Учёт денежных средств

До 2012 года на практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и на сроки, определенные руководством компании. С 2012 года, чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Руководитель рассмотрев заявление, обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать средства. Есть и еще одно нововведение. Раньше авансовые отчеты необходимо было сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня возвращения из командировки. Сейчас упоминание о командировках исчезло, а вместо него появилось дополнение «или со дня выхода на работу». Судя по всему, под этим понимается начало работы после отсутствия, связанного не только со служебными поездками, но и с больничными, отпусками и т.д.

Заметим, что, как и раньше, выдавать деньги под отчет можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам. Рассмотрев отличия новых Правил ведения кассовых операций от ранее действующих, остановимся подробнее на расчетах с под-отчетными лицами, так как они занимают значительное место в кассовых операциях.

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться в соответствии с Положением № 373-П.

Для отчета работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (см. Приложение 3). Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы с указанием израсходованных денежных сумм которыми могут быть:

- командировочное удостоверение;

- квитанции;

- транспортные документы;

- чеки ККМ;

-товарные чеки и другие оправдательные документ (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Дополнительно рассмотрим вопрос об учете командировочных расходов, выдаваемых в иностранной валюте, которые учитываются одновременно в валюте и в валюте, пересчитанной в рубли по курсу ЦБ РФ на день совершения операции.

Работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд и проживание возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся на основании п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749:

- расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

- обязательные консульские, а также аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Итак, для выдачи работнику денег под отчет организация может:

- снять валюту со своего текущего валютного счета, если на нем есть необходимые средства;

- купить валюту в банке;

- выдать работнику рубли для того, чтобы он сам купил валюту в банке.

Эти действия организации регламентируются Указанием ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Аванс командировочные работнику можно выдать двумя способами: наличными из кассы или же в безналичном порядке. В Федеральном законе от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» нет прямого указания, что расчеты в валюте можно (или нельзя) осуществлять через кассу. На этом основании Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 марта 2008 г. № 10840/07 сделал вывод, что выдачу работнику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства.

Деньги можно перечислить работнику на банковскую карточку. Однако только в том случае, если банковская карта оформлена на юридическое лицо, а не на работника. Дело в том, что компании не могут выдавать под отчет денежные средства своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Об этом говорится в письме ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.

Остаток подотчетных сумм, не израсходованных во время командировки, работник должен сдать в кассу организации после возвращения из-за границы. Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу, пересчитав ее в рубли по курсу на день возврата работником на основании п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Российской Федерации. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм -- по курсу валюты на дату утверждения отчета. Таким образом, на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" образуется курсовая разница, которая списывается на счет 80 "Прибыли и убытки" или 83, субсчет "Курсовые разницы".

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Нормы на командировочные расходы по заграничным командировкам регламентируются Правительством РФ.

Суточные выплачиваются при проезде по территории Российской Федерации, включая день пересечения границы при въезде в Российскую Федерацию, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из Российской Федерации, и за время пребывания на иностранной территории -- в иностранной валюте.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При направлении работника в загранкомандировку в две или более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и др.).

В параграфе 1.3. данной работы рассмотрено документальное оформление кассовых операций, а их отражение в бухгалтерском учете рассмотрим в данном разделе.

Отражение кассовых операций в бухгалтерии организации начинается после их регистрации кассиром в кассовой книге, так как кассовые документы, хотя и оформляются в бухгалтерии, означают, что хозяйственные события только планируются, но могут и не произойти.

В таблицах 7 и 8 приведены типовые проводки, отражающие кассовые операции по приходу и выбытию денежных средств в корреспонденции счетов , но они не применяются в бухгалтерском учете ООО «Росс-Эль . Поэтому рассмотрим отражение в бухгалтерском учете кассовых операций по поступлению и расходованию денежных средств, которые имеют место в учете ООО «Росс-Эль»:

1. 10.12.12. выданы из кассы под отчет денежные средства на покупку упаковки Ивановой Екатерине Викторовне в сумме 1000 рублей

В расходном кассовом ордере (см. Приложение 4) сделаны проводки:

Дт 71 Кт 50 - 1000 рублей

2. 10.12.12. оприходована в кассу торговая выручка от розничной торговли за 10.12.12. в сумме 25000 рублей от Ивановой Екатерины Викторовны.

