Организация учета денежных средств, находящихся в кассе организации

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Ленинградской области

«Государственный институт экономики, финансов, права и технологий»

Факультет: экономический

Кафедра: Бухгалтерского учета и статистики

Дисциплина: «Бухгалтерский и финансовый учет»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

«Организация учета денежных средств, находящихся в кассе организации»

Выполнил

студент 3 курса

Кошлатый В.И.

Проверил:

Пушинин А.В.

Гатчина

2014

Содержание

Введение

1. Характеристика учета денежных средств в кассе

1.1 Порядок ведения кассовых операций

1.2 Ограничения хранения наличных денежных средств

1.3 Документальное оформление операций в кассе

2. Учет денежных средств в кассе

2.1 Отражение денежных средств в кассе на бухгалтерских счетах

3. Учет кассовых операций

3.1 Ревизия денежных средств в кассе

3.2 Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Выводы и предложения

Список используемой литературы

Приложение 1. Отражение поступления наличных денег в кассу

Приложение 2. Отражение выбытия наличных денег из кассы

Приложение 3. Отражение выявленного излишка или недосдачи по итогам инвентаризации

наличный денежный учет касса

Введение

В рыночной экономике между организациями и банками постоянно совершаются сделки по поводу перераспределения, хранения денежных средств. Всевозможные расчеты, возникающие между организациями, также ведутся при помощи денежных средств. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в производственные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней чистого дохода. Таким образом, денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием процесса производства.

Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли.

Важную роль денежных средств в обеспечении финансово - хозяйственной деятельности обусловливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операции по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов. Для этого все предприятия вне зависимости от формы собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков на расчетных счетах. Для текущих расчетов каждая организация может постоянно иметь наличные средства на своей территории. В связи с этим руководитель предприятия организует кассу. Кассовые операции занимают одно из центральных мест в деятельности организации. Потребность в наличных деньгах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т.п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за оказанные услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета и др.

Каждое предприятие хранит остаток денежных средств в кассе, но не более лимита, установленного предприятием.

Цель написания работы заключается в изучении учета денежных средств в кассе, его документальное оформление.

В связи с поставленной целью курсовой работы, выделяются следующие задачи:

изучить нормативные документы и учебную литературу по данной теме;

изучить унифицированные формы документов и документальное оформление учета денежных средств в кассе;

проанализировать организацию ведения учета денежных средств в кассе.

За последние годы в бухгалтерском учете произошли существенные изменения, связанные с продолжением его реформирования с учетом принятых законодательных и нормативных документов.

Глава 1. Характеристика учета денежных средств в кассе

1.1 Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях РФ регламентируется:

¦ Положением Центрального Банка России за N 318-П от 24.04.2008 года "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Указание Банка России от 7 февраля 2012 г. N 2783-У

¦ Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 г. № 14-П, с дополнениями и изменениями от 31.10.2002 года

¦ Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» с изменениями и дополнениями от 25.11.2013 года.

¦ письмом Департамента регулирования денежного обращения Центрального банка Российской Федерации от 17 февраля 1994 г. № 14-4/35 «О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"» с дополнениями и изменениями от 28.01.1997 года (утратили силу некоторые статьи, появились меры воздействия на кредитные организации в случае не соблюдения федерального закона);

¦ письмом Центрального банка Российской Федерации «По вопросам упорядочения налично-денежного обращения» от 28 января 1997 г. № 14-4/50 с изменениями и дополнениями от 28.01.1997 года (требования к денежной выручки для юридических и физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью).

С 1 января 2014 г. изменился порядок ведения кассовых операций. Причем для их регистрации Банк России разработал новые формы. Но самое главное - субъекты малого предпринимательства больше не обязаны устанавливать лимит кассы.

Новый порядок вступает в силу с 1 января 2014 года (п. 8 и 8.2 Указания). Соответственно утрачивает силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373П.

Нужно признать, что ряд действующих доселе правил наличного обращения породил многочисленные споры.

Во-первых, Положение (п. 1.7) требует применения унифицированных форм кассовой документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России (от 18 августа 1998 г. № 88 и от 5 января 2004 г. № 1). Однако эти постановления официально не опубликованы, а значит - нормативными документами не являются (п. 10 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763). Поэтому соблюдение содержащихся в них «кассовых» форм, вопреки позиции Минфина России (представленной в информации № ПЗ10/2012), обязательным считаться не может. Напомним, что альбомы унифицированных форм не считались подзаконными актами еще в период действия «старого» закона о бухучете (от 21 ноября 1996 г. № 129ФЗ), невзирая на то, что в нем они прямо упоминались.

