Планирование ревизионной работы является неотъемлемой частью деятельности контрольной службы.

Содержание плана контрольно-ревизионной работы должно быть сориентировано на контроль максимально возможного числа предприятий при высоком качестве ревизий и проверок с наименьшими затратами, т.е. с соблюдением принципа экономичности контроля. Оно зависит от видов и объема намечаемых работ, а также от индивидуальных качеств и навыков работников контролирующих органов. Наряду с этим при планировании контрольно-ревизионной работы следует учитывать ряд общих положений. Так, в план должна включаться вся предстоящая работа, благодаря чему будет обеспечиваться его полнота. Поэтому в контролирующих органах составляется несколько планов: план работы контрольно-ревизионной службы на год (полугодие); план проведения комплексных ревизий на год (полугодие); план проведения тематических проверок. Кроме того, при планировании контрольно-ревизионной работы должен быть обеспечен комплексный подход. Это связано с тем, что в проведении комплексных ревизий принимают участие специалисты различных функциональных отделов и важно определить участки проверки и объем работ каждого из них, разграничить круг проверяемых вопросов, установить сроки представления материалов ревизий [34, с.70].

Правильно организованное планирование контрольно-ревизионной работы должно обеспечивать: сосредоточение усилий ревизоров на основных направлениях развития национальной экономики; создание условий для совершенствования деятельности ревизоров, обмена передовым опытом и повышения квалификации; эффективное использование рабочего времени работников контролирующих служб; ритмичное проведение ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности при высоком их качестве и действенности и др.

Для выполнения этих требований контрольно-ревизионная служба органа государственного управления и других контролирующих организаций составляет план работы на год (полугодие). План содержит следующие примерные разделы: организация и проведение комплексных ревизий; организация и проведение тематических проверок; подготовка и рассмотрение вопросов на коллегии министерства (другого органа государственного управления); организация ведомственного контроля в подведомственных организациях; проведение семинаров и других форм повышения квалификации работников контрольно-ревизионных служб; организация стажировки молодых специалистов; обобщение и распространение передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы в подведомственных организациях и на предприятиях и т.д.

Одновременно составляется план проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности подконтрольных организаций и предприятий на год (полугодие). План проведения комплексных ревизий на год (полугодие) конкретизируется путем составления плана проведения комплексных ревизий на квартал.

При составлении плана проведения ревизий необходимо предусмотреть, чтобы хозяйствующие субъекты были обревизованы не менее одного раза в год, а предприятия, финансируемые из бюджета, - не менее одного раза в два года. Кроме того, должен быть реализован принцип непрерывности контроля - ревизуемый период должен начинаться от даты окончания предыдущей ревизии и заканчиваться датой составления последнего баланса и выведения результатов инвентаризации, проверкой которых завершается ревизия. Ревизуемый период, как правило, определяется количеством календарных месяцев, а время проведения ревизии - дней. При определении количества дней, необходимых для проведения ревизии, необходимо учитывать такие факторы, как объем документооборота, уровень автоматизации учета, способ проверки документов (сплошной или выборочный), ревизуемый период, условия работы ревизуемого объекта, вид деятельности и др. Наряду с этим общий срок проведения ревизии (проверки) также определяется исходя из объема работы с учетом конкретных задач и особенностей проверяемого субъекта предпринимательской деятельности и, в соответствии с действующим законодательством, регулирующим порядок организации и проведения ревизий, не должен превышать 30 рабочих дней. Указанный срок может быть продлен руководителем контролирующего органа или его заместителем [34, с.71].

При составлении плана проведения комплексных ревизий необходимо предусмотреть равномерную загрузку специалистов контрольно-ревизионных служб, а также выделение резерва времени для выполнения внеплановых проверок и заданий, контроля за выполнением решений, принятых по результатам ранее проведенных ревизий и проверок.

При планировании следует исходить из того; что каждый ревизор должен провести в течение года 6-8 ревизий, т.е. не менее двух третей своего рабочего времени занимается непосредственно проведением ревизий и проверок. Остальное рабочее время ревизора должно быть направлено на участие в работе семинаров по изучению передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы, ознакомление с новыми нормативными документами и инструктивными материалами, повышение квалификации и т.п.

Наряду с вышеуказанными планами в контролирующей организации может составляться план проведения тематических проверок. Для составления этого плана необходима следующая информация: наименование вопросов проверок (тем); наименование и местонахождение объектов проверок; сроки проведения; исполнители (фамилия, имя, отчество, должность). Вопросы проверки определяются руководителем контрольно-ревизионной службы совместно с руководителем контролирующей организации и зависят от целого ряда субъективных факторов, которые рассматривались нами ранее.

Планы контрольно-ревизионной работы должны быть конкретными и составляться таким образом, чтобы можно было осуществлять контроль за их исполнением. Необходимо также, чтобы планы работы обеспечивали нормальный режим труда и отдыха специалистов контрольно-ревизионных и функциональных служб, привлекаемых к осуществлению контрольных действий.

Ревизия кассовых операций в ООО "Сантарин" может проводиться как в рамках комплексной проверки организации (Приложении А), так и как самостоятельная тематическая проверка.

Планы контрольно-ревизионной работы (Приложение Б) составляются в контрольно-ревизионном подразделении и утверждаются руководителем соответствующего органа государственного управления или иной контролирующей организации. Планы проведения ревизий и проверок хранятся как документы, не подлежащие разглашению, в целях обеспечения внезапности контроля, - одного из общих принципов его осуществления.

