Специфика документооборота в акционерном обществе

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им. При неэффективной организации документооборота возникает ряд проблем. Например, длительный поиск нужного документа, потери, задержки отправки и получения, ошибки персонала и т.д. Все это может сильно замедлить, а в некоторых случаях полностью остановить работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей успешного управления предприятием.

Целью курсовой работы является выделение особенностей документооборота в акционерном обществе.

Задачи:

1. Охарактеризовать документооборот как особый процесс

2. Рассмотреть, изучить принципы и особенности документооборота на предприятии

3. Раскрыть понятие «Акционерное общество»

4. Определить структуру акционерного общества

5. Выявить особенности документооборота в акционерном обществе

Объект: документооборот на предприятии

Предмет: особенности документооборота в акционерном обществе

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и списка приложений.

1. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Эти два процесса непосредственно связаны друг с другом.

По мнению В.А. Кудряева, документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на то же место, с которого только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т.д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т.к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия, прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение.

Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки.

Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.).

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

Работа с исходящими документами

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов следующие:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа, печать;

- подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

- регистрация;

- тиражирование;

- отправка первого экземпляра документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Важный момент в делопроизводственном процессе - текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

Анализ документооборота и методы его совершенствования

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке. Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм. Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Т.В. Сиганова считает, что документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности

технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу

объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения

документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

В статье «Документооборот организации» журнала Секретарь - референт» В.Ф. Янковая раскрыла принципы документооборота на предприятии. Понятие документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления, включающую в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

К таким принципам организации документооборота можно отнести следующие:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов;

- организация предварительного рассмотрения документов;

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов.

2. ПОНЯТИЕ «АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО»

Акционерным обществом признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Согласно российскому законодательству акционерные общества могут быть открытыми и закрытыми. Юридические определения этих обществ следующие:

ь открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;

ь закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц.

Юридические признаки закрытого акционерного общества.

Имеющиеся в Законе основные признаки закрытого акционерного общества сводятся к следующим:

* оно может распределять свои акции только среди учредителей или иного заранее известного круга лиц, общее число которых не превышает 50;

* оно не вправе проводить открытую подписку на свои акции;

* акционеры имеют преимущественное право приобретения акций, продаваемых другими акционерами данного общества;

* структура его управления более простая по сравнению со структурой открытого акционерного общества, например, в составе органов управления закрытого общества может отсутствовать совет директоров (наблюдательный совет).

Юридические признаки открытого акционерного общества.

Приведенные в Законе основные признаки открытого акционерного общества таковы:

* число акционеров не ограничено;

* акционеры могут отчуждать свои акции без согласия других его акционеров;

* оно вправе проводить как открытую, так и закрытую подписку на свои акции;

* оно обязано предоставлять рынку информацию о своей деятельности в объемах и в сроки, установленные законодательными и иными нормативными актами данной страны, в частности, обязано, по крайней мере, ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков.

О сроках хранения документов

Законодатель в лице ФКЦБ России и издал Постановление от 16 июля 2003 № 0333/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее - Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона «Об АО» в части порядка хранения документов.

Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить:

· учредительные документы, изменения и дополнения к ним;

· документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения;

· положения о филиалах и представительствах;

· материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.;

· разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления;

· бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров;

· разного рода списки: аффинированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.);

· ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года;

· описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению.

Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно:

· положение об общем собрании;

· положение о совете директоров общества;

· положение о генеральном директоре;

· положение о ревизионной комиссии;

· положение о счетной комиссии;

· положение об информационной политике;

· положение о корпоративном секретаре;

· кодекс корпоративного поведения;

· положение о дивидендной политике;

· об управлении рисками;

· о стимулировании менеджеров.

К внутренним также относятся документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения):

· протокол торгов (аукциона, конкурса) по куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации);

· договоры о куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно);

· документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации (постоянно);

· паспорта зданий, сооружений (5 лет);

· документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом).

