Производственный документооборот как основа управленческого решения (на примере ООО "Лига-М")

Размещено на http://www.allbest.ru

Мордовский гуманитарный институт

Экономический факультет

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита

Дисциплина: Бухгалтерский (управленческий) учет

Курсовая работа

Производственный документооборот как основа управленческого решения (на примере ООО "Лига-М")

Автор курсовой работы А.Н. Чичкина

Специальность 080109.65 Бухгалтерский учет, анализ и аудит

Руководитель работы Е. А. Храмова

Саранск 2011



Реферат

Курсовая работа содержит 46 страниц, 5 рисунклв, 32 использованных источников, 1 приложение.

ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДОКУМЕНТЫ, УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ, ИНФОРМАЦИЯ, ПРЕДПРИЯТИЕ.

Объект исследования: документооборот на предприятии ООО «ЛИГА-М»

Цель работы: рассмотреть документооборот на предприятии как основу управленческого решения

Методы исследования: экономический анализ, оценка, обобщение, сравнение.

Полученные результаты: В первой главе работы освещены теоретические аспекты работы с документами на предприятии. Рассмотрены требования предъявляемые к оформлению, проверки, исправлению ошибок в документации.

Во второй главе приведены виды документов и их характеристика, рассмотрена документация ООО «ЛИГА-М», приведены предложения по повышению эффективности документооборота на предприятии.

Степень внедрения - полная.

Область применения - в учебном процессе, в практике работы бухгалтера, и всех специалистов так или иначе связанных с документооборотом ООО «ЛИГА-М» и других предприятиях.

Эффективность - повышение эффективности и точности информации, документооборота.



Содержание

Введение

1. Производственный документооборот как основа управленческого решения

1.1 Документы и документооборот

1.2 Составление и оформление первичных документов

1.2.1 Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

1.3 Проверка первичных документов

1.3.1 Правила проверки первичных документов

1.3.2 Исправление ошибок в первичных документах

1.3.3 Порядок изъятия первичных документов

1.4 Виды документов и их характеристика

2. Производственный документооборот на ООО «ЛИГА-М»

2.1 Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота

Заключение

Список литературы

Приложение

документ документооборот коммерческий производственный



Введение

Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами..

Цель работы - рассмотреть производственный документооборот как основу управленческого решения. Для четкой организации документооборота необходимо их разделение на системы и комплексы, для чего служат локальные \акты по организации делопроизводства. Для достижения поставленной цели в работе были поставлены следующие задачи:

- показать сущность документов и документооборота;

- изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота в коммерческих предприятиях.

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение -- это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в организации. Для постановки цели определим следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов.

В ходе написания работы была использована различная литература, такая как учебники, учебные, учебно-практические пособия, сборники, законы, нормативные акты и другие материалы, необходимые для написания данной курсовой работы.

Объектом исследования являются документы и документооборот предприятий.

Предметом исследования является классификация документов в обороте предприятий.

Объект рассмотрения деятельность - ООО «ЛИГА-М».

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.



1. Производственный документооборот как основа управленческого решения

Cистема документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности полномочий по управлению документами; установление распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1--2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Последнее время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется новое словосочетание -- «инф. документационное обеспечение», подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия (очень хорошие знание основ делопроизводства.

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение -- это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ...). Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов.

1.1 Документы и документооборот

Организация как управленческая функция, являясь одной из основных, включает в себя реализацию следующих видов деятельности:

- создание, реорганизация, ликвидация учреждения;

- установление структуры учреждения;

- определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

- лицензирование деятельности в необходимых случаях;

- установление режима работы и системы охраны;

- организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительный договор;

- устав организации;

- положение об организации;

- положения о структурных подразделениях;

- положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов;

- регламенты работы аппарата управления (руководства);

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, правила и т.д.

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие руководству обеспечивать решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, представленные в распорядительных документах, различны по своему содержанию и могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и методов осуществления основной деятельности, обеспечение организации различными видами ресурсов (финансовых, трудовых, материальных, информационных).

К распорядительным документам относятся постановления, приказы и распоряжения.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее место среди них занимаю информационно-справочные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения и т.д.

Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по иерархическим уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.



Таблица 1 - Пример графика документооборота по предприятию

Утверждено приказом № ___ от ___________

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Требование

2

Склад

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до час.)

Бухгалтерия

1 экз. - цех 2 экз. - склад

При отчете при реестре

Ежедневно (до часов)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.



1.2 Составление и оформление первичных документов

1.2.1 Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

* Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

* Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

* наименование документа;

* дату составления документа;

* наименование организации, от имени которой составлен документ;

* содержание хозяйственной операции;

* измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

* личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

* Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

* Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

* при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

* при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.



