Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. История Архива

1.1 Историческая справка Оренбурга и Оренбургской губернии

2. Современная система организации архива

2.1 Нормативно-правовые акты

2.2 Нормативно-правовые акты комитета по делам архивов

2.3 Основные задачи комитета

2.4 Основные функции и полномочия комитета

2.5 Подведомственные организации

2.6 Структура архивной службы Оренбургской области

2.7 Основные права и обязанности комитета

2.8 Организация деятельности комитета

2.8.1 Совещательные органы

2.8.2 Реорганизация и ликвидация комитета

3. Обеспечение сохранности комплектов, учет и использование архивных документов

3.1 Цели комитета. Состав и оснащенность Архива

3.2 Реестр нормативно-правовых актов

3.3 Публикационная деятельность. Печатные издания

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Архивы Оренбургской области являются хранилищами ценнейших документальных материалов, отражающих важнейшие этапы социально-экономического и политического развития Оренбургского края, исторические события республик Казахстана, Башкирии, Татарстана, республик Средней Азии, а также государств дальнего зарубежья: Польши, Чехии, Франции.

Около 3 млн. единиц хранения, размещенных в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций, включены в Архивный фонд Российской Федерации, который на территории области ежегодно пополняется управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документацией, документами личного происхождения в объеме 15-20 тыс. дел.

Архивы области осуществляют целый комплекс работ по обеспечению сохранности документов и удовлетворению информационных потребностей общества, законных прав, интересов граждан и государства.

Реформирование системы государственного управления в России поставило перед архивными органами и учреждениями новые задачи, в их числе перевод на новые принципы бюджетирования, которые являются одним из эффективных методов решения актуальных проблем в деятельности архивов.

В этой работе я рассмотрю вопросы, касающиеся организации государственного архива Оренбургской области. Контрольная работа состоит из таких элементов: введение, рассмотрение непосредственно самой темы, заключение и списка использованных источников.

Впервой главе речь идет об истории и исторической справки Оренбурга и Оренбургской губернии.

Во второй главе описывается современная система организации архива, нормативно-правовые акты в данном архиве, а так же комитета по делам архивов, основные задачи, функции, полномочия комитета. В работе разбирается совещательные органы, их реорганизация и ликвидация.

В третьей главе разбирается обеспечение сохранности комплектов, учет и использование Архивных документов. В этой же главе описываются цели, состав и оснащенность Архива, реестр нормативно-правовых актов и публикационная деятельность.

В заключении описывается работа, которая была проделана и проанализирована, с подробным описанием глав. В заключении подчеркиваются моменты важности методологии и организации работы архива.

Основной задачей ведения архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению, поэтому выбранная тема актуальна, особенно в нашей стране.

архив комплект документ правовой

1. История архива

1.1 Историческая справка Оренбурга и Оренбургской губернии

В сентябре 1919г. Главное управление архивным делом назначает в Оренбургскую губернию своего уполномоченного, на которого возлагает задачи: организацию государственного архива, спасение от гибели архивных материалов дореволюционных учреждений губернии и концентрацию их в государственном архиве.

Комплектование государственного архива началось в 1920г. .

С образованием Казахской автономной республики с центром в г.Оренбурге и включением в ее состав Оренбургской губернии, губернский архив перешел 1 сентября 1921г. В отделение академического центра Наркомпроса КаССР и реорганизован в центральный краевой архив Казахской республики до 1936г. - Киргизкой .

20 ноября 1922г. На основании Положения о губернских архивных бюро в состав центрального краевого архива было создано Оренбургское губернское архивное бюро на правах отдела.

В 1925г. с выходом Оренбургской губернии из КаССР в РСФСР архивное бюро было выделено из состава Центрального краевого архива.

На основании приказа Оренбургского губисполкома 39 от 27 июля 1925г. губернский архив перешел в его ведение, подчиняясь одновременно Управлению Центрального архива РСФСР.

3 августа 1925г. был произведен раздел фондов между Оренбургским губернским и центральным Казахским краевым архивом.

Архивное строительство в Оренбургской губернии с 1935г. - Оренбургская область до 1938г. осуществлялось в системе исполком местных советов.

За период 1926 - 1938гг. проводилась большая реорганизация архивной сети Оренбургской области, вызванная изменением административно-территориального деления и задачи архивного строительства.

Большая концентрация документальных материалов советского периода, начиная с 1925г. привела к необходимости разделения в 1927г. губернского архива на архив Октябрьской революции / АОР / и Исторический архив. В архив Октябрьской революции поступали материалы советского периода и в исторический архив материалы дореволюционных фондов. С этого же периода архивное бюро действовало как архивный орган.

ИСТАРХ и АОР - как единый государственный архив. Функции между архивным бюро и Госархивным были разграничены.