2.1 Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров

Нами было изучено шесть вариантов Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ:

· ЗАО Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС"

· ОАО «ИнтехпромЭнерго»

· ОАО "Назаровоагропромхимия"

· ОАО "Мосремстрой"

· ЗАО «Трест 36»

· ОАО «НОРФЕС»

Одной из особенностей документооборота является использование следующих терминов и определений:

1. Акции общества - именные обыкновенные бездокументарные акции Общества, закрепляющие права ее владельца, установленные законодательством.

2. Реестр владельцев именных ценных бумаг Общества - совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, которая обеспечивает идентификацию зарегистрированных лиц, удостоверение прав на акции Общества, учитываемые на лицевых счетах зарегистрированных лиц, а также позволяет получать и направлять информацию зарегистрированным лицам.

3. Держатель реестра или Регистратор - Общество, осуществляющее самостоятельно ведение реестра владельцев именных ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Лицо, ответственное за ведение реестра - сотрудник Общества, на которого приказом лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа Общества, возложено исполнение функций по ведению реестра, непосредственно осуществляющее от имени держателя реестра сбор, фиксацию, обработку, хранение и предоставление сведений и документов, составляющих реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.

5. Зарегистрированное лицо - физическое или юридическое лицо, информация о котором внесена в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.

Следует отметить, что внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.

К основным документам, используемым для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, относятся:

ь Журнал учета входящих документов

ь Регистрационный журнал

ь Лицевой счет зарегистрированного лица

ь Анкета зарегистрированного лица

ь Передаточное распоряжение

ь Залоговое распоряжение

ь Выписка из реестра владельцев именных ценных бумаг Общества

ь Справка об операциях по лицевому счету за период времени

Прием, регистрация, обработка и хранение документов происходит следующим образом:

1. При приеме документов (лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей) сотрудник Общества устанавливает личность обратившегося (путем проверки документа, удостоверяющего личность).

2. Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного в реестре

3. Проверяет наличие анкеты зарегистрированного лица с образцом подписи зарегистрированного лица.

4. Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.

5. Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

6. Осуществляет экспертизу документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра (по составу правильности заполнения, полноте информации, соответствии документов состоянию лицевого счета).

7. В случае обнаружения при предварительной экспертизе несоответствия документов Правилам ведения реестра обратившееся лицо вправе забрать передаваемые Обществу документы или зарегистрировать их с последующим оформлением отказа во внесении записи в реестр или предоставлении информации.

8. В журнале учета входящих документов регистрируются как запросы документы, являющиеся запросами на получение информации из реестра, и письменные запросы от зарегистрированных лиц о правах, закрепленных ценными бумагами и о способах и порядке осуществления этих прав. В журнал входящих документов вносится отметка об исполнении запроса в соответствии с порядком обработки запросов, установленным Правилами документооборота.

9. При регистрации документов в журнале учета входящих документов сотрудник, принявший и зарегистрировавший документы, вносит свою фамилию, имя, отчество. На каждом документе ставится дата приема документов, входящий номер документа по журналу входящих документов, и подпись сотрудника, осуществившего регистрацию.

10. Сотрудник после регистрации принятых документов в журнале входящих документов составляет акт приема-передачи документов в двух экземплярах.

11. Обработанные (исполненные) документы передаются на хранение.

12. При внесении записи в реестр сотрудник осуществляет следующие действия:

12.1. Вносит соответствующие записи в регистрационный журнал и по лицевым счетам зарегистрированных лиц в соответствии с требованиями Правил ведения реестра.

12.2. Вносит в журнал учета входящих документов по соответствующему номеру исполненных документов отметку «Исполнено», дату внесения записи в реестр.

12.3. На обработанных распоряжениях ставит отметку об исполнении, дату операции по регистрационному журналу, подпись лица, осуществившего операцию.

12.4. В случае неисполнения операции направляет отказ почтой.

13. При предоставлении информации из реестра сотрудник осуществляет следующие действия:

13.1. Выдает требуемую информацию из реестра в письменном виде, заверяет ее подписью генерального директора и печатью Общества.

13.2. Направляет ответ на запрос лицу, предоставившему запрос, по почте, или передает лично в руки, в соответствии со способом доставки, указанным в анкете зарегистрированного лица или в предоставленном запросе.

13.3. В случае направления ответа лицу, представившему запрос, по почте отправляет исходящую корреспонденцию заказным письмом, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии.

