Учет денежных средств в кассе и на счетах предприятия, анализ наличия и эффективности их использования

Специальный счет для хранения купленной на внутреннем валютном рынке иностранной валюты открывается банком по заявлению предприятия, предпринимателя - резидентов Республики Беларусь с представлением дубликата извещения о присвоении УНН на отдельном лицевом счете балансового счета, на котором открыт текущий счет в иностранных валютах данного предприятия, предпринимателя, до момента ее использования в порядке, определенном законодательством. Кроме названных документов предприятие представляет также справку Фонда.

Специальный счет для хранения купленной на внутреннем валютном рынке иностранной валюты открывается только в том банке, где открыт текущий счет данного клиента в иностранных валютах, при отсутствии текущего счета в иностранных валютах - в том банке, где открыт текущий счет в белорусских рублях, в иных случаях - с разрешения Национального банка Республики Беларусь.

Другие специальные счета в иностранных валютах открываются в случаях, предусмотренных законодательством, либо с разрешения Национального банка Республики Беларусь. Если иное не определено Национальным банком Республики Беларусь, данные счета открываются по заявлению предприятия, предпринимателя с представлением дубликата извещения о присвоении УНН на отдельном лицевом счете балансового счета, на котором открыт текущий счет в иностранных валютах данного предприятия, предпринимателя. Предприятием кроме указанных документов представляется также справка Фонда.

Благотворительный счет открывается в банке предприятию, предпринимателю для сбора, хранения и использования денежных средств, поступающих в виде безвозмездной помощи или пожертвований с целью проведения благотворительных акций, для лечения граждан, строительства объектов различного назначения, ремонта, реконструкции зданий, представляющих историческую или культурную ценность, проведения экологических мероприятий и иных социально значимых мероприятий. Счет может открываться как в белорусских рублях, так и в иностранных валютах.

Открытие в банке счета предприятию, предпринимателю для сбора средств, предназначенных для благотворительных целей, производится на основании следующих документов:

заявления на открытие счета, в котором указывается цель открытия и срок действия счета, необходимая сумма, порядок использования средств (направление, возврат неиспользованной суммы);

документа, подтверждающего необходимость сбора средств:

на лечение граждан - заключение, выданное Министерством здравоохранения Республики Беларусь, подписанное руководителем министерства, главным бухгалтером и заверенное гербовой печатью;

на проведение иных благотворительных мероприятий - ходатайство соответствующего заинтересованного органа (фонда), подписанное руководителем и главным бухгалтером и заверенное печатью данного органа (фонда). Не требуется представление ходатайства при получении иностранной безвозмездной помощи.

При закрытии благотворительного счета остаток средств переводится в учреждение банка на счет его владельца либо расходуется на цели согласно указаниям о порядке использования средств, изложенным в заявлении на открытие данного счета.

Временный счет открывается:

строящемуся предприятию (пусковой комплекс, очередь, этап и т.п.) на срок до полного пуска предприятия в эксплуатацию;

для аккумуляции денежных средств, предназначенных в случаях, предусмотренных законодательством, для формирования уставного фонда учредителям (участникам) вновь создаваемых предприятий;

для зачисления и дальнейшего перевода денежных средств для пополнения уставного фонда предприятия до размеров, установленных законодательством;

иностранному инвестору при создании предприятия для формирования уставного фонда;

для зачисления и перевода денежных средств в разовом порядке в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

После сформирования уставного фонда и государственной регистрации предприятия в общем порядке открывается текущий счет, а временный счет на основании заявления клиента закрывается. Временный счет может не закрываться после государственной регистрации предприятия в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь и (или) учредительными документами данного предприятия, для увеличения уставного фонда до установленного законодательством Республики Беларусь размера.

Средства с временного счета могут быть использованы только для зачисления на текущий счет предприятия после его государственной регистрации либо для возврата учредителям (участникам) при отказе учредителей (участников) от создания предприятия или при отказе в государственной регистрации предприятия.

Корреспондентский счет открывается одним банком (небанковской кредитно-финансовой организацией) другому банку (небанковской кредитно-финансовой организации) на основании межбанковского корреспондентского соглашения, которое оформляется посредством заключения банками (небанковскими кредитно-финансовыми организациями) двухстороннего договора или обмена письмами (телетрансмиссионными сообщениями).

Вкладной (депозитный) счет открывается на основании договора банковского вклада (депозита). Предприятие, предприниматель (нерезиденты) при открытии вкладного (депозитного) счета дополнительно представляют документ, подтверждающий согласие национального (центрального) банка государства-нерезидента на открытие счета, если требование о представлении данного документа содержится в соглашении об организации расчетов, заключенном между Национальным банком Республики Беларусь и национальным (центральным) банком страны-нерезидента.