В приходном кассовом ордере (см. Приложение 6) сделаны проводки:

Дт 50 Кт 90 - 25000 рублей

Вкладной лист кассовой книги за 10.12.12.(см. Приложение 6) с записями тех же хозяйственных событий выглядит следующим образом:

Таблица 5 - Вкладной лист кассовой книги за 10.12.12

Касса за 10.12.12

Номер документа	От кого получено или кому выдано	Корсчет	Приход руб.,коп.	Расход руб.,коп.
	Остаток на начало дня		3 000,00
1	Выдано Ивановой Е.И.	71.1		1 000,00
1	Принято Ивановой Е.И.	90.1	25 000,00
	Итого за день		25 000,00	1 000,00
	Остаток на конец дня		27 000,00
	В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии		-

Кассир ______________ Козлова Е.И.

Проверил и документы в количестве одного приходного и одного расходного принял

Бухгалтер ____________ Осипова Н.Н

Рассмотрим примеры еще нескольких кассовых операций имеющих место в бухгалтерском учете ООО «Росс-Эль»:

1. 15.12.12. оприходована в кассу торговая выручка от розничной торговли за 15.12.12. в сумме 35000 рублей от Ивановой Екатерины Викторовны.

В приходном кассовом ордере сделаны проводки:

Дт 50 Кт 90 - 35000 рублей

2 . 15. 12.12. Возвращены в кассу предприятия подотчетным лицом Ивановым И.И. неиспользованные подотчетные денежные средства в сумме 3 000,00 рублей . В приходном кассовом ордере сделаны проводки:

Дт 50 Кт 71 - 3000 рублей

3. 15.12.12. Внесены в кассу предприятия частичная оплата

работником Сергеевым С.С за путевку в сумме 4000,00 рублей. В приходном кассовом ордере сделаны проводки:

Дт 50 Кт 73 - 4000 рублей

4. 15.12.12. Сданы денежные средства на расчетный счет в сумме 20 000.00 рублей. В расходном кассовом ордере сделаны проводки:

Дт 51 Кт 50 - 20 000 рублей

5. 15.12.12. Произведена оплата поставщику ООО «Пламя» за молоко из кассы предприятия 2000 рублей. В расходном кассовом ордере сделаны проводки:

Дт 60 Кт 50 - 2 000 рублей

6. 15.12.12. Выплачена из кассы заработная плата 25000 рублей. В расходном кассовом ордере сделаны проводки:

Дт 70 Кт 50 - 25 000 рублей

Вкладной лист кассовой книги за 15.12.12. с записями тех же хозяйственных событий выглядит следующим образом:

Таблица 6-Вкладной лист кассовой книги за 15.12.12.

Касса за 15.12.12. Лист 2

Номер документа	От кого получено или кому выдано	Корсчет	Приход руб.,коп.	Расход руб.,коп.
	Остаток на начало дня		27 000,00	-
2	Принято Ивановой Е.И.	90.1	35 000,00	-
3	Принято Ивановой Е.И.	71	3 000,00	-
4	Принято Сергеев С.С	73	4 000,00	-
2	Внесено на расчетный счет	51	-	20 000,00
3	Оплата поставщику ООО «Пламя» за молоко	60	-	2 000,00
4	Выплачена заработная плата	70	-	25 000,00
	Итого за день		42 000,00	47 000,00
	Остаток на конец дня		22 000,00	-
	В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии		-	-

Кассир ______________ Козлова Е.И.