14. Ведет учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от предоставления информации, в журнале учета входящих документов.

15. Хранению подлежат подлинники документов, полученных от зарегистрированных и других уполномоченных лиц. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. В архив передаются сшитые и заверенные генеральным директором Общества журналы учета входящих документов, регистрационные журналы, акты сверок. Папки с документами, передаваемыми в архив, снабжаются описью документов по произвольной форме с указанием количества передаваемых в архив документов и периода дат регистрации документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

входящий исходящий документ резолюция

Таким образом, документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот любой организации состоит из потоков документов.

Для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Акционерное общество - общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций. Выделяют следующие виды акционерных обществ:

ь открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;

ь закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц

Нами был проведен анализ шести вариантов Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ. В следствие мы выделили следующие особенности:

1. Особенные термины и определения, такие как: акции общества, реестр владельцев ценных бумаг, держатель реестра и т.д.

2. Внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.

3. В документообороте участвуют такие документы как: журнал учета входящих документов, регистрационный журнал, лицевой счет зарегистрированного лица, анкета зарегистрированного лица, передаточное распоряжение, залоговое распоряжение, выписка из реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, справка об операциях по лицевому счету за период времени

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М.: ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа на 25.04.2011: http://base.garant.ru/10164072.htm, свободный. - Загл. с экрана.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. - Введ. 1998 - 02 - 27. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 7 с.

3. Правила внутреннего документооборота и контроля ЗАО ИФК «ЭКС» от 09 февраля 2011г. [Электронный ресурс]/ЗАО «ЭлектроКомплектСервис», 2011. - Режим доступа на 26.04.2011: http://www.elektro.ru/Akcioner/ЗАО%20ИФК%20ЭКС/ifk-eks_pvd_2011.pdf, свободный. - Загл. с экрана.

4. Правила внутреннего документооборота и контроля ЗАО «Трест 36» от 10 апреля 2008г. [Электронный ресурс]/ ЗАО «Трест 36», 2008 - Режим доступа на 23.04.2011: 36trest.ru › upload/image/01.doc. - Загл. с экрана.

5. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Назаровоагропромхимия" от 12 февраля 2010г. [Электронный ресурс]/ ОАО "Назаровоагропромхимия", 2010 - Режим доступа на 23.04.2011: http://agropromxim.narod2.ru/pravila_vnutrennego_dokumentooborota_i_kontrolya/. - Загл. с экрана.

6. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «ИнтехпромЭнерго» от 20 мая 2010г. [Электронный ресурс]/ОАО «ИнтехпромЭнерго»,2010 - Режим доступа на 23.04.2011: http://itpe.ru/files/pravila_vnutr_dokum_i_kontrolya.pdf, свободный. - Загл. с экрана.

7. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС» от 18 декабря 2009г. [Электронный ресурс]/ОАО «НОРФЕС»,2009 - Режим доступа на 23.04.2011: http://www.norfes.ru/praviladoc.aspx свободный. - Загл. с экрана.

8. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Мосремстрой» от 18 декабря 2006г. [Электронный ресурс]/ ОАО «Мосремстрой»,2006- Режим доступа на 23.04.2011: mosremstroy.ru › docs/pravila.doc свободный. - Загл. с экрана.

9. Андреев О.И. Об информационной прозрачности, документообороте, о раскрытии информации и ее представлении по требованию акционеров [Электронный ресурс]/ Негосударственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов "Институт проблем предпринимательства".- СПб.: НОУ "ИПП",2011.-Режим доступа на 23.04.2011: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=002756,свободный.

10. Галанова, В.А. Акционерное дело [Текст]: Учебник / Под ред. В.А. Галанова. - М.: Финансы и статистика, 2003.-303 с.

11. Кудряев В.А. Организация работы с документами [Текст]: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.,1999. - 481 с.

12. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - 70 с.

13. Янковая В.Ф. Документооборот организации [Текст]/ В. Ф. Янковая. // Секретарь-референт. - 2005.- №7

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Закрытое акционерное общество

Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС"

УТВЕРЖДЕНЫ

Внеочередным общим собранием акционеров

ЗАО ИФК «ЭКС»

(Протокол №3 от «09» февраля 2011 г.)

