Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Задачи, функции и структура Администрации городского поселения "Апрелевка". Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность. Процесс документирования управленческой деятельности Администрации.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 24.07.2012 |
| Размер файла | 2,4 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
В Администрации городского поселения «Апрелевка» экспериментально вводится электронный документооборот, продумывается система оперативного хранения электронных документов, определяется круг лиц и критерии доступа. В настоящий момент в Администрации процент электронной документации не более 40%, регистрация электронных документов проводится в обязательном порядке. Для этого в журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавлена дополнительная графа, которая идентифицирует тип материального носителя: бумажный, факсовый, электронный документ. Так же выделена категория электронных документов, которые дублируются на бумажный носитель.
В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения «Апрелевка», все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрация документа -- запись необходимых сведений о документе и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.
Документы регистрируются однократно: входящие -- вдень поступления, исходящие и внутренние -- в день подписания.
В Администрации городского поселения «Апрелевка» обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.
В Администрации существует наиболее эффективная централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (в данном случае - одним лицом). Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях), т. е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кадров, бухгалтерскую документацию -- в бухгалтерии и т. д. При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры и т. д.), используя валовую (порядковую) нумерацию в пределах каждой группы.
Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса -- порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из порядкового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ. Документы в Администрации городского поселения «Апрелевка» регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.
Регистрационный номер (индекс) входящего документа, фиксируемый в журнале регистрации входящих документов, состоит из порядкового номера дела по данному журналу и номера дела, в которое подшивают документ. Данные об исполнителе и сроке исполнения вносят исходя из указаний руководителя, содержащихся в резолюции.
Регистрационный номер, фиксируемый в журнале регистрации исходящих документов, может состоять, как в варианте, из порядкового номера документа по данному журналу или, из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера. В графе «Дополнительные сведения» может быть указан номер документа-ответа.
Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую группу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию.
Реквизиты, используемые для ведения регистрационных форм составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм.
Еще одной регистрационной формой являются регистрационно-контрольные карточки (РКК). Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов. Картотеки Администрации городского поселения «Апрелевка» делятся на две части -- по исполненным и неисполненным документам.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.). Образец формы регистрационно-контрольной карточки представлен на рис. 5.
Рис. 5 Форма регистрационно-контрольной карточки, используемой в Администрации городского поселения «Апрелевка»
Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база Администрации городского поселения «Апрелевка» данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации.
Учет электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 п. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа.
Электронные документы учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).
За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.
Перечень документов Администрации городского поселения «Апрелевка», не подлежащих регистрации конкретизируется с учетом специфики учреждения.
В Администрации городского поселения «Апрелевка» существует практика составления единого перечня таких документов, который включает в себя:
• письма, присланные для сведения (копии);
• сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня;
• графики, наряды, заявки, разнарядки;
• сводки и информацию, присланные для сведения;
• учебные планы, программы;
• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;
• прейскуранты;
• поздравительные письма;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• корреспонденцию, адресованную работникам Администрации с пометкой «лично»;
• объяснительные записки.
2.5 Организация контроля над исполнением документов
Контроль - одна из важнейших функций управления. Он состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений руководителя и решения вопросов, обозначенных в его резолюциях или в распорядительных документах.
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля над исполнением документов:
• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
• автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. В то же время в Администрации городского поселения «Апрелевка» в настоящий переходный период используются обе формы контроля: в большей степени - ручная, и в меньшей степени - автоматизированная.
При ведении контроля над исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроком исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. При осуществлении контроля над исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль над исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными
Для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:
· поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
· поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;
· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Порядок исполнения контроля документов в Администрации городского поселения «Апрелевка», в том числе состав форм контроля и анализа исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения»
2.5 Организация текущего контроля документов
В Администрации городского поселения «Апрелевка» можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания (см. рисунок 6).
Рис. 6. Классификация методов контроля в Администрации городского поселения «Апрелевка»
Контроль по существу - это оценка насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут непосредственные исполнители и руководители их структурных подразделений. Контроль над сроками ведет, как показало исследование - специалист.
Как показано на рисунке 12, в сроковом контроле можно выделить:
• Текущий контроль;
• Предупредительный;
• Итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Этот контроль требует ежедневной проверки хода исполнения и напоминание исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы. Этот контроль помогает составить план работы на день, так как сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Одна из главных обязанностей специалиста в начале рабочего дня - вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю.
