Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии



Введение

аудит компьютерный учет бухгалтерский

Актуальность темы исследования обусловлена тем фактом, что небольшие по своим размерам предприятия играют исключительно важную роль в системе экономических отношений, в тоже время риски, которым подвержена деятельность предприятий относящихся к малым на порядок выше, чем у крупных. В этих условиях объективной необходимостью является их государственная поддержка, которая может заключаться в предоставлении льгот по налогообложению и организации бухгалтерского учета.

В рамках данной работы было проведено исследование налоговой нагрузки предприятия и организации бухгалтерского учета. Результаты исследования показали, что предприятие не пользуется льготами по налогообложению, в то время как это позволит заметно снизить налоговую нагрузку. Было рекомендовано сменить режим налогообложения, перейти с общего режима на упрощенную систему с использованием в качестве налоговой базы - доходы за минусомрасходов.

Научная новизна работы. Компьютерная бухгалтерия обладающая такими качествами как гибкость, открытость и масштабируемость, может быть легко модифицирована при изменении учетной схемы и при подключении новых модулей учета.

Практическая значимость. Использование системы автоматизации бухгалтерского учета ТОО «Айнак?л», повысит оперативность получения отчетной информации; обеспечит работу в единой информационной базе работников бухгалтерии, экономического отдела, руководителей предприятия; сократит временные затраты на обмен учетной информацией внутри компании.

Целью работы явилось изучение уровня автоматизации бухгалтерского учета данного субъекта хозяйствования и разработка рекомендаций по совершенствованию уровня автоматизации.

К основным задачам написания работы можно отнести:

- изучение принципов организации бухгалтерского учета и его нормативное регулирование в субъектах малого предпринимательства;

- оценка современного рынка бухгалтерских компьютерных программ;

- изучение методики бухгалтерского и налогового учета с применением средств автоматизации на примере ТОО «Айнак?л»;

- разработка мероприятий по совершенствованию бухгалтерского и налогового учета;

- выбор оптимальной компьютерной программы для ТОО «Айнак?л»;

- выявление преимуществ автоматизации учета;

- расчет экономической эффективности от предложенных мероприятий.

Объектом дипломного исследования является товарищество с ограниченной ответственностью «Айнак?л», осуществляющее оптовую торговлю и являющееся субъектом малого предпринимательства.

Теоретической и методологической основой написания дипломной работы явились законодательные акты, нормативные документы, экономическая литература по бухгалтерскому учету, данные бухгалтерского учета и отчетности, материалы периодической печати, специализированные издания.

Практической базой написания дипломной работы послужили финансовые годовые отчеты ТОО «Айнак?л» за 2011-2013 гг.

Основная задача бухгалтерского учета - формирование достоверной информации, необходимой различным пользователям для принятия ими оптимальных управленческих решений. Формируемая на каждом предприятии система бухгалтерского учета должна соответствовать этой задаче. При выборе системы учета в организациях необходимо сопоставлять затраты на проведение учетных процедур с ценностью бухгалтерской информации для различных пользователей, подготавливаемой в бухгалтерском учете. Такое сопоставление особенно важно для субъектов малого предпринимательства. Затраты на ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности в них занимают большой удельный вес в общих издержках, а итоговая учетная информация представляет определенный интерес лишь для узкого круга пользователей. Малые предприятия не котируют свои ценные бумаги на финансовых рынках капитала, не выступают крупными заемщиками финансовых ресурсов, не являются публичными компаниями. Отчетность об их деятельности необходима только налоговым органам для целей проверки правильности исчисления налогов. Поэтому на предприятиях малого бизнеса целесообразно применение упрощенных учетных процедур, формирование сокращенной бухгалтерской отчетности, сближение правил бухгалтерского учета и налогообложения.

На малых предприятиях для ведения упрощенного бухгалтерского учета целесообразно применять автоматизацию учетных процедур. Автоматизированная форма учета позволяет осуществлять комплексную обработку учетной информации на основе пакетов прикладных программ. От того, насколько современна и совершенна автоматизация бухгалтерского учета в организации, зависит его качество, своевременность, доступность пользователям.