Для открытия карт-счета предприятие, предприниматель представляют в банк стандартный пакет документов. Кроме того, представляется доверенность на каждого держателя, удостоверенная подписями лиц, имеющих право распоряжаться данным счетом, и оттиском печати владельца счета.

2.2. Документальное оформление движения денежных средств на счетах в банке

Для осуществления расчетов по текущим операциям предприятия в учреждении банка, предприятие предоставляет первичные документы, в которых указываются все необходимые реквизиты плательщика и получателя денежных средств (наименование, расчетный счет, корреспондентские счета банков, обслуживающих предприятие плательщика и получателя).

Операции по расчетному счету производятся по следующим документам с подписями руководителя и главного бухгалтера, которые сверяются с карточкой с образцами: платежное поручение (Приложение 9); платежное требование (Приложение 10); Платежное требование-поручение (Приложение 11), реестр платежных требований (Приложение 12).

Внесение и снятие наличных денежных средств, осуществляется по следующим документам: объявление на взнос наличными (Приложение 13) - применяется для зачисления денежных средств, оставшихся в кассе; денежный чек - выдача денежных средств наличными с расчетного счета. Он находится в чековой книжке, которая выдается предприятию банком. При получении денег наличными заполняется чек в чековой книжке и корешок чека. В чеке и корешке указывается сумма денежных средств, на какие цели она получена. Чек и корешок подписывается руководителем и главным бухгалтером. Чек остается в банке, а корешок - как оправдательный документ - в кассе предприятия.

Хочется отметить, что в настоящее время все большее распространение получают системы «Клиент-банк» и «Интернет-банк», на основе этих систем предприятия и банки работают по коммуникативным каналам связи, что значительно упрощает работу бухгалтера и банка. При работе в таким системам, используется электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. Электронная подпись служит заменой настоящей подписи.

Говоря о платежных документах, на списание денежных средств с расчетного счета, необходимо выделить два момента. Во первых при перечислении денежных средств поставщикам в платежном документе необходимо указать за что именно производиться оплата с указанием в том числе НДС (ставки налога и суммы), согласно законодательству. Во вторых платежные документы на перечисление денежных средств, заполняются в особом порядке. Так с 1 января 2005 г. платить налоги следует по новым кодам бюджетной классификации (далее КБК). Если ошибиться хотя бы с одним значком, деньги могут уйти в другой бюджет или "повиснут". Перечисляя налоги в бюджет, платежное поручение надо заполнять по новым правилам.

Под расчетными отношениями понимается обязательство покупателя оплатить в установленные сроки стоимость материальных ценностей, услуг и прочей задолженности после выполнения поставщиком договорных обязательств или право поставщика востребовать от покупателя сумму оплаты за отгруженную ему продукцию или оказанные услуги. Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями имеет большое значение, т. к. оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств, своевременное поступление денежных средств ведет к сокращению задолженности. Основная масса расчетов осуществляется безналичным путем посредством перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредниками при осуществлении расчетов выступают банки.

При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных норм расчетов. Банк выполняет поручения предприятия о перечислении или выдаче соответствующих сумм в оплату приобретенных товарно-материальных ценностей, по погашению ссуд банка и займов, обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами, поставщиками, другими кредиторами, и на другие цели, в пределах остатка средств на счете и соблюдения очередности, предусмотренной законодательством. Списание денежных средств со счета осуществляется банком на основании распоряжения клиента. Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, может производиться только по решению суда, а также в случаях, установленных законом (например, при взыскании финансовых санкций налоговым органом) или предусмотренных договором между банком и клиентом (например, владелец счета по согласованию с банком может предусмотреть ведение расчетов по своему счету с оплатой платежных требований контрагентов в без акцептном порядке). Списание денежных средств с расчетного счета по требованиям, относящиеся к одной очередности, производится в порядке календарной очередности поступления документов. При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете предприятия предъявленные к оплате платежные документы банк помещает в картотеку. Документы, помещенные в картотеку, банк оплачивает по мере поступления средств на расчетный счет предприятия, соблюдая условия очередности.

Одним из основных документов, регулирующих отношения между банком и клиентом при осуществлении операций по безналичному расчету, является договор между банком и клиентом. В договоре может быть предусмотрено, в течение какого срока банк обязан осуществлять перечисление средств по поручению клиента. Если данный срок в договоре отсутствует, то банк обязан осуществить перечисление средств клиента и зачисление средств на его счет не позже следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа.

