Учет денежных средств в кассе

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Глава 1. Учет кассовых операций

1.1Регламент кассовых операций

1.2 Организация работы кассы

1.2.1 Лимит наличных денежных средств

1.2.2 Инкассация денежных средств

1.3 Документирование кассовых операций

1.3.1 Ведение кассовой книги

1.4 Ответственность за несоответствие ведения кассовых операций

1.5 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и на валютных счетах

Глава 2. Расчеты с применением контрольно-кассовой техники

2.1 Правила применения и регистрация контрольно-кассовой техники

2.2 Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

2.3 Контроль за соблюдением правил работы с контрольно кассовой техникой

Глава 3.Бухгалтерский учет кассовых операций

Список использованной литературы

Введение

Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных счетах, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документов. Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем платежеспособность базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, то есть поступлении и расходовании денежных средств.

Виды расчетов, связанные с движением денежных средств в организации, складываются из расчетов в наличной и в безналичной форме. Безналичный оборот составляет значительную часть денежных потоков организации и предполагает разрыв во времени движения товара и денежных средств. Движение безналичных денежных средств осуществляется в виде записей по счетам плательщиков и получателей денежных средств в кредитных учреждениях, путем зачета взаимных требований и передачи оборотных документов (векселей, варрантов и т.п.).

Сфера использования наличных денег в организации в основном связана с осуществление расчетов со своими работниками и прочими физическими лицами.

Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.

Касса (итал. Cassa от лат. capsa - вместилище, ящик) 1) наличные деньги, имеющиеся у организации;

2) структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции;

3) в бухгалтерском учете счет, на котором отражаются движение, поступление и выдача "наличных денег";

4) специально оборудованное помещение для приема, хранения, выдачи денег и других ценностей. Большой юридический словарь, изд. Инфра - Мтр. 2001 г , стр 623.

На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется законодательством Российский Федерации. Кассовые операции оформляются соответствующими документами в следующем порядке:

- оформляются первичные документы по приходу и расходу

- первичные документы регистрируются в журнале регистрации

- производятся записи в кассовую книгу

- ежедневно подводятся итоги по кассовой книге, отчет кассира с приходными и расходными ордерами сдается в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ - упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения и (в итоге) формирования финансовой информации об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (ФЗ РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Таким образом БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ - упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения и формирования информации о наличных средствах имеющихся у организации или структурного подразделения организации, их движения и документировано подтвержденного перемещения.

Глава 1. Учет кассовых операций

1.1 Регламент кассовых операций

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию в установленной форме.

Основными Нормативно правовыми актами регламентирующими ведение кассовых операций являются:

1.Налоговый кодекс Российской Федерации.

2.Гражданский кодекс Российской Федерации.

3.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 ФЗ №129

4.Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1988 №14-П

5.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993

6. Постановление Правительства Российской федерации от 30.07.1993 №745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с население без применения контрольно-кассовых машин.»

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

-приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков Пункт 2.1 Положение Центрального банка Российской Федерации от 05 января 1988 г. № 14 - П

-иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов; наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита Пункт 2.5 Положение Центрального банка Российской Федерации от 05 января 1988 г. № 14 - П

- производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами - в пределах установленной Центральным Банком суммы( предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 000 рублей по одному платежу. Указание Центрального Банка Российской Федерации от 14 ноября 2001 № 1050 - У)

- производить прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

1.2 Организация работы кассы

В организации пердусмотрена должность кассира, который занимается ведением кассовой документации, хранением, приемом, распределением и выдачей денежных средств из кассы предприятия. После издания приказа о назначении на должность кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с Порядком ведения кассовых операции в Российской Федерации, а вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании заключенного с кассиром договора о материальной ответственности он несет ответственность за сохранность в кассе средств, правильность оформления первичных документов и ведения кассовой книги, а так же за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Обязанности кассира на малых предприятиях может исполнять главный бухгалтер или другой работник назначенный по письменному приказу руководителя. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке. (Договор о материальной ответственности см. Приложение 1.)

