Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

Министерство образования РФ

Омский государственный институт сервиса

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

по курсу Бухгалтерский финансовый учет

на тему: «Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами»

Выполнила студентка

2 курс БЗУ, группа 22

Ермилова Ольга Михайловна

Руководитель работы И.В. Мякинкина

Омск 2002г.

Содержание

Введение

• 1. Обзор литературы
• 2. Задачи и основы организации учета денежных средств
• 3. Учет кассовых операций в рублях и в иностранной валюте
• 4. Учет переводов в пути
• 5. Учет денежных средств на расчетном счете и специальных счетах в банках
• 6. Учет валютных операций и операций на валютном счете
• 7. Учет расчетов с подотчетными лицами в рублях и в иностранной валюте
• Заключение
• Библиографический список
• Решение курсового задания
• Введение
• Тема данной работы - учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами. Актуальность темы заключается в том, что деньги выполняют одинаковые функции независимо от их формы - наличной или безналичной, между ними нет экономических различий, а есть лишь различия технического порядка. Между деньгами, которые в безналичной форме хранятся в компьютере банка, и наличными деньгами, которые лежат в сейфе частного лица, такое же различие, как между одной и той же денежной единицей, изображенной на банкноте и на монете.
• При этом использование денег в безналичной форме удобнее и дешевле, чем их применение в форме бумажных и металлических знаков. Эволюция денежного обращения позволяет предположить, что к середине XXI века наличные деньги будут такой же редкостью, как автомобиль в начале XX века.
• Большое значение имеет применение учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами в практической работе на предприятиях, учреждениях, организациях, и в практической жизни каждого человека.
• Рабочие, служащие предприятий, учреждений, организаций ежемесячно (а при выплате аванса за 1-ю половину месяца - 2 раза в месяц), получают заработную плату, пособия, отпускные суммы через кассы организаций. В свою очередь, учреждения, организации прежде чем выплатить заработную плату работникам получают по чеку средства для этих целей из кредитных учреждений - банков. После получения заработной платы работники приобретают товары в магазинах, пользуются услугами различных непроизводственных сфер, производят оплату коммунальных услуг через сберегательные кассы. Организации, магазины, сберкассы, получившие выручку за товары, работы, услуги в обязательном порядке сдают денежные средства в кредитные учреждения, банки.
• На предприятиях, учреждениях выдаются авансы работникам на командировочные расходы, материально ответственным лицам выплачиваются суммы в подотчет в пределах установленных лимитов для приобретения товаров, работ, услуг, необходимых предприятию для продолжения дальнейшей работы. Подотчетные лица в установленные предприятием сроки отчитываются авансовыми отчетами с приложением подтверждающих документов, а неиспользованные суммы сдают в кассу предприятия. Сверхустановленные подотчетные суммы предприятия в тот же день сдают в банки.
• На практике широко применяются безналичные денежные расчеты между предприятиями, организациями и учреждениями, между поставщиками и покупателями за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Эти расчеты способствуют ускорению оборачиваемости оборотных средств, своевременному поступлению денежных средств, что непосредственно влияет на бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.
• На протяжении всей темы я изложу порядки проведения операций с наличными деньгами предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, которые регулируется «Положением о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным ЦБ РФ 22 сентября 1993г., и операций по расчетным счетам, оформляющимся в соответствии с Положением ЦБ РФ от 8 сентября 2000 г. № 120-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».
• Для рассмотрения вышеуказанной темы в разделе обзора литературы проанализированы проблемы денежного оборота средств в наличной и безналичной формах. В этом разделе доказывается, что деньги выполняют одинаковые функции в наличной и безналичной форме, и между ними мало различий. Бурное развитие научно - технического прогресса в будущем приведет нас только к безналичным расчетам, а наличные деньги отойдут на второй план.
• Во втором разделе курсовой работы отмечены задачи и основы организации учета денежных средств.
• В третьем разделе подробно описан учет кассовых операций в рублях и иностранной валюте в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.
• В четвертом разделе работы отражен порядок учета переводов в пути, когда денежные средства, сданные в кассу кредитной организации или почтовому отделению с целью их зачисления на расчетный счет организаций, еще не поступили по назначению.
• В пятом разделе изучен учет денежных средств на расчетном счете и специальных счетах в банках: платежными поручениями, чеками, платежными требования, инкассовыми поручениями.
• В шестом разделе работы отражен порядок ведения учета валютных операций и операций на валютном счете по обязательной продаже части валютной выручки и покупки иностранной валюты на внутреннем валютном рынке РФ.
• В седьмом разделе проанализирован порядок расчетов с подотчетными лицами по подотчетным суммам в рублях и в иностранной валюте.
• В конце курсовой работы в заключении изложены краткие выводы по исследуемой теме учета денежных средств, а в библиографическом списке