Во-вторых, в Положении (п. 1.2) неоднозначно классифицированы обособленные подразделения (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. по делу № А5659643/2012). Гусев А.В. Новый порядок ведения кассовых операций /А.В. Гусев;- М.; Аюдар Инфо, Журнал «Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения» 2013

В результате законодатель был вынужден согласиться, что субъекты малого предпринимательства, включая предпринимателей, могут вести кассовые операции в упрощенном порядке (п. 19 ст. 14 и п. 2 ст. 50 Федерального закона от 23 июля 2013 г. № 251ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с передачей Центральному банку Российской Федерации полномочий по регулированию, контролю и надзору в сфере финансовых рынков»).

В Указании (приложения № 1, 3-7) приведены новые бланки документов, которыми следует оформлять кассовые операции. Сам перечень форм не изменился.

Это по-прежнему:

кассовая книга;

приходный и расходный кассовые ордера (далее - кассовые документы);

книга учета выданных и принятых кассиром наличных денег;

расчетно-платежная и платежная ведомости.

Назначение всех документов осталось прежним, а отступления от привычных унифицированных форм не столь велики. В целом Банк России пошел по пути сокращения неактуальных реквизитов. Например, в новой кассовой книге отсутствует привычная графа для указания корреспондирующего счета и субсчета. Однако номера счетов проставляются в кассовых ордерах, и в дублировании информации нет надобности.

Правила заполнения кассовой документации тоже пересмотрены. Прежде всего, в формах не закреплены наименования должностей лиц, которые их. На листе кассовой книги не предусмотрено отражение сумм, не включаемых в лимит на конец дня. Впрочем, специально обособлять эти сведения нет необходимости. Они берутся из расчетно-платежных или платежных ведомостей, предусматривающих выплаты работникам (поименованные в абз. 8 п. 2 Указания) на протяжении нескольких дней. В приходном кассовом ордере мы не обнаружим привычной отрывной квитанции. Вносителю денег нужно выдать экземпляр ПКО, заверенный оттиском «кассовой» печати (штампа) (п. 5.1 Указания).

В расчетно-платежной и платежной ведомостях предусмотрен реквизит «сумма не выданных наличных денег». Понятие депонирования упразднено. Указание (п. 6.5) не обязывает сдавать в банк не выданные средства, как того требует Положение (п. 4.6). Соответственно отпадает необходимость в составлении реестра депонированных сумм.

Ну а само по себе заполнение реквизитов новых форм не вызовет затруднений.

В Указании (п. 2) сообщается, что касса - это место для проведения кассовых операций юридического лица. На этом основании можно считать, что на индивидуальных предпринимателей понятие «касса» не распространяется. Столь «революционная» позиция позволила Банку России радикально облегчить жизнь предпринимателей.

Впрочем, иметь кассу предпринимателям не запрещено. Об этом свидетельствует пункт 4 (абз. 1) Указаний. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» // http://www.cbr.ru/

Из Указаний однозначно следует, что соблюдают лимит, а значит, и ведут кассовую книгу все обособленные подразделения, ведущие кассовые операции.

Указание (п. 3) позволяет юридическому лицу осуществлять эту операцию только через банк, в котором ему открыт банковский счет, либо через инкассаторов. Напомним, что Положение (п. 1.5) не устанавливало ограничений по выбору банка, а также разрешало сдавать наличность в организацию федеральной почтовой связи. С 1 января 2014 г. зачисление денег на банковский счет с помощью почты не предусмотрено. «Почтовый» вариант может быть расценен как несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритмы расчета лимита кассы не изменились.

Либерализация властных предписаний всегда вызывает наибольший интерес. Упрощения касаются индивидуальных предпринимателей, включая фермеров (п. 5 ст. 23 ГК РФ), и тех юридических лиц, которые являются субъектами малого предпринимательства.

Лимит кассы. Самая важная льгота для указанной категории лиц - в том, что они могут не устанавливать лимит остатка наличных денег (абз. 10 п. 2 Указаний). Былую обязанность для них Банк России заменил правом. По общему правилу, решение о неприменении лимита должно быть закреплено в учетной политике.

В отсутствие лимита хозяйствующий субъект сдает наличность в банк по собственному усмотрению - например, в целях безопасного хранения денег или для пополнения расчетного счета.

