Архивоведение в Оренбургской области

Страховой фонд и фонд пользования в архивах создаются в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.

Показатель 8. Количество упорядоченных управленческих документов (утвержденных на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области) в организациях - источниках комплектования архивов (%).

На 01.01.2012 в организациях - источниках комплектования ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске, ГБУ «ЦДНИОО» находится на временном хранении всего 218,372 тыс.ед.хр. управленческой документации (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 217,998 тыс. ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 0,374 тыс.ед.хр.). Из них упорядочено (утверждено на ЭПМК комитета по делам архивов) - 161,558 тыс. ед.хр., что составляет 74% от общего количества дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования государственных архивов.

В государственных архивах (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске) нуждается в упорядочении 56,821 тыс. ед.хр., что составляет 26% от общего количества хранящихся документов в организациях - источниках комплектования.

За отчетный 2011 год упорядочено (утверждено на ЭПМК комитета по делам архивов) - 3,983 тыс.ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 3,623 тыс.ед.хр.; ГБУ «ЦДНИОО» - 0,360 ед.хр.).

В текущем 2012 году государственными архивами запланировано упорядочение (утверждение) документов всего 5 481 ед.хр.

ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 5 361 ед.хр.;

ГБУ «ЦДНИОО» - 120 ед.хр.

На 2013-2015 годы запланировано упорядочение (утверждение) документов всего 15,225 тыс. ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 14,800 ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 0,425 ед.хр.).

Организация работы архивов по упорядочению документов в источниках комплектования проводится в целях включения архивных документов организаций в состав Архивного фонда Российской Федерации по истечении их сроков временного хранения.

Показатель 9. Прием документов в соответствии со сроками, установленными Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

На 01.01.2012 г.г. в государственных архивах области находится на постоянном хранении 1 917,800 тыс. ед.хр.

За отчетный 2011 год государственными архивами принято всего 8,163 тыс. ед.хр.

В текущем 2012 году планируется принять на постоянное хранение всего 9,061 тыс. ед.хр., в том числе:

в ГБУ «ГАОО» и его филиалы - 8,514 тыс.ед.хр.;

в ГБУ «ЦДНИОО» - 0,547 тыс.ед.хр.

Планируется на 2013-2015 годы принять на постоянное хранение всего 7,600 тыс. ед.хр., в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалы - 7,000 тыс. ед.хр., в ГБУ «ЦДНИОО» - 0,600 ед.хр.

Показатель10. Оснащенность программным лицензионным обеспечением (кол-во требуемых лицензионных программ).

На 01.01.2012 оснащенность программным лицензионным обеспечением в государственных архивах области (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске, ГБУ «ЦДНИОО») составляет 76% от общего количества требуемых лицензий на программное обеспечение:

в ГБУ «ГАОО» и его филиалах в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске имеется 60 лицензий на программное обеспечение. Оснащенность программным лицензионным обеспечением составляет 50% от общего количества требуемых лицензионных программ. Требуется приобрести и установить 120 лицензий на программное обеспечение.

В ГБУ «ЦДНИОО» имеется 31 лицензия на программное обеспечение: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2008, Dr Web, 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения, 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения. Оснащенность программным лицензионным обеспечением составляет 94% от общего количества требуемых лицензионных программ.

За отчетный 2011 год государственными архивами приобретено всего 14 лицензий на программное обеспечение, в том числе: в ГБУ «ГАОО» - 6 лицензий - Microsoft Office 2003; в ГБУ «ЦДНИОО» - 8 лицензий на программное обеспечение, в т.ч.: 2 программы для бухгалтерии - 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8 и 1 программа 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения.

В текущем 2012 году ГБУ «ГАОО» и его филиалами планируется приобрести 94 лицензии на 8 программ: Windows 7 Professional, Office 2010, Standard, Office Access 2010, Adobe Photoshop CS5, Entensys User Gate, ABBYY Fine Reader 11, Nero 11; ГБУ «ЦДНИОО» планируется приобрести 7 лицензий на программное обеспечение, в том числе 6 лицензий на программное обеспечение WINDOWS-7 для 1 ноутбука и 5 компьютеров и 1 лицензия на программное обеспечение BCS-2 для цветного планетарного сканера ЭЛАРПланСкан А2-ЦЗР.

В 2013-2015 годы всего планируется приобрести 29 лицензий на программное обеспечение, в том числе; в ГБУ «ГАОО» - 25 лицензий, в ГБУ «ЦДНИОО» - 4 лицензии.

Оснащение программным обеспечением необходимо для обеспечения доступа пользователей к документной информации и создание современных справочно-поисковых средств к архивным документам.

Показатель 11. Уровень обеспеченности кадровым составом государственных архивов по выполнению первой тактической задачи.

