Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

На предприятии ТОО "Огона" бухгалтерский учет осуществляет специальная служба - бухгалтерия. Это самостоятельное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, который назначается и освобождается директором ТОО.

Организационная структура предприятия обычно представляет собой пирамиду, где руководители нижних уровней ответственности и подотчетны руководителям нижних уровней. Организационная структура бухгалтерской службы рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 5.



Рисунок 5 - Схема организации бухгалтерской службы в ТОО "Огона"

Структура бухгалтерской службы - это форма организации людей, занятых учетной деятельностью, которая зависит от сложности и объема работ. При этом важную роль играет система должностей, которая полностью отражает принятую структуру бухгалтерии и служит средством ее материализации. В основе отбора должностей лежат характер, состав и объем функций, необходимых для выполнения учетных работ.

В экономике Республики Казахстан сложились и продолжают существовать три типа структуры бухгалтерии:

- линейная (иерархическая);

- по вертикали (линейно-штабная);

- комбинированная (функциональная) [6, с.22].

Как видно из рисунка 5, структура бухгалтерской службы ТОО "Огона" линейная, при которой все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

В структуру бухгалтерии ТОО "Огона" входят:

1) главный бухгалтер предприятия, который ведет финансовый и управленский учет на предприятии, оформляет отчетность в налоговые и статистические органы.

Главный бухгалтер действует в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" [5]. Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за все вопросы ведения бухгалтерского учета и обладает правом второй подписи финансовых документов, ответственность за финансово-хозяйственную деятельность возлагается на руководителя предприятия. Должностные обязанности главного бухгалтера определены в его должностной инструкции.

2) Бухгалтер - материалист - занимается учетом материальных ценностей и долгосрочных активов, согласно поступившим документам.

3) Бухгалтер - операционалист, который ведет учет расчетов с контрагентами предприятия, производит начисление и перечисление налоговых и других обязательных платежей в бюджеты, пенсионных отчислений и других выплат в соответствии с законодательством Республики Казахстан, начисляет заработную плату работникам предприятия.

4) Бухгалтер-кассир - осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг, получает денежные средства в банках, ведет кассовую книгу, передает денежные средства инкассаторам, составляет кассовую отчетность.

Задачей бухгалтерской службы ТОО "Огона" является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности субъекта, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, государственными органами, банками и иными заинтересованными лицами в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, устанавливающими принципы и правила ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.

Также функцией бухгалтерии является экономический анализ и анализ финансового состояния предприятия, которое показывает, по каким направлениям надо вести работу, чтобы улучшить результат. Бухгалтерия также обязана следить за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств предприятия. Вести точный документальный учет по работе предприятия для предоставления отчетности в проверяющие органы.

Учетная и налоговая политика ТОО "Огона" построена в соответствие с предъявляемыми требованиями к ведению бухгалтерского и налогового учета в Республике Казахстан.

Ведение бухгалтерского, производственного и налогового учета производится на основе Гражданского кодекса Республики Казахстан [7], Кодекса Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" [8], национальных стандартов финансовой отчетности (НСФО №2) [9], Типового плана счетов бухгалтерского учета от 23.05.2007 г. [10].

Для учета финансово-хозяйственных операций используется журнально-ордерная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся либо в журналы-ордера, либо накопительные и группировочные ведомости. Ежемесячно журналы-ордера закрывают и их итого переносят в Главную книгу

Главный бухгалтер ТОО "Огона" формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов (плана финансирования), форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

Учетная политика - это совокупность способов, принимаемых руководителем субъекта для ведения бухгалтерского учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.

Учетная политика ТОО "Огона" оформлена письменно и утверждена приказам директора, в ней определены правила и принципы учета на 2006-2008 года. Изменение и уточнение учетной политики оформляется отдельными приказами, где приводятся обоснования, расчеты и пересчеты показателей при переходе из одного метода учета в другой.