Документом для выявления сверхлимитной наличности служит кассовая книга. Пункт 4.7 Указаний гласит следующее: «Если в соответствии с налоговым законодательством субъекты малого предпринимательства ведут учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов, кассовая книга ими не ведется».

Книги учета доходов и расходов (доходов) предусмотрены для общей системы налогообложения, УСН, патентной системы налогообложения и единого сельхозналога

Для юридических лиц, право не вести кассовую книгу получает лишь те из них, кто в вышеперечисленных регистрах должен вести налоговый учет доходов и расходов (дополнительный статус плательщика ЕНВД). Заметим, УСН, которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, учет расходов тоже ведут (абз. 3-6 п. 2.5 Порядка заполнения, утв. приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н). А вот на компании, применяющие общий режим налогообложения, действие льготы не распространяется.

Кассовая книга, помимо установления остатка наличных денег на конец рабочего дня, предназначена еще и для сплошной регистрации кассовых ордеров.

Пункт 4.1 Указаний. «Если в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации индивидуальные предприниматели ведут учет доходов и расходов (учет доходов) в книге учета доходов и расходов (книге учета доходов) на основании первичных документов, кассовые документы могут ими не оформляться».

Как видно, компании не освобождаются от обязанности оформления кассовых ордеров ни при каких обстоятельствах. С этим решением Банка России нельзя не согласиться. Ведь юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет на основании первичных учетных документов на основании Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ «О бухгалтерском учете».

Избавить их от документирования кассовых операций подзаконный акт Банка России не может. Что касается предпринимателей, то условия освобождения их от обязанностей в пунктах 4.7 и 4.1 Указаний, при общем сходстве, сформулированы по-разному.

Корреспондирующие счета. В подстрочном примечании 2 к формам кассовых ордеров (приложения 3 и 4 к Указанию) сообщается, что реквизиты «Дебет» и «Кредит» не заполняют субъекты малого предпринимательства, ведущий учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов.

С предпринимателем все ясно: эта категория экономических субъектов не обязана вести бухгалтерский учет, а значит, применять счета (подп. 1 п. 2 ст. 6 Закона № 402ФЗ).

Что касается компаний, то они по-прежнему, без каких-либо исключений, обязаны вести бухгалтерский учет на счетах, путем двойной записи или по простой системе (п. 6.1 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н) - роли не играет.

Таким образом, Указание освободило компании на «упрощенке» и компании на едином сельхозналоге от необходимости заполнять поля «Дебет» и «Кредит» в кассовых документах. Но из этого локального предписания не следует делать вывод, что такие юридические лица могут не вести бухучет.

1.2 Ограничения хранения наличных денежных средств

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, руководителями предприятия. Определять лимит кассового остатка по-новому нужно исходя из полученной ранее выручки, пика наличных затрат или предполагаемых объемов выручки (для только что открытых предприятий). В лимит кассового остатка не включают суммы наличных денег на выплаты работникам предприятия (зарплата, стипендия, отпускные и прочие выплаты) - их можно хранить в кассе сверх установленного лимита, но выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней. К Положению №373-П дано приложение, в котором дается формула расчета лимита наличных денежных средств по кассе:

L = V / P * N,

где L -- это лимит кассы,

V -- объем всех поступлений за расчетный период,

P -- расчетный период, который должен составлять не более 92-х дней,

N -- количество дней, от одной сдачи наличных в банк до другой сдачи (не должен превышать 7 рабочих дней).

При отсутствии поступлений в кассу расчет делается по следующей формуле:

L = R / P * N,

где L -- это лимит кассы,

R -- объем всех выданных денежных средств за исключением зарплат и соц. выплат за расчетный период,

P -- расчетный период, который должен составлять не более 92-х дней,

N -- количество дней, от одного получения по чеку наличных в банке до другого получения, кроме денежных средств, предназначенных для выплаты зарплат и соц. выплат (не должен превышать 7 рабочих дней).

Пример расчета лимита по кассе:

Выберем расчетный период за апрель 2013 года. Его продолжительность 22 дня. Допустим, наличные сдаются в банк один раз в 4 дня. Поступление наличных денежных средств в кассу за этот период составило 560 000 рублей. Подставляем данные в формулу:

(560 000 /22) х 4 = 101 818 рублей 1. Курбангалеева О.А. Наличные расчеты по новым правилам, или Ваша идеальная касса/ О.А. Курбангалеева - М.; Главбух, 2012

Письмом ЦБ РФ от 7 октября 1998г. №375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» был установлен предельный размер расчет:

-между юридическими лицами - 10 тыс. рублей;

-для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - 15 тыс. рублей;

-для предприятий и организаций торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц - 15 тыс. рублей.

Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету №50 за день могут превышать установленный лимит.

Неиспользованные в 5-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков.

Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться:

-непосредственно в кассу учреждения банка;

-предприятиям Государственного комитета РФ по связи и информатизации (Госкомсвязи) для перевода на соответствующие счета в банках;

-на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

-для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

-для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

-для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков.

В отдельных случаях предприятия имеют право хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства.

В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

-данные сверхлимитные средства должны быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

-срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения денег в банке

-указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

Если предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, согласно Указу Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 предприятия имеют право на получение наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

1.3 Документальное оформление операций в кассе

Все кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации (кассовыми ордерами), которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным Банком и Министерством Финансов РФ.

Кассовые ордера -- денежный документ, по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему и выдаче наличных денег кассами предприятий, организаций, учреждений. Деньги выдаются по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежная ведомость, счет на оплату). Деньги принимаются кассой по приходному кассовому ордеру.

В ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток. Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, в котором указывается сумма, от кого (за что) они поступили и другие необходимые данные. Расходование денег из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером. При приеме или выдаче денег кассовым ордером подписываются кассиром, а документы, приложенные к ним, погашаются штампами «Оплачено» или «Получено». Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (форма № КО- 1), подписанному главным бухгалтером.

Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах: порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года), дата поступления денежных средств. В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств. Далее заносится сумма числом. Ниже в строке “Принято от” указывается фамилия, имя, отчество физического лица (наименование юридического лица).

После полного заполнения ПКО и квитанции к нему бухгалтер регистрирует его в “Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей” (форма № КО-З).

В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть: вклад в уставный капитал; выручка от реализации услуг, продукции, товаров; заем от физического лица; остаток неиспользованного подотчета; спонсорский взнос; наличные из банка, оплата за коммунальные услуги; погашение ссуд, недостач, хищений и т. д. Далее указывается сумма прописью.

В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию. Это может быть: заказ-наряд; накладная; счёт-фактура; договор на заём; выписка из решения собрания учредителей; бухгалтерская справка с расчетом; письмо клиента; выписка из решения профкома или распоряжение руководителя; банковский чек; личное заявление работника.

Категорически запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер бухгалтер непосредственно передает для исполнения в кассу, где кассир проверяет правильность оформления и полноту заполнения ордера, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Затем принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. В подтверждение сдачи денег, кассир отрывает квитанцию от приходного ордера и вручает лицу, внесшему деньги. На квитанции должен стоять штамп кассира “Получено” для физических лиц или печать предприятия для юридических лиц, или оттиск кассового аппарата, если он имеется в организации и подписи кассира и главного бухгалтера.

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежащем оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом.

В строке “Выдать” пишется Ф.И.О. плательщика.

В строке “Основание” указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк: в подотчет на хозяйственных расходы согласно служебной записки: “ командировочные расходы; за год”; услуги по счету; заработная плата по ведомости, трудовое соглашению, договору подряду, далее сумма прописью.

В строке “Приложение” указывается документ, на основании которого выполняется данная операция: квитанция банка; служебная записка; приказ; расчетная ведомость.

Передача денег из кассы инкассаторам для последующего зачисления на расчётный счёт оформляется копией препроводительной ведомости к сумке с рублёвой наличностью, прикладываемой к расходному кассовому ордеру.

Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном ордере (на выдачу депонированной зарплаты) не обязательна. Выдача расходного кассового ордера на руки лицам, получающим деньги, не допускаются.

При выдаче денег - отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, и записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается в личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой, не выданной суммы кассир от руки вписывает слово: “Депонировано” и не выданные суммы, заносит в реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах выплаченных и депонированных.

Какие - либо исправления, хотя они и оговорены, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход», выводит остаток (сальдо) по кассе, и переносит его на следующий лист на первую разницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.

После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

Журнал-ордер № 1 и ведомость №1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому

корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" заносят в главную книгу. Пономарева С.В. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций/ С.В. Пономарев - М.; Финансы и кредит, Журнал: Бухгалтерский учёт в бюджетных и некоммерческих организациях N 7, июль 2012 г.

Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости, (рис.1).

Глава 2. Учет денежных средств в кассе

2.1 Отражение денежных средств в кассе на бухгалтерских счетах

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

оформление первичных документов по приходу и расходу;

регистрация первичных документов в журнале регистрации;

записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Движение наличных денежных средств учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету -- суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту -- суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50.1 «Касса организации»;

50.2 «Операционная касса»;

50.3 «Денежные документы»;

50.4 «Касса в иностранной валюте».

На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов-- отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта).

Когда в разрешенных законодательством случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

Денежные средства в иностранной валюте и операции с ними учитываются в рублях.

Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками (Приложение 1 , Отражение поступления наличных денег в кассу)

Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками (Приложение 2 , Отражение выбытия наличных денег из кассы) Касьянова Г.У. 10000 и одна проводка/ Г.У. Касьянова М.; АБАК 2011

Между тем, допускается осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Для предпринимателя существует три способа принимать наличные в оплату за проданные товары или оказанные услуги (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платежных карт»):

Через ККТ (контрольно-кассовая техника) - применять ККТ должны все предприниматели, которые осуществляют наличные расчёты, в т.ч. с использованием платежных карт (п. 1 ст. 2 Закона 54-ФЗ). Исключение составляют два других способа, о которых речь пойдет ниже. 1. Балакина А.П. Требования к контрольно-кассовой технике, порядок и условия ее регистрации и применения / А. П. Балакина; М-во финансов Российской Федерации, Всероссийская гос. налоговая акад. Москва: ВГНА Минфина России, 2011

Через БСО (бланки строгой отчетности) - предприниматели могут выписывать вместо кассовых чеков бланки в том случае, если оказывают услуги исключительно населению. Формы бланков разрабатываются Предпринимателем и содержат обязательные реквизиты. БСО должны быть изготовлены типографским способом или с помощью автоматизированных систем. На обычном компьютере их изготавливать нельзя. Правила работы с БСО установлены Постановлением Правительства РФ №359 от 06.05.2008. Бланк строгой отчетности изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

Без документов -- предприниматель может не применять ККТ в случаях, предусмотренных п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, связанных с спецификой деятельности предпринимателя и труднодоступностью его местонахождения.

Глава 3. Учет кассовых операций

3.1 Ревизия денежных средств в кассе

Важный организационный момент в кассовом учете - ревизия кассы и контроль кассовой дисциплины. Ревизия кассы производится как работниками учреждения (внутренняя ревизия), так и органами финансового контроля (внешняя ревизия).

Организация внутренних ревизий кассы в учреждении определена п. 37 Порядка ведения кассовых операций: в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Ревизия кассы должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для этого приказом руководителя назначается комиссия. Результаты ревизии оформляются актом. Таким образом, внутренние ревизии кассы направлены в первую очередь на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в кассе. Бондарева Т.В. Ведение кассовых операций / Т.В. Бондарева; - М.; Феникс,2014.

Цель проверки кассовых операций органами финансового контроля - установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета нормативным документам. В круг вопросов внешней проверки входят:

1. Полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства РФ.

2. Сохранность денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе. Организация транспортировки денежных средств в бюджетном учреждении.

3. Целевое использование денежных средств.

4. Правильность документального оформления кассовых операций в соответствии с установленными правилами.

5. Соблюдение лимита кассы.

6. Своевременность проведения ревизий кассы. Отражение результатов ревизии на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки кассовых операций рассматриваются:

- полнота оприходования денежных средств, полученных с лицевых счетов, открытых в отделении Федерального казначейства. Поступления проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка, приходных кассовых ордерах;

- полнота сдачи денежных средств на счета учреждения. Сопоставляются данные расходных кассовых ордеров, объявлений на взнос наличных денег, выписок банка;

- юридическая обоснованность выдачи денежных средств из кассы. Проверяется наличие приказов и распоряжений (о командировках, о назначении лиц, ответственных за получение денежных средств, о наделении полномочиями на право подписи кассовых документов и т.д.), доверенностей, заявлений на выдачу денежных средств под отчет;

- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у. Для выявления фактов превышения предельного размера денежных средств проверяют Кассовую книгу, Журнал регистрации кассовых документов, обороты по счетам "Расчеты с подотчетными лицами", "Расчеты с дебиторами и кредиторами";

- соблюдение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия. Проверка производится по Кассовой книге без учета трехдневного срока выдачи заработной платы;

- ведение Кассовой книги, Журнала регистрации кассовых документов, оформление приходных и расходных кассовых документов. Проверяется соответствие применяемых форм первичных документов по учету кассовых операций унифицированным формам, полнота и правильность заполнения реквизитов в документах. Также проверке подлежит соответствие записей в приходных и расходных кассовых документах записям в Кассовой книге. При ведении учета вручную производится проверка арифметических подсчетов оборотов и остатков. 3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49 .// Справочная система ГАРАНТ.