На 01.01.2012 общая штатная численность государственных архивов составляет 158 человек, из 110 человек выполняют первую тактическую задачу, что составляет 44% от требуемого. Всего требуется для выполнения государственными архивами в полном объеме работ по обеспечению сохранности, формированию и государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации - 49 человек, в том числе ГБУ «ГАОО» и его филиалам в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 43 человека; ГБУ «ЦДНИОО» - 6 человек.

За отчетный 2011 год штатная численность государственных архивов увеличилась на 9 единиц, в том числе: в ГБУ «ГАОО» и филиале в г. Орске на 8 штатных единиц, в ГБУ «ЦДНИОО» на 1 штатную единицу.

В ГБУ «ГАОО» в 2012 году планируется ввести дополнительно 2,5 штатных единиц: 1 единицу делопроизводителя, 1- старшего научного сотрудника в отдел КАОиД и 0,5 юриста.

В ГБУ «ЦДНИОО» в 2012 году планируется ввести 2 штатные единицы в отдел комплектования, архивов организаций и делопроизводства для создания сектора упорядочения и экспертизы ценности документов с целью обработки документов ликвидированных организаций на договорной основе.

Планируется на 2013-2015 годы ввести всего 8 штатных единиц: в ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 4 штатных единицы для работ по обеспечению сохранности и государственному учету документов,

в ГБУ «ЦДНИОО» - 4 штатные единицы, в том числе: 1 штатная единица - в сектор упорядочения и экспертизы ценности документов отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства для обработки документов ликвидированных организаций на договорной основе, 1 штатная единица - в отдел справочно-поисковых средств для работы по созданию каталогов, 2 штатные единицы - в отдел страхового копирования, реставрации и переплета документов для оцифровки документов и НСА к ним.

Показатель 12. Уровень повышения квалификации работников государственных архивов по выполнению первой тактической задачи.

На 01.01.2012 уровень повышения квалификации работников государственных архивов по основной деятельности составляет 18% от общего количества сотрудников, выполняющих первую тактическую задачу (84 сотрудника).

За отчетный 2011 год повысили квалификацию всего 15 человек, в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 12 человек; ГБУ «ЦДНИОО» - 3 человека.

В 2012 году повышение квалификации в ГБУ «ГАОО» планируется 1 чел., в ГБУ «ЦДНИОО» - 1 чел.

Планируется на 2013-2015 годы повысить квалификацию 26 сотрудников (в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 18, в ГБУ «ЦДНИОО» - 8 человек).

Задача 2. Обеспечение качества государственных услуг, удовлетворение потребностей и реализация конституционных прав граждан на доступ к информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документах.

Показатель 1. Уровень исполнения запросов в установленные сроки (%).

За отчетный 2011 год в государственные архивы области поступило 19 524 запроса социально-правового характера (в ГБУ «ГАОО» и его филиалы поступило 16 833 запроса, в ГБУ «ЦДНИОО» - 2 691).

Всего исполнено по документам архивов - 17 726 (91% от общего количества поступивших запросов). ГБУ «ГАОО» и его филиалами исполнено 15 109 запросов, ГБУ «ЦДНИОО» - 2 617.

С положительным результатом исполнено 13 551 запроса (69% от общего количества поступивших запросов). ГБУ «ГАОО» и его филиалами исполнено с положительным результатом - 12 041 запрос, в ГБУ «ЦДНИОО» - 1 510. Все запросы исполнены в установленные сроки.

Исполнение социально-правовых запросов проводится в целях обеспечения законных прав и интересов граждан.

Показатель 2. Обеспечение доступа пользователей к информации (% от требуемого количества информаций).

За отчетный 2011 год читальные залы государственных архивов посетило всего 654 пользователя, что составило 4 128 фактических посещений: ГБУ «ГАОО» и его филиалы в гг. Бугуруслане, Орске посетило 508 пользователей, что составило 3 094 фактических посещений; в ГБУ ««ЦДНИОО» - 146 пользователей, что составило 1 034 фактических посещений.

В 2011 году в ГБУ «ЦДНИОО» просмотрено 11285 ед.хр., выявлено с грифом секретности и рассекречено 1819 ед.хр., из них на ограниченном использовании оставлено 45 ед.хр.

В 2012 году в ГБУ «ЦДНИОО» планируется просмотреть на предмет выявления с грифом секретности 12 294 ед.хр..

За 2013-2015 годы в ГБУ «ЦДНИОО» планируется просмотреть на предмет выявления с грифом секретности 33000 ед.хр.

ГБУ «ГАОО» для работы пользователей не располагает достаточным количеством посадочных мест в читальном зале. В филиале ГБУ «ГАОО» в г. Бузулуке отсутствует читальный зал.

Возможность получения доступа к информации позволяет реализовать конституционные права граждан в получении ретроспективной информации.