1. Теоретические основы бухгалтерского учета на малом предприятии в условиях автоматизированной обработки данных

1.1 Методологические основы учета в субъектах малого предпринимательства

В экономической литературе не существует единого раскрытия термина «малое предпринимательство». В Казахстане определение субъектов малого предпринимательства дано в Законе РК «О частном предпринимательстве» от 31 января 2006 г. Под субъектами малого предпринимательства понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых доля участия, субъектов, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25% и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней: в промышленности - 100 чел.; в строительстве - 100 чел.; на транспорте - 100 чел.; в сельском хозяйстве - 60 чел.; в научно - технической сфере - 60 чел.; в оптовой торговле - 50 чел.; в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - 31 чел.; в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 чел.

Под субъектами малого предпринимательства понимаются также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Законом установлены следующие критерии, по которым организации считаются малыми предприятиями:

цель деятельности (малыми предприятиями могут считаться только коммерческие организации, т.е. те, основной целью деятельности которых является извлечение прибыли);

- состав учредителей (учредителями малых предприятий, как правило, являются физические лица, доля участия государства и юридических лиц, не являющихся субъектами малого предпринимательства, не должна превышать 25%);

- средняя численность работников за отчетный период (не может превышать предельных уровней, установленных для различных видов деятельности).

Если малое предприятие занимается несколькими видами деятельности, оно относится к субъектам малого предпринимательства по критериям того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота или годовом объеме прибыли. Какой показатель выбрать для определения вида деятельности: доход или прибыль, решает предприятие самостоятельно и фиксирует это решение в документе об учетной политике. Выбранный предприятием показатель должен быть неизменным в течение отчетного года.

Среднесписочная численность работников за отчетный период определяется с учетом всех его работников, в том числе работающих по договорам гражданско-правового характера и по совместительству с учетом реально отработанного времени. Учитывается также численность работников представительств, филиалов, и других обособленных подразделений организации.

Законом РК «О государственной поддержке субъектов малого предпринимательства» предусмотрена государственная регистрация субъектов малого предпринимательства.Для целей поддержки малого предпринимательства субъекты Республики Казахстан ведут учет субъектов малого предпринимательства на основе их добровольной регистрации.

Установление упрощенного порядка предоставления государственной и статистической отчетности - одно из направлений государственной поддержки малого предпринимательства. Упрощение учетных процедур позволяет тратить меньше средств на ведение бухгалтерского учета и не противоречит Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике Казахстана. Одним из принципов бухгалтерского учета, провозглашенных в Концепции и нормативных актах по бухгалтерскому учету, является принцип рациональности. При ведении бухгалтерского учета и подготовке бухгалтерской отчетности необходимо сопоставлять пользу, извлекаемую из формируемой в бухгалтерском учете информации, с затратами на ее подготовку. Информация, формируемая в бухгалтерском учете малых предприятий, представляет определенный интерес для узкого круга пользователей. Как правило, на малых предприятиях функции собственника и управленца (менеджера) совмещаются, поэтому малые предприятия при ведении бухгалтерского учета могут в определенной степени отступать от общепризнанных принципов бухгалтерского учета, исходя из которых формируется финансовая (бухгалтерская) отчетность крупных компаний, ориентированная в основном на инвесторов, как на поставщиков капитала в организацию. Нормативными актами по бухгалтеркому учету в Казахстане разрешено субъектам малого предпринимательства при формировании учетной политики предприятия отступать от допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Это означает, что малые предприятия имеют право отражать в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности только оплаченные доходы, а также признавать в качестве расходов только те из них, по которым произведена оплата.

В системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Казахстане малым предприятиям отводится особая роль. В законодательных и нормативных актах, регулирующих бухгалтерский учет всех организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РК, для малых предприятий предусмотрены особые правила и упрощенные процедуры ведения учета и составления отчетности. Для них также разработаны и утверждены Минфином РК «Типовые рекомендации по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства, в которых для малых предприятий предусмотрены особые правила ведения учета.

Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» установлено, что организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета. Они учитывают только основные средства и нематериальные активы, а доходы и расходы ведут в порядке, установленном налоговым законодательством. Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, могут не вести бухгалтерский учет и не применять двойную запись, тем самым, экономя финансовые ресурсы. Но это не означает, что эти организации не имеют права вести бухгалтерский учет и применять двойную запись. Если руководитель малого предприятия посчитает целесообразным ведение бухгалтерского учета, в том числе применение двойной записи, он организует бухгалтерский учет и утверждает учетную политику в общеустановленном порядке.

Для обобщения, классификации и накопления бухгалтерской информации малые предприятия самостоятельно выбирают форму бухгалтерского учета из рекомендованных Типовыми рекомендациями (журнально-ордерную, журнально-ордерную для небольших предприятий, упрощенную).

Малоепредприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении единой методологической основы бухгалтерского учета; может использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета; при необходимости применять отдельные регистры из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

Малые предприятия отражают хозяйственные операции в учетных регистрах методом двойной записи. Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и с незначительным количеством хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета и сокращенного плана счетов, (например, все затраты на производство отражать на счете 8110 «Основное производство», счета для обособленного учета затрат вспомогательного производства, общепроизводственных расходов и общехозяйственных расходов не открывать).

Упрощенная форма бухгалтерского учета малым предприятием может вестись по простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) или по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простую форму бухгалтерского учета могут использовать малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (около тридцати в месяц) и не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. Они могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности. Книга является комбинированным регистром синтетического и аналитического бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. На основании Книги можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Кроме книги, для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы физических лиц с бюджетом малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы по форме №В_8.

Малому предприятию, осуществляющему производство продукции (работ, услуг), рекомендовано применять форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия. При этом составляются следующие ведомости: ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма №В_1; ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям - форма №В_2; ведомость учета затрат на производство - форма №В_3; ведомость учета денежных средств и фондов - форма №В_4; ведомость учета расчетов и прочих операций - форма №В_5; ведомость учета реализации - форма №В_6 (оплата); ведомость учета расчетов и прочих операций - форма №В_6 (отгрузка); ведомость учета расчетов с поставщиками - форма №В_7; ведомость учета оплаты труда - форма №В_8; ведомость (шахматная) - форма №В_9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов. Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета, в другой - по кредиту корреспондирующего счета. Обобщение месячных итогов, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме №В_9. На ее основании составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

При применении упрощенной формы бухгалтерского учета на малых предприятиях прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в общеустановленном порядке.

Субъекты малогопредпринимательства имеют право при учете доходов и расходов не соблюдать допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, а применять кассовый метод. Кассовый метод применяется не только для признания доходов, но и для признания расходов. Поэтому затраты, связнные с производством и реализацией продукции, работ, услуг, отражаются на счете 8110 «Основное производство» только в части оплаченных материальных ценностей, услуг, выплаченной оплаты труда, начисленных амортизационных отчислений и других оплаченных затрат. При использовании малым предприятием кассового метода учета доходов и расходов и сокращенного плана счетов по дебету счета 1330 «Товары» обособленно отражается до момента поступления денежных средств (или имущества) фактическая себестоимость отгруженных (проданных) ценностей (работ, услуг). При поступлении денежных средств дебетуются счета учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 1500 «Продажи», а в случае выполнения обязательств иным способом (договор мены, зачет взаимной задолженности и т.п.) - дебетуется счет 1210 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 1500 «Продажи».

При применении малым предприятием кассового метода в случае неполной оплаты доходов и расходов, финансовые результаты малого предприятия будут отличаться от аналогичных показателей, сформированных исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

При ведении учета кассовым методом, доходы и расходы отражаются в учете только после соответствующего движения денежных средств. Возникновение дебиторской или кредиторской задолженности, как правило, совпадает с ее погашением. Помимо кассового метода применяется метод начисления.

Составление бухгалтерской отчетности - завершающий этап учетного процесса на предприятии.

Порядок формирования и представления бухгалтерской отчетности в Республике Казахстан установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Республике, Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации», Приказом Минфина РК от 28 февраля 2007 г. «О формах бухгалтерской отчетности», а также иными нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Казахстане, прежде всего, национальными стандартами бухгалтерского учета (ПБУ). Порядок формирования и представления отчетности на малых предприятиях устанавливается, кроме вышеперечисленных, также Типовыми рекомендациями по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства. Организации составляют годовую и промежуточную отчетность. Годовая отчетность составляется за календарный год, то есть за период с 1 января по 31 декабря включительно в течение 90 дней по окончании года. В состав годовой отчетности входят: бухгалтерский баланс (форма №1); отчет о прибылях и убытках (форма №2); отчет об изменениях капитала (форма №3); отчет о движении денежных средств (форма №4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5); пояснительная записка; аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Нормативными актами по бухгалтерскому учету в Казахстане разрешено малым предприятиям представлять бухгалтерскую отчетность в сокращенном виде. Это право установлено Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Республике Казахстан, а также Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности.

Анализ действующего законодательства и действующей практики позволяет выделить три группы малых предприятий, различающихся по составу представляемой отчетности.