2.3. Синтетический и аналитический учет денежных средств на счетах в банке

В бухгалтерии предприятия операции производятся на основании расчетных документов вместе с выпиской из банка. Периодически в установленные с владельцем счета сроки банк выдает предприятию выписки с расчетного счета - копии лицевых счетов, в которых указывается дата совершения операции, номер документа-основания, сумма поступления/списания, остаток. К выписке банк прилагает все документы, подтверждающие операции. Бухгалтерия предприятия после проверки выписки отражает операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Синтетический учет операций на расчетном счете ведется на счете 51 “Расчетный счет” - активный (в банке - пассивный). Поступления - по Дт (в выписке банка - по Кт), расход, списание денег - по Кт (в выписке - по Дт).

Регистр для ведения синтетического учета по Дт счета 51 - при журнально-ордерной форме - ведомость № 2, где на основании первичных документов в шахматном порядке отражается поступление денег на расчетный счет в течение месяца и подсчитывается оборот за месяц (итог ведомости). Полученный остаток записывается в ведомость № 2 и сверяется с выпиской по счету.

Аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется по каждому расчетному счету.

Счет 51 "Расчетные счета" корреспондирует со счетами:

Рисунок 1.

Согласно действующих правил, записи по счету 51, должны выполняться на основе банковских выписок, что находится в противоречии с мировой практикой - требование приоритета, содержания перед формой, которое предполагает отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования.

Из этого следует, что бухгалтер должен делать записи на основе первичных платежных документов. Например, если выписано платежное поручение, и его уже направили в банк, то бухгалтер тут же должен кредитовать счет 51 "Расчетные счета". А по банковской выписке следует только выверять уже сделанные записи. Применяемый же у нас порядок приводит к тому, что на счете 51 "Расчетные счета" числящиеся суммы денежных остатков оказываются выше реальных. В нашем случае банк может списать с расчетного счета суммы платежей и представить выписку в течение несколько дней, и весь этот период на предприятии на счете 51 "Расчетные счета" числится сумма, которая уже уплачена, и которой реально уже нет. Говоря о месте счета 51 "Расчетные счета" в классификации счетов, нужно отметить, что в литературе по этому поводу есть две точки зрения: это счет денежных средств; это счет расчетов.

Действительно, если считать платежеспособность организации, то: в первом случае, вся наличность счета может быть принята для покрытия долгов; во втором случае исходят из того, что расчетные счета ничто иное, как дебиторская задолженность банка перед организацией, и далеко не всегда и не во всех случаях эта задолженность может быть погашена вовремя, а в ряде случаев, например, банк прекратил платежи, эта задолженность автоматически обращается в убыток. Следовательно, при расчете денежного покрытия долгов величины наличности денежных средств на расчетных счетах нельзя принимать в расчет в полном объеме. Обращая внимание на то обстоятельство, что при списании денежных средств с расчетного счета на основании платежного поручения на оплату поставщикам или подрядчикам, в бухгалтерском учете делается запись: Дебет счета расчетов с поставщиками и подрядчиками Кредит 51 "Расчетные счета" Запись делается независимо от того, получит или не получит денежные средства адресат. Очевидно, что такая запись не только сокращает объем учетной работы, но соответствует требованиям законодательства. Покупатель должен выполнить свои обязательства перед поставщиком при оплате товара: «покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другим законом, иными правовыми актами или договором купли - продажи и не вытекает из существа обязательства» [4, ст.486]. Но при обнаружении технической ошибки и неполучении денежных средств поставщиком или подрядчиком должны быть сделаны записи по уточнению размера обязательств перед поставщиками и подрядчиками. Остается открытым вопрос о том, на какой счет отнести перечисленные не на соответствующие счета денежные средства? "Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям")". Однако, очевидно, предполагается, что на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям") отражаются суммы, списание и зачисление которых было произведено по вине банка. Суммы, списанные по ошибке бухгалтера предприятия, не должны отражаться на субсчете "Расчеты по претензиям", так как претензии, в этом случае, не могут быть никому адресованы. Данные суммы должны быть отражены на субсчете "Ошибочно перечисленные суммы" счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" до возврата указанных сумм на расчетный счет.

2.4. Назначение, порядок открытия и использования специальных счетов в банке

Для учета специальных счетов в банке предназначен счет 55 «Специальные счета в банках», для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РБ и иностранных валютах, находящихся на территории РБ и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 "Специальные счета в банках" могут быть открыты субсчета:

55-1 "Аккредитивы";

55-2 "Чековые книжки";

55-3 "Депозитные счета" и др.

Общим для всех субсчетов счета 55 "Специальные счета в банках" является то, что каждый из них открывается со строго определенной целью - расходовать денежные средства на заранее предопределенные нужды.