Помещение кассы должно быть специально оборудовано, для сохранности денежных средств. Изолированное помещение, предназначенное для хранения, выдачи и приема денежных средств, а значит оборудованное сейфами и несгораемыми шкафами, без доступа посторонних лиц. Перед открытием помещения кассы и сейфов кассир обязан смотреть за сохранностью замков, дверей, оконных решеток, пломб и печатей, убедиться в исправности охранной системы.

В соответствии с действующим законодательством кассы могут быть застрахованы.

1.2.1 Лимит наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждениях банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые ни получены: на выдачу заработной платы, командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы. Пункт 2.5 Положение Центрального банка Российской Федерации от 05 января 1988 г. № 14 - П

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям и организациям независимо от формы собственности и деятельности. Сумма на конец дня свыше лимита подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимым для обеспечения нормально работы предприятия. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит наличных утверждают на год. Для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на год.

Заполняется все графы в Типовой форме приведенной в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П .В начале Расчета указывают наименование предприятия, номер счета и название обслуживающего банка. Далее начинаются вычисления. Сначала берут наличную денежную выручку за последние три месяца. Причем несмотря на то, что в Расчете говорится «выручка», на самом деле на практике указывают все поступления в кассу. Это логично - ведь при проверке лимита считают всю наличность. Да и в банках, как правило, соглашаются с таким подходом.

Что касается вновь созданных организаций, то они исходят из ожидаемой выручки. Затем трехмесячную выручку делят на количество рабочих дней в этом периоде. Это - выручка среднедневная. А чтобы рассчитать среднечасовую выручку, надо трехмесячную выручку разделить на количество рабочих часов.

После этого переходят к расходам. Тут прежде всего определяют, сколько было выдано наличными за последние три месяца (за исключением зарплаты, стипендий и пособий). Новые фирмы, так же как и в случае с доходами, исходят из предполагаемой величины затрат. Разделив результат на количество рабочих дней в этом периоде, получают среднедневной расход.

Следующий этап: фирма указывает сроки, в которые хочет сдавать выручку. Это может происходить ежедневно, на следующий день, один раз в несколько дней. Чтобы потом банк определил, насколько обоснован выбор, бухгалтер приводит время работы фирмы, а также время сдачи выручки - в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту.

Если у фирмы стандартный рабочий день, скажем с 9.00 до 19.00, и отделение банка или почты расположено не очень далеко, то выручку можно сдавать ежедневно. В подобном случае банк устанавливает такой лимит, чтобы предприятие смогло нормально работать с утра следующего дня.

Далее приводят желаемую сумму лимита. Обычно ее указывают в большем размере, чем разница между среднедневной выручкой и среднедневным расходом. Ведь цель предприятия - отвоевать себе как можно больший лимит. А банк уже решает, можно ли пойти фирме навстречу.

Если у организации не было наличных поступлений, то лимит ей установят в пределах среднедневного расхода (не учитывая зарплату, пособия и стипендию). В Расчете также указывают цели, на которые фирма собирается расходовать выручку. Тут можно записать: на оплату труда и социально-трудовых льгот, на командировочные расходы, покупку канцелярских товаров, ремонт хозяйственного инвентаря, на срочный ремонт. Впрочем, если организация использует наличную выручку на цели, не указанные в Расчете, ей ничего не грозит.

Расчет лимита остатка кассы составляют в двух экземплярах. Каждый из них подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Далее их подписи заверяют печатью предприятия. Один экземпляр Расчета остается в бухгалтерии, другой же отвозят в банк на согласование.

Свои выводы кредитная организация записывает в разделе «Решение учреждения банка». Здесь указывают сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку. Подписывает разрешение руководитель банка. (См.приложение 2.)

Пример:

ООО «Маркет», зарегистрированное в г. Краснодаре, занимается розничной торговлей. 7 декабря 2009 года фирма подала в коммерческий банк (КБ) «Русский банк» (БИК 044583327) Расчет лимита остатка кассы на 2010 год. Номер расчетного счета фирмы в банке - 40702810700000000057.