К первой группе относятся субъекты малого предпринимательства, которые в соответствии с законодательством, обязаны проводить независимую аудиторскую проверку.

Малые предприятия этой группы представляют годовую бухгалтерскую отчетность в полном объеме. В случае если у малого предприятия отсутствуют данные для заполнения отчета об изменениях капитала (формы №3), отчета о движении денежных средств (формы №4), приложения к бухгалтерскому балансу (формы №5), то эти формы могут не представляться.

Ко второй группе можно отнести субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РК. Эти предприятия имеют право не представлять в составе годовой бухгалтерской отчетности отчет об изменениях капитала (форму №3), отчет о движении денежных средств (форму №4), приложение к бухгалтерскому балансу (форму №5) и пояснительную записку. В состав годовой бухгалтерской отчетности они могут включать только бухгалтерский баланс (форму №1) и отчет о прибылях и убытках (форму №2).

Третью группу образуют организации, применяющие упрощенную систему налогообложения. Они освобождаются от ведения бухгалтерского учета и, следовательно, от представления бухгалтерской отчетности.

Вместе с тем все малые предприятия имеют право составлять и представлять бухгалтерскую отчетность в полном объеме. Решение о составе бухгалтерской отчетности принимается организацией самостоятельно на основе анализа информационных потребностей различных пользователей бухгалтерской информации и фиксируется в приказе об учетной политике.

Таким образом, отражать совершение хозяйственных операций и результаты финансово-хозяйственной деятельности малым предприятиям необходимо с наименьшими затратами. Лучшим решением является полная автоматизация учета.

1.2 Использование компьютерных систем в бухгалтерском учете на малых предприятиях

Автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

- упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации требуется несколько часов работы, то на компьютере выборка формируется автоматически в течение нескольких минут;

- увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Аналитику по счету при бумажном ведении бухгалтерского учета можно получить только в каком-нибудь одном разрезе, на компьютере - в нескольких;

- снижении числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки;

- повышении оперативности бухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера делают проводки с опозданием от первичной документации, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то компьютерной программе для подготовки отчета достаточно нескольких секунд;

- повышении экономичности бухгалтерского учета. При перемене плана счетов и типовой корреспонденции счетов, форм первичных документов можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины, или передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;

- разделении функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;

- потенциальных возможностях усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета;

- в других факторах, зависящих от специфики каждого конкретного предприятия.

Таким образом, перед тем, как принимать решение об автоматизации бухучета, следует выявить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Основой работы на компьютере является программное компьютерное обеспечение для бухгалтерии. За последние годы предложение этих программ заметно увеличилось. Наиболее известны такие пакеты бухгалтерских программ как: «1С Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Парус», «БЭСТ», «Диасофт», «Омега», R-Stile Software Lab., «Дела в порядке», «Balance», «LADY.FIN», «X-Door», «Толстый Ганс», «Финансы», каждая из которых имеет множество версий, с различной специализацией. Также целесообразным является разработка собственного программного обеспечения, именно для своей бухгалтерии, так как любое предприятие имеет свои особенности учета, а приобретение бухгалтерских пакетов может быть не совсем совместимым со спецификой работы конкретного предприятия. Основными языками программирования, на которых создаются такие программы, являются: «Microsoft Fox-Pro & Microsoft Visual Fоx Pro for Windows», «Clipper», «KARAT», «C / C++», «Pascal», и др. Так же в последнее время все большую популярность завоевывают так называемые универсальные программы - электронные таблицы. Наиболее популярные из них на данное время это «Microsoft EXEL» и «Quadra PRO». Они очень просты в программировании и в них, после небольшого обучения, можно легко и быстро создавать минибухгалтерские программы, автоматизировать заполнение форм, бланков, платежных поручений, таблиц и графиков. Так же не последнюю роль в современной автоматизации бухгалтерии играют программы - текстовые редакторы, предназначенные для быстрого набора и распечатки профессионального вида документов - договоров, бланков, таблиц и т.д. - наиболее популярным среди них сейчас являются «Microsoft WORD for Windows». В последнее время все большей популярностью пользуется сервис предоставляемый многими современными банками - система «Клиент - Банк», предназначенная для удаленного управления операциями со своим расчетным счетом находясь за компьютером в бухгалтерии с помощью модема и телефонной линии.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические расчеты, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирмаразработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. Это подразумевает также удобную организацию технической поддержки программнных продуктов. При выборе системы следует иметь в виду, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, а также за заменой устаревшей версии на более свежую.