Аккредитивы как бы гарантируют оплату контрагентам (корреспондентам) за поставленные ими товары и/или оказанные услуги; чековые книжки облегчают заранее оговоренные расчеты; депозитные счета обеспечивают "неприкосновенность" накапливаемых сумм.

У субсчетов 55.1 "Аккредитивы" и 55.3 "Депозитные счета" имеется существенная особенность, - учитываемые на них средства изъяты из оборота организации на определенный период.

Зачисление денежных средств в аккредитивы, депонирование средств при выдаче чековых книжек, перечисление денежных средств во вклады отражается по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других аналогичных счетов. Суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных организацией чеков, т.е. в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита счета 55 "Специальные счета в банках" в дебет счетов учета расчетов (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55 "Специальные счета в банках"; сальдо по субсчету 55-2 "Чековые книжки" должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации. Принятые на учет по счету 55 "Специальные счета в банках" средства в аккредитивах списываются по мере использования их (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшимся неиспользованными) возврате кредитной организацией сумм вкладов в учете отражаются по кредиту счета 55, 51 или 52.

На отдельных субсчетах, открываемых к счету 55 "Специальные счета в банках", учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования. В частности, поступивших бюджетных средств, средств на финансирование капитальных вложений, аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета, и т.д.

Филиалы, представительства и иные структурные подразделения организации, выделенные на отдельный баланс, которым открыты текущие счета в кредитных организациях для осуществления текущих расходов (оплата труда, отдельные хозяйственные расходы, командировочные суммы и т.п.), отражают на отдельном субсчете к счету 55 "Специальные счета в банках" движение указанных средств.

Счет 55 "Специальные счета в банках" корреспондирует со счетами:

Рисунок 2.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 "Специальные счета в банках" обособленно. Построение аналитического учета по этому счету должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и т.п. на территории РБ и за ее пределами.

3. Анализ денежных потоков

3.1. Понятие потоков денежных средств, и виды их анализа

Денежный поток - это денежные средства, под которыми понимаются депозитные (или текущие) счета и наличные деньги, получаемые предприятием от всех видов деятельности и расходуемые на обеспечение дальнейшей деятельности [7, с.249]. Кроме того, в расчет денежных средств могут приниматься краткосрочные высоколиквидные ценные бумаги, такие как государственные казначейские векселя, банковские депозитные сертификаты, вклады в инвестиционные фонды открытого типа и привилегированные акции с плавающей процентной ставкой. При этом запасы финансовых средств и ликвидных ценных бумаг могут значительно варьировать как по отраслям, так и по компании одной отрасли [4, с.301].

Главным фактором формирования денежного потока является оплата покупателями стоимости проданной предприятием продукции. Исходные показатели для расчета денежных поступлений - это выручка и прибыль от продаж. Выручка и прибыль от продаж имеют большое значение для оценки финансового состояния предприятия. Однако она была бы неполной, если бы отсутствовала информация о потоке денежных средств, возникающем в результате продаж.

В конечном счете, именно наличие или отсутствие денег определяет возможности и направления развития предприятия; превышение денежных поступлений над платежами обеспечивает возможность вложения денег в целях получения дополнительной прибыли. Однако при этом надо иметь в виду, что предприятию необходимо постоянное наличие определенной суммы денежных средств как наиболее ликвидных активов, поддерживающих его платежеспособность [7, с.17].

Выручка от продаж - это учетный доход данного периода, в составе которого есть денежные и неденежные формы дохода.

Прибыль от продаж - разность между учетным доходом и начисленными расходами на проданную продукцию.

Поток денежных средств зависит от этих показателей, но не равнозначен им. Он представляет собой разность между полученными и выплаченными предприятием денежными средствами за определенный период времени. Получение и выплата денежных средств связаны не только с выручкой от продаж и затратами на проданную продукцию.

Понятие «денежный поток предприятия» является агрегированным, включающим в свой состав многочисленные виды этих потоков, обслуживающих хозяйственную деятельность. В целях обеспечения эффективного целенаправленного управления денежными потоками они требуют определенной классификации. Такую классификацию денежных потоков предлагается осуществлять по следующим основным признакам [2, с.382]:

1. По масштабам обслуживания хозяйственного процесса.

2. По видам хозяйственной деятельности.

3. По направленности движения денежных средств.

4. По методу исчисления объема.

5. По уровню достаточности.

6. По методу оценки во времени.

7. По непрерывности формирования в рассматриваемом периоде.

8. По стабильности временных интервалов формирования регулярные денежные потоки характеризуются следующими видами.

Рассмотренная классификация позволяет более целенаправленно осуществлять учет, анализ и планирование денежных потоков различных видов на предприятии.

3.2. Характеристика информации используемой для анализа