Предупредительный контроль требует составления сводки и предупреждения исполнителей по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если в ходе предупредительного контроля выясняется невозможность своевременного выполнения поручения руководителя, то об этом немедленно должно быть доложено руководителю подразделения или организации. И только руководитель имеет право продлить или изменить срок. Если руководитель продлевает срок, то измененный срок должен быть обязательно внесен в регистрационную карточку.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению результатов работы сотрудников, подразделений или организации в целом.
Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) над сроками исполнения задания создает нормальную рабочую атмосферу в Администрации городского поселения «Апрелевка». Служащие приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.
К основным причинам неисполнения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» можно отнести:
• слишком высокая централизация полномочий;
• перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;
• недисциплинированность исполнителей;
• недостаточные сроки для качественного исполнения;
• нерациональная система документооборота.
2.7 Экспертиза ценности документов
Значение и ценность документов, образующихся в деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка», полученных на различных носителях и с использованием различных средств их доставки, неодинакова.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение организационного времени, другие имеют большое значение и должны сохраняться. В связи с этим возникает необходимость экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.
Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия (ЭК). Деятельность комиссии Администрации городского поселения «Апрелевка» регламентирована положением, оформленным на общем бланке организации и утвержденным руководителем Администрации.
Объектами рассмотрения комиссии являются: ежегодно составляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов.
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
2.8 Подготовка документов к сдаче в архив
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Формирование дел -- группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.
Номер тома указывается в заголовке дела, например: «Входящая корреспонденция. Т. I».
Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т д. Принципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип систематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, независимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соответствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их датировкой.
Различают две формы брошюровки -- правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т. е. последний документ подшивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот -- левая.
Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используются папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.
На обложке каждого дела указывают названия вышестоящей организации, данного учреждения и его структурного подразделения, а также номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество листов, срок хранения.
Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В начале каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера листов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.
Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенклатуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листок-заместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня.
В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:
• предназначенные для архивного хранения;
• подлежащие уничтожению;
• необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения и подготовки документов к архивному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как правило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секретарь-референт Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Внутренняя опись
В случае необходимости (т. е. если заголовок дела не раскрывает содержание документов или если в деле содержится специфичная документация -- секретная, особо ценная и т. д.) для документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения лицо, ответственное за документы, составляет внутреннюю опись.
Лист-заверитель дела
Дела, предназначенные для архивного хранения, необходимо оформлять дополнительно. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруют арабскими цифрами. На пронумерованную единицу хранения составляют лист-заверитель, или заверительный лист, который подшивают в конце дела (в картотеках заверительную запись делают на чистой карточке, которую помещают в конце).
В заверительном листе указывают количество листов в деле, особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. Его подписывает сотрудник, проводивший нумерацию листов в деле.
Опись дел
На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют, как правило, на документы одного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер. В случае если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись подписывается составителем и председателем экспертной комиссии (ЭК) предприятия, а затем она согласовывается и утверждается ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного фонда.
Архивная справка
Архивная справка -- официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах. Архивная справка должна содержать поисковые данные, т е. номер описи, номер дела, номера листов. Архивная справка составляется только на основе подлинников или заверенных копий, которые могут прилагаться к ней. Выдержки из документов заключаются в кавычки. При отсутствии соответствующих документов справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов. Справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации, после чего заверяется печатью.
Акт приема-передачи дел
При смене лица, ответственного за хранение документов, происходит прием-передача дел, что оформляется соответствующим актом. В этом акте фиксируют виды передаваемых документов, их количество и состояние. Акт должен быть подписан передающим и принимающим лицами и утвержден руководителем предприятия (организации, учреждения). Если прием-передача происходит в присутствии какого-либо должностного лица или специально созданной комиссии, акт должен быть подписан всеми присутствующими.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
Документы в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляются на бланках, которые моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Для создания большинства документов в Администрации используется общий бланк: распоряжения, постановления, указания, акты, пояснительные записки, как приложение к основному документу, справки, выходящие за пределы организации, номенклатура дел Администрации городского поселения «Апрелевка» и др.
