Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты программных средств автоматизации документооборота

1.1 Организация документооборота

1.2 Особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота

Глава 2. Анализ использования программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска

2.1 Характеристика организации

2.2 Использование программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска

Заключение

Список литературы

Введение

Любая организация работает с документами. Документооборот пронизывает всю структуру организации и непосредственно связан с ее деятельностью. Документы являются средством, обеспечивающим реализацию функций управления - от планирования до контроля. Управленческие процессы не только используют документы, но и порождают их. Так документы становятся одновременно и объектом, и средством управления.

В последнее время все чаще употребляются термины «электронный документ», «электронный документооборот», которые уже давно и прочно вошли в лексикон специалистов. Исследователи обращают внимание на постоянный рост объемов бумажной и электронной документации, причем темпы роста объемов электронных документов выше, чем бумажных. Увеличиваются затраты времени и средств на обработку документов. В первую очередь это касается рабочего времени (сотрудников и руководителей), технических ресурсов, расходных материалов и др.

Основными операциями, связанными с обработкой документов, являются: создание и редактирование, регистрация, хранение и поиск, контроль исполнения. Если говорить об электронных документах, то выполнение некоторых из перечисленных операций вручную невозможно, а с использованием стандартного офисного программного обеспечения малоэффективно. Поэтому возникает необходимость автоматизации делопроизводства на основе специальных программных продуктов.

Автоматизация позволяет снизить затраты на обработку документов, повысить качество управленческих решений за счет ускорения процессов поиска, обработки и предоставления нужной пользователю информации, что, в результате, обеспечивает рост эффективности функционирования управляемого объекта.

Анализ литературы показал, что в оценке качества программных продуктов превалирует подход со стороны разработчика, при котором основное внимание уделяется «техническим критериям», таким как трудоемкость разработки, надежность, эффективность использования ресурсов ЭВМ, трудоемкость модификации и др. Отсутствует четкое определение системы автоматизации делопроизводства, нет многокритериальной классификации систем, которая позволила бы точнее характеризовать их.

Кроме того, не проводились исследования по оценке функциональной полноты систем автоматизации делопроизводства. При этом, у пользователей нет четкого представления о том, какие функции должны составлять ядро системы, какие группы функций являются наиболее важными.

Объект - Городская больница № 11 г. Омска.

Предмет - программное обеспечение автоматизации документооборота.

Цель исследования - проанализировать программные средства автоматизации документооборота.

Задачи - изучить теоретические аспекты организации документооборота и выявить особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота

В качестве инструментария для решения поставленных задач использовались методы математической статистики, алгоритм сравнения программных систем по критерию функциональной полноты, а также программные средства общего и специального назначения.

Структура работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты программных средств автоматизации документооборота

1.1 Организация документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения .

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из :

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения.

Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры)

Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами .

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники .

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем, результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Таким образом, документооборот характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

1.2 Особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота

управление документ электронный автоматизация

Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации.

Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее, организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться.

Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы.

Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к появлению комплекса электронных документов (ЭД).

Использование ЭД в ДОУ поставило перед документоведением ряд проблем. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта.

Проектирование АС ДОУ включает решение теоретических и прикладных проблем использования ЭД в управлении .

Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимообусловливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ. Электронный документ как объект управленческой деятельности должен восприниматься в качестве равноправного с традиционным документом участника управленческого процесса.

Организация проектирования АС ДОУ включает:

1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.

Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.

К приказу прилагается план мероприятий по автоматизации системы ДОУ. В подобном плане должны быть указаны даты начала и завершения выполнения каждого мероприятия.

2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ) с целью определения организации - разработчика системы.

3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации - заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами с заявлением на участие в конкурсе.

4. Согласование технического задания на проектирование АС ДОУ. При необходимости - согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней.

5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование АС ДОУ.

6. Проектирование АС ДОУ.

7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.

8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).

9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.

10. Ввод АС ДОУ в действие.

11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Организация обучения осуществляется отделом кадров. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию ДОУ, либо по договору - представителями организации - разработчика АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителем организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией .

Рабочая документация на АС - комплект проектных документов на АС, разрабатываемый на стадии "Рабочая документация", содержащий взаимоувязанные решения по системе в целом, ее функциям, всем видам обеспечения АС, достаточные для комплектации, монтажа, наладки и функционирования АС, ее проверки и обеспечения работоспособности.

Технорабочий проект АС - комплекс проектных документов АС, утвержденный в установленном порядке и содержащий решения в объеме технического проекта и рабочей документации на АС..

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

- обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

- обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

- автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Итак, эксплуатационная документация на АС - часть рабочей документации на АС, предназначенная для использования при эксплуатации системы, определяющая правила действия персонала и пользователей системы при ее функционировании, проверке и обеспечении ее работоспособности.

Глава 2. Анализ использования программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска

2.1 Характеристика организации

Муниципальное учреждение здравоохранения «Городская больница №11» (далее именуемое «учреждение», «организация») зарегистрировано как муниципальное учреждение. Сокращенное название МУЗ «Городская больница № 11».

Учреждение является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Организация имеет расчетный и иные счета в банках, печать и штамп со своим наименованием и указанием места нахождения, бланки установленного образца.

Организация относится к муниципальной системе здравоохранения. Место нахождения учреждения (единоличного исполнительного органа - главного врача): город Омск, ул. Нахимова, 55.

Учреждение создано с целью оказания не территории муниципального образования - города Омска первичной медико-санитарной помощи, специализированной помощи, медицинской помощи женщинам в период беременности, во время и после родов.

Органами управления учреждения являются:

- учредитель;

- единоличный исполнительный орган - главный врач;

Учредителем организации является администрация города Омска в лице комитета по управлению муниципальной собственностью города Омска, комитета по делам здравоохранения администрации города Омска, администрации Центрального района города Омска.

Руководство текущей деятельностью организации осуществляет единоличный исполнительный орган учреждения - главный врач. Свою деятельность учреждение вправе осуществлять после получения соответствующей лицензии.

В МУЗ «Городская больница № 11» тридцать два отделения, выделяют стационар и поликлинику. Общая численность работников учреждения 1400 человек.

Главный врач является единоличным исполнительным органом. За различные сферы деятельности учреждения отвечают заместители главного врача:

- заместитель главного врача по медицинской части;

- заместитель главного врача по больнице;

- заместитель главного врача по акушерству и гинекологии;

- заместитель главного врача по взаимодействию со страховыми компаниями;

- заместитель главного врача по гражданской обороне;

- заместитель главного врача по экономике;

- заместитель главного врача по хозяйственным вопросам;

Также непосредственно главному врачу подчиняются:

- главный бухгалтер;

- начальник отдела кадров;

- инженер по технике безопасности;

- заведующие отделений.

Заведующие отделений непосредственно руководят своими отделениями, им подчиняется весь коллектив отделений (врачи, старшие медицинские сестры, медицинские сестры, младшие медицинские сестры, санитарки).

Главная медицинская сестра непосредственно подчиняется заместителю главного врача по медицинской части, она руководи старшими медицинскими сестрами отделений.

Старшие медицинские сестры контролируют медицинских сестер, младших медицинских сестер и санитарок отделений.

Основные организационно-правовые документы в соответствии, с которыми осуществляется текущая деятельность учреждения:

- Конституция РФ;

- Гражданский кодекс РФ, Бюджетный кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и т.д.;

- Основы законодательства РФ «Об охране здоровья граждан»;

- Приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций (комитет по делам здравоохранения города Омска; администрация района, города, края);

- Устав МУЗ «Городская больница № 11»;

- Коллективный договор МУЗ «Городская больница № 11»;

- Штатное расписание МУЗ «Городская больница № 11».

Персонифицированный учет в МУЗ «Городская больница № 11» осуществляется работниками отдела кадров.

Руководитель отдела - начальник, непосредственно подчиняется главному врачу.

Начальнику отдела кадров подчиняются четыре специалиста по кадрам.

У каждого специалиста по кадрам кроме текущей работы есть свои специфические обязанности: работа с Пенсионным фондом РФ, работа с военкоматами и т.д., но существует взаимозаменяемость.

