Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

Казпотребсоюз

Карагандинский Экономический Университет

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Допускается к защите

зав. кафедрой

к.э.н., проф. Мадиева К.С.

"_____"__________2008 г.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему: "Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования"

Выполнила студентка

гр. УА-43

Горевич Н.В.

Научный руководитель

Фурманова М.А.

Караганда 2008

Содержание

• Введение
• 1. Теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций
• 1.1 Стадии учетного цикла, место и роль первичного учета в системе бухгалтерского учета
• 1.2 Сущность документации как метода бухгалтерского учета, понятие документооборота, его значение и организации
• 1.3 Первичные документы, их классификация и требования к их оформлению и движению
• 2. Организация первичного учета на предприятии ТОО "Огона"
• 2.1 Характеристика предприятия и учетная политика в области документооборота
• 2.2 Организация первичного учета кассовых операций
• 2.3 Организация первичного учета труда и заработной платы
• 2.4 Организация первичного учета долгосрочных и краткосрочных активов предприятия
• 3. Пути совершенствования первичного учета на предприятии ТОО "Огона"
• 3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию учета первичной документации на предприятии
• 3.2 Автоматизация первичного учета
• Заключение
• Список использованных источников
• ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Введение

В своем Послании народу Казахстана "Рост благосостояния граждан Казахстана - главная цель государственной политики" от 6 февраля 2008 года Президент Республики Казахстан Н.А. Назарбаев отметил: "В настоящее время важнейшей задачей, стоящей перед казахстанским обществом, является повышение конкурентоспособности нашей экономики. Для этого мы должны обеспечить развитие не сырьевых отраслей и поддерживать казахстанские предприятия, ориентированные на производство конкурентоспособной продукции. Мы должны развивать собственный научный потенциал и учиться у ведущих зарубежных специалистов. Необходимо внедрять новые совместные технологии и обеспечить надежную защиту интеллектуальной собственности". Решение именно этих задач, поставленных главой государства, позволят Казахстану выйти на международные рынки и занять там свою нишу [1].

На путь формирования встали все отрасли экономики с целью проведения отечественной системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствие с международными стандартами. В последние годы в нашей стране была проведена большая работа по реформированию бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность компаний должна быть прозрачна, поэтому повышаются требования к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных промышленных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы организации действующих на предприятии систем первичного, а далее управленческого и финансового учета, становятся более чем актуальными.

Развитие предпринимательства сопровождается возрастанием роли бухгалтерской информации в сферах управления, контроля и анализа предпринимательской деятельности. Своевременность, качество и достоверность этой информации достигаются высоким уровнем подготовленности и профессионализма бухгалтера.

В существующей системе учета имеются три основных компонента. Это, во-первых, статистика, использующая особые методы сбора и обработки информации (группировки, динамические ряды, индексы и пр.). Во-вторых, оперативный учет, который осуществляют внутри и в пределах предприятия. Необходимость его заключается в том, чтобы обеспечить непосрсдственное наблюдение за отдельными процессами, операциями в момент их совершения для оперативности в управлении. Основным видом учета на предприятии является бухгалтерский учет, обеспечивающий акционеров, участников, администрацию и других пользователей информацией о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений, т.е. является информационным обеспечением управленческих решений.

Для сбора, регистрации и обработки данных в бухгалтерском учете используют следующие приемы: первичное документальное оформление и отражение, инвентаризация, денежная оценка, калькуляция, группировка, двойная запись, составление баланса. Система бухгалтерского учета предполагает обязателыюе документирование всех финансово-хозяйствснных операций. Любая запись в бухгалтерских документах или, как их называют, учетных регистрах требует наличия документа, подтверждающего факт совершения операций. Это накладные, платежные поручения, счета, акты и т.п., которые называются первичными документами. Все первичные документы, как правило, составляются в момент совершения операции. Комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом, называется первичным учетом.

Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть казахстанских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее "оставшихся на плаву", перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

Цель дипломной работы - проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на материалах действующего предприятия.

В соответствии с поставленной целью были сформулированы основные задачи дипломной работы:

- исследовать теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций;

- изучить организацию первичного учета на предприятии ТОО "Огона";

- разработать рекомендации по совершенствованию первичного учета на предприятии.

Предметом исследования является первичный учет производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Объектом исследования послужила бухгалтерская документация предприятия ТОО "Огона". Основным видом деятельности анализируемого предприятия является оптово-розничная торговля широким ассортиментом товаров, а также строительно-монтажные работы.

Теоретической и методологической основой послужили законодательные и нормативные документы Президента и Правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов, статистические материалы, материалы периодической печати.

1. Теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций

1.1 Стадии учетного цикла, место и роль первичного учета в системе бухгалтерского учета

Целью предпринимательской деятельности является обеспечение общественных потребностей и извлечение дохода. В производственном предприятии данная цель реализуется в производственно-хозяйственном процессе. Производственно-хозяйственная деятельность предприятия складывается из отдельных хозяйственных операций по заготовлению сырья и материалов, выпуска готовой продукции, реализации её потребителям, выплате заработной платы, и т.д. Совершаемые хозяйственные операции отличаются друг от друга по содержанию, продолжительности совершения, техническим средствам, используемым при их выполнении, и по целому ряду других признаков. Однако все они взаимосвязаны и представляют собой составные элементы единого хозяйственного процесса.

Задачей бухгалтерской службы предприятия является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности субъекта, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, государственными органами, банками и иными заинтересованными лицами.

При организации бухгалтерского учета на предприятии следует определиться с учетной политикой.

Учетная политика представляет собой совокупность способов для ведения учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.

Для формирования учетной политики в организации создается комиссия из числа бухгалтеров, финансистов, юристов и других работников компетентных служб. Комиссия призвана сформировать политику в части выбора наиболее приемлемых способов ведения бухгалтсрского учета и исходных положений. Сформированная учетная политика утверждается внутренним документом - приказом или распоряжением, а затем в соответствии с избранной учетной политикой разрабатываются должностные инструкции, положения, схемы документооборота.

При ведении бухгалтерского учета субъектом должны быть обеспечены:

- неизменность принятой учетной политики в отражении отдельных хозяйственных операций и оценки активов и обязательств в течение отчетного периода;

- полнота отражения в учете всех осуществленных за отчетный период хозяйственных операций и результатов инвентаризации имущества и финансовых обязательств;

- правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам;

- тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на начало каждого месяца.

В результате своей деятельности любое предприятие осуществляет какие-либо хозяйственные операции, принимает те или иные решения. Практически каждое такое действие находит отражение в бухгалтерском учете, который в свою очередь, состоит из различных видов работ, подразделяющихся на операции, основанные на методических и технических приемах.

Документирование выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью на завершающем этапе учетного процесса.

В учетном процессе следует различать четыре стадии. На первой - регистрируют и измеряют учетные данные; на второй - систематизируют их и обобщают в учетных документах; на третьей - объединяют сведения воедино для подготовки отчетности; на четвертой стадии обобщают и анализируют данные.

Исходный объект организации процесса учета - учетная номенклатура (от латинского "nomenklatura" - совокупность или перечень названий терминов, употребляющихся в какой-либо отрасли науки). В бухгалтерском учете под учетной номенклатурой понимают состав названий хозяйственных фактов (явлений и процессов) - это характеристики состояния объектов учета (активы, имущество по форме функционирования), пассивы (обязательства и капитал), хозяйственные процессы, а также результаты деятельности, которые должны быть отражены в системе учета.

В учетной науке издавна существуют чисто теоретические основы и технологические приемы учета. Исходя из теории главы венецианской школы учета Фабио Беста (1845 - 1923 гг.) можно провести разграничение учета по времени его проведения (Рисунок 1).