• указана вся используемая мною для написания курсовой работы литература (Постановления, законы Правительства РФ, Положения, инструкции, учебники, перечисленные в списке), которыми я изучила для выполнения этой курсовой работы.
• 1. Обзор литературы
• В современной отечественной литературе, созданной в условиях рыночной экономики, прослеживается идея, что наличные и безналичные формы денег - это разные категории, что вторые замещаются кредитными операциями, так, в учебнике «Деньги, кредит, банки» отмечается: «Преобладающая масса платежей осуществляется при проведении безналичных расчетов, в которых движение денег замещается кредитными операциями, совершаемыми в денежных единицах»[4;21]. Далее авторы пишут, что «…перемещение (перечисление) денег, принадлежащих одному участнику расчетов, в пользу другого производится путем записей по их счетам, в результате чего изменяются кредитные отношения банка с участниками таких операций…»[4;33]. В этом же учебнике наличные и безналичные формы денег различаются при определении таких понятий, как «денежный оборот» и «денежное обращение». «Денежный оборот представляет собой процесс непрерывного движения денежных знаков в наличной и безналичной формах. Обращаться могут только наличные деньги. Безналичные денежные знаки в виде записей по депозитным счетам не обращаются. Каждая сделка или платеж требует и новой записи на банковских счетах. Одной записью нельзя обслужить несколько товарных сделок. Поэтому понятие «денежное обращение» можно отнести только к части денежного оборота, а именно к налично-денежному обороту» [4;60-61].
• Данное положение является дискуссионным, ибо не записи опосредствуют оборот товаров, а деньги. Подобно тому, как наличный денежный знак переходит из рук одного физического лица в руки другого, безналичный денежный знак переходит с одного банковского счета на другой.
• В качестве аргумента против рассмотрения безналичных денег как аналогов наличных другие авторы утверждают, что записи на банковских счетах об остатке денег - это не деньги, а лишь запись о праве требовать деньги; так как безналичные деньги не могут быть аналогом наличных потому, что первые не имеют материального носителя. Этот аргумент нельзя признать убедительным, ибо материальным носителем безналичных денег является электронный знак, который в любое время можно трансформировать в наличный денежный знак.
• Дискуссия о характере безналичных форм денег активно ведется между представителями юридической науки, ибо это связано с применением той или иной нормы гражданского законодательства. Одна группа юристов считает, что сальдо на расчетном счете в банке - это не деньги, а лишь обязательства банка или право на деньги. Другая группа рассматривает деньги в безналичной форме как реально существующие деньги.
• «Деньги выполняют одинаковые функции независимо от их формы - наличной или безналичной, между ними нет экономических различий, а есть лишь различия технического порядка. Между деньгами, которые в безналичной форме хранятся в компьютере банка, и наличными деньгами, которые лежат в сейфе частного лица, такое же различие, как между одной и той же денежной единицей, изображенной на банкноте и на монете.
• При этом использование денег в безналичной форме удобнее и дешевле, чем их применение в форме бумажных и металлических знаков. Эволюция денежного обращения позволяет предположить, что к середине XXI века наличные деньги будут такой же редкостью, как автомобиль в начале XX века»[3;17].
• 2. Задачи и основы организации учета денежных средств
• Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком.
• Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.
• Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности организации имеют система денежных потоков, своевременность расчетов с клиентами, тщательно налаженный учет кредитных и расчетных операций.
• Денежные средства - аккумулированные в денежной форме на счетах в банках, доходы и поступления, находящиеся в постоянном хозяйственном обороте организации и используемые ею для собственных целей.
• Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, выставленных аккредитивах, чековых книжках, на специальных и депозитных счетах.
• Денежными средствами производятся расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие материально-производственные запасы, с покупателями за купленные ими товары, с заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам, с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.
• Денежные расчеты производятся в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.
• У предприятия возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.
• Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты производятся безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).
• Отношения между банками и клиентами носят договорный характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном (по расчетным операциям) или нескольких банках (по кредитным операциям).
• Кроме расчетных счетов, в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения (Приватизационный фонд, аккредитивы, и чековые книжки).
• Основными задачами учета денежных средств являются:
• своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;
• оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
• контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;
• контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;
• контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;
• своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.
• 3. Учет кассовых операций в рублях и в иностранной валюте
