Облік і контроль за рухом основних засобів в Кіровоградській митниці

Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.

Типова форма № ОЗ-6 (бюджет) “Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах” застосовується для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулюючих пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого і господарського інвентарю та інших об'єктів основних засобів.

Інвентарна картка відкривається в бухгалтерії на кожний об'єкт, заповнюється на підставі акта прийняття-передачі основних засобів, накладних, технічної та іншої супровідної його документації. У картці подається коротка індивідуальна характеристика об'єкта.

Записи в картку про роботи, проведені по добудові, дообладнанню, реконструкції, модернізації і капітальному ремонту існуючого об'єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів.

У короткій індивідуальній характеристиці об'єкта, який обліковується на даній інвентарній картці, повинні бути названі два-три найбільш важливі для нього якісні показники, що не дублюють показників супроводжуючої його технічної документації.

У разі неможливості внести в дану інвентарну картку всі якісні і кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару картку зберігають і вносять надпис про заведення нової інвентарної картки.

Типова форма № ОЗ-9 (бюджет) “Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах” застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне і те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Картки ведуться за матеріально відповідальними особами.

Записи в цих картках проводяться окремо на кожний предмет, із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості. Масовий інвентар можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їх інвентарні номери.

Типова форма № ОЗ-10 (бюджет) “Опис інвентарних карток з обліку основних засобів” застосовується для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп основних засобів.

Надходження основних засобів супроводжується кореспонденцією рахунків з обліку основних засобів із пасивними рахунками: № 13 “Знос необоротних активів” для нарахування зносу на основні засоби, що раніше були в експлуатації; № 40 “Фонд у необоротних активах” для відображення вартості показників джерел утворення господарських засобів, що належать до частини основних засобів.

Незалежно від організаційно-правової форми господарювання, підпорядкування та форми власності юридичної особи, що передає основні засоби на безоплатній основі, бюджетна установа-одержувач відносить їх вартість до доходів спеціального фонду. Винятки стосуються лише операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей .

Документальне оформлення надходження основних засобів на митницю можна розглянути на рисунку 2.4.

записзвірка

Рис.2.4 - Схема обліку надходження основних засобів

Типові операції з обліку надходження основних засобів наведено в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2 - Основні бухгалтерські проводки з надходження основних засобів

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
	Дебет	Кредит
1. Прийняття в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд	103	401
2. Придбання основних засобів за рахунок бюджетних коштів за договірною ціною: - без ПДВ - на суму ПДВ - одночасно друга проводка на договірну вартість без ПДВ	104-109 641 811	311,318,321 675 311,318,321 675 401
Придбання основних засобів за рахунок позабюджетних коштів за договірною ціною: - без ПДВ - на суму ПДВ - одночасно друга проводка на договірну вартість без ПДВ	104-109 641 811	313,323,675 313,323,675 401
Списання суми копійок за придбаними основними засобами	801, 811	313,323,311 318,321,675
Безкоштовне отримання основних засобів	103-109	401, 131
Оприбуткування основних засобів, виготовлених господарським способом	106-109 811	625 401

Порядок відображення таких операцій у бухгалтерському обліку установи-замовника залежить від того, за рахунок яких коштів (загальний або спеціальний фонди) та яким суб'єктом господарювання (бюджетна установа чи госпрозрахункова організація) здійснюються операції з централізованого постачання.

2.4 Облік зносу, ремонту та модернізації основних засобів

Відповідно до Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64 на основні засоби установ та організацій, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, здійснюється нарахування зносу. Знос об'єктів основних засобів визначається в останній робочий день грудня в гривнях без копійок за повний календарний рік, за повну кількість календарних місяців їх перебування в експлуатації у звітному році відповідно до норм зносу.

Місячна сума зносу необоротних активів визначається діленням річної суми зносу на 12.

Знос визначається і обліковується на будинки й споруди, передавальні пристрої, машини та обладнання, транспортні засоби, інструменти, прилади, виробничий (включаючи пристрої) і господарський інвентар.

Для нарахування зносу та з метою уніфікації та обґрунтованості визначення суми зносу основних засобів бюджетних установ застосовуються строки їх корисного використання та річні норми зносу (додаток Д).

Знос експонатів зоопарків, виставок, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття, інвентарної тари, матеріалів довгострокового використання для наукових цілей нараховується у першому місяці передачі у використання об'єкта необоротних активів у розмірі 50 відсотків його первісної вартості та решта 50 відсотків первісної вартості - у місяці його ліквідації (списання з балансу).

Знос не нараховується на такі основні засоби:

1) земельні ділянки ;

2) пам'ятники культурної спадщини національного та місцевого значення, які внесені ( підлягають внесенню) до Державного реєстру нерухомих пам'яток України, унікальні документи Національного архівного фонду України, які внесені (підлягають внесенню) до Державного реєстру національного культурного надбання, які зберігаються в бібліотеках згідно із Законом України “Про національний архівний фонд та архівні установи” тощо, як об'єкти з невизначеним строком корисного використання;

3) багаторічні насадження, що досягли повного розвитку (віку плодоносіння, експлуатаційного віку);

4) музейні цінності, як об'єкти з невизначеним строком корисного використання;

5) природні ресурси;

6) незавершене капітальне будівництво.

На період реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання, консервації об'єкта необоротних активів нарахування зносу призупиняється.

Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% вартості необоротних активів.

Знос, нарахованій у розмірі 100% вартості необоротних активів, що придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання.