Проверил и документы в количестве трех приходных и трех расходных принял

Бухгалтер ____________ Осипова Н.Н

Таблица 7-Типовые проводки по учету поступления денежных средств в кассу предприятия отражаются по Дебету счета 50 «Касса» в следующей корреспонденции счетов:

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет счета	Кредит счета	Название кредитуемого счета
1.	Внесены денежные средства в кассу учредителями	50	75	«Расчеты с учредителями»
2.	Сняты в кассу денежные средства с расчетного счета	50	51	«Расчетные счета»
3.	Поступили в кассу денежные средства с валютного счета	50	52	«Валютные счета»
4.	Поступили в кассу денежные средства со специальных счетов в банке	50	55	«Специальные счета в банках»
5.	Получены от поставщиков денежные средства в кассу (например, возврат излишне выплаченной суммы	50	60	«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
6.	Получены в кассу денежные средства от покупателей. Данная корреспонденция применяется в случае осуществления расчетов с покупателями кроме расчетов при розничной торговле. В этом случае аналитика расчетов ведется по каждому покупателю .	50	62	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
7.	Получен в кассу предприятия краткосрочный кредит или займ	50	66	«Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
8.	Получен в кассу предприятия долгосрочный кредит или займ	50	67	«Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
9.	Получены денежные средства в кассу предприятия по расчетам с разными дебиторами и кредиторами	50	76	«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
10.	Оприходованы в кассу денежные средства, полученные по операциям, связанным с извлечением прочих доходов. Например, оприходована выручка от реализации прочих активов и т.п.	50	91	«Прочие доходы и расходы»

Таблица 8 - Типовые проводки по учету Выбытие денежных средств из кассы предприятия отражаются по Кредиту счета 50 «Касса» в следующей корреспонденции счетов:

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет счета	Наименование дебетуемого счета	Кредит счета
1.	Сданы денежные средства на валютный счет	52	«Валютные счета»	50
2.	Сданы денежные средства на специальные счета в банке	55	«Специальные счета в банках»	50
3.	Переданы деньги инкассатору для отправки в банк	57	«Переводы в пути»	50
4.	Выплачены покупателю денежные средства в случае возврата излишне полученной суммы от покупателя	62	«Расчеты с покупателями и заказчиками»	50
5.	Произведено погашение краткосрочного кредита или займа	66	«Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	50
6.	Произведено погашение долгосрочного кредита или займа	67	«Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»	50
7.	Выплачены денежные средства по расчетам с учредителями	75	«Расчеты с учредителями»	50
8.	Выплачены денежные средства из кассы предприятия по расчетам с разными дебиторами и кредиторами	76	«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	50
9.	Выплачены денежные средства по прочим операциям, не связанным с основной деятельностью- сумма штрафа за нарушение условий договора.	91	«Прочие доходы и расходы»	50
10.	Выявлена недостача денежных средств при инвентаризации кассы	94	«Недостачи и потери от порчи ценностей» и др.	50

Бухгалтерский учет ведется с применением ПК. В организации установлены программы:

- 1С-Бухгалтерия;

- 1С- Торговля и склад;

- 1С- зарплата и кадры.

2.3 Учет денежных документов и переводов в пути

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в ее кассе.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации:

- почтовые марки,

- марки государственной пошлины и сборов,

- вексельные марки,

- оплаченные но не выданные авиабилеты

- оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории;

- талоны на бензин с фиксированной суммой;

- талоны на питание;

- другие денежные документы.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденный постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, не предусматривает форм для учета денежных документов. Поэтому организация сама создает и утверждает в учетной политике для целей бухгалтерского учета необходимые формы (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Такими документами могут быть отчет кассира о движении денежных документов и книга учета денежных документов но в них должны присутствовать все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Таблица 9-Бухгалтерские проводки по учету денежных документов

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет счета	Наименование дебетуемого счета	Кредит счета
1.	Оплачены путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др. документы	60.1	«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	50;51
2.	Оприходованы в кассу денежные документы	50.3	«Денежные документы»	60.1
3.	Выданы денежные документы под отчет сотруднику организации	71	«Расчеты с подотчетными лицами»	50.3
4.	Путевки выданы сотрудникам	73	«Расчеты с персоналом по прочим операциям»	50.3

Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в рублях и иностранных валютах в пути, т. е. денежных сумм, внесенных в кассы банков или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению. Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 «Переводы в пути» обособленно.