Раскроем основные разделы учетной политики ТОО "Огона":

1) ТОО "Огона" в организации финансового и управленческого учета руководствуется следующими принципами: непрерывность, понятность, значимость, существенность, достоверность, правдивое и беспристрастное представление, нейтральность, осмотрительность, завершенность, сопоставимость, последовательность.

2) Целью организации бухгалтерского учета ТОО "Огона" является создание и поддержание информационной системы, позволяющей проводить оценку финансового состояния в любой период деятельности для оперативного и эффективного управления, а также своевременных и аккуратных налоговых исчислений.

3) Для начисления износа основных средств используется равномерный метод начисления износа.

4) Оценка себестоимости топлива, предназначенного для оказания транспортных услуг, производится методом средневзвешенной стоимости.

5) При учете товарно-материальных запасов используется непрерывная система.

6) Инвентаризация денежных средств, товарно-материальных запасов осуществляется ежеквартально, не позднее 10-го числа первого месяца квартала.

7) Калькуляция производственной себестоимости осуществляется с использованием простой системы учета. Фактические расходы собираются на счетах подраздела 8110 "Основное производство",

8) В ТОО "Огона" доходы отражаются по принципу начисления. По мере отгрузки продукции покупателям признается доход от реализации и списывается себестоимость реализованной продукции в соответствии с рассчитанным процентом.

9) Резервы предстоящих расходов и платежей в ТОО "Огона" не создаются.

10) На предприятии разработан Типовой план счетов с учетом требований НСФО, обоснована необходимость ведения субсчетов и статей к основным счетам с учетом специфики предприятия.

11) Финансовая отчетность ТОО "Огона" включает следующие формы: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств (прямой метод), отчет об изменениях в собственном капитале.

12) Финансовая отчетность предоставляется с разбивкой по отчетным кварталам (отчетный интервал - квартал) и на последнюю отчетную дату.

13) Рациональная организация учета ТОО "Огона" обеспечена путем разработки специального плана его ведения, который состоит из следующих элементов: графика документооборота, инвентаризации, отчетности, технического оформления и т.д.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения операции и события. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные документы составляются бухгалтерами ТОО "Огона" в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым главным бухгалтером ТОО "Огона".

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Каждым бухгалтером ТОО "Огона" составлен свой график документооборота. Например, бухгалтер - материалист описал перечень своих операций и документов, поступающих со склада, материально ответственных лиц, поставщиков и покупателей. Затем составил перечень документов в виде расходных и приходных накладных, лимитно-заборных карт, требований и т.д.

Далее составил перечень ответственных за предоставление документов лиц. В завершении указал необходимый срок для сдачи этих документов ответственными лицами в бухгалтерию предприятия.

Далее главным бухгалтером были сопоставлены полученные графики между собой с целью проверки их корреспонденции с разными участками бухгалтерии. Например, движение расходного ордера по расчету за товар от кассы, через расчетную группу, материальную группу до заместителя главного бухгалтера. В результате могут быть обнаружены какие-то неописанные участки либо дублирование контроля, либо излишнее прохождение документа по другим участкам учета.

Конечный итог этой работы - сводный график документооборота. Форма графика документооборота произвольная (Приложение А).

Составление документов бухгалтерской службой ТОО "Огона" производится на бланках установленного образца и сводится к заполнению их реквизитов данными, характеризующими хозяйственную операцию. Количество выписываемых экземпляров составляемого документа определяется характером хозяйственной операции, особенностями организационного построения предприятия и назначением документа.

Таким образом, документооборот на предприятии ТОО "Огона" осуществляется по заранее продуманному графику и без задержек. Своевременное движение документов обеспечивает своевременные записи в текущем учете, следовательно, и своевременное составление бухгалтерской отчетности.

2.2 Организация первичного учета кассовых операций

Бухгалтерия является тем структурным подразделением, где аккумулируется поток документации по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Движение документов - создание или их получение, принятие к учету, обработка, передача в архив называется документооборотом [11,с.32].