• Проведение операций с наличными деньгами предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности регулируется «Положением о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным ЦБ РФ 22 сентября 1993г.
• Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается всем предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только для выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.
• Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.
• Таким образом, организации всю денежную наличность сверх лимита должны сдавать в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.
• При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере пятидесяти минимальных месячных размеров оплаты труда. Сверхлимитная кассовая наличность определяется как средняя величина, исчисленная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.
• Кроме того, при учете кассовых операций следует руководствоваться действующими нормативными актами, предусматривающими для организаций ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами (в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60000 рублей).
• Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день, не должны превышать установленного лимита. Если платеж оформлен одному и тому же юридическому лицу разными расходными ордерами в течение одного дня, то такая операция рассматривается как один платеж, величина которого не должна превышать установленного лимита. При нарушении данного правила расчетов наличными денежными средствами с организации-покупателя в одностороннем порядке взыскиваются штрафные санкции в двукратном размере от суммы произведенного платежа. Кроме того, на руководителя организации, допустившего подобное нарушение, может быть наложен штраф в пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда.
• Поступление наличных денег в кассу организации оформляются приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1),которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года.
• Обязательными реквизитами приходного кассового ордера является: наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежного средства в кассу; наименование юридического и физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира. В приходном кассовом ордере, кроме указанных выше реквизитов, необходимо отразить корреспондирующие счета хозяйственной операции.
• Для подтверждения приема наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
• Квитанция к приходному ордеру представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию (выручка от продажи продукции и услуг; взнос остатка неиспользованного аванса, полученного под отчет работником организации; погашение задолженности по недостачам и др.)
• Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при поступлении денежных средств за проданную продукцию указывается номер накладной на отпуск продукции со склада покупателю, а также номер счета-фактуры и дата их составления; при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованных подотчетных сумм - номер авансового отчета; при погашении задолженности по недостачам - номер акта о недостачах и распоряжения руководителя организации и т. д.
• Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным) ведомостям на выдачу заработной платы из кассы организации; заявлениям на выдачу денег и др.).
• Расходными кассовыми ордерами оформляются разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выдачей пособия по временной нетрудоспособности, а также с выдачей неполученной своевременно заработной платой - депонированных сумм, с получением денег под отчет на командировочные расходы.
• Обязательными реквизитами расходного кассового ордера являются: номер и дата составления документа; наименование организации; корреспондирующие счета; сумма цифрами и прописью; наименование юридического или физического лица, которым выданы денежные средства; основание выдачи денег; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а также подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.
• Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.
• В расходных кассовых ордерах необходимо указывать наименование документов и другие их реквизиты, которые являются основанием для расходования денежных средств из кассы. Если на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам (заявлениях, счетах и др.), имеется разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
• Не выданная в срок зарплата и др. платежи должны быть депонированы и возвращены в банк на расчетный счет предприятия, после чего на депонированные суммы составляется общий расходный кассовый ордер.
• При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования. В частности, в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, а все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
• Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
• Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведенных кассиром операций.
• Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами.
• Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копирку (вторые из них - отрывные и служат отчетом кассиру). Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
• В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. Приход денежных средств в течение дня отражается согласно приходным кассовым документам, определяется общая сумма поступления за день, расход денежных средств за день отражается на основании расходных кассовых документов, подсчитывается общая сумма расхода денежных средств из кассы за день.
• В конце рабочего дня ежедневно кассир подсчитывает итоги кассовых операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
• Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчета итогов операций за день и остатка на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах, отведенных для этой цели.
• Если в расходных кассовых ордерах нет расписки получателя денежных средств, то оформленная таким образом выдача денег из кассы считается неправомерной, а сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как излишек кассы и относятся на прибыль организации.
• Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.
• Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».
• Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.
• Субсчет 2 «Операционная касса» используют организации (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.), которые осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и др. расчетным документам. Этот субсчет применяется торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.
• Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины.
• - поступления денежных средств и денежных документов в кассу оформляются бухгалтерскими записями:
• - при получении денежных средств по чекам с расчетных, валютных и специальных счетов в кредитных организациях: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т сч.51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;
• - при получении денежных средств в результате погашения дебиторской задолженности покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, учредителями, разными дебиторами и отдельными структурными подразделениями организации: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;
• - при получении денежных средств в результате предоставленных кредитов и займов: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т сч.66 «Расчеты, по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• - при получении в кассу организации вкладов от участников простого товарищества в уставный капитал, средств целевого назначения, используемых в качестве источников финансирования конкретных мероприятий: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 80 «Уставный капитал», 86 «Целевое финансирование»;
• - при получении в кассу организации выручки от продажи товаров, работ и услуг, а также при отражении операционных и внереализационных доходов, при оприходовании излишков денежных средств, выявленных при их инвентаризации: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы», 99 «Прибыли и убытки».
• Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляются бухгалтерскими записями:
• - при сдаче на расчетные и другие счета в банках выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно неполученной заработной платы работниками организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций: Д-т счетов 51 «Расчетные счета»,52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», К-т счета 50 «Касса», субсчет 1 или субсчет 2;
• - при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации (погашение кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам; кредитным организациям и другим заимодавцам по краткосрочным кредитам и займам; по налогам и сборам в бюджеты всех уровней; по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды; по заработной плате персоналу предприятия; разным кредиторам; структурным подразделениям предприятия): Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», К-т счета 50 «Касса», субсчет 1;
• - при осуществлении расчетных операций, следствием которых является возникновение дебиторской задолженности (выдача авансов и предварительная оплата поставщикам и подрядчикам; выдача предоставленного работнику организации займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство и другие цели; недостача денежных средств, выявленная в результате инвентаризации кассы): Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т сч.50 «Касса»;
• - при расходовании денежных средств по прочим операциям (выплата начисленных сумм доходов от участия в организации учредителям (кроме работников организации); возврат имущества участникам простого товарищества в связи с прекращением его деятельности; выкуп акционерным обществом акций, принадлежащих акционерам; списание потерь денежных средств в кассе, возникших в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности): Д-т сч.75 «Расчеты с учредителями» субсчет 2 «Расчеты по выплате доходов», 80 «Уставный капитал», 81 «Собственные акции (доли)», 99 «Прибыли и убытки», К-т счета 50 «Касса».
• - при выдаче денежных документов из кассы: оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и др. денежных документов: Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» субсчет 3.
• Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.
• Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
• В кассе предприятия могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги (путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты) и бланки строгой отчетности. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
• Ценные бумаги учитываются в журнале-ордере №3. Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 ”Бланки строгой отчетности”.
• Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.
• Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц.
• Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета. В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).
• При наличии у предприятия валютного счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду, например субсчет 50-2 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам валют. Банк выдает предприятию наличную инвалюту только на определенные цели: командировочные расходы и приобретения строго ограниченного круга.