Таким образом, счет 57 «Переводы в пути» необходим для учета движения денежных средств по операциям, срок которых превышает 1 банковский день.

Многие магазины по соглашению с банками поставили терминалы, с помощью которых покупатель может рассчитаться за покупку банковской картой. В результате совершения операции эквайринга по кассе будет отражена выручка в день покупки товара, а деньги по этой операции перечисляются банком на расчетный счет организации через несколько дней.

Бухгалтерские проводки в организациях, работающих без НДС при отражении хозяйственных операций по счету 57 «Переводы в пути» (см. таблицу №10):

-внесению наличные денежные средства в кассу почтового отделения или сберкассу при перечислении их на расчетный счет поставщику при отсутствии отделения банка;

-инкассации торговой выручки;

-покупке иностранной валюты;

Таблица 10-Бухгалтерские проводки в организации по счету № 57 «Переводы в пути»

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет счета	Наименование дебетуемого счета	Кредит счета
1.	Сдача денежных средств инкассаторам или в кассы почтовых отделений	57	«Переводы в пути»	50
2.	Зачисление денежных средств на расчетный или иной счет организации	51,52 и др.	«Расчетный счет», «Валютный счет»	57
3.	Отражена разница между курсом покупки и официальным курсом ЦБ РФ.	91	«Прочие доходы и расходы»	57
4.	Отражение суммы дебиторской задолженности покупателей за товар, оплаченный банковскими картами	62	«Покупатели и заказчики»	90-1
5.	Передача в банк документов на сумму оплат товаров платежными картами	57	«Переводы в пути»	62
6.	Получение от банка денежных средств за проданный товар за вычетом комиссии банка	51	«Расчетный счет»	57
7.	Списана банковская комиссия по эквайрингу в прочие расходы	91	«Прочие доходы и расходы»	57

Основным нормативным актом, регулирующим валютные операции в Российской Федерации, является Федеральный закон от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

К денежным средствам организаций в иностранной валюте относятся:

- наличные деньги в кассе в иностранной валюте (счет 50 «Касса», отдельный субсчет);

- средства на валютных счетах, открытых в уполномоченных банках (счет 52 «Валютные счета»);

- средства в иностранной валюте, в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и прочее (счет 55 «Специальные счета в банках», отдельный субсчет);

- денежные средства в иностранной валюте инкассированные, внесенные в кассы кредитных организаций, для зачисления на счета в банках, но по состоянию на отчетную дату не зачисленные по назначению (счет 57 «Переводы в пути», отдельный субсчет).

Особенности учета иностранной валюты заключаются в определении курсовых разниц.

В нашей стране базовой валютой бухгалтерского учета является российский рубль. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в рублях (п. 1 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Причем это не зависит от вида валют, фактически использованных при совершении тех или иных операций.

Итак, для того чтобы правильно отразить в бухгалтерском учете хозяйственную операцию, совершенную в иностранной валюте, необходимо точно определить рублевую сумму этой операции. Вы можете сделать это последовательно, проведя следующие действия:

- определить дату операции (пересчета);

- уточнить курс Банка России, на дату операции (пересчета);

- умножить сумму валюты на ее курс по данным Банка России;

- при пересчете определить сумму курсовой разницы.

Наиболее распространенным источником поступления валютных средств в кассу предприятия является снятие наличной иностранной валюты с текущего счета в уполномоченном банке. Отметим, что наличную иностранную валюту можно использовать только для оплаты командировочных расходов сотрудников (ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Рассмотрим порядок отражения кассовых операций операции в иностранной валюте в бухгалтерском учете.