Ликвидация Оренбургской губернии и создание Оренбургского округа потребовали дальнейшей реорганизации в существующей сети архивов. 1 июня 1928г. приказом Оренбургской окружной организационной комиссии губернское архивное бюро было реорганизовано в окружное архивное бюро на правах подотдела Оренбургского окрисполкома.

Архивное бюро стало подчиняться непосредственно областному архивному бюро Средне-Волжского облисполкома в г. Самаре.

Последующее изменение административно-территориального деления - ликвидация округов в августе 1930г. преобразовало окружное архивное в Оренбургское кустовое архивное бюро при Оренбургском городском отделе народного образования с подчинением Седне-Волжскому краевому архивному бюро. В его функции входило руководство местным ИСТАРХом и АОРом и ведомственными архивами города Оренбурга и 12-ти районов.

13 ноября 1931г. на совещании Средне-Волжского краевого архивного управления принято решение об организации Оренбургского отделения Средне-Волжского краевого архивного управления при Оренбургском горсовете. Архивное отделение осуществляло контроль за ведомственными архивами в 11-ти районах Средне-Волжского края.

В 1937г. с увеличением масштаба деятельности Оренбургского областного государственного архива произведено разделение его на два областных государственных архива: Октябрьской революции и социального строительства и Исторический - с четко разграниченными функциями. Упорядочение архивного дела в стране к концу 1938г. не было закончено, архивные органы СССР не выполнили Постановление Президиума ЦИК СССР от 27 июня 1935г..

В целях коренного улучшения архивного дела в СССР Указом Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1938г. архивные учреждения были переданы в систему НКВД. В Чкаловской области с декабря 1938г. передача архивных учреждений в Управление НКВД произошла в октябре 1939г. В связи с этим областное архивное управление было реорганизовано в архивный отдел УНКВД по Чкаловской области, а районные государственные архивы стали подчиняться начальникам РОНКВД.

В соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, утвержденным СНК СССР 29 марта 1941г. Областные государственные архивы Октябрьской революции и Исторический были объединены в один областной государственный архив, при котором были созданы три отдела: дореволюционных фондов, фондов Октябрьской революции и социалистического строительства и секретный. Эта реорганизация позволила ликвидировать параллелизм в работе двух областных государственных архива, и способствовала более правильной организации работы архивов как по упорядочению так и по использованию документных материалов государственного архивного фонда.

На основании директивного указания Министерства Внутренних дел РСФСР от 16 февраля 1961г. Был решен вопрос о слиянии архивного фонда УВД с облгосархивом. При этом были организованы:

1. Отдел учета и хранения и НСА на базе отделов дореволюционных фондов, фондов Октябрьской революции и социалистического строительства, отдела секретных фондов.

2. Организационно-инструкторский отдел - переименован в организационно-методический отдел.

В декабре 1961г. В соответствии с постановлением СМ РСФСР от 25 ноября 1961г. Об организации Главного архивного управления при СМ РСФСР и архивных отделом при СМ автономных республик и в составе крайисполкомов, облисполкомов, мозгорисполкомов и ленгорисполкомов.

Исполком областного совета решил:

1. Организовать архивный отдел в составе облисполкома на базе архивного отдела УВД Оренбургского облисполкома.

Архивный отдел облисполкома создан в целях осуществления организационного и научнометодического руководства архивным делом в Оренбургской области. В функции отдела входит разработка вопросов организации архивного дела и постановки документальной части делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях области, контроль за выполнением архивными и другими учреждениями, предприятиями области постановлений и распоряжений СМ СССР, СМ РСФСР, решений и распоряжений Оренбургского облисполкома, осуществляет научное организационно-методическое руководство государственными и ведомственными архивами области, разрабатывает и вносит на рассмотрение партийных и советских органов области предложения по вопросам архивного дела и работы архивов учреждений области.

При архивном отделе образуются:

a) научный совет для рассмотрения важных вопросов теории и практики архивного отдела, публикации архивных документов и постановки документальной части делопроизводства, учреждений, организаций и предприятий.

б) экспертно-проверочная комиссия для решения вопросов об постановлении на хранении документов государственного архивного фонда СССР, хранящихся в государственных и ведомственных архивах области, уничтожении документов не подлежащих хранению.

На основании письма ГАУ при СМ СССР от 20 апреля 1964г. и решения промышленного облисполкома от 15 апреля 1963г. при архивном отделе была образована хозрасчетная группа для проведения научно-технической обработки документов в учреждениях, организациях и предприятиях области.

В соответствии с приказом начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 13.03.70 при архивном отделе облисполкома в г. Оренбурге создан зональный научно-методический /ЗНМС / архивных учреждений Урала. Совет создан в целях координации научно-методической деятельности архивных учреждений зоны и совместной разработки ими актуальных проблем архивоведения и документоведения.