При выборе программного обеспечения необходимо учитывать влияние ряда факторов: отраслевых; факторов, связанных с характером производства; факторов, связанных со смежными задачами; факторов, связанных с методическими вариантами решения самих задач бухгалтерского учета, контроля и анализа.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях сопровождается документами на бумажном носителе информации. Аналогичные документы используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы:

1. Аппаратные средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер.В частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этимпрограммам выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами. Эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.6. Процедуры контроля в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Основой любой программы являются базы данных, в которые вводится, хранится и перерабатывается бухгалтерская информация. Таких баз может быть несколько, по каждому фрагменту учета бухгалтерских операций, но все они связаны между собой и в совокупности образуют единую программу. Работа с этими базами данных происходит в диалоговом или запросно-ответных режимах. Наиболее широко применяются следующие типы диалога, учета, контроля и анализа бухгалтерской информации: меню, вопросы, требующие ответа да/нет, шаблоны, простой запрос, команды. Итоговой работой любой компьютерной программы является формирование финансовой отчетности. Показатели бухгалтерской отчетности прямо или косвенно выводятся из учетных регистров, так как между текущим учетом и бухгалтерской отчетностью существует органическая связь. Данные из учетных регистров переходят в соответствующие формы отчетности в виде синтезированных отчетных показателей.

Показатели отчетности зависят от применяемых методов и способов бухгалтерского учета, то есть от выбранной учетной политики. Одни и те же хозяйственные операции по-разному сформируют показатели отчетности, если применять различные методы для их отражения в учете. На показатели отчетности малых, предприятий в наибольшей степени влияет метод признания доходов и расходов. Отчетность, сформированная исходя из кассового метода признания доходов и расходов, будет существенно отличаться от отчетности, сформированной, исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности, если не все доходы и расходы оплачены. Чем больше не оплаченных доходов и расходов, тем существенней будут различия.

При составлении финансовой отчетности на компьютере используются почти все существующие базы данных бухгалтерских программ, так как осуществляется обобщение информации на всех аналитических и синтетических счетах, с дальнейшей группировкой данных по одному или ряду счетов, для формирования данных для составления отчетности. Счета служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, позволяя получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием. После обобщения счетов, в соответствии с требованиями предъявляемыми к составлению финансовой отчетности, осуществляется этап заполнения бухгалтерского баланса и отчетности, который является завершающим этапом учетного процесса и выполняется систематически, по окончанию отчетного периода. В конце месяца программа подводит итоги, которые обобщаются с итогами по другим программам и на основании этого сводного учета заполняется финансовая отчетность предприятия. Заполнение годовой финансовой отчетности осуществляется путем сбора всей учетной информации за год.

Преимуществом автоматизации учетного процесса, применением программ является возможность проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также прогнозирование результатов финансово-хозяйственной деятельности.

На небольших предприятиях проводить анализ позволяют простые бухгалтерские системы типа «1С Бухгалтерия», «Галактика», «Парус» и т.п. Эти системы имеют в своем составе минимальные аналитические возможности. Небольшой функциональный аналитический пакет входит в состав табличного процессора MSExсel, работающего в среде Windows. Exсel наиболее подходит для малых предприятий, где процесс составления, контроля и анализа финансовых планов и бюджетов может быть облегчен применением электронных таблиц, согласованных между собой. На начальном этапе создания системы финансового планирования на малых предприятиях составляется реальная бизнес-схема работы предприятия. Структуры схемы могут быть разные: линейно-функциональная или дивизиональная, в зависимости от того, какая из них применяется в организации. В структуре также должны быть четко установлены центры финансовой ответственности. Руководители таких центров финансовой ответственности в дальнейшем должны готовить и заполнять необходимые информационные таблицы, поэтому их функции следует формализовать и регламентировать.

В процессе финансового планирования малого предприятия производится формирование следующих таблиц:

- движение безналичных денежных средств (притоки и оттоки);

- движение наличных денежных средств (притоки и оттоки);

- движение готовой продукции (склад) по ассортименту;

- дебиторская задолженность (с расшифровкой по отдельным дебиторам);

- кредиторская задолженность (с расшифровкой по отдельным кредиторам);

- общепроизводственные (накладные) расходы;

- ценообразование готовой продукции

Все таблицы должны быть синхронизированы по датам. Смысл синхронизации по дате заключается в том, чтобы в процессе программирования система расчетов имела гибкую и понятную структуру при ее последующем перепрограммировании (в случае внесения каких-либо изменений). Далее на основе занесенных данных составляются бюджеты, проводится анализ рентабельности как отдельных видов продукции, так и организации в целом.