ПРАВИЛА

ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

И КОНТРОЛЯ

Новосибирск, 2011

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие «Правила внутреннего документооборота и контроля» (далее Правила документооборота) составлены в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее Правила ведения реестра) Закрытого акционерного общества Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС" (далее по тексту - Общество).

1.2. Правила документооборота определяют систему внутреннего документооборота и контроля Общества и включают порядок обработки и хранения документов реестра, формы внутренних документов Общества, обязанности должностных лиц и персонала Общества по ведению реестра, а также порядок осуществления внутреннего контроля, порядок хранения и защиты информации реестра акционеров Общества. Система внутреннего документооборота и контроля Общества предусматривает возможность восстановления всех данных о

зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам.

1.3. Правила документооборота являются обязательными для исполнения сотрудниками, должностными лицами Общества.

1.4. Правила документооборота предоставляются для ознакомления по требованию проверяющих органов - Федерального органа исполнительной власти на рынке ценных бумаг и ее региональных отделений, других лиц согласно законодательству РФ.

1.5. В Правилах документооборота используются термины, определенные в Правилах ведения реестра. Термины, используемые в Правилах документооборота и не определенные в Правилах ведения реестра, должны пониматься в соответствии с Гражданским кодексом РФ, иными федеральными законами, правовыми и нормативными актами.

1.6. В Правилах документооборота используются также следующие термины:

Сотрудник общества - должностное лицо, непосредственно обеспечивающее ведение реестра владельцев именных ценных бумаг Общества. Доставка почтой - любой вид почтовой доставки (простое, заказное письмо, экспресс-почта).

Курьер - представитель, доставляющий Обществу документы на основе доверенности от лица, передающего документы.

2.ПРАВИЛА ПРИЕМА, РЕГИСТРАЦИИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1.Общество принимает следующие документы в процессе ведения реестра:

2.1.1.Распоряжения и документы о внесении записей в реестр.

2.1.2.Запросы на получение информации из реестра.

2.2.Способы доставки документов, а также состав и требования к документам, представляемым Обществу, определяются Правилами ведения реестра.

2.3.Прием документов по ведению реестра производится сотрудником, назначенным генеральным директором Общества, либо самим генеральным директором Общества.

2.4.Прием документов лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей, а также от представителей уполномоченных государственных органов в установленные Обществом часы приема не менее 4-х часов каждый рабочий день недели.

2.5.При приеме документов лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей, должностных лиц государственных органов сотрудник Общества осуществляет следующие действия:

2.5.1.Устанавливает личность обратившегося лица путем проверки документа, удостоверяющего личность (предъявляется Обществу).

2.5.2.Осуществляет следующие действия по проверке полномочий лица на предоставление документов на основании предъявляемых обратившимся лицом и/или имеющихся в системе ведения реестра документов: Проверяет, что представленные документы являются подлинниками или копиями, заверенными одним из способов, установленных Правилами ведения реестра; Проверяет наличие документа, подтверждающего назначение на должность лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, и компетенцию этих должностных лиц, определенную уставом юридического лица; Проверяет наличие, правильность оформления доверенности и полномочия лица, подписавшего доверенность, для уполномоченного представителя зарегистрированного лица, действующего по доверенности;

Проверяет наличие документов, подтверждающих полномочия законных представителей зарегистрированного лица; Проверяет наличие, правильность оформления доверенности (предоставляется) и полномочия лица, подписавшего доверенность, и/или наличие служебного удостоверения (предъявляется) для представителя государственных органов; Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного лица в реестре; Проверяет наличие анкеты зарегистрированного лица с образцом подписи зарегистрированного лица (должностных лиц зарегистрированного лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), и печати (для юридического лица), а также наличие других документов, необходимых для открытия счета в реестре; Проверяет соответствие данных лицевого счета о зарегистрированном лице с данными документа, удостоверяющего личность, и документов, предоставляемых Обществу.

2.5.3.Требует предоставить документы для открытия лицевого счета в соответствии с Правилами ведения реестра в случае отсутствия лицевого счета зарегистрированного лица в реестре.