Бухгалтер-кассир осуществляет все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, которые составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами. Должностные обязанности бухгалтера-кассира определены в его должностной инструкции, приведенной в Приложении Б.

Прием денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. Физическому или юридическому лицу, внесшим деньги в кассу, выдают квитанцию о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанную главным бухгалтером и кассиром [12,с.52]. При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры обязаны руководствоваться "Признаками порядка определения платежных знаков".

Выдачу денег из кассы оформляют расходными кассовыми ордерами или надлежащим образом оформленными платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами и другими документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером.

Схема документооборота по движению наличности в кассе представлена на рисунке 6.



Рисунок 6 - Схема порядка учета движения наличности в кассе ТОО "Огона"

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы - при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке "Приложение".

Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Выдача их на руки лицам, получающим денежные средства, запрещена. Прием и выдача денег производится кассиром только в день составления документов. Кассир обязан проверить правильность документов.

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется подпись руководителя субъекта, подписывать сами ордера ему не обязательно. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявление паспорта или удостоверения личности получателя. Наименование и номер документа, кем и когда он выдан, указывают в ордере. Получатель расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму: тенге - прописью, тиын - цифрами.

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись "По доверенности". Последнюю прикрепляют к расходному кассовому ордеру или ведомости. После выдачи, получения денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные документы погашаются штампами "получено", "оплачено" с указанием даты.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами или шариковой ручкой. [12,с.55]

Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляется по платежной ведомости, на титульном листе которой ставится разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выдачи денег и общей суммы прописью.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи наличных денег на заработную плату (при уходе в отпуск, по болезни и другим причинам), а также выдача депонированных сумм и наличных денег в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи наличных денег на заработную плату отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении 3 дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. Депонированные суммы сдаются в уполномоченный банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, служащий основанием для выписки объявления на взнос наличными с обязательным указанием 10-значного кода бюджетной классификации.

Порядок депонирования заработной платы:

1) в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены выплаты, необходимо поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, премии, пособий по временной нетрудоспособности, подлежащих депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Помимо выплаты заработной платы предприятия выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на командировочные расходы, на хозяйственные нужды. Как правило список подотчетных лиц (п.л.) устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетным лицом составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов (квитанции, чеки, билеты и т.д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные в кассовых ордерах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир обязан проверить: наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордерах приложений. После совершения операций ордера подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или от руки: "Получено" или "Оплачено" с указанием числа, месяца и года.

Документальное оформление кассовых операций по движению бланков строгой отчетности.

Помимо наличных денег, в кассе могут храниться акции, облигации государственных займов, векселя, чековые книжки, другие ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся: абонементы на получение питания в столовой, диетического питания, питания в столовых учебных заведений, лечебно-профилактического питания; талоны для отпуска персоналу бесплатного спецпитания (молока или других равноценных пищевых продуктов) и т.п. Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на счете 1316 "Прочие материалы", как материальные ценности, по фактической себестоимости их приобретения. Материально ответственные лица ведут учет бланков в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу бланков оформляются Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности. Ежемесячно материально ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчет о движении бланков строгой отчетности. При подготовке знаков к реализации специально назначаемая руководителем субъекта комиссия с участием материально ответственного лица вскрывает пачки и производит полистный подсчет бланков (знаков). Результаты подсчета вносят в Акт о результатах проверки абонементов, талонов и других знаков, выявленных при полистном пересчете вскрытых пачек. При выявлении расхождений в Акте фиксируются данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке. На основании акта могут быть предъявлены претензии изготовителю знаков. На абонементах на питание и других знаках при подготовке их к продаже ставится штамп (печать) субъекта.

Все кассовые операции по каждому приходному или расходному кассовому ордеру или заменяющим их документам отражаются в кассовой книге. Кассовая книга - это учетный регистр для отражения движения наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена надлежащим образом.