Поступления в кассу фирмы составили:

в сентябре 2009 года - 850 000 руб.;

в октябре 2009 года - 950 000 руб.;

в ноябре 2009 года - 900 000 руб.

Всего за три месяца получили наличными 2 700 000 руб. (850 000 + 950 000 + 900 000).

Магазин работает ежедневно, без выходных.

Итого в сентябре 2004 года фирма работала 30 дней, в октябре - 31 день, в ноябре - 30 дней.

Среднедневная выручка равна: 2 700 000 руб. /(30 дн. + 31 дн. + 30 дн.) = 29 670 руб.

Поскольку в Расчете все суммы указывают в тысячах рублей, бухгалтер округлил среднедневную выручку до 29,7 тыс. руб.

Поскольку в Расчете все суммы указывают в тысячах рублей, бухгалтер округлил среднедневную выручку до 29,7 тыс. руб.

За сентябрь-ноябрь 2009 года из кассы ООО «Маркет» выдано наличными на:

командировочные расходы - 100 000 руб.;

общехозяйственные расходы - 115 000 руб.;

покупку ГСМ - 150 000 руб.

Всего расходов, оплаченных наличными, - 365 000 руб. (100 000 + 115 000 + 150 000).

Среднедневной расход составил 4011 руб. (365 000 руб. / 91 дн.).

По строке «Среднедневной расход» бухгалтер ООО «Маркет» записал: «4 тыс. руб.».

Выручку магазин сдает ежедневно. Открыта фирма с 9.00 до 21.00, то есть работает по 12 часов в день.

Среднечасовая выручка равна 2473 руб. (2 700 000 руб. : 91 дн. : 12 ч).

В Расчете по строке «Среднечасовая выручка» бухгалтер записал: «2,5 тыс. руб.».

Инкассаторы забирают деньги в 20.00. Желаемая сумма лимита - 35 000 руб.

Наказания за то, что фирма не согласовала с банком лимит, законодатели не предусмотрели. Однако в таком случае лимит автоматически приравнивается к нулю. Это означает, что если в кассе на конец рабочего дня останется хотя бы один рубль, то его необходимо сдать в банк. Иначе лимит остатка будет превышен.

Если у организации есть обособленное подразделение

Правила, по которым лимит определяется для головного предприятия и его филиалов, зависит от того, есть у подразделений отдельные балансы и расчетные счета или нет. Если есть, то лимит кассы утверждают для каждого филиала в обслуживающем его банке.

Если же филиал не составляет отдельного баланса и не имеет расчетного счета, то определяют единый лимит для всей организации. Тогда, подготавливая Расчет для своего банка, бухгалтер укажет обороты наличных как в кассе головного офиса, так и в подразделениях. Кроме того, приказом руководителя можно распределить единый лимит между головной организацией и ее подразделениями.

Лимит остатка кассы может пересматривается в течении года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия, а так же в соответствии с договором банковского счета.

В том случае, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках, лимит устанавливается в одном из них, а в остальные предоставляется копия решения.

1.2.2 Инкассация денежных средств

Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой имеющей лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

После заключения договора, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбира заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при передаче им ценностей, а второй в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет, учебник Москва, Издательство Проспект, 2008 г.-с.204

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация предоставляет в подразделение инкассации. Количество сумок выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумки выставляется порядковый номер. К каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью кассир организации выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумке; Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки; Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира. Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (Форма № КО-2)(См.Приложение 3) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и сумку. Кассир организации предъявляет оттиск пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет соответствие суммы указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, затем на копии препроводительной ведомости ставит печать, дату приема сумки и расписывается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации, для зачисления на е расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм(например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы связанные с оплатой услуг, оказываемые кредитными организации, являются операционными расходами(пункт 11ПБУ 10/99) Приказ Министерства Финансов Российской федерации от 06 мая 1999 года № 33-н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации»ПБУ 10/99» Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или в величине кредиторской задолженности(подпункт 14.1,6 ПБУ 10/99).Для их учета предназначен счет 91"Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие расходы"; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Сумма оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получении счетов фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со статьей 170-172 Налогового кодекса РФ.