2.5.4.Требует представить документы, необходимые для открытия счета и для внесения изменения в информацию лицевого счета о зарегистрированном лице, в случае отсутствия анкеты зарегистрированного лица, других документов, необходимых для открытия счета, или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом.

2.5.5.Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.

2.5.6.Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

2.6.При предоставлении документов на открытие счета физического лица лично обратившимся лицом, сотрудник удостоверяет подпись физического лица на анкете зарегистрированного лица, сделанную в присутствии сотрудника Общества. При этом сотрудник Общества обязан сверить данные, представленные в анкете физического лица, с данными документа, удостоверяющего личность физического лица. При подписании анкеты уполномоченными (законными) представителями физического лица сотрудник Общества обязан проверить полномочия представителя на основании предоставляемых документов в соответствии с Правилами ведения реестра.

2.7.При предоставлении документов на открытие счета юридического лица должностным лицом, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности, сотрудник удостоверяет подпись указанного лица на анкете зарегистрированного лица, сделанную в присутствии сотрудника Общества. При этом сотрудник обязан сверить данные, представленные в анкете юридического лица, с данными документа, удостоверяющего личность должностного лица, определить по уставу юридического лица компетенцию должностного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, а также проверить полномочия лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, на основании документа, подтверждающего назначение на должность.

2.8.Сотрудник Общества не вправе отказать обратившемуся к нему лицу в приеме документов, если документы были представлены в соответствии с порядком и требованиями, установленными Правилами ведения реестра.

2.9.В случае непредставления документа, удостоверяющего личность, документов, подтверждающих полномочия лица, представляющего документы, либо документов, необходимых для открытия лицевого счета, сотрудник отказывает обратившемуся лицу в приеме документов в связи с невозможностью идентификации обратившегося лица или установлению соответствующих полномочий представителя.

2.10.Сотрудник Общества может осуществить при приеме документов предварительную экспертизу документов на

соответствие требованиям Правил ведения реестра (по составу, правильности заполнения, полноте информации, соответствии документов состоянию лицевого счета). Предварительная экспертиза осуществляется в соответствии с порядком, установленным Правилами документооборота.

2.11.В случае обнаружения при предварительной экспертизе несоответствия документов Правилам ведения реестра

обратившееся лицо вправе забрать передаваемые Обществу документы или зарегистрировать их с последующим

оформлением отказа во внесении записи в реестр или предоставлении информации.

2.12.Зарегистрированные документы не возвращаются. В случае выдачи зарегистрированному лицу письменного отказа во внесении записей в реестр, по запросу зарегистрированного лица Общество может выдать копии представленных им документов.

2.13.В случае предоставления документов почтой данные документы первоначально поступают в общую канцелярию Общества. Документы от зарегистрированных лиц вместе с прикрепленными к ним конвертами передаются генеральному директору Общества в день получения. Документы от уполномоченных государственных органов принимаются и регистрируются общей канцелярией Общества, затем передаются вместе с прикрепленными к ним конвертами генеральному директору Общества. В случае предоставления документов по почте сотрудник Общества производит следующие действия:

2.13.1.Проверяет наличие сведений о лице, предоставившем документы, а именно:

для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.

2.13.2.Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного лица в реестре.

2.13.3.Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.

2.13.4.Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

2.14.При поступлении документов по ведению реестра сотрудник Общества, принявший документы, регистрирует их в журнале учета входящих документов.

2.15.Сотрудник вносит в журнал учета входящих документов записи в соответствии с требованиями, установленными Правилами ведения реестра.

2.16.При внесении принятых документов в журнал учета входящих документов им присваивается входящий номер, соответствующий порядковому номеру записи по журналу.

2.17.В журнале учета входящих документов регистрируются как распоряжения на внесение записей в реестр, так и все документы, являющиеся основанием для внесения записи в реестр. Документы группируются в дела в соответствии с операцией, основанием для которой являются. Исполнение распоряжений осуществляется в соответствии с порядком и сроками, установленными Правилами ведения реестра. В журнал учета входящих документов вносится отметка об исполнении в соответствии с порядком обработки распоряжений, установленным Правилами документооборота.