Записи в кассовой книге производятся кассиром. Кассир производит эти записи сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому документу.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну их них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую (без горизонтальных линеек) заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки "Остаток на начало дня"). Предварительно лист необходимо свернуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть листа была подложена под ту часть, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается. По строке "в том числе на зарплату" указывается сумма по платежным ведомостям на заработную плату, не списанная в расход по кассе. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано их общее количество. Количество листов книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера. Заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер. Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня.

С согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируются машинограмма "Отчет кассира". Эти машинограммы проверяются и подписываются кассиром и передаются с кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Последние в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

В отчете кассира делают разметку корреспондирующих счетов, затем его данные переносят в машинограмму или учетные регистры.

Для валютной кассы открывается отдельная кассовая книга. При большом объеме валютных операций возможно ведение отдельной машинограммы или других учетных регистров.

Все кассовые приходные и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами "получено" или "оплачено" с указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу.

Записи в регистры производятся по мере поступления в бухгалтерию предприятия ТОО "Огона" отчетов кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и в Главной книге по счетам группы счетов 1010 "Денежные средства в кассе".

Сальдо счета 1010 "Денежные средства в кассе" указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счетов и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и других расходов). Если данные о целевом назначении денежных средств получают в виде машинограмм, регистрация кассовых документов может вестись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором указывают только дату, номер документа и сумму.

Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

Учет наличности в кассе ведется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций, которые утверждаются Национальным Банком Республики Казахстан. Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым кредитным учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Таким образом, учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины и своевременностью отражения в учете документации по движению денег на расчетном счете, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов.

2.3 Организация первичного учета труда и заработной платы

В целях систематического получения данных о численности и составе персонала, отделом кадров предприятия ведется учет личного состава. Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичной учетной документации.

Первичными документами учета кадров являются личные карточки (Приложение К). Прием на работу персонала оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного в письменной форме индивидуального трудового договора. Индивидуальный трудовой договор должен в обязательном порядке содержать условия оплаты труда. В приказе должны быть указаны наименование работы (должности) в соответствии со штатным расписанием.

Учет численности работников ведется на основании первичных документов. Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

При приеме на работу, связанную с материальной ответственностью, проект приказа в обязательном порядке должен быть согласован с главным бухгалтером организации. Копии приказов о приеме, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска передают из отдела кадров в бухгалтерию для расчетов с рабочими и служащими по заработной плате.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. Бухгалтерия предприятия на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц сведений о заработке или лицевой счет с последующим использованием их показателей для расчета среднего заработка.

Сведения о количестве отработанных дней и часов, о выработке и другие данные берутся из табелей, нарядов, рапортов, ведомостей выработки, расчетно-платежных ведомостей и других документов.

Например, для учета рабочего времени используется табель (форма № Т-12 или Т-13), который ведется непосредственно в подразделениях организации (предприятия). С его помощью получают сведения об отработанном времени и не отработанных по разным причинам часах и днях, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу, соблюдением правил прихода и ухода, состоянием трудовой дисциплины. (Приложение Л)

Неявки или опоздания на работу по уважительным причинам оформляются документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и др. Эти документы сдаются табельщикам и после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками.

Сверхурочные работы, разрешенные в установленном порядке, фиксируются в списках мастерами и контролируются табельщиком. Время простоев устанавливается по листкам о простое, которые подписывает администрация цеха.

Внутрисменные простои по причинам учитываются на основе фотографии рабочих мест и других показателей о простоях. Эти обобщенные по предприятию данные, характерные для определенного отчетного периода, используются в анализе показателей труда для выявления и устранения причин, порождающих непроизводительные потери рабочего времени на предприятии.

Затраты рабочего времени группируются по следующим признакам: отработанное время, неотработанное оплачиваемое время и неотработанное неоплачиваемое время. Внутри каждой из этих групп выделяются: отработанное время в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки, ежегодные отпуска, целосменные, внутрисменные простои, неявки на работу в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей, невыходы на работу вследствие временной нетрудоспособности (болезнь, роды), льготные часы для кормящих матерей, подростков и рабочих, занятых на вредных для здоровья производствах, прогулы, опоздания и преждевременный уход с работы.

