Правовые и организационные основы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

46

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Правовые и организационные основы электронного документооборота

ВВЕДЕНИЕ

электронный документооборот делопроизводство

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нём организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или ещё хуже, её утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота (СЭД).

Следует отметить, что потоки корпоративной бизнес - информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам её представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только 30% всей корпоративной информации храниться в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при её поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.

Проблема использования электронного документа в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методологического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявить реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

В данной работе поставлена цель: проанализировать проблемы организации, перспективы развития, законодательную и нормативно-методическую базу электронного документооборота.

Поставленная цель достигается путём решения следующих задач:

- проанализировать нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота;

- определить, назначение, цели и задачи системы электронного документооборота;

- выявить и проанализировать проблемы внедрения СЭД;

- определить перспективы развития СЭД;

- рассмотреть принципы хранения электронных документов.

Данная тема курсовой работы в достаточной мере обеспечена источниками, литературой и позволяет полностью осветить поставленные проблемы.

Структурирована работа следующим образом:

Во введении определяется актуальность темы, формулируется цель и задачи, путём решения которых она достигается.

В первой главе «Организация электронного документооборота» рассматриваются: электронный документооборот, основные способы создания и внедрения СЭД, а также хранение электронной документации.

Во второй главе «Правовое регулирование электронного документооборота» рассматривается законодательная база электронного документооборота.

В заключении приводятся итоги изучения организации и правового регулирования электронного документооборота.

Приводится список использованных при подготовке курсовой работы источников литературы.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 ТРАДИЦИОННЫЙ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Термин «документооборот» широко используется в действующем законодательстве. Его определение закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М.: «Дашков и К?». 2006. С. 53.

Для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа - и специализированная - типа DHL, UPS и т.п., курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые «бумажные» технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы в большинстве российских офисов создавались всё тем же «дедовским» способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

Понятие «электронный документооборот» - производное от понятия «документооборот».

Российское законодательство не даёт определения термина «электронный документооборот». Международное законодательство также не использует этот термин. Шуваев А. Электронный документооборот как аналог традиционного // Бизнес консультант. - 2008. - №12 - С. 10.

Основу электронного документооборота составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

Электронные документы имеют технологическую специфику. содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождают дискуссии вокруг понятия «электронный документ». Предлагаемые в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вместо него в Государственном стандарте сохранён прежний термин - «документ на машинописном носителе», который определяется как «документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной». Ларьков Н.С. Документоведение. М.: АСТ. 2006. С.134.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон, участвующих в документообороте.

В настоящее время в российском делопроизводстве все ещё сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Это означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляется как в электронном, так и в бумажном виде.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой чётко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учёта, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Для организации автоматизации делопроизводства и перехода от бумажных носителей информации к электронным, в организации должны быть следующие компоненты:

- средства для создания и обработки информации в электронной форме;

- средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

- система передачи данных между пользователями;

- средства для получения твёрдой копии архивных данных;

- собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

1.2 ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Актуальность совершенствования традиционной системы документооборота обуславливается необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоёмкости их обработки. В соответствии с этим разрабатывается и внедряется в практику документационного обеспечения комплексные автоматизированные системы, призванные решить указанные задачи за счёт образования единого информационного пространства организации, дающего её работникам средства эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время.

Система электронного документооборота призвана повысить уровень эффективности управленческой деятельности организаций за счёт автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

- обеспечение документооборота (приём, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

- обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учёт, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчётности по документам; информационное обслуживание пользователей);

- авторизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

СЭД создаёт единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить разработку и внедрение СЭД в организациях можно одним из следующих способов:

1) заказать в специализированной проектной фирме или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированной на предметную область организации;

2) приобрести готовую систему из числа предлагаемых на российском рынке и настроить её на предметную область организации.

Главная особенность создания СЭД состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоёмкости последующих этапов. фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требований, нерешённые вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счёте приводят к неуспеху всей работы в целом.

Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания СЭД является этап пред проектного исследования организации. Основная его задача - выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. Этап обследования определяет осуществление разработки или покупки СЭД.

Выполнение разработки и внедрения СЭД собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учёт всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация может привести к следующим недостаткам:

- сотрудники участвующие в проекте, будут надолго оторваны от своих прямых обязанностей из-за больших временных затрат на разработку и внедрение системы;

- проект может быть не реализован из-за неправильно выбранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для построения достаточно мощной системы, ухода одного-двух ведущих специалистов;

- разработчикам системы в период эксплуатации придётся регулярно её модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств.

Осуществление разработки и внедрения СЭД сторонней организацией, обеспечивая учёт всех требований будущего потребителя, в свою очередь также имеет недостатки:

- создание системы сопровождается большими денежными и временными затратами;

- модификация системы в связи с появлением новых потребительских свойств СЭД зависит от потенциала и надёжности организации-разработчика.

Предлагаемые на рынке современные системы электронного документооборота в принципе уже обладают необходимыми потребительскими свойствами, требуют меньших денежных и временных затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализированной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малоперспективным занятием. В течение эксплуатации потребностей системы новые возможности этой системы электронного документооборота будет предлагать её изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений готовых СЭД.

1. Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр», «ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы», «Кодекс» -ГП «Центр компьютерных разработок», «DIRECTUM» - ООО «ДИРЕК-ТУМ», «DIS - системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ», «LanDocs» - холдинг «Ланит», «NauDoc» - ЗАО «NAU - MEN», «OPTIMA - WorkFlow - компания «Оптима» и т.д.).

2. Русифицированные версии популярных западных систем («Documentum 5» - компания Documentum, «DOCS Open» - компания Hummingbird, «Lotus Domino/Notes» - корпорация IBM, «DocuLive» - концерн Siemens и т.д.).

3. системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes («БОСС - Референт» - компания «АйТи», «CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст» и т.д.). Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцева В.А. Управление документами. М.: ИНФРА-М. 2009. С.265.

К внедрению СЭД каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных СЭД нужно оценивать следующее:

- учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

- поддерживает ли оборот документов, представленных как бумажной, так и в электронной форме;

- обладает ли достаточной функциональной полнотой;

- имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию СЭД, а также оценивать ожидаемый эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах её развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика.

Внедрение СЭД обычно состоит из следующих этапов:

- организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);

- исследование предприятия и проектирование решений по использованию СЭД;

- настройка и адаптация СЭД;

- обучение персонала;

- опытная эксплуатация.

Некоторые из этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следует обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нём средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше фактов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

1.3. ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Янковская В.Ф. Азбука делопроизводства // Секретарское дело. - 2008. - №5 - С.7.

В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведённые в них изменения и контролируется все их версии и подверсии.

Система должна строится на основе открытых технологий, обеспечивающих её дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные.

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового и табличного формата А3 и А4, а также полнотекстового документа. Особое внимание должно уделяться объёмам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

- оперативного и потокового ввода документов, полученных их бумажных документов путём сканирования (получение электронных графических образов) и OCR - распознавания (преобразование их в текстовые документы);

- оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

- передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

- реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

- хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

- адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

- поиска и извлечения документов из электронного архива;

- ввода документов из системы в виде твёрдой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дальнейшей доставки средствами связи;

- связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.

Подсистема «Ввод сканированных документов» обеспечивает:

- проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

- потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, ORC (ICR) - стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

- создание электронных документов средствами подсистемы;

- введение версий (редакций) документов и их авторства;

- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

- электронное визирование документов (электронная подпись);

- связывание документов в логические группы;

- организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движение документов и условий осуществления работ с ними;

- допуск к документами и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

- протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

- управление маршрутами движения документов;

- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

- передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

1.4 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).Елизаветина Т., Денисов Н. Делопроизводство на компьютере. СПб.: ПИТЕР. 2006. С. 31.

Первая задача - это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются - источник бесперебойного питания.