1.3 Проверка первичных документов

1.3.1 Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

* по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

* арифметически (подсчет сумм);

* по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.



1.3.2 Исправление ошибок в первичных документах

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

* по причинам возникновения -- небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

* по месту возникновения -- в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

* по значению -- локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

* зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

* надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

* на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

* если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

* использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

* отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

* не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

* наличие подчисток и помарок в документах;

* нарушение правила исправления ошибок в документах;

* исправления в кассовых документах;

* записи простым карандашом;

* отсутствие прочерков в свободных строках;

* отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

* арифметические ошибки при таксировке документов.

1.3.3 Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

* его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

* должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;

* содержание действия, последовательность его проведения;

* выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.

Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его проведении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

1.4 Виды документов и их характеристика

Чтобы грамотно организовать «бумажную» систему компании, необходимо решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный для любой организации, независимо от профиля и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые подтвердят правоспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.

Основной объём документооборота составляет документация, направления и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации.

1) Распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов).

2) Бухгалтерского учета и отчетности.

3) Документы, фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу).

4) Планово-отчетная (бизнес-планы, совет директоров, общие собрания, акционерные и т.д.).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон о бухучете). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации. Их отсутствие грозит компании применением мер административной ответственности, а в отдельных случаях может стать причиной предъявления иска о ликвидации фирмы.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

- документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

- документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию.

Договорные отношения с контрагентами должны, по возможности, строиться на стандартных, понятных для всех условиях. Соблюдение этого правила позволит руководителям фирмы работать с клиентами максимально эффективно. Ведь для решения конкретных спорных ситуаций будут применять договорные схемы, известные обеим сторонам. Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности коммерческой деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции, - накладные, акты выполненных работ, об обнаружении недостатков товара, шаблоны претензий и др.

Между тем правильно определить объем внутренней документации фирмы - одна из самых сложных задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов.

Прежде всего, внутренние документы нужны для оформления трудовых отношений с работниками. Так, с каждым сотрудником фирмы необходимо заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Однако оформление рабочих отношений подписанием трудового договора не исчерпывается. Документы учета рабочего времени, функциональных обязанностей сотрудников, дисциплины труда и ответственности сторон договора являются важнейшим доказательством в любом трудовом споре.

Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую. Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Что касается делопроизводственного обслуживания и сотрудников, занимающихся делопроизводством на предприятии, то структура и разветвленность служб делопроизводственного обслуживания зависят от многих факторов:

от размера предприятия или организации;

от профиля деятельности;

от количества внешних связей;

* от достижений современной техники и технологии.

Следует иметь в виду, что Закон о бухучете содержит обязательные требования к оформлению первичных учетных документов, которые составляют по результатам хозяйственных операций. Если для определенного вида документа нормативно предусмотрена унифицированная форма, то он должен соответствовать ей. Напомним, унифицированные формы документации разработаны Госстандартом России для различных отраслей экономики - торговли, строительства, материального производства.

Бухгалтерская документация предприятия - это упорядоченная совокупность бухгалтерских документов, один из основных компонентов финансово-бухгалтерской документации (ФБД).

Примерная классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением представлена на рис. 1. Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на рис.2. Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения). Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 3.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 1 - Общая классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением



Рассмотрим далее содержание основных этапов разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы. Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

- положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях;

- соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

- номенклатурами дел бухгалтерской службы за предшествующие 3 - 5 лет;

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Рис.2 - Функциональное назначение номенклатуры дел



Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерской службы, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 3 - Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

- содержание деятельности бухгалтерской службы, а также специфика ее документирования;

- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

- сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы;

- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерской службы.

На основе полученных сведений производится:

- уточнение перечня документов;

- их предварительное распределение между делами;

- предварительное определение заголовков дел;

- распределение дел между разделами номенклатуры.

Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия. Непосредственная подготовка проекта организуется в группе бухгалтерского делопроизводства по взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе привлекаются и другие сотрудники бухгалтерской службы.

Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:

- перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);

- перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;

- сроки исполнения документов;

- типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке бухгалтерских документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполенния соответствующих работ.

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер.



2.Производственный документооборот на ООО «ЛИГА-М»

Компания ООО «ЛИГА-М» (занимается распространением кондиционеров и производство санитарно-технических работ ).

Организационно-правовая форма предприятия - общество с ограниченной ответственностью, что позволяет участнику общества нести ответственность по обязательствам только в пределах своего вкладов в капитал общества. ООО «ЛИГА-М» является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права. ООО «ЛИГА-М» имеет гербовую печать, штампы со своим наименованием, фирменный знак и бланки со своей символикой, самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в рублях в учреждениях банков.