В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты я др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:

1) учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

2) учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

3) в бюджетных организациях -- соответствующими финансовыми органами;

4) органами внутренних дел в пределах своей компетенции -- проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации выдается распоряжение, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств (сколько должно быт по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.

По окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер поставляет в нем проводку. ( Приложение 3 , Отражение выявленного излишка или недосдачи по итогам инвентаризации ) Касьянова Г.У. 10000 и одна проводка/ Г.У. Касьянова М.; АБАК 2011

3.2 Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

- выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

- неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств «на размен».

Кодексом РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц - от 40 до 50 тысяч рублей.

Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована на сумму до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4 000 до 5 000 руб.

Про индивидуальных предпринимателей в статье ничего не говорится, но и они связаны жесткой нормой. В примечании к ст. 2.4 КоАП РФ указано, что предприниматели несут административную ответственность как должностные лица, значит, не соблюдая лимит, они тоже рискуют подвергнуться штрафу от 4 000 до 5 000 руб.

Проверки соблюдения Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью осуществляют кредитные организации (обслуживающие банки) не реже одного раза в два года (п. 2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации»). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).

Постановление по делу об административном правонарушении за некоторыми исключениями не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

При длящемся административном правонарушении этот срок начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Остановимся на этом вопросе поподробнее.

КоАП РФ не содержит понятия «длящееся правонарушение». Об этом говорят сами налоговики (Письмо ФНС России от 26.01.2005 № 22-3-11/073 «О применении ККТ»).

Верховный Суд РФ (в п. 14 Постановления от 24.03.2005 № 5) разъяснил, что длящимся является такое действие или бездействие, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении обязанностей, возложенных на нарушителя законом. Невыполнение предусмотренной нормативным правовым актом обязанности к установленному в нем сроку не является длящимся административным правонарушением.

Как правило, суды подтверждают, что нарушение лимита остатка кассы к длящимся правонарушениям не относится. Поэтому если сроки привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ налоговым органом пропущены, то его «штрафное» постановление судьи отменяют.

Таким образом, если в кассовых документах на какую-либо дату числится превышение лимита остатка кассы, то выявление контролерами указанного правонарушения по истечении двух месяцев после этой даты не сможет привести к наложению административного штрафа. Во всяком случае, «просроченное» взыскание можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кроме того, не является длящимся административным правонарушением не оприходование выручки в кассу. Следовательно, срок давности привлечения к ответственности за указанное нарушение исчисляется со дня получения выручки и не оприходования ее в кассу, а не со дня обнаружения данного нарушения. К такому выводу ВАС РФ пришел в Определении от 26.06.2008 № 5196/08. Позиция суда подтверждена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 07.10.2008.

Индивидуальный предприниматель обратился в суд с заявлением о пересмотре судебных решений, в которых суды признали правомерным привлечение его к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за неоднократное не оприходование выручки в кассу. Этот факт был установлен налоговой инспекцией в ходе проверки соблюдения требований законодательства о применении ККТ. При этом постановление по делу об административном правонарушении налоговые органы вынесли спустя два с половиной месяца с момента проведения проверки. По общему порядку постановление о привлечении к административной ответственности должно быть вынесено в течение двух месяцев со дня совершения правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

Суды признали решение налоговой инспекции законным исходя из того, что допущенное правонарушение является длящимся, поскольку может быть обнаружено контролирующими органами только в момент проверки. Поэтому срок давности привлечения к ответственности по данному случаю исчисляется со дня его обнаружения.

ВАС РФ с таким выводом не согласился и указал, что п. 24 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, предусматривает ежедневное оприходование денежных средств в кассу. Следовательно, моментом начала и окончания совершения административного правонарушения в данном случае является день получения выручки и не оприходование ее в кассу.