1.3 Документирование кассовых операций

Основанием для отражение учетных регегистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1988г.(в ред. от 3 мая 2000 года) № 88

Документы являются основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

- проверяют правильность оформления документов, их соответствие законодательству, характеру совершаемых операций, а так же наличием необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

- оформляют приходных и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные блинками кассовых документов;

- регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных расходных документов;

- передают кассиру приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными или распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно, чернилами, шариковой ручкой или печатаются. Все исправления, помарки или подчистки не допускаются.

Приходный кассовый ордер заполняется одновременно с квитанцией, являющейся его частью, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Квитанция выдается только послу получения денег.(приходный кассовый ордер см.приложение 4).

Расходный кассовый ордер оформляется на основании платежных ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней документов, регистрируются в журнале после их выдачи. Подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом уполномоченным на это.

Прием и выдача наличных денег по кассовым ордерам может производится только в день их оформления. Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на раку лицам, вносящим или получающим деньги запрещается.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

- проверяет наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи руководителя;

- проверят правильность оформления документов;

- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для переоформления.

В случае соблюдения всех требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги. Проверяет платежеспособность денег в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России. Утверждены Положением Центрального Банка Российской Федерации от 09 октября 2002 г. № 199 - П. Полученная сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись, заверяет печатью кассира. Квитанция к приходному ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги. Приходные ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «оплачено» с указанием даты(см.приложение 4).

Наличные деньги не подтвержденные приходным ордером, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы должны быть подписаны руководителем главным бухгалтером или лицом уполномоченным на это. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах, заявлениях, счетах, имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В случае соблюдения этих требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

- требует документ, удостоверяющий личность получателя. Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии имени и отчества получателя указывается фамилия имя отчество лица которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.

- записывает наименование и номер документа, когда и кем он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка может быть написана получателем собственноручно, шариковой ручкой и с указанием точной полученной суммы (прописью пишутся рубли и копейки).

- выдает деньги получателю.

После завершения операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера а приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» с указанием даты. (Расходный кассовый ордер см. приложение 3.)

Выдача денег может также производиться по платежным ведомостям и без составления расходного кассового ордера. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная подпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц уполномоченных на это.

В аналогичном порядке могут выдаваться денежные средства на разовые нужды, а так же выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Выдача денег из кассы, неподтвержденной распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты социальных пособий могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами. В таком случае старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО - 5, рисунок 2.)

В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед старшим кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

1.3.1 Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (Форма №КО - 4).Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги:

1. Кассовая книга у предприятия только одна

2. Кассовая книга должны быть прошнурована, пронумерованы страницы и опечатаны на последней странице. В таком виде

3. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярам через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

4. Каждый лист состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают пополам. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые - отрывные, используются как отчет кассира и до конца дня не отрываются. И первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

5. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера.

6. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

7. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итог операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и переедет в бухгалтерию в качетсве отчета кассира отрывной листок с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге(Кассовая книга Форма №КО - 4, см. приложение 5).

Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

1.4 Ответственность за несоответствие ведения кассовых операций

Законодательством РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ. Ст. 15.2. Кодекса об Административных нарушениях Российской Федерации. Дела о таких правонарушениях рассматривают налоговые органы. Ст. 23.5. Кодекса об Административных нарушениях Российской Федерации



1.5 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и на валютных счетах

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 "Касса" открывают соответствующие субсчета.

Организации имеют право открывать валютные счета на территории Российской Федерации в любом банке, уполномоченном Центральным банком на проведение операций с иностранными валютами.

Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте используют счет 52 "Валютные счета". По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, а по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов. Операции по валютным счетам отражаются на основании выписок банка и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Суммы, ошибочно отнесенные в дебет или кредит валютных счетов и обнаруженные при проверке выписок банка, отражают на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям".

Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому счету, открытому в учреждениях банка для хранения денежных средств в иностранных валютах.

К счету 52 "Валютные счета" открывают следующие субсчета:

52-1 "Транзитные валютные счета";

52-2 "Текущие валютные счета";

52-3 "Валютные счета за рубежом".

Субсчет 52-1 "Транзитные валютные счета" открывается для зачисления в полном объеме поступлений в иностранной валюте, в том числе и не подлежащих обязательной продаже. Исключение составляют следующие поступления иностранной валюты, зачисляемые сразу в дебет счета 52-2 "Текущие валютные счета":

1) перевод посреднической организацией после обязательной продажи ею части валютной выручки с отметкой в платежном поручении о произведенной продаже части валютной выручки;

2) иностранная валюта, приобретенная на внутреннем валютном рынке за российские рубли и за иностранную валюту другого вида.

С кредита счета 52-1 "Транзитные валютные счета" иностранная валюта списывается в дебет счета 52-2 "Текущие валютные счета" и в ряде других случаев (при возвращении средств в иностранной валюте той организации, от которой они поступили, при перечислении экспортной валютной выручки посредническими внешнеэкономическими организациями организациям, не являющимся резидентами Российской Федерации, за вычетом комиссионного вознаграждения, и др.).

Субсчет 52-2 "Текущие валютные счета" открывается организациями для учета средств, оставшихся в распоряжении организации после обязательной продажи экспортной выручки и совершения иных операций по счету в соответствии с валютным законодательством. По дебету счета 52-2 "Текущие валютные счета" отражаются суммы в иностранной валюте, перечисленные с кредита счета 52, субсчет 1 "Транзитные валютные счета", а также суммы, которые зачисляются сразу на текущий валютный счет, минуя транзитный счет. С кредита счета 52, субсчет 2 "Текущие валютные счета", валюта списывается в безналичном и наличном порядке.

Снятие наличной иностранной валюты со счета 52, субсчет 2 "Текущие валютные счета", разрешается на оплату расходов, связанных с командированием работников организаций в иностранные государства, а также по специальному разрешению Банка России.

Валютные счета за рубежом открываются организациям, получившим разрешение Центрального банка Российской Федерации на открытие счетов в иностранных банках.

На субсчете 52-3 "Валютные счета за рубежом" отражается движение средств в иностранной валюте на валютных счетах за рубежом.

Банк начисляет и выплачивает проценты по валютным счетам в тех валютах, по которым имеет доходы от их размещения на международном валютном рынке. По текущим валютным счетам процентная ставка определяется на основе ставок по однодневным депозитам на международном валютном рынке (исчисляется средняя ставка по видам валюты за истекший квартал и уменьшается на 1,5%) . Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет, учебник Москва, Издательство Проспект, 2008 г.-с.448.

Глава 2. Расчеты с применением контрольно-кассовой техники

2.1 Правила применения и регистрации контрольно-кассовой техники

Под контрольно-кассовой техникой (ККТ), используемой при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт, понимаются контрольно-кассовые машины (ККМ), оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе, персональные программно-технические комплексы, которые подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре контрольно-кассовой техники. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22 мая 2003 года №54 - ФЗ

Организации и предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику обязаны:

- осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

- применять при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов;

-выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты печатные кассовые чеки;

- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а так же обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, бесприпятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию Статья7, Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22 мая 2003 года №54 - ФЗ;

- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память информации или замену фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Требования к ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ.

Применяемые ККМ должны быть допущены к использованию Государственной межведомственной комиссией по ККМ и включены в государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Вместе с тем модели ККМ должны соответствовать сфере деятельности предприятия.