Эти показатели необходимы для контроля за использованием рабочей силы на производстве, ликвидации простоев, сокращения невыходов на работу, устранения других непроизводительных затрат рабочего времени и для составления информации по труду.

Табель подписывается лицом, ответственным за его составление, и визируется в отделе кадров, где проверяется личный состав каждого структурного подразделения организации.

При увольнении работника составляют Приказ (распоряжение) о прекращении индивидуального трудового договора, который заполняет сотрудник отдела кадров в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, второй передают в бухгалтерию. Подписывает его начальник (мастер) структурного подразделения или руководитель предприятия. На основании этого приказа бухгалтерия производит расчет с работником.

Оформленные в установленном порядке табели передаются в бухгалтерию организации один раз в месяц для расчеты заработной платы за месяц. Данные табельного учета времени служат единственным основанием для начисления заработной платы тем работникам, труд которых оплачивается по простой повременной системе, т.е. по твердым окладам или тарифной ставке.

Заработная плата работникам организаций в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже одного раза в месяц в сроки, установленные коллективным договором. На усмотрение администрации может применяться как авансовый, так и безавансовый порядок расчета по заработной плате за первую половину месяца.

В первом случае, например, работникам выдается аванс, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы за вторую половину месяца. Размер аванса определяется соглашением при заключении коллективного договора. Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время согласно табелю.

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с работниками по заработной плате в ТОО "Огона", является расчетная ведомость, которая формируется после начисления заработной платы и удержания всех необходимых сумм в аналитике по сотрудникам.

Основой для составления расчетных ведомостей являются:

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и табель учета использования рабочего времени для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и др.);

- накопительные карточки заработной платы для рабочих-сделыциков;

- расчетные документы бухгалтерии по всем прочим ввдам заработной платы (отпуск, премии) и пособий по временной нетрудосрособности;

- расчетные ведомости за прошлый месяц - для расчета сумм удержаний налогов;

- решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;

- платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;

- расходные кассовые ордера на неплановые выплаты и т.п.

Расчетно-платежная ведомость - сводный документ, в котором обобщают в виды начисленной оплаты труда и других выплат работающим, а также удержаний и вычетов, производимых в соответствии с действующим законодательством. Ее составляют на основании данных расчетов по оплате труда.

В ведомости указывают фамилии, имена, отчества работников, их табельные номера и должности, разряды или оклады. Ее подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. В раздел ведомости "Начислено" из документов вносят суммы, начисленные сдельно, сверхурочно и т.д. В разделе "Удержано и зачтено" записывают суммы обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, подоходного налога, а также суммы удержаний по исполнительным листам; суммы, зачтенные за товары, проданные в кредит и другие удержания, зачеты и выдачи.. В конце месяца в ведомости подсчитывают сумму, причитающуюся к выдаче каждому работнику, и балансируют ведомость.

Расчетно-платежную ведомость сводят в разработанной таблице "Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда". В ней показывают остатки по расчетам с персоналом на начало месяца, суммы, начисленные, выданные, перечисленные, зачтенные, внесенные и удержанные, а так же остаток задолженности на конец месяца. Сводку используют для:

- получения развернутого остатка по счету 3350 "Краткосрочная задолженность по оплате труда", который записывают в главную книгу;

- получение итоговых данных по удержаниям из оплаты труда;

- контроля за полнотой и своевременного депонирования заработной платы;

- свода данных по расчетам с работниками;

- составление отчетов по индивидуальному подоходному налогу, удерживаемому у источника выплат;

- составление расчетной ведомости по обязательным пенсионным взносам и накопительные пенсионные фонды.