• При получении в банке: Д-т сч.50-2 ”Касса в иностранной валюте”, К-т сч.52-2 ”Текущий валютный счет”.
• При выдаче под отчет: Д-т сч.71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”, К-т сч.50-2 ”Касса в иностранной валюте”.
• В любом случае, так же как и по счету 52 ”Валютный счет”, учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам валют и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1.
• Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 99 ”Прибыли и убытки».
• 4. Учет переводов в пути
• Переводы в пути - денежные средства, сданные в кассу кредитной организации или почтовому отделению с целью их зачисления на расчетный счет организаций, но еще не поступившие по назначению.
• Основанием для отражения переводов в пути являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатором банка, квитанции учреждений банка и почтовых отделений, выписки расчетных и валютных счетов организаций, квитанции банков о приеме наличных средств.
• Учет переводов в пути производится на активном счете 57 «Переводы в пути», по дебету которого фиксируются суммы переводов денежных средств, не поступивших на расчетные и другие счета, а по кредиту - списание сумм переводов денежных средств в связи с их зачислением на расчетные счета организаций.
• Счет 57 «Переводы в пути» используется в случаях инкассации выручки от продажи товаров, сдаваемых в последние дни месяца, зачисление которых происходит в первые дни месяца, следующего за отчетным месяцем. В этих случаях при сдаче выручки на основании копии сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассатором банка делается бухгалтерская запись:
• Д-т 57 «Переводы в пути», К-т 50 «Касса», выручка от продажи товаров -Д-т 50 «Касса», К-т 90 «Продажи»; и только по мере получения выписки с расчетного счета банка, подтверждающей конкретную дату зачисления денежных средств на расчетный счет, организация имеет право отразить факт движения денежных средств - Д-т 51 «Расчетные счета», К-т 57 «Переводы в пути».
• Информация по данному счету обобщается в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям в ведомости движения переводов в пути. Данные этой ведомости используются для составления сводной ведомости по счетам синтетического учета и бухгалтерской отчетности организации.
• 5. Учет денежных средств на расчетном счете и специальных счетах в банках
• Денежные средства организации, используемые для безналичных расчетов с другими юридическими лицами, обязательно должны храниться в банках. Банки открывают организациям расчетные, текущие, валютные и другие счета.
• На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и др. зачисления.
• С расчетного счета производятся платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи зарплаты, материальной помощи, премий.
• Расчетные счета могут быть открыты любому юридическому лицу независимо от формы собственности. Расчетные счета в кредитных организациях открываются на основании документов, перечень которых установлен действующим законодательством. Все документы, представляемые банку для открытия счета, в том числе и карточки с образцами подписей руководителя организации, главного бухгалтера и их заместителей, остаются в банке. После проверки всех указанных документов банк открывает организации расчетный счет и присваивает ему номер.
• Расчетный счет организации представляет собой копию лицевого счета, открываемого банком для конкретного юридического лица. Информация об открытии счета в пятидневный срок передается банком в налоговую инспекцию, в которой состоит на учете данная организация. Обслуживание организации в банке осуществляется согласно договору банковского счета, в котором определяются обязанности банка и клиента, порядок расчетов банка с клиентом, ответственность сторон за обеспечение тайны по операциям расчетного и других счетов, а также указываются реквизиты сторон.
• Затраты организации на расчетно-кассовое обслуживание согласно договору банковского счета в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» являются прочими расходами; отражаются бухгалтерскими записями: Д-т сч.91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»
• К-т сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; на сумму перечислений с расчетного счета за услуги, оказываемые кредитными организациями: Д-т сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,
• К-т сч.51 «Расчетные счета».
• Процедуры открытия расчетного счета, его переоформления и закрытия регламентируются Законом о банковской деятельности.
• Закрываются расчетные счета по решению собственника имущества организации, т. е. ее учредителей, или по решению суда или арбитража. В частности, расчетные счета могут быть закрыты при признании организации банкротом, при принятии решения о запрете деятельности данного юридического лица, других случаях, предусмотренных законодательством.
• Операции по расчетным счетам оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ от 8 сентября 2000 г. № 120-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».
• Для документального оформления этих операций предусматриваются следующие расчетные документы: платежные поручения, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.
• Платежное поручение - документ, оформляющий поручение организации своему банку перевести сумму, указанную в документе, на счет получателя либо произвести депонирование указанной суммы для последующего перечисления средств на счет получателя. Оно действительно в течение 10-и дней со дня его выписки (день выписки при этом в расчет не берется) и оформляется в трех экземплярах при совершении операции в рамках одного кредитного учреждения, в остальных случаях - в четырех экземплярах.