За период с 1970г. по 1980г. головной организацией ЗНМС является архивный отдел Оренбургского облисполкома. В состав совета вошли 7 областей. По решению ЗНМС Урала и согласия Глав архива РСФСР руководство зональным советом передано в архивный отдел Свердловского облисполкома.

В соответствии с решением исполкома Оренбургского облсовета от 28.12.76г. в целях улучшения руководства архивного учреждения области, повышение уровня организационной работы при архивном отделе была создана коллегия архивного отдела облисполкома.

Дополнение к исторической справке фонда 683 архивного отдела администрации Оренбургской области

За 1992-2003гг. в названии и функциях архивного отдела администрации Оренбургской области произошли следующие изменения.

В соответствии с распоряжением главы администрации Оренбургской области от 11 декабря 1991г. «О структуре администрации Оренбургской области» в связи с ликвидацией исполнительного комитета Оренбургского областного Совета народных депутатов и решением администрации Оренбургской области от 13 февраля 1992г. образован архивный отдел администрации Оренбургской области.

На основании приказа заведующей архивного отделом от 3 января 1996г. «О преобразовании экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации области в экспертно-проверочную методическую комиссию (ЭПМК) архивного отдела администрации области» экспертно-проверочная комиссия архивного отдела преобразована в экспертно-проверочную методическую комиссию архивного отдела, объединив экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного отдела, методическую комиссию облгосархива, экспертно-методическую комиссию (ЭПМК) Центра документации новейшей истории.

В связи с принятием Закона Оренбургской области «Об организации государственной службы Оренбургской области» от 21 февраля 1996г. и утверждением реестра государственных должностей государственных служащих Оренбургской области распоряжением главы администрации области от 25 марта 1996г. и приказа начальника архивного отдела с 1 апреля 1996г. работники архивного отдела администрации области переведены в группу государственных должностей.

1 ГАОО, фонд 683, опись 2, дело 1, лист 16

2 ГАОО, фонд 683, опись 2, дело 4, лист 12

3 ГАОО, фонд 683, опись 1, дело 188, лист 6

4 ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 754, листы 79-80

5 ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 754, листы 254-255

6 ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 783, листы 46-49

7 ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 756, лист 23

8 ГАОО, фонд 683, опись 7, дело 127

9 ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 783, лист 55

10 ГАОО, фонд 683, опись 1, дело 1079

11 ГАОО, фонд 683, опись 6, дело 1, лист 6

12 ГАОО, фонд 683, опись 6, дело 2

13 ГАОО, фонд 683, опись 12, дело 1

14 ГАОО, фонд 683, опись 12, дело 19, лист 3

15 ГАОО, фонд 683, опись 13, дело 1, лист 44

2. Современная система организации архива

2.1 Нормативные правовые акты

Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон от 2.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

Постановление Правительства РФ № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов правительства СССР».

Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, копмлектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16.02.2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893.

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 375 «Об утверждении положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов российской федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел».

Приказ Министра культуры РФ и Федеральный архив агентства от 14.03.2000 № 167/13 «Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения».

Приказ Федеральной архивной службы России и Министерства юстиции Российской Федерации от 02.08.1999 № 38_230 «Об утверждении правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг.

Закон Оренбургской области от 17 августа 2005 года № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области» (в ред. от 28.09.2010 N 3823/888-IV-ОЗ)

Закон Оренбургской области от 17.06.2009 г. № 3039 «Об обязательном экземпляре документов».

Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005 № 142-ук (в ред. от 15.03.2010 № 40-ук) «Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области».

2.2 Нормативные правовые акты комитета по делам архивов

Приказ комитета по делам архивов от 17.04.2013 № 23 «Об утверждении предельных цен на работы и услуги, выполняемые ГБУ «ГАОО» и его филиалами».

Приказ комитета по делам архивов от 17.04.2013 № 24 «Об утверждении предельных цен на работы и услуги, выполняемые ГБУ ЦДНИОО».

Административные регламенты комитета по делам архивов Оренбургской области - полномочия:

- комитет по делам архивов Оренбургской области (далее - комитет) является органом исполнительной власти Оренбургской области и входит в систему органов исполнительной власти Оренбургской области.

- комитет осуществляет государственное управление архивным делом в области, а также контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов.

2.3 Основные задачи комитета

Основными задачами комитета являются:

- осуществление на территории Оренбургской области государственной политики в области архивного дела;

- организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Оренбургской области;

- развитие и совершенствование архивного дела, соблюдение единых принципов организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;

- координация деятельности подчиненных государственных архивов, обеспечение их функционирования;

- обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации и законодательства Оренбургской области об архивном деле на территории области.