Заработную плату выплачивают по платежным ведомостям, в которых указывают сумму, подлежащую выплате, и срок, в течение которого она должна быть выдана. Разрешительную надпись скрепляют подписями руководитель и главный бухгалтер. После оформления ведомость передают в кассу для оплаты. Не выданную в установленный срок заработную плату депонируют (предприятие принимает ее на хранение). Суммы невыданной заработной платы кассир записывает в реестр, который вместе с отчетом кассира представляет в бухгалтерию. После выплаты лицевая часть платежной ведомости заполняется кассиром, и подшивается к кассовому отчету.

Выдача рабочим и служащим заработной платы и социальных пособий по временной нетрудоспособности осуществляется из кассы под расписку в платежных ведомостях. Заработная плата выдается в течение трех рабочих дней, считая и день получения ее в банке. По истечении указанных трех рабочих дней кассир "закрывает" платежные ведомости; против фамилии лиц, не получивших заработную плату, он пишет от руки или ставит специальный штамп; "Депонировано". Суммы неполученной заработной платы отдельно по каждому лицу заносятся кассиром в Реестр депонированной заработной платы, который составляется в двух экземплярах под копирку.

Таким образом, можно сделать вывод о правильности и достоверности документального оформления учета расчетов с персоналом по оплате труда.

2.4 Организация первичного учета долгосрочных и краткосрочных активов предприятия

Первичной документацией учета долгосрочных и краткосрочных активов является документация по учету движения основных средств и материальных запасов.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств, которые оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Схема первичной документации по учету движения основных средств в ТОО "Огона" представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Первичная документация по учету движения основных средств ТОО "Огона"

Наименование документов	Кем составляются документы	Какие операции оформляются документами
Оформление операций по поступлению основных средств
Акт приема-передачи основных средств (форма № ОС-1)	Приемочной комиссией предприятия, принимающего основные средства	Приемка основных средств: а) построенных или приобретенных в порядке капитальных вложений; б) приобретенных за счет финансирования целевых мероприятий или спецфондов; в) поступивших безвозмездно; г) купленных у различных организаций.
Оформление операций по выбытию основных средств
Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3)	Представителями предприятий или цехов, сдающих и принимающих основные средства	Принятие основных средств из капитального ремонта, реконструкции и модернизации.
Акт приема-передачи основных средств (форма № ОС-1)	Приемочной комиссией предприятия, принимающего основные средства.	Передача основных средств другому субъекту.
Акт о ликвидации основных средств (форма № ОС-4)	Комиссией предприятия	Выбытие основных средств в случаях полной либо частичной ликвидации.
Оформление операций по перемещению основных средств внутри предприятия
Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2)	Работниками предприятия, сдающими и принимающими основные средства.	Перемещение основных средств из одного цеха (отдела) в другой. Передача основных средств в ремонт.

Основные средства могут поступать на предприятие ТОО "Огона" следующим образом:

- в результате строительства производственных и жилых зданий, сооружений, передаточных устройств;

- приобретение машин, оборудования, транспортных средств;

- изготовления своими силами инвентаря, оборудования, мебели;

- перевода молодняка животных в основное стадо;

- зачисление в основные средства декоративных, защитных и других насаждений; безвозмездного поступления от других лиц;

- финансируемой аренды объектов (после перехода права собственности);

- вкладов в уставной капитал.

Поступление основных средств оформляется актом типовой междуведомственной формы № ОС-1 "Актом приемки-передачи основных средств".

При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией. К актам приемки-передачи (перемещения) основных средств прилагается техническая документация (паспорт станка, здания) на данный объект. Акт приемки-передачи, заполненный и подписанный членами комиссии, вместе с паспортом и другой техдокументацией на приобретение (сооружение) объекта передают в бухгалтерию предприятия, где на основании этих документов закрепляют поступивший объект за материально ответственным лицом.

В данном акте помимо обязательных реквизитов, комиссия отражает срок полезного использования и прогнозируемую ликвидационную стоимость объекта. Срок полезного использования основных средств определяется хозяйствующим субъектом самостоятельно при принятии объекта к учету, исходя из технических условий его эксплуатации, норм, установленных субъектом или других условий.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств Акт выписывается в двух экземплярах работником подразделения (отдела) - сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - подразделению (отделу) - сдатчику.