Прием валюты кассами предприятий и ее выдача из касс производится так же, как и по рублевым суммам. Отсутствие записей о принятой в кассу иностранной валюте в единой кассовой книге может быть расценено как не оприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности. В свою очередь, это может привести к наложению на предприятие штрафных санкций.

Кассиру необходимо вести аналитический учет по каждому виду иностранной валюты, находящейся в кассе. Учет валютных операций и валютных ценностей ведется в той же системе счетов, что и учет рублевых операций и ценностей. При этом расчеты в иностранной валюте лучше учитывать обособленно, на специально открываемых субсчетах. Помимо обычных составляющих учетные записи на этих субсчетах должны также включать валютный курс, который используется для расчета рублевого эквивалента операций, отражаемых данными записями.

Отметим, что рубли - не единственная денежная единица, используемая в системе бухгалтерского учета. Параллельно с записями в рублях денежные средства на валютных счетах, операции в иностранной валюте должны отражаться в валюте расчетов и платежей по ее номиналу. Для этого можно использовать различные способы организации записей: вторые комплекты учетных регистров, запись данных дробью, включение в формы документов дополнительных показателей и т. п. Главное в них не форма, а содержание.

За тот период, пока иностранная валюта находится в кассе предприятия курс валют, установленный Банком России, может измениться. Тогда, возникают курсовые разницы. Если записи в кассовой книге по приходу и расходу одной и той же суммы в иностранной валюте будут произведены по разным курсам, то, очевидно, что рублевый остаток по кассовой книге не будет соответствовать реальному остатку денежных средств в кассе. Именно по этой причине в кассовой книге необходимо делать дополнительные записи, связанные с отражением курсовой разницы.

Согласно пункту 7 ПБУ 3/2000, стоимость иностранной валюты в рубли пересчитывают либо на дату совершения операции (день поступления, выдачи денежных средств из кассы), либо на дату составления бухгалтерской отчетности. Организация должна составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года (п. 48 ПБУ 4/99). Помимо этого стоимость остатка денежных знаков в кассе предприятия можно пересчитать и по мере изменения курса иностранных валют, согласно котировкам Центрального банка России. Выбор конкретного способа остается за фирмой и отражается в учетной политике компании.

Если операции по кассе в организации проводятся нечасто, то выгоднее применять способ учета курсовых разниц на дату составления бухгалтерской отчетности. Иначе придется ежедневно пересчитывать валюту и оформлять новые листы кассовой книги. Если же движение денег в кассе происходит ежедневно, то можно делать пересчет по мере изменения курса валют.

Следует так же обратить внимание на то, что отражение курсовой разницы не является поступлением или расходованием наличной иностранной валюты. Это только изменение ее рублевого эквивалента в зависимости от роста (падения) курса валюты по отношению к рублю. Поэтому оформлять такие операции следует мемориальными ордерами, а не приходными и расходными кассовыми документами. На сумму образовавшейся курсовой разницы заполняется мемориальный ордер, на основании которого кассир делает запись в кассовой книге. В случае роста курса иностранной валюты по отношению к рублю на сумму курсовой разницы делается запись в графе «Приход», в случае его падения - в графе «Расход».

ООО «Росс-Эль» не имеет валютного счета и его работники не ездят в загранкомандировки, поэтому рассмотрим отражение курсовой разницы в бухучете на примере:

27.09.11. ООО получило в банке 2000 долл. США для оплаты командировочных расходов.

Официальный курс долл. США, установленный Центральным банком РФ, составил (цифры условные):

- на день оприходования валюты в кассу - 26,73 руб./USD;

- на день выдачи под отчет 28 сентября - 26,79 руб./USD;

- на 30.09. 2011 года (дату составления отчетности) - 26,75 руб./USD.