2.18.В журнале учета входящих документов регистрируются как запросы документы, являющиеся запросами на получение информации из реестра, и письменные запросы от зарегистрированных лиц о правах, закрепленных ценными бумагами и о способах и порядке осуществления этих прав. Ответы на письменные запросы даются в соответствии с порядком и сроками, установленными Правилами ведения реестра. В журнал входящих документов вносится отметка об исполнении запроса в соответствии с порядком обработки запросов, установленным Правилами документооборота.

2.19.В журнале учета входящих документов регистрируются как информация документы, поступающие от уполномоченных государственных органов, в том числе судебных органов, не требующие ответа. На документы, зарегистрированные в журнале входящих документов как информация, Общество не выдает письменного ответа и не направляет их на обработку. Такие документы после ознакомления сотрудников, осуществляющих ведение реестра, направляются на хранение.

2.20.При регистрации документов в журнале учета входящих документов сотрудник, принявший и зарегистрировавший документы, вносит свою фамилию, имя, отчество. На каждом документе ставится дата приема документов, входящий номер документа по журналу входящих документов, и подпись сотрудника, осуществившего регистрацию.

2.21.При личном обращении сотрудник после регистрации принятых документов в журнале входящих документов составляет акт приема-передачи документов в двух экземплярах. Акт приема передачи документов подписывается обратившимся лицом и уполномоченным сотрудником Общества. Один экземпляр акта выдается обратившемуся лицу, а другой экземпляр акта скрепляется с зарегистрированными документами для дальнейшей передачи на обработку (исполнение).

2.22.Сотрудник, зарегистрировавший документы в журнале учета входящих документов, осуществляет контроль и несет ответственность за соответствие документов, принятых от зарегистрированных лиц, актам приема передачи и данным журнала входящих документов.

2.23.При обнаружении несоответствия состава документов записям журнала входящих документов сотрудник, принимавший документы, организуют поиск недостающих документов и, при необходимости, решает вопрос о восстановлении ненайденных документов.

2.24.Обработку (исполнение) документов осуществляет лицо, назначенное генеральным директором Общества, либо самим генеральным директором Общества.

2.25.Прием и обработку документов осуществляют разные сотрудники, таким образом, чтобы исполнение распоряжения одного зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками в соответствии с Правилами ведения реестра.

2.26.Обработанные (исполненные) документы передаются на хранение.

2.27.При обработке распоряжений и документов о внесении записей в реестр, запросов на предоставление информации из реестра, сотрудник Общества осуществляет экспертизу документов:

2.27.1.Проверяет наличие всех документов для проведения операции в реестре (наличие письменного запроса на предоставление информации) в соответствии с Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ.

2.27.2.Проверяет, что представленные документы являются подлинниками или копиями, удостоверенными в соответствии с требованиями Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ.

2.27.3.Проверяет, что предоставленные документы соответствуют формам, установленным Обществом, или требованиям, установленным Федерального органа исполнительной власти на рынке ценных бумаг.

2.27.4.Проверяет, что документы заполнены разборчиво, не содержат исправлений и помарок.

2.27.5.Проверяет наличие всей необходимой информации в предоставленных документах в соответствии с Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ.

2.27.6.Проверяет, что запрос на предоставление информации содержит указание на то, какая информация требуется (перечень и объем информации), запрос уполномоченного государственного органа содержит перечень запрашиваемой информации и основания ее получения.

2.27.7.Проверяет, что документы, предоставленные иностранным лицом (нерезидентом), надлежащим образом легализованы.

2.27.8.Проверяет, что документы содержат все необходимые подписи и печати в соответствии с Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ: Распоряжение (запрос) подписан зарегистрированным лицом, либо должностным лицом юридического лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, либо лицом, действующим от имени зарегистрированного лица по доверенности, оформленной в соответствии с Правилами ведения реестра и законодательством Российской Федерации, распоряжение юридического лица заверено печатью этого юридического лица; Запрос уполномоченного государственного органа подписан должностным лицом соответствующего органа и скреплен его печатью.