На приобретение предприятием ККМ должны быть заключены договоры с центром технического обслуживания или заводом изготовителем об их принятии на техническое обслуживание и ремонт. пункт.2 Приказ Госналогслужбы России «Об утверждении Порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах" от22 июня 1995 № ВГ-3-14/36

Для регистрации ККМ необходимо предоставить в налоговый орган по месту учета предприятия:

1.) Заявление в установленной форма с подписью руководителя и главного бухгалтера;

2.) Паспорт регистрируемой ККМ;

3.) Договор купли-продажи ККМ или договор аренды;

4.) Договор о техническом обслуживании и ремонте ЦТО или непосредственно предприятием-изготовителем ККМ из числа зарегистрированных органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации

Коме того необходимо предоставить журнал кассира-оперциониста по форме № КМ-4(см приложение 6), пронумерованный, прошнурованный и заверенный подписями и печатью. Необходимо также Свидетельство о регистрации предприятия для уточнения юридического адреса.

2.2 Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

При применении ККМ необходимо пользоваться унифицированными формами по учету денежных расчетов с населением. Утверждены Постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» от 25 декабря 1988 г. №132

Предприятия, производящие расчеты с использованием ККМ, обязаны выдавать покупателям чек, подтверждающий прием наличных средств. Чек действителен только в день его выдачи, он должен быть погашен в момент выдачи товара с помощью штампа или надрыва. Чек содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

-идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

-заводской номер ККМ;

-порядковый номер чека;

-дату и время покупки;

-стоимость покупки;

-признак фискального режима. Постановление Правительства Российской Федерации «О внесении изменений и дополнений в положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 7 августа 1988 г. №904

На каждую кассовую машину администрация заводит журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью предприятия. Все записи ведутся в хронологическом порядке чернилами без помарок. При внесении в журнал исправлений заверяются подписями кассира-оперциониста, руководителя и главного бухгалтера.

Правила работы на ККМ:

1. перед началом работы на кассовой машине кассир-операционист совместно с администрацией обязан снять показания секционных и контрольных счетчиков ККМ, и сверить их с показанием на конец прошлого дня в журнале кассира (форма №КМ-4 см. приложение 6)

2. в процессе работы на ККМ кассир должен придерживаться следующего порядка:

-четко назвать сумму полученных денег;

-напечатать чек;

-назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком.

3. в случае ошибки при вводе суммы кассир должен составить акт по неиспользованным чекам в конце работы;

4. при возврате денег покупателям по возвращенным ими и подписанным администрацией чекам кассиром составляется акт по форме № КМ-3(см.приложение 7) о возврате денежных сумм по неиспользованным чекам. Сами чеки при этом сохраняются, прикалываются к акту и сдаются в бухгалтерию;

5. по окончании рабочего дня кассир-оперционист должен подготовить денежную наличность и другие документы, составить кассовый отчет и сдать выручку по приходному кассовому ордеру вместе с отчетом старшему кассиру или непосредственно инкассатору;

6. показания секционных счетчиков на конец дня записываются в журнал кассира-операциониста и заверяются подписями администрации;

7. использованные кассовые чеки и копии товарных чеков храниться у материально ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией;

8. использованные контрольные ленты хранятся упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течении 15 дней после подведения итогов последней инвентаризации.

Книга кассира-опрациониста, контрольные ленты и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться на предприятии не менее пяти лет.

2.3 Контроль за соблюдением правил работы с контрольно-кассовой машиной

В соответствии с законодательством РФ контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин, полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях осуществляют налоговые органы.

Налоговые органы обязаны:

1.Регистрировать ККМ, используемы на предприятиях, в соответствии с требованиями законодательства;

2.Осуществлять полный контроль за соблюдением правил использования ККМ, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях;

3.проверять документы, связанные с применением ККМ, получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проверках;

4.Проводить проверки правильности выдачи чеков;

5.Налагать штрафы на предприятия и физических лиц, виновных в нарушении Закона о применении ККТ и Положения о применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, а при повторном нарушение обращаться в суд.

Контроль осуществляется путем проведения как плановых документальных проверок, так и рейдовых проверок торговых точек специально сформированными для этой цели бригадами в составе работников государственных контролирующих органов

Глава 3. Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы» и др.