2.4 Основные функции и полномочия комитета

Комитет в целях реализации возложенных на него задач:

- в установленном порядке осуществляет контроль за соблюдением федерального законодательства и законодательства Оренбургской области об архивном деле в пределах своей компетенции;

- организует комплектование, хранение, учет и использование документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;

- организует государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Оренбургской области и ведение централизованного государственного учета этих документов;

- организует работу государственных архивов по выявлению и отнесению архивных документов к особо ценным и уникальным документам, а также по созданию и хранению их страховых копий;

- анализирует состояние архивного дела в области, изучает тенденции, определяет концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

- разрабатывает проекты законодательных и иных нормативных правовых актов Оренбургской области по вопросам обеспечения сохранности, учета, пополнения и использования Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;

- подготавливает проекты и организует реализацию областных программ развития архивного дела, а также разработку и выполнение основных направлений развития архивного дела в Оренбургской области на текущий календарный год;

- организует реализацию в установленном порядке на территории области федеральных программ развития архивного дела;

- организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов области;

- выступает учредителем государственных архивных учреждений - государственных архивов области;

- утверждает предельные цены на работы и услуги, выполняемые государственными архивами области;

- координирует работу подчиненных ему государственных архивов области, оказывает им методическую помощь;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов, отбор их на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области;

подготавливает заключения (представления) о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности Оренбургской области, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

- совместно с собственниками архивных документов в установленном порядке решает вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Оренбургской области;

- реализует преимущественное право государственных архивов на приобретение архивных документов частной собственности;

- определяет перспективы информатизации архивного дела, организует создание информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;

- координирует научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов; участвует в работе научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа; организует мероприятия по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;

- координирует работу научного совета государственных архивов в области архивоведения, документоведения и археографии;

- разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

рассматривает перечни документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти области и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству;

- согласовывает нормативные документы по архивному делу и делопроизводству органов государственной власти области, подведомственных им органов и организаций, других организаций - источников комплектования государственных архивов по договору (соглашению);

- организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов;

- организует издание справочно-информационной литературы о составе и содержании документов по актуальной тематике, хранящихся в государственных архивах Оренбургской области, для использования их в политических, социально-экономических, научных и культурных целях;

- организует обеспечение органов государственной власти и органов местного самоуправления ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений; изучает потребности общества в указанной информации в целях эффективного использования архивных документов;

- организует внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов;

-организует повышение квалификации работников комитета, государственных архивов, архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования государственных архивов;

- изучает, обобщает, распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных архивов, архивов и делопроизводственных служб организаций, проводит научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и делопроизводству;

- в установленном порядке участвует в разработке, заключении и выполнении отраслевого (тарифного) соглашения в качестве представителя работодателя от лица подчиненных комитету государственных архивов при условии делегирования комитету соответствующих полномочий; содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивных учреждений области, их социальной защиты;

- организует своевременное рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан; принимает по ним необходимые меры: проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции комитета; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в государственных архивах;

- в установленном порядке взаимодействует с архивными учреждениями зарубежных стран; принимает участие в работе совещаний и международных конференций по архивному делу, осуществляет взаимовыгодный обмен документированной информацией;

- организует ведение бухгалтерского учета, статистического учета и отчетности подчиненных комитету государственных архивов области;

- анализирует потребности в капитальном строительстве, реконструкции, ремонте зданий и сооружений государственных архивов области, участвует в приемке вводных объектов в эксплуатацию;

- организует и обеспечивает мобилизацию архивных документов, в части, касающейся их защиты в военное время, участвует в разработке мобилизационного плана экономики области, в пределах своих полномочий;

- организует и обеспечивает воинский учет и бронирование на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе, и работающих в организациях, находящихся в сфере ведения или деятельность которых связана с деятельностью комитета;

- осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством и полномочиями комитета.

(Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005 № 142-ук (в ред. от 15.03.2010 № 40-ук) «Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области»)

2.5 Подведомственные организации

На 01.01.2012 в сети архивных учреждений Оренбургской области действуют всего 56 архивных учреждений, из них 2 - подведомственные комитету: государственные бюджетные учреждения «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») и «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»), 3 филиала ГБУ «ГАОО» в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске, а также 51 муниципальный архив.

Комитет и подведомственные ему государственные архивы финансируются из областного бюджета.

Государственные архивы области проводят платные работы и услуги в соответствии с «Перечнем платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами Оренбургской области», утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области от 10.01.2006 № 3-п. Предельные цены на услуги согласованы с Департаментом Оренбургской области по ценам и регулированию тарифов (приказ от 27.11.2007 № 05-07/А 2) и утверждены комитетом по делам архивов Оренбургской области (приказ от 30.11.2007 № 32).

Главным распорядителем средств, выделяемых из областного бюджета, является Комитет.

Формирование и содержание муниципальных архивов, включая хранение архивных фондов поселений, финансируются из бюджетных средств муниципальных образований области.

Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО»)

Филиал ГБУ «ГАОО» в г . Бугуруслане

Филиал ГБУ «ГАОО» в г. Бузулуке

Филиал ГБУ «ГАОО» в г. Орске

Государственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»)

Руководители архивных учреждений Оренбургской области.

Комитету непосредственно подчиняются два государственных архива:

*Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО»)

*Государственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»).

2.6 Структура архивной службы Оренбургской области

Комитет по делам архивов Оренбургской области является органом исполнительной власти Оренбургской области и входит в систему органов исполнительной власти Оренбургской области.

Комитет осуществляет государственное управление архивным делом в области, а также контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов.

Комитет осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Оренбургской области, иными государственными органами и учреждениями, созданными для реализации отдельных функций государственного управления, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Основными задачами комитета являются:

*осуществление на территории Оренбургской области государственной политики в области архивного дела;

*организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Оренбургской области;

*развитие и совершенствование архивного дела, соблюдение единых принципов организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;

*координация деятельности подчиненных государственных архивов, обеспечение их функционирования;

*обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации и законодательства Оренбургской области об архивном деле на территории области.

2.7 Основные права и обязанности комитета

Комитет в целях реализации возложенных на него задач имеет право:

- вступать по поручению Губернатора Оренбургской области в отношения с юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к его компетенции;

- вносить в органы государственной власти предложения о внесении изменений, дополнений или отмене законодательных и иных нормативных правовых актов Оренбургской области по вопросам архивного дела;

- осуществлять взаимодействие с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Оренбургской области по вопросам, отнесенным к ведению субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

- заключать договоры (соглашения) с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Оренбургской области по архивным вопросам;

- осуществлять межрегиональное и международное сотрудничество в области архивного дела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Оренбургской области в пределах своей компетенции;

- получать в установленном порядке от государственных и муниципальных учреждений, а также от организаций независимо от организационно-правовой формы и формы их собственности необходимые материалы о работе архивов;

- осуществлять взаимодействие с органами местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов, расположенными на территории Оренбургской области, осуществляющими управление архивным делом в соответствующих муниципальных образованиях;

- оказывать методическую помощь муниципальным архивам, архивам и делопроизводственным службам негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;

- давать в пределах своей компетенции государственным органам исполнительной власти Оренбургской области и государственным организациям области рекомендации по архивному делу и делопроизводству;

- организовывать и проводить в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов, рассматривать и решать вопросы распределения архивных фондов между ними;

- организовывать выпуск периодических изданий, информационных, методических, справочных и других материалов по вопросам, входящим в компетенцию комитета;

- в установленном порядке выполнять функции учредителя подведомственных учреждений;

- вносить предложения Губернатору Оренбургской области по созданию, реорганизации и ликвидации подведомственных комитету государственных архивных учреждений;

- привлекать на договорной основе научные организации, специалистов, создавать временные творческие (научные) коллективы, экспертные, консультативные рабочие группы для выполнения работ в целях развития архивного дела и осуществлять их финансирование;

- ставить вопросы перед правоохранительными органами о привлечении руководителей организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области ответственности за нарушение законодательства об архивном деле;

- создавать комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов, в соответствии с действующим законодательством;

- согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые организациями - источниками комплектования государственных архивов;

- разрабатывать методические документы по направлениям деятельности архивных учреждений;

- объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов;

обращаться в суды в случаях нарушения на территории Оренбургской области порядка проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности.

Комитет обязан:

- обеспечивать реализацию решений федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти области по вопросам, входящим в его компетенцию;

- организовывать информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам;

- осуществлять контроль за деятельностью государственных архивов и других подведомственных архивных учреждений;

- осуществлять контроль за использованием бюджетных средств государственными архивами;

- рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

2.8 Организация деятельности комитета

Комитет возглавляет председатель комитета по делам архивов Оренбургской области, осуществляющий на принципах единоначалия руководство комитетом.

Председатель имеет одного заместителя председателя комитета.

Председатель и его заместитель назначаются и освобождаются от должности Губернатором Оренбургской области.

Председатель комитета и его заместитель имеют право составлять протоколы об административных правонарушениях правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА:

- руководит деятельностью комитета на принципах единоначалия, принимает решения по вопросам, входящим в его компетенцию, и несет персональную ответственность за результаты его деятельности;

- издает в пределах полномочий приказы;

- является представителем нанимателя, назначает работников комитета на должность и освобождает от должности;

- решает в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Оренбургской области о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в комитете;

- представляет в установленном порядке особо отличившихся работников архивных учреждений области к награждению государственными наградами и к другим видам поощрения;

- утверждает уставы, назначает и освобождает от должности руководителей государственных архивов, их заместителей, по отношению к которым комитет является учредителем;

- является распорядителем кредитов и средств в пределах утвержденных смет и ассигнований;

- утверждает штатные расписания комитета в пределах численности, утвержденной Губернатором Оренбургской области, и подчиненных комитету государственных архивов;

- утверждает сметы расходов аппарата комитета и подчиненных ему государственных архивов в пределах средств областного бюджета, выделенных на его содержание;

- проводит личный прием граждан, определяет порядок и несет персональную ответственность за организацию приема и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан должностными лицами комитета по вопросам, входящим в его компетенцию.