На бланке конкретного вида документа в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляются Положения о подразделении Администрации и Должностные инструкции. Хотя, как правило, данные документы оформляются на общем бланке Администрации.
Бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» имеет угловое расположение реквизитов. На бланке письма Администрации городского поселения «Апрелевка»отсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.
Устав муниципального образования городское поселение «Апрелевка» оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
С учетом того, что правом подписи обладает не только руководитель Администрации, но и руководители структурных подразделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа).
Документооборот - это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.
Основными характеристиками документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка» являются: Направление; Содержание; Объём документооборота; Скорость движения документов; Стоимость выполняемых типовых операций.
Доставленные до Администрации городского поселения «Апрелевка» входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе. В целом, не всегда упорядоченная и тщательно организованная работа с документами Администрации городского поселения «Апрелевка» может привести к появлению спешки и увеличению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.
В Администрации городского поселения «Апрелевка» экспериментально вводится электронный документооборот, продумывается система оперативного хранения электронных документов, определяется круг лиц и критерии доступа. В настоящий момент в Администрации процент электронной документации не более 40%, регистрация электронных документов проводится в обязательном порядке.
В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения «Апрелевка», все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. В Администрации городского поселения «Апрелевка» Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.
В Администрации существует наиболее эффективная централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (в данном случае - одним лицом).
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. В то же время в Администрации городского поселения «Апрелевка» в настоящий переходный период используются обе формы контроля: в большей степени - ручная, и в меньшей степени - автоматизированная. Порядок исполнения контроля документов в Администрации городского поселения «Апрелевка», в том числе состав форм контроля и анализа исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения». В Администрации городского поселения «Апрелевка» можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания: ежедневный контроль (текущий и предупредительный) над сроками исполнения и итоговый контроль.
К основным причинам неисполнения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» можно отнести: слишком высокая централизация полномочий; перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня; недисциплинированность исполнителей; недостаточные сроки для качественного исполнения; нерациональная система документооборота.
Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»
3.1 Доработка локальных правовых актов
Как показало проведенное исследование, бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» в настоящее время смоделирован с нарушениями. В Приложении 2 представлен проект нового бланка Администрации городского поселения «Апрелевка», соответствующего современным требованиям.
В настоящее время в Администрации городского поселения «Апрелевка» разрабатывается проект Инструкции по делопроизводству Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области. Разработка проекта Инструкции обусловлена требованиями Приказа Росархива от 23.12.2009 N 76, которым утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и полным переходом на электронный документооборот. В связи с тем, структура и содержание Инструкции разрабатываются в соответствии с упомянутыми Методическими рекомендациями (Гл. III, Приложения 1-30), то доработка всего проекта Инструкции не укладывается в объем проводимого исследования. В данном случае целесообразно остановиться на одном из основополагающих разделов: Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов.
Модернизированный вариант фрагмента локального нормативного акта «Инструкция по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области» - Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов.
3.2 Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов
При подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области (далее - нормативные правовые и распорядительные документы) структурные подразделения руководствуются регламентом Администрации Городского поселения «Апрелевка» и настоящей Инструкцией.
Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов оформляются на утвержденных бланках установленного образца, изготовляемых типографским способом. Текст печатается на одной стороне листа.
Использование ксерокопий бланков запрещено.
Совместные нормативные правовые акты и распорядительные документы оформляются на чистом листе бумаги, в количестве, соответствующем числу должностных лиц, от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).
Обязательными реквизитами нормативных правовых актов и распорядительных документов являются:
воспроизведение герба Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области на бланках в верхнем поле листа над реквизитом «Наименование органа (должностного лица)»;
наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ);
дата, регистрационный номер, место принятия документа;
заголовок;
текст документа;
подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: сокращенное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);
печать.
Датой принятия нормативного правового акта и распорядительного документа является дата его подписания.
Внесение каких-либо изменений в подписанные нормативные правовые акты и распорядительные документы запрещается.
Текст печатается с отступом от левой границы листа (3 см) и выравнивается по ширине текстового поля.
Текстовая часть нормативных правовых актов и распорядительных документов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых актов и распорядительных документов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами и распорядительными документами Московской области и Наро-Фоминского муниципального района, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых актов и распорядительных документов, указываются их реквизиты и наименование вида документа.
Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д. Не допускается для обозначения процентов использовать символ «%» (например, «Ежемесячная надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и специальный режим работы устанавливается в размере до ста процентов (включительно)»)
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть постановлений Главы Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», после которых ставится двоеточие
Если содержание нормативного правового акта и распорядительного документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть
В постановляющей (распорядительной) части нормативного правового акта и распорядительного документа в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт нормативного правового акта и распорядительного документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например: «Председателю комитета Семенову В.Ю. …».
В том случае, если предписывающее действие возложено на структурное подразделение, в скобках после наименования структурного подразделения указывается фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.
Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов должны содержать пункты, предусматривающие:
поручения заместителям руководителя Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области или руководителям структурных подразделений Администрации по осуществлению контроля над исполнением нормативного правового акта или распорядительного документа со сроками исполнения поручений;
указания по опубликованию нормативных правовых актов и правовых актов, вносящих в них изменения в официальных изданиях (для нормативных правовых актов, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области и для нормативных правовых актов и распорядительных документов, затрагивающих вопросы защиты прав и свобод человека и гражданина - в обязательном порядке);
указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу нормативных правовых актов и распорядительных документов (пунктов нормативных правовых актов и распорядительных документов) с указанием их вида, органа, принявшего документ, даты, номера и названия, если вновь принимаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ отменяет их или какие-то их положения. В заголовке принимаемого нормативного правового акта (распорядительного документа) указываются только вид, орган, принявший документ, дата и номер документа, в который вносятся изменения или признается утратившим силу.
Если подготавливаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого нормативного правового акта и распорядительного документа, либо представляются одновременно в виде отдельного проекта нормативного правового акта и распорядительного документа.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов.
Последний лист каждого приложения на оборотной стороне визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.
Приложения к нормативным правовым актам подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа.
Если в нормативном правовом акте и распорядительном документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование в именительном падеже, после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: «В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области (далее - Инструкция)».
Наименования упоминаемых в нормативном правовом акте и распорядительном документе государственных и муниципальных органов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным в их правоустанавливающих документах.
Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов устанавливаются Регламентом Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области и настоящей Инструкцией.
Согласование проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется путем визирования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта нормативного правового акта и распорядительного документа (но не на приложении к ним), согласно прилагаемому образцу.
Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих должностных лиц и печатается на отдельном листе с заголовком «Продолжение листа согласования… (с указанием наименования проекта документа)».
Если в процессе согласования проекта нормативного правового акта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке, а также согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.
При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: «Замечания прилагаются» (личная подпись, дата).
Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим структурным подразделениям Администрации и должностным лицам.
Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующем структурном подразделении.
На основании полученных письменных ответов от согласующих исполнитель в листе согласования, если он имеет продолжение, делает отметку «согласовано письмом» (с указанием даты и номера письма), либо оформляет к проекту дополнительный лист согласования с приложением подлинных письменных ответов.
В дополнительном листе согласования указывается:
наименование согласующего структурного подразделения Администрации;
должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;
дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.
Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.
Дополнительные листы согласования и замечания к проекту нормативного правового акта подшиваются в дело совместно с подлинником документа.
Разработанная подобным образом Инструкция определяет требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области и устанавливает единые правила работы со служебными документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» и ее структурных подразделениях.
3.3 Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота
Правовую основу деятельности ОМСУ в информационном поле в Российской Федерации составляют следующие нормативно-правовые акты: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», которым регламентированы нормы в сфере информатизации, формирования, использования и защиты информационных ресурсов. А так же Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 г. № 65 «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»; Распоряжение Правительства РФ от 17.07.2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Многие отраслевые федеральные законы устанавливают необходимость формирования, ведения и использования различного назначения государственных кадастров, регистров и реестров. Перечисленные правовые акты, не затрагивают техническую сторону процесса информатизации, предоставляя МО право самостоятельно выбирать аппаратное и программное обеспечение, в соответствии с решаемыми в процессе управленческой деятельности задачами.
В целом, система электронного документооборота в организации представлена на рис. 7.
Рис. 7. СЭД в организации
С учетом того, что в большинстве региональных и федеральных органах государственной власти Московской области, а так же в значительной части муниципальных образований Московской области (в частности, Наро-Фоминском муниципальном районе) применяется система электронного документооборота (СЭД) «Дело», Администрация Городского поселения «Апрелевка» целесообразно начать внедрение данной системы документооборота.