2.27.9.Проверяет полномочия лиц, подписавших документы: проверяет наличие и правильность оформления доверенности (иных документов, подтверждающих полномочия представителя), полномочия лица, подписавшего доверенность, и полномочия представителя в случае подписания документов уполномоченными представителями зарегистрированных лиц в соответствии с предоставленной доверенностью и/или иными документами, подтверждающими полномочия представителя, в соответствии с Правилами ведения реестра и законодательством РФ; проверяет наличие и правильность оформления документа, подтверждающего назначение на должность, и компетенцию лица, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица, в соответствии с предоставленным документом о назначении на должность и учредительными документами; проверяет полномочия лица, требующего представления информации, на получение данной информации, в соответствии с требованиями Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ.

2.27.10.Проверяет наличие лицевых счетов в реестре для лиц, по счетам которых осуществляется операция в реестре.

2.27.11.Проверяет наличие и действительность анкеты с образцом подписи, заверенным одним из установленных Правилами ведения реестра способов.

2.27.12.Осуществляет сверку подписи зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя в порядке, установленном Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ.

2.27.13.Проверяет наличие всех необходимых для открытия счета документов по лицевым счетам, по которым осуществляется операция в реестре.

2.27.14.Проверяет по уставу зарегистрированного юридического лица компетенцию должностных лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

2.27.15.Проверяет наличие нотариально удостоверенной банковской карточки в случае, если вышеуказанные должностные лица не расписались в анкете зарегистрированного лица в присутствии уполномоченного сотрудника Общества.

2.27.16.Проверяет, что в реестре содержится вся необходимая информация о лице, передающем ценные бумаги, лице, принимающем ценные бумаги, и о ценных бумагах, в отношении которых предоставлено распоряжение о внесении записей в реестр, либо о зарегистрированном лице, предоставившем запрос.

2.27.17.Проверяет, что данные, содержащиеся в предоставленных документах, данные документа, удостоверяющего личность, соответствуют информации лицевого счета о зарегистрированном лице и данным анкеты зарегистрированного лица.

2.27.18.Проверяет, что количество ценных бумаг, указанных в передаточном распоряжении или ином документе, являющемся основанием для внесения записей в реестр, не превышает количество ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги;

2.27.19.Проверяет, что не осуществлено блокирование операций (ценных бумаг) по лицевому счету зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги.

2.27.20.Проверяет, что ценные бумаги, по которым поступило распоряжение о проведении операций, не обременены обязательствами, а в случае, если обременение зафиксировано по данным ценным бумагам в реестре, документы оформлены с учетом обременения в соответствии с Правилами ведения реестра.

2.28.В случае если результаты проверки подтверждают соответствие предоставленных документов всем требованиям Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ, сотрудник проводит соответствующую операцию - вносит соответствующие записи в реестр по лицевым счетам, указанным в документах, или предоставляет информацию из реестра.

2.29.При внесении записи в реестр сотрудник осуществляет следующие действия: Вносит соответствующие записи в регистрационный журнал и по лицевым счетам зарегистрированных лиц в соответствии с требованиями Правил ведения реестра. Вносит в журнал учета входящих документов по соответствующему номеру исполненных документов отметку «Исполнено», дату внесения записи в реестр. На обработанных распоряжениях ставит отметку об исполнении, дату операции по регистрационному журналу, подпись лица, осуществившего операцию. В случае неисполнения операции направляет отказ почтой.

2.30.При предоставлении информации из реестра сотрудник осуществляет следующие действия: Выдает требуемую информацию из реестра в письменном виде, заверяет ее подписью генерального директора и печатью Общества. Направляет ответ на запрос лицу, предоставившему запрос, по почте, или передает лично в руки, в соответствии со способом доставки, указанным в анкете зарегистрированного лица или в предоставленном запросе. В случае выдачи ответа лично в руки обратившемуся лицу контролирует проставление обратившимся лицом на письменном запросе отметки «Получено», даты получения, фамилии лица, получившего ответ, и его подписи. В случае направления ответа лицу, представившему запрос, по почте отправляет исходящую корреспонденцию заказным письмом, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии. Ведет учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от предоставления информации, в журнале учета входящих документов. Ведет учет запросов уполномоченных государственных органов в журнале учета входящих документов. Делает копии ответов на запросы и прикрепляет к запросу зарегистрированного лица для передачи на хранение. На обработанном запросе ставит отметку об исполнении, дату предоставления информации (отправки ответа), исходящий номер ответа на запрос. Данные о выданной из реестра информации не заносятся в регистрационный журнал.