Субсчет 50-1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 предназначен для учета и движения денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, кассах отделений связи и т.п.

Субсчет 50-3 предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авабилетов и др. денежных документов. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Основание для записей по счету 50 служат отчеты кассира.

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал ордер № 1 и ведомость №1 по счету 50 «Касса». В журнале - ордере №1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».

Основанием для заполнения журнала ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3-5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указывается начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Бухгалтерский учет: учебник / под редакцией Соколова Я.В.,Москва, издательство Проспект, 2007 г.- с.549

Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля оперативных целей используется данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

Учет операций с наличной иностранной валютой в большинстве организаций связан с оплатой заграничных командировок. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками определятся Центральным Банком РФ. Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 г.№173 - ФЗ

Приобретение иностранной валюты с целью направления работников организации в служебные командировки за пределы Российской Федерации, помимо поручения на покупку валюты, производится на основании заявки на получение иностранной валюты ,приказа о направлении работника в командировку, приказа о норме суточных расходов.

Приобретенную валюту уполномоченный банк выдает вместе со справкой о покупке выписанной на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы.

Подотчетные суммы, не использованные во время служебной командировки, подлежать сдаче в банк в течении 10 рабочих дней с момента их возврата работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке. В случае отмены командировки данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося отъезда работника.

При применении ККТ в розничной торговле основанием для отражения выручки служит справка-счет кассира-операциониста, на основании которой в учете производится запись

Дебет 50-2 «Операционная касса»

Кредит 90-1 «Выручка»

Сумма денег, выданная кассиром-операционистом в кассу организации, отражается :

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 50-2 «Операционная касса»

В случае возврата денежных сумм покупателям по кассовым чекам на основании акта о возврате денежных сумм в бухгалтерском учете осуществляется корректировка выручки от продажи товаров покупателям и начисленного НДС методом «сторно» и производятся записи :

Дебет 50-2

Кредит 90-1

- на сумму возращенных денег

Дебет 90-3 «Налог на добавленную стоимость»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

-на сумму начисленного НДС от выручки.

В кассе организации помимо наличных денежных средств хранятся документы строгой отчетности(денежные документы, ценные бумаги, блинки строгой отчетности).К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые подлежат учету по фактической стоимости приобретения на сете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы». Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению. Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации. Патров В.В. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании , Санкт-Петербург, издательство Питер, 2008 г.- с.84

Бланки строгой отчетности - это документы определенной формы, в которых предусмотрены необходимые реквизиты .их унифицированная форма способствует ускорению и упрощению процессов составления документов.

К бланкам строгой отчетности План счетов бухгалтерского учета относит квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Они учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке до момента выдачи под отчет. Пошерстник Н.В., Бухгалтерский учет на современном предприятии, учебно - практическое пособие, Москва, издательство Проспект, 2007 г.- с.352

Список использованной литературы

Нормативно правовые акты:

1.Налоговый кодекс Российской Федерации

2.Гражданский кодекс Российской Федерации

3.Кодекс об Административных правонарушениях Российской Федерации

4.Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 ФЗ №129

5. Федеральный закон Российской Федерации «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22 мая 2003 года №54 - ФЗ

6. Положение Центрального Банка «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05 января 1988 №14-П

7. Постановление Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18 августа 1988г.(в ред. от 3 мая 2000 года) № 88

Учебники и учебные пособия

1.Большой юридический словарь, изд. Инфра - Мтр. 2001 г , стр 623.

2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет, учебник Москва, Издательство Проспект, 2008 г.-с.448

3.Бухгалтерский учет: учебник / под редакцией Соколова Я.В.,Москва, издательство Проспект, 2007 г.- с.776

4. Пошерстник Н.В., Бухгалтерский учет на современном предприятии, учебно - практическое пособие, Москва, издательство Проспект, 2007 г.- с.578

5.Патров В.В. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании , Санкт-Петербург, издательство Питер, 2008 г.- с.102