Бухгалтер ООО сделал следующие записи:

27.09.11. Дебет 50 субсчет «Доллары США» Кредит 52

- 53 460 руб. (2000 USD x 26,73 руб./USD) - оприходована наличная валюта;

28.09.11. Дебет 50 субсчет «Доллары США» Кредит 91-1 «Прочие доходы»

- 120 руб. ((26,79 руб./USD - 26,73 руб./USD) x 2000 USD) - отражена положительная курсовая разница.

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Доллары США»

- 50 901 руб. (1900 USD x 26,79 руб./USD) - выдана наличная валюта под отчет;

30.09. 11. Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 50

- 4 руб. ((26,79 руб./USD - 26,75 руб./USD) x (2000 USD - 1900 USD)) - отражена отрицательная курсовая разница.

Для того чтобы избежать лишних записей, которые возникают при переоценке валюты, можно выдавать наличную валюту из кассы подотчетным лицам в день поступления денежных средств из банка, а так же сдавать в банк наличную валюту в день ее возврата подотчетными лицами.

2.4 Учет кассовых операций с применением кассовых аппаратов

Учет кассовых операций при работе на контрольно-кассовых машинах имеет свои особенности.

Согласно Закону РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», все организации должны осуществлять расчеты с населением наличными денежными средствами только с применением контрольно-кассовых машин.

ООО «Росс-Эль в своей работе использует модели контрольно-кассовых машин ШТРИХ-ФР-К версии 01, которые внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации.

ООО «Росс-Эль» приобрела контрольно-кассовые машины в центре технического обслуживания, в котором и заключила договор на их техническое обслуживание и ремонт. После заключения договора с центром технического обслуживания ООО «Росс-Эль» зарегистрировала контрольно-кассовые машины в налоговом органе.

Работники ООО «Росс-Эль» были допущены к работе на контрольно-кассовых машинах только после прохождения соответствующего обучения в центре технического обслуживания и получения удостоверений кассира-операциониста. В процессе обучения они освоили правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучили Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

ООО «Росс-Эль» обязана выдать покупателю кассовый чек вместе с покупкой. На чеке должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

1. наименование организации;

2. ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;

3. заводской номер контрольно-кассовой машины;

4. порядковый номер чека;

5. дата и время покупки;

6. стоимость покупки;

7. признак фискального режима.

Кассир-операционист определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

1.четко называет сумму полученных денег;

2. печатает чек на контрольно-кассовой машине;

3. называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара путем надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на контрольно-кассовой машине в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма) сдаются вместе с кассовым отчетом.

При работе на контрольно-кассовой машине в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно- кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:

— наименование организации;

— состав комиссии;

— показания счетчиков контрольно-кассовых машин;

— марка ККМ, год выпуска и заводской номер;

— регистрационный номер ККМ;

— период инвентаризации;

— номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;

— сумма выручки по ленте;

— подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлен».

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через контрольно-кассовые машины, а также с их эксплуатацией и обслуживанием, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132:

-№ КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;

-№ КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

-№ КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;

-№ КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

-№ КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;

-№ КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

-№ КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;

-№ КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

-№ М-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

На каждую контрольно-кассовую машину администрация ООО «Росс-Эль» завела журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине ООО «Росс-Эль», а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал пронумерован, прошнурован, скреплен печатью ООО «Росс-Эль» и подписями руководителя, главного бухгалтера и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все оговариваются и заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера ООО «Росс-Эль»

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели:

— дата - число, месяц, год;

— номер отдела;

— Ф.И.О. кассира - операциониста;

— номер счетчика - номера секционных счетчиков;

— показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков - показания счетчика в режиме "Z", который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;

— показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

— подписи кассира и заведующего магазином, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

— показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

— подписи кассира и заведующего магазином, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

— сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;

— сумма денежной наличности, сданной в кассу организации;

— сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами);

— общая сумма выручки;

— денежный остаток на конец дня в кассе;

— сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;

— сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3;

— подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и заведующего магазином.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает заведующему магазином выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-3). Старший кассир выдает заведующему магазином квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, то есть контрольно-кассовая машина установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.

Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся продавцом, работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки.

Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и продавца, работающего на контрольно-кассовой машине. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

Охарактеризуем теперь порядок ремонта и технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

Техобслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин могут производиться только специалистами центра технического обслуживания, с которым торговая организация заключила договор.

Вызов специалистов в обязательном порядке регистрируется в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8).

Журнал применяется в организациях в следующих случаях:

- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранение мелких неисправностей.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя торговой организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и сообщается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины для ремонта в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица торговой организации о приемке работ по ремонту контрольно-кассовой машины.

Если контрольно-кассовая машина подлежит ремонту, то составляется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию по форме № КМ-2.

Этот акт применяют для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания или при передаче для работы в другую организацию. Акт составляют и подписывают члены комиссии с обязательным участием налогового инспектора, руководителя, старшего кассира, кассира торговой организации и специалиста центра технического обслуживания.

Акт формы № КМ-2 с накладной на передачу контрольно-кассовой машины в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта сдают в бухгалтерию торговой организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом надо сделать в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день. Ремонт контрольно-кассовой машины производится с разрешения администрации торговой организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в этом же акте.

Во второй главе дана финансово- экономическая характеристика ООО «Росс-Эль». Рассмотрена организация бухгалтерского учета кассовых операций в целом, и в частности учета денежных документов и переводов в пути и учета кассовых операций с применением кассовых аппаратов в ООО «Росс-Эль». Отмечены положительные тенденции в финансово-хозяйственной деятельности организации достаточно высокий уровень организации бухгалтерского учета кассовых операций по движению наличных денежных средств.

ГЛАВА 3. КОНТРОЛЬ ЗА КАССОВЫМИ ОПЕРАЦИЯМИ В ООО «РОСС-ЭЛЬ»

3.1 Цели, задачи и информационная база контроля операций с наличными денежными средствами

Целью контроля операций с наличными денежными средствами является установление их законности, достоверности и целесообразности осуществления, а также своевременности, правильности и полноты отражения в бухгалтерском учете и отчетности. Контроль операций с наличными средствами и денежными документами способствует укреплению платежной дисциплины и повышению эффективности использования финансовых ресурсов в организации.

Значение внутреннего контроля данного вида операций очень велико, так как при его помощи обеспечивается:

- сохранность денежных средств и документов;

- качество учета и достоверность отчетности по кассовым операциям;

- своевременной выявление допущенных нарушений и виновных лиц и принятие мер к устранение выявленных нарушений и возмещению ущерба, если такой был выявлен.

Внутренний контроль над наличными денежными средствами обязан проводить следующие функции:

- отдельное хранение и отдельный учет денежных средств;

- учет всех операций, произведенных за наличный расчет;

- хранение исключительно необходимого остатка в кассе;

- периодические проверочные подсчеты остатков в кассе;

- физический контроль денежных средств;

- контроль над поступлениями.

После анализа полученных данных в результате проведенного внутреннего контроля ведения кассовых операций руководитель предприятия и Главный бухгалтер должны принять одно из альтернативных решений:

- произвести анализ причин и обстоятельств допущенных отклонений и нарушений в целях установления виновных должностных лиц и последствий, к которым могут привести выявленные нарушения;

- максимально организовать устранение всех отклонений и выявленных недостатков;

- не предпринимать никаких действий;

- доработать действующие стандарты и применяемые процедуры контроля на предмет повышения их эффективности.

Виды и цели контроля, используемые Системой Внутреннего Контроля за движением наличных денежных средств бывают следующих видов:

- Предварительный контроль, целью которого является предупреждение незаконных действий должностных лиц, незаконных и экономически нецелесообразных хозяйственных операций а объектом являются документы на выдачу денежных средств;

- Текущий контроль или оперативный, выполняется во время совершения разных кассовых операций;

- Заключительный контроль или последующий, выполняется после совершения хозяйственных операций, который выполняется в форме ревизий и аудиторских проверок.

