Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.

При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа - возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса - сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке «Поступившие»), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP». Компания-разработчик, обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможность регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается полный цикл корпоративного электронного документооборота.

Основными результатами внедрения системы электронного документооборота СЭД «ДЕЛО» в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области являются:

• СЭД «ДЕЛО» - коробочное, промышленное решение, оно не требует постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.

• Внедрив систему электронного документооборота «ДЕЛО», Администрация Городского поселения «Апрелевка» останется в едином информационном пространстве и Наро-Фоминского муниципального района и Московской области.

• Грамотное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

• Обучение (переподготовка) сотрудников Администрация Городского поселения «Апрелевка» проходит в короткие сроки.

• Система обеспечивает электронный документооборот Администрация Городского поселения «Апрелевка» и повышает эффективность и качество работы сотрудников с документами.

• Новый продукт позволяет повысить качества управленческих решений, принимаемых ОМСУ, за счет улучшения информационного обеспечения их деятельности, получения более полной, достоверной и своевременной информации о социально-экономическом положении и развитии муниципального образования.

• Происходит значительное усовершенствование системы предоставления информации из муниципальных информационных ресурсов гражданам, юридическим лицам, общественным и политическим организациям, обеспечение конституционных прав граждан на доступ к информации.

• Как следствие, повышается качество предоставляемых органами местного самоуправления услуг.

СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

В данном разделе представлен проект нового бланка Администрации городского поселения «Апрелевка», соответствующего современным требованиям. А так же разработан фрагмент проекта «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области». Разработанный фрагмент определяет требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области и устанавливает единые правила работы со служебными документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» и ее структурных подразделениях. В качестве практического применения на основе данного фрагмента может быть разработан весь проект «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области».

В качестве предложения по совершенствованию документооборота в Администрации Городского поселения «Апрелевка» рассмотрена и изучена система электронного документооборота (СЭД) «Дело», как основа электронного документооборота Администрации.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД «ДЕЛО» в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской позволяет решить задачи повышения качества работы с документами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Муниципальное образование «Апрелевка» имеет статус городского поселения и является самостоятельным муниципальным образованием в составе Наро-Фоминского муниципального района Московской области. Администрация поселения является юридическим лицом и осуществляет исполнительно-распорядительные функции. Деятельностью Администрации поселения руководит на основе единоначалия Глава поселения.

Структура Администрации поселения утверждается Советом депутатов поселения по представлению главы поселения, и состоит из линейных подразделений (например: отдел архитектуры, градостроительства, землепользования и природопользования, отдел по ЖКХ и благоустройству, военно-учетный стол), осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений (отдел экономики, финансов и бухгалтерского учета, отдел правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы, технический персонал).

Основными задачами Администрации являются: обеспечение реализации полномочий по решению вопросов местного значения городского поселения «Апрелевка»; осуществление отдельных государственных полномочий (например: полномочий по составлению (изменению и дополнению) списков кандидатов в присяжные заседатели федеральных судов общей юрисдикции в РФ, полномочий по первичному воинскому учету и др.), переданных органам местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» федеральными законами и законами Московской области.

Основные функции Администрации состоят в следующем: готовит и направляет нормативные правовые акты поселения для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области; осуществляет прием населения, а также рассмотрение жалоб, заявлений и предложений граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции.

Структурная организация Администрации городского поселения «Апрелевка» определяет тип его делопроизводства. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо, в частности, специалист первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации.

Документы в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляются на бланках, которые моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций. Для создания большинства документов в Администрации используется общий бланк. Устав муниципального образования городское поселение «Апрелевка» оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» имеет угловое расположение реквизитов. На бланке письма Администрации городского поселения «Апрелевка» отсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.

Входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения «Апрелевка», все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. В Администрации действует наиболее эффективная централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одним лицом.

В Администрации в настоящий период используются обе формы контроля документооборота: в большей степени - ручная, и в меньшей степени - автоматизированная. Контроль исполнения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка», в том числе состав форм контроля и анализ исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения». (Утверждена распоряжением Администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского района Московской области от 05.05.2010 № 18/4-р).

В Администрации городского поселения «Апрелевка» можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания.