Вторая задача - обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, - призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе - сменных жестких дисках, дискетах, ZIP-дискетах, пишущих CD RW, и так далее.

Наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;

организацию процедуры периодического копирования.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Для создания резервных копий может быть использована стандартная программа BACKUP или внешние программы-архиваторы.

Программа BACKUP выполняет три основных функции:

создает архив - архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;

восстанавливает архив при необходимости;

производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.

Среди программ-архиваторов наиболее популярными являются ZIP- и ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.

Основные операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:

создание архива;

обновление архива;

извлечение файлов из архива.

Положительное свойство WinZip по сравнению с BACKUP - наличие режима Update - обновление с добавлением, который позволяет не только заменять в архиве старые файлы более свежими, но и одновременно добавлять в архив новые файлы, отсутствовавшие ранее.

Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме - использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

нелегальное программное обеспечение;

дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.

Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети - отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ.

Четвертая задача - осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости - корректного ее удаления.

ГЛАВА 2. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 ФОРМИРОВАНИЕ ПОНЯТИЙ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ» И «ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ» В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ АКТАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

20 апреля 1981 года Государственный комитет по науке и технике СССР Постановлением № 100 утвердил «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «…документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3). При заключении предприятиями договора об обмене документами на машинных носителях им предписывалось устанавливать дополнительные реквизиты, которые должны были отражаться на человекочитаемых копиях магнитных документов (п. 22). Таким образом, была предпринята попытка регламентации порядка работы с новым типом документов путем создания различных нормативных актов в отдельных отраслях деятельности общества.

Но первым решением этой задачи на ином общегосударственном уровне можно считать принятие Государственным комитетом СССР по стандартизации ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» 9 октября 1984 года. Этот Государственный стандарт впоследствии являлся основным нормативно-методическим документом, регулирующим использование этих документов в различных областях. Рассматриваемый нормативный акт установил обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Согласно статье 2.1, документ на машинном носителе должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, наименование документа, дата изготовления документа, код лица, утвердившего документ. Последний реквизит в соответствии со статьей 2.8 должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограмме, или лица, утвердившего такой документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе. Необходимо также наличие технических и программных средств и организационных условий, исключающих возможность пользования чужими кодами. Таким образом, по аналогии с подписанием традиционных документов на бумажном носителе для документов на машинном носителе рекомендовалось использование специального кода создателя документа или ответственного лица.

В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86)», которые установили порядок внедрения и применения ГОСТ в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях.

Глава 2 «Требования к подлинникам документов» определяет, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты) (п. 2.1). Создание документов на машинных носителях и машинограммах может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

В принятой в 1991 году «Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» мы встречаем определения терминов - «машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты» и «машинограмма - документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке» (глава 2.3.3).

В 1992 году появляется еще один заметный нормативно-методический документ «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», который также содержит определение термина «машинограмма - документ, созданный при помощи средств вычислительной техники и оформленный на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и может использоваться на равных основаниях с машинописными документами».

Кроме того, статья 3.6 «Автоматизация документирования» говорит о допустимости применения автоматизированных технологий в документировании деятельности соответствующих организаций. Таким образом, мы видим, что в нормативно-методических актах постепенно закрепляется возможность использования документов на машинных носителях и машинограммах в деятельности определенного круга организаций и учреждений, а также некоторые общие определения.

И только в мае 1994 года были приняты два Государственных стандарта - ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе криптографического алгоритма» и ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования», которые закрепили определенную технологию создания электронной цифровой подписи. Первый из вышеперечисленных Государственных стандартов устанавливает процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи сообщений (документов), передаваемых незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения на базе асимметричного криптографического алгоритма с применением функции кэширования. Внедрение системы электронной цифровой подписи на базе настоящего стандарта обеспечивает защиту передаваемых сообщений от подделки, искажения и однозначно позволяет доказательно подтвердить подпись лица, подписавшего сообщение.