• Платежные поручения используются для оформления широкого спектра расчетов с поставщиками и подрядчиками, с государственными внебюджетными фондами, с работниками организации при перечислении заработной платы на их счета в другие кредитные организации, при платежах налогов и сборов, при уплате банку комиссионных и т. д.
• Платежные поручения принимаются к исполнению независимо от наличия средств на счете плательщика. Если товары уже получены или оказаны услуги, что подтверждается соответствующими документами (приходными ордерами, накладными, актами приемки выполненных работ), то банк принимает платежные поручения покупателя и при отсутствии средств на расчетном счете. В этом случае принятые платежные поручения банк помещает в картотеку № 2 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». Такие платежные поручения банк оплачивает по мере поступления средств на счет покупателя в установленной очередности.
• В платежном поручении при отражении назначения платежа необходимо указывать, за какие товарно-материальные ценности, работы или услуги и на основании каких документов произведен данный платеж. При этом в платежном поручении важно отразить, в какой срок осуществляется перечисление средств, т. е. в порядке предварительной оплаты или в форме авансового платежа, и в соответствии с каким договором.
• Особое внимание в платежном поручении необходимо обращать на выделение суммы НДС. Если платежная сумма подлежит обложению НДС, то указывается сумма НДС; если вид платежа не подлежит обложению НДС, то следует отметить «НДС не облагается». Правильность оформления платежных поручений позволяет обеспечить достоверность синтетического учета списания денежных средств с расчетного счета и получить полную информацию о сумме НДС по приобретенным ценностям.
• Платежное требование -- расчетный документ, который содержит требование кредитора (получателя средств) к должнику (плательщику) произвести уплату денежной суммы через банк в соответствии с основным договором. Применяется для оформления расчетов за товары, выполненные работы и услуги в соответствии с договором организации с поставщиком. В платежном требовании отмечаются условие оплаты, срок для акцепта, дата вручения плательщику документов в соответствии с договором, а также наименование товара (выполненных работ и услуг), номер и дата договора, номера приемо-сдаточных документов с указанием даты их составления, подтверждающих поступление товара или приемку выполненных работ и услуг.
• Платежное требование выписывается на одну или несколько отгрузок товаров в адрес одного покупателя. Получатель средств представляет в банк платежное требование при реестре переданных на инкассо расчетных документов, составленном в двух экземплярах. Инкассо - это банковская операция получения платежа от плательщика, которая совершается банком по поручению клиента на основании расчетных документов.
• Расчеты платежными требованиями осуществляются с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Акцептованным считается то платежное требование, по которому покупатель не заявил обслуживающей его кредитной организации обоснованный отказ от платежа в течение трех рабочих дней, установленных для акцепта. Такое платежное требование подлежит оплате со счетов плательщика на следующий рабочий день после истечения срока акцепта при условии наличия денежных средств.
• Плательщик имеет право отказаться от акцепта платежного требования полностью или частично в случаях нарушения поставщиком условий договора поставки (некачественная продукция, изменение продажных цен, арифметические ошибки в расчетных документах и т.д.). Отказ плательщика от оплаты платежного требования оформляется заявлением об отказе от акцепта. Безакцептное списание денежных средств имеет место в случаях, установленных законодательством, и если такой порядок расчетов предусматривается условиями договора банковского счета. При этом в платежном требовании получатель средств проставляет «без акцепта» и дает ссылку на основание, по которому осуществляется взыскание платежа.
• Списание денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщиков оформляется инкассовым поручением. Используется оно в случаях, установленных законом, в том числе при взыскании денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; для взыскания по исполнительным документам; в случаях, если договором банковского счета предусматривается право обслуживающего банка производить списание денежных средств со счета плательщика без его разрешения. В инкассовом поручении во всех случаях должна быть дана ссылка на основание взыскания денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщика.
• Взнос наличными денежных средств на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличными, которое означает приказ организации принять на ее расчетный счет наличные деньги. Используется оно при сдаче выручки на расчетный счет, оплате банковских услуг наличными деньгами, при взносе уставного капитала в соответствии с учредительными документами, при внесении депонентских сумм и др. операциях. Объявление заполняют в одном экземпляре с указанием источника взноса денежных средств. Оно состоит из трех частей: верхняя - остается в банке, средняя (квитанция) - передается кассиру, нижняя (ордер) - возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской.