После разработки табличных форм готовые файлы системы связываются между собой. Далее утверждается регламент занесения данных и устанавливается ответственность конкретного структурно го подразделения и сотрудника за достоверность и своевременности их внесения, определяются критерии допуска сотрудников к той или иной информации и т.д. Опыт создания и внедрения таких систем на целом ряде малых предприятий свидетельствует об их достаточной надежности и гибкости.

Следовательно, с переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации. Однако для перехода на автоматизированный учет необходима тщательная подготовка к данному процессу.



1.3 Алгоритм автоматизации учета

Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, необходимо начинать с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

1. Оптимизация бухучета.

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с того, как и что можно улучшить. Все хорошие современные программы автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитика по различным счетам.

3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых

хозяйственных операций.

4. Формы и содержание первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главный бухгалтер. Многие фирмы, внедряющие программы, имеют сотрудников, которые прекрасно разбираются в самих программах, а в бухучете - не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

Необходимо, чтобы типовые бухгалтерские программы проверялись и тестировались на соответствие текущему законодательству, т.е. формы документов, отчетов, механизмы проводок и т.д. не должны вызывать нареканий со стороны проверяющих органов.

2. Выбор масштабов автоматизации.

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

3. Постановка задачи.

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (этап 1) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (этап 2) следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.

4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичных документах, автоматизированность заполнения первичных документов и отчетов с учетом особенностей хозяйственной деятельности.

Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется переделывать.

4. Выбор программного средства.

Только тогда, когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи, можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти нужный для предприятия вариант следует учитывать, что все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в Казахстане - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальный подходящий для предприятия программный продукт.

Начинать нужно с принятия трех решений:

1. Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают от одного до трех человек и крупной, четыре и более человека. Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще во внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций, позволяющих вести бухгалтерию с учетом всех особенностей. На малых предприятиях количество хозяйственных операций небольшое, их можно вводить вручную. К малым программам относятся «Инфо-бухгалтер», «1С», программа «Scat» производства СКБ «Контур». Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции. Примерами таких программ являются «Бэст», «Парус», «RS - balance», программы СКБ «Контур» и «Бонус», систем «Галактика».

2. Под какой операционной системой будет работать программа? Программа может работать под системой DOS и Windows. Версии программ, предназначенные для Windows, несколько дороже, чем для DOS, и требуют более мощных компьютеров, однако преимущества сполна покрывают наценку.

3. Сетевая будет программа или нет? Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут насколько бухгалтеров на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть, чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых.

После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается, и поступать можно двумя способами: выбирать программу самим или обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.

5. Вопросы техники.

Технические вопросы, связанные с компьютерами, не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Мощность необходимого компьютера зависит от двух факторов:

1. Программ, которые установлены.

2. Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии.

При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро. Таким образом, любое предприятие может автоматизировать ведение бухгалтерского учета. Однако подходить к этому вопросу нужно тщательно, взвесив все «за» и «против». Помимо приобретения подходящей компьютерной техники важно выбрать такую бухгалтерскую программу, которая позволит вести учет со всеми отраслевыми особенностями субъектов хозяйствования, кроме того, в программу должны легко вноситься изменения в соответствии с действующим законодательством. Только идеально подобранная программа позволить повысить эффективность бухгалтерского учета, усилить систему внутреннего контроля. От того, насколько современна и совершенна автоматизация бухгалтерского учета в организации, зависит его качество, своевременность, доступность пользователям.

2. Финансово-экономический анализ ТОО «Айнак?л»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия ТОО «Айнак?л»

Полное и сокращенное название товарищества на государственном и русском языках: «Айнак?л» жауапкершiлiгi шектелеуi серiктестiгi; «Айнак?л» ЖШС (ТОО «Айнак?л»).

Место нахождения товарищества: Республика Казахстан, Акмолинская область, Бурабайский р-н, город Щучинск, ул. Ауэзова, дом 80.