2.8.1 Совещательные органы

При комитете создаются совещательные органы:

- коллегия, в состав которой входят председатель комитета (председатель коллегии), его заместитель (заместитель председателя коллегии), специалисты комитета, руководители государственных архивов и по согласованию работники других учреждений;

- экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЭПМК), в состав которой входят заместитель председателя комитета (председатель ЭПМК), специалисты комитета, государственных архивов и по согласованию - специалисты муниципальных архивов, архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования государственных архивов.

-положения о коллегии, ЭПМК, их персональные составы утверждаются председателем комитета.

При комитете могут создаваться другие совещательные и консультативные органы. Положения о них и их персональный состав утверждаются председателем комитета.

2.8.2 Реорганизация и ликвидация комитета

Ликвидация и реорганизация комитета осуществляются Губернатором Оренбургской области в соответствии с действующим законодательством.

3. Обеспечение сохранности, комплектования, учет и использование архивных документов

3.1 Цели комитета. Состав и оснащенность архивных фондов

Стратегическая цель деятельности Комитета - «Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах государства, общества, сегодняшнего и будущих поколений российских граждан». Эта цель останется неизменной, в полной мере соответствует основным функциям Комитета, выполняемым на постоянной основе, и приоритетам, определенным посланиями Президента Российской Федерации и «Стратегией развития Оренбургской области до 2020 года и на период до 2030 года», утвержденной постановлением Правительства Оренбургской области от 20.08.2010 № 551-пп. В частности, она направлена на реализацию следующих стратегических целей Правительства Оренбургской области:

1. Развитие человеческого потенциала и рост благосостояния населения.

Достижение цели требует реализации следующих задач:

Повышение уровня культуры населения. Обеспечение прав граждан на доступ к культурным ценностям, сохранение историко-культурного наследия.

Обеспечение качества и разнообразия услуг, предоставляемых в сфере культуры.

2. Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования.

Достижение цели требует реализации следующих задач:

Качественное исполнение функций органов исполнительной власти, ориентированность их деятельности на результат.

Повышение доступности предоставления государственных и муниципальных услуг. Создание информационной инфраструктуры, баз данных и обеспечение информационной безопасности. Для достижения этих целей и реализации стратегических задач региона, стратегическая цель Комитета формулируется следующим образом:

Повышение эффективности государственного управления в сфере архивного дела в Оренбургской области.

Для достижения качественных результатов в культурной политике, охватывающих в целом всю установленную сферу деятельности Комитета, выделяются следующие три взаимоувязанные приоритетные тактические задачи.

Задача 1. Обеспечение сохранности, формирование и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам - обеспечивает достижение двух стратегических целей Оренбургской области: «Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования», «Развитие человеческого потенциала и рост благосостояния населения» в части повышения уровня культуры населения, обеспечения прав граждан на доступ к культурным ценностям, сохранение историко-культурного наследия, а также обеспечения качества и разнообразия услуг, предоставляемых в сфере культуры.

Система мер по обеспечению сохранности, формированию и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, включает в себя комплекс мероприятий по созданию оптимальных (нормативных) условий хранения архивных документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии в подведомственных Комитету государственных архивах области.

Задача 2. Обеспечение качества государственных услуг, удовлетворение потребностей и реализация конституционных прав граждан на доступ к информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документах - обеспечивает достижение двух стратегических целей Оренбургской области:

«Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования»;

«Развитие человеческого потенциала и рост благосостояния населения» в части обеспечения прав граждан на доступ к культурным ценностям, повышение доступности предоставления государственных услуг, а также обеспечения их качества и разнообразия. Создание информационной инфраструктуры, баз данных и обеспечение информационной безопасности.

Задача 3. Осуществление государственного управления архивным делом в Оренбургской области - обеспечивает достижение стратегической цели Оренбургской области «Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования» в части качественного исполнения функций органов исполнительной власти, ориентированность их деятельности на результат.

Осуществление государственного управления архивным делом на территории Оренбургской области в целях дальнейшего его развития и совершенствования предполагает улучшение кадрового обеспечения и повышение квалификации работников Комитета.

Цели, задачи и показатели общественно значимых результатов деятельности Комитета до 2015 года с их разбивкой по годам даны в Приложении № 4 «Основные показатели деятельности комитета по делам архивов Оренбургской области».

Повышение эффективности государственного управления в сфере архивного дела в Оренбургской области.

Задача 1 Обеспечение сохранности, формирование и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам.