• Получение денежных средств с расчетного счета в кассу оформляется денежным чеком, в котором указываются цели данной операции: выдача заработной платы, пособий, командировочных расходов, на хозяйственные нужды. Денежный чек подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, его реквизиты полностью повторяются в корешке, который остается для подтверждения записей по кассовым операциям в учетных регистрах. Чеки (25 или 50 чеков) содержатся в специальной чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счета. Чековые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе предприятия.
• Использование наличных денег с расчетного счета предусматривается кассовым планом, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. Этот план сдается в банк в установленные сроки - за 60 дней до планируемого квартала. При этом, кроме выплаты заработной платы, пенсий, пособий, существуют нормы выдачи наличных средств на хозяйственные нужды, командировочные расходы.
• Денежные средства со счета организации списываются банком на основе распоряжения владельца счета, и только в отдельных случаях - в порядке бесспорного их взыскания. Основанием для этого являются: решение суда на списание по исполнительным листам, установленные законом нормы без акцептного порядка расчетов за услуги коммунальных, энергетических и водопроводно-канализационных предприятий, а также условия, предусмотренные договором банковского счета между клиентом и банком.
• При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, эти средства со счета организации списываются в порядке поступления распоряжения клиента и других документов на списание. В настоящее время установлена календарная очередность платежей согласно ГК РФ (ст. 855).
• Так, при недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных требований денежные средства списываются в следующей очередности:
• - по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета с целью удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;
• - по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчета по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, контракту, авторскому договору;
• - по платежным документам, предусматривающим платежи во внебюджетные фонды;
• - по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет, и по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение др. денежных требований; другим платежным документам в порядке календарной очередности.
• Средства со счета по требованиям, которые относятся к одной очереди, списываются в порядке календарной очередности поступления документов.
• Сведения о движении денежных средств на расчетном счете содержатся в выписке с расчетного счета, которая представляет собой копию записей по расчетному счету конкретной организации, она содержит такие обязательные реквизиты: входящие и исходящие остатки, дата, номер документа, шифры и коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или кредиту расчетного счета. Выписка с расчетного счета показывает задолженность учреждения банка по денежным средствам перед организацией, поэтому расчетный счет организации для банка является пассивным. Остатки задолженности банка (остатки денежных средств на расчетном счете организации) и ее увеличение (поступление денежных средств на расчетный счет организации) показываются по кредиту, а уменьшение (списания денежных средств с расчетного счета организации) - по дебету.
• Обработка полученных выписок с расчетного счета производится в соответствии с прилагаемыми к ней документами, исходя из содержания которых производятся записи по счетам бухгалтерского учета в регистрах, предназначенных для отражения движения денежных средств. Периодичность получения выписки с расчетного счета предопределяется количеством операций, произведенных банком за определенный промежуток времени. Каждая выписка, обработанная вышеуказанным способом, является основанием для заполнения ведомости по дебету и кредиту расчетного счета.
• Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.
• Поступление денежных средств на расчетные счета организации оформляется бухгалтерскими записями:
• - при сдаче денежной наличности из кассы организации на расчетные счета; при перечислении денежных средств с других расчетных счетов организации, валютных счетов и специальных счетов в банках: Д-т сч. 51 «Расчетные счета» К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;
• - при зачислении на расчетные счета организации сумм, числящихся в пути: Д-т сч. 51 «Расчетные счета», К-т сч. 57 «Переводы в пути»;
• - при возврате займов, предоставленных организацией др.юридическим и физическим лицам (кроме работников предприятия): Д-т сч. 51 «Расчетные счета» К-т сч.58 «Финансовые вложения», субсчет 3 «Предоставленные займы»;
• - при возврате излишне перечисленных сумм налогов и сборов в бюджеты всех уровней, а также во внебюджетные фонды: Д-т сч. 51 «Расчетные счета», К-т счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• - при поступлении денежных средств от других физических и юридических лиц в результате погашения дебиторской задолженности покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, учредителями, разными дебиторами и отдельными структурными подразделениями организации: Д-т сч.51«Расчетные счета», К-т счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;
• - при зачислении денежных средств на расчетные счета организации в результате предоставленных кредитов и займов: Д-т сч. 51 «Расчетные счета»
• К-т счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• - при получении на расчетные счета организации вкладов от участников простого товарищества в уставный капитал, средств целевого назначения, используемых в качестве источников финансирования конкретных мероприятий: Д-т сч. 51 «Расчетные счета» К-т счетов 80 «Уставный капитал»,