Деятельность товарищества с ограниченной ответственностью (в дальнейшем - товарищество) регулируется Гражданским Кодексом Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан от 22.04.1998 г. «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» Законом Республики Казахстан от 31.01.2006 г. «О частном предпринимательстве».

Товарищество является субъектом малого предпринимательства, со среднегодовой численностью работников не более 90 человек и общей стоимостью активов в среднем за год не выше 60 тысяч месячных расчетных показателей.

Основными видами деятельности являются:

- торгово-закупочная деятельность;

- посредническая деятельность;

- услуги общественного питания и досуга.

Лицензируемые виды деятельности осуществляются только при наличии соответствующей лицензии в соответствии с Законодательством Республики Казахстан.

ТОО «Айнак?л» призвано осуществлять снабжение населения высококачественными продуктами питания в соответствующем количестве и ассортименте. Все товары, реализованные через магазины, сертифицированы, соблюдаются условия хранения, имеются холодильные установки, специально оборудованные склады.

Создано 85 рабочих мест. Профессиональный уровень работников помогает решать проблемы, связанные с закупом, с подготовкой к продаже и реализацией продовольственных товаров.

2.2 Организация бухгалтерского учета ТОО «Айнак?л» в условиях автоматизации

Производственная структура организации

ТОО «Айнак?л» занимается реализацией товаров народного потребления. Поставщиками являются юридические и физические лица. Закупом и распределением товаров по магазинам занимается снабженец.

Основной склад предназначен для временного хранения. В последующем, идет распределение товаров сообразно с потребностями.

Склады, расположенные в отеле «Айнак?л» и мини-маркет «АЗС 35» необходимы для обеспечения необходимым запасом.

Организационная структура управления

На административно-управленческий персонал возложены обязанности по совершенствованию организации и нормированию труда, бесперебойному снабжению работников материалами, инструментом и запасными.Рабочие лица, занятые непосредственным воздействием на предметы труда, перемещением продукции, уходом и контролем за работой средств труда и другим видам обслуживания производственного процесса.Служащие - социальная группа, включающая всех занятых по найму нефизическим трудом в промышленности (инженеры, бухгалтеры, секретари и т.д.), а также наёмных работников в торговле и сфере услуг.На предприятии работают различные группы работников (административно-управленческий персонал, рабочие, служащие, хозяйственный персонал).

Организация экономической работы в организации

В ТОО «Айнак?л» аналитическая работа проводиться после сдачи квартальных и годовых отчетов. Проведением анализа годовой финансовой отчетности занимается главный бухгалтер.

На предприятии используются следующие источники данных для анализа:

Плановые данные - данные бизнес-плана.

Учетно-отчетные - данные бухгалтерского, оперативного статистического и налогового учета и отчетности.

Внеучетные данные - материалы проверок, собраний, печати.

Нормативно-справочные данные.

Синтетический учет наличия и движению, учет операций по поступлению и реализации товаров в оптово-розничной торговле.

Выявленные излишки собственного товара приходуются в бухгалтерском учете на счете учета товаров по рыночной цене на дату проведения инвентаризации.

В соответствии с Международным планом счетов бухгалтерского учёта наличие и движение товарно-материальных запасов счет 1330 «Товары» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товара для продажи.

В бухгалтерском учете поступление товаров в ТОО «Айнак?л» оформляется следующими проводками.

Таблица 1. Отражение поступления товаров в бухгалтерском учете ТОО «Айнак?л» за ноябрь 2013 года

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов	Сумма тыс. тенге
		Дебет	Кредит
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.	Оприходованы приобретенные товары Отражен НДС по приобретенным товарам Отражена торговая наценка по оприходованным товарам Оплачены приобретенные товары Принят к вычету НДС по приобретенным товарам Отражена выручка от продаж Отражен финансовый результат от продажи товаров (прибыль, убыток)	1330 1420 1330 3310 3130 6010 5610	3310 3310 1333 1010 1420 5610 6010	97500 12675 24375 97500 12675 131720 131720

Для определения себестоимости проданных товаров необходимо рассчитать сумму расходов, относящихся к проданным товарам. Данный расчет проводится в два этапа: определяются по среднему проценту расходы на остаток товаров, а затем расходы - на проданные товары.

Под прочим выбытием понималось любое выбытие указанных объектов, кроме продажи, обмена, безвозмездной передачи. Например, к случаям прочего выбытия следовало относить недостачу, хищение, порчу, ликвидацию, иное списание объектов с баланса, не связанное с продажей, обменом, безвозмездной передачей.