Основные организационно-правовые документы в соответствии, с которыми осуществляется текущая деятельность отдела кадров:

- Конституция РФ,

- Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

- Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

- Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и т.д.

- ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения);

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниями сроков хранения;

-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР),

- Приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций (комитет по делам здравоохранения города Омска; администрация района, города, края);

- Устав МУЗ «Городская больница № 11»

- Коллективный договор МУЗ «Городская больница № 11»,

- Штатное расписание МУЗ «Городская больница № 11»,

- Правила внутреннего трудового распорядка МУЗ «Городская больница №11»,

- Должностные инструкции МУЗ «Городская больница № 11».

Весь процесс делопроизводства в отделе основан и соответствует стандартам и требованиям, указанных выше документов. Работа осуществляется с различными видами документов:

- организационные документы: штатное расписание, должностные инструкции и т.д.

- документы по персоналу учреждения: трудовые договора, личная карточка формы Т-2, заявления о приеме, переводе, увольнении с работы, приказы о приеме, переводе, увольнении с работы, автобиографии, характеристики, представление о поощрении, личные дела, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, командировочные удостоверения, поименные списки для Пенсионного фонда РФ, сопроводительные ведомости индивидуальные сведения различные списки работников (для лицензирования, для профосмотров) и т.д.

- информационно-справочные документы: докладная и служебная записки, справка с места работы, справка о подтверждении льготного стажа, объяснительная записка, ответы на письма-запросы и т.д.

Процесс делопроизводства зависит от нескольких факторов:

- если в учреждение пришло письмо-запрос, то его сначала регистрируют в приемной главного врача, затем передают в отдел кадров: если требуется подтверждение простого трудового стажа, тогда пишется справка установленного образца о подтверждении трудового стажа, отдается на подпись главному врачу и затем письмо-ответ регистрируется в журнале регистрации писем-ответов и отсылается, по указанному в письме-запросе адресу; если же требуется льготное подтверждение стажа, тогда процесс делопроизводства намного сложнее, нужно найти подтверждающие приказы на прием и увольнение, если в них есть ошибки, тогда необходимо переделать в соответствии с требованиями необходимыми для подтверждения льготного стажа. В соответствии с этими приказами пишется льготная справка, которая подписывается не только главным врачом, но и главным бухгалтером, председателем профсоюза, начальником отдела кадров, затем регистрируется в журнале для регистрации льготных справок и только после этого готовится письмо-ответ.

- документооборот внутри учреждения также довольно сложный (пример: заявление на прием должно быть подписано не только заведующим отделения, если необходимо то главной медицинской сестрой и терапевтом, который ставит свою печать о том, что человек может быть допущен к работе, только после этого заявление подписывается главным врачом, приказ о приеме на работу издается только после того, как подписанное главным врачом заявление о приеме на работу поступит в отдел кадров). Если в заявлениях или приказах есть информация, связанная с деньгами (пример: на совмещение с указанием процентов, повышение разряда), тогда подписывается заведующим отделения, заместителем главного врача по экономике, только после этого поступает на подпись главному врачу.

- в зависимости от того, на какой вид работ принимается врач, медицинская сестра (для профосмотров, для работы в военкомате, для работы на здравпунктах) заключаются разные виды трудовых договоров и контрактов.

Основная специфика делопроизводства и документооборота в МУЗ «Городская больница № 11» состоит в том, что учреждение относится к муниципальной системе здравоохранения. Один документ подписывают несколько должностных лиц, иногда на это уходит много времени, из-за чего нарушаются сроки издания приказов, но в тоже время подписи всех лиц необходимы. Так как учреждение является бюджетной организацией, ведется строгий учет денежных средств, вследствие чего многие из кадровых документов расцениваются и подписываются экономистами.

Заявления, касающиеся медицинских сестер, подписывает не только заведующий отделением, но также и главная медицинская сестра, так как она ведет учет всех медицинских сестер, следит за тем, чтобы у всех были не просроченные сертификаты, чтобы не прошло более 5 лет после последнего усовершенствования и т.д.

