Организация документооборота

17

ФКС-1Я

Федорова А. А.

Национальный институт

им. Екатерины Великой

Факультет:

Экономики и менеджмента

Контрольная работа

По бухгалтерскому учету

«1. Организация документооборота.

2. Документы как источник финансовой информации.»

Организация документооборота

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования на-чинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих докумен-тов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая из процедур, включаемая в систему документообо-рота, должна содержать набор определенных операций, соблю-дение которых обеспечивает четкую организацию документообо-рота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они под-лежат обязательной проверке как по форме (полноте и правиль-ности оформления документов, заполнения реквизитов), так и

содержанию (соответствие законности зафиксированных в доку-менте экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки докумен-тов: при ручном способе -- дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета -- оттиск штампа лица, от-ветственного за их обработку.

Документы, послужившие основанием для начисления за-работной платы, равно как и документы, приложенные к при-ходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погаше-ны штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (со-ставленные документы предназначены для внешних пользовате-лей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками дан-ной организации для собственных нужд).

Организацией документооборота занимается главный бух-галтер фирмы. В его функции входит разработка правил доку-ментооборота и технологии обработки учетной информации, пред-ставленных в виде графика документооборота. Назначение графика -- осуществ-ление систематического контроля за составлением и сроками про-хождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному конт-ролю в виде арифметической проверки, устанавливаются закон-ность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен-ных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необхо-димые формы отчетности.

Соблюдение этих условий способствует более четкой орга-низации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.

Если в процессе проведения указанных действий обнаружи-ваются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, фак-ты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависи-мости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответству-ющие предъявляемым требованиям документы принимаются бух-галтерией. В зависимости от характера этих документов работ-ник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в ко-пии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. На-пример, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бух-галтер расписывается в их приеме в кассовой книге.

Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполните-лей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.

Таксировка, или расценка, предусматривает перевод нату-ральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный из-меритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего ко-личества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в доку-менте указан трудовой измеритель, выраженный в единицах вре-мени -- рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножа-ется на стоимость единицы данного времени.

Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однород-ные по экономическому содержанию зафиксированных в них хо-зяйственных операций. Характер группировки обусловлен переч-нем представленных протаксированных документов. Так, доку-менты по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу -- в разрезе наименований и направлений в использовании:

¦ на производственные нужды;

¦ на непроизводственные цели (непромышленным производ-ствам и хозяйствам и пр.);

¦ продажи на сторону и т. п.

Цель группировки -- подготовить сводные данные по дви-жению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка -- указание в первичном документе бухгалтерс-кой записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалте-ром, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного про-цесса. Для представления бухгалтерской записи в документе преду-смотрено определенное место. Если имеет место сводный доку-мент, то указанная запись фиксируется в конце документа.

Автоматизация учетного процесса определила свои требова-ния к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр до-кументов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными до-кументами (Document Management Systems).

Составляющими современной корпоративной системы ав-томатизации документооборота являются:

-- системы управления базами данных. Основное их досто-инство -- обеспечение доступа к структурированной ин-формации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;

-- системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осу-ществляющие доступ к неструктурированной информа-ции.

Для реализации этой идеи и доступа к управлению доку-ментами, представленными большими массивами с целью обес-печения четкого поиска информации по всему содержанию, раз-работана и функционирует система Excalibur EFS.

Для управления небольшими массивами информации фун-кционирует система PC ДОСв -- системы класса Workflow, обес-печивающие в автоматическом режиме транспортные потоки пе-ремещения документов в электронном виде между исполнителя-ми, структурными подразделениями и руководством.

Таким образом, управление документооборотом в значитель-ной мере достигается путем внедрения компьютерных техноло-гий с помощью программных средств, а также локальных вы-числительных сетей. С помощью последних решается проблема

передачи информации. Это совершенно новый уровень органи-зации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).

В данном электронном архиве первичные документы раз-мещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поис-ка являются дата создания документа, адресат, наименование орга-низации, ключевые слова и другие параметры.

Система электронного документооборота позволяет упоря-дочить формирование массива учетной информации, создает ос-нову для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

По истечении года все документы из бухгалтерии передают-ся в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в де-ятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч-реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хране-ния (утвержденным Главным архивным управлением при Сове-те Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государствен-ной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Зако-на Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответ-ствии с этим организации должны обеспечить хранение первич-ных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бух-галтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых соглас-но правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация так-же обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Предельный срок хранения документов определен для рас-четов по оплате труда как списочного, так и несписочного соста-ва (лицевые счета, расчетные ведомости).

Сдаче в архив документов предшествуют определенные под-готовительные процедуры. Документы следует подобрать в пап-ки по однородности совершенных хозяйственных операций в хро-нологическом порядке. Документы постоянного и временного хра-нения помещаются в разные папки. Однако общим для них явля-ется то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках докумен-ты должны быть переплетены. При передаче документов в ар-хив составляется справка.

Изъятие документов в организации может иметь место толь-ко на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного след-ствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и нало-говой полицией.

Изъятие документов производится в присутствии долж-ностных лиц организации.

Представитель органа, по распоряжению которого изыма-ются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием осно-вания и даты изъятия.

Не допускается изъятие документов, составляющих государ-ственную тайну.

Персональная ответственность за соблюдение условий и по-рядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтер-ского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

Документы как источник финансовой информации

Первичное наблюдение -- первое, начальное звено в цепоч-ке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно бу-дет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной инфор-мации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. По-этому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделя-ется большое внимание.

Процедура первичного наблюдения может быть схематичес-ки представлена следующим образом :

По результатам первичного наблюдения составляется доку-мент.