Показатель 1. Уровень оснащенности пожарной сигнализацией (% от имеющихся площадей кв.м.).

Общая площадь государственных архивов на 01.01.2012 составляет 11 119,6 кв.м. (ГБУ «ГАОО» и его филиалы - 8267,6 кв.м.; ГБУ «ЦДНИОО» -2 852,0 кв.м.).

На 01.01.2012 площади всех помещений государственных архивов, оборудованных системами пожарной сигнализации, составляют всего 9 029,1 кв.м. для обеспечения сохранности 1 557 250 тыс.ед.хр.:

в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 6 177,1 кв.м., (74,7% от общей площади архивов на 01.12.2012 - 82 67,6 кв.м.) для усиления пожарной безопасности 799 356 тыс.ед.хр. Не установлена система пожарной сигнализации в здании филиала ГБУ «ГАОО» в г. Орске на площади 1 753 кв.м. с объемом 150,475 тыс. ед.хр.;

в ГБУ «ЦДНИОО» площадь оснащения системой пожарной сигнализацией составляет 2 852 кв.м. (100%).

За отчетный 2011 год в ГБУ «ГАОО», его филиалах, в ГБУ «ЦДНИОО» изменений по данному показателю не произошло.

В текущем 2012 году планируется установка пожарной сигнализации в филиале ГБУ «ГАОО» в г. Орске на площади 1 753 кв.м.

Оснащение архивных учреждений системами пожарной сигнализации проводится в целях обеспечения противопожарного режима, регламентируемого соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Показатель 2. Уровень оснащенности системами автоматического пожаротушения и оповещения людей о пожаре (% от имеющихся площадей кв. м.).

На 01.01.2012 площадь оснащенности системами автоматического пожаротушения и оповещения людей о пожаре в ГБУ «ГАОО» и его филиале в г. Бугуруслане составляет 2 644,0 кв.м. что обеспечивает пожарную безопасность 343,024 тыс. ед.хр. .

В ГБУ «ГАОО» (хранилище № 1) и его филиалах в гг. Бузулуке, Орске, а также в ГБУ «ЦДНИОО» системы автоматического пожаротушения на 01.01.2012 отсутствуют.

За отчетный 2011 год в ГБУ «ГАОО» и его филиалах изменений по данному показателю не произошло.

На 2012 год в ГБУ «ЦДНИОО» планируется установка системы автоматического пожаротушения тонкораспыленной водой во всех архивохранилищах общей площадью 2 557,1 кв.м., что обеспечит полную пожарную безопасность архива.

На 2013 год планируется установка системы автоматического пожаротушения в г. Орске на площади 1 753 кв.м. и г.Бугуруслане на площади 1 240 кв.м..

Установка системы пожаротушения проводится в целях обеспечения противопожарного режима, регламентируемого соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Показатель 3. Обеспеченность вневедомственной охраной (%).

На 01.01.2012 обеспеченность вневедомственной охраной в целом по государственным архивам составляет 60%. В ГБУ «ГАОО» и его филиале в г. Орске, ГБУ «ЦДНИОО» созданы круглосуточные посты вневедомственной охраны. Здание филиала в г. Бузулуке сдается на пульт вневедомственной охраны. В г.Бугуруслане установлен пост вневедомственной охраны с 20-00-8-00 утра следующего дня, с 8-00 утра до 20-00 - дежурные сторожа.

За отчетный 2011 год всеми государственными архивами области заключен государственный контракт по охране и соблюдению пропускного и внутриобъектового режимов.

Планируется в 2012-2015 гг. всеми государственными архивами области перезаключать государственные контракты по охране и соблюдению пропускного и внутриобъектового режимов.

Показатель 4. Оснащенность современным стеллажным оборудованием (% от общей протяженности стеллажных полок, требующих замены).

На 01.01.2012 современным стеллажным оборудованием государственные архивы области оснащены на 72,7%, что составляет 24 600,9 тыс. пог.м. Общая протяженность стеллажных полок в государственных архивах составляет 33 834,9 тыс. пог.м., из них 9 234,0 тыс. пог.м. требуют замены, что составляет - 27,3%.

За отчетный 2011 год в филиале ГБУ «ГАОО» в гг.Бугуруслане и Орске площадь архивных полок всего увеличилась на 600 пог.м. (в филиале г.Бугуруслана на 222 пог.м., в филиале г.Орска на 378 пог.м.);

в ГБУ «ЦДНИОО» протяженность стеллажных полок увеличена на 2 пог.м.

В 2012 году планируется дополнительно установить 28 пог.м. стеллажей в филиале ГБУ «ГАОО» в г. Бузулуке.

В 2013-2015 гг. потребуется установка стеллажей в хранилищах ГБУ «ГАОО» по ул. М. Жукова, д. 42 (после передачи здания на баланс и проведения ремонтных работ).