Больница относится к учреждениям здравоохранения, поэтому необходим строгий контроль и внимательное отношение ко всем документам в кадровом делопроизводстве. Начальник отдела кадров и специалисты, имея необходимые знания и опыт, в своей работе опираются на стандарты, нормы и правила, закрепленные в нормативно-методической документации, а также на требования законодательства.

На специалиста по персонифицированному учету в организации возлагаются следующие функции:

Сбор данных о стаже, заработке и страховых взносах работников, а также, в необходимых случаях, их личных данных в объемах, соответствующих объему сведений, предъявляемых в ПФР.

Обработка с применением вычислительной техники и соответствующего программного обеспечения собранных сведений о зарегистрированных лицах, приведение их к формам, требуемым ПФР , и подготовка к сдаче сведений в ПФР; Сдача сведений о застрахованных лицах в территориальный орган ПФР.

Для выполнения возложенных на него функции специалист по персонифицированному учету осуществляет подготовку необходимых документов для проведения первичной регистрации в ПФР работников, не имеющих страховых полисов (свидетельств ПФР).

Отслеживает изменения в анкетных данных работников, при необходимости оформлять заявления об обмене или выдаче дубликатов страховых свидетельств, представлять их застрахованным лицам для проверки правильности и подписи.

Информирует застрахованных лиц об их правах и обязанностях в системе персонифицированного учета ПФР. Осуществляет выдачу работникам страховых свидетельств.

Разрешает все спорные вопросы, возникающие в связи с отказами в получении страховых свидетельств или запросами на уточнение сведений.

В конце отчетного периода анализирует и вносит в базу данных сведения о заработке и иных выплатах каждого работника и его стаже, проверяет наличие необходимых документов, подтверждающих льготное начисление стажа.

В установленные законодательством сроки исправляет ошибочные сведения, обнаруженные системой персонифицированного учета ПФР, работникам Организации. Осуществляет в установленном порядке подготовку необходимых документов для назначения пенсии работникам Организации. Регулярно отслеживает все изменения в порядке подготовки и сдачи необходимых документов в ПФР. Вся деятельность сотрудника, осуществляющего персонифицированный учет в организации регулируется должностной инструкцией.

2.2 Использование программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска

Одним из программных средств, применяемых в рассматриваемой организации является «1С: Документооборот».

Система 1С:Документооборота является универсальным, легко настраиваемым и модифицируемым средством, которое позволяет решить широкий спектр задач, связанных с автоматизацией документооборота и делопроизводства:

Формализовать технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии;

С помощью средств разработчика можно описать конкретный технологический процесс, указать его участников, установить правила обхода участников - маршрутную схему, права и обязанности участников.

Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации большей части рутинной работы.

Уменьшить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

Отказаться от бумажных технологий. Ряд бумажных документов, циркулирующих в организации, может быть полностью заменен на их электронные версии.

Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия.

Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах.

Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.

Вести центральный архив всех циркулирующих документов и составлять к нему запросы. Специальное расширение языка Бейсик, входящего в 1С:Документооборот позволяет составлять как простые, так и сложные запросы к серверу документов.

Версия 1.5 имеет несколько отличительных особенностей от версии 1.0, одна из которых - разделение на независимые компоненты. При необходимости масштабирования решений, построенных на 1С:Документообороте есть возможность докупать новые компоненты, установка которых автоматически будет добавлять системе новые функциональные возможности.

Компоненты системы

Рабочее место

Иерархический справочник предприятия

Дизайнер электронных форм

Отладчик электронных форм

Сервер документов

А теперь остановимся более подробно на каждом из компонент системы:

1. Рабочее место.

Компонента системы 1С:Документооборот «Рабочее место (клиент)» предназначена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в сочетании с широкими возможностями. Так же автоматически ведет различные списки документов, такие как, непрочитанные, поступившие, редактируемые и пр., которые облегчают доступ к документам. Может автоматически отслеживается выполнение пользователем сроков работы над документами с выдачей соответствующих предупреждений. Компонента «Рабочее место» имеет возможности наращивания ее специфическими возможностями при помощи механизма «встраиваемых модулей». Это дает возможность встраивания в программу новых возможностей в виде дополнительных пунктов меню и замены существующих алгоритмов.

а) Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов.

б) Отправка и приемка документов и писем.

в) Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования.

г) Печать документов для получения твердых копий.

д) Поиск документов, хранящихся в локальных папках пользователя.

е) Формирование и отправка запросов на сервер документов.

ж) Защита программы и информации паролем.

2.Справочник предприятия

Компонента «Справочник предприятия» предназначена для описания структуры организации, ее отделов, сотрудников и отношений подчиненности. В карточке на каждого сотрудника можно сохранять самую различную информацию - от почтовых адресов и номеров телефонов до фотографии. Можно также описать списки рассылки - дополнительные группы пользователей, объединенные по какому-либо логическому признаку, например «менеджеры всех отделов».

3. Дизайнер форм

Компонента «Дизайнер форм» является средством разработчика и позволяет произвести настройку системы 1С:Документооборот на автоматизацию конкретных технологических процессов предприятия. Под автоматизацией технологического (бизнес) процесса подразумевается составление формы, описывающей правила ее заполнения различными пользователями и порядок их обхода (маршрут). Мощные средства визуального проектирования позволяют легко и быстро сконструировать внешний вид формы, разместить на ее страницах различные поля и декорации, придать им нужные свойства, настроить цвета, шрифты, стили отображения и многое другое. С помощью визуальных средств можно установить маршрут формы и права пользователей на заполнение и даже просмотр содержимого полей. При этом форма редактируется в режиме «полного соответствия.

Для решения вычислительных и прочих задач в 1С:Документообороте реализована система программирования на встроенном языке Бейсик, являющимся подмножеством Microsoft Visual Basic.

4. Отладчик форм

При помощи этой компоненты разработчик может протестировать спроектированную им форму в двух режимах - простом и сетевом.

Простой режим отображает на экране документ, созданный на основе тестируемой формы и дает возможность проконтролировать правильность расположения полей, их стилей, наложение декораций, внешний вид документа. В этом режиме также можно проверить правильность работы макросов связанных с произведением расчетов по полям и пр.

Сетевой режим отладки позволяет разработчику промоделировать поведение документа «на маршруте» и проверить порядок обхода пользователей, правильность предоставления им прав на редактирование и просмотр полей документа.

5. Сервер документов

Сервер документов не является обязательной компонентой, однако его установка и правильное конфигурирование добавляет к системе 1С:Документооборот следующие возможности:

а) Возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный цикл) и по документам в работе.

б) Отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользователю в отдельности и по всем вместе.

в) Возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки.

г) Централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям.

д) Обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям.

е) Ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать документы и запросы.

Специальные средства позволяют организовать одновременную работу нескольких серверов и синхронизировать (реплицировать) поступающую на них информацию. Благодаря этому можно многократно повысить эффективность работы системы на предприятиях с сильно распределенной сетью сотрудников.

При электронном документообороте персонифицированного учета в организации используются различные программные средства. На первом этапе персонифицированного учета используется программа «Перечень льготных профессий предприятия», предназначена для подготовки страхователями Перечня рабочих мест, профессий, должностей, занятость на которых дает право застрахованным лицам на досрочное пенсионное обеспечение. Данное программное средство позволяет выполнить следующие функции:

- создание и корректировка Перечня рабочих мест, профессий, должностей, занятость на которых дает право застрахованным лицам на досрочное пенсионное обеспечение.

- выгрузка и загрузка сформированного Перечня в формате файла xml.

- печать Перечня в виде формы установленного образца.

- печать поименного списка в виде формы установленного образца.

- получение статистики с выводом на экран и принтер.

На втором этапе используется программа, разработанная ПФР. С помощью данной программы отражаются персональные данные сотрудников предприятия, сведения о взносах на страховую и накопительную части пенсии, периоды стажа за отчетный период.

Юридические и физические лица, участвующие в электронном документообороте ПФР с использованием специальных программных и технических средств являются конечными абонентами системы электронного документооборота.