Рисунок 1 - Учетный процесс во времени

Состав объектов учета в каждом периоде учетного процесса определяется содержанием хозяйственной деятельности конкретного субъекта и объектами информации. Важную роль в организации учета играет однотипность многих бухгалтерских процедур.

К совокупности правил и технических приемов бухгалтерского учета, при помощи которых обеспечивается взаимодействие основных элементов учетной системы, можно отнести: первичное наблюдение; стоимостное измерение; текущую группировку; итоговое обобщение.

В практике хозяйствования перечисленные приемы реализуются по-разному.

Первоначальная стадия (этап) учетного процесса, на которой производятся наблюдение, измерение и фиксация результатов в носителе учетной информации, называется первичным учетом (рисунок 1). В общем виде он представляет собой повторяющийся во времени организованный процесс сбора, регистрации, накапливания и хранения информации; в условиях автоматизации - ее передачу в компьютерные носители и первоначальную обработку.

Первичный учет являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учета. В теории бухгалтерского учета традиционно первичный учет представлен как начальная стадия учетного процесса, которая включает в себя "документирование операций... (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив" [2, с. 26]. С другой стороны, многие специалисты определяют первичный учет как самостоятельную систему, которая требует надлежащей организации и имеет свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние. В качестве примера можно привести определение первичного учета, а именно: "первичный учет представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления - её передачи и первоначальной обработки" [3, с. 12]

Не вызывает сомнения тот факт, что первичный учет действительно является "первичной стадией" бухгалтерского учета. Однако, кроме того, первичный учет - это основа управленческого учета, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. В частности, в книге Кирьяновой З. В "Методологические и организационные основы первичного учета" говорится о том, что система первичного учета служит "основой организации всей системы бухгалтерского учета и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности предприятия". [3, с.10]

Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом. Такими документами являются накладные и акты (приемные, отгрузочные, на внутренние перемещения), анализные карточки, удостоверения о качестве и сертификаты, платежные документы (требования, поручения, ордеры, чеки, векселя) и др.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

Основной целью системы первичного учета следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учета, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия, как за прошедшие, так и за текущий периоды.

Объекты учета в целом можно объединить в две группы:

- объекты, обеспечивающие ведение хозяйственной деятельности;

- объекты, составляющие хозяйственную деятельность.

Первичный учет как часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации и элементы работ, совокупность которых характеризует его как организационное целое. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в системе экономических показателей деятельности организации. Именно из первичных документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.

Интеграция различных видов учета предусматривает создание единого первичного учета для комплексного использования во всех ее подсистемах.

Сегодня, несмотря на попытки разработать и внедрить типовые формы первичных документов (Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 21.06.2007г. № 216 "Об утверждении форм первичных учетных документов"), первичный учет остается недостаточно упорядоченным, трудоемким и плохо организованным, а это сдерживает развитие интегрированных систем обработки информации. Следовательно, задача первичного учета заключается не только в сборе, измерении и обработке информации, но и в обеспечении обратной связи при подготовке и принятии решений. Повышение уровня автоматизации и широкое использование различных видов вычислительной техники на всех стадиях учетного процесса выдвигают возможность отказа от первичных документов в виде бумажных носителей. Из общего порядка исключение могут составлять лишь операции, непосредственно связанные с денежными расчетами. Данное обстоятельство актуализирует проблему, поэтому применяемые первичные документы должны носить унифицированный характер.

Стоимостное измерение фактов хозяйственных операций присуще только оценке и калькуляции, которые характерны для следующей стадии учетного процесса. Все свершившиеся хозяйственные события оцениваются через денежный измеритель как всеобщий эквивалент, затем выбирается стратегия поведения субъекта на будущее. Перенос данных из учетных регистров в отчетные формы - завершающая стадия учетного процесса.