Система электронной цифровой подписи базируется на методах криптографической защиты данных с использованием кэш-функции. Алгоритм и процедура вычисления кэш-функции изложены в ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кэширования». Функция кэширования заключается в сопоставлении произвольного набора данных в виде последовательности двоичных символов и его образа фиксированной небольшой длины, что позволяет использовать эту функцию в процедуре электронной цифровой подписи для сокращения времени создания и проверки подписи.

Вслед за принятием государственных стандартов Российской Федерации возникла необходимость урегулировать использование документов в электронной форме в качестве судебных доказательств. В связи с этим было издано письмо Высшего арбитражного суда РФ от 19 августа 1994 года № С1-7/ОП-587 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике», где подтверждалась возможность принятия в качестве доказательств документов, изготовленных и подписанных электронной цифровой подписью, при наличии в договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказательства подлинности договора и достоверности подписей. В письме Высшего арбитражного суда РФ от 7 июня 1995 года № С1-7/03-316 установлено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Что же касается именно вопросов законодательного регулирования Электронных документов и электронной подписи, то первым из законов следует рассмотреть Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году. Данный правовой акт определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

В статье 2 рассматриваемого закона предложены основные термины и определения. Наибольший интерес представляют толкования терминов «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» и «информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

В статье 5 «Документирование информации» рассматриваются вопросы юридической силы документов, полученных из автоматизированных информационных систем. В соответствии с п. 2 ст. 5 документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (п.3 ст. 5).

Таким образом, электронная цифровая подпись становится обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе и позволяет реализовать механизм проверки достоверности сведений, содержащихся в таком документе.

Согласно п. 4 ст. 5 рассматриваемого закона, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 11 апреля 2000 года № 326 «О лицензировании отдельных видов деятельности» определило, что лицензирование деятельности по удостоверению идентичности электронной цифровой подписи должно осуществляться Федеральным агентством правительственной связи и информации при Президенте РФ.

В обязанности этой организации входит также сертификация шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации (электронная подпись). Согласно Указу Президента РФ от 3 апреля 1995 года № 334 «О мерах по соблюдению законности в области разработки, производства, реализации и эксплуатации шифровальных средств, а также предоставления услуг в области шифрования информации», запрещается использование государственными органами и предприятиями в информационно-телекоммуникационных системах шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации, и защищенных технических средств хранения, обработки и передачи информации, не имеющих сертификата Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ, а также размещение государственных заказов на предприятиях, в организациях, использующих указанные технические и шифровальные средства, но не имеющие соответствующего сертификата.

Применительно к гражданским правоотношениям основополагающие положения о возможности использования электронных документов и электронной подписи содержатся в Гражданском кодексе РФ. В статье 160 закреплены требования к письменной форме сделок. В соответствии с п. 2 указанной статьи использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, гражданское законодательство допускает использование электронно-цифровой подписи, но не конкретизирует указанное положение, а только устанавливает, что специальное регулирование должно осуществляться законами и иными правовыми актами, либо специальным соглашением сторон.

Статья 434 Гражданского кодекса РФ «Форма договора» устанавливает, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок. В соответствии с п. 2 ст. 434 договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Важным положением является норма о том, что допускается заключение договора путем обмена документами при помощи электронной связи. Однако при этом должна быть возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

С принятием второй части Гражданского кодекса РФ стало возможным использовать электронные средства платежа при расчетах. В соответствии со ст. 847 п. 3 договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.

В отсутствии специальных законодательных норм Центральный банк РФ издал ряд нормативных документов, позволяющих использовать электронные платежные документы в практической деятельности.

Безусловно, нельзя оставить без внимания и один из последних Государственных стандартов по делопроизводству и архивному делу - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором дан перечень основных терминов и определений в данных областях, обязательных для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В п. 3 рассматриваемого Государственного стандарта дано определение термина «документ, документированная информация», который понимается как «…зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В качестве «носителя документированной информации» подразумевается «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде» (п. 5).

А документ на машинном носителе определяется как «…документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной» (п. 17).