По месту нахождения единоличного исполнительного органа ООО «ЛИГА-М» хранит следующие документы:

- устав общества, а также внесенные в него и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

- документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

Юридический и фактический адрес: 430034, РМ, г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, д. 81, оф. 211.

Государственный орган осуществившей государственную регистрацию: Инспекция ФНС по Ленинскому району г. Саранска

Дата государственной регистрации: 6 ноября 2009г.ИНН/КПП: 1326212690/132601001.

ОГРН: 1091326002756

Общество самостоятельно заключает и контролирует исполнение хозяйственных и других договоров со всеми видами организаций, предприятий и учреждений, а также частными лицами.

Уставный капитал Общества составляет 10000-00 (Десять тысяч) рублей.

Структура управления Общества:

- Единственный участник Общества

- Единоличный исполнительный орган- директор

- Ревизионная комиссия (ревизор)- контрольный орган, в случаях предусмотренных уставом и действующим законодательством РФ.

Организационная структура предприятия выглядит следующим образом:

Рис.4 Организационная структура ООО «ЛИГА-М»

Работники ООО «ЛИГА-М» подлежат обязательному социальному и медицинскому страхованию и социальному обеспечению в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством ООО «ЛИГА-М» обеспечивает для всех работающих безопасные условия труда и несет ответственность за ущерб, принесенный их здоровью и трудоспособности по вине ООО «ЛИГА-М» в установленном порядке.

ООО «ЛИГА-М» реализует только сертифицированную продукцию (товары, работы, услуги) в соответствии с действующим законодательством и несёт ответственность за реализацию продукции (товаров, работ, услуг), причиняющих вред потребителям.

Среднесписочная численность сотрудников ООО «ЛИГА-М» составляет 7 человек, все остальные сотрудники работают по договору аутсортинга с организацией ООО «Спецсервис», ООО «ЗС», ИП Кумакшев С.А.

Охарактеризуем организационную структуру бухгалтерии ООО «ЛИГА-М»

Рис.2

Организационная структура бухгалтерии

Бухгалтерия выполняет следующие задачи:

1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации ООО «ЛИГА-М» и ее имущественном положении.

2. Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователем бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

3. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной

деятельности организации ООО «ЛИГА-М»и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Структура бухгалтерии линейного типа, т.е. все бухгалтера подчиняются непосредственно директору.

Основной объём документооборота ООО «ЛИГА-М» составляет документация, направления и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. Выделяют основные виды документов, которые присуще любой организации.

1) Распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов).

2) Бухгалтерского учета и отчетности.

3) Документы, фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу).

4) Планово-отчетная (бизнес-планы, совет директоров, общие собрания, акционерные и т.д.).

За распорядительные документы, за документы фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем, за их исполнением и правильность составления отвечает юрист организации ООО «ЛИГА-М».

За правильность составления бухгалтерских документов и отчетности в ООО «ЛИГА-М» отвечает сам директор, так как главного бухгалтера в организации нет. С помощью программы 1С, с помощью отчетов, оборотных ведомостей можно узнать о состоянии счетов, о количестве материалов на складе, о расчетах с покупателями и поставщиками.

Директор отвечает за организацию бухгалтерского учета на предприятии, разрабатывает учетную политику, занимается ведением учета основных средств, налогов, а также составлением финансовой отчетности предприятия.

Бухгалтер по учету заработной платы - начисляет заработную плату работникам предприятия, начисляет отпускные, больничные листы. Кроме этого отвечает за правильное и своевременное отчисление в фонды социального страхования.

Бухгалтер кассир - ведет счета по учету денежных средств на расчетном счете и в кассе. Кроме этого, выполняет функции кассира предприятия, выдает и принимает денежные средства в кассе, ведет все счета по учету расчетов, кроме счетов по налогам и заработной платы. К таким счетам относят счета по учету с поставщиками, покупателями, прочим дебиторам и кредиторам и др.

Бухгалтер материалист - занимается опреходованием на склад, материалов, списание материалов, выставлением счетов, актов, счет фактур, товарных накладных. На предприятии действует инвентаризационная комиссия, в состав которой входят: руководитель предприятия, бухгалтер-кассир и один из работников технического персонала.

В ООО «ЛИГА-М» используется программа «1С - Предприятие 7.7 (сетевая версия). Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация» и «Автоматизация расчета и начисления заработной платы. Конфигурация для программы «1С.Бухгалтерия 7.7». Пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

В качестве рабочего плана счетов бухгалтерского учета используется типовой План счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. (Пункт 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.08 №34н

Исходными данными для бухгалтерии являются проводки, вводимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа автоматически формирует баланс. Проведем основные технико-экономических показателей деятельности предприятия.



2.1 Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного управленческого решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.