Главная задача, стоящая перед организацией движения массивов носителей учетной информации, - оптимизация каналов передачи. Факт совершения хозяйственных операций фиксируется в первичных документах. Поэтому именно они должны содержать достоверные сведения и оформляться в момент совершения операции. Эти обстоятельства важны в связи с тем, что бухгалтер, не имеющий достаточной базовой подготовки и/или практического опыта, не обращает должного внимания на полное оформление первичного документа. В результате к субъекту хозяйствования предъявляются финансовые санкции, поскольку указанные нарушения в большинстве своем способствуют сокрытию или занижению дохода, а, следовательно, и налогооблагаемой базы.

Первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерения и регистрации явлений хозяйственной жизни, но и несет в себе контрольные функции, необходимые для выявления тех или иных отклонений.

Более половины затрачиваемого на организацию учетного процесса времени уходит на текущий учет - составную неотъемлемую его часть. Формирование учетной номенклатуры на данном этапе - самый сложный организационный вопрос, так как происходит преобразование сообщений (т.е. фактов) в условные знаки - шифры, коды. Для текущего учета характерны разработка рабочего плана счетов и отбор хозяйственных операций, содержанием которых является движение средств, смена одной формы имущества другой.

Каждый вид операции можно сгруппировать по различным классификационным признакам, их наличию и движению. Основные носители учетной информации в процессе текущего этапа - учетные регистры (счетные таблицы определенной формы) и документы расчетного характера. Кроме них, составляются разного рода бухгалтерские справки, носящие сугубо индивидуальный характер (исправление ошибок, отражение результатов инвентаризации и др.). Запись всех хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры осуществляется в заранее определенном порядке, независимо от избранной формы учета. Здесь многое зависит от способа ведения записи, степени детализации или укрепления объекта учета, применения технических средств и т.д. Условно количество операций объединяется в четыре вида:

1) продвижение первичных документов (прием, передача);

2) арифметические действия (подсчет, расчет);

3) группировка;

4) перегруппировка.

В свою очередь данные виды могут включать в себя дополнительные операции, количество которых зависит от способа обработки информации (вручную, автоматизированного), принципов разделения труда и других причин.

Рациональная организация учета на данном этапе предполагает установление максимально коротких отрезков времени на обработку документов по каждой операции, каждому исполнителю и их своевременную передачу по месту требования.

Заключительный этап учетного процесса - сводный учет. Он представляет собой процесс формирования определенных показателей. Информации сводного (итогового) обобщения характеризуют состояние и результаты деятельности хозяйствующего субъекта. Отличительной особенностью учетных номенклатур данного учета является то, что по содержанию их можно разделить на два вида:

- обязательные (внешние), регламентируемые соответствующими инструкциями системы отчетности;

- необязательные (внутренние), разработанные самими субъектами.

Важный аспект организации движения учетной информации на этом этапе - установление заранее продуманной системы взаимосвязи бухгалтерии с другими подразделениями. При этом избранные способы ведения учета должны отвечать общепризнанным нормам и правилам.

Из многообразия способов ведения учета субъект вправе сам выбрать те, которые в полной мере обеспечивают учетный процесс и в результате использования которых формируется полная и достоверная бухгалтерская информация.

При ведении бухгалтерского учета предприятие должно обеспечить:

- соблюдение в течение отчетного года принятого правила отражения хозяйственных операций и оценки имущества;

- фиксирование изменений, планируемых на следующий год, в пояснительной записке, прилагаемой к годовой бухгалтерской отчетности за отчетный год;

- полноту отражения в учете за отчетный период всех хозяйственных операций, осуществленных за это время, и результатов инвентаризации имущества и обязательств;

- правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам; разграничение в учете текущих затрат на производство, инвестиции и другие цели;

- тождество информации аналитического учета данным об оборотах и остатках по синтетическим счетам на первое число каждого месяца.

Для правильности отражения хозяйственных операций и подведения итогов деятельности субъекта следует выполнить определенные учетные процедуры (Рисунок 2).