Объектам фактического контроля денежных средств являются:

- наличные денежные средства в кассе;

- бланки строгой отчетности в кассе;

- денежные документы в кассе.

Использование тесной связи документального и фактического контроля позволяет их использовать совместно, что помогает устанавливать действительное состояние объекта проверки.

По форме проведения различают обязательный (внешний) и инициативный (внутренний) финансовый контроль.

К используемым методам контроля за движением наличных денежных средств можно отнести следующие:

- ревизия относится к внутренней форме финансового контроля;

- аудит относится к внешней форме финансового контроля, когда проводится независимой аудиторской фирмой;

- инвентаризация относится к внутренней форме финансового контроля, за редким исключением Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга.

Можно сформулировать следующее определение ревизии - это полное обследование финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности и эффективности.

Под аудитом понимается независимая экспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского отчета, соответствия хозяйственных и финансовых операций законодательству Российской Федерации, полноты и точности отражения финансовой отчетности деятельности предприятия.

Основными задачами контроля являются:

-установить наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром организации;

-убедиться в наличии в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в бухгалтерском учете, а также в полноте отражения в учете их фактического наличия;

-проверка соблюдения кассовой дисциплины, установленного порядка оформления и учета кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами;

-удостовериться в полноте и правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации кассовых ордеров, платежных ведомостей, книги кассира-операциониста;

- проверить соблюдение установленного лимита хранения наличных денежных средств в кассе и установленного порядка и лимита расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;

-определение законности, достоверности и целесообразности совершенных операций по счетам в банках, своевременности и правильности их документального оформления и отражения в учете;

-проверка соответствия действующему законодательству совершенных операций по покупке и продаже иностранной валюты, расчетов курсовых разниц по этим операциям и их отражения в учете;

-оценка достоверности соответствующих показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности.

-убедиться в наличии в организации внутреннего контроля за ведением кассовых операций.

Источниками информации при проверке кассовых операций являются:

-организационно-распорядительные и первичные документы:

-должностная инструкция кассира и приказ о его назначении;

-договор с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы;

-приходные кассовые ордера (форма КО-1);

-расходные кассовые ордера (форма КО-2);

-журнал регистрации кассовых ордеров (форма КО-3);

-заявления на взнос наличной иностранной валюты;

- журнал регистрации депонентов;

-авансовые отчеты;

-книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

-акты инвентаризации наличия денежных средств (форма ИНВ-15);

- платежные ведомости (форма Т-53);

-расчетно-платежные ведомости (форма Т-49).

-регистры синтетического и аналитического учета:

-главная книга;

- журнал-ордер № 1 и ведомость № 1;

-карточка и анализ счета 50 «Касса;

-кассовая книга (форма КО-4);

-книга кассира-операциониста;

-кассовая книга;

-отчеты кассира и др.;

-бухгалтерская (финансовая) и статистическая отчетность:

-бухгалтерский баланс (форма 1);

-отчет о движении денежных средств (форма 4);

3.2 Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассе

Инвентаризация является один из основных элементов метода бухгалтерского учета, сущность которого состоит в сличении наличия имущества и обязательств организации. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка и соответствие данным бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Но проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- при выявлении фактов хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Порядок проведения инвентаризации кассы до 01.01.12. дополнительно регулировался Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

Нормы Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), не содержат требований о проведении внезапных ревизий кассы. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом. Лишь в п. 1.11 Положения N 373-П говорится, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, Общие правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (в том числе формы документов, применяемых для оформления результатов инвентаризации, порядок деятельности инвентаризационных комиссий и участия материально ответственных лиц в проведении инвентаризации) установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13).

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств в кассе по форме N ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Таким образом, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным для всех организаций индивидуальным предпринимателем.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).