Знос основних засобів відображається на субрахунку Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.1999 р. №114, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.12.1999 р. №890/4183, з розподілом на субрахунки:

131 “Знос основних засобів”;

132 “Знос інших необоротних матеріальних активів”.

Суми нарахованого зносу відображаються у інвентарних картках обліку основних засобів типової форми ОЗ-6 (бюджет). Для нарахування щорічного зносу застосовується типова форма ОЗ-12 (бюджет) “Відомість нарахування зносу на необоротні активи”.

Відомість нарахування зносу на основні засоби типової форми № ОЗ-12 (бюджет) застосовується для нарахування суми зносу основних засобів відповідно до норм зносу, встановлених в процентах до балансової вартості кожної з груп основних засобів.

На загальну суму нарахованого зносу складається меморіальний ордер № 9, дані якого заносяться в книгу “Журнал-головна”.

У бухгалтерському обліку нарахування суми зносу відображається проведенням за дебетом субрахунку 401 “Фонд у необоротних активах” та кредитом субрахунку 131 “Знос основних засобів”.

У формі фінансової звітності № 1 “Баланс” сума зносу відображається у рядку 121.

Якщо первісна вартість основних засобів (за якими проводиться нарахування зносу) була змінена у попередні експлуатаційні періоди (шляхом проведення дооцінки або уцінки), то знос нараховується на відновлювальну вартість. На наш погляд, на законодавчому рівні не враховані усі нюанси організації обліку зносу основних засобів у бюджетних установах, зокрема на митницях.

Особи, відповідальні за експлуатацію та збереження основних засобів, повинні забезпечити своєчасне, повне і якісне виконання усіх правил їх технічного обслуговування і ремонту, необхідних для підтримання (відновлення) експлуатаційних властивостей цих засобів.

Для забезпечення нормального стану об'єктів необоротних активів і забезпечення їх безперебійної роботи в процесі експлуатації виникає потреба проведення їх ремонтів. В залежності від об'єму виконуваних робіт ремонти підрозділяються на поточні та капітальні.

Поточний ремонт передбачає заміну або виправлення окремих деталей, що зносилися, усунення ушкоджень, що виникли в процесі експлуатації. Капітальний ремонт включає заміну провідних конструкцій в будівлях, спорудах, заміну або відновлення зношених вузлів при розборі обладнання.

Поточний і капітальний ремонти необоротних активів продовжують строк їх служби. Облік видатків на ремонт забезпечує виявлення їх обсягу, собівартість виконаних робіт і контроль за використанням призначених до ремонту коштів.

Згідно Інструкції № 64 витрати, пов'язані з проведенням ремонтних робіт необоротних активів установи відображаються у складі фактичних видатків по відповідним кодам економічної класифікації, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 27.12.2001 р. № 604.

В Кіровоградській митниці, як і в усіх бюджетних установах, роботи, направлені на утримання об'єктів основних засобів в робочому стані, виконуються двома способами - підрядним і господарським.

Найбільшу питому вагу у видатках на ремонт необоротних активів має ремонт будинків і споруд. При підрядному способі ремонтні роботи виконуються спеціалізованими ремонтними організаціями, а при господарському - установа самостійно виконує такі роботи.

За обсягом і характером виконуваних ремонтних робіт ремонти на митниці поділяють на поточні і капітальні. Вони відрізняються складністю, обсягом, терміном виконання та періодичністю проведення. Поточні ремонти можуть проводитися декілька разів на рік, а капітальні - як правило не частіше одного разу на рік.

Поточний ремонт здійснюється для підтримки об'єкта основних засобів в робочому стані і отримання початково визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання. При поточному ремонті замінюють окремі деталі без розбирання усього об'єкта.

Капітальний ремонт приміщення - це комплекс ремонтно-будівельних робіт, який передбачає заміну, відновлення і модернізацію конструкцій і обладнання приміщень у зв'язку з їх фізичним зносом і зруйнованістю, покращенням експлуатаційних показників, а також покращення планування приміщень і благоустрою території без зміни будівельних габаритів об'єкта.

На кожен об'єкт, що підлягає поточному чи капітальному ремонту, складають відомість дефектів, у якій вказують деталі, що потребують заміни, необхідні ремонтні роботи, норми часу на виконання робіт, виготовлення, заміну деталей, кошторисну вартість ремонту, строки початку і закінчення ремонту. Якщо ремонт виконується господарським способом, то на підставі відомості дефектів виписують наряд - замовлення, документи на одержання зі складу необхідних запасних частин і ремонтних матеріалів, наряди на виконання робіт з виготовленню, монтажу, реставрації окремих вузлів і деталей та їх заміни.

Якщо ремонт виконує підрядна організація, то відомість дефектів складають у присутності представника замовника. Один примірник відомості дефектів передають замовнику для контролю повноти і якості ремонту. Приймання виконаних підрядною організацією ремонтних робіт оформляється “Актом приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів” ф. № 0З-2 (бюджет). Акт складається у двох примірниках - по одному для підрядника і замовника. Акт передають у бухгалтерію, де на його підставі в інвентарній картці обліку основних засобів виконують відповідні записи про виконаний ремонт. Крім того, акт т. ф. № 0З-2 є підставою для списання витрат на ремонт основних засобів.

Поточні ремонти основних засобів на Кіровоградській митниці здійснюються в основному силами співробітників структурних підрозділів. При цьому будівельні матеріали, іноді, закуповуються за рахунок митниці (тоді оформлюють акт виконаних робіт і у бухгалтерському обліку відображають поточний ремонт виконаний власними силами), а частіше за рахунок коштів працівників або профспілкового комітету. Недоліком у цьому випадку є те, що не оформлюється документація з приводу зробленого ремонту.

Капітальний ремонт проводять в основному підрядним способом (силами сторонніх організацій на підставі укладеної угоди, договору, контракту).

Підставою для проведення ремонту на митниці є відомість дефектів.

Роботи з реконструкції та модернізації основних засобів на митниці, як правило, здійснюються спеціалізованими підрядними організаціями. Оформляються вони аналогічно капітальному ремонту основних засобів, але роботи з модернізації, добудови, дообладнання, реконструкції об'єктів основних засобів суттєво змінюють їх технічні та експлуатаційні характеристики, а відтак їхню вартість. Тому витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.

Результати реконструкції, модернізації, дообладнання, добудови основних засобів обов'язково заносяться до інвентарної картки відповідного об'єкта. Якщо ж вказані роботи суттєво змінюють характеристику і призначення об'єкта, то на нього оформляють нову інвентарну картку, а попередня вилучається і зберігається для довідки.

В 2008 р. було проведено капітальний ремонт адміністративного будинку Кіровоградської митниці. В зв'язку з відсутністю фінансування в 2009 р. капітальний ремонт адмінбудинку Кіровоградської митниці не проводився і на облік було взято “Незавершене капітальне будівництво”.

Та частина робіт, яка була проведена відображена в обліку наступним чином: ремонтні роботи виконувались підрядною організацією на підставі договору, укладеного з ремонтно-будівельною організацією і Кіровоградською митницею.

Облік видатків на ремонт зводиться до відображення розрахункових операцій між установою та ремонтною організацією і списання на видатки пред'явленої підрядчиком вартості робіт, прийнятих установою.

Перед початком ремонту було складено дефектну відомість, яка складена відповідним спеціалістом, затверджена керівником установи і була використана для складання кошторису, тобто, визначення загальної вартості ремонтних робіт.

Для проведення ремонту бригаді виданий наряд на підрядну роботу, в якому вказано об'єкт, його інвентарний номер, обсяг роботи, сума заробітної плати і зазначений склад ремонтної бригади.

Фактичні видатки на ремонт обліковані бухгалтерією з розподілом за елементами витрат: заробітна плата, матеріали, інші прямі витрати, накладні витрати.

При розрахунках з постачальниками за будівельні матеріали, розрахунках з підрядником за виконані будівельно-монтажні роботи бухгалтерією використано субрахунок 364. По дебету субрахунку 364 відображені суми оплачених рахунків за будівельні матеріали, в кореспонденції з рахунком обліку грошових коштів 321 “Реєстраційні рахунки для обліку коштів загального фонду державного бюджету”. На вартість матеріальних цінностей, отриманих від постачальників, складена бухгалтерська проводка: по дебету субрахунку 204 “Будівельні матеріали” і кредиту субрахунку 364 “Розрахунки з іншими дебіторами”.

По закінчені будівництва вартість виконаних будівельно-монтажних робіт відображено по дебету субрахунку 801 “Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи” і кредиту субрахунку 364 “Розрахунки з іншими дебіторами”, або субрахунку 675 “Розрахунки з іншими кредиторами”.

По закінчені ремонтних робіт було складено акт приймання виконаних підрядних робіт типова форма № КБ-2в затверджена наказом Державного комітету статистики України та Державного комітету України з будівництва та архітектури від 21.06.2002 р. № 237\5.

В акті вказана кошторисна вартість ремонту згідно затвердженому розрахунку витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість завершених робіт. Зміни в характеристиці відремонтованої покрівлі митниці, пов'язані з його ремонтом - вказані у відповідному розділі акту і технічного паспорту об'єкту.

Акт, складений у двох примірниках, підписаний уповноваженим на прийняття основних засобів робітником установи, і представника підрядної організації, що здійснювала ремонт. Перший примірник акту передано до бухгалтерії установи, де зроблені відповідні записи в інвентарній картці обліку зазначеного об'єкта про виконаний ремонт. Другий примірник передають установі, що виконувала ремонтні роботи.

Вартість поточного і капітального ремонтів основних засобів не зараховується на збільшення їх балансової вартості, а списується на поточні витрати митниці за рахунок відповідних джерел фінансування.

Якщо проводиться модернізація, у результаті якої частина старого об'єкта розбирається, демонтується, заміняється новими частинами, то чи виникає в цьому випадку необхідність зменшувати вартість об'єкта, що модернізують на вартість тих матеріальних цінностей, що будуть оприбутковані для їхнього подальшого використання. Ні, такої вимоги не передбачено. Отже, ніякого зменшення балансової вартості групи (незалежно до якій з них відноситься об'єкт, що модернізують) відбуватися не повинне. Відображення в обліку господарських операцій з ремонту і модернізації основних засобів наведено в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3 - Облік господарських операцій з ремонту і модернізації основних засобів

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дебет	Кредит
1. Списано витрачені на ремонт основних засобів ремонтні матеріали, запасні частини, пальне тощо	801	234, 235, 238 та ін.
2. Нарахована зарплата працівникам установи за виконані ремонтні роботи з нарахуванням на соціальні заходи	801	661,651, 652, 653, 654
3. Прийняті роботи із закінченого ремонту основних засобів, виконаного підрядним способом (на суму з ПДВ)	801	364, 675
4. Прийняті роботи з реконструкції основних засобів, виконані підрядною організацією: - на суму вартості робіт разом з ПДВ - одночасно другий запис (на суму без ПДВ)	801, 103-105	631 401

Що стосується витрат, понесених митницею в зв'язку з модернізацією, то вони враховуються в звичайному порядку, тобто витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.

Введення об'єкта, що модернізують, в експлуатацію потрібно здійснити з місяця, що настає за тим, у якому об'єкт знову став придатним для корисного використання.

2.5 Облік вибуття і списання основних засобів

Кінцевою стадією руху основних засобів є їх вибуття, яке супроводжується списанням з балансу митниці зазначених об'єктів обліку.

Основні засоби, які стали непридатними, підлягають списанню відповідності до порядку, передбаченого Державним казначейством України. Списання основних засобів здійснюється по первісній чи відновлювальній вартості. При списанні основних засобів, що були в експлуатації в документах поряд з їх вартістю вказується сума нарахованого зносу.

З балансів установ можуть бути списані будівлі, споруди, устаткування, прилади, обладнання, транспортні засоби, інвентар, які стали непридатними для подальшого використання: морально застарілі, зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані).

Для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих активів наказом керівника митної установи щорічно створюється постійно діюча комісія у складі:

1) керівника або його заступника (голова комісії);

2) головного бухгалтера або його заступника (в установах і організаціях, в яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена, - особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);

3) керівників груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інших працівників бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;

4) особи, на яку покладено відповідальність за збереження необоротних активів;

5) інших посадових осіб (на розсуд керівника установи).

Для участі в роботі комісії з встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших основних засобів, які перебувають під наглядом Державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта. У тих установах, де технічне обслуговування здійснюється своїми штатними спеціалістами, акт чи довідка готуються ними. У цьому випадку до складу комісії входить відповідний спеціаліст даної установи.

Постійно діюча комісія митної установи:

1) проводить огляд основних засобів для складання акта на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, відомості дефектів та інші документи), а також дані бухгалтерського обліку;

2) встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об'єкта в даній установі та вносить пропозиції про його продаж, передачу чи списання;

3) встановлює конкретні причини списання об'єкта: фізичне або моральне зношення, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та інше;

4) встановлює осіб, з вини яких трапилося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації;

5) встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і проводить їх оцінку;

6) здійснює контроль за вилученням із списаних основних засобів придатних вузлів, деталей та матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначає їх кількість, вагу, та контролює їх здачу на відповідний склад.

У тих випадках, коли обладнання списується у зв'язку з будівництвом нових, розширенням, реконструкцією та технічним переоснащенням діючих об'єктів, комісія перевіряє його наявність у плані реконструкції та технічного переоснащення, затвердженому вищестоящою організацією, та робить в акті на списання посилання на пункт та дату затвердження плану. Дозвіл на списання з балансу основних засобів надається керівником установи, установою вищого рівня або головним розпорядником бюджетних коштів в наступному порядку:

1) вартістю до 5000 грн. за одиницю - з дозволу начальника митниці;

2) вартістю від 5000 до 10000 грн. за одиницю - з дозволу вищого керівництва;

3) вартістю понад 10000 грн. за одиницю - з дозволу Центральної інвентаризаційної комісії Державної митної служби України.

Державні установи відчужувати майнові об'єкти, що належать до основних фондів, мають право лише за попередньою згодою галузевого Міністерства (відомства) і, як правило, на конкурентних засадах.

Для розгляду питання про згоду (погодження) на відчуження державного майна установі необхідно подати до Державної митною служби України такі документи:

1) звернення установи на ім'я першого заступника стосовно відчуження майна;

2) техніко-економічне обґрунтування доцільності відчуження майна та напрямів використання виручки від продажу майна;

3) відомість про вартість основних засобів, які пропонуються до відчуження, згідно з даними бухгалтерського обліку на дату оцінки. До відомості додається інформація про дату введення в експлуатацію об'єкта, первісна вартість придбання (в гривнях), дата і сума індексації основних засобів (послідовно за всі періоди індексації);

4) акт інвентаризації основних засобів, які пропонуються до відчуження;

5) акт технічного стану основних засобів, складений на дату оцінки і затверджений керівником підприємства;

6) акт оцінки відчуженого майна незалежними експертами (відповідно до Закону України “Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність” від 12.07.2001 р. № 2658-ІІІ.

Предмети, які втратили своє значення, але придатні для використання, можуть бути списані тільки за умови, що їх неможливо продати чи передати іншій установі. При списанні необоротних активів складається відповідний акт за типовою формою № ОЗ-3 (бюджет) “Акт про списання основних засобів”, ОЗ-4 (бюджет) “Акт про списання автотранспортних засобів”, форма та порядок складання яких затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.1997 р. № 125/70 і зареєстрована в Міністерстві юстиції України 22.12.1997 р. за № 612/2416. При списанні матеріальних цінностей можуть складатися акти довільної форми із зазначенням вичерпної інформації щодо їх кількісних та якісних показників, а також причин вибуття (списання). В акті про списання матеріальних цінностей детально висвітлюються причини вибуття об'єкта, стан основних частин, деталей і вузлів, конструктивних елементів та обґрунтовується недоцільність і неможливість їх відновлення. При списанні автотранспортних засобів, крім того, вказується пробіг автомобіля і дається технічна характеристика агрегатів і деталей автомобіля та можливість подальшого використання основних деталей і вузлів, які можуть бути отримані в результаті демонтажу. При списанні з балансів установ матеріальних цінностей, які вибули внаслідок аварій, до акта про списання додається копія акта про аварію з поясненням причин, які викликали аварію, та вказуються заходи, прийняті щодо винних осіб. Якщо в результаті ліквідації матеріальних цінностей окремі деталі, вузли, матеріали можуть бути використані чи підлягають передачі в установленому порядку, комісією додатково складається акт про оцінку таких цінностей. Акти про списання матеріальних цінностей, складені комісією, затверджуються керівником установи

Порядок відображення на рахунках процесу вибуття основних засобів наведено в таблиці 2.4.

Таблиця 2.4 - Основні бухгалтерські проводки з вибуття основних засобів

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дебет	Кредит
1. Безоплатно передані основні засоби	401, 131	104 - 109
2. Реалізовані будинки, споруди одночасно друга проводка	401, 131, 321, 364	103 642
3. Реалізовані основні засоби (крім будинків і споруд): придбані за рахунок бюджетних коштів на суму коштів отриманих від реалізації на суму ПДВ, оплаченого під час придбання основних засобів	401, 131 364, 321 364, 321	104 -109 701, 681 801
2. Реалізовані основні засоби ( крім будинків і споруд): придбані за рахунок позабюджетних коштів на суму коштів, отриманих від реалізації	401,131 323	104 - 109 641, 711
5. Списання основних засобів як непридатних до використання	401, 131	103 - 109
6. Оприбуткування вартості матеріалів, отриманих від списання основних засобів придбаних за рахунок бюджетних коштів придбаних за рахунок позабюджетних коштів	234, 239 234, 239	701, 681,711

Списання основних засобів у зв'язку з їх переведенням до складу малоцінних та швидкозношуваних предметів оформляється звичайними бухгалтерськими записами на дебеті рахунків 40 (на залишкову вартість) і 13 (на суму зносу) та кредиті рахунку 10 (на їх первісну вартість). Одночасно па суму первісної вартості таких об'єктів дебетують субрахунок 221 “Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації” та кредитують субрахунок 411 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами”.

Суми, отримані митницею від продажу чи демонтажу основних засобів (крім будівель і споруд), залишаються у розпорядженні митниці з правом їх подальшого використання на ремонт, модернізацію або придбання нових засобів того ж призначення.

Документальне оформлення процесу вибуття і списання основних засобів з балансу митної установи відображено на рис. 2.5.

Рис.2.5 - Схема обліку вибуття і списання основних засобів

Усі господарські операції, якими оформляють вибуття і списання основних засобів, протягом поточного місяця реєструють у меморіальному ордері № 9 “Накопичувана відомість про вибуття та переміщення необоротних активів” т. ф. № 438 (бюджет). У кінці місяця підсумки цієї відомості переносять у книгу Журнал-головна .

Усі матеріали, отримані від ліквідації основних засобів, прибуткуються на відповідні рахунки, на яких враховуються зазначені цінності, а непридатні для подальшого використання деталі і матеріали прибуткуються як вторинну сировину згідно актів розукомплектування.

Відходи - це будь-які речовини, матеріали і предмети, що утворяться в процесі людської діяльності і не мають подальшого використання і від яких їхній власник повинний позбутися шляхом утилізації або знищення.

Зрозуміло, що при розборі будинків (споруджень) можуть з'явитися не тільки відходи (у тому числі вторинна сировина, брухт чорних чи кольорових металів, будівельне сміття і т.д.), але і матеріали, що цілком придатні для подальшого використання у своєму первісному виді (які не потрібно обробляти, наприклад, столярні вироби).

У будь-якому випадку усе, що залишається після розбору (зносу) будинків і приміщень і що можна продати чи використовувати в подальшій діяльності, визнається активами, що відносяться до запасів.

Непридатні до подальшої експлуатації об'єкти основних засобів можуть бути продані нижче залишкової вартості або в якості металобрухту.

Продаж основних засобів нижче залишкової вартості можливо за умов:

1) продаж виключно за рахунок грошових коштів;

2) покупець повинен бути платником ПДВ (а якщо юридична особа-резидент, то й платником податку на прибуток у розмірі 25%);

3) покупець повинен бути непов'язаною особою продавця.

Якщо основні засоби були знищені при форс-мажорних обставин, то такі обставини підтверджені Торгово-промисловою палатою України про настання обставин нездоланної чи сили стихійного лиха на території України, у відповідних випадках підтвердження уповноважених органів іншої держави, легалізованих консульськими установами України, і/чи рішення Президента України про введення надзвичайної екологічної ситуації в окремих місцевостях України, затверджене Верховною Радою України, чи рішення Кабінету Міністрів України про визнання окремих місцевостей України потерпілими від стихійного лиха.

Посадові особи, винні у порушенні порядку збереження основних засобів та в безгосподарному ставленні до них (знищення, підпалювання та ін.), притягаються до відповідальності у встановленому законодавством порядку. При цьому визначення сум збитків здійснюється відповідно до “Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей”, затвердженого КМУ 22.01.1996 р. № 116, та Закону України “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей” від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР.

Списанню підлягають матеріальні цінності як такі, що:

1) непридатні для подальшого використання;

2) виявлені в результаті інвентаризації як недостача;

3) морально застарілі;

4) фізично зношені;

5) пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані).

Крім того, підлягають списанню будівлі, споруди, що підлягають знесенню у зв'язку з будівництвом нових об'єктів та такі, що зруйновані внаслідок атмосферного впливу і тривалого використання.

2.6 Рівень автоматизації обліку основних засобів на Кіровоградській митниці

Для обліку основних засобів на Кіровоградській митниці використовується програма “Облік основних засобів” та програма “Фінанси”.

Програма “Облік основних засобів” застосовується для безпосереднього первинного обліку основних фондів, складання звітності з обліку основних засобів, поточного контролю за наявністю і рухом основних засобів тощо.

Структуру програми “Облік основних засобів” складають вхідний потік інформації, вихідний потік інформації, настройка програми, додаткові програми з обліку основних засобів.

Під вхідним потоком інформації можна розуміти періодичні (сам первинний облік основних засобів) та одноразові (складання довідкової інформації) дані, які заносяться до бази знань програми.

У програмі існують наступні довідники:

- довідник рахунків бухгалтерського обліку, у якому зазначається план рахунків бухгалтерського обліку для бюджетних установ;

- довідник груп та видів основних засобів, призначений для групування однорідних основних засобів;

- довідник видів операцій, призначений для автоматичного здійснення проведень;

- довідник матеріально-відповідальних осіб, де зазначаються посадові особи, яким передані основні засоби на зберігання від звіт;

- довідник відділів, де зазначаються відділи митного органу, в яких находяться основні засоби;

- довідник норм амортизацій, де вказуються групи основних засобів та їх норма амортизації;

- довідник кореспондуючих рахунків, де вказуються основні кореспондуючи рахунки з обліку основних засобів;

- довідник стану основних засобів.

Облік транспортних засобів у програмі ведеться окремо від інших основних засобів. Програма дозволяє введення інформації через накладні (прихід, відпуск на сторону, списання, внутрішнє переміщення) так і використовуючи меню Облік ОЗ “облік засобів (без а/м)” надходження (вибуття, зміна балансової вартості). також у цьому режимі можна вводити інформацію за допомогою інвентарної картки. Для перегляду введеної інформації в базу даних використовується функція “перегляду картотеки”. Ця функція дозволяє використовувати значно великий набір фільтрів для сортування та відбору необхідної інформації за запитом, виключаючи ту інформацію, яка не потрібна на даний момент користувачу.

Для введення інформації по транспортним засобам використовують такі ж прийоми, що й для інших основних засобів. Але для транспортних засобів призначена додаткова можливість обліковувати та контролювати пробіг автомобільного транспорту.

Вихідна інформація формується як за стандартними формами (що надаються в пакеті з програмою), так і за розробленими самостійно додатковими формами.

Стандартні вихідні форми:

- Відомість наявності основних засобів по відділам;

- Інвентаризаційні описи;

- Відомість складу основних засобів по групам та видам;

- Знос (по рахункам та витратам);

- Бухгалтерська проводка;

- Звіт про стан основних засобів по групам, по матеріально- відповідальним особам;

- Відомість обліку дорогоцінних металів.

У звітах є можливість видавати інформацію по відділам, групам та видам основних засобів та матеріально-відповідальним особам. Недоліком формування вихідної інформації є: по-перше, дублювання даних як у формах, так й самих форм, по-друге, наявність форм, які не використовуються та форм, які непередбачені нормативними документами для використання. У програмі вихідна інформація може бути виведена на екран, на принтер та на фізичні носії даних. Також позитивним є те, що інформацію можна вводити з раніше збережених файлів.

Програма дозволяє робити автоматичну переоцінку основних засобів за заданими індексами.

Програма “Фінанси” використовується для формування узагальненої інформації у оборотній відомості, меморіальному ордері № 9 та 16, головній книзі.

Основним недоліком, і дуже суттєвим, є відсутність суміщення форматів даних програми “Облік основних засобів” та програми “Фінансів”. Автоматичне формування облікових регістрів відсутнє, що значно ускладнює та збільшує час обробки бухгалтерської інформації (приходиться формувати базу даних двічі: перший раз - у програмі “облік основних засобів”, другий - у програмі “фінанси”).

РОЗДІЛ 3. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ НА КІРОВОГРАДСЬКІЙ МИТНИЦІ

3.1 Контроль за наявністю і рухом основних засобів

Під методологією контролю слід розуміти вчення про метод наукового дослідження, тобто знання всієї сукупності способів і прийомів теоретичного пізнання господарських явищ з точки зору їх законності, доцільності і достовірності.

В науці про контроль застосуються наступні загальнонаукові методичні прийоми дослідження: спостереження і експеримент, ідеалізація і формалізація, аналіз і синтез, індукція і дедукція, гіпотеза і аналогія, вимірювання і обчислення, опис і порівняння тощо.

Під спеціальними методичними прийомами дослідження розуміють такі прийоми, які застосовують тільки в господарському контролі, сфера яких обмежена специфічною областю пізнання. Їх особливість полягає в наступному:

1) вони не застосовуються в інших науках;

2) одні застосовуються тільки в одному з розділів науки (внутрішньогосподарський контроль), інші - в двох або у всіх розділах науки. В той же час вони чітко не відокремлені від загальнонаукових способів і прийомів, використовуються в комплексі і взаємопов'язані між собою.

На практиці методом контролю називають способи здійснення попереднього, поточного і наступного господарського контролю за діяльністю установи з точки зору дотримання законності, доцільності, достовірності, економічної ефективності господарських операцій на підставі використання звітної, облікової, планової (нормативної) та іншої економічної інформації з поєднанням дослідження фактичного стану об'єктів контролю.