Показатель 3. Количество подготовленных и изданных справочников, сборников (кол-во).

За отчетный 2011 год издана книга Хроника Оренбургской области Том I. 1934-1990. Тираж 1000 экземпляров.

В 2012 году планируется издание второго тома.

Показатель 4. Охват государственных архивов локальной сетью (количество компьютеров, объединенных в локальную сеть архива).

На 01.01.2012 в ГБУ «ГАОО», его филиале в г.Бузулуке, ГБУ «ЦДНИОО» локальной сетью объединены 70 компьютеров, что составляет 80% от общего количества компьютеров во всех государственных архивах (из находящихся в эксплуатации 88 компьютеров класса не ниже Pentium):

в ГБУ «ГАОО» и его филиале в г. Бузулуке локальной сетью объединены 42 компьютера, что составляет 70% от общего количества компьютеров. Не обеспечены локальной сетью филиалы ГБУ «ГАОО» в гг. Бугуруслане, Орске.

в ГБУ «ЦДНИОО» локальной сетью объединены 28 компьютеров, что составляет 100% от общего количества компьютеров.

За отчетный 2011 год в филиале ГБУ «ГАОО» в г.Бузулуке объединены локальной сетью 2 компьютера.

В 2012 году в ГБУ «ЦДНИОО» планируется подключить к локальной сети 5 компьютеров и 1 ноутбук.

На 2013-2015 гг. установка локальной сети планируется по мере приобретения компьютерной техники.

Для объединения информационной системы архивов необходимо создание локальной компьютерной сети, что позволит обеспечить доступ пользователей архивных документов к базам данных государственных архивов.

Показатель 5. Степень оснащенности государственных архивов техническими средствами.(%).

На 01.01.2012 государственные архивы укомплектованы 88 компьютерами класса не ниже Pentium (на 01.01.2010 - 74). Количество работников по основной деятельности на один компьютер составляет всего 1,4 человека (в государственных архивах на 01.01.2012 числится всего 120 работников по основной деятельности).

За отчетный 2011 год приобретено 9 компьютеров: в ГБУ «ГАОО» и его филиал в г.Орске - 3 компьютера, в ГБУ «ЦДНИОО» - 6.

В 2012 г. ГБУ «ЦДНИОО» планируется приобрести 1 ноутбук, 1 цветной планетарный сканер ЭЛАРПланСкан А2-ЦЗР, установка 5 компьютеров, оплата которых произведена в 2011 году.

Планируется на 2013-2015 годы государственными архивами приобретение 21 компьютера: в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 15 компьютеров, в ГБУ ««ЦДНИОО» - 6.

Недостаточный уровень оснащенности архивов современной компьютерной техникой не позволяет осуществлять широкое внедрение современных технологий в архивном деле и создавать информационно-телекоммуникационную сеть, в том числе для ведения государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Показатель 6. Уровень обеспеченности кадровым составом по выполнению второй тактической задачи.

На 01.01.2012 штатная численность основного состава государственных архивов составляет 121 человек, из них 47 человек выполняют вторую тактическую задачу, что составляет 47% от требуемого. Всего требуется - 22 человека, в том числе ГБУ «ГАОО» и его филиалам в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 19 человек; ГБУ «ЦДНИОО» - 3 человека.

За отчетный 2011 год штатная численность основного состава государственных архивов увеличилась на 9 чел. (в ГБУ «ГАОО» и его филиалах на 8 сотрудников, в ГБУ «ЦДНИОО» на 1 специалиста).

В ГБУ «ЦДНИОО» на 2012 год планируется увеличение штатной численности на 1 человека - научного сотрудника в отдел использования и публикации документов.

Планируется в 2013-2015 гг. ввести 4 новых штатных единиц, в том числе: в ГБУ «ГАОО» - 2 штатные единицы в отдел исполнения запросов, в ГБУ «ЦДНИОО» - 2 для организации отдела научно-методической работы.

Государственные архивы ввиду недостаточной кадровой обеспеченности для исполнения тематических, генеалогических запросов, подготовки информационных мероприятий не имеют возможности обеспечивать граждан информацией в полном объеме.

Показатель 7. Уровень повышения квалификации работников государственных архивов по выполнению второй тактической задачи.

На 01.01.2012 уровень повышения квалификации работников государственных архивов по основной деятельности составляет 11% от общего количества сотрудников выполняющих вторую тактическую задачу (36 сотрудников).

За отчетный 2011 год в государственных архивах повысили квалификацию всего 4 специалиста, в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалам в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 3 человека; ГБУ «ЦДНИОО» - 1 человек.

Планируется в 2013-2015 г.г. повышение квалификации 15 сотрудников, в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 13 сотрудников, ГБУ «ЦДНИОО - 3.

Задача 3. Осуществление государственного управления архивным делом в Оренбургской области.