Утверждение «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 8 ноября 2005 года, которая явилась новой редакцией «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Целями новой Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, а также совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Интересно отметить, что положения новой типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, что можно считать прогрессивным шагом в условиях современного общества. Но автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа (п. 1.4 глава 1). Таким образом, несмотря на то, что в рассматриваемой Типовой инструкции не фигурирует термин «электронный документ», подразумевается, что ее положения, направленные на документы на бумажном носителе, справедливы и для документов в электронном формате.

Например, статья 6.2 «Организация доставки документов» содержит п. 6.2.1 о том, что доставка документов в федеральные органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте (п. 6.2.2).

Особый интерес представляет статья 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи», в которой говорится о том, что «…электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения» (п. 6.6.2). Далее в п. 6.6.3 регламентируется сам процесс работы с такими документами «осуществляется через эти почтовые ящики».

Таким образом, рассмотренные положения Типовой инструкции позволили определить некоторые практические моменты использования электронных документов в практической деятельности органов исполнительной власти, что было непросто при отсутствии соответствующей законодательной базы.

Безусловно, нельзя оставить без внимания законодательные акты и нормативные документы, устанавливающие порядок работы в различных отраслях, но так или иначе содержащие нормы, регламентирующие деятельность с информацией на электронных носителях в отраслевых правовых отношениях.

В январе 2001 года появилось Постановление Пенсионного фонда Российской Федерации «О введении в системе Пенсионного фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Постановление содержит Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и обязует соответствующие организации использовать для защиты информации, передаваемой в электронной форме, средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи «Верба-О/ОW».

Таким образом, создается закрытая информационная система для обмена электронными документами между юридическими, физическими лицами и организациями Пенсионного фонда РФ.

В статье 2 рассматриваемого Положения предлагаются определения терминов: «электронный документ - информация, представленная в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущая быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа», «электронная цифровая подпись - последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования исходной информации, которая позволяет подтверждать целостность и неизменность этой информации, а также ее авторство».

В рассмотренном Положении мы видим нестандартное определение термина «электронный документ» с точки зрения специалиста-документоведа, содержащее в основном технические моменты, а также определенные требования к технологии подписания электронных документов, что дает возможности для скорейшего внедрения новой технологии работы с документами в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности», принятый в августе 2001 года, в статье 17 устанавливает обязательность лицензирования деятельности по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи, регистрации владельцев электронной цифровой подписи, оказанию услуг, связанных с использованием и подтверждением подлинности электронной цифровой подписи.

Кроме того, предусмотрено лицензирование деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств; по их техническому обслуживанию и по предоставлению услуг в области шифрования информации.

После нескольких лет обсуждений различных законопроектов решающим шагом стало подписание 10 января 2002 года Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», создающего правовую основу для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Целью этого Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения рассматриваемого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Возможность применения положений закона к иным отношениям ставится в зависимость от наличия соответствующих норм в иных законодательных актах.

В статье 3 рассматриваемого закона определяются основные понятия. Термин «электронный документ» трактуется в самом общем смысле - «…документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Главной особенностью этого термина специалисты считают отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю. Один и тот же документ может существовать на разных носителях, поэтому к нему не применимы такие понятия, как оригинал и копия. Все идентичные по содержанию экземпляры электронного документа могут рассматриваться как оригиналы и отличаться друг от друга только датой создания. А в качестве копии электронного документа может рассматриваться только его копия на бумажном носителе.

Для подтверждения достоверности электронного документа используется электронная цифровая подпись, которая понимается в законе как «…реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе». Таким образом, создатели российского закона прямо указывают на то, что электронная цифровая подпись может создаваться только с использованием криптографической технологии. Действие закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, в том числе и электронных (шифры, коды, пароли и так далее).

Важнейший вопрос юридической силы электронной цифровой подписи изложен в статье 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи». Согласно п. 1 ст. 4, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Рассматриваемый закон впервые закрепляет на законодательном уровне правовой институт удостоверяющих центров. Глава 3 полностью посвящена деятельности удостоверяющих центров, то есть созданию специальной инфраструктуры для использования электронных цифровых подписей в электронных документах.