Юридические, физические лица направляют на имя руководителя органа ПФР письменное заявление о подключении его к системе электронного документооборота ПФР.

Получив письменное заявление от юридического, физического лица на его подключение к системе электронного документооборота ПФР, орган ПФР направляет в его адрес следующий пакет документов:

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР;

номер ключевой серии, выделенный данному органу ПФР;

номера ключей шифрования и электронной цифровой подписи из данной ключевой серии, выделенные органу ПФР;

Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации.

Порядок действий юридического и физического лица:

- заключение договора с сертификационным центром на изготовление и поставку средств криптографической защиты информации, ключей шифрования и электронной цифровой подписи (далее - продукция) и направление его в сертификационный центр;

- проведение мероприятий по подготовке к эксплуатации средств криптографической защиты информации в соответствии с Требованиями к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ, выданных Пенсионному фонду Российской Федерации;

- назначение из числа своих сотрудников администратора информационной безопасности организации и его заместителя и направление их на обучение в сертификационный центр.

Физическое лицо как самостоятельный участник электронного документооборота ПФР является администратором информационной безопасности в одном лице.

Сертификационный центр в соответствии с договором производит изготовление продукции. Уполномоченные должностные лица сертификационного центра оформляют Акт об изготовлении криптографических ключей в трех экземплярах. Два экземпляра направляются другой стороне, один остается в сертификационном центре.

Юридическое, физическое лицо получает продукцию в соответствии с договором.

Юридическое, физическое лицо оформляет Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и направляет своего администратора информационной безопасности либо прибывает самостоятельно в подразделение по защите информации органа ПФР для предварительной регистрации и инструктажа с комплектом документов, в состав которого входит:

- Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР, подписанное юридическим или физическим лицом;

- контрольный лист с образцами печати юридического лица и личной подписью руководителя (контрольный лист физического лица также представляется с образцом его личной подписи);

- выписку из приказа о назначении администратора информационной безопасности и его заместителя у юридического лица, заверенную печатью и подписью руководителя;

- Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (1 экз.);

- Акт об изготовлении криптографических ключей (1 экз.);

- Акт о готовности к эксплуатации программно - аппаратного комплекса, защищенного СКЗИ (1 экз.);

- открытые ключи шифрования и электронной цифровой подписи;

- сертификаты открытых ключей (регистрационные карточки, 1 экз. остается в органе ПФР);

- справочник открытых ключей.

В подразделении по защите информации органа ПФР с администратором информационной безопасности проводится обмен открытыми ключами шифрования и электронной цифровой подписи, паролями для организации системы оповещения о компрометации ключей по телефонной сети общего пользования, а также вносятся дополнения и изменения в справочники.

При соблюдении юридическим или физическим лицом всех вышеуказанных условий руководитель органа ПФР подписывает Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. После чего юридическое или физическое лицо становится абонентом системы электронного документооборота ПФР.

Таким образом, на предприятии МУЗ «Городская больница № 11» применяются такие программные средства, как «1С: Документооборот», «Перечень льготных профессий предприятия», программа, разработанная ПФР.

Заключение

Таким образом, в результате исследования, нами сделаны следующие выводы:

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации.

Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее, организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться. Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы.

Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к появлению комплекса электронных документов (ЭД).

Использование ЭД в ДОУ поставило перед документоведением ряд проблем. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта.

Проектирование АС ДОУ включает решение теоретических и прикладных проблем использования ЭД в управлении.

Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимообусловливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ. Электронный документ как объект управленческой деятельности должен восприниматься в качестве равноправного с традиционным документом участника управленческого процесса.

Исследование проводилось нами на примере МУЗ «Городская больница № 11».

Учреждение создано с целью оказания не территории муниципального образования - города Омска первичной медико-санитарной помощи, специализированной помощи, медицинской помощи женщинам в период беременности, во время и после родов.

Одним из программных средств, применяемых в рассматриваемой организации является «1С: Документооборот».

Система 1С:Документооборота является универсальным, легко настраиваемым и модифицируемым средством, которое позволяет решить широкий спектр задач, связанных с автоматизацией документооборота и делопроизводства: