Стан та напрями удосконалення первинного обліку оплати праці

Відкриємо довідник командою Справочники/Налоги и отчисления. Розкриємо групу з кодом ЗПСотр., у ній групу з кодом Сотр.Нетрудосп. Установивши курсор на рядку з найменуванням І предел, клацнемо мишкою по кнопці История. У діалоговому вікні, що відкрилося, встановимо курсор у графу Ставка налога і введемо на дату 01.03.03 нове значення ставки -0,0050, тобто 0,5 відсотка. Потім введемо до цього ж рядка граничне значення зарплати, до якого діє нова ставка (графа Предел) -150 грн.

Із 01.03.2003 р. при розрахунку утримання до Фонду з тимчасової втрати працездатності від зарплати менше 150 грн. програма використовуватиме ту ж ставку - 0,5 відсотка. Просто видалити рядок І предел не можна, це порушить роботу програми.

Розкривши групу ЗП Фонды, доповнимо історію реквізиту Безработица с фонда ЗП новим значенням - 0,0190 (тобто 1,9%) з 01.03.03. Нагадаємо, що попереднє значення періодичного реквізиту діє до його зміни. Тому значення ставки, межі та графи з додатковою інформацією на кожну дату можна не повторювати.

Ставка податку, межа, використовувана при розрахунку за шкалою, та додаткові параметри встановлюються окремо для кожного податку. Якщо ви не є платником будь-якого податку (відрахування), не можна видаляти відповідний рядок із довідника, слід установити для цього платежу нульову ставку.

У графі з додатковою інформацією відображено важливу розрахункову інформацію, зокрема максимальну базу обкладення збором.

Щоб відобразити зміну цієї бази, наприклад, із 1600 грн. на 2200 грн., яка відбулася 01.05.02 р., слід по черзі вибрати потрібні елементи довідника і, натиснувши на клавішу F5, вибрати зі списку рядок Допол. инф. У вікні історії параметра Макс. база, що відкрилося, слід створити новий рядок з новою датою та значенням. Зверніть увагу: назви параметрів у графі з додатковою інформацією (наприклад, Макс. база) є ідентифікаторами для програми, в них не можна змінювати жоден символ, навіть пропуск. Найкраще створити новий рядок копіюванням попереднього і потім внести до нього виправлення.

Історію реквізитів може мати не лише кінцевий (найнижчий) елемент довідника, а й група елементів. Адже по суті група - той же елемент довідника, тільки вона має підпорядковані елементи. У додаткових параметрах групи Подоходный с сотрудника міститься інформація про ставку прибуткового податку із сумісника (ідентифікатор Ставка совместителя), до якої суми нарахувань береться до уваги пільга щодо прибуткового податку на неповнолітніх дітей (ідентифікатор Учит. детей до). Там же зазначено, чи буде розраховуватися прибутковий податок з усієї бази оподаткування (ідентифікатор Учитывать безработицу = О) або спочатку з нарахованої зарплати буде знято суму утримань до Фонду безробіття, а потім буде розраховуватися прибутковий податок (Учитывать безработицу = 1).

Внесення початкового сальдо

Початкові залишки щодо зарплати можна ввести ручними операціями, але набагато зручніше користуватися документом Начисление ЗП у відповідному режимі. Виконаємо команду Документи / Зарплата / Начисление ЗП (або Журнали / Зарплата / Новий). У новому документі в полі Вид выплаты виберемо значення Внесение остатков.

Аналітика по субрахунку 661 ведеться у двох розрізах: щодо співробітників та за місяцями нарахування, виплати зарплати. Дата, введена до відповідного поля документа, визначає значення другого субконто субрахунку 661. Якщо на підприємстві утворилася заборгованість щодо зарплати за декілька місяців і хочете ввести її окремо по місяцях, то для кожного місяця слід створити окремий документ, зазначивши в ньому відповідну дату.

Документ можна заповнювати, вводячи нові рядки клавішею або вибираючи пункт Новая строка в меню Действия. А можна скористатися і сервісним механізмом автозаповнення. Натиснувши кнопку Заполнить, перенесете до табличної частини документа весь список співробітників. Для формування проводок із початковим сальдо по кредиту субрахунка 661 Расчеты по заработной плате в кореспонденції з допоміжним рахунком ОО використовується тільки значення колонки Ост. вып. (залишилося виплатити), тому досить заповнити лише цю колонку і провести документ. Але якщо хочете автоматично формувати форму № 8-ДР, слід заповнити колонки Начислено та Подоходный і К выплате. Якщо не було авансів або часткових виплат, суми в колонках К виплате і Ост. вып. збігатимуться.

Облік авансів

Встановивши поле Вид выплати у значення Аванс, переведете документ Начисление ЗП у режим реєстрації авансів щодо заробітної плати.

У цьому режимі документ не формує бухгалтерських проводок, оскільки видача суми авансу з каси підприємства реєструється видатковим касовим ордером. Режим Аванс використовується для отримання друкованої форми платіжної відомості. Крім того, якщо при подальшому нарахуванні основної зарплати сформувати розрахунково-платіжну відомість, в ній буде автоматично враховано суму виплаченого раніше авансу.

Документ надає додатковий сервіс. При натисненні на кнопку Заполнить відбувається автозаповнення документа списком співробітників. Якщо в довіднику Сотрудники було заповнено поле Аванс, суми авансів буде перенесено до документа. Утім, їх можна тут же відкоригувати або ввести заново. Кнопка Печать дозволяє отримати і роздрукувати платіжну відомість.

Нарахування заробітної плати

Для нарахування основної зарплати, розрахунку утримань зі співробітника та нарахувань на фонд зарплати, а також отримання різних друкованих форм використовується все той же документ Начисление ЗП, але в полі Вид выплаты слід вибрати рядок Основная ЗП.

За умовчанням поле Колличество рабочих дней має значення 22 дні. Перед заповненням документа слід уточнити кількість робочих днів у місяці, що розраховується.

Документ можна заповнювати рядок за рядком (клавішею Іns), але можна скористатися і кнопкою Заполнить. При цьому до табличної частини документа переноситься список співробітників, кількість робочих днів у місяці з поля в заголовку та сума окладу - з довідника Сотрудники. Якщо співробітник відпрацював неповний місяць, кількість відпрацьованих ним днів слід відкоригувати вручну, а суму в полі По окладу буде перераховано автоматично. Крім того, при необхідності можна вручну внести до відповідних полів суми відпускних, лікарняних за рахунок соцстраху та підприємства, суму виданої працівнику оподатковуваної та неоподатковуваної матеріальної допомоги. Червона "галочка" у другій колонці із заголовком "?"означає, що за введеними сумами нарахувань слід розрахувати (або перерахувати) суми утримань. Розрахунок утримань здійснюється кнопкою Рассчитать. Розрахувати можна параметри або для всього списку співробітників, або тільки для одного співробітника якщо стосовно нього вводилися зміни. У результаті розрахунку буде заповнено графи табличної частини документа - Подоходный, Пенсионный, Безработица тощо. Буде також заповнено поле Среднесписочная численность сотрудников для розрахунку комунального податку.

На закладці Дополнительно зазначено види валових витрат щодо зарплати, відрахувань до фондів щодо комунального податку, а також рахунок і субконто для списання витрат стосовно цього податку в бухгалтерському обліку. Перед першим використанням документа слід перевірити, а при необхідності - змінити встановлені за умовчанням значення цих полів.

Після натиснення на кнопку Провести формуються бухгалтерські проводки і стає доступною кнопка Печать для отримання таких друкованих форм: Расчетно-платежная ведомость, Платежная ведомость, Расчетные листки та Свод отчислений в фонды.

При проведенні документа формується низка проводок, що описують операцію нарахування заробітної плати в комплексі. Відбувається нарахування окладу та всіх інших сум на субрахунку 661 в кореспонденції з відповідними субрахунками обліку витрат. Вводяться поіменні проводки щодо утримань зі співробітників. Нараховуються платежі до соціальних фондів та комунальний податок. У податковому обліку формуються проводки по забалансовому рахунку ВР.

Виплата заробітної плати

Для реєстрації виплати внесених залишків, авансу та зарплати в " 1С: Бухгалтерії для України" застосовується документ Выплата ЗП, який можна ввести командою Документы --" Зарплата --> Выплата ЗП або через Журналы --" Зарплата --" Новый. Як правило, цей документ використовується в парі з документом Начисление ЗП.

Дата документа Выплата ЗП - це дата виплати зарплати з каси підприємства. А до поля Период вноситься дата, що визначає значення другого субконто субрахунка 661 - Месяц начислення зарплаты. Нагадаємо, що значення цього субконто автоматично створюється документом Начисление ЗП на підставі дати його введення. У полі Период можна зазначити лише один місяць. Одним документом провести виплату зарплат за декілька місяців відразу неможливо. Для кожного місяця нарахування зарплати доведеться ввести окремий документ.

При створенні документа Выплата ЗП дуже зручно користуватися режимом автозаповнення. Робота алгоритму автозаповнення визначається значенням поля Вид выплаты. Набір значень цього поля такий же, як і у документа Начисление ЗП.

Якщо встановити поле Вид выплаты в значення Аванс або Внесение остатков, то при натисненні на кнопку Заполнить на екран буде виведено список неоплачених документів Начисление ЗП з таким же реквізитом. Досить вибрати потрібний документ зі списку, і всі дані з його табличної частини буде автоматично перенесено до створюваного документа. За необхідності перенесені дані можна відредагувати.

Якщо ж як вид виплата зазначити Основная ЗП, то список неоплачених документів Начисление ЗП з тим же реквізитом не з'явиться. Замість цього документ буде автоматично заповнено списком тих співробітників, у яких заданими бухгалтерського обліку за вибраний місяць нарахування зарплати (поле Период) наявне кредитове сальдо по субрахунку 661, а також сумами заборгованості щодо співробітників. Зверніть увагу: контролюється саме бухгалтерське сальдо, що визначається проводками, кореспондуючими із субрахунком 661. Якщо, наприклад, документом Начисление ЗП було введено аванс, але виплати авансу з каси (Дт 661 - Кт 301) зареєстровано не було, до документа, що формується, буде перенесено всю суму заборгованості перед співробітником, без урахування оформленого, але не виданого авансу. Звичайно, бухгалтерські підсумки за той період, в якому вводиться документ, повинен розраховуватись.

Суму отриманого при автозаповненні сальдо можна звірити з оборотно-сальдовою відомістю по субрахунку 661.

Зазначивши в полі Процент выплаты відповідне число (за умовчанням -100 відсотків), можна зареєструвати часткову виплату згідно зі заданим відсотком. Є один нюанс: якщо, наприклад, спочатку виплатили третину зарплати, вказавши в цьому полі 33 відсотки, то при погашенні залишку заборгованості наступним документом у полі Процент выплаты слід зазначити не 77, а 100 відсотків. Інакше документ автоматично розрахує 77 відсотків від залишку заборгованості.

Виплата введених залишків і заборгованості щодо зарплати реєструється бухгалтерськими проводками Дт 661 - Кт ЗОЇ. Оскільки погашення заборгованості перед співробітником - завжди друга подія, у податковому обліку ця операція не відображається і проводки по забалансових рахунках ВД і ВР не створюються.

Режим формування документами проводок щодо каси визначається значенням константи Проводки по кассе только кассовыми ордерами. Якщо константу встановлено у значення Да, то всі проводки щодо каси будуть автоматично створювати виключно документи Приходный кассовый ордер і Расходный кассовый ордер. Якщо ж цій константі задано значення Нет, проводки щодо каси створюватимуть й інші документи: Выплата ЗП, Банковская выписка, Расходная накладная тощо.

Зауважимо, що використовувати такий режим роботи програми слід обережно. Згідно з п. 3.1 Положення про ведення касових операцій..., затвердженого постановою НБУ від 19.02.2001 р. № 72, касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами встановленої форми. Вимоги цього Положення поширюються на всіх юридичних та фізичних осіб - приватних підприємців, крім банків та підприємств зв'язку. Незважаючи на те, що більшість проводок щодо каси буде створено автоматично, необхідно буде оформити щодо них касові ордери, їх можна виписати вручну, але є й альтернатива ручній праці. Нагадаємо, що в документах Приходный кассовый ордер і Расходный кассовый ордер є поле Только зарегистрировать. Позначивши його прапорцем, зможете складати і роздруковувати необхідні ордери з програми та автоматично вести їх нумерацію, але проводки щодо них реєструватися не будуть. Якщо вибрано режим введення проводок лише касовими ордерами, документ Выплата ЗП ніяких проводок формувати не буде. Відобразити видачу зарплати в цьому випадку доведеться введенням видаткових касових ордерів, причому поіменних - для кожного співробітника.

Аналітика по субрахунку 661 ведеться у двох розрізах - щодо співробітників та за місяцями нарахування зарплати. При оформленні видаткового касового ордера співробітника слід вибрати в полі Субконто, а місяць нарахування зарплати - в полі Заказ.

Коли "касову константу" встановлено у значення Нет, тобто коли документу Выплата ЗП (як і всім іншим) дозволено формувати проводки щодо каси, в полі Касса цього документа слід зазначити потрібне значення субконто Наши денежные счета. Як правило, це Основная касса (грн.). При введенні проводок лише касовими ордерами цей реквізит ігнорується.

Якщо проводки щодо каси автоматично створюєте документом Выплата ЗП, але вам потрібен видатковий касовий ордер на всю суму виданої зарплати, не забудьте встановити в ньому прапорець Только зарегистрировать. Касовий ордер з установленим прапорцем проводок формувати не буде. Не встановивши прапорець, помилково подвоїте обороти Дт 661 -Кт301.

Натиснувши мишкою в документі Выдача ЗП за кнопкою Печать, можна сформувати і роздрукувати платіжну відомість.

Особливості конфігурації "Сільське господарство"

У даній конфігурації всі операції, що впливають на розрахунок заробітної плати, наприклад, вихід у відпустку, пред'явлення до оплати лікарняного листа, призначення різного виду доплат, утримань оформляються за допомогою відповідних документів. У той же час існує можливість безпосередньої зміни даних, що зберігаються в довіднику Сотрудники. Наприклад, можна виправити ставку якого-небудь співробітника. Редагуючи дані в довіднику, необхідно враховувати наступне: багато основних параметрів, використані в алгоритмах розрахунків, є періодичними, тобто система зберігає всю історію цих параметрів і вводить нові значення таких параметрів, прив'язуючи їх до зміни дати.

Лікарняний лист

Документ Больничный лист призначений для введення операцій з нарахування працівнику сум допомоги щодо тимчасової непрацездатності.

Документ складається із заголовку і табличної частини документа. У заголовку документа вводиться інформація з лікарняного листа. Таблична частина документа призначена тільки для автоматизації розрахунку суми, нарахованої за лікарняним листом. За допомогою табличної частини можна розрахувати середньоденну суму заробітної плати співробітника за кількість місяців, що задана в константі Колличество месяцев для больничного. Таблична частина заповнюється автоматично. Дані щодо нарахування (реквізит Сумма) можуть мати нульові значення, якщо за ці періоди нарахування зарплати не проводилися. У цьому випадку можна вручну розрахувати і внести суму, нараховану за лікарняним листом, або ввести значення нарахованої зарплати за зазначені періоди в табличну частину документа. При проведенні документ формує проводки з нарахування суми лікарняних. Проводки щодо перерахунку прибуткового податку буде робити документ Начисление ЗП.

Відпустка

За допомогою документа Отпуск можна здійснити розрахунок суми відпускних і провести нарахування цієї суми по обраному співробітнику.

Таблична частина документа використовується для визначення середньоденного заробітку співробітника за попередні 12 місяців. При натисканні кнопки Заполнить у табличну частину документа автоматично записуються рядки, у яких указується період і сума, нарахована за цей період. У результаті заповнення табличної частини в реквізиті Сумма начисленных отпускных буде розрахована попередня сума нарахувань. У реквізитах Выплата отпускных і Период указується як буде видаватися нарахована сума відпускних, якщо відпустка була перехідною з одного місяця на інший. При проведенні документ формує проводку з нарахування суми відпускних.

Начисление. Человек

Документ Начисление. Человек призначений для внесення всіх нарахувань, утримань по співробітнику, що були зроблені в поточному місяці. У заголовку необхідно вказати співробітника, для якого будуть зроблені нарахування, утримання.

Також у заголовку документа необхідно вибрати вид нарахування, тобто утримання це чи нарахування. Після цього в табличній частині необхідно вказати всі витратні рахунки (для нарахувань) та всі рахунки утримань (для утримань), що будуть у дебеті - кредиті, всю аналітику для них, а також необхідну суму. Після проведення сума заробітку цього працівника віднесена на витратні рахунки.

Начисление. Список

Документ Начисление. Список призначений для занесення нарахувань, утримань для групи співробітників. Документ аналогічний попередньому документу.

Облік ЗП, що базується на попередньо оброблених даних, документ Табель наряд.

Документ Табель наряд призначений для занесення даних за нарядами, які у бухгалтерію здають бригади.

У заголовку документа необхідно вибрати підрозділ, для якого будуть внесені дані з нарядів. За допомогою кнопки Заполнить можна заповнити табличну частину документа співробітниками, що працюють у зазначеному підрозділі. Після цього необхідно заповнити реквізит Сумма, тобто суми нарахованої заробітної плати для кожного співробітника. Сума нарахувань автоматично підставиться в документ Начисление ЗП у стовпчик наряд при виборі відповідного співробітника.

Щоб розподілити отриману суму по витратних рахунках, необхідно скористатися кнопкою Распределение по счетам. При цьому відкриється форма підлеглого документа, у якому таблична частина заповнюється необхідними витратними рахунками з відповідною аналітикою.

Звіти по заробітній платі. Форма 8-Др

У цій конфігурації форма 8-ДР представлена у вигляді документа. Це викликано тим, що дані документа можна редагувати, і в ньому можливий вивід співробітників із прізвищами, тоді як сформований звіт практично не підлягає редагуванню і звіт складно перевіряти. У заголовку документа необхідно вказати період, за який формується звіт. У поле Счета выплат за замовчуванням стоять рахунки 30,31. За необхідності список можна додати. Також у заголовку документа необхідно вказати назву файла, відповідно до вимог податкової адміністрації. Тут же можна задати шлях, тобто куди необхідно записати сформований файл. При натисканні кнопки Заполнить. відбудеться автоматичне заповнення табличної частини даними ч інформаційної бази. Таблична частина містить як індивідуальний податковий номер, так і прізвище співробітника, що істотно полегшує перевірку і корекцію даних. Після того, як дані були перевірені, їх можна роздрукувати, натиснувши кнопку Печать. На екрані з'явиться друкована форма звіту.

Звіт Отработано дней

Цей звіт містить інформацію про кількість відпрацьованих днів за зазначений проміжок часу. Також звіт містить інформацію про кількість чоловіків і жінок, що працюють на підприємстві, і загальний аналіз оплати праці за обраний період.

Для формування документа необхідно задати потрібний період, і всі необхідні дані будуть представлені у вигляді таблиць.

Звіт Трудозатраты містить дані по рахунках і підрозділах, а також 11 о сумах, розподілених між цими підрозділами. Звіт формується на визначену дату, яку необхідно вибрати в діалоговій формі. При натисканні кнопки Сформировать у друковану форму виведуться дані за місяць, а також спочатку поточного року.

Список використаної літератури

1. Бухгалтерський облік у сільському господарстві України. В.Я.Плаксієнко, Л.М.Пісьмаченко, Є.І.Рябий/. Під редакцією В.Я.Плаксієнко. Дніпропетровськ, 2005.

2. Бухгалтерський облік на с/г підприємствах: Підручник - 2-ге вид., перероб. і допов./М.Ф.Огійчук, В.Я.Плаксієнко, Л.Г.Панченко та ін.; за ред. Проф. М.Ф.Огійчука. - К.: Вища освіта, 2003.

3. Бухгалтерський облік у с/г підприємствах / П.Т.Саблук, В.Б.Моссаковський та ін.; За ред. П.Т.Саблука, В.Б.Моссаковського - К.: Урожай, 1998.

4. Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 № 108/95-ВР зі змінами і доповненнями//Голос України. -1995р.

5. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця - 3-є вид., перероб. і доп. - Житомир: ЖІТІ, 2001.

6. Бухгалтерський облік та фінансова звітність в Україні: Навчально-практичний посібник /За ред. С.Ф. Голова. - Дніпропетровськ, ТОВ "Баланс-Клуб", 2000.

7. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік: Навч. посібник. - Київ.: А.С.К., 2000.

8. Все про бухгалтерський облік (спецвипуск). - 2001. - № 55.

9. Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 1998.

Додатки

10. Обліковий лист праці і використаних робіт.

11. Обліковий лист тракториста-машиніста.

12. Журнал обліку роботи і затрат.

13. Розрахункове нарахування оплати праці працівникам тваринництва.

14. Наряд на відрядну роботу для бригади.

15. Шляховий лист трактора.

16. Табель обліку робочого часу.