию на конец квартала,

расчетов по налогам и обязательным отчислениям в бюджет и внебюджетные фонды ежегодно по состоянию на 31 декабря,

внутрихозяйственных расчетов ежемесячно по состоянию на конец месяца.

Внезапная инвентаризация кассы и материально-производственных запасов производится по решению руководителя организации.

4. Порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризация состоит из следующих этапов: 1) подготовительных мероприятий.

Издается приказ о проведении инвентаризации, который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Формы этого приказа (форма № ИНВ-22) и журнала учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-23) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88. В приказе о проведении инвентаризации должны быть определены содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, персональный состав инвентаризационной комиссии.

Перед началом проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние приходные и расходные, документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), указывая на них: "до инвентаризации на дату..." (пишется дата инвентаризации). Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации. В инвентаризационные описи эти ценности также не включаются.

Материально ответственные лица дают расписки. В них должно быть указано, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2) Опись имущества.

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Руководитель организации должен создать все условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Проверка осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяются части этих ценностей. Вес (или объем) навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. Когда инвентаризуется большое количество весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня (или по окончании взвешивания) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Результаты проверки (сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств) записываются в инвентаризационные описи или акты. Они составляются не менее чем в двух экземплярах.

Формы описей и актов инвентаризации (далее по тексту описи) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 для каждого вида товарно-материальных ценностей:

Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);

Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма N ИНВ-1 а);

Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2);

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и т. д.

Указанные описи, составленные по соответствующим формам, являются первичными учетными документами.

Отдельная опись (в двух экземплярах) составляется и подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность основных средств по каждому месту хранения ценностей. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

Если в ходе инвентаризации были выявлены объекты, которые не отражены в учете, а также объекты, по которым отсутствуют данные, ответственные лица комиссии должны включить сведения о таких объектах и их технические показатели в инвентаризационную опись. По решению комиссии эти объекты должны быть оприходованы. Их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа по техническому состоянию объектов. Эти суммы отражаются в соответствующих актах. Описи по форме N ИНВ-1 составляются отдельно по каждой группе основных средств производственного и непроизводственного назначения.

На каждое основное средство, взятое в аренду, составляется опись в трех экземплярах. Один экземпляр высылается арендодателю. В описи указывается срок аренды.

Форма N ИНВ-1а, используется при оформлении данных инвентаризации нематериальных активов, поступивших в организацию. Учитывая и описывая их, необходимо проверить:

наличие документов, подтверждающих право организации на использование нематериальных активов;

правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Нематериальные активы, выявленные комиссией, но не отраженные в бухгалтерском учете, должны быть включены в инвентаризационную опись.

Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2) используется для учета сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей на складах в ходе инвентаризации, когда комиссия работает более одного дня. Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится там же, где находятся пересчитанные товарно-материальные ценности. Данные формы N ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей

(форма N ИНВ-3).

В этой описи отражаются данные фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов и др.) в местах их хранения. На негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. Если в ходе инвентаризации выявлены материальные ценности, не отраженные в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

В акте инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) указывается, сколько денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.) находится в кассе организации. Во время инвентаризации денежные средства, ценности и документы не принимаются и не выдаются.

В акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17) отражаются сведения (данные) о расчетах с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Выявленные по документам остатки сумм, числящиеся на соответствующих счетах, указываются в справке (приложение к форме N ИНВ-17). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета, она прилагается к акту инвентаризации расчетов и является основанием для составления акта по форме N ИНВ-17.

Все указанные выше инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, гак и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. В описях указывают наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименовании материальных ценностей и их количество.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры. Исправления согласуются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи хранятся в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

3) Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета.

Следующим этапом при проведении инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей. Формы сличительных ведомостей утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N88:

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18);

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма NHHB-19).

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого copra), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, нужно произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Сличительные ведомости составляют только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и от руки.

Среди документов, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.). Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение о зачете.

4) Оформление результатов инвентаризации.

На последнем этапе результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов. выявленных инвентаризацией. Форма ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (N ИНВ-26), утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения самой инвентаризации. Их следует проводить до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация, и с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Формы акта и журнала утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (форма N ИНВ-24 и форма N ИНВ-25). Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.