Автором представлен проект нового бланка письма Администрации городского поселения «Апрелевка», соответствующего современным требованиям. Разработан фрагмент проекта «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области». В связи с тем, что структура и содержание проекта Инструкции разрабатываются в Администрации в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 23.12.2009 N 76, которым утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и полным переходом на электронный документооборот (Гл. III, Приложения 1-30), то доработка всего проекта Инструкции не укладывается в объем проводимого исследования. В данном случае целесообразно остановиться на одном из основополагающих разделов: Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов. В качестве практического применения на основе данного фрагмента может быть разработан весь проект «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области».

В настоящее время в Администрации городского поселения «Апрелевка» разрабатывается проект Инструкции по делопроизводству Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области. Разработка проекта Инструкции обусловлена требованиями Приказа Росархива от 23.12.2009 N 76, которым утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и полным переходом на электронный документооборот.

В качестве предложения по совершенствованию документооборота в Администрации Городского поселения «Апрелевка» предложена система электронного документооборота (СЭД) «Дело» как основа электронного документооборота Администрации.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД «ДЕЛО» в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской позволяет решить следующие задачи: избежать постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг; остаться в едином информационном пространстве и Наро-Фоминского муниципального района и Московской области; обеспечить электронный документооборот и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами; повысить качество управленческих решений, принимаемых ОМСУ; усовершенствовать систему предоставления информации из муниципальных информационных ресурсов гражданам, юридическим лицам, общественным и политическим организациям, обеспечение конституционных прав граждан на доступ к информации; повысить качество предоставляемых органами местного самоуправления услуг.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Источники

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 4. Ст. 445.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 07.02.2011) // Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301

3. Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 29.12.2010) Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 16.09.2003) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011) // Российская газета. 2003. 08 октября. N 202.

4. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об архивном деле в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета. 2004. 27 октября. N 237.

5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об информации, информационных технологиях и о защите информации (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Парламентская газета. 2006. 03 августа. N 126-127.

6. Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 24.09.2010) О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти // Собрание законодательства РФ. 2005. N 31. Ст. 3233.

7. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.

8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) // http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=96081

9. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2010. 20 сентября. N 38.

10. ГОСТ Р ИСО 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. - М.: Изд-во стандартов, 2001. - 45 с.

11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.// Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

12. Устав городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области / Принят решением Совета депутатов городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области №10/1 от 21.02.2006 г. (в редакции решения Совета депутатов городского поселения «Апрелевка»Наро-Фоминского муниципального района Московской области №9/4 от 23.06.2010 г.) // // http://www.admapr.ru/

13. Решение Совета депутатов городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области от 15 декабря 2010г. № 15/5 «Об утверждении Положения об администрации городского поселения «Апрелевка»» // http://www.admapr.ru/

14. Положение об отделе правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области // www. admapr.ru

15. Должностная инструкция специалиста 1 категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» // http://www.admapr.ru/index.php?menu=31

2. Литература

16. Алферов. А.В. Оргтехника в управлении / В.С. Бренер, Л.Н. Качалина; Под общ. ред. Л.Н. Качалиной. - М.: Экономика: 1975. - 183 с.

17. Аналитический обзор российского рынка ERP-систем по итогам 2009 года // http://www.dssconsulting.ru/

18. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2005. - 192 с.

19. Антошечкина Е.Ю. Факты и цифры. Кто главный на рынке СЭД? // «Современные технологи делопроизводства и документооборота. - 2010. - №3. - С.18-24

20. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - Ростов н/Д.: Феникс, 2010. -320 с.

21. Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.- 3-е изд.- М.:Вузовский учебник,2009.- 320 с.

22. Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 320 с.

23. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с.

24. Делопроизводство : образцы док. с коммент. / Е. А. Лопатникова. -- М.: Омега-Л, 2009. -- 288 с.

25. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2009. - 71 с.

26. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Издательство: Омега-Л. - 2008. - С.408.

27. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. 592 с.

28. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов: Учебно-практическое пособие для предприятий и организаций всех форм собственности. - М.: ИКЦ « МарТ», Ростов н/Д.: Издательский центр «МарТ», 2009. - 144с.

29. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Мн.: Выш.шк., 2009. -348 с.

30. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М. Издательство: Велби, 2006. - 384 с

31. Семенихин В.В. Кадровый документооборот: практическое руководство. - М.: Эксмо, 2009. - 384 с.

32. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. -208 с.

33. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: Изд-во «ПРИОР», 8-е изд., доп. и перераб. - 2006. - 144 с.

34. Филина Ф. Как правильно и быстро разработать должностные инструкции // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2007. - №4.

35. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.- 159 с.:

Размещено на Allbest.ru