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наи-более существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документа-ми. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бух-галтерской записи.

Первичный учетный документ должен составляться в мо-мент совершения экономического события. Если на данном эта-пе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания тако-го события.

Первичные учетные документы являются основой для со-ставления сводных учетных документов.

Документация -- оформление экономического события (хо-зяйственной операции) документом. В широком понимании бух-галтерская документация представляет собой первичные бухгал-терские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчет-ность.

Документ (лат. docuraentum -- поучительный пример, сви-детельство, доказательство) -- письменное свидетельство с за-полнением необходимых реквизитов, придающих ему доказатель-ную юридическую силу. Именно документ -- основа информа-ционной системы предприятия. Его значение не только не сни-зилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система -- это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономичес-кого субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний поте-ря функционирования становится критической или полной. Уте-ря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управле-ния хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результа-тов организации.

Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источ-ников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятель-ности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.

С помощью документов осуществляется постоянное наблю-дение за движением материальных, трудовых и финансовых ре-сурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность опе-рации. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждо-го работника, подписавшего документ, персональную ответствен-ность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляет-ся контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то орга-низация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая конт-ролирующие органы.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользова-ния, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бу-маги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведе-ния о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum -- нужное, требуемое) -- единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются па признанные и содержатель-ные.

Признанные реквизиты отображают объекты учета (на-именование основных средств и пр.).

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирны-ми линиями.

Реквизиты, которым присущ постоянный признак (на-именование организации, подпись и т. п.), печатаются типограф-ским способом.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной опе-рации, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифициро-ванных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов раз-рабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтер-ского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 на-именований:

-- акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

-- акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);

-- акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);

-- накладная на внутреннее перемещение объектов основ-ных средств (ф. № ОС-2);

-- акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструи-рованных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

-- акт о списании объекта основных средств (кроме авто-транспортных средств) (ф. № ОС-4);

-- акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

-- акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

-- инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);

-- инвентарная карточка группового учета объектов основ-ных средств (ф. № ОС-6 а);

-- инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);

-- акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

-- акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

-- акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16). Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юри-дически доказательную силу наравне с унифицированными до-кументами при наличии следующих обязательных реквизитов:

¦ наименование документа (доверенность, карточка складско-го учета материалов и т. п.);

¦ дата составления (дата, месяц, год);

¦ наименование организации, от имени которой составлен до-кумент;

¦ содержание хозяйственной операции и основание для ее со-вершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выра-ботки и выполненных работ, отработанного времени, а так-же документов на разные виды оплат);

¦ единица измерения (в натуральном, количественном и сто-имостном выражении);

¦ наименование должностей лиц, ответственных за соверше-ние хозяйственной операции и правильность ее оформле-ния;

¦ личные подписи указанных лиц.

Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтер-ском учете».

Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказатель-ность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксирован-ных в соответствующем документе.

Если предприятие нарушает данные требования законода-тельства по оформлению первичных документов, его руковод-ство может быть привлечено к административной ответственно-сти. Сама информация, содержащаяся в таких документах, при-знается недостоверной.

Независимо от того, каким способом подготовлен документ -- вручную или машинным способом, в целях контроля за пра-вильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском уче-те», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс-кой отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, со-блюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бух-галтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «пере-чень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен-тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть ука-зана ее расшифровка.

Подписи лиц, определенных по статусу за составление ма-шиночитаемых первичных документов, могут быть заменены па-ролем или другим способом авторизации, дающим право одно-значно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя эко-номического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответ-ствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Феде-рации расчетные документы должны соответствовать требова-ниям установленных стандартов и содержать:

¦ наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;

¦ номер расчетного документа, число, месяц, год его выпис-ки. Число указывается цифрами, месяц -- прописью, год -- цифрами. На расчетных документах, заполняемых средства-ми вычислительной техники, допускается обозначение ме-сяца цифрами;

¦ вид платежа;

¦ наименование плательщика, номер его счета, идентифика-ционный номер налогоплательщика (ИНН);

¦ наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер коррес-пондентского счета или субсчета;

¦ наименование получателя средств, номер его счета, иденти-фикационный номер налогоплательщика (ИНН);

¦ наименование и местонахождение банка получателя, его бан-ковский идентификационный код (БИК), номер корреспон-дентского счета или субсчета;

¦ назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделя-ется в расчетном документе отдельной строкой (в против-ном случае должно быть указание на то, что налог не упла-чивается;

¦ сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

¦ очередность платежа;

¦ вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначе-ний (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

¦ подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск пе-чати (в установленных случаях);

¦ на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) -- подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также от-тиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения тех или иных рекви-зитов в документах, форма последних может быть:

¦ зональной;

¦ анкетной;

¦ табельной;

¦ комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на от-дельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, ко-торая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия рек-визитов в левой стороне документа, а заполнение их -- один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) рек-визиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятель-ную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, со-четает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм -- зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к при-ходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использо-вания: при ручной обработке -- дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета -- оттиска штампа (ука-зание кода) работника, ответственного за обработку соответству-ющего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 2004 г.». В порядке, установлен-ном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронуме-рованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Указание в документе необходимых реквизитов принято на-зывать составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых раз-решительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зави-симости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обяза-тельных реквизитов, сколько в подтверждении законности отра-женного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правиль-ности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.

Список использованной литературы

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета Ростов н/Д 2004

2. Белов А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика М. 2004

3. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета М. 2004

4. Никитин В.М. Теория бухгалтерского учета М. 2002