Показатель 5. Оснащенность архивными коробками для картонирования документов (% от общего кол-ва ед.хр.).

На 01.01.2012 в ГБУ «ГАОО» и его филиалах, ГБУ «ЦДНИОО» закартонировано 1 863,803 тыс.ед.хр., что составляет 97 % от общего количества хранящихся документов - 1 917,800 тыс.ед.хр. В ГБУ «ЦДНИОО» закартонировано 100% хранящихся дел.

За отчетный 2011 год закартонировано 8,631 тыс.ед.хр., поступивших на хранение в государственные архивы от организаций - источников комплектования и ликвидированных организаций. В ГБУ «ГАОО» и его филиалах 7,440 ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 1,191 ед.хр..

В 2012 году в государственных архивах планируется закартонировать 7 334 ед.хр., в том числе:

ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 6 252 ед.хд.;

ГБУ «ЦДНИОО» - 1 082 ед.хр.

На 2013-2015 гг. запланировано картонирование 13,420 тыс.ед.хр. (дела при плановом приеме от источников комплектования и замена ветхих архивных коробок), в том числе:

ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 11 500 ед.хр. .

ГБУ «ЦДНИОО» - 1 920 ед.хр. .

Проведение работы по картонированию документов обеспечивает сохранность архивных документов от воздействия внешних факторов (пыль, свет). Отсутствие коробок приводит к затуханию текста документов, соответственно в дальнейшем - к невозможности их использования, то есть к их утрате.

Показатель 6. Количество дел (документов), требующих реставрации (ед.хр./ %).

В государственных архивах на 01.01.2012 подлежит реставрации 480,016 тыс.ед.хр., что составляет 25% от объема всех хранящихся документов. В ГБУ «ГАОО» подлежит реставрации 43 % от объема всех хранящихся документов. Всего в ГБУ «ГАОО» и его филиалах нуждается в реставрации различной степени 460,029 тыс. ед.хр.; в ГБУ «ЦДНИОО» - нуждается в реставрации 19,987 ед.хр., что составляет 2,4% от объема всех хранящихся документов.

За отчетный 2011 год государственными архивами области всего отреставрировано - 1,466 тыс. ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 793 ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 673 ед.хр.).

На 2012 год планируется отреставрировать всего 1 713 ед.хр., в том числе:

ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 1173 ед.хр.;

ГБУ «ЦДНИОО» - 540 ед.хр.

Планируется на 2013-2015 годы отреставрировать всего 3 120 тыс. ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 1 500 ед.хр.; ГБУ «ЦДНИОО» - 1 620 тыс. ед.хр.).

Показатель обусловлен необходимостью восстановления поврежденных документов. В том числе спорами плесневого грибка; вероятностью невосполнимой утраты архивных документов, возрастающей с течением времени, а также в связи с воздействием неблагоприятных факторов (резкой смены температуры, длительного воздействия щелочи, попавшей на документы во время пожара).

Показатель 7. Уровень обеспеченности оригиналов документов копиями страхового фонда и фонда пользования (% от общего объема хранящихся документов).

На 01.01.2012 объем работы по созданию государственными архивами страхового фонда составляет 41,260 тыс. ед.хр., что составляет всего 2 % от общего количества хранящихся документов (1 917,800 тыс.ед.хр.), в том числе:

в ГБУ «ГАОО» - 26,280 тыс. ед.хр., что составляет 2,45 % от общего количества хранящихся документов (1 069,881 тыс.ед. хр.);

в ГБУ «ЦДНИОО» - 14, 980 тыс.ед.хр., что составляет 1,8 % от общего количества хранящихся документов (847,919 тыс.ед.хр.).

Фонд пользования создан в ГБУ «ГАОО» и ГБУ «ЦДНИОО» в общем объеме на 2,270 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» - 1020 ед.хр., в ГБУ «ЦДНИОО» на 1 250 ед.хр.).

За отчетный 2011 год создан страховой фонд в общем объеме на 0,647 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» на 0,238 ед.хр., в ГБУ «ЦДНИОО» на 0,409 ед.хр.).

В 2011 году работа по созданию фонда пользования на документы проводилась только в ГБУ «ГАОО», в объеме 301 ед.хр.

В текущем 2012 году планируется провести страховое копирование архивных документов всего в объеме - 754 ед.хр. в том числе:

ГБУ «ГАОО» - 400 ед.хр.;

ГБУ «ЦДНИОО» - 354 ед.хр.

Планируется на 2013-2015 годы страховое копирование архивных документов в общем объеме 2,147 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» на 1 200 ед.хр. в ГБУ «ЦДНИОО» - 947 ед.хр.).

На 2013-2015 год фонд пользования планируется создать всего в объеме 2,146 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» на 1 200 ед.хр., в ГБУ «ЦДНИ-ОО» - 946 ед.хр.).