Показатель 1. Уровень обеспеченности кадровым составом Комитета.

За отчетный 2011 год предельная штатная численность Комитета осталась без изменений и составляет 8 человек, из них 6 - государственные гражданские служащие.

В целях совершенствования управления архивным делом, реализации законодательства об архивном деле, выполнения возложенных на Комитет функциональных обязанностей и задач, необходимо включить в штат комитета дополнительно 6 работников, в том числе: трех главных специалистов, юриста, специалиста по кадровой работе и ведению воинского учета, уборщицу.

Показатель 2. Уровень повышения квалификации работников Комитета.

За отчетный 2011 год повысили квалификацию 4 работника комитета по делам архивов, их них один в рамках государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Оренбургской области.

До 2015 года планируется повышение квалификации четырех работников комитета по делам архивов Оренбургской области.

Показатель 3. Оснащенность программным лицензионным обеспечением в Комитете (кол-во требуемых лицензионных программ).

Оснащенность программным лицензионным обеспечением в Комитете составляет 46% от общего количества требуемых лицензионных программ.

Всего требуется приобрести, установить и обновить 21 лицензионную программу: Windows 7 Professional, Microsoft Office 2010, Adobe Photoshop CS5, Adobe Dreamweaver CS5, ABBYY FineReader, Eset Nod 32, Win RAR.

До 2015 года планируется оснастить Комитет программным лицензионным обеспечением на 100%

Показатель 4. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть архива (% от общего количества компьютеров, находящихся в эксплуатации).

На 01.01.2012 в Комитете имеется всего 9 компьютеров, объединенных в локальную сеть, что составляет 100%.

Показатель 5. Степень оснащенности комитета по делам архивов Оренбургской области техническими средствами (%).

На 01.01.2012 в Комитете 9 компьютеров класса не ниже Pentium, в том числе один сервер. Количество работников по основной деятельности 8. Все работники Комитета оснащены компьютерной техникой на 100 %. Модернизации подлежит один компьютер.

3.2 Реестр нормативных правовых актов

*Указы (1442)

*Постановления (2182)

*Распоряжения (271)

*Приказы (1) О порядке осуществления органами местного самоуправления переданных государственных полномочий по предоставлению гражданам субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и мер социальной поддержки на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

*Административные регламенты (2)

1) Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области.

2) О вступлении в должность Губернатора Оренбургской области.

*Положения (1)

1) Об утверждении порядка оценки эффективности инвестиционных

проектов, финансирование которых планируется осуществлять

за счет средств областного бюджета.

3.3 Публикационная деятельность архива. Печатные издания

- «Место эвакуации - Чкаловская область» / Оренбург: Печатный дом «Димур», 2010. - 312 с.

- «Хранители. Страницы истории архивного дела в Оренбургском крае» / под общей ред. С.М. Муромцевой - Оренбург: Печатный дом «Димур», 2009. - 416 с.

- «Хроника Оренбургской области. 1934-2009» Том 1 / под общей ред. С.М. Муромцевой - Оренбург: Печатный дом «Димур», 2009. - 428 с.

-Брошюра «Архивные вехи. 1 июня 1918 - 1 июня 2008» / Комитет по делам архивов Оренбургской области; Оренбург., 2008. 15 с.

Заключение

В результате выполненной работы были описаны следующие моменты: краткая история Оренбурга и Оренбургской области, нормативно-правовые акты, которые используют в архивах данной области. Немало внимания уделяется комитетам Оренбургского Государственного Архива. Описаны функции, цели, состав, основные права и обязанности комитета.

Разобрано обеспечение сохранности комплектов, учет и использование Архивных документов. Описано цели, состав и оснащенность архива, реестр нормативно-правовых актов и публикационная деятельность.

Подчеркнуты моменты важности методологии и организации работы архива.

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Оренбургской области, как и во всех архивах учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Архивы Оренбургской области являются хранилищами ценнейших документальных материалов, отражающих важнейшие этапы социально-экономического и политического развития Оренбургского края

Около 3 млн. единиц хранения, размещенных в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций, включены в Архивный фонд Российской Федерации, который на территории области ежегодно пополняется управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документацией, документами личного происхождения в объеме 15-20 тыс. дел.

Список использованной литературы

1. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998. с. 74

2. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. «Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов»: Уч. пособие. - М., 2003. с. 124

3. Иноземцева З.П. Проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации // «Вестник архивиста». № 5. 1996. с. 89

4. Оренбургская область. // Сост. Воронцов П.С. - Оренбург: Аталия, 2006.

5. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательство Герда, 2006. с. 398

6. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

Электронные ресурсы:

7. Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации. Интернет-интервью с заместителем руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизовым.

8. Козлов В.П., директор Федерального архивного агентства. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ.

Размещено на Allbest.ru