При безвозмездной передаче (дарении) основных средств другому субъекту, Акт составляется в двух экземплярах (для субъектов, сдающих и принимающих объект). При реализации основных средств другому субъекту Акт составляется в трех экземплярах: первые два остаются у сдающего субъекта (где первый экземпляр прилагается к отчету об остатках и движении основных средств, а второй - к расчетно-платежным документам), третий экземпляр передается лицу, принимающему основные средства.

Бухгалтерия закрепляет поступивший объект за материально-ответственным лицом, открывает инвентарную карточку, присваивает объекту инвентарный номер, вносит объект в Инвентарный список и делает запись по оприходованию основных средств.

При оформлении приемки производственного сооружения и здания склада в ТОО "Огона" был составлен акт в одном экземпляре. Акт составляется приемочной комиссией, назначенной распоряжением руководителя ТОО "Огона", в которую обычно входят инженер, мастер по производству и представители бухгалтерской службы. Составление общего акта, оформляющего приемку-передачу нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт, после его оформления, с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем субъекта или лицами на то уполномоченными.

Порядок отражения выбытия основных средств зависит от того, по какой причине основные средства выбыли. Чаще всего эти причины следующие: при ликвидации по физическому и моральному износу, в связи со строительством, расширением и техническим перевооружением предприятии, цехов или других объектов, при вкладе в уставный капитал, при сдаче объектов в долгосрочную (финансируемую) аренду, в результате аварий, нарушения нормальных условии эксплуатации, при безвозмездной передаче другим юридическим и физическим липам, дарении, передаче (продаже) межхозяйственным и другим предприятиям и общественным организациям, реализации неиспользуемых в хозяйственной деятельности объектов, при обмене, недостаче и т.п.

Ликвидация бывает полной или частичной (при переоборудовании и модернизации объекта). В порядке ликвидации с баланса ТОО "Огона" списывают здания, сооружения, оборудование и другое изношенное имущество, полностью утратившее производственное назначение вследствие физического или морального износа, после отработки им установленных сроков службы, в результате аварии, если восстанавливать эти объекты экономически нецелесообразно или невозможно, и если они не могут быть реализованы или переданы другим предприятиям.

Для определения непригодности основных средств, а также для оформления всей необходимой документации, по приказу руководителя ТОО "Огона" создаются постоянно действующие комиссии в составе главного инженера, главного бухгалтера, материально ответственных лиц и представителя МАИ (при списании автотранспортных средств). В комиссию при списании с баланса отдельных видов основных средств включают соответствующих специалистов: инженеров-механиков, инженеров-энергетиков, инженеров-технологов и других специалистов.

Постоянно действующие комиссии производят непосредственный осмотр объектов, подлежащих списанию, и устанавливают их непригодность к восстановлению и дальнейшему использованию; причины списания, а в необходимых случаях и виновных в преждевременном списании объектов; возможность использования отдельных узлов, деталей и материалов, их оценку; составляют акты на списание основных средств. Комиссия обязана при составлении актов использовать паспорта, поэтажные планы, ведомости дефектов, акты об авариях машин и другую имеющуюся документацию.

Здания и сооружения списывают при износе основных конструктивных элементов, невозможности или нецелесообразности восстановительного ремонта; тракторы, автомобили, самоходные машины - лишь при предельном износе базовых деталей, большинства узлов и агрегатов. При этом предприятие списывает с баланса здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства и другое имущество, относящееся к основным средствам, до истечения срока их службы только в тех случаях, когда они пришли в негодность вследствие аварий или стихийных бедствий.

Полное или частичное списание основных средств (кроме автотранспортных средств) оформляют Актом о ликвидации основных средств. Акт составляет в двух экземплярах комиссия, назначенная руководителем ТОО "Огона", или лицом на то уполномоченным. Первый экземпляр Акта передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад полученных в результате списания запасных частей, материалов, металлолома и т.п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражают в акте по разделу "Расчет результатов списания объекта".