Как свидетельствуют представленные этапы учетного цикла, т.е. последовательных шагов движения, все хозяйственные операции и явления, которые затрагивают имущество, обязательства и капиталы, должны быть зарегистрированы в бухгалтерском учете, независимо от объемов, количества и других параметров. Объектами бухгалтерского учета являются внешние (вытекающие из хозяйственных связей субъекта с окружающей средой) и внутренние (возникающие в результате кругооборота хозяйственных средств внутри самого субъекта) операции.

Регистрация бухгалтерской информации в учетных регистрах подразумевает группировку (классификацию) и системное текущее отражение всех хозяйственных операций, оказывающих влияние на имущественно правовое положение субъектов посредством счетов и двойной записи.

Обязательный элемент системы бухгалтерского учета - документирование, осуществляемое в специальных (вспомогательных) журналах: журнал кассовых поступлений, журнал продаж, журнал закупок и др. Для облегчения бухгалтерских задач все записи в журналы следует вносить с необходимой полнотой и детализацией.

Затем записи из журналов переносят в Главную книгу посредством обобщения и классификации информации. При этом следует приводить ссылки на соответствующую страницу журнала хозяйственных операций. Эта процедура завершается подготовкой проверочного (сальдового) баланса, который составляется в конце каждого учетного периода, т.е. после того, как все операции зарегистрированы в журнале записи хозяйственных операций и разнесены по счетам Главной книги.

На данном этапе учетного процесса должны быть выполнены две основные задачи:

- проверка равенства итогов дебетов и кредитов записей в Главной книге;

- представление информации о перечне всех открытых счетов и сальдо по этим счетам, что дает возможность провести исправления для подготовки финансовой отчетности субъекта.

И, наконец, заключительным этапом учетных работ является закрытие номинальных (временных) счетов, данный этап подразумевает доведение счетов до нуля с тем, чтобы на них заново отражать операции в следующем периоде.



Рисунок 2 - Этапы учетного цикла [4, c. 247]

Остатки со всех счетов доходов и расходов переносятся на счет 5610 "Итоговая прибыль (итоговый убыток)". Счет 5610 "Итоговая прибыль (итоговый убыток)" в Главной книге используется в конце отчетного периода для определения финансового результата. Сопоставление доходов и расходов на нем показывает чистую прибыль или чистый убыток за год.

Необходимым дополнением к учетному циклу могут быть этапы сбора информации для системы управленческого учета, преследующие цель - обеспечить контроль за увеличением доходов и оптимизации затрат. Периодическое изменение внешних рыночных условий, инфляционные процессы и другие обстоятельства заставляют обращать внимание на увеличение ассортимента продукции, ориентированной на потребителей, на объемы поставок и выбор поставщиков и т.д.

Таким образом, первичный учет как часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации и элементы работ, совокупность которых характеризует его как организационное целое. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в системе экономических показателей деятельности организации. Именно из первичных документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.

Поскольку первичный учет представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации, то его объектами являются учетные номенклатуры и их движение. Кроме того, регистрация в документах посредством оформления хозяйственных операций и материальных носителей первичной информации делает первичный учет базисом организации всей системы бухгалтерского учета.

Общая характерная особенность учетного информационного процесса - наличие носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса. Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных. В целом процесс учета отличается строгим документальным оформлением всех хозяйственных фактов (явлений).

1.2 Сущность документации как метода бухгалтерского учета, понятие документооборота, его значение и организации

Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления в движении, изменении, взаимосвязи и взаимодействии. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т.е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований. Поэтому метод нельзя рассматривать как нечто застывшее. Изменение экономических отношений, развитие научно-технического прогресса предъявляют новые требования к бухгалтерскому учету, а это вызывает изменение его приемов и способов. Например, применение компьютеров приводит к совершенствованию способов наблюдения, контроля и регистрации хозяйственных операций, съема информации. Содержание метода бухгалтерского учета вытекает из его сущности и особенностей бухгалтерского учета.

Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие способы и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета: документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и финансовая отчетность.

Документацией называется процесс оформления операций документами, который представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.

Согласно другому определению, документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества. [5]

Документ (от лат. - свидетельство, доказательство) в широком смысле - это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Каждая хозяйственная операция должна быть при ее возникновении зафиксирована в первичном документе. Стадия регистрации хозяйственной операции документом называется первичным учетом.

Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии.

Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской отчетности.

Термин "документ" не имеет однозначного толкования. Существуют две точки зрения, первая из которых ставит знак равенства между документом и носителем информации. Согласно второй точке зрения, преимущественно распространенной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает правовое значение, означающее, что за ним следуют определенные юридические последствия. Юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Согласно Закону Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" от 28.02.07 г. № 234-111 (статья 7-1) бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. [5]

В большинстве случаев деятельность бухгалтера связана непосредственно с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:

- составление корреспонденции (переписка);

- прием поступающих (входящих) документов;

- отправка исходящих документов;

- регистрация и контроль за исполнением документов;

- хранение отработанных документов в текущем архиве;

- прекращение хранения документов в текущем архиве.

На счетных работников возлагается определенная ответственность за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата.

Постановка делопроизводства на предприятии в конечном итоге зависит от размеров, традиций и направления бизнеса. Развитие различных периферийных, технических устройств и аппаратов регистрации документов и первичных данных усовершенствовало способы наблюдения и ввода данных о хозяйственных фактах. Но это обстоятельство не освобождает от необходимости оформления юридически полноценного подтверждения той или иной хозяйственной операции. Например, показания счетчиков периодически должны фиксироваться в специальных журналах за подписью ответственных лиц, а затем переноситься в первичные бухгалтерские документы. Это значит, что оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта.

По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие (таблица 1).

Таблица 1 - Структура информационного обмена

Форма документа	Документопоток информации
	входящей	внутренней	исходящей
Электронные	Сообщения электронной почты, различная факсимильная информация	Сообщения корпоративной сети, факсы, отчеты, распоряжения	Ответы на письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные	Письма, договоры, контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания	Приказы, инструкции, отчеты, бухгалтерские документы и т.п.	Письма, договоры, пресс-релизы и т.д.

Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает работу с ними. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом [6, c.19] Движение документов, поступающих в организацию, представлено на Рисунке 3.

Рисунок 3 - Движение документов, поступающих в организацию

Важное контрольное и информационное значение имеет дата, поскольку хозяйственные факты могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения возможности повторно использовать один и тот же документ на них ставят штампы гашения.

Для установления персональной ответственности за достоверность сведений, указанных в документе, а также подтверждения правомочности ее осуществления необходимо обеспечить собственноручную подпись личности. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с финансовым директором.

Получают распространение "электронные подписи". Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде (Рисунок 4).

Рисунок 4 - Движение документов в организации

В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих предприятиях устанавливают:

- порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;

- правила отправки исходящих документов и контроля за их исполнением;

- способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;

- переписку с отдельными организациями и лицами.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лиц должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Главное связующее звено документооборота - данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

- сплошной непрерывный учет всех объектов;

- юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;

- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;

- контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

- укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

1.3 Первичные документы, их классификация и требования к их оформлению и движению

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация. Другими словами, по законодательству Республики Казахстан бухгалтерские записи должны производиться на основании первичных документов, которые фиксируют факт совершения операции или события.

Учетные документы системы бухгалтерского учета Казахстана в основном стандартизированы. Основанием для отражения совершенных хозяйственных операций в бухгалтерском учете служат первичные документы, которые должны содержать полные и достоверные данные.

К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, акты приема-передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ или услуг, товарные чеки, платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, лимитно-заборные карты и многие другие. Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения (таблица 2).