Система «ДЕЛО», - комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.
Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» - самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 2500 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 220 000. Семнадцать субъектов РФ приняли программы автоматизации органов власти различных уровней на базе системы «ДЕЛО».
Система электронного документооборота «ДЕЛО» по количеству всех новых проектов внедрения СЭД в России занимает первое место 34% (у ближайшего конкурента 21%).см. рис. 8
Рис. 8. Внедрение СЭД «Дело» в 2009г. на территории РФ, %
Следует отметить продолжающееся с 2008 года увеличение доли рынка системой «ДЕЛО», ставшей практически основным инструментом при построении электронного документооборота в государственных и муниципальных учреждениях. В относительном выражении доля рынка выросла на 10% по сравнению с 2008 года и достигла 55%.
Лидером, реализовавшим в сегменте «Проекты до 10 лицензий» наиболее количество проектов, по результатам 2009г. является система «ДЕЛО» - 42%.
Преимущества СЭД «ДЕЛО»:
• Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличает полный функционал, доступный сразу после покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.
• Готовность к работе в МЭДО. Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
• Легкая и быстрая установка, и настройка (в том числе силами заказчика), делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, которое включает весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.
Качественный документооборот предприятия. Решаемые задачи представлены на рис. 9.
Рис. 9. Задачи, решаемые СЭД «ДЕЛО»
Характеристика задач, решаемых СЭД «ДЕЛО»
• Канцелярия - Регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
• Подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.
• Поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.
• Контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов.
• Согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения.
• Бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа.
• Работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры).
• Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
• Оповещения и уведомления - рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений.
• Сканирование, в том числе поточное сканирование - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
• Создание отчетов - подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
• Веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.
• ЭЦП - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
• Юридически значимый документооборот предприятия - организация юридически значимого делопроизводства любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.
• Протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе.
• Интеграция - описанная структура системы; наличие API.
Возможности СЭД «ДЕЛО».
• Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать различные модули.
• Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.
• Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.
• Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени.
• Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.
• СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления виртуальными документами.
• Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД.
• Масштабируемость - система обладает практически неограниченной возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно работают от единиц до тысяч пользователей.
При реализации технологий электронного документооборота в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области целью являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить бесшовное совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.
Подобные документы
Начисление заработной платы работникам Администрации Чернушинского городского поселения. Характеристика, структура предприятия. Документальное оформление первичного учета численности работников. Затраты по оплате труда, их отражение в бухгалтерском учете.
дипломная работа [2,5 M], добавлен 25.10.2016Нормативная база, регулирующая документационное обеспечение управления администрации Родинского района. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Организация контроля и проверки исполнения служебных документов. Передача дел в архив.
курсовая работа [29,6 K], добавлен 21.02.2009Документационное обеспечение управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы ДОУ. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.
контрольная работа [21,4 K], добавлен 27.10.2010Документационное обеспечение как основа принятия управленческих решений. Анализ службы делопроизводства на ЗАО "Проспект": организационное построение, типовые задачи, функции; структура, должностной и численный состав, юридический и технический аспекты.
курсовая работа [42,0 K], добавлен 24.04.2011Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС. Регистрация и первичный учет документов. Работа с входящими и исходящими документами, с внутренними документами и организация оперативного хранения.
дипломная работа [375,0 K], добавлен 29.06.2010Рассмотрение органов местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение их деятельности на примере Администрации г. Казани. Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Формирование дел, порядок передачи документов в архив.
дипломная работа [109,1 K], добавлен 03.03.2011Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.
контрольная работа [18,7 K], добавлен 10.11.2010Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учёта имущества. Разработка рабочего плана счетов бухгалтерского учёта. Формирование бухгалтерской проводки по учёту имущества. Порядок хранения первичных документов и учётных регистров.
отчет по практике [36,8 K], добавлен 01.05.2016Информационное обеспечение процесса управления и его роль в принятии решений. Основные задачи, структура и функции службы делопроизводства; нормативно-правовая регламентация. Современные технологии реализации систем электронного документооборота.
контрольная работа [52,0 K], добавлен 17.04.2012