Таким чином, метод господарського контролю - це сукупність способів і прийомів перевірки законності, достовірності та доцільності операцій господарюючого суб'єкта шляхом документального дослідження, визначення реального стану, порівняння і оцінки результатів перевірки.

Методом господарського контролю в практичному застосуванні є певна послідовність дій, виконання яких допомагає пізнати об'єкт дослідження. До таких методів можна віднести інвентаризацію, ревізію, аудит, судово-бухгалтерську експертизу, аналіз господарської діяльності.

В залежності від змісту господарських операцій, що здійснюються в установі, застосовують різні методичні прийоми їх контролю.

Прийом контролю - це якісно однорідна контрольна дія ревізора спрямована на виявлення, дотримання певних нормативних положень суб'єктом господарювання.

Прийоми господарського контролю поділяються на документальні та фактичні. Вони є важливими складовими частинами здійснення контролю.

При документальному контролі основних засобів застосовують такі прийоми: формальну перевірку, арифметичну перевірку, нормативно-правову перевірку, взаємний контроль документів, зустрічну перевірку.

Формальна перевірка - це перевірка правильності здійснюваних виправлень в документах. Сама наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності того чи іншого документу: при його складанні була допущена помилка (хоча вона могла б бути непередбаченою). Далі, це - перевірка наявності і достовірності тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів.

При проведенні формальної перевірки досліджують документи, з метою виявлення фактів підробки та дописувань в них, виправлення цифрових даних та зміни реквізитів та пам'ятаючи про можливість навмисного порушення порядку запису в документах або спотворення реквізитів особою, яка його склала.

Арифметична перевірка здійснюється з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями. Нормативно-правова перевірка - це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам.

Нормативною перевіркою встановлюються факти невиконання окремих вказівок вищестоящих органів, що відносяться до фінансово-господарської діяльності.

Зустрічна перевірка документів - це перевірка достовірності і правильності відображених в документах господарських операцій, здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що відносяться до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах установи, що ревізується або в інших установах.

Таким чином, зустрічна перевірка - це співставлення двох різних варіантів одного й того ж документа (а при необхідності й інших документів взаємозв'язаних з господарською операцією документів), а також облікових регістрів, двох різних установ, або навіть у двох різних підрозділах однієї і тієї ж установи.

На відміну від зустрічної перевірки при застосуванні прийомів взаємного контролю порівнюються різні за своїм характером документи і облікові дані, в яких знайшли відображення господарські операції, що перевіряється. При взаємній перевірці співставляються різноманітні за своїм найменуванням та характером документи, у яких відображаються різні аспекти однієї і тієї ж, або декількох взаємопов'язаних операцій.

Отже, взаємна перевірка застосовується для порівняння різних документів, що відображають взаємопов'язані господарські операції. Вона здійснюється шляхом вивчення і порівняння окремих реквізитів, що повторюються в ряді взаємопов'язаних документів.

На відміну від методів документального контролю, методи фактичного контролю залишаються в значній мірі звичайними, традиційними. Однак, в ряді випадків комп'ютеризована обробка обліково-аналітичної інформації дає можливість краще підготуватися до їх здійснення (наприклад, у вигляді попередньо роздрукованих описів для проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей) або які швидше і ефективніше дозволяють обробити результати такого контролю, як:

1) огляд;

2) обстеження;

3) контрольний запуск сировини у виробництво;

4) лабораторний аналіз якості товарів, сировини та готової продукції;

5) експертна оцінка;

6) перевірка обсягів виконаних робіт;

7) перевірка дотримання трудової дисципліни та фактичного використання робочого часу;

8) отримання усних та письмових пояснень, довідок і відповідей на раніше розроблені анкети.

Кожен з названих вище методичних прийомів контролю, а тим більше їх взаємодоповнюючі комбінації та поєднання досить доцільні і успішно використовуються в різних господарських системах.

Таким чином, методичні прийоми документального контролю та методичні прийоми фактичного контролю на практиці тісно взаємопов'язані.

До прийомів фактичного контролю відносяться: інвентаризація, лабораторний аналіз, експертна оцінка, візуальне обстеження, опитування, контрольне вимірювання; перевірка операцій в натурі, дослідження операцій на місці.

Під інвентаризацією необхідно розуміти перевірку та оцінку фактичної наявності об'єкту контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наявність розпорядчого документа, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту, реєстрація та оцінка фактів, нормативно-правове регулювання, бухгалтерська обробка документів, узагальнення та реалізація результатів, прийняття рішень.

Там, де немає добре організованої інвентаризаційної роботи, факти зловживань не є одиничними, вони не виявляються роками.

Лабораторний аналіз проводиться на вимогу ревізорів, коли визначити якісні ознаки матеріалів, виробів, виконаних будівельно-монтажних і ремонтних робіт іншими прийомами контролю неможливо.

Метою такої перевірки є уточнення суттєвих ознак і характеристик предметів і отримання на цій основі якісно нової інформації.

Перевірка операцій в натурі проводиться з метою перевірки здійснення операцій з придбання основних засобів, в правдивості складання актів на введення їх в експлуатацію, в наявності необоротних активів, прийнятих на відповідне зберігання.

Дослідження операцій на місці на митниці здійснюється у випадках перевірки: виходу з ремонту об'єктів основних засобів, зносу основних засобів тощо.

Контрольне вимірювання - застосовується для перевірки та контролю норм витрачення матеріалів (наприклад, в митниці при ремонті).

Експертна оцінка - прийом контролю, який застосовується для перевірки вартісних, якісних та інших характеристик об'єкта основних засобів. Експертна оцінка на митниці повинна проводитись обов'язково при ліквідації та продажу основних засобів іншим підприємствам або організаціям, при чому як оцінка доцільності ліквідації або списання, так і оцінка ринкової вартості основних засобів незалежними експертами.

Опитування - прийом контролю, при якому перевіряючими здійснюється опитування працівників як бухгалтерії установи, так і технічного персоналу.

Важливе значення в процесі контролю відіграють його принципи - норми проведення, обов'язкове дотримання яких визначає ефективність господарського контролю.

Найголовнішими принципами діяльності господарського контролю є:

1) всеосяжність, яка полягає в поширенні контролю на всі сфери суспільної діяльності і на весь господарський механізм;

2) науковість, яка полягає в застосуванні останніх досягнень науки і техніки, передового досвіду в процесі здійснення контролю;

3) економічність, яка передбачає здійснення контролю з найменшими затратами, мінімальною кількістю працівників, які володіють спеціальними знаннями і навичками контрольної роботи;

4) дієвість, яка передбачає активний вплив суб'єктів контролю на об'єкти шляхом прийняття ефективних управлінських рішень по усуненню недоліків, профілактики та попередженню їх в подальшій діяльності.

В Державній митній службі на кожній митниці створені відділи (або сектора) організаційно-контрольної роботи, які здійснюють поточний контроль за додержанням фінансово-господарської дисципліни. Окрім цього, створено Центральне бюро аналізу ризиків та аудиту, яке займається організацією контролю та комплексними перевірками на митницях. При проведенні перевірок на митницях широко застосовуються методи та принципи контролю, причому методи та прийоми контролю застосовуються в поєднанні та в різних комбінаціях.

В Кіровоградській митниці, як і в кожній установі, існує внутрішній контроль, який є системою постійного спостереження за ефективністю діяльності установи, збереженням і ефективним використанням цінностей і коштів, доцільністю і вірогідністю господарських операцій. Внутрішній контроль повинен забезпечити достатню упевненість керівництва установи у достовірності фінансової звітності; у правильності функціонування облікової системи, що стосується правильності оформлення первинних документів, їх обробки і рознесення за рахунками, у тому, що матеріальні активи установи не будуть розкрадені, незаконно привласнені, неефективно використані чи випадково або навмисно зіпсовані, знищені.

Оперативність внутрішнього контролю багато в чому залежить від своєчасності і вірогідності облікової інформації про рух, наявність і дотримання відповідних умов зберігання матеріальних цінностей. Оперативність контролю залежить не тільки від виконання його функцій головним бухгалтером, але й іншими працівниками обліку, які повинні не тільки займатися веденням обліку а й контролем за збереженням, ефективним використанням і утриманням основних засобів митниці в придатному до використання стані.

У системі економічного контролю державна митна служба України відноситься до контролюючих органів спеціального призначення, і від злагодженості та ефективності її роботи у значній мірі залежить економічна стабільність та розвиток країни в цілому.

Дійовим важелем в організації ефективної роботи регіональних митниць та митних постів є розробка та впровадження такої системи внутрішнього контролю, яка забезпечила би дотримання правил та норм внутрішнього розпорядку в кожному підрозділі служби та дотримання чинного законодавства в цілому в межах системи.

Таким чином, організація внутрішнього контролю в митній системі України повинна розглядатися на двох рівнях:

1) у цілому по системі - внутрішньовідомчий контроль, що є періодичним і здійснюється з ініціативи Державної митної служби України;

2) в окремих підрозділах служби - внутрішній контроль, що є постійним і здійснюється з ініціативи керівництва.

Внутрівідомчий контроль на Кіровоградській митниці здійснюється інспекторами - ревізорами із Державної митної служби України.

Ревізія проводиться на основі Інструкції про порядок проведення документальної ревізії фінансово-господарської діяльності митних установ та організацій митної системи, затвердженої Наказом Держмиткому № 242 від 06.06.1996 р .

Ревізія основних засобів на Кіровоградській митниці починається з перевірки правильності відображення їх в обліку й реальності балансових і звітних даних. Для цього зіставляють наявність основних засобів у балансі з даними синтетичного й аналітичного обліку. Потім перевіряють первинні документи для встановлення законності й доцільності господарських операцій і так виявляють винних осіб, які допускають порушення і зловживання. Тобто, за даними інвентарного списку основних засобів, описів інвентарних карток з обліку основних засобів і самих інвентарних карток обліку основних засобів ревізор встановлює, за ким числяться й де знаходяться основні засоби, час проведення інвентаризації і чи відображені в обліку її результати.

За первинними документами й картками обліку руху основних засобів перевіряють своєчасність і повноту оприбуткування надходження основних засобів. Зокрема, ревізор з'ясовує, чи відображені в обліку суми зносу основних засобів, які були в експлуатації, чи не зменшена кількість предметів, які надійшли до установи, на наявність на предметах інвентарних номерів.

Доцільність ліквідації основних засобів перевіряється суцільним способом за актами, зокрема, правильність їх складання, наявність актів на дефектність предметів, повноту і своєчасність оприбуткування матеріалів від ліквідації, відображення збитків від ліквідації не повністю амортизованих засобів.