Таблица 2 - Классификация документов

Признаки	Виды документов	Характеристика документов
1	2	3
По месту составления	Внешние Внутренние	- оформляют хозяйственные операции, совершаемые между организациями (договоры); поступают со стороны (платежные поручения, требования, счета-фактуры поставщика); - составляются на предприятии;
По назначению	Распрядительные Оправдательные Комбинированные	- отражают распоряжение о выполнении тех или иных хозяйственных операций (платежное поручение, платежные требования); - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (приходные ордера материалов); - сочетаются различные варианты (приходные, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и др.);

Продолжение таблицы 2

1	2	3
По назначению	Бухгалтер-ского оформления	- составляются, когда в записи хозяйственных операций нет других документов или при обобщении вышеуказанных документов (справки, ведомости);
По объему содержания	Первичные: а) разовые б) накопи-тельные в) сводные	- оформляют каждую операцию и составляются в один прием; - составляются в течение определенного времени путем накапливания однородных операций (лимитные карты); - обобщают показатели путем группировки, систематизации первичных документов;
По количеству строк	Одностроч-ные Многострочные	- оформляются одной из хозяйственных операций на один предмет или одну работу (приходный ордер на материалы); - оформляют одной хозяйственной операцией на несколько предметов и работ (требование на материалы);
По отража-емым операциям	Документы по каждому объекту учета	- первичные документы группируются согласно типовой форме, которой присваивается шифр; - сводные документы также имеют свою нумерацию;
По способу изготовления	Рукописные Машино-писные	- создаются и обрабатываются вручную; - оформляются с использованием электронных машин и ВТ; - применяются при компьютерной обработке информации.

По назначению документы подразделяют на:

- распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;

- оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;

- бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;

- комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления документы подразделяют на:

- разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;

- накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы подразделяют на:

- первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;

- сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления документы подразделяют на:

- внутренние - составленные на самом предприятии;

- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на:

- типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;

- специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:

- проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;

- наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.

Первичные документы на электронном носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. Формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком Республики Казахстан. В случаях если формы и требования первичных документов как на бумажном, так и в электронной носителе не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным банком Республика Казахстан, предприниматели и организации сами разрабатывают самостоятельно форму, в которой должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражениях);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативно-правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. [5]

Понятие "реквизиты" подразумевает совокупность обязательных сведений о документах.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Республики Казахстан и законодательством Казахстана.

В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.д.

Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.), присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости - число и месяц его составления.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым карандашом. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций и событий, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы должны быть включены дополнительные требования:

- первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;

- ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

- нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Как уже было рассмотрено выше, движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

- соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;

- точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;

- своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;

- зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;

- указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;

- исправления не допускаются.

При необходимости в документы можно вносить исправления, используя следующие типы оговорок: "исправленному верить", "вписанному верить", "зачеркнутое не читать" с указанием даты исправления. Исправления должны быть в обязательном порядке согласованы с участниками хозяйственных операций, что нужно подтверждать подписями тех же лиц, которые завизировали документ.

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

2. Организация первичного учета на предприятии ТОО "Огона"

2.1 Характеристика предприятия и учетная политика в области документооборота

Товарищество с ограниченной ответственностью "Огона" является юридическим лицом в соответствии с законодательством Республики Казахстан, имеет самостоятельный баланс, банковские счета, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Основной вид деятельности анализируемого предприятия ТОО "Огона" - оптово-розничная торговля широким ассортиментом товаров (кроме подакцизных); производство ремонтно-строительных работ; строительно-монтажные работы, ремонтно-строительные работы; пуско-наладочные работы; ремонт энергетического оборудования.

В результате ознакомления с основными документами ТОО "Огона" было выявлено, что товарищество с ограниченной ответственностью зарегистрировано 10 ноября 2003 года, находится по адресу г. Караганда ул. Алиханова, д. 20, кв. 78.