В данном акте дается характеристика списываемых объектов основных средств, указывается причина выбытия, приводится описание технического состояния основных частей, узлов, деталей, конструктивных элементов и обосновывается нецелесообразность ремонта. Кроме того, определяется результат от ликвидации объекта. При списании объектов вследствие аварий, а также преждевременного износа или разукомплектования, к акту должны быть приложены документы, объясняющие причины их списания с указанием мер, принятых к виновным.

Акт утверждается руководителем ТОО "Огона". Только после его утверждения можно приступить к разборке (ликвидации) объекта. Полученные от ликвидации запасные части, агрегаты, металлолом и другие ценности приходуют на соответствующие счета по ценам возможного использования или реализации.

На основании акта на ликвидацию основных средств делают отметки о выбытии основных средств в инвентарных карточках, описях инвентарных карточек и инвентарном списке основных средств по месту их нахождения, эксплуатации.

В случаях нарушения действующего порядка списания основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям, полученным от ликвидации (уничтожение, сжигание и т.п.), виновных в этом должностных лиц привлекают к ответственности в установленном порядке.

Излишнее, не используемое оборудование, транспортные средства, приборы, инструменты, инвентарь, рабочий и продуктивный скот могут быть проданы другим юридическим и физическим лицам. При этом с покупателем оговариваются условия продажи-покупки, продажная цена. Она зависит от величины остаточной стоимости продаваемого объекта, его качественного состояния, спроса и предложения на рынке на такие товары. Цена, по которой предприятие продает основные средства, может быть на уровне остаточной стоимости, выше ее или ниже. Средства, полученные от продажи излишних, неиспользуемых основных средств, остаются, как правило, в распоряжении предприятия.

Передачу основных средств одним предприятием другому оформляют актом, который составляют в двух экземплярах. На основании данного делают отметку о выбытии основных средств в инвентарных карточках и инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации). С объектом основных средств передается и вся техническая документация, имеющаяся к нему.

Сделка купли-продажи сопровождается счет-фактурой, факт оплаты удостоверяется приходным кассовым ордером (при поступлении денег в кассу), выпиской с расчетного счета (при безналичной оплате).

При невозможности найти покупателя предприятие может передать свои основные средства безвозмездно другому предприятию или лицу. При этом, как и в предыдущем случае с получателем оговариваются условия передачи, после чего она совершается и оформляется документально. При безвозмездной передаче на передаваемый объект составляется "Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения основных средств" (ф.ОС-1), к которому прилагаются паспорт и другие сопроводительные документы на него. В акте помимо постоянных реквизитов, характеризующих передаваемый объект, указываются первоначальная стоимость и, если объект находился в эксплуатации, то сумма износа, начисленная по нему [13,c.104].

Перемещение основных средств внутри предприятия (из цеха в цех) также оформляют актом. На его основании делают отметку о перемещении основных средств в инвентарных карточках и инвентарных списках объектов по месту их нахождения. Выбывшие основные средства снимаются с учета предприятия.

Все расходы, связанные со списанием объекта, а также стоимость материальных ценностей, поступивших в результате сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и пр., показывают в разделе акта "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания" формы № ОС-4. По автотранспортным средствам подобная информация приведена в аналогичной "Справке" формы № ОС-4а.

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают кругооборот, все фазы которого подчинены единой цели - извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают кругооборот, все фазы которого подчинены единой цели - извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В процессе производственно-хозяйственной деятельности (при эксплуатации оборотных производственных фондов) предприятие нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые требуются на ее реализацию.

Таким образом, хозяйственные процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии - образование определенного буфера между последовательными поставками материалов, сырья, комплектующих и исключение необходимости непрерывных поставок.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.

Организация первичного учета операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия товарно-материальными запасами.

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.