Далее издается приказ о проведении ревизии (Приложение В) и выдается предписание на проведение (Приложение Г) ревизии с указанием наименования контролирующего органа и субъекта; фамилии, имени, отчества проверяющего; его должности; цели проверки, сроков ее проведения и задание, которое утверждается руководителем ревизионной работой - председателем ревизионной комиссии или его заместителем [35, с.38].

Ревизору необходимо оценить систему внутреннего контроля проверяемой организации.

Для оценки состояния внутреннего контроля сохранности наличных денежных средств и денежных документов в ООО "Сантарин" ревизором могут быть использованы следующие тесты.

В случае возникновения у ревизора сомнений в эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, целесообразно начинать проведение проверки наличных денежных средств и денежных документов с инвентаризации кассы. При этом инвентаризация кассы не относится к числу обязательных процедур, используемых ревизором для подтверждения достоверности данных, числящихся по статье "Касса" актива баланса. Ревизор самостоятельно определяет необходимость этого этапа проверки.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие для проверки. Инвентаризация кассы позволяет проверяющему сделать ряд выводов о соблюдении на предприятии правил ведения кассовых операций и состоянии кассовой дисциплины.

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Порядок проведения инвентаризации кассовой наличности регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 и Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (в редакции от 13 октября 2008 г. № 150).

Учетной политикой ООО "Сантарин" определено, что внезапная инвентаризация кассы проводится в организации ежеквартально (приложение Д). Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначена комиссия в составе бухгалтера, экономиста и специалиста по информационным технологиям (Приложение Е).

Во время ревизии производятся полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей (Приложение Ж). Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе организации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации от кассира ООО "Сантарин" берется расписка. Расписка включается в заголовочную часть формы.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Поскольку ведение кассовой книги в ООО "Сантарин" осуществляется автоматизированным способом комиссией производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (с этой целью в состав комиссии включен специалист по информационным технологиям).

Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

страдающие хроническими психическими заболеваниями;

систематически нарушающие общественный порядок;

злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и другие места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

1. Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.

2. Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

3. Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

4. Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5. Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца должна запираться на металлическую накладку с надежным навесным замком.

6. Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

8. Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

Выдача денег в кассовых пунктах должна производиться только через специальное окошко, оборудованное в соответствии с требованиями, установленными для всех касс.

Оставлять денежные средства в кассовых пунктах в нерабочее время категорически запрещается. До окончания рабочего дня все деньги и ценности под надежной охраной должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. должны храниться у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

В исследуемой в данной работе организации ООО "Сантарин" инвентаризация наличных денег и иных ценностей, находящихся в кассе, проводится регулярно на основании приказа руководителя (Приложение Д) не реже одного раза в квартал. В результате проверки актов внезапной ревизии денежной наличности (Приложение Е) не установлены признаки формального отношения к ее проведению: имеется приказ руководителя о периодичности проведения инвентаризаций, состав комиссии с течением времени изменяется, не осуществляется проведение проверок кассы на отчетные даты и т.п.).

С кассиром ООО "Сантарин" заключен договор о полной материальной ответственности. В практику организации введено ознакомление сотрудников с основными нормативно-правовыми документами, связанными с их должностными обязанностями. Кассир предприятия ознакомлен с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь под роспись.

Контроль за сохранностью денежной наличности на предприятии осуществляется следующим образом. Для доставки наличных денег из банка в кассу организации используется служебный автомобиль. На основании письменного распоряжения директора предприятия, при получении в учреждении банка наличных денежных средств, водитель сопровождает кассира из банка к транспортному средству.

Помещение кассы изолировано от других служебных и подсобных помещений. Для хранения денег используется сейф. Касса оборудована охранной сигнализацией, после окончания рабочего дня дверь в кассу закрывается и сдается на ведомственную охрану. Однако прием и выдачу денег кассир производит непосредственно в помещении кассы, специальное окошко для проведения операций с наличными денежными средствами отсутствует. При этом денежная наличность для расчетов с персоналом извлекается кассиром из сейфа непосредственно в присутствии сотрудника. Указанный недостаток необходимо устранить, так как при подобной организации приема и выдачи наличных денежных средств в значительной степени возрастает вероятность совершения хищений на предприятии.

2.3 Проверка правильности документального оформления и учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами

Таблица 2.3 - Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе

Источник: собственная разработка

Организацией не получено разрешение банка на использование наличных денежных средств при проведении расчетов между юридическими лицами в пределах пятидесяти базовых величин.

Использование наличных денег в организации по целевому назначению проверено путем сопоставления данных о полученных в банке деньгах с данными об их расходовании (балансовым методом).

Для проверки сверены данные в отчете кассира и приложенных к нему документах, журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также в учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 "Касса".

С целью проверки полноты и своевременности оприходования в кассу денег, полученных со счетов организации в банке, проведена встречная и взаимная сверка данных банковских выписок со счетов организации, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. Расхождения не выявлены.

Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в сейфе. Испорченные чеки с надписью "Аннулировано" хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Однако в нарушение Правил ведения кассовых операций, в чековой книжке обнаружен предварительно подписанный незаполненный чек. Как правило, подобные действия практикуются на предприятии с целью облегчения работы кассира в случае обнаружения банком недочетов в заполненном чеке. Однако подобные действия со стороны главного бухгалтера и руководителя являются недопустимыми, поскольку могут способствовать хищениям наличных денежных средств.

Информация по проверке оприходования в кассу полученных в банке денег систематизируется в таблице следующей формы.